SLUTRAPPORT. Förstudie Campuskort. Uppdragsgivare Universitetsdirektör Lars Lustig. Projektledare Områdeschef Karin Lundström

Transkript

1 Sid 1 (12) SLUTRAPPORT Förstudie Campuskort Projektledare Områdeschef Uppdragsgivare Universitetsdirektör Lars Lustig Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7600 Namn: Universitetsservice Ledning Projekttid Start: Avslut: Faktiskt avslut: IT-projekt Ja Nej Projektwebb Saknas Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.0

2 Sid 2 (12) Innehållsförteckning 1 Inledning Definitioner och förkortningar Beskrivning Syfte Bakgrund Resultat Projektmål Effektmål Produktmål Organisation Bemanning Uppdragsgivare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Genomförande Tidplan Beslutspunkter Etapper Milstenar Resurser Övriga kommentarer angående projektets genomförande Ekonomi Ekonomiskt utfall Kalkyl över eventuella framtida driftskostnader Erfarenheter från projektet Rektor beslutar Bilagor... 12

3 Sid 3 (12) 1 Inledning Multifunktionskort, ofta kallat campuskort, finns på ett stort antal lärosäten i Sverige och runt om i världen. Campusprojektet (projekt 22) i universitetsstyrelsens Handlingsplans förordade redan år 2006 att ett campuskort tas fram vid Umeå universitet. Intresset har sedan dess ökat och våra studenter efterfrågar alltmer en enklare korthantering på campus. En nyligen genomförd enkät av Umeå studentkår visade att ca 60 % av de svarande införande av ett multifunktionskort. Syftet med denna förstudie har varit att utreda frågan vidare och förbereda ett längre campuskortsprojekt genom att ta fram ytterligare planerings- och beslutsunderlag inför införandet av kortet. Förstudien har analyserat dagens förutsättningar för införande av kortet på universitetet, sammanställt förväntningar och krav från kortansvariga och intressenter och genomfört en ingående kostnadsanalys. Förstudien presenterar ett förslag på design av det nya kortsystemet, prioriterade funktioner, kortteknik samt övergripande projektupplägg. En preliminär flödesprocess för produktion av kortet finns också framtagen. Resultatet av projektet presenteras i en särskild resultatrapport (se bilaga 1) Under förstudien har erfarenhetsutbyte skett med andra lärosäten som utvecklar multifunktionskort, bland annat genom studiebesök och deltagande i konferenser inom ECCA (European Campus Card Association). Kontakter med leverantörer har även bidragit till ökad kunskap om dagens och morgondagens möjligheter. Förstudien har visat att det av flera anledningar finns skäl för att ett multifunktionskort införs på Umeå universitet. Om ett campuskortsystem implementeras kan det framöver användas som bas för access till en rad olika funktioner och tjänster vid universitetet. Kortet blir ett mycket praktiskt behörighet till flera servicetjänster på campus. De kan produceras och levereras ut i de nya servicecentren. 1.1 Definitioner och förkortningar Ord Förklaring ECCA (European Campus Card Association) RFID Internationell organisation med syfte att stödja EU-ländernas universitet och högskolor i arbetet med att införa och utveckla ett campuskort. Detta görs genom att utbyta information, utveckla europeiska standarder där det behövs och vara ett forum för utbyte mellan lärosäten och leverantörer, som har ett gemensamt intresse i campuskort. Läs mer på Radio Frequency Identifikation. En teknik som identifierar objekt via radiovågor. Det behövs ett objekt som bär på information (en s k tagg) och ett annat objekt som kan läsa av den här informationen (en RFID-läsare). Tekniken påminner om streckkoder med skillnaden att RFID-märkningen inte behöver sitta synligt.

4 Sid 4 (12) Mifare Follow-me-print en variant av RFID-lösning ett kopieringssystem där utskriften lagras i en follow-printkö och sedan går den till den multifunktionsskrivare du önskar. Efter identifikation med ett kort kan du skriva ut eller välja att ta bort dokumentet. 2 Beskrivning 2.1 Syfte Syftet med denna förstudie har varit att förbereda ett längre campuskortsprojekt genom att utreda frågan om införande av campuskort vid Umeå universitet och att ta fram ytterligare planerings- och beslutsunderlag inför införandet av kortet. 2.2 Bakgrund Multifunktionskort utvecklas idag på ett stort antal lärosäten i Sverige och andra delar av världen. Campusutredningen förordade redan år 2006 att ett Campuskort också utvecklas vid Umeå universitet. Intresset har sedan dess ökat och våra studenter efterfrågar alltmer en enklare korthantering. En genomförd enkät av Umeå Studentkår våren 2010 visade att ca 60 % av de svarande multifunktionskort. Dagens kortsystem på universitetet är gamla och innebär en lägre servicenivå för brukarna, men innebär även en riskhantering som uppmärksammats med kontantbetalning av studentkopieringen samt ett passersystem som snarast behöver uppgraderas. En större investering krävs idag för dessa system. Genom att samnyttja dessa investeringsresurser kan till en relativt låg kostnad ett gemensamt kortsystem byggas upp.

5 Sid 5 (12) 3 Resultat 3.1 Projektmål Effektmål EFFEKTMÅL Genomförande/resultat Nr. Mål Kunskapen om hur ett campuskort skulle kunna införas har ökat. Planerings- och beslutsunderlag finns framtagna inför kommande beslut om 1. Öka kunskapen och säkerheten inför beslut om införande av ett campuskort vid Umeå universitet. Ge ett bättre planerings- och beslutsunderlag inför ett kommande flerårigt Campusprojekt införande av campuskort på Umeå universitet. Se vidare resultatrapporten Förstudie Campuskort med bilagor för beskrivningar av campuskortsystemet, kostnader och införandeprocessen. Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls

6 Sid 6 (12) Produktmål PRODUKTMÅL Genomförande/resultat Nr. Mål Projektet lämnar följande förslag till åtgärder. För vidare information se bilaga Förstudierapport Campuskort : 1. Ett önskat förstudieresultat är ett beslutsunderlag för universitetsledningen inför införandet av Campuskortet vid Umeå universitet och inför de investeringar som behöver göras i kommande campuskortprojekt. Det ska föreslå prioriteringar och övergripande produktkrav för Campuskortet. Det ingår inte i förstudien att ta fram förslag på finansiering av campuskortprojekt och nödvändiga reinvesteringar Måluppfyllelse Helt Delvis Inte alls Projektet föreslår att beslut tas om införande av ett gemensamt campuskort för alla studenter och anställda vid Umeå universitet Systemet är en Umu-gemensam tjänst och en förvaltningsorganisation utses i projektet Projektet implementerar ett gemensamt campuskortsystem, vilket ger behörighet till passersystemet, lånesystemet på UB, copy/printsystem med follow-me-print, kontantlös betalfunktion, kårmedlemskap och studentförmåner Kortet utformas som id-kort med foto, namn, funktion, personnummer, samt namnteckning som skrivs på baksidan vid utlämnandet. Alla anställda och studenter på campus behöver ha kortet. Kortet införs stegvis med föreslagna funktioner. Det färdiga Campuskortsystemet föreslås bestå av ett kontaktlöst kort med RFID-teknik (Mifare) och tekniker som stödjer följande funktioner: - ett kontantlöst copy/printsystem med follow-me-print, - ett passerkortsystem med både Mifare-teknik och magnetremsa, - ett lånekortsystem med streckkod - återöverskrivningsbara loggor på kortet för studentförmåner (om studentkår beslutar så) - återöverskrivningsbar info om kårmedlemskap på kortet (om studentkår beslutar så) En enhetlig gemensam kortproduktionsprocess utvecklas med ingång via student-/anställdaportalen för beställning och produktion på utvalda servicecenter Nästa steg i projektet är att besluta om ytterligare användning av kortet på campus, liksom att fortsätta dialogen kring samarbete med externa kortleverantörer med nära koppling till studenter och anställda. Förstudien rekommenderar också att man fortsättningsvis utreder ett gemensamt follow-me-printsystem för alla anställda och ett nytt digitalt tentamenssystem. Planera långsiktig utveckling av systemet minst 5 års perspektiv. Gemensam budget för Campuskortsystemet för fortsatt kostnadseffektiv systemutveckling.

7 Sid 7 (12) Öka samarbetet över enhetsgränserna för ett Campuskortsystem av hög kvalité. Förvaltningsorganisation utses i projektet. Vårt förslag: - Systemägare: Universitetsservice - Campuskortansvarig - Förvaltningsgrupp för kvalitetssäkring och fortsatt utveckling: bl a IT-enheten, kortsystemansvariga enheter, Ladokansvarig, säkerhetschef. Förstudien föreslår att ett fortsatt samarbete sker inom ECCA och EECS för tillvaratagande av olika erfarenheter kring kortsystemuppbyggnad och för att öka kompatibilitet mellan kortsystem vid olika universitet. Ambitionen är att hitta standardlösningar som ska underlätta rörligheten för studenter i Europa. (ECCA= European Campus Card Association, EECS=European Education Connectivity Solution) 4 Organisation 4.1 Bemanning Uppdragsgivare Namn Funktion/motsv Lars Lustig Universitetsdirektör Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Siv Olofsson Universitetsledningen Ordförande, förvaltningschef Sören Berglund IT-enheten IT-chef Jan Gunillasson Universitetsbiblioteket IT-chef UB

8 Sid 8 (12) Nils Eriksson Samhällsvetenskapliga fakulteten utbildningsledare Oskar Söderberg Umeå Studentkår Vice ordförande Projektledare Namn, områdeschef, Universitetsservice Ledning Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Karoline Westerlund IT-enheten It-strateg Jörgen Sandström Lokalförsörjningsenheten säkerhetschef Bobo Spetz Universitetsservice områdeschef Erik Ångman Ladok, Studentcentrum områdeschef Richard Borg/Yngve Lundsten Universitetsbiblioteket bibliotekarie/biblioteksassistent Oskar Söderberg Umeå Studentkår vice ordförande, inform ansv Emilott Lantz NTK Studiesocialt NTK

9 Sid 9 (12) 5 Genomförande 5.1 Tidplan Start: Avslut: 5.2 Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Rektor fastställer projektplanen BP2 Rektor fastställer slutrapporten 5.3 Etapper Nr Beskrivning Start Avslut 1 Projektplanering Omvärldsanalys - Omvärldsanalys och erfarenhetsutbyte m andra universitet Behovsanalys - Intressentanalys - Förväntningar och krav på ett Campuskort - Funktionsbeskrivningar av nuvarande kortfunktioner och system, samt integrering i Campuskortet Ett nytt Campuskort - prioriteringar - tekniklösning, kravspecifikation Ekonomi KI-analys Kostnadsprognos: - projekt- och produktutvecklingskostnader - driftskostnader Samordningsvinster: - Nyttoaspekter, samordningsvinster, mervärden av multifunktions-kort Införandeprocessen - Prioriterade kortfunktioner - Utvecklingssteg - Tidsplan för genomförande

10 Sid 10 (12) 5.4 Milstenar Nr Leverans Datum Måluppfyllelse 1 Resultatrapport Helt Delvis Inte alls 5.5 Resurser Funktion Namn Arbetstid Projektledare, Universitetsservice Ledning 50% arbetstid 5.6 Övriga kommentarer angående projektets genomförande Resultatet av förstudien presenteras i en resultatrapport som bifogas denna slutrapport. 6 Ekonomi 6.1 Ekonomiskt utfall Finansiärer Beslutade medel Förbrukade medel Universitetsgemensamt 250 tkr 250 tkr Medfinansiering Universitetsservice 150 tkr 113 tkr Totalt 400 tkr 380 tkr

11 Sid 11 (12) Resultaträkning per: Kommentarer till budgeten En fördjupad studie över kostnader för campuskortsystemet beslöts styrgruppen skulle genomföras, men inga konsulter användes, utan detta genomfördes med utökad arbetstid för projektledaren i samarbete med projektmedlemmar och andra universitet. Universitetservice kommer under slutet av 2010 att täcka upp projektkontot med intäkter via en omföring så att projektkontots resultat blir 0. 7 Kalkyl över eventuella framtida driftskostnader Se bilaga 2 Kostnadsanalys. 8 Erfarenheter från projektet Omvärldsbevakningen har visat att campuskortinförande är ett långsiktigt och omfattande arbete. Projektet är komplext och kräver gott samarbete i projektorganisationen och mycket förankringsarbete för att lyckas. I förstudien har ett gott samarbete etablerats i projektgruppen, vilket är en god grund för fortsatt utvecklingsarbete. Vi beräknar en implementering under 2 år och därefter följer ett fortsatt utvecklingsarbete inom verksamheten under ett par år för att uppnå en smidig och väl intrimmad kortprocess. Se vidare bilaga 1 Resultatrapporten. 9 Rektor beslutar Rektor beslutar att fastställa slutrapporten och avsluta projektet. Projektets förslag kommer att behandlas inom ramen för ordinarie budgetprocess.

12 Sid 12 (12) 10 Bilagor Bilaga 1 Resultatrapport Förstudierapport campuskort, i samband med projektavslutet läggs bilagorna i diariet.