Implementera Google Apps vid UmU

Transkript

1 Sid 1 Implementera Google Apps vid UmU Innehållsförteckning Innehåll 1 Direktivet Beskrivning Omfattning Målprioritering... 2 Förväntat resultat Tidplan Kostnad Avslutskriterier Avvikelser Beroenden Organisation Genomförande DP1 projektstart DP2 Configurations DP3 SSO DP4 Pilot för anställda DP5 Development DP6 Pilot for students DP7 Information DP8 Go Live Uppföljning/ rapportering Avslut av projektet... 6

2 Sid 2 1 Direktivet Etablera Google Apps vid UmU under HT2011. et är ett delprojekt som utförs inom ramen för huvudprojektet IT-strategiska insatser Beskrivning 2.1 Omfattning et omfattar att implementera Google Apps. Vi kommer att arbeta med några institutioner i samband med tester omkring konvertering från andra, befintliga GoogleApps-konton samt etablering av nya konton. Givetvis också kolla på funktionaliteten i GoogleApps i relation till andra tjänster vid UmU, t.e.x lärplattformarna. Se dokumentet Deployment plan Google Apps. 2.2 Målprioritering Målet är att implementera och tillhandahålla Google Apps och göra det tillgängligt för studenter och anställda med åtkomst från Cambro. Förväntat resultat Alla studenter och anställda ges möjlighet att få ett konto och använda Google Apps. 2.3 Tidplan start: avslut: Kostnad Kostnaden som ska finansieras inom ramen för detta projekt har ett maxtak på 200 tkr. Övriga kostnader som uppstår inom ramen för detta projekt samt årliga förvaltningskostnader finansieras inom ramen för IT-enhetens budget. 2.5 Avslutskriterier Intentionerna med projektet är genomförda inom ramen för beslutad budget. 2.6 Avvikelser planen kan komma att revideras utifrån hur behov, teknik och tillgängliga resurser förändras vilket kan ge en påverkan på planerade aktiviteter inom denna plan. Uppdragsgivaren skall informeras om alla händelser som kan komma att påverka projektets möjlighet att leverera planerat resultat.

3 Sid Beroenden Det har identifierats att det finns flera beröringspunkter med det pågående KK/AD projektet och att det borde vara möjligt att effektivisera utvecklingen om vi samarbetar inom dessa två projekt. 3 Organisation Under projekttiden kommer resurser från it-enheten och anställda inom UmU komma att knytas till projektet för att medverka till att skapa projektets resultat. Även externa resurser kommer vid behov att köpas in. Sören Berglund, uppdragsgivare. Fastställer projektets syfte och inriktning., projektledare. Säkerställer att det finns resurser till projektet samt att planen följs. Per Hörnblad, it-arkitekt ansvarar för att hålla ihop det operativa arbetet och är motpart till ansvarig person på ITS för DP2 till DP6. ITS kontrakteras för att utföra utvecklingsarbetet. Mattias Wallmark kommer att bli förvaltare av resultatet. Åsa Nordström samordnar information till katalogansvariga. Servicedesk ITS, ger support när etableringen är klar. Testinstitutionerna ingår i arbetet med sina erfarenheter och genomför tester. Specifikt berörs följande testinstitutioner: UPC kontaktperson Thomas Fritz TUV - kontaktperson Sebastian Bardt Handelshögskolan kontaktperson Bosse Segerstedt Universitetsledningen kontaktperson Andes Fällström 4 Genomförande 4.1 DP1 projektstart Ansvarig: Deltagare: Per Hörnblad, testinstitutioner, ITS Period: Beräknad tid: Resultat: plan och Deploymentplan

4 Sid DP2 Configurations Ansvarig: ITS Deltagare: Period: Beräknad tid: 4 timmar Create and verify domains and configure Google Apps. Multiple domains. If required set up test domains. Set up MX pointers for gmail.umu.se and go live. (however no existing student accounts). Mail architecture. Resultat: 4.3 DP3 SSO Ansvarig: ITS Deltagare: Einar Hillbom m.fl. Period: Beräknad tid: 32 timmar Set up /SAML and develop script on ldp Resultat: Använda CAS för inloggning 4.4 DP4 Pilot för anställda Ansvarig: Per Hörnblad Deltagare: stöd från ITS, testinstitutioner Period: Beräknad tid: inom ram för Per Hs tid Sätta upp pilot. Prepare pilot for employees. Set up a number of accounts. / ITS Notify testgroup, Genomföra och utvärdera test. / testinstitutioner. Beslutspunkt: Decision employees In Google App Resultat: Underlag för beslut. 4.5 DP5 Development Ansvarig: ITS/ Mats Nygren Deltagare: Period: Beräknad tid: 228 timmar Set up test environments Develop and test script for populating accounts Develop and test modifications in KK_AD sync

5 Sid 5 Develop and test changes in ServiceDesk. System test of KK, servicedesk and Portalen Resultat: Development ready 4.6 DP6 Pilot for students Ansvarig: Per Hörnblad Deltagare: Period: Beräknad tid: inom ram för Per Hs tid Sätta upp pilot./ ITS Genomföra och utvärdera test. / testinstitutioner. Resultat: Underlag till beslut. 4.7 DP7 Information Set up a plan for information Inform students and employees Ansvarig: Deltagare: Mattias Wallmark, Per Hörnblad Period: Beräknad tid: Resultat: Information to students and employees 4.8 DP8 Go Live Ansvarig: Deltagare: Per Hörnblad, Mattias Wallmark, Period: Beräknad tid: Aktivitet Ansvarig timmar Förbereda personalen i servicedesken Karoline W/ Sara W Set up accounts for students and employees Förvaltningsorganisationen Deploy KK, servicedesk and portalen Förvaltningsorganisationerna Införa objektet i Förvaltningsplan. Mattias W Ta fram leveransavtal. Karoline W Summa Resultat: Google Apps är i produktion. Det finns förvaltningsplan och leveransavtal.

6 Sid Uppföljning/ rapportering Rapportering sker till projektledaren kontinuerligt. Slutlig rapportering och uppföljning sker efter projektets slut Avslut av projektet et avslutas när uppdragsgivaren anser att målen i uppdraget är uppnådda inom ramen för beslutad budget.