Owe Karlsson, ordförande Kungshamn Södra Bengt Lorentsson, ordförande Kungshamn Norra Jan Ulvemark, ordförande Smögen

Transkript

1 Plats och tid Kommunhuset, Långö, Kungshamn den 20 april 2018 kl Beslutande Helene Stranne (M) ordförande Kerstin Johansson (C) Håkan Hansson (L) Elving Claesson (S), vice ordförande Kent Östergren (S) Kristina Bock Grahl (C) Närvarande ersättare Övriga deltagare Christina Höij (M) Kristina Bock Grahl (C) Owe Karlsson, ordförande Kungshamn Södra Bengt Lorentsson, ordförande Kungshamn Norra Jan Ulvemark, ordförande Smögen Vivi-Ann Gustafsson (S) Eva Gustavsson (S) Camilla Kristiansson, ordförande Hunnebostrand Isolde Johansson, valsamordnare Justerare Kent Östergren (S) Justering Kommunhuset, kansliavdelningen, den 24 april 2018 kl Sekreterare Ordförande Isolde Johansson Helene Stranne Justerare Kent Östergren Anslagsbevis Valnämndens protokoll är justerat. Protokollet är anslaget under tiden Under anslagstiden kan ärendet överklagas enligt Kommunallagen. Protokollet förvaras på kommunkansliet. Siv Bennis Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 1(15)

2 Innehållsförteckning Godkännande av dagordning... 3 Träff med valdistriktens ordförande... 4 Förordnande av röstmottagare... 5 Röstmottagare på Sotenäs kommuns äldreboenden... 6 Ambulerande röstmottagare... 7 Budröstning med brevbärare... 8 Delegation att utse röstmottagare... 9 Undertecknande av handlingar Utkvittering av valförsändelser från PostNord Länsstyrelsens informationsdagar Information om Valmyndighetens valdatasystem Information från Valmyndigheten Avtackning Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 2(15)

3 VN 16 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 3(15)

4 VN 17 Dnr KA 2018/373 Träff med valdistriktens ordförande Valnämnden har inbjudit valdistriktens ordförande till dagens sammanträde för genomgång av röstmottagarorganisationen och diskussion om aktuella frågor. Valnämnden kommer att utse en ledamot eller ersättare som särskild kontaktperson vid varje valdistrikt. Valnämnden tar del av informationen. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 4(15)

5 VN 18 Dnr KA 2018/373 Förordnande av röstmottagare Ett förslag till organisation för röstmottagarna vid valet 2018 i kommunens fem valdistrikt har tagits fram. I varje röstningslokal för förtidsröstning ska finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras. Det måste dock alltid finas två röstmottagare närvarande i röstningslokalen. Om det inte finns fler än två röstmottagare ska det finnas röstmottagare som kan byta av t ex vid lunchraster. Eftersom de flesta väljare som förtidsröstar gör det under sista veckan före valdagen, kan det finnas skäl att sätta in flera röstmottagare i vissa lokaler. Det ska finnas minst fyra röstmottagare i varje vallokal för röstning på valdagen, varav en ordförande och en vice ordförande. Minst tre röstmottagare måste vara närvarande samtidigt i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa ska vara ordföranden eller vice ordföranden. Valmyndigheten tillhandahåller utbildningsmaterial för röstmottagare, som publiceras på valmyndighetens hemsida Endast den som fått sådan utbildning som krävs för uppdraget får förordnas som röstmottagare. Det innebär att det är obligatoriskt med utbildning av alla röstmottagare. Förteckning över röstmottagningsställen och röstmottagare 2018 delas ut vid valnämndens sammanträde. Beslutsunderlag Valsamordnarens tjänsteutlåtande Förteckning över röstmottagare per valdistrikt Valnämnden beslutar att fastställa förslag till röstmottagarorganisation för valet Valförrättare ska ha genomgått obligatorisk utbildning. Valnämnden utser följande ledamöter eller ersättare som särskild kontaktperson vid varje valdistrikt: Eva Gustavsson (S) Kungshamn Södra, Kerstin Johansson (C) och Vivi-Ann Gustafsson (S) Kungshamn Norra, Kristina Bock Grahl (C) Smögen, Christina Höij (M) Hunnebostrand och Håkan Hansson (L) Askum-Tossene. Skickas till Valdistriktens ordförande Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 5(15)

6 VN 19 Dnr KA 2018/288 Röstmottagare på Sotenäs kommuns äldreboenden Valnämnden beslutade att anordna röstning vid allmänna valen 2018 onsdagen den 5 september kl på Kvarnbergets äldrecentrum i Kungshamn och torsdagen den 6 september kl på Hunnebohemmet, Hunnebostrand. Röstmottagare för röstningen på äldreboenden skulle utses vid senare sammanträde, när valorganisationen fastställs. Röstmottagningsställen på äldreboenden är röstningslokaler för förtidsröstning och ska registreras hos Valmyndigheten, även om de utgör s k röstningslokaler med begränsat tillträde. Beslutsunderlag Valnämndens 10/2018 Valsamordnarens tjänsteutlåtande Valnämnden beslutar att förordna Owe Karlsson, Kungshamn, och Camilla Kristiansson, Hunnebostrand, som röstmottagare vid röstningen på Sotenäs kommuns äldreboenden. Skickas till Avdelningschef äldreomsorg Kvarnbergets äldrecentrum Hunnebohemmet Owe Karlsson Camilla Kristiansson Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 6(15)

7 VN 20 Dnr 2018/378 Ambulerande röstmottagare Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina röster i bostaden till särskilt förordnade röstmottagare, ambulerande röstmottagare. Kommunen ska tillhandahålla ambulerande röstmottagare. Kommunen bestämmer själv ambitionsnivån, t ex vilka tider som ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga. Information om hur en väljare beställer de ambulerande röstmottagarna kan finnas på kommunens webbplats och i annat informationsmaterial. Lämpligt är att väljaren beställer genom valnämndens kansli som vidareförmedlar uppgiften till röstmottagarna. Samma regler som gäller vid röstmottagning i en röstningslokal för förtidsröstning ska tillämpas. Dvs minst två ambulerande röstmottagare ska alltid arbeta tillsammans hela tiden. Ambulerande röstmottagare har samma status som övriga röstmottagare, vilket innebär att skyldigheten för valnämnden att utbilda även gäller för dessa. Valmyndigheten rekommenderar att ambulerande röstmottagare kopplas till och utgör en del av verksamheten i en förtidsröstningslokal, dvs ambulerande röstmottagare redovisas inte som ett eget röstningsställe. Beslutsunderlag Valsamordnarens tjänsteutlåtande Valnämnden beslutar att förordna Eva Gustavsson, Ann-Marie Hermansson och Isolde Johansson som ambulerande röstmottagare vid allmänna valen De ambulerande röstmottagarna ska utgöra en del av verksamheten i förtidsröstningslokalen i Kungshamn. Skickas till Ordförandena i Kungshamns Norra och Södra valdistrikt Röstmottagarna Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 7(15)

8 VN 21 Dnr 2018/376 Budröstning med brevbärare Enligt vallagen (2005:837) 7 kap 4-5 biträder Postnord Group AB vid val genom att lantbrevbärare agerar bud. Begreppet lantbrevbärare finns emellertid inte längre, utan det är en brevbärare som tar hand om budröstningen. PostNord använder idag termer som inre respektive yttre utdelning. Det kan vara samma brevbärare som på förmiddagen delar ut post i tätorten, men på eftermiddagen delar ut post i omgivande landsbygd. De röster som brevbärarna tar emot ska lämnas in till något röstmottagningsställe. Valnämnden ska ge brevbärarna instruktion om var de ska lämna in mottagna röster. Valmyndigheten förser brevbärarna med skriftlig instruktion och material för budröstning genom PostNord. Varje kommun måste kontakta Posten lokalt för att ta reda på vilka brevbärarlinjer som passerar i kommunen och göra upp om var rösterna ska lämnas in. Det kan bli nödvändigt att överlägga med andra kommuner om var rösterna ska tas emot, då brevbäraren kan ta emot röster i flera kommuner. Beslutsunderlag Valsamordnarens tjänsteutlåtande Valnämnden tar del av informationen om budröstning med PostNords brevbärare. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 8(15)

9 VN 22 Dnr KA 2018/377 Delegation att utse röstmottagare Förslag till valorganisation utarbetas i samråd med valdistriktens ordförande. Valnämnden beslutar om förordnande av röstmottagare. I varje röstningslokal för förtidsröstning ska finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras, dock måste det alltid finnas två röstmottagare närvarande i röstningslokalen. Det ska finns minst fyra röstmottagare för varje valdistrikt, varav en ordförande och en vice ordförande. Minst tre röstmottagare måste vara närvarande samtidigt i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa ska vara ordföranden eller vice ordföranden. Valorganisationen kan behöva kompletteras under den tid som röstningen pågår 22 augusti - 9 september. Beslutsunderlag Valsamordnarens tjänsteutlåtande Valnämnden beslutar att ordföranden, vice ordföranden och valsamordnaren, två i förening, får utse röstmottagare. Delegationsbeslut ska anmälas till nämnden vid nästkommande sammanträde. Skickas till Revisionen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 9(15)

10 VN 23 Dnr KA 2018/375 Undertecknande av handlingar I valnämndens reglemente som antogs av kommunfullmäktige , 58, finns bestämmelser om undertecknande av handlingar i 22. Avtal, skrivelser och andra handlingar som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden, eller vid dennes förfall vice ordföranden, och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Beslutsunderlag Valsamordnarens tjänsteutlåtande Valnämnden beslutar att valsamordnaren får kontrasignera avtal, skrivelser och andra handlingar som beslutats av nämnden och undertecknats av ordföranden eller vid dennas förfall vice ordföranden. Delegationsbeslut ska anmälas till nämnden vid nästkommande sammanträde. Skickas till Ekonomiavdelningen Revisionen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 10(15)

11 VN 24 Utkvittering av valförsändelser från PostNord 2018 PostNord Sverige, Produktionsutveckling Göteborg, efterfrågar vilka personer inom valkansliet och valnämnden i Sotenäs, som är utsedda att kvittera ut försändelser med röster från PostNord inför valen Valnämnden utser Isolde Johansson, Anna-Lena Höglund, Siv Bennis, Jill Lindahl, Ylva Front, Birgitta Henriksson samt Helene Stranne och Kent Östergren att var för sig kvittera ut valförsändelser från PostNord. Skickas till PostNord Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 11(15)

12 VN 25 Länsstyrelsens informationsdagar Länsstyrelsen i Västra Götaland har 18 och 19 april anordnat informationsträffar inför valet 2018 för länets kommuner. Ordföranden Helene Stranne (M) informerar från gårdagens möte med länsstyrelsen om valsystemet, förändringar i vallagstiftningen, nya regler om anmälan av kandidater, Valmyndighetens informationsmaterial samt säkerhetsfrågor. Vid genomgången betonas vikten av ett bra samarbete med säkerhetssamordnare och kommunikatörer i kommunerna. Länsstyrelsen kommer att anordna en särskild genomgång om säkerhetsfrågor längre fram under våren. Valnämnden tar del av informationen. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 12(15)

13 VN 26 Information om Valmyndighetens valdatasystem Valsamordnaren informerar om Valmyndighetens valdatasystem och visar bland annat registrering av röstningslokaler samt Valmyndighetens bibliotek med olika handledningar och nyhetsbrev. Valnämnden tar del av informationen. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 13(15)

14 VN 27 Information från Valmyndigheten Valmyndighetens Nyhetsbrev 2018:5 V och 2018:5 L har skickats ut till valnämndens ledamöter. Valmyndigheten har betalat ut statsbidrag till Sotenäs kommun SEK. Valnämnden tar del av informationen. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 14(15)

15 VN 28 Avtackning Elving Claesson (S) har avsagt sig uppdraget som valnämndens vice ordförande. Ordföranden Helene Stranne (M) tackar Elving Claesson för det goda samarbetet och för den omsorg han lagt ned på förberedelserna inför 2018 års val. Helene Stranne överlämnar blommor från valnämnden och önskar Elving Claesson lycka till i framtiden. Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 15(15)