PROJEKTPLAN. Nysatsning på Moodle som kompletterande lärplattform vid Umeå universitet. Uppdragsgivare. Projektledare Jörgen Ivarsson.

Transkript

1 Sid 1 (0) Nysatsning på Moodle som kompletterande lärplattform vid Umeå universitet Projektledare Jörgen Ivarsson Uppdragsgivare Rektor Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 701 Namn: UPL Org.kod: 751 Namn: IT-enheten Projekttid Start: Avslut: IT-projekt Ja Nej Projektwebb Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Version 1.0

2 Sid (0) Planeringsenheten Universitetsdirektör Versionshistorik Version Datum Fastställd av Utförda ändringar 1.0 Rektor Uppdragsgivare Rektor fastställer version 1.0 av projektplanen.

3 Sid (0) 1 Innehåll Direktiv....1 Definitioner och förkortningar... Beskrivning....1 Syfte Redogörelse för förankring i kärnverksamheten.... Bakgrund.... Projektmål Avgränsning... 7 Organisation Beskrivning av ansvar Uppföljning Bemanning Uppdragsgivare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensgrupp Genomförande Tidplan Beslutspunkter Etapper Milstenar Resurser Ekonomi Ekonomihantering Budget projektkostnader Ansvarig projektekonom Projektkonton Kalkyl över framtida driftskostnader Kommunikationsplan... Fel! Bokmärket är inte definierat. 9 Risk- och sårbarhetsanalys... Fel! Bokmärket är inte definierat.

4 Sid (0) Direktiv Universitetspedagogik och lärandestöd (UPL) har tillsammans med IT-enheten, via förvaltningsobjektet E-lärande, av rektor tilldelats uppdraget att genomföra en nysatsning på Moodle så att den blir ett jämförbart komplement till Umeå universitets lärplattform Cambro. UPL har tillsammans med IT-enheten, i enlighet med FS , genomfört en förstudie för att utreda vilka behov som nysatsningen på Moodle ska svara mot. Utifrån förstudien ska detta projekt införa och etablera Moodle som ett kompletterande IT-stöd i utbildningsverksamheten. Lärplattformen planeras att förvaltas inom det befintliga förvaltningsobjektet E-lärande..1 Definitioner och förkortningar Ord Förklaring Lärplattform Moodle ITS En webbaserad kursmiljö för kommunikation mellan lärare och studenter Moodle är en webbaserad lärplattform (Learning Management system) Enheten för IT-stöd och utveckling. Beskrivning.1 Syfte En nysatsning på Moodle svarar mot ett uttryckt önskemål från utbildningsverksamheten samt breddar Umeå universitets utbud av digitala lärmiljöer. En central förvaltningsorganisation garanterar tillgänglighet och säkerhet för såväl studenter som anställda..1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten Arbetet med förstudien till projektet har inneburit ett flertal besök till institutioner och träffar med en användargrupp för de institutioner som i dag använder lokala Moodleinstallationer (UMUG). Information om projektet har också tagits upp i prorektor Anders Fällströms blogg där han skrivit om lärplattformen samt i ett utskick i Nyheter för anställda vecka Bakgrund År 01 tilldelades IT-enheten kr för att sätta upp en universitetsgemensam Moodle. Utgångspunkten var att tillsammans med befintliga användare av Moodle vid Umeå universitet ta fram en lärplattform anpassad till universitetets autentiseringslösning CAS, samt att införa motsvarande funktioner för kursadministration som fanns för Cambro. Någon universitetsgemensam support- eller förvaltningsorganisation kopplades inte till Moodle.

5 Sid 5 (0) Efter införandet 01 är det i huvudsak Institutionen för språkstudier som använder den universitetsgemensamma Moodle. Att få användare flyttade över till lärplattformen anses bero på att en lämplig support- och stödorganisation aldrig etablerades. De användare som idag finns i den universitetsgemensamma Moodle har fått viss support från institutionens för språkstudiers systemadministratör och Humanistiska fakultetens IKT-coach. Synpunkter har även framförts att behovet i mindre utsträckning har handlat om lärplattformen Moodle och mer handlat om att institutioner och program värnat om det självbestämmande som kommer av att äga sin egen lärplattform. De lokala initiativen finns kvar och har vuxit i antal och omfattning. Pedagogiska institutionen har valt att agera tjänsteleverantör för Moodle till andra program och institutioner vid lärosätet. Detta kan tolkas som att ett betydande antal lärare fortfarande anser att det finns ett stort värde i att använda Moodle som ett alternativ till Cambro. Flera institutioner och lärare som idag bedriver utbildning i Moodle vill fortsätta göra det, men önskar att plattformen erbjuds som universitetsgemensam tjänst. Några av de fördelar man ser med en universitetsgemensam lärplattform är: Förstärkt stöd- och supportorganisation och därmed uppnå ökad nytta i användningen av lärplattformen Enklare för studenter och anställda att hitta sin kurs med en universitetsgemensam Moodle Minskade lokala kostnader för support, drift och utveckling Möjliggör systemintegrationer mellan lärplattform och andra centrala tjänster Minskad risk och sårbarhet för till exempel dataintrång, elavbrott och personberoenden Styrgruppen för förvaltningsobjektet E-lärande har tillsammans med Prorektor Anders Fällström för avsikt att genomföra en nysatsning som gör Moodle till ett jämförbart alternativ till Cambro. Initiativet är samtidigt ett viktigt steg i riktningen att förverkliga Umeå universitets vision 00, där det står: Vi är ett av Europas ledande universitet när det gäller nyskapande fysiska och virtuella miljöer. En större del av våra utbildningar integrerar campus- och nätundervisning och kan genom flexibla undervisningsformer genomföras oberoende av tid och rum.. Projektmål Uppdraget består i att genomföra en nysatsning på befintlig universitetsgemensam Moodle. Satsningen drivs utifrån verksamhetens behov, där målet är att användare av Moodle erbjuds stöd och support likvärdig den som erbjuds i Cambro. Projektet ska etablera en förvaltnings- och supportorganisation för universitetsgemensamma Moodle, samt upprätta en teknisk miljö som klarar de krav som identifierats i förstudien (se bilaga 1). Resultatet av projektet planeras att överlämnas till och förvaltas inom förvaltningsobjektet E-lärande.

6 Sid 6 (0) Effektmål Nr. Mål 1. Den universitetsgemensamma Moodle ska ge ett bra stöd för e-lärande och möta verksamhetens behov enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport samt de två bilagorna Funktionella och Icke-funktionella krav. Behovet av egna lokala Moodle ute på institutioner bör därmed minska.. Omfattning och täckning av användarstöd för den universitetsgemensamma Moodle är kraftigt förbättrat och det användarstöd som beskrivs i slutrapporten för förstudien är uppfyllt.. Den universitetsgemensamma Moodle har inom tre år vuxit i omsättning (antal användare och kurser) med 00 %. Under 015 har 87 användare loggat in i Moodle och 18 kurser skapats, vilket anges som nollvärde.. Pilotprojekt genomfört med minst institutioner och utvärderat innan Produktmål Nr. Mål 1. Förvaltningsobjektet E-lärande har utökats med IT-stödet Moodle med de integrationer med andra IT-stöd som beskrivs i förstudiens slutrapport.. Universitetsgemensamma Moodle har en etablerad supportorganisation som tillgodoser verksamhetens behov av utbildning, stöd och support enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport.. Universitetsgemensamma Moodle har en etablerad förvaltningsorganisation som tillgodoser verksamhetens behov enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport samt av en lärplattform med stabil drift och god säkerhet enligt de tekniska krav som specificerats i förstudiens två bilagor Funktionella och Icke-funktionella krav. En tydlig process för migrering av kurser från lokala installationer till den universitetsgemensamma Moodle har tagits fram enligt lösningsförslag i förstudiens slutrapport.

7 Sid 7 (0). Avgränsning Projektet syfte är inte att upphandla en ny lärplattform för Umeå universitet, utan att vidareutveckla förvaltning och stödorganisation kring den Moodle som finns idag, samt förbättra teknisk miljö. Det åligger respektive institution/program att besluta om, samt att genomföra, migrering till den universitetsgemensamma Moodle. Organisation Universitetspedagogik och lärandestöd (UPL) tillsammans med IT-enheten, via förvaltningsobjektet E-lärande, är organisatoriska genomförare av projektet och har ansvaret för bemanning av projektgruppen..1 Beskrivning av ansvar Uppdragsgivarens ansvar Uppdragsgivaren är den som ger uppdraget och är beställare av arbetet. fastställer projektets syfte och inriktning utser projektledare anger projektledarens befogenheter och ansvar anger projektets tids- och resursramar och ser till att erforderliga resurser ställs till projektets förfogande Styrgruppens ansvar Styrgruppen har ansvaret för projektets planering, kontroll och styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Den skall pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren och projektgruppen. Vidare skall den verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner. Gruppen ska vidare säkerställa att verksamheten på lämpligt sätt involveras under hela processen. Styrgruppen: tolkar uppdraget/direktiven för arbetet medverkar vid utformningen av projektplanen och godkänner denna beslutar i administrativa frågor av större vikt, till exempel tidsplaner och fördelning av projektets budget samt projektmedlemmar följer och stödjer projektarbetet värderar och diskuterar de förslag som projektgruppen utarbetar informerar uppdragsgivaren om projektets resultat delegerar ansvar, befogenheter och ställer krav tar ställning till slutrapporten och överlämnar den till uppdragsgivaren för beslut Projektledarens ansvar

8 Sid 8 (0) Projektledaren är direkt underställd styrgruppen och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplaner. Projektledaren sköter arbetsledning och samordning. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål uppnås. Exempel på andra uppgifter: upprättar projektplan i samverkan med styrgruppen föreslår projektmedlemmar leder och samordnar arbetet i projektet, informerar och motiverar rapporterar till styrgrupp och intressenter föredragande på styrgruppens sammanträden sammankallar till och leder projektmöten rapporterar större avvikelser samt föreslår korrigeringar vidtar lämpliga åtgärder vid störningar i projektet svarar för dokumentation av projektet definiera beslutspunkter för projektet.1.1 Uppföljning Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet årligen, i februari månad. Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljning Det åligger respektive projekts uppdragsgivare och eventuell styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projektet (inkl milstenar). Uppdragsgivaren ska vid dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske. Övrigt Om projektet innehåller IT ska alltid IT-chefen involveras. I de fall där studenter berörs av projektet bör det övervägas om de även ska finnas med i projektorganisationen. För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: och Bemanning..1 Uppdragsgivare Namn Anders Fällström Funktion/motsv Prorektor E-post anders.fallstrom@umu.se

9 Sid 9 (0) Telefon Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Katarina Winka UPL Systemägare Sören Berglund IT-enheten Tekniskt ansvarig Studentrepresentation Studentkårerna Utbildningsbevakare.. Projektledare Namn Jörgen Ivarsson E-post jorgen.ivarsson@umu.se Telefon CAS jonivn86.. Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Projektledaren kommer att föreslå personer som ska utgöra projektgruppen. Dess sammansättning beslutas och godkänns av styrgruppen enligt avsnitt Referensgrupp Projektet har en referensgrupp Ja

10 Sid 10 (0) Nej 5 Genomförande 5.1 Tidplan Start: Avslut: Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Rektor fastställer projektplanen BP Rektor fastställer slutrapporten Etapper Nr Beskrivning 1 Projektplanering och bemanning, förtydligande av teknisk infrastruktur, design, innehållsstruktur, användartester Pilotprojekt med deltagande från verksamheten Lansering, användarutbildning, migrering, överlämning till förvaltning

11 Sid 11 (0) Figur 1 Etapper i införandeprojektet 5. Milstenar Nr Leverans Datum 1 Fastställd struktur för supportorganisation Fastställd förvaltningsorganisation inklusive process för hantering av inkomna synpunkter/förslag från verksamheten

12 Sid 1 (0) Genomförd pilotstudie Genomförd lansering Färdigställd slutrapport Resurser Funktion Namn Timmar Projektledare Jörgen Ivarsson 590 Resurspersoner, UPL 1 90 Verksamhetstestare 70 Utvecklare, ITS Testare, ITS Driftstekniker, ITS Beskriv kortfattat hur fördelningen av arbetet planeras inom projektet. Dessa aktiviteter fördelas inom de specifikation av timmar som fördelats i föregående avsnitt. Nr Aktivitet Leverans 1 Detaljera systemdesign Systemarkitekturdokument (SAD) Ta fram testplan Framtagande av kriterier för när en funktion anses vara klar Testplan Avslutskriterier för utvecklingsarbete Sätta upp driftmiljö Driftmiljö Driftdokumentation o Driftsättningsdokument o Återställningsrutiner 5 Konfigurationsarbete Konfigurerad miljö Dokumentation

13 Sid 1 (0) 6 Designarbete (grafisk presentation) Anpassad till grafisk profil 7 Utveckling av system för kursadministration Applikation för att skapa kurser och hantera användare i systemet 8 Kodanpassningar 9 Systemintegrationer Lokalanpassningar som behöver underhållas Systemsamband som dokumenterats och underhålls 10 Kodtestning Testprotokoll 11 Upprätta flöden för hantering av supportärenden rörande Moodle Processkarta 1 1 Acceptanstester Pilotstudie Testprotokoll Accepterad utformning av tjänst 1 Etablera referensgrupp för E- lärande Instruktion för referensgrupp 15 Utbildning slutanvändare Utbildningsmaterial 16 Utbildning systemadministratörer och support Dokumentation support 17 Migrering av kurser i befintlig universitetsgemensam Moodle 18 Driftsättning 19 Lansering Lanseringsplan 0 Avveckling befintlig universitetsgemensam Moodle 1 Överlämning till förvaltning Förvaltningsplan 017

14 Sid 1 (0) 6 Ekonomi 6.1 Ekonomihantering Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, dvs tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade. Stödverksamhetens kostnader Kostnader för stödverksamhet på universitets-, fakultets-, förvaltnings-, institutions- och enhetsnivå är inte godkända kostnader. Det innebär att automatiskt bokförda påslag medfinansieras av respektive nivå. Medfinansiering sker enligt fastställda rutiner. Särskilt projektkonto Ett projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. Projektledaren meddelar snarast efter att projektplanen beslutats projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto. Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande. Utbetalningar tertialvis Medel motsvarande de bokförda kostnaderna kommer att överföras till aktuellt projektkonto tre gånger per år (0 april, 1 augusti och 1 december) och i samband med att projektet avslutas. Utbetalningar görs endast för de kostnader som är godkända i projektplanens budget. Saldo mellan åren Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot per 1 dec överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår. Projektavslut Beviljat belopp får ej överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen. 6. Budget projektkostnader

15 Sid 15 (0) INTÄKTER Anslag Bidrag 0 Summa KOSTNADER Personalkostnader Lokalkostnader Övriga driftskostnader Kommentarer till budgeten: Halva summan (100 tkr) är kostnader avseende IT. Omfördelning mellan Personalkostnader och Övriga driftskostnader kan behöva ske till följd av hur personresurser knyts till projektet. 6. Ansvarig projektekonom Projektekonom 1 Sara Öström, UPL E-post sara.ostrom@umu.se Telefon Projektekonom Åsa Nordström, IT-enheten E-post asa.nordstrom@umu.se Telefon Projektkonton Projektkonton för kostnader

16 Sid 16 (0) Projektkonto Projektkonto V-het År Summa (nr) (benämning) (nr) (UPL) Moodle (IT-enheten) Moodle projekt TOTALT Projektkonton för finansiering Projektkonto Projektkonto V-het Kontotyp År Summa (nr) (benämning) (nr) Projektkontonamn 11 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering TOTALT Kalkyl över framtida driftskostnader Här ska hela kostnaden ingå, det vill säga vad projektet kommer att kosta årligen totalt. Beskrivning U = UPL IT = IT-enheten Pris GEM Total kostnad U Förvaltningsstyrning kr kr U Acceptanstest/Referensgrupp kr kr U Användarstöd/Utbildning kr kr Delsumma UPL kr IT Driftmiljö - IT Produktionsmiljö kr

17 Sid 17 (0) IT Test och staging kr IT Persontid ITS kr kr Delsumma IT-enheten kr SUMMA kr

18 Sid 18 (0) 8 Kommunikationsplan Målgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Ansvarig Anställda Kännedom om att införandeprojektet pågår och därefter lansering. Känd kontaktinformation till projektet Projektwebbplats Utskick i Nyheter för anställda Utskick i UPL nyhetsbrev Projektledare Uppdragsgivare Övrig Rektorsbeslut i diariet Fakultetsledningarna Kännedom om att införandeprojektet pågår och därefter lansering. Känd kontaktinformation till projektet Nyheter för anställda Chefsnytt Projektledare Uppdragsgivare Övrig Studentkårerna Kännedom om att införandeprojektet pågår och därefter lansering. Känd kontaktinformation till projektet Deltagande i styrgrupp Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp

19 Sid 19 (0) 9 Risk- och sårbarhetsanalys Risk Sannolikhet Konsekvens Risknivå (S*K) Åtgärder för Åtgärder vid realitet Ansvarig (1-låg, 5 hög) riskminimering Budgetproblem 1 1 Låg (<6) Medel (6 11) Hög (>1) Statusrapporter till styrgrupp Prioritera bort funktionalitet eller migreringsstöd. Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp 5 5 Resursförsörjning Låg (<6) Medel (6 11) Hög (>1) Kontinuerlig uppföljning av resursläget. Tidigt säkra upp med externa konsulter vid tecken på problem. Projektledare Uppdragsgivare Övrig Ändrat arbetssätt accepteras ej Låg (<6) Medel (6 11) Hög (>1) Information till berörda. Acceptanstest Information till beställaren för vidare hantering. Revidera teknisk lösning där möjligt. Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp Teknikbrister Låg (<6) Medel (6 11) Hög (>1) Tekniska lösningen är känd vilket minimerar risken för brister. Åtgärda brister eller gör work-around. Projektledare Uppdragsgivare Övrig

20 Sid 0 (0) Integrationer. Källsystem kan/får inte leverera information projektet behöver Låg (<6) Medel (6 11) Hög (>1) Tidig dialog med förvaltningsansvariga för det system som ska ha en integration med Moodle. Åtgärdshantering. Projektledare Uppdragsgivare Övrig Styrgrupp