Rapprt delprjektgrupp HR i genmförandefasen aug 2012- jan 2014 hemsjukvårdsrefrmen HR gruppen HR gruppen deltagare har bestått av de fyra persnalcheferna för landstingets västra, centrala, östra länsdelar samt Finspång, medarbetare från landstingets stab ch persnalchefer/persnalstrateger för kmmunerna Linköping, Mtala, Nrrköping ch Söderköping. Ständigt adjungerade länsövergripande prjektledare (frm januari 2013), kmmunikatinsstrateg ch v.b förhandlingschef. Delprjekt HR enades m gemensamt förhållningssätt i gruppens frtsatta arbete patientsäker hemsjukvård en sammanhållen HR- prcess trygg prcess för medarbetare, både berörda ch övriga medarbetarna Persnalcheferna i kmmunerna har varit en mycket viktig grupp att kmmunicera med i många svåra ch kmplexa frågeställningar. Kmmunikatinen har skett både i möten men framförallt via mail. Bakgrund Arbetet i utredningsfasen för HR gruppen bestd av att utreda ch identifiera vilka persnalmässiga knsekvenser den nya ansvarsfördelningen får inm mrådet anställningsvillkr, identifiering av yrkeskategrier sm berörs ch kmpetensförsörjning på krt ch på lång sikt. Ett antal utmaningar identifierades främst för kmmunerna men ckså för landstinget. Utmaningar sm identifierades i utredningsskedet Organisering ch ledning av den utökade kmmunala häls- ch sjukvården Lyckas att attrahera, rekrytera ch behålla medarbetare Tillräcklig ch hög kmpetens inm HSL-mrådet på krt ch på lång sikt Kmpetensförsörjning gemensam angelägenhet för länet Gemensamt utvecklingsarbete kmmunerna frskning Uppdragets genmförande Uppdraget i genmförandefasen består av ett antal punkter där de mest betydelsefulla ch kmplexa redvisas här med kmmentarer Infrmatin kmmunikatin ch marknadsföring En massiv infrmatinssatsning genmfördes till vårdcentralernas medarbetare under våren inför ställningstagande till det erbjudande m verksamhetsövergång sm planerades till den 8 april. Varje vårdcentral besöktes av landstingets HR chefer ch respektive kmmuns persnalchef 2013. Mycket arbete lades ner på att infrmera kmmunernas persnalchefer innan ch förankra beslut m anställningsvillkren. Material i frm av brschyr till medarbetarna trycktes upp ch en särskild webbplats skapades på Li.se. Tjänsten sm kmmunikatinsstrateg utökades till 50 %. Byggandet av webbplatsen blev till
str hjälp då vi kunde hänvisa dit för mer infrmatin samtidigt sm frågr ch svar uppdaterades kntinuerligt. Anställningserbjudande ch förberedelser Landstinget genmförde en kmpletterande kartläggning under jan febr 2013 av vilka resurser sm åtgick i arbetet med hemsjukvården, vilka medarbetare sm skulle erbjudas övergång. Det visade sig att fler medarbetare ch funktiner inte hade kmmit med i kartläggningen 2012, bla en del rehabiliteringsresurser ch fler sjuksköterskr inm det smatiska mrådet. Insatserna i hemsjukvården inm psykiatrin var frtfarande klara men beslut fattades i dec 2012 m resursmängden för överförande. Det baserades på en extra utredning i nv på uppdrag av den plitiska ledningen för refrmarbetet. Några frågr sm växte Enligt tidsplanen så var den 8 april 2013 det datum då landstingets medarbetare skulle få erbjudande m tjänst i kmmunerna ch tacka ja eller nej inm 14 dagar. Strax innan erbjudandet skulle gå ut så växte sig några frågr allt starkare. En av frågrna från kmmunernas persnalchefer var rimligheten i att behöva säga upp sin tjänst från landstinget i ch med att man tackade ja till anställning i en kmmun. Hänvisning till att beslut hade fattats m att hantera övergången sm en verksamhetsövergång enligt LAS 6b även m alla delar inte är tillämpliga. Det är viktigt att skydda medarbetarnas rättigheter, säkerheten för patienterna ch att säkra att kmmunerna får tillräckligt med kmpetens. Ytterligare tre principfrågr behövde diskuteras mer ch enas mkring då vissa klarheter rådde. Hur ser vi på tjänsteköp mellan kmmunerna ch vem ska vara anställningsmyndighet Hur ser vi på småprcenten sm blir över vid fördelning på heltider per vårdcentral Går det att räkna ihp småprcenten inm flera yrken ch göra heltidstjänster tex på nästa nivå, eller ska de tas brt Uppskjuten tidsplan För att utreda ch förankra frågeställningarna hs landstinget ch alla kmmuner så föreslg HR delprjektgrupp ett krtare stpp ch skjuta på tidsplanen för erbjudanden till medarbetarna, vilket den startegiska ledningsgruppen sa ja till. Ett intensivt arbete startade Villkr för verksamhetsövergång Delprjektgruppen lyfte frågan uppåt i rganisatinen m verksamhetsövergång kpplat till uppsägning av sin tjänst. Diskussiner skedde mellan förhandlingschefer ch sakkunniga på SKL, HR direktörer samt kmmunernas persnalchefer. Landstingets HR direktör tg beslut m att ingen behövde säga upp sin tjänst hs landstinget utan arbetet kunde frtgå ch hanteras sm verksamhetsövergång. En ny genmgång av blanketter ch erbjudanden gjrdes ch HR direktören skrev ett tydligt brev sm skulle bifgas till erbjudandet. Det innehöll infrmatin m villkr, datum ch tidsplan men ckså att det kan medföra övertalighet i landstinget efter 20 jan 2014. Principer för de övriga frågeställningarna Delprjekt HR fastställde följande 2
vi ska ha en sammanhållen prcess för samtliga 13 kmmuner ch landstinget kmmunerna är inte skyldiga att erbjuda fler tjänster än antalet sm mtsvarar identifierade arbetsuppgifter den sysselsättningsgrad medarbetaren har i sitt anställningsavtal idag är det minimum kmmunerna kan erbjuda Utifrån dessa principer gjrde HR delprjekt upp förslag till strategier för hantering av del av tjänst ch kallade samtliga kmmuners persnalchefer till ett snabbt möte för att diskutera ch förankra strategin. Det innebar att praktiska lösningar i dialg mellan HR chefer landsting ch varje kmmun ska råda ch att addera tjänster på ett klkt sätt: per vårdcentral ch med eventuellt gegrafisk hänsyn m det gagnar medbrgare ch medarbetare, principen för del av tjänst är i första hand slå ihp tjänster eller höja sysselsättningsgraden, i andra hand kan delar av tjänst plckas brt, klka lösningar i samverkan krävs att hålla fast vid tidigare ställningstagande 2012 m att inte lägga någn gräns vid att ha arbetat minst 50 % i hemsjukvården för att få ett erbjudande ett avtal/dkument sm bekräftar kmmande anställning ch villkr hs kmmunerna kmmer att ges till medarbetaren så snart sm möjligt efter att man har tackat ja. Detta för att medarbetaren ska känna sig trygg i prcessen Frågan m vem sm ska vara arbetsgivare m flera kmmuner samverkar kring vissa resurser lyftes till varje kmmuns scial/msrgschefer att lösa. Ny tidsplan Arbetet skulle så långt sm möjligt vara klart till den 19 april ch medförde flera enskilda möten för att förankra ch uppnå enighet. Nytt datum för erbjudandet kunde efter detta fastställas till den 13 maj 2013 med svar senast den 28 maj. Landstingets HR chefer åtg sig att skicka listr med namn på de sm tackade ja senast den 4 juni. Resultat av erbjudanden Knappt 50 % av medarbetarna tackade ja ch det finns redvisat i bilaga. Nästan alla medarbetare inm rehabilitering tackade ja ch vi bedömde att det var gd kmpetens sm övergår till kmmunerna. Rekryteringsarbetet med annnsering km igång redan under smmaren för flertalet kmmuner. Linköpings kmmun fick gå ut med ytterligare erbjudanden i juni ch i aug då privata utförare tackade nej till uppdraget hemsjukvård vilket innebär att kmmunens egen utförare får hela uppdraget. Ytterligare medarbetare tackade då ja. Ångerrätt Enligt LAS så kan man ångra sig m både ja eller nej tack fram till verksamhetsövergångens genmförande. Landstinget tg beslut m att de sm ångrar sig från ja till nej innan 4 juni, då listr till kmmunerna går iväg på de sm har tackat ja, så har man kvar sin tjänst där man har sitt arbetsställe idag men efter den 4 juni så garanteras man tjänst men inte på samma arbetsställe. Kmmunerna behöver ha en strategi för hantering m någn ångrar sig ch tackar ja eller nej under hösten. Nej tack nu ch ångrar sig till ja tack Den sm tackar nej till verksamhetsövergång nu i maj men ångrar sig senare så står erbjudandet kvar m övergång till kmmunen eller dess utförare. Om den nya arbetsgivaren då har hunnit att 3
rekrytera en ny medarbetare i stället uppstår en övertalighet hs arbetsgivaren sm hanteras enligt gällande lagar ch avtal Övriga persnalfrågr i knsensus med HR chefer ch kmmunernas persnalchefer Landstinget har många pensinsavgångar under året ch frågan till kmmunernas persnalchefer var hur vi vill hantera nyrekryteringar. Där tjänsten inte kan gå bemannad fram till verksamhetsövergången rekryterar Landstinget en ersättare sm går med över den 20 jan. Där tjänsten kan gå bemannad eller tiden fram till övergången är krt lämnas tjänsten tm till ss ch kmmunen får själv rekrytera en ersättare. Dialgen är återigen den viktiga mellan HR chef ch persnalchef. Vikarier sm vikarierar för någn sm tackar nej Vikarie vars vikariat löper över övergången den 20 jan ch rdinarie befattningshavare tackat nej till erbjudande kan tlkas sm ett vikariat för en vakant tjänst i väntan på rekrytering. Tillsvidare anställda i Landstinget sm är internt rörliga ch tillfälligt vikarierar på en tjänst där den anställde ch dennes eventuella vikarie ska erbjudas att gå med över till kmmunen inte inkluderas i verksamhetsövergången. Hjälpmedelsknsulterna Förslaget till SLG från delprjektgrupp HR är att de 3 heltiderna går över till kmmunerna ch att Linköping, Nrrköping ch Mtala kmmun får en tjänst vardera. De aktuella medarbetarna ska frtsätta att jbba mt det mråde de gör idag ch landstinget köper in 0,45 tjänst till barnhabiliteringen. Riskbedömning/analys avseende medarbetare ch kmpetens Tillsammans med den länsövergripande fackliga referensgruppen genmfördes en riskanalys marsapril 2013 inm persnalmrådet sm startade med brainstrming ch så småningm klustrades ch pririterades. Några av de återkmmande punkterna sm rade mycket var rganiserandet av hemsjukvården i kmmunerna ch den medicinska kunskapen i ledningsgrupper. Åtgärdslista tgs fram ch delprjektgrupp HR tg över ansvaret att bevaka att åtgärder genmfördes. Uppföljning av åtgärdslistan sker vid varje möte i delprjektgrupp HR. I september- ktber har frågr m hur det går med rekrytering av medarbetare, rganisering av hemsjukvården ch m det finns medicinsk kmpetens i ledningsgrupperna gått via mail till kmmunernas persnalchefer ch prjektledare. Av svaren kan man utläsa att rekryteringen går bra med relativt gda sökbilder, rganisatinerna är klara ch i strt sett hs alla kmmuner finns tillgång till medicinsk kmpetens i ledningsgrupper. Kmmunernas persnalchefer ch prjektledare har sm ansvar att förankra ch följa upp sin kmmuns riskbedömning/analys med ev lkala tillägg. Intrduktin innehåll ch kstnader Under våren fick prjektledarnätverket i uppdrag av delprjekt HR att ta fram bligatriska mment för de gemensamma 8-10 timmar sm står i avtalet. Det förankrades även i MAS nätverket. 4
Kstnadsfördelning diskuterades på en strategisk ledningsgrupp i augusti ch ett förslag sm då km upp var att varje huvudman står för sina kstnader. Delprjekt HR fick i uppdrag att knsekvensbeskriva det ch återkmma. Intrduktinen ur flera perspektiv, förslag ch beslut HR gruppen diskuterade ch km överens m följande förslag sm ckså antgs av strategisk ledningsgrupp Fördelning de 8-10 timmarna beslut m två eftermiddagar sm inte ligger efter varandra. Anledning är att det kan vara lättare att klara verksamheten utan vikarier ch bristen på vikarier är str Kstnader finns landstinget har kstnader för vikarier eller mertid, kmmunerna har persnalkstnader för de sm intrducerar, material ch för lkaler Gränser för intrduktin utöver de avtalade 8-10 timmarna - ur verksamhetsperspektiv så enas vi m att 1-2 dagar är vad verksamheterna i landstinget kan avvara medarbetare både ur vikariehänseende ch eknmi Samverkan mellan landsting ch kmmun är bligatriskt vid förläggning av alla tider för intrduktin Utmaningen är att ha ett förhållningsätt ch gtt samarbete sm klarar av intrduktinen i en tid när vikarier är en brist ch verksamheter måste bedrivas dygnet runt. Det kräver str respekt för huvudmännens lika dilemman. Samverkan Hälsuniversitetet(HU) Under hela prjekttiden har arbetet intensifierats med hälsuniversitetet ch prjektledningen har bjudits in till lika frum på ledningsnivå för att sprida kunskap m kmmande refrm ch för att diskutera framtiden. Utveckling av den verksamhetsförlagda delen av utbildningen har påbörjats både vad gäller kvantitet ch kvalitet men har intensifierats under hösten 2013. Ett större antal bashandledare har utbildats genm HU ch det är en årlig återkmmande utbildning. Linköping ch Nrrköpings kmmuner har tecknat avtal sm övriga kmmuner kan använda sm mall för att underlätta arbetet. Kmmunerna har till skillnad från landstinget inte tidigare fått ersättning för studenter i VFU ch det var angeläget att få till stånd avtal för att kmma överens m bla kvalitetskriterier ch handledarutbildningar för att skapa gda ch attraktiva praktikperider för studenterna I september anrdnades ett möte mellan HU ch kmmunerna i syfte att diskutera strukturer för samverkan ch antal nytillsktt av studentplatser. Kmmunerna erbjöds ckså att utan kstnad använda IT verktyget Klipp för att administrera studentplatserna. Strukturen arbetas vidare med under hösten.. Kmpetensförsörjning/utveckling krtsiktigt inför 2014-01-20 Obligatriska mment sm ska ingå i de 8-10 timmarna ch sm varje kmmun ansvarar för finns redvisade i bilaga 5
ITstöd för vårdöverföring ch dkumentatin är ett pågående arbete. Kmpetensförsörjning/utveckling långsiktigt Pågående arbete Ny inventering av kmmunernas kmpetenser efter 20 jan Gemensam kmpetensförsörjningsplan hur långt kmmer vi med det? Har alla kmmuner tecknat avtal med HU? Länsgemensam VFU hantering Struktur för samverkansarenr 6