SLUTRAPPORT. IT-strategiska insatser Uppdragsgivare Rektor Lena Gustafsson. Projektledare IT-samordnare Karoline Westerlund

Transkript

1 Sid 1 (17) SLUTRAPPORT IT-strategiska insatser Projektledare IT-samordnare Karoline Westerlund Uppdragsgivare Rektor Lena Gustafsson Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7512 Namn: IT-enheten Projekttid Start: Planerat avslut Faktiskt avslut: IT-projekt Ja Nej Projektwebb Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.0

2 Sid 2 (17) Innehåll 1 Sammanfattning Beskrivning Syfte Bakgrund Resultat Projektmål Effektmål Produktmål Organisation Bemanning Uppdragsgivare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensgrupp Genomförande Tidplan Beslutspunkter Ekonomiskt utfall Erfarenheter från projektet Bilagor... 17

3 Sid 3 (17) 1 Sammanfattning Universitetsstyrelsen fastställde den 5 november 2009 Umeå universitets IT-strategi för perioden 2010 och 2011, dnr Till rektor uppdrogs att svara för implementering av den handlingsplan som är kopplad till IT-strategin för IT-enheten Universitetsstyrelsen fastställde den 15 april 2010 en huvudprojektplan som omfattar ett antal projekt som är prioriterade från handlingsplanen. Ett omfattande arbete har genomförts inom ramen för detta projekt. Omprioriteringar mellan planerade aktiviteter har skett utifrån behov, riskanalyser och tillgängliga resurser. Av den tilldelade budgeten på 6 mnkr är allt förbrukat. Kostnaderna för det arbete som är utfört av personal på IT-enheten har inte belastat handlingsplanens budget och ingår ej i denna rapport. Tack vare projektet IT-strategiska insatser har IT-enheten kunnat genomföra viktiga och efterfrågade åtgärder och IT-enheten har fått mycket positiv feedback från verksamheten på de insatser som är gjorda. En väl fungerande IT-verksamhet är inte en självklarhet, det krävs en ständig tillsyn och ett trädgårdsarbete för att vidmakthålla upparbetade funktioner för studenter och anställda. IT-ramen är uppbokad av driftåtaganden och lämnar inget utrymme till verksamhetsdrivna krav och önskemål. Vi behöver en regelbunden handlingsplan som ger oss möjlighet att reagera snabbare samt rensa ogräs och plantera nytt. Effektmålet och samtliga nio produktmål har uppfyllts inom ramen för projektet. 2 Beskrivning 2.1 Syfte I syfte att kunna göra en bra implementation av IT-strategin och höja måluppfyllelsen beslutade universitetsstyrelsen att bevilja totalt 6 mnkr till handlingsplanen kopplad till IT-strategin, fördelat med 3 mnkr år 2010 och 3 mnkr år Ett annat syfte var att skapa ett flexibelt utrymme med resurser för att möta krav och önskemål från verksamheten som ger IT-enheten möjlighet att agera snabbare. Detta ger oss möjlighet att utveckla, standardisera och effektivisera verksamheten. Om vi har för lång startsträcka agerar verksamheten på egna initiativ och ofta resulterar det i decentraliserade lösningar som är svåra att effektivisera. 2.2 Bakgrund Under några år genomfördes flera utredningar inom IT-området där många bra förslag på åtgärder presenterades men det fastnade när det kom till beslutsprocessen. Internrevisionen analyserade dessa utredningar och presenterade sina slutsatser till universitetsstyrelsen. Detta ledde till en plan, Åtgärder med anledning av internrevisionens granskning. Utifrån denna plan kom bland annat ITstrategin och handlingsplanen som ligger till grund för detta projekt.

4 Sid 4 (17) 3 Resultat 3.1 Projektmål Ett av delmålen i universitetets verksamhetsplan för 2009 var att universitetet ska ha en väl fungerande och effektiv IT-funktion (inkl. IT-system som stödjer verksamheten). Målen utifrån fastställd IT-strategi kan sammanfattas i följande punkter: Skapa en attraktiv IT-miljö för studenter, lärare och övrig personal Samordna it-resurserna Styra teknik och säkerhetsarbetet Säkerställa en effektiv IT-verksamhet Konkreta projektmål: Genomföra aktiviteter inom området Mobilitet Genomföra aktiviteter i samarbete med Konstnärligt campus Genomföra aktiviteter inom området Effektiv användning av IT-resurser Genomföra aktiviteter inom området Säkerhet Genomföra aktiviteter inom området Infrastruktur Genomföra aktiviteter inom området Kompetensutveckling Genomföra aktiviteter inom området Kvalitetsarbete

5 Sid 5 (17) Effektmål EFFEKTMÅL Nr. Mål Vi har idag kunskap om de centrala IT-kostnaderna och kan redovisa dessa för ledningen (uttryckt i universitetsstyrelsebeslut). 1. Skapa en attraktiv ITmiljö för studenter, lärare och övrig personal Samordna it-resurserna Styra teknik och säkerhetsarbetet Säkerställa en effektiv IT-verksamhet En ökad centralisering har skett genom att it-enheten övertagit den tekniska förvaltningen av ett antal gemsamma it-system (uttryckt i universitetsstyrelsebeslut). Standardiseringar inom infrastrukturområdet har genererat mer kostnadseffektiva lösningar. Det har också mötts med positiva reaktioner från verksamheten. Vårt Enterprice Architecture arbete har gett oss bättre kontroll som ger oss större säkerhet samt möjliggör effektivare lösningar Produktmål PRODUKTMÅL Nr Mål Aktivitet: Anonyma tentamina 1. Genomföra aktiviteter inom området IT och lärande Mål Skapa funktionalitet som underlättar hantering av avidentifierade tentor. Aktivitetens resultat Ett generellt verktyg som underlättar arbetet för lärare vid framtagandet av anonyma tentor. Levererades juni Förbrukade medel: kr.

6 Sid 6 (17) Produktmål Nr Mål Mobila tjänster Hitta på Campus samt iphone- och Androidapp 2. Genomföra aktiviteter inom området Mobilitet Mål Att skaffa kunskap inom området. Att testa tekniska lösningar med en lösning som även ska vara möjlig att använda. Aktivitetens resultat är er en sökbar karttjänst Hitta på campus. Databasen används också i undervisningen på UmU. I Vinnova projektet Ung och Smart använder studenterna gränssnittet. Vi har ca 6000 slagningar mot databasen varje månad Förvaltningsorganisation är fastställd. Förbrukade medel: kr Standardterminaler Mål: Standardisering av mobiler är klart när det finns en funktionell specifikation på tre olika typer av UmU mobiltelefoner. De är möjliga att beställa internt. Förarbetet är klart. Avvaktar utvecklingen av UmU-datorn. App Challenge Umeå Umeå Universitet var medfinansiär tillsammans med Umeå kommun, Umeå Energi och Sogeti. Förbrukade medel: kr.

7 Sid 7 (17) Produktmål Nr Mål Etablering av Google Apps vid UmU 3. Genomföra aktiviteter inom området Sociala medier Mål: Att etablera Google Apps vid UmU. Aktivitetens resultat: UmUs installation kallad GApps är implementerad och finns tillgänglig för studenter och anställda. Förbrukade medel: kr. Produktmål Nr Mål Insatsen här har bestått av it-chefens medverkan i olika fora. 4. Genomföra aktiviteter inom området Konstnärligt campus Stöd för ansökan till Vinnova. Förbrukade medel: kr

8 Sid 8 (17) Produktmål Nr Mål Enterprice architecture (EA) företagsövergripande arkitektur 5. Genomföra aktiviteter inom området Effektiv användning av ITresurser Målet är att vi vid UmU använder en verksamhetsövergripande ITarkitektur att alla enheter investerar i och nyttjar en delmängd av denna. Ett av de primära målen är att underlätta arbetet vid förändringar. Aktivitetens resultat Ett ramverk är framtaget. Nulägesbeskrivning klar. Systemkartor och flödesscheman framtagna. Styrande principer och riktlinjer fastställda. Arkitektstöd i: Medgivandetjänsten, BPS, e-tjänster, KK/ADprojektet, CAS implementationer, Googel Apps, Campuskortet och lokalbokningssystem. Arbetet är utfört av en IT-arkitekt som köpts in från ITS samt konsultstöd från Know IT. Granskning är köpt av Sogeti. Förbrukade medel: kr Applikationsportfölj (APM) Mål: Kontroll på våra applikationer. För att kunna verka för en effektiv koordinering av it-resurserna samt att de nyttjas i rätt omfattning behöver vi ha kontroll på våra applikationer, en applikationsportfölj ger ett stöd i detta arbete. Dagens applikationsportfölj ska kartläggas och dokumenteras. Syfte, roll och förståelse för hela applikationens livscykel ska säkerställas samt behoven av support, förvaltning, drift och vidareutveckling. Aktivitetens resultat Ett ramverk för en applikationsportfölj är skapad i SharePoint. IT-systemen är kartlagda och dokumenterade i portföljen. Modell för verksamhetsvärdet, hälsomatris är framtagen. Styrmodell för APM är fastställd. (publicerad i SharePoint) Uppdraget att överta den tekniska förvaltningen av universitetsförvaltningens gemensamma IT-system har delvis

9 Sid 9 (17) finansierats inom ramen för denna aktivitet. Förbrukade medel: kr Tjänstekatalog Målet är en gemensam tjänstekatalog och en prismodell över Umeå universitets bastjänster, så att kunden kan förstå och påverka tjänsternas innehåll, kvalitet och pris. Aktivitetens resultat Modell för Tjänstekatalog är framtagen, den följer till delar Cobit ramverket. Tjänstekatalogen är publicerad, och innehåller cirka 40 tjänster. Förvaltningsplan och styrmodell för tjänstekatalogen är fastställd. janstekatalog.pdf Förbrukade medel: tkr. Software Asset management Mål: UmU ska ha en betryggande hantering av avtalslicenser för datorprogram. UmU ska vara kostnadseffektiva i sin hantering av avtalslicenser på campus. UmU ska ha en bra metod för att administrera befintliga avtalslicenser samt optimera inköp och användning av avtalslicenser. Aktivitetens resultat Det är inte enkelt att ha en samlad bild över licenskostnader och licensinnehav vid UmU. ITS ansvarar för det samordnande stödet och det finns fungerande rutiner för att hantera licenser men på en rad områden är den praktiska hanteringen allt för manuell. Ansvaret för inköp och registrering är delegerat och ligger på institutionsnivå där det finns 102 licensansvariga. Det finns många licensformer och regler som gör det svårt att ha kontroll. Vid en revision av UmUs licensinnehav kommer det i dagsläget att krävas en omfattande arbetsinsats för att ta fram korrekt

10 Sid 10 (17) information. Befintligt licensregistreringsprogram bör förbättras. Införandet av e-beställningssystemet bör medföra en förbättring av hanteringen av licensinköpen. Ett universitetsgemensamt Campus-licensavtal för MS Desktoppaketet bör tecknas. Slutsatser rapport.pdf Förbrukade medel: kr.

11 Sid 11 (17) PRODUKTMÅL Nr Mål Säkerhetsgranskning/ riskanalyser 6. Genomföra aktiviteter inom området Säkerhet Identitetshanteringen Extern granskning av identitetshantering är genomförd. Resulterade i en åtgärdsplan med förbättringsområden som är genomförd av ITS och IT-enheten. En granskning av förbättringsåtgärderna är också genomförd Riskanalys enligt scenarioteknik är genomförd på lärplattformen Cambro och Koncernkatalogen. Förbrukade medel: kr. Informationssäkerhetspolicy Två oberoende granskningar pekar på att UmU saknar en informationssäkerhetspolicy. IT-enheten har tagit på sig ansvaret att skriva en. IT-enheten har tagit fram en informationssäkerhetspolicy. Den beslutades av rektor den 8 mars akerhetspolicy.pdf En genomgång och uppdatering genomfördes också av alla övriga styrande dokument inom it-området. Backup/ Arkivering Mål: UmU har ingen lösning som uppfyller lagkraven för arkivering av digitalt material. Inom forskningen finns såväl lagkrav som forskningsetiska krav på säker arkivering av forskningsmaterial. En förstudie inom arkiveringsområdet genomfördes för att klargöra: vilka lagkrav som gäller för arkivering av elektroniska handlingarna. de forskningsetiska kraven, behovet av, kontroll och återanvändning av forskningsmaterial. om det idag finns någon befintlig lösning på detta med

12 Sid 12 (17) långtidslagring enligt identifierade lagkrav för de elektroniska handlingarna vi har på myndigheten eller om vi måste söka finna en egen. Aktivitetens resultat; se separat rapport Seminarium om bevarande av digitala material genomfördes 1/ Förbrukade medel: kr

13 Sid 13 (17) PRODUKTMÅL Nr Mål Implementering av it-infrastrukturlösningar 7. Genomföra aktiviteter inom området Infrastruktur Mål: Kraven på säkerhet, effektivitet, tillgänglighet och bra prestanda ska tillgodoses utifrån de olika unika behov som finns i verksamheten. Aktivitetens resultat Processerna inom identitetshanteringen är kartlagda och nyttovärdering framtagen för implementering av infrastrukturlösningar. ( kr) Redundant autentiseringslösning införd. ( kr) AD-KK koppling, genomförd. ( kr) Förbrukade medel: kr. er: Trådlös nättillgång, kommun och landsting Samarbetsprojekt tillsammans med Umeå kommun där målet är att studenter och anställda ska kunna använda Eduroam på stan och flygplatsen. Umeå universitets bidrag är 100 tkr för år Förbrukade medel: kr.

14 Sid 14 (17) PRODUKTMÅL Nr Mål Efterfrågad kompetens ska finnas tillgänglig i verksamheten. 8. Genomföra aktiviteter inom området Kompetens-utveckling Säkerhetsseminarium med Marcus Murray, 80 deltagare. Förbrukade medel: kr. PRODUKTMÅL Nr Mål Kvalitetsgranskningar 9. Genomföra aktiviteter inom området Kvalitetsarbete Per Björkegren, SWEAN. Granskning Enterprise Architecture. Tieto - Granskning Koncernkatalogen. Förbrukade medel: kr

15 Sid 15 (17) 4 Organisation 4.1 Bemanning Uppdragsgivare Namn Lena Gustafsson Roll/Befattning Rektor Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Projektledare Namn Karoline Westerlund, IT-strateg, IT-enheten Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Referensgrupp Projektet har en referensgrupp Ja Nej

16 Sid 16 (17) 5 Genomförande 5.1 Tidplan Start: Planerat avslut: Faktiskt avslut: Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Universitetsstyrelsen fastställer projektplanen BP2 Universitetsstyrelsen fastställer slutrapporten 6 Ekonomiskt utfall Intäkter Styrelsens strategiska resurs Myndighetskapital Summa intäkter Kostnader IT och lärande Mobilitet Sociala medier Konstnärligt campus Effektiv användning av it-resurser Support 0 Säkerhet Standardisering 0 Infrastruktur/ arkitektur Kompetensutveckling Kvalitetsarbete Övrigt Summa kostnader Kommentarer till utfallet: Projektet har använt alla beviljade medel. Överskjutande kostnader, kr, belastar IT-enhetens ordinarie budget. Arbete som är utfört av personal på IT-enheten och kostnader för detta har inte belastat handlingsplanens budget och ingår ej i denna rapport. Det arbetet presenteras i enhetens verksamhetsberättelse kronor (12 %) av kostnaderna avser tjänster köpta av extern leverantör. Övriga uppdrag är internt köpta tjänster av ITS.

17 Sid 17 (17) 7 Erfarenheter från projektet Flera av delprojekten har rönt intresse från externa intressenter, däribland andra lärosäten. SPV har besökt oss för att ta del av applikationsportföljarbetet. Två abstract är inskickade till den europeiska konferensen EUNIS, ett om arkitekturarbetet, ett annat om samarbetet med externa parter om nätinfrastruktur. Mobilitetsaktiviteten är grunden för Vinnova-projektet Ung och Smart där ITenheten erhöll kronor i bidrag. 8 Bilagor IT-strategi IT-handlingsplan Övergripande projektplan Universitetsstyrelsens beslut