B~~~ ~ ~~~~~u ~~ GZ ~c~~~~~~ ~~, Revisjonsrapport nr 1/2013 Granskning av fastighetsunderhåll. Nacka kommun Revisorerna. Revisjonsskrivelse

Transkript

1 Nacka kommun Revisorerna Revisjonsskrivelse Till Kommunstyrelsen Cc: Fullm~ktiges presidium Revisjonsrapport nr 1/2013 Granskning av fastighetsunderhåll Ernst &Young har på vårt uppdrag granskat fastighetsunderhållet for kommunens fastigheter. En liknande granskning genomfordes under 2007, varvid det konstaterades att kommunen finte hade den fulla kunskapen om underhållsbehovet och att kartl~ggning av underhållsbehovet pågick. Årets granskning visar på ett stort eftersatt underhållsbehov. De senaste årens budgetar har varit otillr~ckliga. Den senaste bedomningen, gjord av lokalenheten 2011, visar ett underhållsbehov om 725 mnkr. Risken med eftersatt underhåll under många år ~r kapitalforstoring, det vill siga leder till merkostnader i framtiden. Underhållet har blivit en budgetregleringspost ikommunens budget. Utover resultatbudgetens begr~nsningar har den hoga investeringstakten urinskat utrymmet for underhåll. Det eftersatta underhållet samt kostnaderna for felavhj~lpande underhåll har derfor okat successivt. Det underlag till budget som presenteres for fullm~ktige ~r enligt vår bedomning finte tillr~ckligt komplett for att fullm~ktige ska kunna fatta ett relevant beslut om vilka resurser som behover tillskjutas for underhåll av fastigheterna. Fullm~ktige behover åtminstone ta del av relevante bedomningar av eftersatt underhåll, bedomt behov av resurser enligt underhållsplaner semt konsekvensanalyser om avvikelser foreslås från kommunstyrelsen i forhållande till de planer som finns. Det systemstol som finns for underhållsplanering, Landlord, anv~nds finte som det ~r avsett. Det saknes bland ennat riskbedomningar och konsekvensanalyser vid uteblivet underhåll. Vidare framgår finte av underhållsplanerna hur olika finsatser ska prioriteres i forhållande till varandra. Foljande forb~ttringsområden har identifierats utifrån den genomforda granskningen: Underhållsplanerna for kommunens fastigheter behover utvecklas i olika auseenden. For verje fastighet behover framgå vilket underhåll som behover gores utifrån fleråriga planer. Underhållet behover deles upp i bedomt "skut underhåll", det vill siga dir risk for kapitalforstoring foreligger om underhållet finte genomfors med kort varsel, respektive mer långsiktigt underhållsbehov. Det bor utformas rutiner som inneber att uppdateringar av underhållsplaner sker regelbundet. IT-system for underhåll bor nyttjas fullt ut for att uppnå okad effektivitet och ~ndamålsenlighet i underhållsplaneringsarbetet. Om nuvarande system finte bedoms vara ~ndamålsenligt boren utredning gores med auseende på hur systemet kan utvecklas. Kommunfullm~ktige behover tillst~llas mer komplette underlag vad gyller underhållsbehovet i samband med beslut om budget, inkluderende bedomt underhållsbehov och risk- och konsekvensanalyser. Vidare bor rapporteringen till kommunstyrelsen och kommunfullm~ktige utvecklas utifrån fastigheternas strategiske roll och ekonomiska vyrde for kommunen som ~gare. Revisjonen står givetvis till forfogande for att besvare eventuelle frågor. Vi onskar svar från kommunstyrelsen på de noteringar och rekommendationersnur framgår av rapporten. Svar onskas senest till den 30 september For revisorerna i Nacka kommun B~~~ Berggren ~/ Ordforande ~ ~~~~~u ~~ GZ ~c~~~~~~ ~~, (Y Cnnev'~lessman ice ordforande Bilaga: Revisjonsrapport nr 1/2013 Granskning av fastighetsunderhåll

2 Revisjonsrapport 1 / 2013 Genomford på uppdrag av revisorevna maj 2013 Naska kommun Granskning av fastighetsunderhåll ~~~ ~ -~ ~;/ ~ -~ ~~ ~ 1 ~' ~. ~~ ~ ' i,~.~ ~, ~ ~,, ~ ~' i =~ ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do

3 J ERNST& YovNc Qualityln Everything We Do Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte och avgr~nsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Utgångspunkt Resultat Uppfoljning av 2007 års granskning Organisation Ekonomiskt utrymme for planerat underhåll Svar på revisionsfrågor och bedomning Finns det ~ndamålsenliga forutsåttningar (mål, strategi, tillempning och uppfoljning) for styrning och samordning av fastighetsunderhållet? Hur ~r statusen på kommunens fastighetsunderhåll och hur ser behovet ut utifrån genomfordkartl~ggning? Finns det effektiva rutiner, metoder, systemstod m.m. som stod for att bedoma, berekna och planers fastigheternas underhållsbehov? Vilka analyser gors utifrån dagens behov respektive de framtida behoven till foljd av kommunens fortsatta expansion? Finns nyckeltal for underhållsinsatser och sker jåmforelser med andra kommuner? Finns tillr~ckliga underhållsplaner på kort och lång sikt? Forekomst av åtg~rdsplaner, grunder for prioritering samt konsekvensbeskrivningar? Framst~llningar i samband med budgetprocessen? I vilken omfattning gors riskbedomningar av kostnader/risker som ~r forenade med otillråcklig underhållsnivå? Vilken information får kommunfullm~ktige om hur fastigheterna vårdas och underhålis? I vilken utstr~ckning har planeringsunderlag och konsekvensbeskrivningar presenterats på politisk nivå? Bedrivs arbetet med fastighetsunderhåll med en tillr~cklig intern kontroll? Finns det bemanning och kompetens for att uppr~tta underhållsplaner, prognoser och konsekvensbeskrivningar?...16 K~Ilforteckning

4 J FRNST &YOUNG Quality In Everything We Do 1. Sammanfattning och rekommendationer Ernst &Young har på uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Nacka kommun granskat fastighetsunderhållet. Enligt kommunens årsredovisning for 2012 okay kostnaderna for felavhjålpande underhåll, vilket beror på storre anta) skador (bl.a. vattenskador), kallane vider samt frånvaro av budgeterade medel for planerat underhåll. Sistn~mnda faktor innebår okat slitage och skuta finsatser. Uppskjutet fastighetsunderhåll medfor hogne framtida kostnader samt risk for bristande arbetsmiljo. Till detta ska I~ggas okade behov till foljd av kommunens expansion och demografi. En granskning av underhållet genomfordes åven under 2007, varvid det bland annat konstaterades att kommunen finte hade den fulla kurskapen om underhållsbehovet och att kartl~ggning pågick. Granskningen har genomforts med syfte att granska kommunstyrelsens styrning och åtg~rder for att såkerst~lla ett tillfredsstållande fastighetsunderhåll. Vidtagna åtg~rder utifrån 2007 års granskning har foljts upp till de delar det bedomts vara relevant med hånsyn tagen till den organisationsforåndring som skett de senaste åren. Det finns mål och strategier for underhållsplaneringen dessa har dock finte faststållts av kommunstyrelsen eller kommunfullmåktige. Målet ~r att hitta en rimlig nivå for planerat och felavhjålpande underhåll. Detta ska ske genom att ansvariga inom fastighetsprocessen tydligt kommunicerar behov och foruts~ttningar for att skapa en långsiktighet i underhålisplaneringen. Den nuvarande organisationen upplevs av de intervjuade som komplex. Roll- och ansvarsfordelningen ~r finte tillr~ckligt tydlig vilket skapar frustration och leder till att processer och rutiner finte skapas eller utvecklas på ett onskvårt sitt. Underhållet har blivit en budgetregleringspost vilket inneber att det ekonomiska utrymmet i kommunens totala budget spelar stor roll for resurstilldelningen. Utover resultatbudgetens begrånsningar har åven den hogs investeringstakten urinskat utrymmet for underhåll. Detta har medfort att kostnaderna for felavhj~lpande underhåll successivt har okat. Den analys som gjordes av underhållsbehovet år 2009 visade på ett underhållsbehov uppgående till 500 mnkr de nårmaste 15 åren, med ett årligt behov på omkring 70 mnkr. En senare uppdatering från 2011 som utforiles internt visade på ett underhållsbehov uppgående till 725 rnnkr inom 10år. Det finns for n~rvarande ingen samlad, uppdaterad, bild over underhållsbehovet vanker i kronor eller i åtg~rder, vilket åren brist. Avsaknaden av en komplett och uppdaterad underhållsplan medfor en rad brister i styrning, kontroll och uppfoljning kopplat till hanteringen av underhållsbehovet och behover åtg~rdas snarast. Nacka kommun har under de senaste åren genomfort stova investeringar, vilket har p~verkat utrymmet for planerat underhåll. Den fortsatta investeringstakten bedoms given fortsatt vara hog, vilket okay kapitalkostnaderna och dermed sitter ytterligare press på det ekonomiska utrymmet for underhåll. De senaste åren har underhållsbudgeten uppgått till ca 20 mnkr per år vilket ~r betydligt I~gre ~n det bedomda behovet. Utfallet av underhållsåtg~rderna har vidare varit I~gre ån budget. Det eftersatta underhållet har derfor successivt okat. Det saknas effektiva rutiner och metoder for att bedoma, berekna och planers fastigheternas underhållsbehov. Det systemstod som finns for underhållsplanering, Landlord, snuånds finte 3

5 J ERNST& YovNc Qua/ityln Everything We Do som det ~r avsett. Detta forklaras, enligt forvaltarna, av att systemet finte år anv~ndarv~nligt. Istyllet gor forvaltarna planeringen i egna Microsoft Excelfiler vilket riskerar att forsvåra mojligheterna att få en samlad bild av det totala underhållsbehovet, samt utgor risk for att dokumentationen finte blir enhetlig. Vår bedomning ~r att ett anvåndarv~nligt och åndamålsenligt systemstod skulle skapa båttre foruts~ttningar for en effektiv underhållsplanering. Åtg~rder som behover goras framgår av de olika underhålisplanerna. Riskbedomningar och konsekvensbeskrivningar vid uteblivet underhåll dokumenteras dock finte på ett strukturerat och systematiskt sått. Kommunfullm~ktige får ingen fullstendig, årlig, återrapportering om hur fastigheterna vårdas och underhålis. Återrapportering om genomfort planerat underhåll och felavhjålpande underhåll i belopp sker till kommunfullmåktige isamband med årsbokslut som en deliden resultatuppfoljning for perioden som gors. Analyser vid avvikelser mot budget I~mnas. Vidare finns underhållsbudgeten med i den årliga budget som beslutas av fuilmåktige. Underlaget ~r finte tillr~ckligt komplett enligt vår bedomning for att fullmåktige ska kunna fatta ett relevant beslut om vilka resurser som behover tillskjutas for underhåll av fastigheterna. Fullmåktige behover åtminstone ta del av Televanta bedomningar av eftersatt underhåil, bedomt behov av resurser enligt underhållsplaner, samt konsekvensanalyser om avvikelser foreslås från kommunstyrelsen i forhållande till de planer som tagits fram av lokalenheten. Foljande forbåttringsområden har identifierats utifrån den genomforda granskningen: Underhållsplanerna for kommunens fastigheter behover dokumenteras och utvecklas i olika auseenden. For varje fastighet behover framgå vilket underhåll som behover goras utifrån fleråriga planer. Underhållet behover delas upp i bedomt "akut underhåll", det vill siga dår risk for kapitalforstoring foreligger om underhållet finte genomfors med kort varsel, respektive mer långsiktigt underhållsbehov. Det bor utformas rutiner som innebår att uppdateringar av underhållsplaner sker regelbundet. IT-system for underhåll bor nyttjas fullt ut for att uppnå okad effektivitet och ~ndamålsenlighet i underhållsplaneringsarbetet. Om nuvarande system finte bedoms vara åndamålsenligt boren utredning Boras med auseende på hur systemet kan utvecklas. Kommunfullm~ktige behover tillstållas mer kompletta underlag vad gåiler underhållsbehovet isamband med beslut om budget, inkluderande bedomt underhållsbehov och risk- och konsekvensanalyser. Vidare bor rapporteringen till kommunstyrelsen och kommunfullmåktige utvecklas utifrån fastigheternas strategiska roll och ekonomiska vårde for kommunen som ågare. C!

6 J ERNS~~YovNc Qua/ityln Everything We Do 2. Iniedning 2.1. Bakgrund Enligt kommunens årsredovisning for 2012 okay kostnaderna for felavhj~lpande underhåll, vilket beror på storre antal skador (bl.a. vattenskador), kaitare vider samt frånvaro av budgeterade medel for planerat underhått. Sistnåmnda faktor inneber okat slitage och skuta finsatser. Uppskjutet fastighetsunderhåll medfor hogre framtida kostnader samt risk for bristande arbetsmiljo. Till detta ska låggas okade behav till foljd av kommunens expansion och demografi. En granskning av underhållet genomfordes åven under 2007, varvid det bland annat konstaterades att kommunen finte hade den fulla kunskapen om underhållsbehovet och att kartl~ggning pågick Syfte och avgrensning Granskningen har genomforts med syfte att granska kommunstyrelsens styrning och åtg~rder for att såkerstålla ett tillfredsst~llande fastighetsunderhåll. Granskningen avgr~nsades till kommunens forskole- och skotlokaler samt simhallar. Vidtagna åtg~rder utifrån 2007 års granskning har foljts upp Revisionsfrågor Syftet har besvarats med hjelp av foljande revisionsfrågor: Finns det ~ndamålsenliga foruts~ttningar (mål, strategi, tillempning och uppfoljning) for styrning och samordning av fastighetsunderhållet? Hur år statusen på kommunens fastighetsunderhåll och hur ser behovet ut utifrån genomford kartlåggning? Finns det effektiva rutiner, metoder, systemstod m.m. som stod for att bedoma, berekna och planers fastigheternas underhållsbehov? Vilka analyser goys utifrån dagens behov respektive de framtida behoven till foljd av kommunens fortsatta expansion? Finns nyckeltal for underhållsinsatser och sker j~mforelsermed andra kommuner? Finns tillråckliga underhållsplaner på kort och lång sikt? Forekomst av åtg~rdsplaner, grunder for prioritering samt konsekvensbeskrivningar? Framst~llningar i samband med budgetprocessen? vilken omfattning gors riskbedomningar av kostnader/risker som ~r forenade med otillr~cklig underhållsnivå? Vilken information får kommunfullm~ktige om hur fastigheterna vårdas och underhålis? Bedrivs arbetet med fastighetsunderhåll med en tillr~cklig intern kontroll? vilken utstr~ckning har planeringsunderlag och konsekvensbeskrivningar presenterats på politisk nivå?

7 J ERNST& YovNc Qualityln Everything We Do Finns det bemanning och kompetens for att uppr~tta underhållsplaner, prognoser och konsekvensbeskrivningar? 2.4. Revisionskriterier Revisionskriterier år de bedomningsgrunder som bildar underlag for granskningens analyser, slutsatser och bedomningar. Granskningen utgår från foljande revisionskriterier: Budget 2013 Ekonomistyrningsprinciper Kommunallagen Kunstrap från goda exempel på effektivt genomforande av fastighetsunderhåll 2.5. Metod Granskningen har genomforts som en intervju- och dokumentstudie. Intervjuer har genomforts med: Fastighetsdirektor 3 forvaltare Ekonomichef fastighetsstaben Chef lokalenheten Granskade dokument framgår av k~llforteckningen. Samtliga intervjuade har beretts tillf~lle att faktagranska rapporten Utgångspunkt God ekonomisk hushållning forutsåtter att fastigheter vårdas och underhålis. Huvudsyftet med underhåll år att optimera en byggnads tekniska och ekonomiska livslångd samt givetvis att såkra åndamålsenliga lokaler for verksamheten. For att fastighetsunderhållet ska kunna genomforas på ett effektivt sitt kr~vs att ritt balans uppnås mellan planerat och avhj~lpande underhåll. Detta forutsetter i sin tur att aktuella och Televanta underhållsplaner finns uppråttade for varje fastighet och att det finns mojligt att genomfora planerna. Underhållsarbetet behover bedrivas systematiskt och omfatta såvel planerat som felavhjålpande underhåll. D

8 J E~nrsr& Ya~Nc Quality In Everything We Do Med planerat underhåll auses åtgårder som syltar till att återstålla byggnadens funktion. Planerat underhåll omfattar aktiviteter for underhåll av mark, byggnad utv~ndigt och inv~ndigt samt installationer, som kan budgeteras i en flerårig underhålisplan. Planerat underhåll utfors med I~ngre periodicitet ~n ett år. Med planerat underhåll auses underhåll som genomfors enligt forutbest~mda intervall eller enligt foreskrivna kriterier och i syfte att minska sannolikheten for fel eller funktionsnedsåttning hos ett objekt. Ett periodiskt planerat underhåll år exempelvis låmpligt ner avbrott finte kan accepteras och når åtg~rdskostnaderna kan hållas nere genom fasta intervall. Felavhj~lpande underhåll utfors efter att fel uppt~ckts och med syfte att återst~lla en funktion, som oforutsett nått en oacceptabel nivå och som krever en omedelbar åtg~rd. I felavhj~lpande underhåll ingår reparation och utbyte. Felavhjålpande underhåll utfors med en periodicitet som ~r kortare ån ett år. Det finns ett Håra samband mellan det planerade underhållet och det felavhj~ipande underhållet samt de totala fastighetskostnaderna. Ner det planerade underhållet ~r otillr~ckligt sker forslitning av tekniska funktioner så att de ovriga fastighetskostnaderna okar. Brister i Vl/Sinstallationer leder exempelvis till vattenlåckage, driftstopp av hissar kråuer omedelbara reparationer, etc. Kostnaden for en oplanerad reparation blir ofta aysevårt hogre ~n kostnaden for en planerad reparation. Kostnadsokningen beror på dels ventetider, på personal, material och reservdelar, dels produktionsbortfall i verksamheten. Vår erfarenhet från andra kommuner ~r att det planerade underhållet ofta blir en budgetregulator beroende på dels de ekonomiska resursevna, dels att kostnaderna flor det mer skuta, felavhj~lpande underhållet samt andra typer av fastighetskostnader tenderar att ta resurser från det planerade underhållet. 3. Resultat 3.1. Uppfoljning av 2007 års granskning Vid den granskning av fastighetsunderhåll som genomfordes 2007 I~mnades ett anta) rekommendationer. (granskningen konstaterades att dåvarande fastighetskontoret tydligare behovde definiera avgrensningen mellan drift och investeringar. Dialogen mellan hyresg~ster och fastighetskontoret auseende gr~nsdragningen mellan inre och yttre underhåll behovde 7

9 J ERNST& Yovrvc Quality /n Everything We Do också forb~ttras. Fastighetskontoret behovde ha en fortsatt tit kontakt och effektiv styrning av driftentreprenoren. Åven nyckeltalsredovisningen behovde forb~ttras. Efter genomford granskning fick foretaget Bygganalys AB i uppdrag att genomfora ett omfattande underhållsplaneringsprojekt. Projektrapporten f~rdigst~lldes under augusti Syftet med projektet var att identifiers åtgårdsbehovet for de kommande 15 åren. Utgångspunkten var ett rent byggnadstekniskt perspektiv, det vill såga arbeten som kan komma att foranledas av arbetsmiljolagstiftning beaktades finte. En genomgång av kommunens fastigheter gjordes och identifierade underhållbehov per fastighet fordes in i systemet Landlord. Bygganalys genomgång visade att det sammanlagda behovet av underhåll uppgick till 500 mnkr de kommande 15 åren. På kort sikt uppgick underhållsbehovet till 70 mnkr årligen. Sedan granskningen 2007 har det skett stora organisationsfor~ndringar varfor ytterligare uppfoljning av tidigare granskning finte bedoms vara relevant Organisation Nacka kommun styrs och leds overgripande i olika processer. Det finns huvudprocesser, styrprocesser och stodprocesser. Huvudprocesserna har som mål att levereva något direkt till medborgarna. De utgår från n~mndernas ansvarsindelning och omfattar kommunens huvudsakliga uppgifter. Styrprocesser syltar till att leda och styra så att kommunfullm~ktiges mål och intentioner uppfylls. Stodprocesser bidrar till huvudprocessernas mål. En av stodprocesserna ~r fastighetsprocessen som bidrar genom att bygga, forvalta och bygga om kommunens byggnader samt kopa och selja mark. Fastighetsprocessen lyder under kommunstyrelsen. Syftet med att finte ha en ansvarig fastighetsnåmnd har varit att lokalenheten och byggenheten ska kunna arbeta på uppdrag av samtliga nemnder. Inom fastighetsprocessen finns lokalenheten och byggenheten. Det yttersta ansvaret for fastighetsprocessen har fastighetsdirektoren med en ansvarig chef for lokal- respektive byggenheten. Det ~r lokalenheten som ~r ansvarig for fastighetsunderhållet. For att skapa tydligare fokus på investerings- och fastighetsfrågor skapades kommunstyrelsens stadsutvecklingsutskott, KSSU, som bereder girenden åt kommunstyrelsen i investeringsfrågor och fastighetsfrågor. Budget och bokslut bereds av kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU. Vid lokalenheten finns tre forvaltare som bland annat år ansvariga for underhåll av byggnader. Forvaltarna har fordelat kommunens byggnader mellan sig utifrån verksamhetsinriktning, sport- och ishallar, bibliotek och specialbyggnader samt social- och ~Idreomsorgsboenden. Utover dessa har kommunens samtiiga skolor och forskolor fordelats mellan de tre forvaltarna. Ytterligare en forvaltare kommer att rekryteras under året eftersom arbetsbelastningen anges vara hog. Forvaltarna har sedan omorganisationen det totala ansvaret for fastigheterna, vilket innebår ansvar for både int~kter och kostnader (resultatansvar). Tidigare hade de i huvudsak ett kostnadsansvar.

10 ERNST &YOUNG Qua/ifyln Everything We Do inom lokalenheten finns given en teknikgrupp som består av fem personer, en forvaltare med ansvar for stadshuset samt två bitr~dande forvaltare. Dessutom finns en stabs~rganisation som bistår av ekonom, jurist och hyresadministrator. Den nuvarande organisationen upplevs av de intervjuarie som komplex. Roll- och ansvarsfordelningen år finte tiliråckligt tydlig vilket skapar frustration ooh leder till att prosesser och rutiner finte skapas eller utvecklas på ett onskv~rt seti. inom fastighe4sprocessen har grganisationsforåndringar genomforts som ånnu finte ~r fullt implementerade Ekonomiskt utrymme for planerat underhåll Det ekonomiska utrymme som finns for planerat underhåll utgors av lokalenhetens resultat ef#er att felavhjålpande underhåll utforts, det vill såga intåkter minus samtliga kostnader inklusive felavhjålpande underhåll. lnt~kter utgors av hyror och kostnader av bland annat media, personal och kapitalkostnader (rånta och ayskrivningar). Detta medfor att en hog investeringstakt påverkar utrymmet for planerat och felavhjålpande underhåll. Hoga kostnader for felavhj~lpande underhåll påverkar också utrymmet for planerat underhåll. Den mojlighet Idkalenheten har att oka utrymmet for planerafi underhåll ~r genom att oka int~kterna, hyreshojningar, eller urinskade kapitalkostnader. Den senare ~r den kostnadspost som intervjupersonerna i forsta hand anser ~r mojlig for kommunen att påverka genom att anpassa investeringsvolymen. Kravet på fastighetsprocessen år ett noliresultat, verksamheten ska vara fullt hyresfinansierad vilket inneber att inga anslag beviljas. Hyrorna hojs med 5 prosent från halvårsskiftet 2013, respektive halvårsskiftet 2014 och halvårsskiftet 2015 for alla verksamheter utom skola och forskota. En ny hyresmotiell, som gyller for skola och forskota, finfors från den 1 juli i hyresmodellen finns ett max- och ett minimibelopp for hyran for grundskolor och forskolor. Detta begrånsar mojligheten att oka intåkterna i den takt som kråos med tanke på den rådande hogs investeringstakten. En foråndring av max- och urinhyra kommer att Boras från 1 juli har verksamheten fått tillåtelse att gå med underskott vilket Ber ett utrymme om 14,2 mnkr for planerat underhått. I budgeten for 2014 finns planerat underhått for 20 mnkr vilket år i nivå tidigare år men finte i nivå med behovet. For 2010 och 2011 uppgick det budgeterade planerade underhållet till 20 mnkr per år, utfallet blev dock betydlig I~gre. Det bedomda behovet av underhått uppgår till cirka 70 mnkr. For att oka mojligheterna att genomfora planerat underhått har det tidigare år genomforts investeringsprojekt som egentligen varit planerat underhått. Detta har lost problemen på kort sikt men påverkar nu utrymmet eftersom investeringarna medfort kapitalkostnader vilket minskar utrymmet for underhått. Det finns fortfarande investeringsmedel aysatta i så kallade huvudprojekt (HP) till exempel for reinvesteringar i åldre forskolor. Varje gång medel onskas tas i anspråk ska ett girende skrivas fram till KSSU som beslutar om lokalenheten får disponera medlen for onskat ~ndamål. E

11 J ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Da (tkr) utfall budget utfall budget avvikelse utfall budget avvikelø felavhj~lpande underhåll ~ planerat underhåll En sammanstålining for de senaste åren felavhj~lpande- och planerade underhåll visar på stora avvikelser mellan budget och utfall. I årsredovisningen for 2011 framgår att avvikelsen om tkr år en konsekvens av byånder och brands kring om 7 mnkr och okade åtgårder till foljd av eftersatt underhåll fremst inom Boo och Fisks~tra/Saltsjobaden motsvarande 7 mnkr. Den positiva avvikelsen for planerat underhåll om 6 mnkr forklaras av den hoga belastningen på felavhjålpande underhåll vilket medfort att planerade åtg~rder senarelagts. Åven 2012 redovisades stora avvikelser. Utfallet for underhållskostnader uppgick till sammenlagt 48,7 mnkr vilket ~r 36 mnkr hogre ~n budget. Bakomliggande orsaker var ett ental storre skador, att v~dret var kallare ån 2011 samt frånvaro av budgeterade medel for planerat underhåll. I årsredovisningen for 2012 framgår att eftersatt pianerat underhåll under ett ental år medfor okat slitage på reden slitna fastigheter. For att få kontroll over kostnaderna for felavhjålpande underhåll måste utrymme for pianerat underhåll frigoras. Till det ska en strategi kopplas for att kunna gore bedomningar av fastighetsbeståndets objekt for att bland ennat utgora underlag for beslut om vilka objekt som år verda att behållas eller ska s~ljas av. 4. Svar på revisionsfrågor och bedomning 4.1. Finns det ~ndamålsenliga forutsåttningar (mål, strategi, tillempning och uppfoljning) for styrning och samordning av fastighetsunderhållet? Det finns mål och strategier for underhållsplaneringen. Målet år att hitta en rimlig nivå mellan planerat och felavhjålpande underhåll. Detta ska ske genom att tydligt kommunicera behov och foruts~ttningar for att skapa en långsiktighet i underhållsplaneringen. For att uppnå detta måste det finnes ekonomiska foruts~ttningar. De mål och strategier som finns har finte fastst~llts av kommunstyrelsen eller kommunfullm~ktige. Sedan granskningen 2007 har en rad åtgårder vidtagits, bland ennat har en konsult anlitats for att gore en inventering av underhållsbehovet. Efter 2009 har det finte funnits någov sammanhållen process for att fortsåtta arbetet med att inventera och dokumentere underhållsbehovet. Det arbete som genomfordes 2009 har uppdaterats under 2011 i samband med en oversyn av internhyressystemet. Oppdateringar av nya och for~ndrade behov har gjorts i systemet Landlord som ska anv~ndas for att dokumentere underhållsbehovet. Efter 2011 har det finte skett några systematiske uppdateringar i Landlord. Forvalterne bedomer att de har en god uppfattning av underhållsbehovet for siva respektive områden. De inhåmtar information om behov i dialog med verksamheten samt den egna teknikgruppen och driftentreprenoren. Detta fors dock finte lopande in i systemet Landlord. Istyllet har verje forvaltere egna listor med bedomda behov som de arbetar efter. Detta begr~nsar mojligheten att samordna fastighetsunderhållet och gore relevante prioriteringar 10

12 J ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do for hela beståendet. Lokalenheten blir också beroende av enskilda individer for att kunna bedoma underhållsbehovet. Det sker ingen systematisk återkoppling till den politiske ledningen om planerat eller bedomt underhåll. Den uppfoljning som sker inkluderer finte några riskanalyser eller konsekvensbeskrivningar utan har karaktåren avvikelseanalyser. For att såkerstålla att åtgårder kan utforri i tid pågår ett arbete med att få ramavtal på plats så att prosessen går snabbare med best~llning och utforande av bestålida arbeten. Det har tidigare finte funnits helt~ckande ramavtal tecknade utan kommunen har anlitat driftentreprenoren H2M for underhåll, vilket finte har varit i overensstemmelse med gållande avtal. Medvetenheten om hur ramavtal ska anv~ndas finns men eftersom de finte har funnits på plats har de finte kunnet nyttjas. Tidsbrist uppges vara en viktig orsak till att underhålisplaneringen finte fungerer optimalt. Forvalterne upplever att arbetsbelastningen okat de seneste åren framforailt upplevs de administrative processerna, kopplade till bland ennat investeringar, ta mycket tid i enspråk. Under året har forvalterne arbetat intensivt med att se over samtlige hyresavtal for att sikra intåkterna. Inom fastighetsprocessen noteredes att flere hyresg~ster finte hede uppdaterade avtas. Risken for felaktiga hyresdebiteringar bedoms dock vara liten. Fastighetsdirektoren betoner att utvecklingen av arbetet med planerat underhåil inom fastighetsprocessen kommer att vara en central del. Stor vikt kommer att fåstas vid att tiliskapa och argumentere for en finansiering som ger mojlighet till ritt underhållsnivå. Arbete pågår given!7]?~ ytt ~rl~ata ff~!?? m~! eci?!"iktnjn~ fps- ytt arh~eta rnl~nar~t/f~r~~,i~~ganr~a jst~~lat for som idag overvågande felavhjålpande. Arbetet som inleddes hosten 2012 med att fortydliga prosesser, rutiner och utveckla organisationen samt arbetsflodet år tånkt att under hosten 2013 I~nkas shop med n~rliggande prosesser for byggproduktion och markforvaltning. Bedomning Det finns forutsåttningar fgrett systematiskt arbete med fastighetsunderhåll men det kråos att verksamheten får båttre foruts~ttningar att bedrive sitt arbete. Systemstodet for underhållsåtg~rder ~r svårarbetat och tidskrovande vilket medfort att det finte aneånds som det ~r avsett. Ett mer anv~ndarvånligt systemstod bor inforas dir det ~r enkelt att registrere uppgifter per fastighet om åtg~rder, ålder på komponenter och ner i tiden åtgårder kan behova genomforas samt en beråknad kostnad for detta. Det store och relativt gamla lokalbeståndet medfor store underhållsbehov de kommande åren. Genom att såkerstålla att det finns ramavtalsleverantorer upphandlade oker mojligheterna att uppnå kostnadseffektivitet och en snabbare hantering ner best~llningar av underhåii ska gores. Arbetsbelastningen upplevs vara frustrerande och en bidragande orsak till att underhållsp~aneringen finte ~r så uppdaterad som den borde vara. Det år dårfor viktigt att given de personella resurserna anpassas till den underhåilsnivå som år nodv~ndig. Huruvida eventuelle Andrade arbetss~tt och forb~ttrade systemstod kan leda till okade effektiviseringar har finte bedomts inom ramen for denne granskning. 11

13 J ERNST& Yovrvc Qualifyln Everything We Do 4.2. Hur ~r statusen på kommunens fastighetsunderhåll och hur ser behovet ut utifrån genomford kartlåggning? Den kartl~ggning av underhållsbehovet som gjordes 2009 visade på ett stort underhållsbehov de n~rmaste åren, ca 70 mnkr per år. Det totala underhållsbehovet uppgick då till ca 500 mnkr for de kommande 15 åren. Den bedomning som gjordes var erfarenhetsbaserad och byggde på en okulårbesiktning av byggnaderna. Inventeringen omfattade dock finte simhallar och idrottsanlåggningar. Ett titet ekonomiskt utrymme har medfort att det finte funnits något storre utrymme for planerat underhått de senaste åren. Under 2010 och 2011 uppgick det budgeterade underhållet till omkring 20 mnkr per år genomfordes ytterligere en uppdatering av underhållsplanen som inkluderade alla byggnader. Fastighetsunderhållet bedomdes vid den tidpunkten uppgå till drygt 725 mnkr inom 10år. Det finns dock ingen samlad, uppdaterad bild over nuvarande underhållsbehov verken i kronor eller i åtg~rder. Under 2012 genomfordes inget planerat underhått verfor underhålisbehovet sannolikt ~r i nivå med bedomningen Detta gåtter åven kommunens forskole- och skotlokaler samt simhallar. For simhallar och ishallar år det enligt intervjupersonerna snarare aktuellt med reinvesteringar istållet for underhått. Forskota Grundskola Gymnasium (tkr) felavhj~lpande underhått* planerat underhått yta (kern) total kostnad for 2011 redovrsas finte felavhjålpande underhått separat. Objekt Bedomt underhållsbehov (tkr) Fisksåtra sporthall 7560 Jårla Sporthall 2800 Myrsjo sporthall 3720 Nacka Bolthall 4750 Nacka Ishall 3250 Nacka Simhall 150 Nacka Ishall 8150 Nacka Simhall 4000 Nacka Sporthall Nåckenbadet Tettby bolthall 5820 Staysborgsskolan 1750 Tippens sporthall 5371 ~Itahallen 3680 Summa

14 J ERNST &YOUNG Qua/ifyfn Everything We Do En sammanstållning från 2009 av underhållsbehovet for simhallar, ishallar och ovriga idrottshallar visar på ett stort behov av underhåll. For Nacka sporthall ~r underhållsbehovet så stort att det snarare ~r aktuellt med reinvesteringar istyllet for underhåll. N~ckenbadet som fortfarande ~r i drift ~r utdomt och en forstudie for att hitta andra alternativ har påborjats. Det finns ingen uppdaterad underhållsplan for idrottsanl~ggningar och simhallar, det pågår dock ett arbete med att uppdatera planerna. Information om underhållsbehovet inh~mtas dels från forvaltarna som dagligen befinner sig i verksamheternas lokaler och dir moter foretrådare for verksamheterna. Det ~r åven driftentreprenorens och teknikernas uppgift att rapportera in underhållsbehov. Det inneber att det finns risk att prioriteringar finte sker på ritt grunder. Forvaltarna menar att de kynda behoven tillgodoses om utrymme finns for då blir åtminstone det gjort. Det finns en aktuell lista med kånda behov som gicks igenom ner budgeten for 2013 fastst~lldes. Dock har inget planerat underhåll genomforts forsta tertialet En uppfattning bland de intervjuede år att kommunen måste borja prioritere planerat underhåll och finte investere sig ur underhållsbehovet. Det finns statistik att tillgå kring felavhj~lpande underhåll som kan anv~ndas vid planering av det planerade underhållet. Bedomning De underlag som finns av underhållsbehovet ~r till delar inaktuella men indikerer endå ett mycket stort eftersatt underhållsbehov, dår det under ett ental år finte tillskjutits ekonomiska resurser i den utstr~ckning som behovs. Det planerade underhållet anv~nds som en budgetregulator. Det inneber att nivån for fastighetsunderhåll i mycket hog grad styrs av ekonomiska faktorer och finte av fastigheternas faktiske behov av underhållsåtg~rder. En konsekvens av detta blir att underhållsåtgårder skjuts på framtiden med risk for eftersatt underhåll och dårmed ennu hogre framtida kostnader. De ekonomiska effektevna av uppskjutet underhåll marks ofte finte på kort sikt utan visar sig forst I~ngre fram i tiden i form av okade kostnader for drift och skotsel. I vissa fall kan byggnaderna bli i så dåligt skick att rivning och nybyggnationer kan bli aktuelle vilket ~r fallet auseende Nacka sporthall. Det forebyggende och planerade underhållet år viktigt eftersom det ofte år mer kostnadseffektivt och for att det sannolikt bidrar till en bittre arbetsmiljo och bittre forutsåttningar for verksamheten Finns det effektive rutiner, metoder, systemstod m.m. som stod for att bedoma, berekna och planere fastigheternas underhållsbehov? Det saknes effektive rutiner och metoder for att bedoma, beråkna och planere fastigheternas underhållsbehov. Systemstod finns men programvaren har finte uppdaterats regelbundet vilket medfor att det finte aneånds. Verje forvaltere arbetar istyllet med excelfiler som uppdateras. Det saknes rutin- och processbeskrivningar for hur underhållsbehov ska identifieras och dokumenteres. Tills for ett år sedan har en person haft ansvaret for att uppdatera Landlord med bland ennat identifierat underhållsbehov, samt s~kerst~lla att innehållet i systemet ~r relevant. Nu har ansvaret for att uppdatera systemet forts over till forvalterne som med nuvarande arbetsbelastning finte sett mojligt att prioritere att uppdatera systemet. 13

15 J ERNST& Yovnrc Qualityln Everything We Do Bedomning Vi bedomer att det ~r angelåget att kommunen s~kerst~iler att det finns ett anv~ndarv~nligt systemstod for fastighetsunderhåll. Om detta finte finns år det vårt att uppr~tthålla en uppdaterad status av underhållsbehovet och bristande kontroll och felaktiga prioriteringar av resurser kan bli en konsekvens Vilka analyser gors utifrån dagens behov respektive de framtida behoven till foljd av kommunens fortsatta expansion? Finns nyckeltat for underhållsinsatser och sker j~mforelsermed andra kommuner? Nacka kommun har under de senaste åren genomfort stora investeringar. Detta har påverkat utrymmet for planerat underhåll negativt. Den fortsatte investeringstakten bedoms vara hog. Det finns en trend att stimulere de private bygginitiativen for att mota det okade behovet. Det har diskuterats hur stor investeringsram som ~r rimlig for kommunen med hånsyn tegen till framtida behov av nyinvesteringar, reinvesteringar och underhåll. Arbetet pågår for n~rvarande. I och med att KSSU inråttades har samspelet med den politiske ledningen okat och mojligheten finns att ta ett samlet grepp kring fastighetsfrågor. Kommunen år med i ett notverk med andra Sodertornskommuner dår olika nyckeltal tas fram for jåmforelser. De jåmforelser som gors avser bland ennat kapitalkostnader per kvadratmeter, underhållskostnader per kvadratmeter, driftkostnader per kvadratmeter, ovriga kostnader per kvadratmeter, och ental kvadratmeter per invånare. Den sammanst~llning som gjordes 2010 visar att Sodert~lje kommun har hogst lokalkostnader uppgående till kr/m2, foljt av Nacka kommun med kr/mz. Lågsta totala kostnader har Haninge. Auseende kapitalkostnader ligger Salems kommun hogst med 580 kr/m2 foljt av Nacka med 525 kr/m2. Sodertålje har de hogsta underhållskostnaderna med 157 kr/m2 j~mfort med Nackas 53 kr/m2. Nacka har de I~gsta underhållskostnaderna. Nyckeltal aneånds finte for att styra och folja upp verksamheten i någon storre omfattning. Det har finte ensetts relevant att ta fram med tanke på den låga underhållsnivå som varit de seneste åren. Bedomning Nyckeltal kan aneåndes i storre utstråckning. De mojliggor j~mforelser mellan åren, med andra kommuner och branschnyckeltal. Den jåmforelse som finns mellan Sodertornskommunerna visar att Nacka finte helt ov~ntat har våldigt låga underhållskostnader och samtidigt ligger nyst hogst auseende kapitalkostnader. Foruts~ttningarna mellan de olika kommunerna varierer, vissa kommuner har fort over sitt fastighetsbestånd till aktiebolag medan andra har fastigheterna kvar i den kommunale forvaltningen. Fastigheterna kan också ha v~sentligt olika åldersstrukturer i de olika kommunerna Finns tillråckliga underhållsplaner på kort och lång sikt? Det saknes tillr~ckliga underhållsplaner på kort och lång sikt. De underhållsplaner som finns anger vilket år finsatsen behover utforas. Av underhållsplanerna framgår viken finsats som auses samt en grov uppskattning av kostnaden. Hur finsatsen har bedomts framgår finte, men bedomningarna år enligt de intervjuede erfarenhetsbaserade och har gjorts genom okular besiktning av medarbetare vid lokalenheten. De innehåller inga beskrivningar av 14

16 J ERNST& YovNc Qualityln Everything We Do omfattningen av åtg~rden eller nul~get. Det framgår finte heller vilken standard som erhålis om bedomd finsats genomfors. Respektive forvaltare anser att de har en god uppfattning om vilka finsatser som behover goras på deras respektive fastigheter på kort och lång sikt. Hur deras uppfattning overensstemmer med den underhållsplan som togs fram 2009 ~r uklart eftersom dc~kumentationen skiljer sig åt. Den underhållsplan som arbetades fram 2009 aneånds av forvaltarna som stod for planeringen. Bedomning Nacka kommun bor ta fram uppdaterade underhållsplaner dels for d~ n~rmsta åren men åven på långre sikt. Av underhållsplanen bor åven framgå hur åtg~rderna prioriteres. Det bor åven finnes en rutin som såkerst~ller att samtlige byggnader bedoms med regelbundne intervall samt att uppdateringar eller foråndringar noteras. Datum for seneste genomforda revision samt når nista ska ske bor finnes. Allt bor dokumenteres i ett gemensammat system och finte i separate, sidoordnade dokument Forekomst av åtg~rdsplaner, grunder for prioritering samt konsekvensbeskrivningar? Framst~llningar i samband med budgetprocessen? I vilken omfattning gors riskbedomningar av kostnader/risker som år forenede med otillr~cklig underhållsnivå? De åtg~rder som behover gores framgår av underhållsplanerna. Riskbedomningar vid uteblivet underhåll dokumenteres finte. Konsekvenserna av uteblivet underhåll visar sig ~nligt intervjupersonerna i huga kostnader for felavhj~lpande underhåll. Det saknes konsekvensbeskrivningar och bedomda merkostnader vid de tillf~llen underhåll finte genomfors. samband med budgetprocessen for 2012 gjordes en presentation for KSAU som beskrev vilka intåkter som kr~vs for att kunna uppråtthålla en acceptabel nivå på underhållet. Det framgår dock finte vilka konsekvenser uteblivet underhåll får. Infor budgetprocessen 2013 gjordes ingen sammanstållning over intåktsbehovet. Bedomning De underhållsplaner som uppråttas bor kompletteres med konsekvensbeskrivningar och grunder for prioritering. Information om vilka alternativkostnader som uppstår vid uteblivet underhåll bor framgå liksom vilka konsekvenser som kan uppstå for verksamheten som bedrivs Vilken information får kommunfullmåktige om hur fastigheterna vårdas och underhålis? vilken utstr~ckning har planeringsunderlag och konsekvensbeskrivningar presenterats på politisk nivå? Kommunfullm~ktige får ingen fullståndig, årlig, återrapportering om hur fastigheterna vårdas och underhålis. Återrapportering om genomfort planerat underhåll och felavhjålpande underhåll sker till kommunfullm~ktige i samband med årsbokslut som en del i den resultatuppfoljning for perioden som gors. Analyser vid eventuelle avvikelser I~mnas. Infor budget 2012 togs en presentation fram for att visa KSAU vilka hyresnivåer som kr~vs for att mota det okade underhållskostnaderna. Infor 2013 gjordes ingen sådan 15

17 J ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do sammanstållning. Planerat underhåll enligt REPABs' riktv~rden uppgår till 150 kr/m2 vilket for Nacka kommun motsvarer ca 47 mnkr per år varav skola/forskole uppgår till 32 mnkr per år. I underhållsplanen som finns uppgår underhållsbehovet till 100 mnkr per år varav skola/forskole uppgår till 60 mnkr/år. Delar av det eftersatta underhållet redovisas som reinvesteringar verfor verkligt underhåll uppgår till 140 mnkr per år, varav skola/forskole uppgår till 120 mnkr per år. Detta ~r en våsentlig avvikelse mot REPABs riktvården. For att mota det store underhållsbehovet gjordes en bedomning av att hyresint~kterna behovde oka med 10 procent. Den hyreshojning som beslutades från och med 1 juli uppgår till 5 procent per år i år och foljande två år. Det år enligt fastighetsdirektorens bedomning tillr~ckligt for att genomfora underhåll motsvarande 50 mnkr per år vilket anges vara en rimlig nivå med tanke på nuvarande personella resurser. Nivån år dock fortsatt långt under den nivå som bedoms behoves for att åtgårda och minska det eftersatta underhållet. Bedomning Vi bedomer att den återrapportering som sker till fulimåktige bor utokas och systematiseres. Kommunfullmåktige bor, for att kunna gore korrekte prioriteringar, regelbundet få information om fastigheternas underhållsbehov med risker och alternativkostnader belyste. Detta kan ske i samband med budgetberedningen Bedrivs arbetet med fastighetsunderhåll med en tillr~cklig intern kontroll? Det saknes ett anvåndarvånligt system och en sammanhållen process kring underhållsplaneringen som foruts~ttning for en god intern kontroll. Kommunen ~r i dagslaget beroende av enskilda individers kompetens for att processen ska fungere. Den aktuelle dokumentation som finns ~r finte systematiserad. Det finns dårfor ingen total bild over underhållsbehovet vilket oker risken for felprioriteringar och felaktiga beslut vilket i forlengningen kan leda till okade kostnader och ytterst kapitalforstoring for kommunen. Vår bedomning Vi bedomer att den finterna kontrollen i underhållsprocessen behover storkas. Det finns idag inget enhetligt arbetss~tt eller enhetlig struktur for riskbedomningar inom fastighetsprocessen. Det saknes uppdaterade långsiktiga planer. Tillr~ckliga ekonomiska resurser ays~tts finte for att s~kerstålla att underhållet sker på en acceptabel nivå. Planeringsunderlag och konsekvensbeskrivningar uppråttas finte systematiskt. Olika berorda politiske nivåer får dårfor finte regelbunden information om hur det planerade underhållsbehovet ser ut. Fastighetsdirektoren har arbetat aktivt med att kommunicera och formedla en bild av den underhållsplanering och de ekonomiska resurser som kråos for att genomfora detta Finns det bemanning och kompetens for att uppråtta underhållsplaner, prognoser och konsekvensbeskrivningar? Det finns personal inom lokalenheten med lång praktisk erfarenhet av underhåll och underhållsplanering. Dock finns det personal som saknar den formelle kompetens som kr~vs for exempelvis auktorisation som år mojlig att erhålla inom området. Arbete med ~ REPAB fakta presenterer underhållskostnader med aktuell kostnad, tidsåtgång och intervall for ca åtg~rder.

18 ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do kompetensplaner och kompetenshojande finsatser år något som kommer att vara aktuelit inom de n~rmsta åren. Vid nyrekryteringar år den formella kompetznsen en viktig parameter. Bedomning Den formella kompetansen bor beaktas vid nyanst~llningar. Lokalenheten gor sjålva bedomningen att det finns en samlad kompeters for att uppr~tta relevanta underhållsplaner. Vi har finte gjort någov bedomning av irrdividernas kompetens men notarar att de planer som finns idag behover ~tvecklas. Stockhol den 71 juni 2013 / ~~~(~% ~/ 1, Rebecka Hansson Auktoriserad revisor 17

19 J ERNST &YOUNG Quality In Everything We Do K~Ilforteckning Sodertorns nyckeltal och Nacka 2010 verksamhetslokaler Utdrag ur Landlord underhållsplaner Mål och budget Mål och budget ; ramårendet Det behovsstyrda underhållet inom Fastighetskontorets bestånd, Stockholm , rapport sammanst~lld av Bygganalys Nacka kommun årsredovisning 2012 Hyresint~kter 2012 oversikt behov, presentation 18