E-inköpsindex. Visar vägen mot lönsamma elektroniska inköp

E-inköpsindex Visar vägen mot lönsamma elektroniska inköp En undersökning av offentliga verksamheters nyttjande av elektroniska inköp våren/hösten 2015 Stretch Public AB

Innehåll Sammanfattning... 4 1 Inledning... 7 1.1 Bakgrund... 7 1.2 Om undersökningen... 7 1.2.1 Poäng och viktning... 8 2 Resultat... 10 2.1 E-inköpsindex... 10 2.1.1 Resultat... 10 2.1.2 Slutsatser... 10 2.2 Leverantörsanslutning... 11 2.2.1 Resultat... 11 2.2.2 Slutsatser... 12 2.3 Process... 12 2.3.1 Resultat... 12 2.3.2 Slutsatser... 13 2.4 Nyttjande... 13 2.4.1 Resultat... 14 2.4.2 Slutsatser... 14 2.5 Organisation... 15 2.5.1 Resultat... 15 2.5.2 Slutsatser... 15 2.6 Styrning & ledning... 16 2.6.1 Resultat... 16 2.6.2 Slutsatser... 16 3 Nyckeltal... 18 3.1 Ansluten inköpsvolym... 18 3.2 Processföljsamhet... 19 3.3 Inköpsorder/faktura... 19 3.4 Viktad processföljsamhet... 20 3.5 Snittorder... 21 4 Avslutande analys... 22 stretch.se 2(38)

4.1 Statlig verksamhet... 22 4.2 Kommuner och landsting... 22 4.3 Förklaring av resultatet... 22 4.4 Framtid... 23 5 Bilaga 1 Enkätsvar... 25 5.1 Olika sektorer... 25 5.2 Elektroniska fakturor... 25 5.3 Repetitiva fakturor... 26 5.4 Inköpsvolym... 26 5.5 Tjänster eller varor... 27 5.6 Anslutna leverantörer... 28 5.7 Hur är leverantören ansluten?... 28 5.7.1 Integrerade leverantörer... 29 5.7.2 Via leverantörsportal... 29 5.7.3 Anslutet på annat sätt... 30 5.8 Antal fakturor... 30 5.8.1 Antal fakturor från anslutna leverantörer... 31 5.9 Ansluten inköpsvolym... 31 5.10 Antal inköpsorder... 32 5.11 Inköpsvolym med inköpsorder... 32 5.12 Anmodanflöde... 33 5.13 Leverantörsportal... 33 5.14 Kravställning... 34 5.15 Mål, nyckeltal och uppföljning... 35 5.16 Ledningsgrupp... 36 5.17 Förvaltningsorganisation... 36 5.18 Inköpssamordnare... 37 5.19 Andel av verksamheten... 37 5.20 Utrullningsplan... 38 stretch.se 3(38)

Sammanfattning Stretch har under våren 2015 genomfört en undersökning som syftar till att mäta nyttjandet av elektroniska beställningar och inköp inom offentlig sektor. Detta har mynnat ut i ett E- inköpsindex där maximalt antal poäng är 100 och minst 60 poäng krävs för godkänt resultat. Medelvärdet för E-inköpsindex hamnar på 44,9 poäng för deltagande organisationer i undersökningen och skillnaderna är stora. Inte helt överraskande så får de organisationer som strukturerat arbetat med frågan under en tid, ett högre index. Så det låga genomsnittet kan tolkas som att det fortfarande finns stor potential att realisera. Bara ansträngningarna görs och är de rätta. 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 E-Inköpsindex Poäng Statlig 45,3 Kommun 47,5 Landsting 37,8 Medelvärde totalt 44,9 Icke desto mindre har Över 80 procent av de organisationer som har deltagit i undersökningen har ett för lågt E-inköpsindex utifrån vår bedömning. Undersökningen speglar fem olika mätområden: Leverantörsanslutning, process, nyttjande, organisation samt styrning och ledning. Leverantörsanslutning och nyttjande är kanske de mest centrala områdena. Leverantörer måste vara anslutna för att det ska finnas något att köpa och nyttjandet visar direkt hur väl systemet används. Dessvärre har detta också det områden med den lägsta uppfyllnadsgraden, vilket alltså förklarar det generellt låga indexet. stretch.se 4(38)

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Inom området Leverantörsanslutning är alldeles för liten del av den totala inköpsvolymen tillgänglig i systemstödet. I genomsnitt finns endast 17 procent av inköpsvolymen tillgänglig för avrop och i över hälften av de undersökta organisationerna är endast 10 procent anslutet. Med riktade insatser kan alltså stora vinster göras inom detta område. Angående Nyttjandet av systemstödet så sker inköpen oftare utanför systemstödet för hälften av de undersökta organisationerna. Sammantaget ger detta en bild av ett begränsat nyttjande av elektroniska inköpssystem inom offentlig verksamhet. Den rimligaste förklaringen är den bristande leverantörsanslutningen, där alldeles för lite varor/tjänster är tillgängliga i systemstödet. Följden av detta blir att de som trots allt försöker använda systemet tröttnar och återgår till gamla rutiner. Ett område som många däremot lyckats bra inom är repetitiva fakturor, Här är en stor del av fakturavolymen automatiserad. Generellt sätt har offentliga organisationer kommit långt med införandet av E-fakturor. Två tredjedelar av de undersökta organisationerna har ännu inte tagit fram konkreta mål eller nyckeltal för att styra och följa upp utrullningen. Ett relativt litet arbete som kan få stor effekt då tydliga mål påtagligt förbättrar möjligheten att nå nytta av investeringen. Givet en uppföljning av målen det vill säga. Något som sällan sker i för ändamålet anpassade rapportverktyg, då de flesta saknar sådant. I en jämförelse mellan statlig verksamhet/kommun/landsting har kommunerna kommit längst i sina satsningar, medan landstingen har ett lägre resultat inom några mätområden. Det senare förklaras troligtvis av att landstingen generellt sett är större organisationer och mindre homogena i sin verksamhet jämfört med en kommun eller myndighet. Sammanfattningsvis kan sägas att mycket arbete återstår för de många offentliga verksamheter i sitt arbete med elektroniska inköp som stöd för en effektiv inköpsprocess. Samtidigt finns några organisationer som kommit mycket långt, som bör kunna fungera som goda exempel och inspirera övriga organisationer. Det går att lyckas, men rätt ansträngningar. stretch.se 5(38)

Trots att det initiala projektet inte nått fram till förväntat resultat, så finns goda möjligheter att förbättra situationen. Med små, riktade insatser, kan värdet av investeringen förbättras väsentligt. Som alltid gäller emellertid att ambitionen att använda elektroniska inköpssystem måste finnas där. Annars hjälper inga åtgärder i världen. stretch.se 6(38)

1 Inledning 1.1 Läsanvisningar Under inledningen förklaras området kring elektroniska inköp kopplad till offentlig sektor, följt av en beskrivning av denna undersökning. I nästkommande kapitel återges resultatet av de olika mätområdena. Notera dock att resultat fråga för fråga återfinns i bilaga 1. Utifrån de olika mätområdena härleds sedan nyckeltal, som diskuteras i efterföljande kapitel. Rapporten avslutas med en analys, innan bilaga 1 alltså återges. 1.2 Bakgrund Elektroniska inköp (e-inköp) inom offentlig verksamhet har de senaste åren fått stor uppmärksamhet. Stora besparingspotentialer har identifierats och införandet av systemstöd för e-inköp har accelererat under de senaste tre till fyra åren. Bara för statliga myndigheter räknade Ekonomistyrningsverket (ESV) med besparingar på 3,8 miljarder för åren 2009-2015 1. Det elektroniska inköpssystemet ska ta vid efter att en vara/tjänst är upphandlad av den egna organisationen eller genom andra aktörer i samarbete. Varan eller tjänsten ska tillgängliggöras för avrop inom organisationen. Användare ute i verksamheten ska på ett enkelt sätt kunna använda inköpssystemet när de har behov av att köpa varor eller tjänster. De varor och tjänster som ska finnas tillgängliga är de som inköps- och upphandlingsenheten har upphandlat. Inköpssystemet möjliggör därmed en effektiv hantering av inköps- eller avropsprocessen och blir därför en central del kring diskussion om offentliga inköp i ett större perspektiv. Det är viktigt att ledningen hos de offentliga beställarna förstår att offentliga inköp är en strategisk fråga för att göra bra affärer och en förutsättning för att uppnå effektiv hantering av våra skattemedel. En anledning till den höga införandetakten av elektroniska inköpssystem de senaste åren är det obligatoriska krav på ett systemstöd som drivits bland statliga myndigheter. Kommuner och landsting har arbetat aktivt med frågan under en längre tid, men även där har flera nya projekt genomförts de senaste åren. Frågan är om man fått värde av sin investering och hur pass väl nyttjandet av elektroniska beställningar fungerar inom offentlig verksamhet. För att försöka ta reda på detta har Stretch genomfört denna undersökning. 1.3 Om undersökningen Undersökningen baseras på en enkät där de svarande organisationerna fick besvara ett antal frågor om: inköps- och fakturavolymer 1 Rapport Införande av elektroniska inköp i Staten, ESV 2008:14 stretch.se 7(38)

nyttjande av befintlig systemlösning organisation och styrning Enkäten distribuerades via e-post till upphandlings-/inköpschefer, ekonomichefer och systemansvariga/-ägare. Stretch fick även hjälp av de tre största systemleverantörerna på marknaden med spridning av enkäten. En förutsättning för att svara på enkäten var att organisationen nyttjade ett elektroniskt beställningssystem. Dessutom krävdes det att respondenterna hade tillgång till volymuppgifter avseende inköp, fakturor och leverantörer. Vissa av frågorna förutsatte att respondenterna kunde ta ut rapporter ur systemet för att kunna redovisa ett svar. Vid framtagandet av enkäten gjordes en bedömning av hur komplexa frågor som skulle ställas. Vid ökad komplexitet ökar risken för få svar, vilket i så fall försvårar relevanta iakttagelser. En avvägning som gjordes handlade om frågor avseende avtalstroheten i genomförda inköp hos respondenterna. Här valdes att inte ta med frågor om detta då det troligtvis hade minskat svarsfrekvensen p.g.a. komplexiteten i att ta fram uppgifterna. Totalt inkom 38 kompletta svar där respondenterna fick en egen rapport med sin organisations resultat. I rapporten redovisades total poäng samt poäng per mätområde. Rapporten distribuerades till respondenterna under våren. 1.3.1 Poäng och viktning Maximalt antal poäng som en organisation kunde få i undersökningen var 100 poäng. Dessa poäng var fördelade på följande fem mätområden: Leverantörsanslutning - Inom detta område mäts både antalet leverantörer, inköpsvolym och på vilket sätt de är anslutna. En hög anslutningsgrad är en förutsättning för ett högt nyttjande av organisationens avtal vid inköp av varor och tjänster. Process Inom området process mäts hur stor del av inköpen som är automatiserade i organisationens systemlösning och vilket processtöd som finns för slutanvändarna. Nyttjande Här mäts hur pass väl organisationen nyttjar den framtagna lösningen. Nyttjandegraden bedömdes baserat på antal anslutna leverantörer samt inköpssystemets spridning i respondenternas respektive organisationer. Organisation - Organisation handlar om hur inköpslösningen förvaltas och dess förankring i verksamheten samt om kravställning mot leverantörer i samband med upphandling av varor och tjänster. Styrning & ledning Här undersöks om organisationerna har mål för, samt hur dessa ska mätas och följas upp. De olika mätområden har olika stor betydelse i bedömningen av hur väl en organisation har lyckats med sin inköpslösning. Viktning av respektive mätområdes betydelse har gjorts baserat på samlad erfarenhet och kompetens inom Stretch. Vi har arbetat med dessa frågeställningar under många år både i privat och offentlig sektor. Vi bedömer att resultatet av enkätundersökningen speglar verkligheten. Inom respektive mätområde mäts också ett antal nyckeltal. Baserat på enkätsvaren ges en poäng för varje nyckeltal. Nyckeltalen viktas på motsvarande sätt inom respektive mätområdet för att ge en totalpoäng inom området. stretch.se 8(38)

Leverantörsanslutning och Nyttjandet viktas högst av mätområdena, då det är själva målet med en investering i ett elektroniskt inköpssystem, att få med sig många leverantörer och en stor inköpsvolym i systemstödet. Nedanstående tabell visar viktningen mellan de olika mätområdena. 35 30 25 20 15 10 5 0 Viktning per mätområde Maximal poäng per område Leverantörsanslutning 30 Nyttjande 28 Process 17 Styrning & ledning 13 Organisation 12 Poängen för respektive mätområde summerar till 100, som är den maximala poäng som en organisation kan få i undersökningen. stretch.se 9(38)

2 Resultat Först redovisas resultatet av det totala E-inköpsindex som tagits fram och därefter de fem mätområdena var för sig. 2.1 E-inköpsindex Maximalt antal poäng är 100, vilket i praktiken är svårt att uppnå då det skulle kräva att en organisation är hundraprocentigt effektiv inom alla områden. Utifrån vår bedömning krävs ett index på 60 poäng eller mer för att kunna säga att investeringen varit lönsam och gett de effekter som låg till grund för införandet av ett inköpssystem. Mål och syfte med att införa ett elektroniskt inköpssystem kan variera mellan olika organisationer. Oavsett vilket syfte eller mål som en organisation har är volymen beställningar avgörande för att uppnå ett lyckat projekt. Att införa ett system som inte används kan knappast ha ett egenvärde. 2.1.1 Resultat Medelvärdet/E-inköpsindex för de deltagande organisationerna är 44,9 poäng där toppnoteringen ligger så pass högt som 88 poäng, medan de organisationer med lägst poäng ligger på dryga 20 poäng. Det är ett stort spann mellan topp och botten i undersökningen. Medelvärdets fördelning per grupp av organisationer fördelas enligt tabellen nedan. 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 E-Inköpsindex Poäng Statlig 45,3 Kommun 47,5 Landsting 37,8 Medelvärde totalt 44,9 2.1.2 Slutsatser Av egen erfarenhet och i dialog med systemleverantörerna, kan vi konstatera att de flesta av de organisationer som har deltagit i undersökningen också är de organisationer som kommit längst med användandet av e-inköp. Vår bedömning är att ett resultat på ca 60 poäng eller mer krävs för att kunna säga att satsningen har varit lönsam, vilket innebär baserat på vår undersökning att över 80 procent av stretch.se 10(38)

Procent de deltagande organisationerna inte har nått målen. Vår bedömning bygger på erfarenheter från många olika införandeprojekt, där både positiva och negativa resultat kan redovisas. I undersökningen tas ingen hänsyn till hur länge systemstödet har funnits på plats, vilket kan innebära att några organisationer inte har hunnit avsluta sitt projekt med anslutning av leverantörer eller utrullning i verksamheten. Generellt sett har framförallt kommuner och i viss mån landsting arbetat längst tid med e-inköp. Det grundar sig i arbetet med Toppledarforums arbete redan i slutet av 90-talet, där branschstandarden för elektroniska meddelanden togs fram inom SFTI:s ramar (Single Face To Industry). Inom statlig verksamhet har de allra flesta anslutit sig till e-inköp under de senaste åren, då alla myndigheter av en viss storlek måste nyttja e-inköp. 2.2 Leverantörsanslutning Maximalt antal poäng för mätområdet Leverantörsanslutning är 30 poäng. Området är högst viktat i undersökningen då det är viktigt att fylla den elektroniska butiken med varor/tjänster för avrop. Vi mäter här både antalet leverantörer och hur stor andel av den totala inköpsvolymen som finns ansluten till lösningen. 2.2.1 Resultat Medelvärdet för mätområdet är tio poäng vilket motsvarar en uppfyllnadsgrad om 33 procent av maximalt antal poäng. Även här skiljer det sig mellan de olika offentliga verksamheter, där kommuner och landsting har en högre uppfyllnadsgrad än statlig verksamhet. 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Leverantörsanslutning Uppfyllnadsgrad Statlig 30 Kommun 37 Landsting 37 Medelvärde totalt 33 stretch.se 11(38)

2.2.2 Slutsatser De tre organisationer som har högst E-inköpsindex är de tre som har högst värde för mätområdet leverantörsanslutning, där de i princip kan erbjuda hela sitt sortiment i systemstödet (mellan 90-100 procent). Detta visar att en satsning på att ansluta leverantörer ger effekt på det totala E-inköpsindexet. Hur pass väl en organisation lyckas med leverantörsanslutning hänger ihop med ett flertal faktorer. Vi kan dra den slutsatsen genom att det är inget annat nyckeltal/mått som korrelerar fullt ut med uppfyllningsgraden för leverantörsanslutning. Det krävs både styrning, en bra förvaltning och tydliga krav vid upphandling för att nå en hög leverantörsanslutning. Det måste även finnas en eller flera personer med uttalat ansvar för själva processen med att ansluta leverantörer annars är risken stor att arbetet med att ansluta nya leverantörer stannar av. En stor del av offentliga inköp är tjänster och entreprenader. För dessa inköp är det endast ett fåtal organisationer som i dagsläget erbjuder ett systemstöd. Det är vanligare att systemstödet används för inköp av förbrukningsmaterial och motsvarande. Här har leverantörerna av e-inköpslösningar ansvar för att erbjuda bra systemstöd kring tjänstebeställningar samt att vara ett stöd vid införandeprojekt. Systemleverantörerna har även ansvar för att hjälpa kunderna att lägga in inköp av tjänster och entreprenader i e- inköpslösningen. Ofta fokuserar projekten på att ansluta en leverantör för kontorsmaterial/motsvarande vilket har begränsad nytta och volym för en offentlig verksamhet. Systemleverantörerna måste bistå kunderna i arbetet med att lägga in och produktifiera olika tjänster i e-inköpslösningen. 2.3 Process Maximalt antal poäng för mätområdet Process är 17 poäng. Delområdet mäter hur pass väl organisationen lyckats få till en så smidig process som möjligt med hjälp av systemstödet. Det handlar om att anpassa och utveckla elektroniska flöden för så mycket som möjligt för att stödja verksamheten. 2.3.1 Resultat Inom detta område har uppfyllnadsgraden ett medelvärde på 36 procent av totala poängen. Här har landstingen det lägsta värdet på 31 procent, medan kommuner och statliga myndigheter ligger högre. stretch.se 12(38)

Procent 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Process Uppfyllnadsgrad Statlig 36 Kommun 38 Landsting 31 Medelvärde totalt 36 2.3.2 Slutsatser De organisationer som deltagit i undersökningen nyttjar inte funktioner såsom leverantörsportaler, anmodanshantering eller automatisering av fakturaflödet i hög utsträckning. En förklaring till ett lite lägre värde för landstingen är troligtvis att de generellt sett har en större organisation med olika typer av verksamheter, där det kan vara svårt att få en enhetlig process. En faktor som mäts i detta delområde är om det finns ett flöde för anmodan tillgängligt i systemstödet (redovisas under enkätsvar). Med en anmodan menas möjligheten att relativt fritt beskriva vad som önskas köpas in när en vara/tjänst saknas i systemstödet eller när det som ska köpas in är så pass komplext att en professionell inköpare måste hjälpa till. I vår undersökning är det endast 18 procent av alla organisationer som har ett flöde för anmodan. Det innebär att om användarna inte hittar den vara/tjänst som efterfrågas eller vill ha stöd av en inköpare/upphandlare i sitt ärende, finns inte den möjligheten tillgänglig. Vi har tidigare konstaterat att en väldigt liten del av den totala inköpsvolymen finns anslutet. När även denna typ av tjänst saknas, förstärker det bilden av att systemstöden inte stödjer verksamheten och att verksamheten fortsätter att köpa in vid sidan av e-inköpssystemet. Om ett anmodanflöde finns sätter det samtidigt press på förvaltningsorganisationen att ansluta fler leverantörer för enklare ärenden, som nödvändigtvis inte behöver passera inköpsupphandlingsavdelningen. 2.4 Nyttjande Maximalt antal poäng för mätområdet Nyttjande är 28 poäng. Nyttjandet, d.v.s. i vilken grad systemstödet används inom organisationen, viktas högt då det gäller att få med hela organisationen och se till att avrop till de anslutna leverantörerna går via systemstödet. stretch.se 13(38)

Procent 2.4.1 Resultat Här är uppfyllnadsgraden högre än för de tidigare mätområdena och medelvärdet är drygt 56 procent. Kommunerna har högst uppfyllnadsgrad på 66 procent, landsting ligger på 45 procent och statlig verksamhet på 55 procent. 70 60 50 40 30 20 10 0 Nyttjande Uppfyllnadsgrad Statlig 55 Kommun 66 Landsting 45 Medelvärde totalt 56 2.4.2 Slutsatser Spridningen mellan den högsta och lägsta uppfyllnadsgraden är stor, där toppnoteringen är 95 procent och det lägsta värdet 14 procent. Det ska noteras att nyttjandet hela tiden utgår från tillgängligt sortiment, vilket gör att vissa organisationer kan ha ett högt nyttjande på det lilla sortiment som finns anslutet. De bästa förutsättningarna för ett högt nyttjande bör statlig verksamhet ha, där arbetsuppgifterna ofta är mer homogena inom organisationen och arbetsuppgifterna i stor utsträckning avser kontorsarbete. Inom både landsting och kommuner finns det i större utsträckning personal på fältet, inom skola/vård/omsorg/transport, där det finns sämre förutsättningar att nå ut med ett centralt systemstöd. Ser vi mer specifikt på nyckeltalet processföljsamheten (se under avsnitt 3), som är en faktor som påverkar mätområdet, är den i genomsnitt 56 procent. Det får anses som högt utifrån det generella resultatet av undersökningen. Här finns vissa svårigheter att mäta korrekt, då de flesta svarande har nyttjat möjligheten att ange ett volymintervall i stället för att ange mer exakta volymer. Om vi ser på hur stor andel av de leverantörer som är anslutna där inköpsordern har en matchning mot fakturan, är det i genomsnitt 44 procent. Det innebär att de flesta fakturor från anslutna leverantörer inte är kopplade till en beställning från systemstödet, vilket tyder på ett lågt nyttjande av anslutna leverantörer. Det kan finnas flera orsaker till att inte fakturan matchas mot inköpsorder. Vissa organisationer har valt att inte koppla på fakturaflödet fullt ut från början. Andra upplever också svårigheter med att få till en matchning av elektroniska fakturor och även för fakturor där inköpsordernumret ska tolkas från pappersfakturor. stretch.se 14(38)

Procent I drygt en tredjedel av de undersökta organisationerna finns (eller fanns under projektet) ingen plan för hur utrullning av systemstödet ska hanteras. Om det saknas en plan blir det svårt att nå ut till alla och där verkar många förlita sig på någon slags självspridningseffekt inom organisationen. En del organisationer har haft systemstöd för e-inköp i flera år, medan andra fortfarande håller på att rulla ut lösningen. Över hälften anser att de är klara med utrullningen verksamhetsmässigt, d.v.s. de har utbildat och gjort systemstödet tillgängligt för all relevant personal. Resultat inom mätområdet nyttjande skiljer sig inte nämnvärt åt i dessa båda grupper, d.v.s. mellan de som är klara och de som fortfarande håller på med utrullning, vilket kan tyda på att man lyckats identifiera de stora beställarna tidigt i utrullningen och där ytterligare användare endast påverkar volymen marginellt. 2.5 Organisation Maximalt antal poäng för mätområdet organisation är 12 poäng. Mätområdet visar om det finns en organisation för att förvalta och utveckla systemstödet och dess nyttjande. Det behöver inte vara någon formell funktion/roll utan det kan även vara en informell funktion/roll dit dessa frågor kanaliseras. 2.5.1 Resultat Uppfyllnadsgraden är i genomsnitt 54 procent och här ligger statlig verksamhet bäst till med 58 procent, kommuner 55 procent och landsting 38 procent. 70 60 50 40 30 20 10 0 Organisation Uppfyllnadsgrad Statlig 58 Kommun 55 Landsting 38 Medelvärde totalt 54 2.5.2 Slutsatser Som för tidigare mätområden är spridningen hög även här, där högsta resultat är 92 procent och lägsta 25 procent. Det finns inget direkt samband till det totala E-inköpsindexet, då de organisationerna med högt totalindex återfinns både i toppen och botten i detta mätområde. De som har ett högt totalindex lyckas med arbetet, trots att de i vissa fall inte har en stödjande stretch.se 15(38)

Procent organisation. Det kan förklaras av att det finns vissa nyckelpersoner eller eldsjälar som drar ett stort lass för att kompensera denna brist. Att landsting har en lägre uppfyllnadsgrad beror troligen på att de både är större volymmässigt, men framförallt att de utifrån sin verksamhet och regionala spridning har en mera komplex organisationsstruktur. 2.6 Styrning & ledning Maximalt antal poäng för mätområdet Styrning & ledning är 13 poäng. Inom området mäter vi om organisationerna är duktiga på att sätta mål inom inköpsarbetet och följa upp dessa mål i verksamheten. 2.6.1 Resultat Inom detta område ligger uppfyllnadsgraden på 50 procent. Kommunerna har högst värde med 60 procent, statlig verksamhet 50 procent och landsting 31 procent. 70 60 50 40 30 20 10 0 Styrning & ledning Uppfyllnadsgrad Statlig 50 Kommun 60 Landsting 31 Medelvärde totalt 50 2.6.2 Slutsatser Inom området Styrning och ledning ser vi den största spridning då ett antal organisationer har full poäng, medan andra inte har någon poäng alls (100, respektive 0 procent). Noterbart är att det endast är en tredjedel av alla undersökta organisationer som entydigt säger att de satt upp mål eller nyckeltal inom projektet. Att införa ett systemstöd för inköp är en relativt stor investering med både interna och externa resurser, plus även en investering i form av licenser eller avgifter. Av den anledningen borde en sådan investering också innebära att tydliga mål sätts för att kunna mäta hur det går. För att följa upp sina mål behövs något slags rapportverktyg där utvecklingen kan analyseras. Här har 40 procent svarat att de inte har något verktyg, 32 procent har svarat Delvis medan stretch.se 16(38)

enbart 28 procent svarat Ja. Med tanke på att endast en tredjedel har satt tydliga mål, kan det ses som naturligt att de flesta också saknar ett rapportverktyg. stretch.se 17(38)

3 Nyckeltal Utifrån enkätsvaren har ett antal nyckeltal tagits fram. Några av dessa nyckeltal har kort redan berörts i föregående avsnitt, men kompletteras med diskussioner i detta avsnitt. Dessa är nyckeltalen: Ansluten inköpsvolym (ansluten inköpsvolym/total inköpsvolym) Processföljsamhet (andel inköp i systemet/ansluten inköpsvolym) Inköpsorder per faktura (antal inköpsorder/antal fakturor från anslutna leverantörer) Viktad processföljsamhet (inköpsorder per faktura/processföljsamhet) Snittorder 3.1 Ansluten inköpsvolym Ansluten inköpsvolym avser hur stor andel av den totala inköpsvolymen som finns tillgänglig att beställa via systemstödet. Det är ett mått på hur pass väl leverantörsanslutningen har lyckats och hur väl man lyckats med att produktifiera sina upphandlade varor och tjänster. Måttet säger inget om avrop mot ansluten volym. Den genomsnittligt anslutna volymen är drygt 17 procent med stor variation mellan olika organisationer. 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Ansluten inköpsvolym Andel ansluten Statlig 14 Kommun 15 Landsting 34 Medelvärde totalt 17 Vid en jämförelse mellan kommun, stat och landsting, är det landstingen som har lyckats bäst med en anslutningsgrad på 34 procent. Att landstinget ligger bäst till beror troligen på att de har ett fåtal större leverantörer, framförallt inom sjukvårdsmaterial. Med mindre än en femtedel av den totala volymen tillgänglig för avrop finns det en stor onyttjad potential med e-inköpssystemet. Det finns alltid en viss inköpsvolym i en verksamhet som inte lämpar sig eller behöver vara tillgänglig i systemstödet. Det kan vara kostnader i form av obligatoriska avgifter, försäkringar etc. som faktureras löpande eller andra typer av återkommande kostnader som hyror, abonnemang och prenumerationer. Dessa typer av kostnader kan med fördel hanteras med hjälp av abonnemangsfakturering, där ett stretch.se 18(38)

objektregister över återkommande kostnader attesteras i förväg och sedan matchas mot periodvisa fakturor från aktuella leverantörer. Topp fem av de organisationer som har högst inköpsvolym ansluten har ett medelvärde på 65 poäng i E-inköpsindex, jämfört med det totala medelvärdet på 44,9 poäng. Ett minimum borde vara att över hälften av inköpsvolymen finns tillgänglig i systemet, vilket endast 10 procent av de undersökta organisationerna har. 3.2 Processföljsamhet Hur pass väl följer organisationerna den process som finns framtagen och beställer via systemstödet? (Till viss del har detta diskuterats under avsnittet Nyttjande). Vi kan konstatera att i genomsnitt är processföljsamheten 56 procent. En anledning till den relativt höga följsamheten i undersökningen är att ett antal organisationer (13 st.) i princip säger att de nyttjar systemstödet till 100 procent, d.v.s. inga inköp görs utanför systemet för det sortiment som är anslutet. Om detta stämmer med verkligheten eller beror på svårigheter i mätningar är svårt att säga något om. Om vi bortser från dessa 13 organisationer och enbart mäter de övriga blir processföljsamheten betydligt lägre. För denna grupp blir processföljsamheten 33 procent, vilket troligtvis ligger närmare verkligheten och våra egna observationer/erfarenheter. Fördelat på olika sektorer ser vi följande resultat. 70 60 50 40 30 20 10 0 Processföljsamhet Andel Statlig 63 Kommun 46 Landsting 54 Medelvärde totalt 56 Resultatet för kommuner varierar kraftigt, där några ligger i topp med höga värden och några andra har betydligt lägre resultat. 3.3 Inköpsorder/faktura När man arbetar med e-inköp är utgångspunkten en order - en faktura, d.v.s. inga samlingsfakturor önskas för då blir det svårare att matcha beställning mot faktura. stretch.se 19(38)

I detta nyckeltal ställs antal inköpsorder i relation till fakturor från de leverantörer som är anslutna. Här är det inte lika många som kommer upp i 100 procent (4 st.), vilket tyder på svårigheter att mäta eller att ett visst sortiment från en ansluten leverantör inte finns tillgängligt i systemstödet (det finns avtal med leverantören men man köper produkter som inte finns med i avtalet). Medelvärdet är 44 procent, vilket skulle visa på en lägre processföljsamhet när antalet order/faktura mäts istället för volymen. Ett högt värde för en viss organisation för detta nyckeltal, säger inget om hur väl de lyckats generellt. Om endast en leverantör är ansluten och de beställningar som görs till den leverantören går via systemstödet, ger det ett toppvärde. För att få ett mera rättvisande resultat måste också inköpsvolymen vägas in. 60 50 40 30 20 10 0 Inköpsorder/fakturor Andel Statlig 38 Kommun 56 Landsting 37 Medelvärde totalt 44 Kommunerna lyckas bättre när vi enbart jämför inköpsorder mot fakturor. En del verksamheter har i större fler antal delleveranser på sina beställningar, som kan påverka nyckeltalet. 3.4 Viktad processföljsamhet Viktad processföljsamhet kombinerar de två ovanstående nyckeltalen Processföljsamhet och Inköpsorder/faktura, för att både mäta volym och antal. Medelvärdet hamnar därmed på 50 procent, där två organisationer har full pott (100 procent), medan det i andra änden finns tre stycken som har lägre än 5 procent. Landstinget har ett betydligt lägre värde jämfört med kommuner och statliga myndigheter. stretch.se 20(38)

52 51 50 49 48 47 46 45 44 43 42 Viktad processföljsamhet Andel Statlig 50 Kommun 51 Landsting 45 Medelvärde totalt 50 Sammantaget ger nyckeltalen för processföljsamhet lite motstridiga resultat som kan förklaras med svårigheter att ta fram rätt siffror. De flesta har svarat på volymfrågor med hjälp av kryssalternativ där exakta volymer är svårt att utläsa. 3.5 Snittorder Snittorder visar på det genomsnittliga orderbeloppet per skickad inköpsorder. Värdet är i genomsnitt 4296 kronor per order. Fördelat per sektor ser vi följande resultat: Kommuner 2331 kronor per order Landsting 4241 kronor per order Statlig verksamhet 5659 kronor per order Generellt är det väldigt små beställningar som sker. Det kan tyda på en alltför decentraliserad beställningsorganisation, där frågan om vem som bör kunna beställa inte har hanterats av införandeprojektet. I och med att det är ett fåtal organisationer som kommit igång med tjänstebeställningar, innebär det också att snittvärdet hålls nere. Beställningar av tjänster och entreprenader innebär betydligt högre orderbelopp. För att kunna få bättre användning av detta nyckeltal behövs även olika varugrupper/kategorier läggas till. stretch.se 21(38)

4 Avslutande analys 4.1 Statlig verksamhet Vi har tidigare nämnt att det har skett mycket inom statlig verksamhet de senaste åren, där kravet på ett systemstöd mer eller mindre tvingat myndigheterna till att införskaffa ett inköpssystem (med undantag för små myndigheter). Beräkningar som gjordes av ESV förutspådde en besparing på 3,8 mdr under åren 2009-2015. Eftersom kalkylen förutsätter att inköpssystemen används i stor utsträckning, kan besparingen knappast ha uppnåtts. Tvärtom finns det skäl till att tro att det blivit en merkostnad istället för en besparing. Alla myndigheter har införskaffat ett inköps- eller e-handelssystem som inneburit investeringar i licenser eller avgifter. Till detta ska kostnaden för införandeprojekten tas med i beräkningen, där både externa konsulter och interna resurser lagt ned ett relativt stort antal timmar. Kostnaden har uppstått, men besparingarna uteblivit p.g.a. det dåliga nyttjandet. Det vi ser i vår undersökning är att det finns en stor onyttjad potential i användandet av implementerade inköpslösningar. 4.2 Kommuner och landsting För kommuner och landsting finns inte motsvarande krav som för statliga myndigheter, men många införandeprojekt har drivits fram efter ett allt större intresse för inköpsfrågorna från landstings- och kommunpolitiker. Det finns ett flertal kommuner och landsting som arbetet med elektroniska inköpssystem under många år. Här ser vi också några av toppresultaten i undersökningen, där några har utfört ett imponerande arbete. Tyvärr återfinns även här många organisationer som kört fast där det blir uppenbart att frågan inte är prioriterad. Exempelvis har vi beskrivit en kommun med en fakturavolym på 170 000 fakturor per år som endast lyckas skapa 152 stycken beställningar på ett år. Den bästa kalkylen bör vara att säga upp licensen för inköpssystemet eller i varje fall ta en paus i arbetet tills rätt förutsättningar finns för att lyckas med ett införande. Det finns ingen specifik förklaring till resultatet för kommunerna och landstingen. Här får vi nog ansluta oss till de övergripande förklaringarna som finns i rapporten. 4.3 Förklaring av resultatet Vi kan konstatera att det finns mer att önska innan e-inköp inom offentliga sektorn är lönsamma. Det finns ett antal organisationer som lyckats mycket bra och ett antal till som är på rätt väg. När exempelvis endast 17 procent av inköpsvolymen finns tillgänglig i systemen eller att nästan en tredjedel av alla undersökta organisationer bara har mellan 1-10 leverantörer anslutna, finns det skäl att fundera på varför det ser ut på detta sätt. Vi kan se två huvudförklaringar till resultatet. stretch.se 22(38)

Det finns andra förklaringar till det låga resultat som kan variera mellan olika organisationer. Några kan återfinnas inom följande områden: Leverantörsanslutning. Det är uppenbart att inköpssystem inte används och fungerar om inget finns att köpa via systemen. Det kan dock vara svårt att ansluta leverantörer av flera skäl. En orsak är projekttrötthet hos den införande organisationen där resurser gått till systeminförandet, men anslutningen som man gör sen finns det inte energi till. En annan orsak är att leverantörer också måste medverka, vilket ibland är svårt. Styrning & ledning. Det saknas tydliga mål bland flertalet av organisationerna och följaktligen uppföljning av hur det går med införandet. Hur ska vi veta hur det går om inga mål är satta? Är målet enbart att få inköpssystemet i drift? LOU, LUF och offentligheten Här går åsikterna ofta isär där några menar att det är svårt att ha en effektiv inköpsförvaltning med det regelverk som finns, medan andra säger att det inte är något fel på regelverken utan hur den tillämpas. Klart är i alla fall att en del organisationer påverkas negativt av detta, där det finns åsikter som att en lyckad upphandling är en upphandling som inte överklagas. Oavsett vilken inställning som finns inom organisationen, finns det tendenser inom ett flertal organisationer som inte orkar med att marknadsföra och sprida genomförda upphandlingar, utan de är nöjda när den väl är genomförd. Här måste inköps- och upphandlingsverksamheten få stöd i detta arbete, där en resursförstärkning bör införas i samband med att ett inköpssystem införs. En bra upphandling har inget värde förrän den utnyttjas i konkreta avrop från verksamheten. Många bollar i luften Offentlig förvaltning ska hantera många frågeställningar och verksamheten som finns är ofta diversifierad och omfattande. Kraven kommer från många intressenter och frågorna kan ofta komma plötsligt utifrån vad som är aktuellt på agendan. Politiken kan ibland skifta fort och fokus ska snabbt flyttas till en aktuell fråga. Inköpsfrågorna har tidigare inte varit så högt i status inom offentlig verksamhet, men där har en positionsförflyttning skett. Men det tar tid innan det får genomslag i det operativa inköpsarbetet. Eldsjälar Det finns ett flertal exempel på organisationer som lyckats, där en stor del av förklaringen till framgången finns att hämta i att en eller flera eldsjälar driver frågan med ett stort engagemang och vilja. En sådan person kan då kompensera för eventuellt andra brister i förutsättningarna. Givetvis är risken stor att resultatet blir sämre när en sådan person slutar eller av andra skäl tappar engagemanget för frågorna. Saknas någon eldsjäl, ställs högre krav på att de förutsättningar som vi tar upp i rapporten verkligen finns på plats. 4.4 Framtid Trots att det finns en hel del att önska kring resultatet, ser vi ändå att framtiden kring detta är positiv. Det finns en stor fördel för offentlig verksamhet jämfört med privat verksamhet. Det råder ingen konkurrens mellan organisationerna och goda exempel kan och bör spridas så att fler kommer längre i sina projekt. Ett stort arbete görs redan idag av ESV, SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) och ett antal andra aktörer. stretch.se 23(38)

Systemleverantörerna blir bättre att leverera både bättre systemstöd och tjänster kopplat till sina system. Den snabba teknikutvecklingen är också positiv och bidrar till nya och smarta lösningar. Vi vet ju också att många redan nu infört ett systemstöd, även om det inte nyttjas till fullo. I och med att infrastrukturen finns på plats, finns möjlighet att fokusera på de lite svårare frågorna som kom bort under själva implementationen. Det viktiga blir nu att flytta fokus från system- och teknikfrågor till att uppnå mätbara effekter. För några finns det flera utmaningar att ta tag i, det gäller dock att äta elefanten i små bitar. Eller som vi säger inom Stretch Ta små steg till affärsvärde. stretch.se 24(38)

5 Bilaga 1 Enkätsvar I detta avsnitt redovisas de enkätsvar som används i rapporten. Vissa frågor fungerar endast som underlag för att räkna fram vissa nyckeltal där ingen närmare analys görs av de enskilda svaren. 5.1 Olika sektorer För att kunna se skillnader mellan olika offentliga organisationer fick alla ange vilken sektor de tillhör. Antalsmässigt är det flesta organisationer som deltagit i undersökningen från statlig verksamhet. 5.2 Elektroniska fakturor Nedan redovisas andel av fakturor som är elektroniska. De flesta (80 procent) av de som har kommit längst med att ta emot elektroniska fakturor och ligger i intervallet 60-80 procent är kommuner. I och med att kravbilden håller på att skärpas inom offentlig sektor för elektroniska fakturor, kommer det inom några år vara uteslutande stretch.se 25(38)

elektroniska fakturor för de allra flesta. Det finns ett flertal organisationer som kommit långt i arbetet med elektroniska fakturor, men som inte har tagit tag i själva inköpsprocessen. 5.3 Repetitiva fakturor Systemstöd för att hantera repetitiva fakturor kan finnas både i inköpssystem eller i separata EFH-system. Antal fakturor ovan säger ingenting, utan får först betydelse när det sätts i relation till totalt antal fakturor. Lite beroende på verksamhet, antal avtal och leverantörer, brukar en tumregel vara att så mycket som upp till 20 procent av alla fakturor kan matchas mot ett uppsatt regelverk. Det är då oftast kostnader för telefoni, hyra och andra abonnemang som är enklast att hantera på detta sätt. Drygt 60 procent använder ett systemstöd för repetitiva fakturor i undersökningen, där andelen fakturor varierar från några få procent till upp till 30 procent. Toppnoteringen på 33 procent kan ses som unikt. Den genomsnittliga andelen av de som använder ett systemstöd för dessa typer av fakturor är 17 procent, vilket är mycket bra. Att nästan en femtedel av alla fakturor kan hanteras automatiskt ger stora tidsvinster. Jämför vi mellan olika branscher kan vi konstatera att landstingen inte har kommit så långt med denna funktion. 5.4 Inköpsvolym Den totala inköpsvolymen för undersökta organisationer. stretch.se 26(38)

Spannet mellan lägsta och högsta volymen är väldigt stort. Variationen är en effekt av att vi har allt från flera små myndigheter och kommuner till riktigt stora myndigheter och landsting. De allra flesta, nästan 84 procent, har en inköpsvolym som överstiger 100 mkr där högsta volymen är 3,8 mdr. Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas i gruppen Inköpsvolym i mkr. 5.5 Tjänster eller varor Fördelning mellan tjänster och varor redovisas nedan. För offentlig sektor är utgör tjänster den största delen av inköpsvolymen både sett till volym i pengar och till antal med några få undantag. Som vi kan se i andra delar av denna rapport, har inte organisationerna fått in tjänstebeställningar i systemstödet, vilket är en av orsakerna till den generellt låga nyttjandegraden som undersökningen visar på. stretch.se 27(38)

5.6 Anslutna leverantörer Det som är anmärkningsvärt är att nästan en tredjedel endast har 1-10 leverantörer anslutna till sitt inköpssystem. Det blir därmed svårt att få ut nyttan av investeringen i ett inköpssystem med en så låg anslutningsnivå. Vissa landsting kan med ett fåtal leverantörer, där stora avtalsområden täcks in av en och samma leverantör, få en relativt stor andel av inköpsvolymen via inköpssystemet. Utfallet av undersökningen tyder dock på att endast vissa kategorier har anslutits och knappast några tjänsteleverantörer där antalet leverantörer är många fler. Å ena sidan är det många som endast har 1-10 leverantörer anslutna. Å andra sidan finns det organisationer som har över 13 000 leverantörer anslutna. Det är anmärkningsvärt att det kan variera så mycket när de deltagande organisationerna använder samma systemleverantör och verkar i samma sektor Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas längst ned. 5.7 Hur är leverantören ansluten? Olika leverantörer kan vara anslutna på olika sätt. Vi har nedan försökt dela upp totalt antal anslutna leverantörer utifrån anslutningsätt. stretch.se 28(38)

5.7.1 Integrerade leverantörer Generellt är det färre antal integrerade leverantörer, då denna process är mer komplex och kräver en större insats vilket innebär att det sätts upp mot leverantörer med stora volymer. Givetvis är organisationen beroende av att leverantören då har ett systemstöd på sin sida som klarar de framtagna standarder som finns på marknaden. Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas i gruppen Ange antal. 5.7.2 Via leverantörsportal I en del av de systemstöd som erbjuds på marknaden ingår en leverantörsportal i grunderbjudandet. Det finns även lite olika skillnader mellan systemleverantörerna vad som stretch.se 29(38)

avses när en leverantör är ansluten till en leverantörsportal. För vissa innebär det elektroniska dokument för allt, medan andra också hanterar e-post och skannade fakturor inom sin portal. Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas i gruppen Ange antal. 5.7.3 Anslutet på annat sätt Här redovisas exempelvis leverantörer där en beställning skickas med ett e-postmeddelande med ett bifogat dokument, där sedan fakturan kan vara elektronisk eller skannad. Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas i gruppen Ange antal. 5.8 Antal fakturor Antal leverantörsfakturor är i genomsnitt 143 000 per år när vi ser på totalt antal leverantörsfakturor för de undersökta organisationerna. Det högsta antalet fakturor är 1,2 miljoner och lägsta antal är 3 500 fakturor. stretch.se 30(38)

5.8.1 Antal fakturor från anslutna leverantörer Ovan visas antal fakturor från de leverantörer som är anslutna till systemstödet. De allra flesta hamnar i intervallet 0-10 000. I genomsnitt är det 42 000 fakturor som skickas från anslutna leverantörer, vilket är knappt 30 procent av den genomsnittliga fakturavolymen. Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas i gruppen Antal fakturor. 5.9 Ansluten inköpsvolym Här avses inköpsvolym för de leverantörer som finns att handla från i systemstödet. Det är stor spridning mellan inköpsvolymerna som finns i systemstödet. stretch.se 31(38)

Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas i gruppen Inköpsvolym i mkr. 5.10 Antal inköpsorder Nedan redovisas antal inköpsorder som skickas per år. Flest antal inköpsorder per år kommer från ett landsting som skickar uppemot 260 000 order per år. Lägsta antalet är 152 order, vilka skickas från en relativt stor kommun. En tredjedel av organisationerna i undersökningen har färre än 1 000 inköpsorder per år. Om vi ställer det i relation till att över 90 procent av organisationerna har 10 000 leverantörsfakturor eller mer per år blir det en väldigt liten andel som hanteras via systemstödet. Notera att de som valt att svara med exakta siffror redovisas i gruppen Antal inköpsorder. 5.11 Inköpsvolym med inköpsorder Nedanstående fråga innebär att vi kan se hur stor volym som omfattas av de faktiska beställningar som gjorts från systemstödet. stretch.se 32(38)

Nästan 25 procent beställer för mindre än 1 mkr per år från systemstödet. Notera att de som valt att svara med exakta siffror, redovisas i gruppen Inköpsvolym i mkr. 5.12 Anmodanflöde Ovanstående fråga är viktigt för att kunna erbjuda ett bra stöd till verksamheten. Om en användare inte har någon möjlighet att fritt ange vad som önskas i de fall en vara/tjänst saknas eller är svårt att hantera själv, försvåras möjligheten att få en bra acceptans för systemstödet. Ett anmodanflöde ökar också kravet på den centrala inköpsorganisationen att i större grad ansluta flera leverantörer och/eller produktifiera olika tjänster för att minska detta flöde. 5.13 Leverantörsportal Vissa systemstöd har leverantörsportal som standard, medan andra erbjuder det som en tilläggstjänst. stretch.se 33(38)

5.14 Kravställning Nedanstående frågor rör kravställning i samband med upphandling som görs av den egna organisationen, där många andra avtal som används inte alltid upphandlas själv. Det kan exempelvis vara inom statlig verksamhet, där många ramavtal handlas upp för hela staten eller olika typer av samarbeten mellan offentliga verksamheter där gemensamma upphandlingar sker för bättre samordning. Det blir då viktigt att dessa centrala upphandlingar också ställer krav på e-inköp för att underlätta anslutning av nya leverantörer och avtal för de som ska använda dessa. En majoritet av alla ställer krav kring E-inköp i samband med upphandling. Det är betydligt färre som arbetar med olika typer av utvärderingskrav kring E-inköp, för att poängsätta hur pass bra leverantörerna stödjer olika standarder, kvalitet på prislista etc. För viss typ av sortiment kan kvaliteten på prislistan ha relativt stor betydelse för hur användaren stretch.se 34(38)

lyckas hitta rätt produkt i systemstödet. Det är viktigt att anpassa kraven från olika upphandlingar då en del branscher är mer mogna att hantera elektroniska beställningar än andra. 5.15 Mål, nyckeltal och uppföljning Undersökningen innehöll även frågor kring nyckeltal och hur de sedan följs upp. Notera att endast en tredjedel av de organisationer som deltagit i undersökning entydigt kan säga att de har definierat mål/nyckeltal för området. Lite beroende på vilka nyckeltal som är definierade och om organisationen har en integrerad systemlösning, kan en stor del av informationen hämtas från reskontran där ekonomisystemets rapportverktyg kan användas. Även om det finns data att tillgå, krävs en del klassificeringar och metodarbete innan bra rapporter kan byggas. Flera använder externa verktyg, där data från olika system konsolideras och där dessa verktyg oftast erbjuder ett enklare användargränssnitt och större möjligheter att få fram färdiga rapportpaket. stretch.se 35(38)

Centralt anger 70 procent att de följer upp målen/nyckeltalen, medan det ute i verksamheten endast är en tredjedel. Detta har givetvis ett samband med möjligheten till ett bra systemstöd kring rapportuttag att göra. Centralt finns alltid resurser för att bygga egna analyser utifrån olika kalkylprogram (Excel). 5.16 Ledningsgrupp Det är relativt ovanligt att inköpschefen sitter i en ledningsgrupp oavsett vilken bransch vi tittar på, vilket visas i ovanstående resultat. Representationen i ledningen sker oftast genom ekonomichef/direktör eller administrativt ansvariga chefer, kan vi utläsa via de kommentarer som finns bland enkätsvaren. 5.17 Förvaltningsorganisation stretch.se 36(38)

Om det inte finns en förvaltningsorganisation blir det svårt att utveckla lösningen genom att ansluta fler leverantörer, utbilda flera användare, vidareutveckla systemstödet etc. I och med att många har en begränsad ambitionsnivå under implementeringsprojektet, är risken stor att det stannar på den låga nivån och inte får användandet att lyfta. Medelvärdet för E-inköpsindex hamnar på 35 poäng, för de som svarat Nej på denna fråga vilket tyder på att detta är en viktig fråga att ta tag i och som påverkar det totala resultatet. 5.18 Inköpssamordnare Rollen som inköpssamordnare eller motsvarande behöver inte vara någon formell del av organisationen, utan kan oftast hanteras informellt där någon person inom respektive verksamhet hanterar dessa frågor. Inköpssamordnaren har en stor betydelse både genom att kunna kanalisera verksamhetens behov och önskemål till den centrala förvaltningen, men även att fungera som en kanal i förankringsarbetet och stötta den egna avdelningen/enheten. De som svarat Nej på denna fråga, har inte stor påverkan på medelvärdet på E-inköpsindex. 5.19 Andel av verksamheten Över hälften av de undersökta organisationerna har rullat ut lösningen till i stort sätt hela organisationen. Några har fortfarande pågående införande projekt medan andra av olika anledningar inte har gått hela vägen trots att införandeprojektet är avslutat. stretch.se 37(38)

Medelvärdet för E-inköpsindex för samtliga organisationer ligger på 44,9 poäng. Om vi särredovisar resultatet mellan de som rullat ut lösningen till 81-100 procent, mot övriga ser vi stora skillnader. De som har rullat ut lösningen till 81-100 procent av verksamheten har ett medelvärde på 53 poäng, medan den andra hälften har ett medelvärde på 35 poäng. 5.20 Utrullningsplan Relativt stor andel anger att de har en utrullningsplan. Om vi utgår från att ambitionsnivån är hög i dessa planer (varför planera för ett misslyckande?), pekar resultatet för det totala E- inköpsindex att de inte lyckas att följa den framtagna planen. Förklaringar till det är säkert många och skiftar från respektive organisation. Det kan vara brist på resurser, dålig styrning eller en felaktig förvaltningsorganisation som ligger bakom. En utrullningsplan bör beskriva den framtida planen ur tre perspektiv Funktionalitet/process när och hur olika delar av systemlösningen ska tas i drift. Inom systemstödet finns oftast flera funktioner/moduler som påverkar inköpsprocessen, som med fördel kan införas etappvis Verksamhet vilka delar av verksamheten ska vi starta med, ska vi skära på funktion/organisation/process, är vanliga frågor för denna del Avtalsområde/varugrupp/leverantör vilka varugrupper börjar vi med, stora eller små varugrupper, verksamhetskritiskt sortiment hanteras i detta perspektiv Svaren på frågorna ovan är inte alltid lätta att besvara, där varje organisation måste se utifrån sin verklighet, mål och förutsättningar. Även denna fråga har en påverkan på medelvärdet på E-inköpsindex. De som svarat Nej har ett medelvärde på 35 poäng. Finns det ingen plan stannar arbetet av när projektet är avslutat. stretch.se 38(38)