Hänt i veckan - aktivitetsrapport från avdelningsstyrelsen till sektionerna

Transkript

1 Hänt i veckan - aktivitetsrapport från avdelningsstyrelsen till sektionerna Nr: 38/2012 Omfattar perioden 10 december 19 december december Rapport från KS Samverkan (Lena Eriksson och Ann-Britt Nilsson deltog från ST). KS-samverkan innebär att vi samverkar med KS ledning, VO Självbetjäning, VO Kundcenter, VO Lokala kontor och VO Kundfrågor. KS Ledning Inom KS ledning har det mest varit fokus på arbetet med Verksamhetsplanen för Självbetjäning (SB) Inom Självbetjäning håller de på med release 8. Nästa release kommer i februari och då ska det bland annat bli lättare för kunderna att hitta blanketter. Kundcenter Införande av ny kundcenterlösning i Västerås gick inte speciellt bra. Det fick avbrytas och man fick återgå till Callguide. Telia bli ny underleverantör. Tele 2 klarade inte av den stora volymen av samtal som kommer till kundcenter. Nästa försök ska genomföras i början av nästa år. Risk- och konsekvensanalys ska göras inför detta eftersom det då är högsäsong inom kundcenter. Lokala kontor Eftersom VO chefen inte deltog fördes ingen större diskussion. Kundfrågor Inom Kundfrågor fick vi information om olika uppdrag som de arbetar med, bland annat tittar man på hur man ska jobba med kundsynpunkter. Man tittar också på att ta fram en policy på brev-framställningen. Bokade besök Arbetsgivaren har förslag att upphöra med tjänsten bokade besök från 1 februari Det är en arbetsgrupp som har tittat på att minska antalet felaktiga impulser till bokade besök från Kundcenter/Servicekontor till Serviceenheten. Kundmötena ska klaras av i respektive kanal. ST anser att det är jättebra om man kan lösa frågan i första mötet med kundcenter men anser att den utredning som arbetsgivaren gör angående generalisternas roll,

2 ska färdigställas innan man bestämmer att ta bort arbetsuppgifter. ST blir därför oenig med arbetsgivaren. VP 2013 Vi samverkade om verksamhetsplanen för När det gäller Kompetensförsörjningsplanen så anser ST att ribban lagts för högt inom Kundcenter. Arbetsgivaren säger att vi jobbar för att minska volymerna, att inte få samtal nr två och tre. Yrkesroll Kundtjänstmottagare Yrkesrollen är beslutad sedan tidigare av HR-direktören. Nu var det förslag på beskrivning av inriktningar. ST ansåg att beskrivningarna är bra. 11 december Rapport från Central Samverkan (Siv Norlin och Thomas Åding deltog från ST). GD deltog vid första punkten för att ge en allmän information. Han talade om ÄHS, träff med Leanutvecklingsrådet och arbetet med Verksamhetsplanen. Han menar att arbetet med VP:n mycket handlar om att jobba för att frigöra utrymme till arbete med kund. ST framför att förslagen till skrivningar i VP:n talar till mycket stor del om att FK ska uppfylla kundens behov och förväntningar, medan handläggarna och FK de facto har ett regelverk att förhålla sig till. ST menar att det finns en fara i om FK förmedlar till allmänheten, att vi först och främst ska uppfylla kundens önskningar (om det sedan till exempel blir en indragen sjukpenning). Det finns då risk för att den försäkrade förväntar sig att sjukpenningen inte ska dras in och att man då skyller på att det är handläggaren som inte arbetar enligt FK:s intentioner. När det gäller förslag till budget och Verksamhetsplan har ST möjlighet att lämna ytterligare synpunkter och yrkanden senast den 17 december. David Karlsson informerade om läget i projektet En enklare sjukförsäkring. Detta var en avstämning av beskrivningen av nuläget och det är nu dags att arbeta vidare för att fram emot sommaren komma med förslag till så kallade nyläge. I det arbete som har gjorts bedömer man att det finns potential till att både effektivisera arbetet och att arbeta bättre i kundperspektivet. ST framförde vikten av att bevaka att beräkningar av effektiviseringar görs på hela organisationen och inte bara i den process som nu ses över, till exempel om en arbetsuppgift flyttas, måste man beakta att kostnaden finns kvar och inte försvinner från FK. ST menar också att det är viktigt att arbetet inte tar sikte på att det är handläggarna som har gjort onödiga saker utan det faktiskt är Ensa, vägledningar och annat som har reglerat sådant som då numer kommer att betraktas som onödigt. Fortsatt samverkan i denna process kommer att ske genom speciella möten och frågan kommer till Central samverkan inför slutprodukten. Ann Persson Grivas informerade om läget i automatiseringsprojektet. Kostnaderna har

3 överskridits vilket arbetsgivaren menar är ganska vanligt när det handlar om att utveckla ny teknik. Fortfarande ligger tidplanen fast när det gäller utveckling av Föräldrapenning, Tillfällig föräldrapenning och Aktivitetsstöd. Övrig utveckling får stanna upp och vänta ett slag. Diskussioner pågår om utveckling av ett nytt handläggarstöd (istället för ÄHS). Ett VBU (Verksamhetens beslutsunderlag) ska tas fram och ST försäkrade sig om att detta återkommer för samverkan innan beslut. 13 december Rapport från HR Samverkan (Thomas Åding deltog från ST). Den centrala utbildningsplanen för Försäkringskassan börjar nu ta ordentlig form och ska ut för beredning bland avdelningarna i två veckor. Marie Johansson (Områdeschef Kompetensforum) gav svar på en tidigare medskickad fråga om medarbetare som går högskoleutbildning också får högskolepoängen trots avsaknad av formell behörighet. Svaret var att medarbetaren får med sig högskolepoängen som man läst in. Information från Lean utvecklingsrådet. På fråga från ST så svarar utvecklingsrådet att det inte går att tidsredovisa den tid medarbetaren lagt ned i Leanarbete. ST vidhåller ändå sin hållning, att Lean borde tidsredovisas så det syns vad man gör eftersom det är viktigt i alla andra hänseenden. Yrkesroller verksamhetsspecialister VS och inplacering av desamma i Bestakodningen. Arbetsgivaren har arbetat med förslag på olika inriktningar för verksamhetsspecialister inom Verksamhetsstöds olika arbetsområden. Besta är ett partsgemensamt lönestatistikarbete och samtliga yrkesroller/inriktningar inom myndigheten ska Bestakodas. ST vänder sig mot att några av specialisterna föreslås hamna i en Bestakod 3 och andra specialistinriktningar Bestakodas som en 4. (Inom Försäkringskassan brukar specialister hamna i grupp 4, normalt sett). ST ser inte att det är så stora skillnader mellan inriktningarna som skulle motivera skillnaden i Bestakodning och kvarstår i sin uppfattning om att samtliga inriktningarna borde hamnat i Bestakod december Rapport från Förhandling Nytt Arbetstidsavtal (Siv Norlin och Thomas Åding deltog från ST). Diskussionerna om hur ett nytt arbetstidsavtal fortsatte. Ytterligare tider för fortsatta träffar sattes ut. 19 december Rapport från VS-samverkan (Lena Eriksson och Ann-Britt Nilsson deltog från ST).

4 Under samverkansmötet framförde ST ett önskemål om tidredovisning av Leanarbetet inom VS. Arbetsgivaren informerade att de kommer att göra ett jobb kring tidredovisningen under När det gäller arbetet med Bestakodningen är ST fortsatt oenig med arbetsgivaren kring Bestanivå avseende delar av inriktningarna inom specialistrollen. Frågan finns nu hos HRdirektören. Vidare informerades om att VS under 2013 kommer att fokusera på prognosarbetet och utvecklingen där. Viktigt att träffa så rätt som möjligt i prognoserna så att fortsatt trovärdighet uppnås. Facken bejakar detta. Vad det gäller Verksamhetsstöds krisberedskap delgavs information om att de fackliga organisationerna finns med i VS plan för krisberedskap. ST kommenterade om att arbetsmiljöombudet bör vidtalas via huvudskyddsombudet. 19 december Rapport från VS-samverkan VO Stockholm och VO Östersund (Lena Eriksson, Ann-Britt Nilsson och Mattias Estlind deltog från ST). VO Administrativ service Produktionen flyter på inom området, dock vissa problem med telefonin där tekniken tidvis krånglar. Mindre inflöde i Servicedesk, men på grund av att nya konsulter kommer in så ökar inflödet i bemanningsprocessen. Förbättringsprocessen Lean inom Servicedesk är nu i full gång. VO Centralt stöd Inom säkerhet har det varit hög personalomsättning på grund av pensionsavgångar medförande underbemanning resulterande i hög arbetsbelastning. Ny medarbetare är på ingående under februari 2013 vilket ses som positivt. Vad det gäller området inköp så har december månad inneburit ett högt inflöde arbetsmässigt då många avtal löper ut under just denna månad. Inom området behörighet har man nu kommit ifatt i produktionen exempelvis med listhantering. VO Försäkringsstöd Lönesamtalen är nu klara och internflytt för medarbetare inom Försäkringsstöd vid Fyrvalla i Östersund pågår. Vad det gäller skanningen så pågår en djupanalys nu innefattande huruvida skanningen framgent skall vara outsourcad eller inte. Ombyggnad pågår vid centralarkivet och ritningar är nu framtagna för ny kontorslokal. Inga balanser inom detektion och produktionen fungerar bra, tillåter även viss utlåning av medarbetare till annan enhet, vilket medarbetarna tycker är positivt utifrån stimulansen att utföra andra arbetsuppgifter. Lean är i gång på samtliga grupper. Överföringen av personal till Statens servicecenter har gått bra och för medarbetare vid ekonomi som blivit kvar i Försäkringskassans regi har det anordnats Teambuilding för att få ihop gruppen.

5 VO Kompetensförsörjning En 14 veckors grundträning Lean innefattande arbete med ständiga förbättringar är på gång som skall gälla för alla chefer och medarbetare. En gemensam genomförandeplan GP arbetas det med i syfte att än mer jobba tillsammans inom HR. VO Kontorsservice Kvalitetsverktyget INSTA 800 avseende kvalitetskontroll av städning är klart för brukande där kvalitén påbörjas att mätas efter årsskiftet. Den sista juli 2013 skall hela utrullningen av utskrift som tjänst vara klar. Pågår återkommande diskussioner om hur det skall sparas el inom främst IT (grön IT i Sundsvall). Vad det gäller Närservice ses många pensionsavgångar framledes, något som kräver framförhållning från arbetsgivarens sida, pågår också en intern utredning huruvida unga med funktionsnedsättning skall kunna ges möjlighet att påbörja arbete inom kontorsservice, men även på Försäkringskassan överlag. GOD JUL & GOTT NYTT ÅR