HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA

HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA GD KONKURRENS Bryssel COMP-SANI@ec.europa.eu www.ec.europa.eu/competition HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 1

Innehållsförteckning Inledning... 3 Snabbåtkomst... 3 1. Användarprofiler 2. Inloggning 3. Huvudskärmar Anmälningsformulär... 9 1. (För)anmälans livscykel och SANI2-profilernas roller 2. Skapa ny anmälan 3. Skapa en arbetsgrupp för anmälan 4. Inmatning av informationen i anmälningsformuläret 5. SANI2-funktioner i anmälningsdelen 6. Låsa och lås aupp en anmälan 7. Mallar för anmälnings- och informationsformulär 8. Hitta anmälnings- och inforationsformulär Användarförvaltning... Error! Bookmark not defined.5 1. Skapande av användare av den centrala samordnaren och den lokala administratören 2. Överföring av uppdrag 3. Ändring av SANI2-användarnamn 4. Decentraliserad förvaltning av användare kontor 5. Skapande och användning av grupper av den centrala samordnaren eller den lokala administratören 6. Helpdesk Bilaga I Rättigheter för anmälningsformulär... Error! Bookmark not defined.9 Bilaga II Rättigheter för användarförvaltning... 20 Bilaga III Överensstämmelse mellan SANI1- och SANI2-profiler... 22 HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 2

Inledning State Aid Notification Interactive (SANI2) är kommissionens nya webbapplikation som har utformats för att underlätta översändande av anmälningar av statligt stöd enligt förordning 794/2004. SANI2 ersätter den tidigare applikationen, SANI1, som var i drift mellan 2006 och 2014. SANI2 är en flerspråkig applikation som finns på samtliga gemenskapsspråk. Applikationen finns på följande adress: https://webgate.ec.europa.eu/competition/sani2 Observera: Om du använder Internet Explorer 9 eller senare och inte kan se SANI2 ordentligt, följ anvisningarna nedan: tryck på tangenten Alt för att visa menyraden högst upp i Internet Explorer. Klicka på Verktygsmenyn och kontrollera om alternativet Kompatibilitetsvy är aktiverat. Om detta är aktiverat ska du avaktivera det för att förbättra visningen av applikationen på skärmen. HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 3

Snabbåtkomst 1. Användarprofiler HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 4

Användarna i medlemsstaterna kan komma åt SANI2 inom ramen för olika roller som definieras i de separata profilerna. I SANI2 finns totalt 10 olika användarprofiler. På Europeiska kommissionens sida finns det två SANI2-användarprofiler: administratör och administratör vid Europeiska kommissionen. Dessa deltar endast i användarförvaltningen och ska bara ingripa i fall då frågor och problem inte kan lösas på medlemsstatsnivå. På medlemsstatssidan finns det två användarprofiler som deltar i användarförvaltningen: central samordnare och lokal administratör. Den centrala samordnaren är landets huvudsakliga kontaktpunkt. Denne kan skapa och förvalta alla SANI2-användare i sitt land. Profilen lokal administratör är en ny roll som ska underlätta användarförvaltningen, i synnerhet för stora och decentraliserade medlemsstater. Den centrala samordnaren kan delegera användarförvaltningen till en eller flera lokala administratörer. För att göra detta måste kontor först skapas och tilldelas lokala administratörer. Kontor kan skapas för en viss region eller inom olika offentliga institutioner. Den lokala administratören har samma rättigheter och uppgifter som den centrala samordnaren, men endast inom sitt kontor. Mer information om kontor och lokala administratörer finns i avsnittet Användarförvaltning. För att beviljas åtkomst till SANI2 måste centrala samordnare begära att administratören vid Europeiska kommissionen skapar användarprofiler åt dem. Lokala administratörer ska kontakta sina respektive centrala samordnare för att få åtkomst till SANI2. Resterande användare på medlemsstatssidan validerare, undertecknare, inmatningsanvändare, begränsad användare, läsare och granskare deltar i utarbetandet och inlämningen av anmälningar, föranmälningar och informationsformulär. Alla användare förutom validerare ska kontakta sina respektive centrala samordnare eller lokala administratörer för att beviljas åtkomst till SANI2. Validerare måste kontakta GD Konkurrens för att beviljas åtkomst till applikationen. I bilaga 1 och 2 finns en fullständig lista med alla SANI2-profiler och dessas rättigheter och uppgifter vad gäller inlämning av anmälningar och användarförvaltning. Ta del av dessa dokument, särskilt om du tycker att det är svårt att avgöra vilken profil som bäst passar dina behov. Dessutom finns det i bilaga 3 en förteckning över alla SANI1-profiler och deras motsvarande profiler i SANI2. 2. Inloggning Nya SANI2-användare ska först kontakta sin centrala samordnare eller lokala administratör (om det är fråga om en användare med profilen central samordnare ska administratören vid Europeiska kommissionen kontaktas) och be denne att skapa ett användarkonto åt dem. Användarna ska tillhandahålla följande kontaktuppgifter: Fullständigt namn E-postadress HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 5

Telefonnummer Namn på och adress till den organisation de företräder Kontor (om det finns mer än ett kontor i medlemsstaten) Erfordrad profil/erfordrade profiler Observera att användare får ha flera profiler knutna till ett och samma användarkonto i SANI2. Profiler läggs endast till av den centrala samordnaren eller den lokala administratören. Detta betyder i praktiken att en användare ska logga in på SANI2 och sedan via ikonen uppe i det högra hörnet välja vilken profil han eller hon vill använda. Användarna kommer automatiskt att loggas in i systemet med sina standardprofiler. När ovannämnda information lämnats av användaren och sedan matats in och sparats av den centrala samordnaren/lokala administratören kommer användaren att få ett automatiskt e-postmeddelande där han eller hon uppmanas att bekräfta registreringen i SANI2. Den länk som tillhandahålls i detta meddelande kommer att ta dig till inloggningssidan för Europeiska kommissionens autentiseringstjänst (ECAS). Det är nu obligatoriskt att använda ECAS-inloggning för alla applikationer som kommissionen tillhandahåller. Användare som redan har en ECAS-inloggning ska använda sitt användarnamn och lösenord för att logga in, varefter de automatiskt skickas vidare till SANI2. Användare som inte har en sådan inloggning bör registrera sig genom att klicka på Inte registrerad och därefter följa alla nödvändiga steg för att slutföra registreringen. När de har skapat en inloggning och ett användarnamn kommer de att kunna logga in på SANI2. 3. Huvudfönster När du har loggat in i systemet kommer du att skickas vidare till startsidan som innehåller en lista över alla anmälningar som kan lämnas in via SANI2 (visas på nästa sida). I den övre centrala delen av sidan kan du växla mellan de tre huvudfönstren: Inloggning Mina anmälningar Anmälningsformulär SANI-gemenskapen Du kommer endast att kunna se rutan SANI-gemenskapen (användarförvaltning) om din profil tillåter detta. Endast användare med profilerna central samordnare eller lokal administratör kommer att ha tillgång till denna funktion. I det övre högra hörnet på startsidan hittar du fältet Sök, ditt namn och din aktuella roll. Du kan välja vilket språk som du ska använda applikationen på. När du klickar på den här ikonen (som finns bredvid ditt namn) kommer en rullgardinsmeny att aktiveras, där du kan HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 6

växla mellan olika profiler (om du har mer än en) och logga ut från systemet. Startsidan i SANI2 (som visas nedan) innehåller ett schema över alla anmälningsformulär och övriga dokument som har anknytning till anmälningsprocessen. Anmälningsformulären är indelade i tre huvudfält: Stöd som omfattas av gruppundantag, Stöd som inte omfattas av gruppundantag och Information om individuella stöd. När du klickar på en av _Formulär -knapparna kommer ett överblicksfönster att visas som hjälper dig hantera och skicka in det valda dokumentet. Mer information om hur man fyller i och skickar in ett anmälningsformulär finns i delen Anmälningsformulär. Fliken Mina anmälningar öppnar ett sökfönster där du kan filtrera dina anmälningar efter olika kriterier (status för anmälan, begärt anmälningsförfarande och status för den information som överförts). HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 7

Mina anmälningar Anmälningsformulär SANI-gemenskapen Stöd som omfattas av gruppundantag Stöd som inte omfattas av gruppundantag Information om individuellt stöd Nya stödåtgärder eller ändring av befintliga stödåtgärder som tidigare godkänts, eller icke-stödåtgärd som ska anmälas för att få klarhet om rättsläget _Formulär _Form. _Form. _Form. _Formulär _Formulär _Formulär _Form Allmänt gruppundantag Gruppundan tag för jordbruk Gruppundan tag för fiske DEL I och DEL II i BILAGA I, BILAGA I, bilaga III, formulär förlaga till förlaga för för sammanfatta sammanfatta sammanfattande nde nde uppgifter, uppgifter, uppgifter, kommissionens kommissione kommissione förordning (EG) nr ns förordning ns förordning 800/2008 ( allmän (EG) nr (EG) nr gruppundantagsfö 1857/2006 736/2008 rordning ) Förenklat förfarande för anmälan av vissa ändringar av befintligt stöd i enlighet med artikel 4 i kommissione ns förordning (EG) nr 794/2004 Standardformulär Utvidgat rapporteringskrav, artikel 9.4 i den allmänna gruppundantagsförordningen Stora investeringsprojekt inom ramen för riktlinjerna för statligt regionalstöd Periodisk. rapport om gruppundant aget för fiske BILAGA II till kommissione ns förordning (EG) nr 794/2004, artikel 4 DEL I i BILAGA I till kommissionens förordning (EG) nr 794/2004, ändrad genom förordning (EG) nr 271/2008 Det första formuläret i BILAGA II till kommissionens förordning (EG) nr 800/2008 ( allmän gruppundantagsförordning ), om det rör sig om individuellt stöd som beviljats inom ramen för en befintlig gruppundantagsordning till forskning och utveckling enligt det utvidgade rapporteringskravet i artikel 9.4 BILAGA III, kortfattad information om stöd till stora investeringsprojekt som krävs i punkt 65 i riktlinjerna för statligt regionalstöd 2007 2013 BILAGA II, periodisk rapport, kommissione ns förordning (EG) nr 736/2008 DEL III (1 14) i BILAGA I, formulär för kompletterande upplysningar beroende på typ... BILAGA I, förlaga för sammanfatta nde uppgifter... HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 8

Grupundantag Anmälningsformulär Livscykeln för anmälningar och föranmälningar omfattar fem huvudsteg (skapande, inmatning, slutförande, undertecknande och validering) enligt schemat nedan. Varje steg inbegriper ett antal aktörer vars handlingar vanligtvis inte sträcker sig längre än till de indata som krävs i respektive steg. En fullständig överblick över de uppgifter som utförs i SANI2 och de motsvarande ansvariga aktörerna finns i bilaga I. 1. (För-)anmälans livscykel och SANI2-profilernas roller Aktörer Inmatningsanvändare Undertecknare Inmatningsanvändare Undertecknare Central samordnare Central samordnare Lokal administratör Validerare Lokal administratör Undertecknare Undertecknare Inmatningsanvändare Begränsad användare Processer Skapande av (för-)anmälan Inmatning av information Slutförande av (för-)anmälan Undertecknande av (för-)anmälan Validering av (för-)anmälan Europeiska kommissionen Alla anmälningsformulär i SANI2 är identiska med pappersformulären i bilagorna till de motsvarande förordningarna. Detta för att göra det enkelt och smidigt att mata in och skicka in anmälningsformulären och underlagshandlingarna. HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 9

Dessa instruktioner kommer vägleda dig steg för steg genom processen för att skapa och skicka in ett anmälningsformulär och den efterföljande förvaltningen av de skapade/inlämnade anmälningarna. 2. Skapa en ny anmälan Det går att skapa och skicka in flera olika anmälningsformulär via SANI2. För enkelhetens skull använder vi standardanmälningsformuläret som exempel här, eftersom det omfattar alla möjliga steg och tillgängliga funktioner. Alla andra anmälningar i applikationen följer samma logik och fungerar på samma sätt som standardformuläret. För att skapa en anmälan på hemsidan ska du först klicka på rutan _Formulär för det formulär du valt. I vårt exempel: Klicka på Standardformulär. Följande överblickstabell kommer då att visas: Föranmälan (PN) av vilka ett förenklat förfarande begärts för Anmälan (N) av vilka ett förenklat förfarande begärts för Nya 2 1 0 0 Utkast 0 0 0 0 Slutförda 0 0 0 0 Undertecknade 0 0 0 0 Validerade 0 0 0 0 Återkallade 0 0 0 0 Slängda 0 0 0 0 Resulterade i COM-beslut 0 0 0 0 Skapa ny föranmälan Skapa ny anmälan Klicka sedan på knappen Skapa ny anmälan under tabellen så skickas du vidare till anmälningsfönstret. HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 10

3. Skapa en arbetsgrupp för en anmälan För att lämna in en anmälan måste användaren först skapa en arbetsgrupp för anmälan. Det är endast användare med profilerna undertecknare och inmatningsanvändare som kan skapa nya anmälningar. Den användare som skapar en anmälan är automatiskt medlem i arbetsgruppen och kan lägga till så många andra gruppmedlemmar som krävs. Till skillnad från SANI1 behöver validerarna här inte läggas till i arbetsgruppen för anmälan. Alla validerare i en medlemsstat ska ha åtkomst till alla undertecknade anmälningar och kunna validera dem. Arbetsgruppen för anmälan bör dock innehålla minst en undertecknare. På bilden nedan kan du se att anmälningsfönstret är uppdelat i två delar: en del för arbetsgruppen för anmälan och en del för SANI2- gemenskapen med användare och användargrupper. För att lägga till medlemmar i arbetsgruppen för anmälan, tryck på plus -ikonen intill användarnas namn. Du kan ta bort medlemmar genom att trycka på minus -ikonen. Grupper läggs till på samma sätt. Grupper innehåller flera användare som vanligtvis arbetar tillsammans med liknande typer av anmälningar. En grupp kan kombineras med andra användare som inte tillhör denna grupp i arbetsgruppen för anmälan. Mer information om konceptet grupper finns i avsnittet om användarförvaltning. Arbetsgrupp för anmälan Allmän anmälan + Välj användare från SANI2-gemenskapen och lägg till dem i din arbetsgrupp för anmälan Arbetsgrupp för anmälan Sani2-gemenskapen Grupper Registrerade SANI2- användare Grupper Registrerade SANI2-användare BW_Group HAMM John, undertecknare BW_Group BERG Simon, inmatningsanvändare Ivan Ivanov, granskare SANI Excellence DONS Ran, central samordnare BERG Simon, inmatningsanvändare Sani test 31 HAMM John, undertecknare Ivan Ivanov, granskare HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 11

4. Inmatning av informationen i anmälningsformuläret Arbetsflöde för SANI2 standardanmälan Allmän information 5. Stödbelopp/årliga utgifter 10. Stödets förenlighet 1. Beskrivning av den som beviljar stödet 6. Stödform och finansieringssätt 12. Övrig information 2. Beskrivning av stödet 7. Varaktighet 13. Övrig information 3. Nationell rättslig grund 8. Kumulering av olika typer av stöd 14. Bilagor 4. Stödmottagare 9. Yrkesmässig konfidentialitet 14. Deklaration HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 12

Det arbetsflöde som illustreras ovan visas på anmälningssidan till vänster i SANI2. För att mata in informationen ska användaren klicka på varje flik, öppna varje steg och tillhandahålla information i varje del. Delarna i SANI2 är som tidigare nämnts helt identiska med de anmälningsformulär i pappersform som finns bifogade till motsvarande förordningar. Se till att fylla i alla obligatoriska fält. Om dessa fält lämnas tomma kommer du inte att kunna spara formuläret och ett felmeddelande kommer att visas. När du väljer ett värde i en rullgardinsmeny för vilket ytterligare information krävs kommer ytterligare fält att aktiveras så att du kan mata in den kompletterande informationen. Inaktiva fält kommer fortfarande att visas på skärmen, men du kommer endast att kunna mata in information i de aktiva fälten. För att lägga till de kompletterande formulär som erfordras för anmälan, klicka på (+)-fliken och välj de relevanta formulären. Glöm inte att spara ditt utkast till anmälan varje gång du lämnar anmälningsfönstren. Knappen Spara kommer endast att vara aktiv om du har lämnat all obligatorisk information i fönstret 1. 5. SANI2-funktioner i anmälningsdelen I den övre delen av anmälningsfönstret hittar du ett antal knappar som ger dig möjlighet att utföra olika åtgärder (se nedan). Alla dessa knappar kommer inte att vara aktiva. Detta beror på vilket steg anmälan är i och på vilka rättigheter din användarprofil har. Växla till föranmälan Begäran om förenklat förfarande Spara Slutför Släng Underteckna Validera Återkalla Avslå Kommentar er I exemplet ovan visar vi vad en användare med profilen undertecknare skulle se i fönstret för en anmälan vars status är utkast. Han eller hon kan inte underteckna anmälan eftersom den först måste slutföras. Dessutom skulle användaren inte kunna validera anmälan eftersom han eller hon inte har rättigheterna för en validerare. 1 Det faktum spara -knappen visas innebär dock inte att all nödvändig information har lämnats. Endast 2.1 Stödets benämning och punkt 14 Deklaration är obligatoriska att spara. HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 13

Det finns fall då användare börjar fylla i standardanmälningsformuläret men sedan bestämmer sig för att växla till föranmälan eller begäran om förenklat förfarande. Detta kan man göra genom att trycka på de respektive knapparna och den information som redan matats in kommer inte att gå förlorad. 6. Låsa och låsa upp en anmälan När en användare arbetar på en anmälan är den låst som standard för att förebygga att två eller flera användare samtidigt arbetar med samma anmälan och skriver över varandras inmatade information. Om det är nödvändigt kan dock anmälan låsas upp av användaren själv eller av den centrala samordnaren/lokala administratören med hjälp av knappen lås upp i menyn Min anmälan. 7. Mallar för anmälnings- och informationsformulär SANI-användare behöver ofta lämna in liknande anmälnings- eller informationsformulär. För att underlätta denna process erbjuder SANI2 möjligheten att använda ett validerat formulär som mall för ett nytt anmälnings- eller informationsformulär. När de sparats lagras alla anmälnings- och informationsformulär i SANI2 under delen Mina anmälningar oavsett status. För att använda ett validerat formulär som mall ska användaren öppna det validerade formuläret och sedan trycka på knappen Kopiera denna anmälan till ett nytt anmälningsutkast. Detta gör att anmälan öppnas i redigeringsläge. Användaren behöver endast ändra de relevanta informationsfälten och kan använda den information som redan matats in. HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 14

8. Hitta anmälnings- och informationsformulär Alla sparade formulär lagras i delen Mina anmälningar, vilket redan nämnts ovan. SANI2 erbjuder en avancerad sök- och filtreringsfunktion genom vilken man kan söka efter anmälningar på namn, men man kan även filtrera dem efter deras status i applikationen, begärt anmälningsförfarande och status för den överförda informationen. Användarförvaltning Användarförvaltningen i SANI2 är relativt enkel och lätthanterlig. Den är organiserad i en hierarkisk struktur som följer anmälans livscykel. Redan i första avsnittet nämndes det att det sammanlagt finns 10 olika användarprofiler i SANI2. Två av dem finns på Europeiska kommissionens sida administratör och administratör vid Europeiska kommissionen, och åtta finns på medlemsstaternas sida central samordnare, lokal administratör, inmatningsanvändare, undertecknare, läsare, granskare, begränsad användare och validerare. Endast fyra profiler har rätt att förvalta användarprofiler: admsinistratör och administratör vid Europeiska kommissionen (på kommissionens sida) och central samordnare och lokal administratör (på medlemsstaternas sida). Centrala samordnare och lokala administratörer ansvarar för skapande, uppdatering och förvaltning av profilerna i sina respektive länder och kontor. Lokala administratörer kan endast se och förvalta användarna vid sina respektive kontor. I bilaga II kan du se alla uppgifter för de aktörer som är inblandade i användarförvaltningen. Endast administratörer och administratörer vid Europeiska kommissionen kan skapa central samordnare-profiler och validerare-profiler. 1. Skapande av användare av den centrala samordnaren och den lokala administratören Alla nya användare i medlemsstaterna måste kontakta sin centrala samordnare eller lokala administratör (beroende på hur uppgifterna organiseras i medlemsstaten) och be denne att skapa ett SANI2-användarkonto. Kontot innehåller namn på och kontaktuppgifter för användaren samt den roll eller de roller användaren begärt. Den centrala samordnaren eller lokala administratören ska mata in användarinformationen i delen SANI2-gemenskapen/Användare/Ny användare. SANI2 erbjuder till skillnad från SANI1 ett enda användarkonto som kan användas för olika profiler/roller. Den centrala HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 15

samordnaren eller lokala administratören ska godkänna de profiler (roller) som begärts av användaren och välja en standardprofil med vilken användaren kommer att visas i systemet. När kontoinformationen sparats i SANI2 skickas ett elektroniskt meddelande automatiskt till användaren, i vilket han eller hon uppmanas att bekräfta registreringen. Den länk som tillhandahålls i detta meddelande kommer att ta användaren till inloggningssidan för Europeiska kommissionens autentiseringstjänst (ECAS). Det är nu obligatoriskt att använda ECAS-inloggning för alla applikationer som kommissionen tillhandahåller. Användare som redan har en ECAS-inloggning ska använda sitt användarnamn och lösenord för att logga in, varefter de automatiskt skickas vidare till SANI2. Användare som inte har en sådan inloggning bör registrera sig genom att klicka på Inte registrerad och därefter följa alla nödvändiga steg för att slutföra registreringen. När de har skapat en inloggning och ett användarnamn kommer de att kunna logga in på SANI2. 2. Överföring av uppdrag SANI2 erbjuder en ny funktion som gör det möjligt för den centrala samordnaren eller den lokala administratören att överföra nuvarande eller tidigare uppdrag från en användare till en annan. Personer som arbetar vid avdelningarna för statligt stöd lämnar ofta kontoret varpå deras kollegor måste ta över deras anmälningar och andra dokument i SANI2. Den nya SANI2-funktionen tillhandahåller en enkel lösning på det problemet. För att överföra ett uppdrag till andra användare ska den centrala samordnaren eller lokala administratören gå till SANI2- gemenskapen/användare och klicka på namnet på den användare vars uppdrag de behöver överföra till en annan användare. I slutet av rutan med användarinformation finns en uppdragsmeny. När du klickar på användarens namn kommer alla uppdrag att visas. I den öppna rutan ska namnet på den användare som uppdraget ska överföras till anges. När du har hittat användaren överför du uppdragen genom att klicka på knappen Överför. 3. Ändring av SANI2-användarnamn I vissa fall kan medlemsstaterna välja att skapa institutionella SANI2-profiler till vilka ett antal användare inom organisationen har åtkomst. En ändring av namnet på myndigheten eller institutionen kan komma att omfatta en ändring av SANI2-användarnamnet. I detta fall måste ett nytt SANI2-konto skapas och alla anmälningsuppdrag som tillhör det tidigare kontot ska överföras till det nya kontot. För tillfället kan inte deltagande i grupper och kontor överföras automatiskt, utan detta måste göras manuellt. 4. Decentraliserad förvaltning av användare kontor HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 16

I SANI2 införs konceptet decentraliserad förvaltning av användare med hjälp av kontor. I ett kontor i SANI2 samlas en grupp användare som är åtskilda geografiskt eller på annat sätt. Syftet med kontoren är att underlätta och delegera användarförvaltningen, särskilt för stora och decentraliserade medlemsstater. Användningen av kontor är inte obligatorisk och beror på den institutionella strukturen och hur uppgifter organiseras i medlemsstaterna. Om en medlemsstat väljer att inte använda kontor kommer hela landet att betraktas som ett nationellt kontor. Varje kontor ska ha en lokal administratör som ansvarar för användarförvaltningen vid sitt kontor. För att skapa ett nytt kontor ska centrala samordnare gå till SANI2-gemenskapen/Kontor och trycka på knappen Nytt kontor. Ett öppet fält kommer att visas uppe i det vänstra hörnet på skärmen, där kontorets namn ska anges. När kontoret skapats bör det tilldelas en lokal administratör. Skapandet av en lokal administratör-profil sker enligt ovannämnda förfarande för skapande av SANI2-användare. När kontoret har skapats ska det tilldelas en lokal administratör och användare. Detta görs i användarmenyn, där kontoret kan väljas för varje användare. Observera att en användare endast kan tillhöra ett kontor. Användare kan läggas till av den centrala samordnaren, men också av den lokala administratören när denne tilldelats ett kontor. Användare som inte tillhör något kontor kommer som standard att tillhöra det nationella kontoret (medlemsstatens namn). 5. Skapande och användning av grupper av den centrala samordnaren eller den lokala administratören En grupp består helt enkelt av flera användare. Deras syfte är att göra det möjligt för undertecknare att på ett enkelt sätt lägga till samma användare till olika arbetsgrupper för anmälningar flera gånger. Den centrala samordnaren har rätt att skapa grupper i sitt land och den lokala administratören har rätt att skapa grupper i sitt kontor. För att skapa en grupp, gå till SANI2-gemenskapen/Grupper och tryck på Ny grupp. Ett öppet fält kommer att visas uppe i det vänstra hörnet på skärmen, där gruppens namn ska anges. Sedan kan du tilldela användare till grupper genom att helt enkelt dra namn från användarlistan och släppa dem i den aktuella gruppen. Till skillnad från kontoren kan en användare tilldelas många grupper. HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 17

6. Helpdesk Eventuella frågor eller möjliga fel bör rapporteras till den lokala administratören (eller centrala samordnaren, om det inte finns någon lokal administratör) som sedan vidarebefordrar ärendet till den centrala samordnaren om problemet inte kan lösas på denna nivå. Om den centrala samordnaren inte kan lösa problemet kommer denne att vidarebefordra förfrågan till Sani-administratören vid kommissionen på följande adress: comp-sani@ec.europa.eu När du skickar en felrapport till kommissionen ska följande information tillhandahållas: 1. Användaruppgifter (namn, inloggning och medlemsstat) 2. Datum och tidpunkt för incidenten 3. Webbläsare och version som används 4. En kort beskrivning av felet eller funktionsstörningen och vad du gjorde i SANI2 precis innan problemet uppstod 5. En skärmdump som visar felet ska bifogas ditt e-postmeddelande Denna handbok kommer att ses över kontinuerligt i takt med att SANI2 utvecklas HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 18

Bilaga I Rättigheter för anmälningsformulär Åtgärder Skapa ny anmälan och föranmälan Central samordnare Lokal administratö r Inmatning sanvändar e Underteck nare Läsare Granskare Begränsad användare Validerare Se befintlig anmälan Uppdatera anmälan (endast anmälningar vars status är utkast och/eller slutförd) Stäng formuläret Växla till föranmälan (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) Växla till föranmälan (endast anmälningar vars status är utkast och/eller slutförd) Begäran om förenklat förfarande (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) Ta bort begäran om förenklat förfarande (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) Spara (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) Slutför (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) Släng (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) Underteckna (endast anmälningar vars status är slutförd) Validera (endast anmälningar vars status är undertecknad) Återkalla (endast anmälningar vars status är validerad) Avslå (endast anmälningar vars status är slutförd eller undertecknad) Lägg till kommentarer (anmälningar vars status är utkast, slutförd och undertecknad) Lägg till/ta bort medlemmar och grupper i/från arbetsgruppen för anmälan (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) Lägg till kompletterande formulär (endast anmälningar vars status är utkast och slutförd) HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 19

Bilaga II Rättigheter för användarförvaltning Kontor Åtgärder Administratör Administratör vid Europeiska kommissionen Central samordnare I den egna medlemsstaten I den egna medlemsstaten Lokal administratör Vid det egna kontoret och nedan Fritextsökning Skapa nytt kontor Visa kontor Uppdatera kontorets namn Uppdatera kontorets land Ta bort kontor Användare Fritextsökning Filtrera efter profil Skapa ny användare Visa användarinformation Uppdatera användarinformation Ändra eget kontor Ändra egen profil Avaktivera användare Grupper Fritextsökning (användare) Ej tillgängligt Fritextsökning (grupper) Ej tillgängligt Skapa ny grupp Ej tillgängligt Uppdatera grupp Ej tillgängligt Ta bort grupp Dra och släpp användare till/i grupper Ej tillgängligt Ej tillgängligt HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 20

Bilaga III Överensstämmelse mellan SANI1- och SANI2-profiler Sani1 Administratör Användare vid Europeiska kommissionen Lokal administratör - Användare Undertecknare Validerare Begränsad användare Läsare - Sani2 Administratör vid Europeiska kommissionen Administratör Central samordnare Lokal administratör Inmatningsanvändare Undertecknare Validerare Begränsad användare Läsare Granskare HANDBOK FÖR ANVÄNDARE AV SANI2 I MEDLEMSSTATERNA APRIL 2014 21