Hänt i veckan - aktivitetsrapport från avdelningsstyrelsen till sektionerna

Transkript

1 Hänt i veckan - aktivitetsrapport från avdelningsstyrelsen till sektionerna Nr: 19/2013 Omfattar perioden 3 september 9 september september Rapport från Central samverkan (Anne Hagberg och Ann-Helen Engström deltog från ST). Dan Eliasson informerade från ledningskonferensen som hölls slutet av augusti. Bland annat om kundsegmenteringen utifrån livshändelser och om det är möjligt att göra prioriteringar mellan olika kundsegment. Ann Grivas Person har fått uppdrag att titta på möjligheter att koppla ett tvärfunktionellt ansvar med ordinarie linjeansvar. ST efterlyste en ordentlig genomgång av ovanstående för att få en klar bild av detta. Överenskoms att fortsätta diskutera dessa frågor vid nästa möte den 17 september. En lägesrapport gavs angående planering av att implementera kundlöftena. Tänkt är att implementering görs i träningsform och genomförs på befintliga ledningsmöten för chefer och på APT för medarbetare. Med start vid 150 gruppens möte i oktober och ska avslutas i och med chefsmötet mars Frågan återkommer för samverka. En information gavs avseende flytten till Telefonplan, planering är att flytt sker sista halvan i januari och att Uggleborg ska vara tömt sista januari. ST tog upp frågan om den fördjupade studien som utlovats med anledning av det öppna brev ST skrev angående arbetsbelastningen. Här hänvisar arbetsgivaren till den djupintervjustudie som gjorts inom LFC. Tillgänglighetsronder kommer att genomföras under 2013 på myndigheten. ST hade inga synpunkter. 4 september Rapport från KS-samverkan (Lena Eriksson och Peter Karlsson deltog från ST samt Yvonne Gullberg som HSKO). Samverkan KC Statusrapportering var att kundperspektivet inte är bra. Långa köer i telefon och mycket

2 kundklagomål. Framför allt högt tryck inom förälder och så är det även fortsatt. Förväntning från ag är att övertid ska ge med sig under slutet av året då man beräknar att rekryteringen av ca nya anställda ska var färdigutbildade och i fullt jobb. Stor utbildningsinsats ska göras under hösten då detta varit eftersatt för de som arbetar på KC. Tekniska lösningarna har varit ett problem under sommaren och även nu under hösten. Arbetsgivaren väntar fortfarande på grundorsaksanalys från IT. En del övertid beräknas behövas under hösten innan de nya är inne i arbete fullt ut. TFP och AS bedöms behöva göra detta. Inga dispenser ska ges vad gäller övertid. Sjuktalen går åt fel håll vilket är oroväckande. Frågan ska fortsätta diskuteras nästa samverkan och med bättre underlag än vad som var fallet denna gång. Semesteruttag runt jul och nyår ska också diskuteras nästa samverkan. En prognos ska då presenteras av ag. ST tog upp utebliven möjlighet i Åmål att presentera förslag på blandmodell inför kommande lönerevision. Hultengren kollar upp och återkopplar om detta. Samverkan LK Statusrapportering angående LEAN arbetet. Gjorde jämförelser med andra kanaler och konstaterade att man jobbade lika med detta. Ett förslag på pilotverksamhet gavs men då det saknades en ordentlig beskrivning av hur denna var tänkt samt att man hänvisade till att frågan var samverkad i CSG (vilket ST inte ansåg den vara) gjorde att denna fråga återstår att hantera. Presentation av besöksutveckling visade på en stadigt ökande besöksfrekvens. Detta indikerar att kontoren behövs. Samverkan SB Statusrapportering om frustration i gruppen då Auto FP sköts på framtiden. En presentation gjordes av riskanalys inför flytt till Telefonplan. Samverkan KSF Statusrapportering även här och mest utifrån att riskanalys gjorts av flytt till Telefonplan. Här saknades agenda och underlag inför mötet vilket vi efterfrågade till nästa gång. Samverkan KSF och SB föreslogs återkomma med lite längre intervall då det inte hanteras mycket frågor i dessa VO områden. Vi diskuterar detta vidare.

3 5 september Rapport från LFC- samverkan (Anne Hagberg och Ann-Helen Engström deltog från ST). VIK-UT Arbetsgivaren fördedrog utsänt material angående tillämpning av VIK-UT för SA-beräknare. ST hade inga synpunkter, samverkan klar. Läget under sommaren Arbetsgivarens uppfattning är att det har varit ett hårt tryck i verksamheten under sommaren, signaler om detta har kommit från både chefer och handläggare men det har fungerat, inom tidig bedömning har någon övertidsinsats behövts. ST instämde i bilden, det har varit tufft. Information om djupintervjuer Företaget Augur har gjort 20 djupintervjuer inom LFC med personliga handläggare, försäkringsutredare och enhetschefer. Rapporten finns på Fia. Resultatet är nedslående men enligt ST tyvärr inte överraskande. De intervjuade handläggarna är ofta frustrerade över hög arbetsbelastning, fokusering på kvantitet, svårigheterna med teamarbete och mål som inte är förankrade hos handläggarna. Det finns också positiva delar som kommer fram som till exempel bra förmåner, man trivs med arbetsuppgifterna och arbetskamraterna och har viss handlingsfrihet i arbetet. Rapporten diskuterades och arbetsgivaren har beslutat att tillsätta en arbetsgrupp som har fått i uppdrag att titta på hur vi kan hantera och formulerar mål och mått. Michael Sahlin leder arbetsgruppen, arbetstagarorganisationerna kontaktar Michael för information. En enklare sjukförsäkringsprocess Implementeringen ska nu påbörjas och innebär i detta läge att testkontoren i Syd och Väst utvidgar verksamheten och kontor i Öst och Nord kommer att påbörja verksamhet enligt inriktningsbeslut. Riskanalyser görs på respektive enhet. En koordinator per VO kommer att utses. I detta läge är följande kontor berörda: Väst Syd Nord Öst TB Halmstad, Varberg Malmö Piteå-Skellefteå Fagersta Malmö, Göteborg, Norrköping, Falun ST hade inga invändningar. Medlyssning inom TB ST hade lyft frågan eftersom vi fått signaler om att arbetsgivaren vill använda sig av medlyssning inom tidig bedömning. Medlyssning inom LFC samverkades och

4 har bedrivits i varierande omfattning sedan dess. Syftet med medlyssning inom tb är detsamma som för övriga LFC och inledningsvis ska cheferna vara medlyssnare. Beslutades att göra en uppföljning om hur medlyssning fungerar idag. Team och teamkoordinatorer Fråga lyft av ST eftersom vi får signaler om att det finns svårigheter och osäkerhet om mandaten för teamen och teamkoordinatorerna. Enhetschefernas roll är heller inte helt klar, dock finns det team där arbetet fungerar bra. Arbetsgivaren menar att det är ett stort arbete, en del team kan behöva startas om och på flera håll har teamen ännu inte kommit igång. En teamledarutbildning för enhetscheferna inom tb har genomförts och övriga enhetschefer kommer att få utbildningen under hösten. Lönesättning vid teamarbete diskuterades. Former för samverkan Hur samverkan fungerar och hur gruppen vill att den ska fungera ska diskuteras under en dialogdag. Ett exempel är hanteringen av beslut på nivån mellan LFC-ledningen och enskilda LFC, det vill säga VO-nivån. Sjukfrånvaron Överenskommelse om att regelbundet följa upp LFC sjukfrånvaro. 9 september Rapport från NFC-samverkan (Mattias Estlind och Lena Eriksson deltog från ST samt Yvonne Gullberg som HSKO). Arbetsgivaren tog upp tanken om att slå samman ärendeslagen BOB och BT, Kalmar- Karlshamn, vilket handlar om 6-8 handläggare från och med 1 oktober. Detta för att nå en sammanhållen handläggning i de båda ärendeslagen då kunder kan uppbära både BOB och BT, vilket även här skulle utmynna i färre återkrav när man som handläggare har mer överskådlighet i ärendena. HSKO påtalar vikten att en Riskanalys görs vilket arbetsgivaren meddelar kommer att vara utförd innan 1 oktober. ST säger att urvalet av handläggare bör föregås av intresseanmälan bland de som berörs. Arbetsgivaren tog upp tänkt planering att i samband med flytten till Telefonplan så kommer arbetsgivaren att föra över hela ledarskapet inom Föräldraförsäkringen till Sollentuna. Ett positivt besked kom upp under mötet så arbetsgivaren informerade att Omprövningen Klara inte längre befinner sig i omställning då antalet omprövare som i dagsläget finns är rätt antal i bemanning. ST tog upp frågan om semesterstopp vid vissa NFC inom Föräldraförsäkringen under december 2013 till januari ST undrade om det gäller samtliga enheter i landet som jobbar inom Föräldraförsäkringen. Arbetsgivaren svarade att signalen till samtliga PC i landet är ett likvärdigt förhållningssätt i landet gällande beviljande av semester, men att varje PC hanterar detta inom sitt NFC. En förklaring som arbetsgivaren ger till semesterstopp är att det

5 innan Auto FP skall vara så få ärenden kvar som möjligt. Dock prövas varje enskild ansökan om semester då det kan finnas särskilda skäl som kan medföra beviljande.