SLUTRAPPORT. Utveckling och införande av ett intranät för Umeå universitet. Uppdragsgivare. Projektledare Ulrika Bergfors Kriström.

Transkript

1 Sid 1 (16) SLUTRAPPORT Utveckling och införande av ett intranät för Umeå universitet Projektledare Ulrika Bergfors Kriström Uppdragsgivare Rektor Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7508 Namn: Kommunikationsenheten Projekttid Start: (formell start, rektorsbeslut) Planerat avslut: Faktiskt avslut: IT-projekt Ja Nej Projektwebb Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.0

2 Sid 2 (16) Innehåll 1 Sammanfattning Definitioner och förkortningar Beskrivning Syfte Bakgrund Resultat Projektmål Effektmål Produktmål Organisation Bemanning Uppdragsgivare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensgrupp Genomförande Tidplan Beslutspunkter Etapper Milstenar Ekonomiskt utfall Tabell: Ekonomiskt utfall intranätprojektet Erfarenheter från projektet Besöksstatistik för Mina sidor Projektutvärdering Agil systemutveckling Projektorganisation Projektplanering och arbetssätt Projektintern kommunikation Involvering av användare och kommunikation av projektet Sammanfattande lärdomar inför kommande webbprojekt Rektor beslutar... 16

3 Sid 3 (16) 1 Sammanfattning 1.1 Definitioner och förkortningar Ord Intranät Agil systemutveckling och scrum Förvaltningsorganisation Förklaring Ett intranät består för Umeå universitets del enligt lösningsförslaget i förstudien av en internwebb för anställda med basinformation som nås utan inloggning och skyddad basinformation som ligger bakom inloggning. I etapp 2 kommer dessutom ett personaliserat innehåll anpassat efter varje medarbetares plats i organisationen, roll, behov och intresse finnas bakom inloggning. Intranätet har funktionalitet som ger möjlighet för medarbetaren att hitta information, kommunicera, utföra vissa arbetsuppgifter, dela resurser och samarbeta med varandra. Agil systemutveckling är ett samlingsnamn för ett antal metoder som kan användas vid utveckling av IT-lösningar som ger en flexibilitet i arbetssättet. Tanken är att göra beställaren nöjd med det som utvecklas genom ett mycket nära samarbete under hela utvecklingstiden med täta och regelbundna möten mellan utvecklare och produktägare. Regelbundna mindre leveranser sker och möjliggör löpande utvärderingar och justeringar för att möta nya krav och önskemål. Scrum är en av flera metoder som används inom agil systemutveckling. Förvaltningsorganisationen har till uppgift att se till att systemet uppfyller verksamhetens krav och önskemål under hela sin livscykel, från förvaltning och drift till avveckling. Förvaltningsorganisationen består av parter från såväl verksamheten som ITenheten. På budgetnivån finns systemägare och tekniskt ansvarig, på beslutsnivå (förvaltningsgrupp) finns systemförvaltare och teknisk förvaltare och på operativ nivå för respektive system definierade roller. 2 Beskrivning 2.1 Syfte Syftet med projektet har varit att utveckla och införa ett intranät för Umeå universitet som är mottagaranpassat, det vill säga anpassat efter användarnas behov och preferenser. Intranätet ska enligt projektplanen (dnr ) fungera som ett stöd för medarbetarna i deras arbetsvardag. Medarbetarna ska till exempel ges bättre möjlighet att hitta information, kommunicera sinsemellan, utföra vissa arbetsuppgifter, dela resurser och samarbeta med varandra. Vidare ska chefer, fakultetsoch universitetsledningarna ges en förbättrad möjlighet att kommunicera med sina medarbetare. Intranätet ska sammanfattningsvis ge ett bättre sammanhållet digitalt stöd för kommunikation och för det dagliga arbetet för universitets medarbetare.

4 Sid 4 (16) 2.2 Bakgrund Umeå universitet saknade en sammanhållen, gemensam digital lösning för kommunikation och samarbete. De interna webbsidorna som fanns för anställda var enkelriktad, utspridd på flera webbplatser, svår att hitta och inte alltid användaranpassad. Det fanns få möjligheter för medarbetarna att själva bidra med innehåll och att interagera med varandra. Vissa institutioner hade skapat egna lokala kommunikationslösningar, medan andra inte hade några bra lösningar. Mycket av den interna kommunikation och även dokumenthantering skedde via e-post. En förstudie genomfördes som visade att Umeå universitets medarbetare ville kunna: Arbeta i intranätet hemifrån/på distans Ha tillgång till ett intranät anpassat för olika skärmstorlekar Anpassa innehållet på intranätet så att det är relevant för den enskilda användaren Dela dokument, samarbeta och kommunicera ha tillgång till samarbetsytor för sin enhet och för projekt och grupper Genomföra vissa arbetsuppgifter i andra system direkt i intranätet, dvs. att intranätet har en del så kallade snabbverktyg Få meddelanden från andra system Målen för Umeå universitets intranät formulerades i förstudien på följande sätt. Umeå universitets intranät ska: Vara till nytta för medarbetarna Samla vår interna kommunikation Bidra till ökat samarbete och intern dialog Stödja universitetets visioner, mål och strategier Den intranätlösning som föreslogs i förstudien var dels basinformation i en internwebb med omarbetad struktur och mer mottagaranpassat och till största delen publikt innehåll. Intranätet skulle vara mobilanpassat. Dels skulle användaren bakom inloggning möta en individanpassad vy i form av Mina sidor, där innehåll som är relevant för respektive användare visas, med ett aktivitetsflöde som en viktig ingrediens. Via Mina sidor skulle finnas åtkomst till de enheter och grupper användaren tillhör. På dessa samarbetsytor skulle finnas möjlighet att kommunicera inom gruppen, dela dokument, ha gemensam kalender med mera. Annan funktionalitet som intranätet, enligt förstudien, skulle innehålla var möjlighet att kommentera, gilla och dela innehåll, följa personer, göra statusuppdateringar, göra inlägg i enhetsytor, grupper, bloggar, wikis samt möjlighet att skicka meddelanden. Förstudien kom fram till att en kombination av verktygen EpiServer och SharePoint skulle att användas som plattform för intranätet. Exakt gränsdragning för respektive verktyg fick avgöras under utvecklings- och införandeprojektets gång.

5 Sid 5 (16) 3 Resultat 3.1 Projektmål Effektmål Effekterna av införandet av ett intranät vid Umeå universitet förväntas bli mer synliga och mätbara efter projektets slut och kommer att följas upp under 2015 via en enkätundersökning, statistik och intervjuer med nyckelpersoner. Eftersom effekterna ännu inte följts upp på detta sätt och dessutom förväntas komma under nästa år, har måluppfyllelsen angetts på gul nivå delvis. EFFEKTMÅL Genomförande/resultat Nr. Mål Effektmålet Vara till nytta för medarbetarna har operationaliserats på följande sätt: 1. Vara till nytta för medarbetarna. Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls 1. Medarbetarna upplever att basinformationen i intranätet blivit bättre än nuvarande anställdawebb. 2. Medarbetarna upplever att intranätet ger dem ett bättre stöd i deras arbetsvardag och bättre möjligheter till samarbete än tidigare. 3. Anställda bedömer att de genom att använda intranätets kommunikationsfunktioner skickar färre interna mejl och färre interna dokument per e-post. Dessa operationaliserade mål ska följas upp i en enkätundersökning och via statistik som planeras genomföras under Den uppfyllelse som anges här baseras därför på de reaktioner som projektet mött i kontakten med användarna och pilotinstitutionerna under projektets gång. Nr. Mål Effektmålet Samla vår interna kommunikation har operationaliserats på följande sätt: 2. Samla vår interna kommunikation. Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls 1. Antalet webbplatser med internt innehåll har minskat i antal. Innehållet på de webbplatser som försvinner har flyttats till intranätet % av institutionerna/enheterna använder vid projektavslutet intranätet för enhetsintern kommunikation och samarbete. Dessa operationaliserade mål ska följas upp via statistik och genom intervjuer med chefer som planeras under Andelen institutioner/enheter som beställt samarbetsytor under 2014 uppgick till cirka 44 %, vilket inte svarar upp mot effektmålet om

6 Sid 6 (16) 70 % men är ett bra resultat med tanke på att samarbetsytor lanserades mot alla institutioner först den 4 december Nr. Mål Effektmålet Bidra till ökat samarbete och intern dialog har operationaliserats på följande sätt: 3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog. Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls 1. Medarbetarna upplever att intranätet ger dem ett bättre stöd i deras arbetsvardag och bättre möjligheter till samarbete än tidigare % av institutionerna/enheterna använder vid projektavslutet intranätet för enhetsintern kommunikation och samarbete. 3. Antalet kommentarer, gilla- och dela-markeringar har ökat från lanseringen av denna funktion tills projektavslut. 4. Chefer och ledare på olika nivåer upplever att de fått bättre möjlighet att kommunicera med alla sina medarbetare och grupper av medarbetare. 5. Anställda bedömer att de genom att använda intranätets kommunikationsfunktioner skickar färre interna mejl och färre interna dokument per e-post Dessa operationaliserade mål ska följas upp i en enkätundersökning, via statistik och genom intervjuer med chefer som planeras genomföras under Den uppfyllelse som anges här baseras därför på de reaktioner som projektet mött i kontakten med pilotinstitutionerna under projektets gång. Nr. Mål Effektmålet Stödja universitetets visioner, mål och strategier har operationaliserats på följande sätt: 4. Stödja universitetets visioner, mål och strategier. Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls Universitetsledningen upplever att de fått bättre möjlighet att kommunicera med alla medarbetare och grupper av medarbetare. Detta operationaliserade mål ska följas upp genom intervjuer med universitetsledningen som planeras genomföras under Universitetsledningen har fått en blogg där alla rektorer och universitetsledningen har möjlighet att kommunicera med UmU:s medarbetare som placerats på bästa plats på alla användares Min startsida. Med hjälp av en redaktör ger detta ger goda förutsättningar för universitetsledningen att nå ut med sina visioner, mål och strategier.

7 Sid 7 (16) Produktmål PRODUKTMÅL Genomförande/resultat Nr. 1. Mål En ny internwebb som beskrivs i avsnitt i projektplanen är lanserad mot användarna Levererades mot användarna i januari Lanseringen hade föregåtts av utveckling, uppbyggnad av ny struktur och migrering och bearbetning av allt innehåll på den gamla Anställdawebben. Fakulteterna anslöt i april 2014 till Aurora. Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls Produktmål Genomförande/resultat Nr. Mål Levererades i en första version mot pilotinstitutioner i juni 2014 och mot alla användare i december Ett personaliseat intranät med de funktioner som beskrivs i avsnitt i projektplanen är lanserat mot användarna Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls Produktmål Genomförande/resultat

8 Sid 8 (16) Nr. Mål Ytterligare funktioner har levererats under hela pilotomgången under ett flertal lanseringar mot användarna. 3. Ytterligare funktioner som beskrivs i avsnitt i projektplanen är lanserade mot användarna Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls Alla specificerade funktioner har emellertid inte levererats samtidigt som annan, från början planerad funktionalitet levererats. Den så kallade restlistan innehåller också ett flertal ärenden som kommit till som önskemål av användarena under projektets gång. Funktioner som inte var planerade, men som ändå levererats: Koppling mot Kardia och ADFS-inloggning. Funktioner som inte kunnat utvecklas pga beroende av andra system: Koppling mot Exchangekalendern (inväntat Exchange 2013), sammanhållen sökfunktion för Aurora (pga oklarheter kring val av sökmotor för UmU) Exempel på funktioner som var tvungna att prioriteras bort av tidsbrist: Ett antal block och snabbverktyg på Mina sidor, meddelandefunktion, notifieringar från andra system, enkel hantering av gästanvändare (dock nästan klart för leverans). Produktmål Genomförande/resultat Nr. 4. Mål Intranätet är överlämnat till förvaltning Intranätet har förvaltats inom ramen för projektet under projektets gång i enlighet med inriktningsbeslut från styrgruppen. Slutlig överlämning till formell förvaltningsorganisation sker i samband med projektets avslutande och gäller från Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls

9 Sid 9 (16) 4 Organisation 4.1 Bemanning Uppdragsgivare Namn Lena Gustafsson Roll/Befattning Rektor Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Roll/Befattning Anders Fällström (ordf.) Universitetsledningen Prorektor Chatarina Larson Universitetsförvaltningen Enhetschef universitetsledningens kansli Ulrika Frick Lang Enheten för kommunikation Kommunikationschef och internationella relationer Sören Berglund IT-enheten IT-chef Yvonne Andersson Personalenheten Personalchef Per-Olof Erixon Humanistisk fakultet Dekan Annika Kjellsson Lind Lärarhögskolan Kanslichef Mikael Henningsson Institutionen för psykologi Prefekt Projektledare Roll Namn E-post Projektledare Ulrika Bergfors Kriström ulrika.bergfors@adm.umu.se Delprojektledare teknik Fredrik Hedlund fredrik.hedlund@umu.se Delprojektledare verksamhet och produktägare Olof Malmberg olof.malmberg@adm.umu.se Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Roll Namn Org.enhet/motsv

10 Sid 10 (16) Projektledare Ulrika Bergfors Kriström Kommunikationsenheten Delprojektledare teknik Fredrik Hedlund Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) Delprojektledare verksamhet Olof Malmberg Kommunikationsenheten IT-samordnare Mattias Wallmark IT-enheten Utvecklingskonsult Jeanette Lövqvist Personalenheten Projektledare Ellen Jacobsson Personalenheten Referensgrupp Projektet har en referensgrupp Ja Nej Referensgruppen har bjudits in till sprintdemonstrationer och möten. Projektet har därutöver haft mer informella referensgrupper i form av kommunikatörer och de institutioner som ingått i pilotomgången av samarbetsytor och Mina sidor. Namn Org.enhet/motsv Roll/Befattning Britt Granberg Juridiskt forum Studieadministratör Annelie Holmlund Teknisk-naturvetenskapliga Samordnare fakultetens kansli Abdul Kadhim Sociologi Universitetslektor Per Kvarnbrink Tillämpad fysik och elektronik Universitetslektor Kristoffer Lannerheim Universitetsservice Administratör Lena Åminne Medicinska fakultetens kansli Kommunikatör Stefan Nilsson Institutionen för medicinsk Forskarassistent biovetenskap Anja Axelsson Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) Systemutvecklare 5 Genomförande 5.1 Tidplan Start: Planerat avslut: Faktiskt avslut: Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Styrgruppen fastställer förslag till projektplan för rektorsbeslut BP2 Styrgruppen fastställer teknisk projektplan för etapp 1 (beslutet träder i kraft under förutsättning att rektor godkänner den övergripande projektplanen)

11 Sid 11 (16) BP3 Styrgruppen fastställer migreringsplan för etapp BP4 Rektor fastställer projektplanen BP5 Styrgruppen fastställer intranätorganisation för etapp 1 och teknisk projektplan etapp för 2 BP6 Styrgruppen fattar inriktningsbeslut om överlämning av intranätet till förvaltning BP7 Styrgruppen fastställer intranätorganisation för universitetsgemensamma delar av intranätet BP8 Styrgruppen fastställer teknisk projektplan för etapp BP9 Styrgruppen beslutar om upplägg och plan för överlämning till teknisk förvaltning. BP10 Styrgruppen fastställer förslag till slutrapport BP11 Rektor fastställer slutrapporten Jan Etapper Nr Beskrivning Start Avslut 1 Etapp 1 Ny internwebb Etapp 2 Utveckling och lansering av Mina sidor och samarbetsytor bakom inloggning - pilotomgång 3 Etapp 3 Ytterligare funktionalitet och lansering av Mina sidor och samarbetsytor bakom inloggning alla användare Milstenar Nr Leverans Datum Måluppfyllelse 1 Förvaltningsorganisationen tar emot leverans av etapp 1 intern webb. OBS: Förvaltning har skett inom projektet i enlighet med inriktningsbeslut av styrgruppen Helt Delvis Inte alls 2 Lansering av etapp 1 mot användarna intern webb Helt Delvis Inte alls 3 Förvaltningsorganisationen tar emot leverans av etapp 2 Mina sidor och samarbetsytor bakom inloggning - pilotomgång bakom inloggning OBS: OBS: Förvaltning har skett inom projektet i enlighet med Helt Delvis Inte alls

12 Sid 12 (16) inriktningsbeslut av styrgruppen. 4 Lansering av etapp 2 mot användarna Mina sidor och samarbetsytor bakom inloggning pilotomgång Helt Delvis Inte alls 5 Förvaltningsorganisationen tar emot leverans av etapp 3 Ytterligare funktionalitet och lansering av Mina sidor och samarbetsytor bakom inloggning alla användare. OBS: Förvaltning har skett inom projektet i enlighet med inriktningsbeslut av styrgruppen Helt Delvis Inte alls 6 Lansering av etapp 3 mot användarna Ytterligare funktionalitet och lansering av Mina sidor och samarbetsytor bakom inloggning alla användare Helt Delvis Inte alls 7 levererad till rektor, projektavslut Helt Delvis Inte alls 6 Ekonomiskt utfall Intranätprojektet förbrukade kr mindre än budgeterat, se kostnaderna i tabellen nedan. Överskottet jämfört med budget beror på att personalkostnaderna på Kommunikationsenheten varit lägre än budgeterat. Det i sin tur beror bland annat på att färre timmar än planerat lagts i projektet. Till exempel har delprojekt verksamhet inte kunnat bemanna rollerna engelsk redaktör och SharePoint-expert fullt ut. För intäktssidan torde lösningen bli att intäkterna anpassas efter faktiska kostnader så att differensen blir noll. Detta var vid uppföljningen ännu inte justerat i ekonomisystemet. Därför anges utfallet för intäkterna som en preliminär totalsiffra som motsvarar faktiska kostnader. Projektet har lämnat över en så kallad restlista till förvaltningsorganisationen, det vill säga funktioner i Aurora som fanns med i kravspecifikationen, men inte levererats. Stora delar av de funktioner som finns med på restlistan bör kunna levereras för den summa som överskottet motsvarar.

13 Sid 13 (16) 6.1 Tabell: Ekonomiskt utfall intranätprojektet Utfall intäkter prel* Skillnad budget- utfall prel Budget Intäkter - finansiering intäkter Fin förvaltn Fin UmU Summa intäkter * Preliminärt totala intäkter efter justering mot faktisk kostnad. Oklart med fördelning mellan finansieringskällor vid uppföljning Kostnader Budget kostnader Utfall kostnader Skillnad budget- utfall Personalkostnader Lokaler Övr drift inkl GEM Räntor Avskrivningar Summa Erfarenheter från projektet 7.1 Besöksstatistik för Mina sidor Mina sidor släpptes mot alla medarbetare den 4 december Under perioden 4-16 december hade Mina sidor: besök med ett snitt på 5,25 sidor/besök 590 unika besökare sidvisningar Cirka 10 % av besöken har gjorts från en mobil eller surfplatta. Under samma period hade: 241 personer har varit in på sin profilsida Filmen om Mina sidor visats 311 ggr Ledningens blogg haft 160 unika sidvisningar

14 Sid 14 (16) 7.2 Projektutvärdering En intern projektutvärdering under ledning av en projektextern processledare genomfördes Alla deltagare i projektet deltog. Här presenteras de erfarenheter och lärdomar som framkom i samband med denna utvärdering Agil systemutveckling Nödvändigt med en agil systemutveckling och med exempelvis scrum som metod för att lyckas med ett så här stort projekt. Samtidigt kräver agilt arbetssätt god kommunikation och disciplinerat arbetssätt Det upplevdes som mycket positivt att sitta tillsammans, vilket projektet gjorde under de första nio månaderna. Effektivitetsförlusten beräknas till 18 % på grund av att delprojekten var tvungna att sitta isär under de sista elva månaderna av projektet Projektorganisation Tydliggör samarbetsformer och roller Om man lyckas få många olika kompetenser att samarbeta bra i projektet ger det mer än varje del för sig (teknik/design/verksamhet/support/test) Projektet har haft rätt kompetenser och duktiga människor, dock något fel tajming på vissa resurser ibland Projektplanering och arbetssätt Hitta sätt att lyfta blicken och se målet Försök planera för samtidig produktion av teknik och innehåll (tänk redaktörssajt i Aurora) Det är viktigt att tidigt börja bryta ner och förfina förstudiens övergripande uppgifter till detaljerade aktiviteter som lämpar sig för sprintarbete Projektintern kommunikation Internt inom projektet har kommunikationen fungerat väl. Inledningsvis hade det behövts mer övergripande information till teknikprojektet. Nya personer i projektet hade också behövt bättre orientering. Mötesformerna har varit ändamålsenliga, speciellt mot slutet av projektet har dessa funnit sin form. Projektyta och projektintern blogg för dokumentation av möten har varit bra. Produktägaren ska ha tid att svara på frågor Involvering av användare och kommunikation av projektet Det är viktigt att hålla kvar användarfokus även i så här pass tekniska projekt Jobba nära slutanvändarna med till exempel demos och workshops Gör användartest tidigt i designarbetet. Se till att få in feedback från betatestare/pilotanvändare Kommunikationen med enhetschefer och webbansvariga på förvaltningen, med beställaren och med kommunikatörsgruppen, hade kunnat vara bättre

15 Sid 15 (16) Eventuellt hade det varit bra med ett tredje delprojekt och delprojektledare som hanterade innehållsfrågorna. Projektet har: + Levererat ett modernt intranät med till nytta för användaren och i enlighet med uppsatta mål + Haft användarfokus genom hela projektet + Totalt sett hållit tiden, det vill säga avslutats den 31 december Hållit och till och med underskridit budget + Varit väldokumenterat + Haft en ändamålsenlig projektorganisation + Arbetat med pilotenheter före släpp mot alla + Levererat mer än planerat av vissa funktioner Levererat mindre än planerat av andra funktioner Lanserat vissa funktioner senare än planerat mot användare Varit något sent ute i kommunikation och involvering av vissa nyckelgrupper Inte haft något delprojekt Innehåll, vilket hade kunnat vara en fördel Organisationen har inte varit fullt ut mogen för nya sätt att kommunicera och samarbeta. 7.3 Sammanfattande lärdomar inför kommande webbprojekt Agilt arbetssätt är det enda framkomliga men kräver rätt dos resurser av rätt slag, tajming och disciplin Att sitta tillsammans är mest effektivt (-18 % i uppskattad effektivitetsförlust när delprojekten flyttade isär) Ha användarfokus genom hela projektet och i alla processer. Se till att projekt av denna typ inte blir teknikdrivna Klargör samarbetsformer och roller inom projektet Viktigt för alla projektdeltagare att få chansen att lyfta blicken och se slutmål och delmål Projektintern kommunikation, god dokumentation samt ordning och reda är viktigt. Ha regelbundna projektgemensamma tillfällen för återblick och reflektion. Lägg kraft på bra introduktion av nya projektdeltagare Lägg tillräckligt med tid på att informera och involvera nyckelpersoner och nyckelgrupper, tidigt i projektet, men även löpande under hela projektet. Upprepa budskapen. Folk glömmer När man väljer nya verktyg (eller nya versioner av verktyg) kan vara svårt att få tag i rätt kompetens med kort varsel Ha beredskap för den utmaning det innebär att jobba med utveckling, förvaltning och support parallellt i projektet, vilket blir fallet när man släpper in användare i systemet under projektets gång. Var beredd på att användarna reagerar starkt om något inte fungerar. Planera för god support av lanserade delar. Lanseringar ger sug efter fler funktioner hos användarna. Ha beredskap för det (vilket ett agilt projekt medger).

16 Sid 16 (16) 8 Rektor beslutar Att fastställa slutrapporten samt att avsluta projektet.