Projektplan. Koncernkatalog. Etapp 2

Transkript

1 Projektplan Koncernkatalog Etapp 2 Uppdragsgivare: Torbjörn Wiberg Identitet: umuit-kk2-02 Dokumentansvarig: Magnus Andersson Version: 1.2 Dokumentstatus: Fastställd Versionsdatum:

2 Versionshistorik Ver Datum Ändrad av Kommentar Magnus Andersson Upprättat utkast Magnus Andersson Bearbetat utkast Magnus Andersson Bearbetat utkast Magnus Andersson Bearbetning efter möte med uppdragsgivare Magnus Andersson Bearbetning Magnus Andersson Bearbetning efter möte Niklas Lundgren Magnus Andersson Bearbetning efter möte med biträdande projektledare Magnus Andersson Justering av tidplan och tider Magnus Andersson Godkänd och fastställd av uppdragsgivaren efter revidering av 2.7 Externa beroenden Magnus Andersson Justering efter ledningsgruppsmöte Magnus Andersson Justering efter ledningsgruppsmöte. DP 7 bortplockat samt ändring av namn och innehåll i DP 6. Tidjusteringar. Sid 1

3 Innehållsförteckning 1 INLEDNING BAKGRUND SYFTE MÅL DEFINITIONER OCH FÖRKORTNINGAR PROJEKTBESKRIVNING OMFATTNING AVGRÄNSNING TIDPLAN KOSTNAD AVSLUTSKRITERIER PROJEKTAVVIKELSER EXTERNA BEROENDEN PROJEKTORGANISATION BESKRIVNING AV ANSVAR OCH RESURSER Uppdragsgivarens ansvar Ledningsgruppens ansvar Projektledarens ansvar Biträdande projektledarens ansvar Delprojektledarnas ansvar Projektdeltagares ansvar RESURSER Uppdragsgivare Ledningsgrupp Projektledare Biträdande projektledare Delprojektledare Projektdeltagare GENOMFÖRANDE DP1 - PROJEKTSTART DP2 - MODIFIKATION AV KONCERNKATALOGEN VER DP3 - ADMINISTRATIONSVERKTYG DP4 - ROLLER DP5 - DATA/INFORMATION DP6 - KK VER DP 8 - ORGANISATIONSVERKTYG DP 9 - POLICY DP 10 - INFORMATION DP 11 - UTBILDNING DP 12 - PROJEKTAVSLUT RAPPORTERING INTERNT EXTERNT SAMVERKAN INTRESSENTER KVALITETSGRANSKNING Sid 2

4 9 DOKUMENT RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS PROJEKTSTATISTIK BILAGEFÖRTECKNING Sid 3

5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Under 2004 påbörjades ett projekt vars syfte var att införa en Koncernkatalog vid Umeå universitet. Projektet indelades på grund av sin omfattning i olika etapper. Den första etappen avslutades i slutet av mars månad 2005 i samband med att den första versionen av Koncernkatalogen togs i drift. Den första etappen innefattade ett omfattande kartläggningsoch utredningsarbete angående arkitektur, teknik och dataflöden samt en utvecklings- och implementationsfas vilket resulterade i att den första versionen av Koncernkatalogen driftsattes i slutet av mars månad. Den första versionen av Koncernkatalogen innefattar alla aktiva studenter och anställda vid Umeå universitet. Uppgifter om dessa hämtas från de två huvudsakliga källsystemen, Primula och Ladok. Informationen om respektive individ är dock begränsad till identitetsrelaterade och organisationella uppgifter. För att kunna nyttja katalogen i ett vidare perspektiv är det i etapp 2 nödvändigt att utöka informationen om respektive individ, dels via import från andra källsystem, dels genom inmatning via ett administrativt gränssnitt. 1.2 Syfte Syftet med projektet är att vidareutveckla den existerande koncernkatalogen och därigenom skapa förutsättningar för: att göra kostnadsinbesparingar genom effektivisering och ökad centralisering av systemadministration. att höja informationskvalitén i våra datorsystem genom synkronisering av grundläggande person- och objektdata. en säker och rationell identitetshantering. att införa infratjänster som autentisering och auktorisation att införa nya tjänster och applikationer som personliga portaler 1.3 Mål Det övergripande målet med projektet är att vidareutveckla den nuvarande Koncernkatalogen genom att utöka informationsinnehållet och funktionaliteten. I etapp 2 är delmålen: att ha fastställt en policy för koncernkatalogen, som innefattar vilka system som metakatalogen ska omfatta, vilka krav som ställs på dessa, samt regler och riktlinjer för åtkomst till data i katalogen. att utveckla och implementera ett administrativt gränssnitt till koncernkatalogen för införande och editering av information på både individ och organisationell nivå. att utöka katalogens informationsmängd genom att dels hämta mer information från existerande källsystem, dels ansluta fler system till katalogen. att utreda och förbereda hantering av grupper i katalogen. Sid 4

6 1.4 Definitioner och förkortningar Accesskatalog/-er Utdrag ur katalogen som utformats speciellt för att tillhandahålla katalogtjänster till klienter i allmänhet eller till vissa klienter. Auktorisation Autentisering Identitet Katalog Administrationsverktyg Katalogtjänst Auktorisation är processen där ett objekts behörighet till en viss resurs, t.ex. att använda en applikation eller att utföra en viss operation, kontrolleras. Auktorisationen kan baseras på en mängd olika parametrar, t.ex. vilken roll objektet har i organisationen, autentiseringens styrka, policy. Autentisering är processen där en uppgiven identitet hos ett objekt kontrolleras. Objektets identitet kan prövas med: - något som objektet känner till, t.ex. ett lösenord. - något objektet har, t.ex. ett smart-card eller ett certifikat. - något objektet är, t.ex. fingeravtryck eller biometri. En identitet är ett namn och en bakgrund (historia) som kan knytas till en bestämd person. I tekniska system är en identitet ofta ett särskiljande namn (användarnamn) eller annan beteckning (anställnings-, kundnummer) som tilldelas en bestämd användare, oftast i kombination med ett lösenord. Data om personer, organisatoriska enheter och resurser. Ett gränssnitt för administration av identitets-, behörighetsoch resursdata i katalogen. Tjänst för access till katalogdata över t.ex. LDAP. Källsystem Ursprungssystem, t.ex. personalsystem, telefonisystem, e- postsystem etc., varifrån grundläggande katalogdata hämtas till och/eller synkroniseras med koncernkatalogen. LDAP Metakatalog Middleware Lightweight Directory Access Protocol. Ett protokoll som används för att slå upp katalogdata i en katalog. IT-system som överför data till katalogen från dess källsystem och som levererar katalogdata till övriga ITsystem i metakatalogstrukturen. Ett skikt av programvara mellan nätverket och applikationerna. Programvaran tillhandahåller tjänster som Sid 5

7 identifiering, autentisering, auktorisation, kataloger och säkerhet. SPOCP Simple POlicy Control Project. Ett policybaserat auktorisationssystem. 2 Projektbeskrivning 2.1 Omfattning Projektet omfattar en vidareutveckling av den existerande koncernkatalogen och tillhörande system, vilket innebär: Utveckling och införandet av ett administrationsverktyg. Utredning och införande av roller. Utökning av informationsmängden i den existerande katalogen. Framtagande av en policy för koncernkatalogen. Förutom ovanstående punkter innefattas även en utredning av hur grupper ska hanteras i koncernkatalogen samt utveckling av ett verktyg för hantering av den övergripande organisationsstrukturen. Projektet är omfattande och har därför indelats i ett flertal delprojekt som i sin tur kan vara indelat i olika aktiviteter. De olika delprojekten är: 1. Projektstart 2. Modifikation av koncernkatalogen ver 1 3. Administrationsverktyg 4. Roller 5. Data/Information 6. KK ver Organisationsverktyg 8. Policy 9. Information 10. Utbildning 11. Projektavslut I respektive delprojekt skall en delprojektplan upprättas av aktuell delprojektledare i samverkan med projektledaren. 2.2 Avgränsning Projektet ansvarar inte för införande av eller support till tjänster som nyttjar koncernkatalogen. Sid 6

8 2.3 Tidplan Projektstart: Projektavslut: För en mer detaljerad tidplan se bifogad tidplan. 2.4 Kostnad Ansvarig för respektive delprojekt skall i samband med att en delprojektplan upprättas uppskatta kostnaderna, d.v.s. tid och nödvändiga resurser för delprojektet. 2.5 Avslutskriterier Vid avslutning av respektive delprojekt skall delprojektledaren upprätta och överlämna en delprojektrapport till projektledaren. I samband med att projektet avslutas skall projektledaren upprätta en slutrapport som överlämnas till uppdragsgivaren. 2.6 Projektavvikelser Projektledaren får inte avvika från projektplanen utan att ha förankrat avvikelsen hos ledningsgruppen. Delprojektledare måste rapportera avvikelser från fastställd tidplan som omfattar mer än 20 % av fastslagen tid (h) till projektledaren. Önskemål och förslag om avvikelser/ändringar från fastslagen delprojektplan ska tillsammans med ett underlag, som innefattar beskrivning av och motivation till föreslagen ändring, lämnas till projektledaren. 2.7 Externa beroenden Projektet kommer att kunna påverkas av följande projekt och organisationer: Administrativ utveckling GÉANT2 JRA5 Internet 2 Ladok på webb SwAMI Terena Projektledarna ansvarar för att aktiviteter och händelser i ovanstående projekt och organisationer bevakas. Sid 7

9 3 Projektorganisation 3.1 Beskrivning av ansvar och resurser Projektet är organiserat med uppdragsgivare, ledningsgrupp, projektledare, biträdande projektledare, delprojektledare samt arbetsgrupper enligt nedanstående principiella figur: Uppdragsgivare Ledningsgrupp Projektledare Biträdande projektledare Delprojektledare Delprojektledare Delprojektledare Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Uppdragsgivarens ansvar Uppdragsgivaren är ordförande i projektets ledningsgrupp Ledningsgruppens ansvar Ledningsgruppen är ett beslutsfattande organ som ansvarar för att det finns tydliga direktiv att följa och ska godkänna delprojektplaner innan delprojekten startar. Ledningsgruppen kommer att sammanträda på fastställda tidpunkter och vid brådskande ärenden ska projektledaren sammankalla gruppen och föredra ärendet Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för övergripande planering och styrning av projektet. Inom ramen för detta ska projektledaren: upprätta en projektplan. föreslå och/eller utse delprojektledare och projektdeltagare i samarbete med ledningsgruppen. leda och samordna arbetet i projektet, informera och motivera. rapportera till uppdragsgivare och intressenter. Sid 8

10 sammankalla till och leda projektmöten. rapportera större avvikelser samt föreslå korrigeringar. vidta lämpliga åtgärder vid störningar i projektet. ansvara för dokumentation av projektet Biträdande projektledarens ansvar Biträdande projektledare skall bistå projektledaren samt ansvarar för att koordinera och samordna delprojekt 3-8 så att resurserna inom dessa utnyttjas till fullo. Inom ramen för detta ska den biträdande projektledaren: Ta emot och följa upp veckorapporter från delprojektledare. Månadsvis sammanställa vilken tid som lagts ned på respektive delprojekt Delprojektledarnas ansvar Delprojektledarna ansvarar för att i samverkan med projektledaren planera, genomföra och följa upp respektive delprojekt. Inom ramen för detta ansvar ska projektledaren: tillsammans med projektledarna upprätta en delprojektplan. leda och samordna arbetet i delprojektet. rapportera till biträdande projektledaren. sammankalla till och leda delprojektmöten. rapportera avvikelser samt föreslå korrigeringar. ansvara för dokumentation av delprojektet. upprätta en delprojektrapport Projektdeltagares ansvar Projektdeltagarna ingår i en eller flera arbetsgrupper och ska utifrån projektplan och delprojektplan/-er utföra inplanerat arbete. Det ligger på projektdeltagarnas ansvar att rapportera avvikelser från delprojektplan samt föreslå korrigeringar. 3.2 Resurser Uppdragsgivare Torbjörn Wiberg, IT-chef vid Umeå universitet är uppdragsgivare Ledningsgrupp Torbjörn Wiberg Magnus Andersson Roland Hedberg Magnus Söderlund Niklas Lundgren IT-enheten IT-enheten IT-enheten UMDAC UMDAC Projektledare Magnus Andersson, IT-enheten, är av uppdragsgivaren utsedd till projektledare. Sid 9

11 3.2.4 Biträdande projektledare Magnus Söderlund, UMDAC, är av uppdragsgivaren utsedd till biträdande projektledare Delprojektledare Projektledaren har utsett följande delprojektledare: Delprojekt DP1 Projektstart DP2 - Modifikation av KK ver 1 DP3 - Administrationsverktyg DP4 Roller DP5 - Data/Information DP6 KK ver 2.1 DP8 Organisationsverktyg DP9 Policy DP10 Information DP11 Utbildning DP12 Projektavslut Delprojektledare Magnus Andersson, IT-enheten Roland Hedberg, IT-enheten Tommy Larsson, UMDAC Magnus Söderlund, UMDAC Håkan Gustafsson, UMDAC Magnus Jonsson, UMDAC Annica Scott, UMDAC Magnus Andersson, IT-enheten Magnus Andersson, IT-enheten Magnus Andersson, IT-enheten Magnus Andersson, IT-enheten Projektdeltagare Delprojektledarna kommer tillsammans med projektledarna att utse de personer som deltar i projektet. Antalet personer kommer att hållas litet och kompetensprofilen kommer att styra urvalet. Sid 10

12 4 Genomförande Projektet är indelat i 12 delprojekt som i sin tur i kan vara indelade i olika aktiviteter. Delprojektplaner ska utvecklas av delprojektledarna i samverkan med projektledarna och ska ha godkänts av uppdragsgivaren innan delprojekten startar. Vid avslutning av delprojekten skall en delprojektrapport upprättas för respektive delprojekt. 4.1 DP1 - Projektstart Delprojektet innefattar framtagande och fastställande av projektplan, planering av arbetet samt urval och kontakt med projektdeltagare. Projektplanen ska förankras hos uppdragsgivaren. Projektledaren Deltagare: Uppdragsgivaren Projektledaren Biträdande projektledaren Projektkoordinator från UMDAC Tid: Projektplan 4.2 DP2 - Modifikation av koncernkatalogen ver 1 Delprojektet omfattar modifikation, uppgraderingar och buggrättningar av koncernkatalogen version 1 vilket innefattar: Införande, test och driftsättning av ny version av metakatalogverktyget UDS/Open Metadir. Schemaändringar enligt specifikationen för noredu*1.4. Införandet, test och driftsättning av tjänst för att skapa unika objektidentiteter och i samband med detta skall identitetsskapandet för individer flyttas från KDB till tjänsten. Revision av koncerndatabasen. Översyn av kopplingar till källsystemen Ladok och Primula. Införande, test och driftsättning av tjänst för ändring av centrala användarnamn. Roland Hedberg Deltagare: Av delprojektledaren utsedda projektdeltagare Tid: Modifierad och uppdaterad koncernkatalog, delprojektrapport. Sid 11

13 4.3 DP3 - Administrationsverktyg Delprojektet innefattar utveckling och införande av ett administrationsverktyg för editering av katalogdata i koncerndatabasen. Verktyget skall vara portalbaserat och förutom införandet av själva applikationen ska arbetet inom delprojektet fokuseras på följande aktiviteter: Organisatoriska underavdelningar och employees Inom aktiviteten skall en lösning där institutioner och enheter kan skapa underliggande avdelningar och fördela personal till dessa tas fram. Det skall också vara möjligt att lägga till individer som betraktas som en i personalen men inte uppbär lön vid Umeå universitet, s.k. employees, till sin personallista. Organisationsrelaterad information Inom denna aktivitet skall en lösning som möjliggör införande och editering av information rörande organisatoriska enheter, t.ex. adress, telefon, faxnummer m m, tas fram. Individrelaterad information Inom denna aktivitet skall en lösning som möjliggör införande och editering av information rörande enskilda individer tas fram. Roller I denna aktivitet ska funktionalitet för att införa olika typer av roller i katalogen utvecklas. Arbetet med detta ska utgå från det underlag för införande av roller som tas fram i delprojekt 4 Roller. Delprojektet ska efter respektive aktivitet leverera ny funktionalitet av verktyget till driftmiljön. Tommy Larsson, UMDAC Deltagare: Projektledaren Biträdande projektledare Av delprojektledaren utsedda projektdeltagare Tid: Administrationsverktyg till koncerndatabas. Delprojektrapport. Sid 12

14 4.4 DP4 - Roller Delprojektet innefattar dels en utredning kring rollbegreppet och dels framtagandet av ett underlag för ett införande av roller i delprojekt 3. Magnus Söderlund, UMDAC Deltagare: Uppdragsgivaren Av delprojektledaren utsedda projektdeltagare Tid: Implementationsplan för roller. Delprojektrapport. 4.5 DP5 - Data/Information Delprojektet är fokuserat på att utöka informationsmängden i koncernkatalogen. Arbetet innefattar dels en utredning och dels ett införande av: - Kursinformation från Ladok - Telefonuppgifter från universitetets telesystem. - E-postadresser från universitetets e-postservrar Håkan Gustafsson, UMDAC Deltagare: Projektledaren Biträdande projektledare Av delprojektledaren utsedda projektdeltagare Tid: Utökad informationsmängd i koncernkatalogen. Delprojektrapport Sid 13

15 4.6 DP6 - KK ver 2.1 Målsättningen med version 2.1 är att utöka katalogens informationsmängd för att kunna införa s.k. "white pages" information. Till skillnad mot tidigare versioner kommer information nu även att erhållas från katalogens administrationsverktyg. Huvuddelen av den information som ska vara möjlig att föra in i ver 2.1 kommer att vara knuten till redan existerande objekt, dvs. individer och organisationer. Exempel på sådan information är telefonnummer, e-postadresser och roller. Det kommer dock även att föras in nya typer av objekt, t.ex. kurser från Ladok. Arbetet med driftsättningen kommer att innefatta anpassning och justering av: KDB RDF-grafer Adaptrar LDAP-schema Tester Delprojektets huvudmål är att samordna och ansvara för det praktiska arbetet med driftsättningen av version 2.1 av Koncernkatalogen. Förutom detta ska delprojektet också utreda och ta fram en lösning för hur titlar ska införas och hanteras i koncernkatalogen. De erfarenheter som erhållits under tidigare driftsättningar och i samband med driftsättningen av ver 2.1 ska dokumenteras så att de kan nyttjas som rutiner och riktlinjer vid framtida uppdateringar och driftsättningar av katalogen. Delprojektledaren ska tillsammans med biträdande projektledare ta fram en delprojektplan där arbetet inom delprojektet struktureras och planeras. Magnus Jonsson, UMDAC. Deltagare: Biträdande projektledare Roland Hedberg, IT-enheten Av delprojektledaren utsedda projektdeltagare Tid: Koncernkatalogen ver 2.1 driftsatt. Dokumenterade rutiner och riktlinjer för driftsättning. Delprojektrapport. Sid 14

16 4.7 DP 8 - Organisationsverktyg Delprojektet skall utveckla och implementera en applikation för hantering av katalogens organisationsstruktur. Applikationen ska hantera den övre delen av organisationsträdet, d.v.s. de organisatoriska enheter där det krävs ett formellt beslut för ett inrättande, från toppen ned till institutions- och enhetsnivå. Den färdiga applikationen ska kunna hanteras av 2-3 personer på central nivå som utifrån formella beslutsunderlag ansvarar för att den övre delen av organisationsträdet är korrekt. Annica Scott Deltagare: Av delprojektledaren utsedda projektdeltagare Tid: Applikation för hantering av organisationsstruktur. Delprojektrapport. 4.8 DP 9 - Policy Delprojektet innefattar framtagandet av en policy för koncernkatalogen, som ska beskriva vilka system som metakatalogen omfattar, vilka krav som ställs på dessa samt regler och riktlinjer för tillgång till katalogens data. Projektledaren Deltagare: Ledningsgrupp Tid: Policydokument för koncernkatalogen 4.9 DP 10 - Information Information, intern marknadsföring samt kommunikation om projektet och koncernkatalogen. Projektledaren Deltagare: Åsa Nordström, IT-enheten Tid: Informationsplan, webbplats Sid 15

17 4.10 DP 11 - Utbildning Kartläggning av utbildningsbehov samt genomförande av eventuell utbildning av slutanvändare och systemägare. Projektledaren Deltagare: Åsa Nordström, IT-enheten Personal från Supportgruppen, UMDAC Tid: Utbildningar, utbildningsmaterial, delprojektrapport DP 12 - Projektavslut Projektet utvärderas och avslutas. Projektledaren Deltagare: Biträdande projektledare. Delprojektledare. Tid: Slutrapport 5 Rapportering 5.1 Internt Rapporteringen inom projektet kommer att ske i samband med kontinuerliga avstämningsmöten med projektledarna och delprojektledarna. Dessa möten kommer att hållas var tredje vecka. För respektive delprojekt ska rapportering ske i form av en skriftlig veckorapport som upprättas delprojektledaren. Veckorapporten ska vara utformad efter en i projektet fastställd mall och ska innehålla: en kort beskrivning av det arbete som utförts under den gångna veckan. en redogörelse för hur mycket tid som lagts ned på respektive delfas under veckan. en beskrivning av eventuella problem och risker som identifierats. Respektive delprojektledare ansvarar för att veckorapporten sammanställs och, i normalfallet, skickas till biträdande projektledare senast första arbetsdag efter aktuell vecka. Sid 16

18 5.2 Externt Under projektets gång kommer en kontinuerlig rapportering av projektets framskridande att ske på: Förutom denna information bör även följande personer och grupper informeras i form av möten eller utskick: Universitetsledning Dekaner Chefer vid universitetsförvaltningen Systemägare och systemadministratörer vid institutioner/enheter IT-ansvariga vid institutioner/enheter 6 Samverkan Under projektet skall samverkan ske med såväl internationella som nationella projekt och organisationer samt lokala systemägare och övriga intressenter. I delprojektet Information kommer lämpliga samverkansorgan att identifieras och definieras. 7 Intressenter Förutom de personer och enheter som ingår i projektet kommer det även att beröra och påverka ett stort antal personer, grupper och enheter. I delprojektet Information kommer dessa att identifieras och innefattas i den informationsplan som där ska upprättas. 8 Kvalitetsgranskning Projektet ledningsgrupp kommer att utse en kvalitetsgranskare av projektet. Denne ska kontinuerligt kontrollera att fastställda planer följs, samt granska de dokument som tas fram under projektet. Kvalitetsgranskaren ska rapportera till projektledarna och respektive delprojektledare. 9 Dokument Följande dokument ligger till grund för projektet: ROI-kalkyl 10 Risk- och sårbarhetsanalys Följande risker och sårbarheter har identifierats: Den totala kostnaden för projektet samt det kommande systemet är i startskedet inte överblickbar. Projektet innefattar ett par nyckelpersoner som är delaktiga i ett flertal moment. Sid 17

19 Den interna kompetensen kring området är god men begränsad till ett fåtal personer. Projektet är indelat i ett flertal delprojekt där det förekommer beroenden mellan några av dem. Det finns endast ett fåtal liknande projekt på nationell och internationell nivå som kan fungera som förebild. 11 Projektstatistik Deltagarna i projektet ska redovisa nedlagd arbetstid i projektet. Tiden rapporteras mot de planerade delprojekten. 12 Bilageförteckning Bilaga 1 Tidplan Sid 18