APRIL Företagen och de kommunala upphandlingarna

Transkript

1 Företagen och de kommunala upphandlingarna APRIL 2011 Företagen och de kommunala upphandlingarna

2 Företagen och de kommunala upphandlingarna 1 Företagen och de kommunala upphandlingarna Sammanfattning Kommunens upphandlingar är en viktig del av det lokala företagsklimatet. Upphandlingarna bidrar till kommunens möjligheter att sänka kostnader och höja kvaliteten i de skattefinansierade verksamheterna och skapar möjligheter för lokala företag att växa och utvecklas. s undersökning av företagsklimatet i kommunerna visar på stora skillnader i hur företagare betygsätter sin kommuns upphandlingsarbete. Högst betyg får Mönsterås kommun där 52 procent av de tillfrågade företagarna uppger att de är positivt inställda till upphandlingen i kommunen. Sämst betyg ger företagarna Oskarshamn där en majoritet, 55 procent, av företagarna ger kommunens upphandlingar ett negativt omdöme. Undersökningen visar också att företagare som varit i kontakt med kommunen angående upphandlingar har en betydligt mer negativ syn på hur upphandlingarna fungerar än företagare i allmänhet. Av de företagare som inte själva haft kontakt med kommunen angående upphandlingar är 21 procent negativt inställda. Bland företagare som haft kontakt med kommunen angående kommunala upphandlingar är motsvarande siffra hela 44 procent. Kommunal upphandling förutsätter en dialog mellan kommun och företagare. Att väga in företagarnas uppfattningar om hur upphandlingarna bör organiseras borde vara en självklarhet när förfrågningsunderlaget utformas. Naturligtvis ska kommunerna ställa höga krav på företagen i kommunala upphandlingar, men det betyder inte att det ska vara krångligare för företag att göra affärer med kommunen än med andra företag. Kommunal upphandling skapar många möjligheter, både för kommuner och företag, men bara enkel och effektiv kommunal upphandling tar vara på dessa. Uppgifterna om företagarnas syn på kommunernas upphandlingar är hämtade från s årliga undersökning av företagsklimatet i kommunerna. Drygt företagare i Sveriges samtliga kommuner har fått svara på enkätfrågor om bland annat den service kommunerna ger företagen samt politikers och tjänstemäns attityder till företagande. Undersökningen genomfördes hösten 2010.

3 Företagen och de kommunala upphandlingarna 2 Kommunerna och upphandlingar Lagen om offentlig upphandling (LOU) utgör ett ramverk för offentlig upphandling, men det är varje enskild kommuns och landstings ansvar att utforma och förvalta sin egen upphandlingsprocess. Det är också upp till kommunerna och landstingen att själva besluta hur mycket av deras verksamhet som ska upphandlas. Rätten att utforma upphandlingsprocessen och bestämma vad som ska upphandlas innebär både möjligheter och ansvar. En samlad bild av kommunernas upphandlingar visar på stora utvecklings- och förbättringsmöjligheter. Tidigare undersökningar från visar att både kommunpolitiker och företagare tycker att kommunal upphandling är en viktig del av företagsklimatet. I en undersökning från 2010 svarar 8 av 10 tillfrågade kommunpolitiker att förenklingar i upphandlingsprocessen är viktiga för att skapa goda förutsättningar för företagen i kommunen. 1 Trots bred uppslutning bakom tanken på de kommunala upphandlingarnas roll i att stimulera det lokala företagandet skiljer sig synen på vad som är en välfungerande upphandlingsprocess åt både i olika delar av landet och mellan politiker och företagare. I Solna och Vellinge svarar både kommunpolitiker och företagare att de är nöjda med hur den kommunala upphandlingen sköts. Fagersta har flest politiker som är nöjda med de kommunala upphandlingarna, men bara var tionde företagare är nöjd och 3 av 10 svarar att de är direkt missnöjda. 2 Sveriges 290 kommuner skiljer sig markant åt i sitt användande av och förhållningssätt till kommunal upphandling upphandlade Täby 45,9 procent av den kommunala verksamheten, medan Skinnskatteberg enbart upphandlade 0,6 procent. 3 För att bedöma en kommuns upphandlingsstrategi räcker det emellertid inte att betrakta hur stor del av den kommunala verksamheten som upphandlas. Upphandlingsarbetets kvalitet bygger på hur enkelt det är för företag att delta i upphandlingar, hur långa ledtiderna i processen är, hur många anbud kommunen får in i varje upphandling, vilken kvalitet det är på de inkomna anbuden och vilket ofta underskattas hur företagen uppfattar upphandlingsprocessen. 1 Kommunal upphandling vad tycks?, 2010, sid 4. 2 Kommunal upphandling vad tycks?, 2010, sid Det behövs fler entreprenörer inom offentlig verksamhet, 2010, sid 11.

4 Företagen och de kommunala upphandlingarna 3 Kommunal upphandling ur ett företagarperspektiv En kommunal upphandlingsstrategi är inte en färdig produkt, utan början på en dialog mellan kommunen och företagen på orten. Kommunens ansvar för upphandlingsprocessens utformning gör det möjligt att anpassa den till lokala förutsättningar för att stimulera företagsamheten och förbättra företagsklimatet i kommunen. har frågat drygt företagare i Sveriges samtliga kommuner om hur de uppfattar den kommunala upphandlingen i sin egen kommun. Resultaten visar att det krävs omfattande förbättrings- och utvecklingsarbete för att realisera den potential som är förknippad med kommunala upphandlingar. Knappt var fjärde företagare svarar att de uppfattar kommunens upphandlingsarbete negativt och bara var femte företagare en positiv inställning till hur kommunens upphandling fungerar (se tabell 1). I genomsnitt ger företagarna i Sveriges 290 kommuner den kommunala upphandlingen i medelbetyget 2,9 på en skala mellan 1 och 6. Företagare om kommunal upphandling Andel svar Omdöme Utmärkt 1 Mycket bra 5 Bra 15 Godtagbart 18 Inte helt godtagbart 13 Dåligt 11 Vet ej 37 Total i procent 100 MEDEL (1-6) 2,9 Tabell 1: Företagarnas betyg till kommunens upphandling De tillfrågade företagarna har ombetts att ge den kommunala upphandlingen i deras hemkommun ett omdöme mellan Dåligt och Utmärkt. I Tabellen anges den samlade andel av de tillfrågade företagarna som givit kommunens upphandling respektive omdöme. Medelvärdet beräknas utifrån en sexgradig skala där Dåligt motsvarar 1 och Utmärkt motsvarar 6. Resultaten skiljer sig i hög grad åt mellan olika kommuner. Bäst betyg får Mönsterås kommun där 52 procent av de tillfrågade företagarna uppger att de är positivt inställda till upphandlingen i kommunen (se tabell 2), och bara 8 procent anger att de har fått ett negativt intryck av upphandlingsverksamheten. I Oskarshamn är det däremot 55 procent en majoritet av företagarna som ger den kommunala upphandlingen ett negativt omdöme, och bara 12 procent uppger att de har ett positivt intryck av kommunens upphandlingar (se tabell 3).

5 Företagen och de kommunala upphandlingarna 4 Kommunal upphandling i topp Kommun Negativa Positiva Medel (1-6) Mönsterås ,01 Höganäs ,92 Vellinge ,84 Solna ,80 Sunne ,80 Gnosjö ,67 Habo ,56 Ydre ,55 Essunga ,50 Kristinehamn ,49 SVERIGE ,90 Kommunla upphandling i botten Kommun Negativa Positiva Medel (1-6) Oskarshamn ,06 Färgelanda ,13 Övertorneå ,16 Kiruna ,16 Berg ,26 Simrishamn ,31 Torsby ,32 Bollnäs ,33 Ovanåker ,33 Emmaboda ,35 SVERIGE ,90 Tabell 2: Bäst betyg i kommunal upphandling. I Tabellen listas de kommuner som har fått högst betyg av kommunens företagare vad gäller den kommunala upphandlingen. Positiva respektive negativa omdömen avser hur stor andel av företagarna som uppgivit att de är nöjda eller mycket nöjda respektive missnöjda eller mycket missnöjda med den kommunala upphandlingen. Medelbetyget är en sammanvägning av företagarnas omdömen mellan Dåligt (1) och Utmärkt (6). Tabell 3: Sämst betyg i kommunal upphandling. I Tabellen listas de kommuner som har fått lägst betyg av kommunens företagare vad gäller den kommunala upphandlingen. Positiva respektive negativa omdömen avser hur stor andel av företagarna som uppgivit att de är nöjda eller mycket nöjda respektive missnöjda eller mycket missnöjda med den kommunala upphandlingen. Medelbetyget är en sammanvägning av företagarnas omdömen mellan Dåligt (1) och Utmärkt (6). Det är värt att notera att Mönsterås och Oskarshamn, som återfinns i topp respektive botten när företagarna får betygsätta kommunernas upphandlingar, är grannkommuner. Att företagarna trots kommunernas geografiska närhet har så olika erfarenhet av upphandlingar, visar att kommunala beslut om hur upphandlingarna ska organiseras och de ansvariga tjänstemännens attityder har mycket stor betydelse för hur upphandlingarna uppfattas. Det innebär att företagarnas syn på upphandlingarna till stor del avgörs av faktorer som kommunerna själva kan påverka. En branschvis uppdelning av statistiken (se tabell 4) visar att företagarnas inställning till kommunal upphandling inte skiljer sig nämnvärt mellan olika branscher. Inte heller syns några större skillnader mellan företag av olika storlekar. Den viktigaste skillnaden är den mellan olika kommuner.

6 Industri Bygg Transport Hotell och restaurang Information IT Fastigheter Tjänster till företag Skola och utbildning Vård och omsorg Personliga tjänster Företagen och de kommunala upphandlingarna 5 Upphandling i olika branscher Bransch Andel företagare som är positivt inställda till kommunens upphandling ALLA Tabell 4: Upphandling efter bransch Tabell anger hur stor andel av företagarna i olika branscher som har angivit att de har en positiv inställning till den kommunala upphandlingen i deras hemkommun. Kolumnen ALLA anger hur stor andel av de samlade företagarna som givit den kommunala upphandlingen ett positivt omdöme. Kontakt med kommunen leder till negativare uppfattning En närmare granskning av statistiken visar dock att företagare som har varit i kontakt med kommunen angående upphandlingar i större utsträckning har en negativ uppfattning om upphandlingsverksamheten än företagare som inte har haft en sådan kontakt. Bland de företagare som har erfarenhet av kontakter med kommunen angående upphandlingar är 44 procent negativt inställda, medan 33 procent är positiva (se tabell 5). Kontakt med kommunal upphandling Har du varit i kontakt med kommunal upphandling? Omdöme - kommunal upphandling Nej Ja Utmärkt 1% 4% Mycket bra 4% 10% Bra 15% 19% Godtagbart 17% 21% Inte helt godtagbart 12% 21% Dåligt 9% 23% Vet ej 42% 4% Andel positiva 20% 33% Andel negativa 21% 44% Tabell 5: Kontakt med kommunal upphandling De tillfrågade företagarnas omdömen har här delats upp mellan de företagare som uppger att de har respektive inte har varit i kontakt med kommunal upphandling själva. Företagare som haft kontakt med kommunen angående upphandlingar har således en betydligt mer negativ syn på hur upphandlingarna fungerar än både företagare i allmänhet och de företagare som inte har egna erfarenheter av kommunala upphandlingar. Denna negativa syn på upphandlingar kan tänkas leda till att många företag avstår från att delta i kommunala upphandlingar.

7 Företagen och de kommunala upphandlingarna 6 En fungerande upphandlingsstrategi kräver att företagare ser upphandlingarna som attraktiva och upplever att det är värt deras tid och energi att delta. Om bara ett fåtal företag bedömer att det är värt att delta i upphandlingar går kommunerna miste om mycket av nyttan med kommunal upphandling. Inte bara om hur mycket, utan även hur Kommunal upphandling bedöms ofta utifrån hur mycket verksamhet som upphandlas, men det ger en ofullständig bild av verkligheten. Upphandlingar handlar inte bara om hur mycket verksamhet som upphandlas utan minst lika mycket om hur verksamheten upphandlas. Mönsterås upphandlar visserligen bara 3,5 procent av sin kommunala verksamhet, men kommunens upphandlingsarbete får toppbetyg av såväl politiker som företagare. 4 Ju mer verksamhet en kommun väljer att upphandla, desto mer utrymme får kommunen för att effektivisera verksamheten, minska kostnaderna, stimulera företagsamheten och öka antalet arbetstillfällen. Och ju bättre upphandlingsverksamhet en kommun har desto mer tar kommunen till vara på dessa möjligheter. Många av Sveriges ledande företag har vuxit fram som leverantörer till offentliga beställare och runtom i landet finns exempel på en lång rad företag som aldrig skulle kunnat startas eller utvecklas om det inte varit för uppdrag från kommuner och landsting. Kommunal upphandling är därför en investering för såväl kommuner som för det svenska företagandet, både på kort och på lång sikt. En stark upphandlingsverksamhet stimulerar inte bara nyföretagandet utan hjälper också befintliga företag att växa och våga expandera. Det finns en rad åtgärder som kommuner kan utföra för att förbättra och effektivisera upphandlingsprocessen för både politiker och företagare. Många kommuner skulle kunna förenkla upphandlingarna och förkorta ledtiderna genom att inte begära in information från företagarna som kommunen redan har tillgång till genom offentliga register. Genom att dela upp upphandlingarna i mindre uppdrag kan en kommun öka möjligheten för små och medelstora företag att delta och på så sätt stimulera det lokala företagandet. En central del i en effektiv upphandlingsprocess är också att den är transparent och förutsägbar så att företagen på förhand vet vilken arbetsinsats upphandlingen kommer att kräva av dem och hur processen kommer att gå till. har i ett antal rapporter tagit fram ytterligare idéer kring hur upphandlingarna på några centrala områden kan utvecklas. 5 Tillsammans med insikten att många företagare idag är missnöjda med hur kommunernas upphandlingar fungerar kan dessa idéer förhoppningsvis fungera som utgångspunkt för fortsatt dialog och diskussion i kommunerna. 4 Kommunal upphandling vad tycks?, 2010, sid Förenklings- och utvecklingsmöjligheter inom offentlig upphandling av städtjänster. Svenskt Näringsliv, 2010, Förenklings- och utvecklingsmöjligheter inom offentlig upphandling av bemanningstjänster., 2010 och Förenklings- och utvecklingsmöjligheter inom offentlig upphandling av livsmedel., 2009.

8 Företagen och de kommunala upphandlingarna 7 Att initiera en dialog med kommunens företagare kring hur upphandlingarna bör utformas borde vara ett självklart steg för de kommuner som vill stimulera och utveckla det lokala företagandet och fullt ut dra fördel av de möjligheter upphandlingar erbjuder. Källor: Det behövs fler entreprenörer inom offentlig verksamhet, Förenklings- och utvecklingsmöjligheter inom offentlig upphandling av livsmedel., Förenklings- och utvecklingsmöjligheter inom offentlig upphandling av bemanningstjänster., Förenklings- och utvecklingsmöjligheter inom offentlig upphandling av städtjänster., Kommunal upphandling vad tycks?, 2010.

9 Företagen och de kommunala upphandlingarna Stockholm Telefon info@svensktnaringsliv.se Företagsklimat Telefon foretagsklimat@svensktnaringsliv.se