Projektplan uppgradering av e- posttjänst till Exchange 2013 samt införande av primära generiska e- postadresser på Umeå universitet

Transkript

1 Projektplan uppgradering av e- posttjänst till samt införande av primära generiska e- postadresser på Umeå universitet

2 Sid 2 (18) Innehållsförteckning 1 INLEDNING DOKUMENTHISTORIK BEGREPP OCH DEFINITIONER BAKGRUND SYFTE MÅL FRAMGÅNGSFAKTORER AVGRÄNSNINGAR ORGANISATION STYRGRUPP RESURSER GENOMFÖRANDE START OCH SLUT AV PROJEKTET ETAPPER OCH TIDPLAN UPPGRADERING AV EXCHANGE ETAPPER OCH TIDPLAN FÖR GENERISKA E-POSTADRESSER UPPFÖLJNING/RAPPORTERING AVVIKELSER KOSTNADER RISKER DOKUMENTATION MÖTEN KOMMUNIKATIONSPLAN...18

3 Sid 3 (18) 1 Inledning 1.1 Dokumenthistorik Datum Författare Kommentar Mats Nygren Ett första utkast Mats Nygren Kommentarer från Beställaren samt tillägg generiska e-postadresser Mats Kommentarer efter styrgruppsmötet Mats Kommentarer från Mattias Mats Karolines kommentarer Mats Projektplanen godkänd av styrgruppen Mats Mats Uppdaterat budget med kostnader för produktionsmiljö och även testmiljö. Reviderat kostnaderna för ITS arbetstid efter godkännande av styrgruppen att öka budget för PL 160 timmar till 400 timmar samt Sympa med 20 timmar till 60 timmar. Totalt en ökning med 180 timmar. 1.2 Begrepp och definitioner Begrepp Definition CAS Client access server. Tjänsten som e- postklienterna ansluter till. DAG CCR-kluster DAS Database avaliblity group. Ett databaskluster för e-post Cluster continuous replication. En klustermodell som Exchange 2007 använder. Direct attatched storage. En disklåda direkt ansluten till e-postservern.

4 Sid 4 (18) 1.3 Bakgrund Umeå Universitet använder idag Microsoft Exchange 2007 för e-post för alla anställda. Förutom en komplett 2007-miljö används även webbgränssnittet från Exchange Orsaken till blandningen mellan de olika versionerna är ett tidigare uppgraderingsprojekt som avbröts och oklarheterna kring hur webbgränssnittet skulle backas från 2010 till 2007 bedömdes för stora och den kombinerade miljön fick vara kvar i drift. Det är denna blandmiljö som ska uppgraderas till en renodlad för samtliga anställda och dra nytta av integrationen med MS Lync för att i en framtid kunna flytta hela miljön ut till molnet. Befintlig miljö finns i ITS datorhallar och består av o Exchange 2007 o Två CAS/HUB o Fyra mailbox serverrar o Två CCR kluster o C:a 7 TB data o Local storage (DAS) i 2 kabinett o Raid-10 för databaserna där brevlådorna lagras. o Backup, 30-dagar o Exchange 2010 serverprogramvara o Virtuella servers o Två CAS/HUB o Två Mailboxservers (används ej) o En DAG Den övergripande systemarkitekturen på Umeå universitet återfinns på s/ea%20documents/system%20map/system_map_html/system_overview.htm Generiska e-postadresser Rektor på Umeå universitet har beslutat att samtliga anställda ska ha en generisk e-postadress som följer modellen förnamn.efternamn@umu.se. Med knappt anställda innebär modellen att det kommer att uppstå en del namnkonflikter som behöver hanteras enligt given

5 Sid 5 (18) policy och regler. Det innebär också att många IT-system i den gemensamma infrastrukturen som är beroende av e-postadressen över tid behöver uppdateras att följa den nya standarden. 1.4 Syfte Syftet med projektet är att Uppgradera Umeå universitets e-postmiljö för anställda från en tjänst bestående av både Exchange 2007 och 2010 till endast och kunna erbjuda ny funktionalitet (bl.a. utökat stöd för webbmail till fler läsare och utökad integration med Lync) med den uppgraderade versionen. Anpassa IT-infrastrukturen (Box, Dirigenten och Verktyget) på Umu att fungera med generiska e-postadresser enligt fastställda regler som den primära för samtliga anställda på Umeå universitet eftersom den kommer att vara tvingande. 1.5 Mål Målet är att Umeå Universitet ska ha en e-posttjänst för alla anställda baserat på MS. ska vara fullt integrerad med MS Lync Anpassning så den gemensamma IT-infrastrukturen kan hantera generiska e- postadress som den primära för samtliga anställda. 1.6 Framgångsfaktorer Säkerställ grundläggande krav på tjänsten innan projektstart Säkerställ att den blivande systemdesignen är granskad och godkänd innan projektstart En roadmap (en detaljerad beskrivning på vilka moment som ingår i migreringen) som är granskad och godkänd innan projektstart Genomför två pilotprojekt med varierande population som är representativ för hela Umu. Genomför noggranna tester innan godkännande av varje etapp. Utvärdering av varje etapp innan nästa får börja. Täta projektmöten enligt agil modell. Information till samtliga användare om hur uppgraderingen påverkar dem och vad de eventuellt behöver göra i samband med uppgraderingen. (se även 5.2 kommunikationsplan).

6 Sid 6 (18) Använda externa experter för granskning och rådgivning. I synnerhet av systemdesign och roadmap. 1.7 Avgränsningar Endast anställda omfattas av primär generisk e-postadress. Enligt rektorsbeslut omfattas inte studenter och anknutna. 2 Organisation 2.1 Styrgrupp Sören Berglund (ordförande, IT-enheten) Mattias Wallmark (IT-enheten) karolin Westerlund (IT-enheten) Staffan Ekstedt (ITS)

7 Sid 7 (18) 2.2 Resurser Projektresurs/Funktion Ansvarig person Beställare Projektledare Specialist Lync Specialist Exchange Testansvarig Informationsstöd Utvecklare Utvecklare Utvecklare Utvecklare Nätverk/DNS Kundservice Arkitekt Expert Sympa Expert och rådgivare Mattias Wallmark Mats Nygren Jan Pettersson Mikael Sundh Helena Sandström Anja Axelsson Olov Höglund/Tommy Larsson Erik Lindskog Peter Holm Jonas Eriksson Håkan Gustavsson Jonas Sundström Per Hörnblad Einar Hillbom Thomas Rönnberg (UClarity)

8 Sid 8 (18) 3 Genomförande 3.1 Start och slut av projektet Projektet startar i november 2014 och avslutas i månadsskiftet oktober/november Varje etapp ska ha en roll-back plan så att Tjänsten ska kunna återställas till senast fungerande läge vid behov. Viktigt att notera är att fr.o.m. migrering av postlådor finns inget automatiskt sätt att backa (rollback) utan därifrån behövs manuell hantering för rollback. 3.2 Etapper och tidplan uppgradering av Planerade aktiviteter för respektive etapp finns redovisade och tidsuppskattade i bilaga [1] Sammanställning av etapper Etapp Beskrivning Uppskattad tid (h) 1 Förberedelser 98 2 Bygga testmiljö 97 3 Genomförande Pilot Pilot Produktionssättning och avslut 72 Summa (inkl. reservtid) 663 timmar Administration 220 timmar Totalt 883 timmar Etapp 1 Förberedelser Etapp 1 omfattar i huvudsak förberedelser inför projektet som till exempel designa infrastrukturen för tjänsten, beställa hårdvara och virtuell testmiljö etc Tidsåtgång 98 timmar Leverabler Projektplan (inkl. kommunikationsplan)

9 Sid 9 (18) Systemkrav (krav på Tjänsten) Beställd och levererad testmiljö (virtuell) Beställd och levererad produktionsmiljö (hårdvara) Nätverk designat och byggt Systemdesign Testplan Kriterier för avslut Samtliga leverabler ska vara godkända av beställaren Beslutspunkter Godkänd projektplan inklusive budget. Godkänd systemdesign Godkända systemkrav Etapp 2 Bygga testmiljö Etappen omfattar att bygga en komplett virtuell testmiljö som ska användas för den aktuella e-posttjänsten Tidsåtgång 97 timmar Leverabler installerad på testmiljö som är testad och verifierad Kriterier för avslut: Testmiljön ska vara verifierad ur ett tekniskt perspektiv Testmiljön ska vara testad ur ett funktionellt perspektiv Beslutspunkter Godkänna eller avvisa start av genomförandeetappen Etapp 3 Genomförande Etappen omfattar att bygga den kompletta produktionsmiljön som ska användas för den aktuella e-posttjänsten.

10 Sid 10 (18) Tidsåtgång 304 timmar Leverabler Hårdvaran till produktionsmiljön installerad i hallarna En produktionsmiljö med installerad som är verifierad ur ett tekniskt perspektiv (inkl. stresstest av diskar) och ett funktionellt perspektiv inklusive integrationstester All dokumentation (se avsnitt 4.8) uppdaterad, granskad och godkänd Övervakningstjänsten (SCOM) konfigurerad och startad E-posttjänsten integrerad mot Kardia Personal i servicedesk utbildad Användare i pilotgruppen ska känna till omfattningen av pilotprojektet och vara informerade om var de vänder sig med ärenden (incidenter samt allmänna ärenden) och synpunkter Katastrofplan kriterier för avslut Samtliga leverabler genomförda och godkända utan rester Beslutspunkter Godkänd katastrofplan Etapp 4 Pilotprojekt 1 Under pilotprojekt 1 kommer en pilotgrupp på ca 200 personer från projektgruppen och ITS att migreras till och utifrån de lärdomar som dras av detta kommer migreringsplan och klientkonfiguration (bland annat) att uppdateras inför pilotprojekt Tidsåtgång 44 timmar Leverabler Migrerad pilotgrupp samt anpassade migreringsrutiner som kan användas i migreringsfasen till pilotprojekt kriterier för avslut Alla postlådor till användare som ingår i pilotprojektet är migrerade till produktionsmiljön

11 Sid 11 (18) Pilotprojektet ska vara utvärderat Beslutspunkter Godkänna eller avvisa pilotprojekt Etapp 5 Pilotprojekt 2 Under pilotprojekt 2 kommer en pilotgrupp på ca 100 personer från någon institution att migreras till och utifrån de lärdomar som dras av detta kommer migreringsplan och klientkonfiguration (bland annat) att uppdateras inför migreringen till produktionen. Pilotprojekt 2 ska omfatta användare med PC, MAC och Unix Tidsåtgång 48 timmar Leverabler Migrerad pilotgrupp samt anpassade migreringsrutiner som kan användas i migreringsfasen till produktionssättning. NKI-undersökning kriterier för avslut Pilotprojektet ska vara utvärderat Beslutspunkter Godkänna eller avvisa resultatet av pilotprojekt Etapp 6 Produktionssättning Migreringen till produktionsmiljön bör ske i etapper och lämplig omfattning på respektive migreringsblock bör kunna bedömas efter genomförda pilotprojekt Tidsåtgång 48 timmar (tidsåtgången är i detta skede väldigt svår att avgöra och har en stor osäkerhet) Leverabler En e-posttjänst baserad på som uppfyller projektmålen kriterier för avslut Ett av beställaren godkänt projektresultat som uppfyller målen. Om målen inte uppfylls ska avvikelserna redovisas och godkännas av beställaren.

12 Sid 12 (18) Beslutspunkter Godkänna produktionssättningen Etapp 7 Avslut och överlämning Etappen syftar till att överlämna projektet till förvaltningsorganisationen Tidsåtgång 24 timmar Leverabler Projektet godkänt och överlämnat till förvaltaren Slutrapport Kriterier för avslut Miljön för 2007 och 2010 är avvecklad Projektet godkänt och överlämnat till förvaltaren Godkänd slutrapport Beslutspunkter Godkänna eller underkänna projektet. Godkänna eller avvisa slutrapporten. 3.3 Etapper och tidplan för generiska e-postadresser Planerat avslut april 2015.

13 Sid 13 (18) Sammanställning av etapper Etapp Beskrivning Uppskattad tid (h) 1 Anpassningar Box, Sympa, Verktyget, Dirigenten Anpassningar i BizTalk Release och deploy 24 Summa Administration Totalt 520 timmar 120 timmar 640 timmar Etapp 1 Anpassningar Etapp 1 omfattar anpassningar i Box, Sympa, Verktyget och Dirigenten Tidsåtgång 376 timmar Leverabler Av testansvarig godkända anpassningar. Testplan Kriterier för avslut Inga kritiska felrapporter får finnas Beslutspunkter Godkänd restlista för eventuella fel Etapp 2 Affärslogik i BizTalk Etapp 2 ny affärslogik i integrationsmotorn BizTalk Tidsåtgång 120 timmar Leverabler Av testansvarig godkänd leverans.

14 Sid 14 (18) Kriterier för avslut Inga kritiska felrapporter får finnas Beslutspunkter Godkänd restlista för eventuella fel Etapp 3 Release & deploy Etapp 3 Release & deploy till produktion Tidsåtgång 24 timmar Leverabler Anpassad infrastruktur inklusive dokumentation Kriterier för avslut Godkänd acceptanstest Beslutspunkter Godkänna eller avvisa leveransen. 3.4 Uppföljning/Rapportering Uppföljning till beställaren sker i form av löpande veckorapporter till Mattias Wallmark. Dokument Projektplan Text till Kunskapsdatabasen Teknisk systemdokumentation Användarinformation och dialog med användarna under projektet Utbildningsmaterial Slutrapport Ansvarig projektresurs Projektledare Specialister tillsammans med service desk Specialister Informationsansvarig Specialister Projektledare

15 Sid 15 (18) Testdokumentation klient/server Testdokumentation klient Testledare Testledare 3.5 Avvikelser Beslut om avvikelser i projektet hänskjuts till beställaren hos IT-enheten. 3.6 Kostnader Beskrivning Antal Pris Belopp Arbetstid ITS kr kr Konsulttjänster kr kr Kostnad (*) produktionsmiljö (10 mån). Se detaljer i bilaga [6] Virtuell testmiljö (1 virtuell maskin) Virtuella maskiner för test av bortfall (1 mån) Summa kr kr kr kr kr (*) Inkluderar investeringskostnader, uppsättningskostnad, driftkostnad, vittne samt avskrivningskostnad för 10 månader under projekttiden. Observera att detta är ett estimat eftersom de behöver göras en förnyad konkurrensutsättning innan det faktiska priset är känt. Detta pris bygger på en förfrågan på 1 maskin (produktionsmiljön kommer bestå av 6 maskiner).

16 Sid 16 (18) 3.7 Risker Riskbeskrivning Sannolikhet Påverkan Risk Expo. Riskhantering A Brist på resurser, speciellt nyckelresurser, leder till fördröjningar i projektet Projektet kommer direkt att begära resurser så att resursförsörjningen hinner hantera behovet. B Osäker migreringstakt Utföra migreringen utanför kontorstid så att eventuella fördröjningar inte påverkar verksamheten. C Migreringen påverkar verksamheten Utföra migreringen utanför kontorstid för att minska störningen för användarna. Genomföra 2 stycken pilotprojekt för att upptäcka fel och vrister i genomförandet. D Missnöje kring den generiska e-postadressen Föra en dialog om policy och problem med IT-kontaktpersoner. E Oväntade och tidskrävande problem med migreringen av användare till Använd expertkonsult som rådgivare F Många inblandade resurser som innebär många kontaktytor och svårt att planera Framförhållning i resursplaneringen 2. Kalenderreservtid i planeringen så att planen tål ställtid pga tillfällig resursbrist

17 Sid 17 (18) Sannolikhet 5 C F 4 E 3 D AB 2 Värdering: 1 låg, 3 medium, 5 hög Beräkningsmodell: Sannolikhet x Påverkan = Riskexponering Påverkan 3.8 Dokumentation Projektet ska leverera följande dokumentation som avspeglar alla införda ändringar: Användardokumentation i kunskapsdatabasen First contact resolution list En SAD för E-posttjänsten och berörd IT-infrastruktur En uppdaterad EA-karta Manual för applikationsdriften av, inklusive o Installationsanvisningar o Backuprutiner och återställningsrutiner o Katastrofplan o Konfigurationshantering som beskriver hur samtliga resurser ska konfigureras och hur de relaterar tillvarandra. o Uppdateringsrutiner Dokumentation för övervakning med automatiska larm där det framgår o Vad som ska hända när ett automatiskt larm uppstår o Ansvarig roll för automatiska larm o En checklista som styrker att begärda övervakningsparametrar övervakas Ändringshantering o Hur sker ändringshantering Incidenthantering

18 Sid 18 (18) o Eskaleringsrutiner o Vilka nyckeltal som ska följas upp för aktiv felhantering 3.9 Möten Frekvens Typ av möte Mötesdeltagare 2 gg/v Scrummöte Behovsstyrt (projektdeltagare + beställare) Var annan vecka Var annan till var tredje vecka Avstämningsmöte Styrgruppsmöte Behovsstyrt (projektdeltagare + beställare) Styrgrupp, projektledare 4 Kommunikationsplan Projektet har löpande veckomöten för avstämning och löpande planering. Projektet använder Sharepointytan på Där återfinns också kommunikationsplanen.