Sid 1 (6) Inkom datum 2013-04-16 Lägesrapport Projektnamn KUB Redovisningsperiod (månad(er) och år) 2013-01-2013-03 Redovisnings-ID -006 1. Verksamheten i projektet Vilka aktiviteter har genomförts under den aktuella perioden? På vilket sätt har dessa en koppling till det kriterium/de kriterier som projektet arbetar med? Lyft också om aktuellt fram de transnationella aktiviteter och aktiviteter av regionalfondskaraktär. Under det första kvartalet har projektet haft formella utbildningar i de fyra spåren: lärande, bemötande, IT och marknadsföring. Lärande: Årets formella föreläsningar startade med en tvådagars processledarutbildning för projektteamet. Den gav metoder och verktyg för att skapa dialog och att leda processer. Kursen innehöll många tillfällen för praktik och reflektion för deltagarna. Processledarutbildningen har också hållits under två dagar för en grupp processledare från folk- och sjukhusbiblioteken. Första dagen i lärande-spåret har hållits på tre ställen. Temat var lärande organisationer och organisatoriskt lärande. Vad gör vi redan för att stimulera en lärande organisation, och hur kan vi utveckla våra arbetsplatser? Dagen filmades och finns tillgänglig för projektdeltagarna bakom lösenord. För att underlätta för chefer att implementera den lärande organisationen på arbetsplatserna har projektet i alla tre länen haft två tillfällen där bibliotekscheferna träffats, dels en heldag, dels ett internat. Under den första dagen lades stor vikt vid att gruppen lärde känna varandra närmre, och att nätverket förstärktes. Under internatet koncentrerades diskussionerna kring ett av projektets mål: Biblioteksledningar och medarbetare har funnit en modell för kontinuerligt lärande i vardagen med effektiv omvärldsbevakning och tid för reflektion. Bibliotekscheferna formulerade utkast till handlingsplaner för hur de skulle förverkliga detta på sina bibliotek. PRPT v.1 [1385459667200] d.prpt v.1 Den första delen av marknadsföringsspåret genomfördes på tre ställen. Det handlade om att arbeta med tydliga målgrupper. Hur ser bilden av biblioteket ut? Vi behöver kunskap om varför människor besöker biblioteket eller varför de inte gör det. Dagen handlade också om varumärke. Varför ska man välja biblioteket framför en annan mötesplats? Vilka är bibliotekens unika kärnvärden och hur kan vi påverka människors bild av vad biblioteket är? Projektteamet ordnade ett uppföljningstillfälle av marknadsföringsdagen. Där gavs möjligheter för reflexion och diskussioner i nätverk över kommungränserna. Marknadsföringsdagen filmades och lades ut på bloggen där den finns tillgänglig för projektdeltagarna bakom lösenord. Det är ett sätt att göra föreläsningarna tillgängliga även för dem som inte har möjlighet att resa till föreläsningslokalen. Det möjliggör också repetition av kunskaperna under projekttiden. Utbildningsdagen "Framtidens IT och Metadata" var helt virtuell. Programmet Adobe Connect användes. Föreläsarna (alla "lära-av-varandra-resurser") satt uppkopplade på sin egen arbetsplats. De visades på stora skärmar tillsammans med deras Power Point-presentation. Det var samling på fyra ställen i programområdet, och där fanns det möjlighet att ställa frågor till föreläsarna. Dessutom
Sid 2 (6) satt många vid sin egen datorskärm i grupp eller ensam. Försöket med denna forma av föreläsning föll väl ut och dagen fick mycket positiv kritik. Även innehållet - metadata - väckte stort intresse. Biblioteken måste ta kunskapen och makten över sitt eget metadata, var det genomgående budskapet, och det kräver ett annat arbetssätt än i dag på de flesta bibliotek. Presentationerna finns sparade i sin helhet och ligger öppet tillgängliga via projektbloggen. På tre orter har projektet erbjudit alla deltagare att delta i Filma med ipad, en workshop med lära-avvarandra-resurser från regionala filmcentra som t ex Film i Värmland. Workshopen lärde ut grunderna i hur den fungerar, hur man planerar, filmar, redigerar, tittar på resultatet, laddar upp och publicerar på Internet. På tre ställen har också första bemötande-dagen hållits se vidare under tillgänglighet. Dagen filmades och finns tillgänglig bakom lösenord. Projektteamet har fortsatt att vara ute på biblioteken och arbetet med att initiera, stödja, samordna och leda utvecklingsprocesser, kopplade till kompetensutvecklingens formella delar. De processer som hittills är godkända finns på bloggen. Många bibliotek har haft "lära-av varandra-aktiviteter kopplade till de formella utbildningarna i processer som de beskrivit och skickat in. De flesta processerna finns inte med i aktivitetsbeskrivningen utan hittas i bilagorna om aktiviteter riktade till målgruppen. Sexton aktiviteter redovisas dock som exempel på aktiviteter på biblioteken.varje bibliotek och varje deltagare ska delta i en process kopplad till den formella utbildningen. Under den första lärandeföreläsningen förstärkte föreläsaren behovet av aktiviteter på arbetsplatsen i samband med utbildning. Hon menade att 40% är förarbete, 20% är föreläsningen och 40% är efterarbete när det gäller effekter av utbildning. Processerna på biblioteken har bl a omfattat användning av läs- och surfplattor ur många synvinklar, nedladdning av böcker, biblioteksrummet och markandsföringsprocesser. Projektet har hittills haft 585 unika deltagare. Under januari deltog 230 personer under 1996 timmar, under februari 369 personer under 3794 timmar och under mars 260 personer under 2211 timmar. Av deltagarna var 87 % kvinnor och 13 % män. Kommunikation: För att underlätta för deltagarna att hålla reda på datum och innehåll har projektbloggen strukturerats om. Nu finns en översiktlig förteckning över planerade utbildningar i de fyra spåren. Planeringen är gjord för hela året. Här får deltagarna reda på vilka processer som startats på olika bibliotek. Tanken är att inspirera till liknande processer. Här finns också de blanketter som man behöver för att redovisa sina aktiviteter internt. Bloggen har trafikerats intensivt och under de tre månaderna har det gjorts cirka 22 000 sidvisningar, och användningen av bloggen har ökat markant sedan tidigare period. Då gjodes cirka 7000 sidvisningar. Under perioden har ett nyhetsbrev kommit ut i februari. Under perioden har vi också tryckt upp loggböcker med KUB-projektets logotype för att understryka vikten av att kontinuerligt skriva om sitt lärande och sina reflektioner. Tre personer, en chef, en bibliotekarie och en assistent har anmält sig som frivilliga till utvärderarna att låta sina dagböcker följas. Utvärderarna har redan fått mycket material som stärker deras syn på projektets styrkor och svagheter. Det ska i sin tur ge styrgruppen input för eventuella förändringar. Utvärdering: Alla aktiviteter utvärderas, antingen via webbenkät eller papper. Enkät nollmätning har skickats ut. Tjugo indikatorer ligger till grund för detta. Alla dokument från bloggen sparas med jämna mellanrum. Loggbok skrivs av tre personer som följs av utvärderarna, en bibliotekarie, en bibliotekschef och en assistent.
Sid 3 (6) Transnationella: Under januari tog projektet emot anmälningar till samtliga fyra resor som ska genomföras under 2013. Intresset var mycket stort och nästan 200 anmälningar kom till de sjuttio platserna som finns. Urvalet har gjorts med beaktande av befattning, genus och geografi, samt de motiveringar som deltagarna haft för deltagande. Den första transnationella resan genomfördes i mars. Den gick till Helsingfors. Inför resan hade deltagarna tillsammans med reseledarna ur projektteamet möten i Adobe Connect för att förbereda sig. Förberedelserna bestod både av frågor att ställa på biblioteken som besöks och lärande i hur man dokumenterar resan för kollegor. För resorna inrättades en reseblogg, och kunskap behövdes om hur man skriver, fotograferar och filmar för webben, och hur allt läggs in/laddas upp, kubresa. wordpress.com Resan gick till Helsingfors och Esbo. Det fullständiga programmet, samt filmer och rapporter finns på bloggen. Till resorna har projektet tagit fram en tvåsidig information om KUB-projektet på engelska. Styrgruppen har haft ett möte den 12 februari med minnesanteckningar. Projektteamet har haft fyra möten med minnesanteckningar, varav två med Adobe Connect. Dessa möten har varit för hela teamet. De har dessutom i mindre grupper haft en rad arbetsmöten inför gemensamma föreläsningar och kunskapsöverföring. Vilka företag/organisationer har deltagit i aktiviteterna under den aktuella perioden? inga Hur har ni arbetat med jämställdhet under den aktuella perioden? Vi har arbetat efter vår jämställdhetsplan. Delmål 1. Att deltagarna ska få ökad kunskap om jämställdhet. Aktivitet 1.2 Fördjupad utbildning i jämställdhet för projektteamet, för att kunna arbeta vidare med jämställdhetsprocesser under projektet: Projektteamet har haft utbildning av Helena Berggren, projektstödjare i jämställdhetsintegrering, ESF Jämt. Bl a inspirerade hon deltagarna att efter dagens slut söka upp relevanta uppsatser i ämnet. En sådan är Bibliotek och jämställdhet. Hur det kan bli en självklarhet - en studie av ett folkbiblioteks arbete med jämställdhet. Aktivitet 1.3 Utbildningar i jämställdhet riktat till medarbetare på de deltagande arbetsplatserna, 4 st (en per län): Föreläsningen 4R - en metodutbildning för praktiskt jämställdhetsarbete har hållits på tre ställen i området. Delmål 3. Att resurser fördelas på ett rättvist sätt internt Aktivitet 3.2 All statistik, alla utvärderingar och deltagarlistor ska vara könsuppdelade. Resultat: kravet finns med i samtliga aktiviteter. Under perioden har 859 deltagit i utbildningar och lärseminarium, varav 747 är kvinnor (87%) och 112 män (13%). Totalt är det hittills 585 unika deltagare i projektet. Hur har ni arbetat med tillgänglighet under den aktuella perioden? Vi har arbetat utifrån vår tillgänglighetsplan. Utifrån kartläggningen av deltagarnas behov har vi arbetat vidare med delmål 2, deltagarnas behov av tillgänglighetsanpassning för att kunna delta i projektets aktiviteter. Vi använder mikrofon på alla föreläsningar, vi efterfrågar alltid behov av
Sid 4 (6) hörslinga och vi möjliggör för deltagarna att se föreläsningarna på webben. Delmål 3 Aktivitet Utbildning av nyckelpersoner (länskonsulenterna och projektledaren) i handhavande av införskaffat webbkonferensverktyg. De utbildades under hösten och utbildningen har fortsatt under våren då målet var att hålla föreläsningar direkt via webben med detta verktyg för många deltagare. Verktyget Adobe Connect används nu både för möten och för föreläsningar. Delmål 4 Aktivitet Utbildningar i tillgänglighet riktat till medarbetare på de deltagande arbetsplatserna. Under februari och mars hölls följande i Karlstad, Falun och Gävle: Vad är en funktionsnedsättning och enkelt avhjälpta hinder? Korta fakta presenteras av Charlotte Ohlson Bresciani från Iris Hadar Att leva som synskadad Ulrika Norelius berättar om sin synskada, om talböcker och punktskrift och hur det fungerar att låna böcker till sitt seende barn. Att leva med rörelsenedsättning Charlotte Ohlson Bresciani berättar om olyckan som förändrade hennes liv, vägen tillbaka och vikten av ett gott bemötande. Delmål 5 Aktivitet All skriftlig information som projektet tar fram tillgängliggörs på Region Värmlands hemsida och bloggen. Under perioden har användningen av bloggen ökat kraftigt, se ovan. Föreläsningarna har filmats så att alla deltagare ska kunna följa allt de behöver och är intresserade av från sin arbetsplats. Tid och avstånd ska inte vara problem när det gäller att följa föreläsningar. Bloggen har strukturerats så att det ska vara enkelt att följa utbudet. Delmål 7 Vid varje tillfälle stäms av att kraven på lokal uppfylls och att Handisams checklista, samt resultat från vår enkät i tillgänglighet stäms av. Mötena har anpassats efter användarnas behov vad gäller mat och lokaler. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? Det har fungerat bra med föreläsningar i alla län, och att filma dem. Den första transnationella resan fungerade bra. Bra också med projektteams- och styrgruppsmöten samt med utvärderarna. Utvärderingarna av aktiviteter har fungerat bra. Har varit svårt att få till möte med referensgruppen som representerar ledningen ovanför länsbiblioteksnivå i samtliga län. Referensgruppen har haft möte i början av april 2013. Respektive kulturchef redogjorde då för sina intryck av hur projektet utvecklats hittills. Gävleborg upplever att projektet utvecklats väl, och uttryckte en positiv förväntan på hur satsningen på det informella lärandet utvecklas. För det interna arbetet passar KUB-projektet väl in i det utvecklingsarbete som inletts kring kulturkonsulenternas roller och den egna organisationen. Dalarna ser positivt på den kompetensutveckling av länsbibliotekets egen personal som projektet inneburit. På plussidan finns också den stärkta samverkan mellan den regionala och lokala nivån som projektet resulterat i. Uppsala län ser också stora strategiska vinster i projektet, men undrar om folkbiblioteken orkar delta i projektet fullt ut. Referensgruppen önskar ha ett möte tillsammans med styrgruppen i höst.
Sid 5 (6) Ligger deltagarantalet i fas med vad som är planerat enligt ansökan? Vänligen ange ackumulerat antal deltagare i relation till planerat antal. Det ackumulerade antalet är 1164 deltagare, varav 859 under innevarande period. Antalet unika ackumulerade deltagare är 585. Vårt mål är att 750 unika deltagare har varit med i projektet när det är helt genomfört 30 juni 2014, och vi ser att deltagarantalet ligger i fas med vad som är planerat enligt ansökan. Ligger projektet i fas vad gäller måluppfyllelse? Ja, projektet låg efter i höstas men har under perioden arbetat ikapp det mesta. Ligger projektet i fas med budget? Under denna perioden har projektet arbetat precis efter budget. Den eftersläpning som blev i höstas har ännu inte arbetats in. 2. Avvikelser från projektbeskrivningen Har det förekommit några avvikelser under perioden? JA NEJ Om det förekommit avvikelser, har ni meddelat ansvarig samordnare på ESF-rådet? JA NEJ Om du svarade nej, vad är orsaken till att ni inte har meddelat avvikelsen? Vilka åtgärder har ni vidtagit/avser att vidta med anledning av avvikelserna? Sammanställning av aktiviteter/utbildningar Programområde 1 och 2 Datum Insats (Aktivitet/utbildning/möte) Antal timmar (insatsens omfattning) Antal deltagare Planerat antal deltagare Slutförd insats Ja eller Nej 2013-01-08 Processledarutbildning 8 15 15 Ja 2013-01-09 Processledarutbildning 8 15 15 Ja 2013-01-28 Ledarprocess Värmland 8 18 18 Nej 2013-01-29 Marknadsföring 1 Värmland 8 49 49 Ja 2013-01-30 Marknadsföring 1 Falun 8 73 73 Ja 2013-01-31 Marknadsföring 1 Uppsala 8 76 76 Ja 2013-02-06 Framtidens IT och metadata 8 55 55 Nej 2013-02-11 Ledarprocess Dalarna 8 17 17 Nej 2013-02-12 Styrgruppsmöte 8 6 9 Nej 2013-02-12 Bemötande 1 Karlstad 4 94 94 Ja 2013-02-12 Jämställdhet 4r Karlstad 4 94 94 Ja 2013-02-13 Ledarspår Gävleborg 8 15 15 Nej 2013-02-18 Marknadsföring uppföljning 1 8 25 25 Ja 2013-02-19 Projektteamsmöte 8 13 15 Ja 2013-03-04 Lärande temadag 1 Uppsala 8 35 35 Ja
Sid 6 (6) 2013-03-05 Lärande temadag 1 Falun 8 34 34 Ja 2013-03-06 lärande temadag 1 Karlstad 8 33 33 Ja 2013-03-07 bemötande 1 Falun 4 69 69 Ja 2013-03-07 jämställdhet 4r 4 69 69 Ja 2013-03-08 Projektteam Adobe connect 2 8 8 Ja 2013-03-13 Ledarspår Internat Värmland 8 18 18 Nej 2013-03-14 ledarspår Internat Värmland 8 18 18 Nej 2013-03-15 Projektteamsmöte 8 12 15 Ja 2013-03-26 Filma med din ipad Karlstad 8 13 13 Ja 2013-03-22 Filma med din ipad Uppsala 8 13 13 Ja 2013-03-26 Filma med din ipad Gävle 8 6 6 Ja 2013-03-26 Processledarutbildning 8 16 16 Nej 2013-03-27 Processledarutbildning 8 16 16 Ja 2013-03-21 Sociala medier 4 6 6 Ja 2013-03-19 Forskningsmetodik Sjukhusbibl 2 10 10 Ja 2013-01-14 Ladda ner talböcker Knivsta 3 5 5 Ja 2013-01-30 Ladda ner talböcker Knivsta 3 5 5 Ja 2013-02-07 Ladda ner talböcker Knivsta 3 5 5 Ja 2013-03-26 Läs och surfplattor Gävleborg 4 15 15 Ja 2013-03-11 Marknadsföringsprocess Kil 3 4 4 Ja 2013-03-05 Strategier för marknadsföring Mora 2 5 5 Ja 2013-03-14 Läs och surfplattor Gävleborg 5 9 9 Ja 2013-02-14 Mer om e-böcker Arvika 8 13 13 Ja 2013-01-17 Open office, trådlösa nät Arvika 8 14 14 Ja 2013-01-23 e-böcker och överföring ARvika 8 16 16 Ja 2013-02-19 Introduktion till digital släktforskning Arvika 8 14 14 Ja 2013-02-07 Talböcker nedladdning Knivsta 3 5 5 Ja 2013-03-07 Barnkonventionen bemötande Sandviken 3 12 12 Ja 2013-03-19 Forskningsmetodik sjukhusbibl 3 10 10 Ja 2013-03-18 Finlandsresa 8 18 20 Ja 2013-03-19 Finlandsresa 8 18 20 Ja 2013-03-20 Finlandsresa 8 18 20 Ja 2013-02-06 Framtidens IT och metadata Falun 8 38 38 Ja 2013-02-06 Framtidens IT och metadata Uppsala 8 29 29 Ja 2013-02-06 Framtidens IT och metadata Gävle 8 41 41 Ja 2013-02-08 Projketteamsmöte AC 2 15 15 Ja 2013-03-13 Bemötande Gävle 4 103 103 Ja 2013-03-13 Jämställdhet Gävle 4 103 103 Ja