Kapitel 8 Kundregistret Innehåll Kundregistret...3 Kundnummer...4 Kundnamn...4 C/o...4 Telefon...4 Telefax...4 Kundtyp...4 Sök kund...5...5 Tag bort kund...5...5 Anteckningar...5...5 Spara...5...5 Ny kund...5...5 Utskrifter...5...5 Flik 1 - adressupgifter...6 Postadress...6 Postnr...6 Leverans till...6 Leveransadress...6 Postnr...6 Portkod...6 Distrikt...7 Anträffbar...7 Säljare...7 Leveransmetod...7 Organisations- nummer...7 Anteckningar...7 DMS Sweden AB 2001 sid 1
E-postadress...7 Spara ändringar...7 Flik 2 - Fakturauppgifter...8 Valuta...8 Betalningsvillkor...8 Kreditsaldo...8 Fakturabetalare...8 Räntefaktureras...8 Samlingsfaktureras...8 Fakturaavgift...8 Visa gar.kostnader...8 Momsregistrerad...8 Spärrad...9 Fakturatyp...9 Kreditgräns...9 Varna när...9 Flik 3 - Aktuella service...10 Flik 4 - Servicehistorik...11 Flik 5 - Kunder...12 Sökning i flik 'kunder'...12 Flik 6 - Garantiavtal...13 Flik 7 - Försäljning...14 Flik 8 - Reskontra...15 Flik 9 - Rabatter...16 Avtalsnummer...16 Rabatt på material...16 Rabatt på arbete...16 Övriga rabatter...16 Flik 10 - Kontaktpersoner...17 Avdelning 'Ekonomi'...17 Avdelning 'E-Invoice'...17 Utskrifter...18 Utskrifter från kundregistret...18 Kundutskrifter från Rapportcentralen...18 DMS Sweden AB 2001 sid 2
Kundregistret I kundregistret sparar du all information om dina kunder, deras adresser, faktureringsuppgifter, rabattinformation mm. Informationen används sedan av programmet när du använder kundnumret för att skapa en ny serviceorder eller gör en försäljning i Direktorderformuläret. En kund kan även vara en leverantör eftersom du kan utför garantiarbete för ett märke och till det märket skall kopplas information om vem som betalar garantin. All fakturering i SoS2000 förutsätter att det finns en giltig kundpost i kundregistret som fakturamottagare. När du öppnar kundregistret ställer sig programmet i sökläge; Nu kan du använda sökrutan för att söka fram en eller flera kunder med ett av de föreslagna sökfält dvs; kundnummer kundnamn ortnamn postnummer. När du använder programmet för första gången finns bara ett kundnummer i databasen och det är kund '99' som är en speciell kund och som du inte får ta bort eller ändra. DMS Sweden AB 2001 sid 3
Om du inte vill söka en kund (läs mera om sökning längre fram) kan du klicka på Avbryt knappen för att ta bort sökrutan. Programmet ställer sig då i inskriftsläge för att ta emot en ny kund. I följande uppställning kan du läsa mera om varje fält och ev villkor för inmatning; Kundnummer Kundnamn C/o Telefon Telefax Kundtyp Programmet accepterar både bokstäver och siffror. Använd alltid en siffra som första tecken Formatteras automatiskt om till stora och små bokstäver 'Care Of' adressuppgift t.ex Ekonomiavd Inkl riktnummer Inkl riktnummer Välj en av fyra kundtyper. Val av kundtyp har betydelse för hur prissättningen av material sker. En leverantör måste alltid vara typ 'leverantör' för att påslagsmekanism skall fungera Mittendelen av formuläret består av 10 flik där varje flik innehåller särskild information om kunden. Varje flik beskrivs i en egen del härefter. DMS Sweden AB 2001 sid 4
Sök kund Tag bort kund Anteckningar Spara Välj knappen med kikaren för att söka. Om sökresultatet inte ger något skall du trycka ESC tangenten för att kunna söka i ett annat sökfält Använd 'Radera' knappen för att ta bort en kund. Endast kunder utan serviceorder eller direktorder mm får tas bort. Öppna anteckningar för den aktuella kunden. Sparas som en textfil i den gemensamma datamappen i mappen 'cnotes' Välj denna knapp för att spara en ny kund eller ändringar till en befintlig kundpost. Ny kund Utskrifter Klicka på den här knappen för att rensa alla kunduppgifter och ställa markören i rätt läge för inskrift av en ny kund. De utskrifter som finns hittar du i utskriftsmenyn ned till höger i kundformuläret och gäller för den aktuella kunden. Dubbelklicka på önskad utskrift för att påbörja utskriften till skrivaren. Glöm inte att det går att förgranska utskriften med CTRL F1 innan du väljer utskrift. DMS Sweden AB 2001 sid 5
Flik 1 - adressupgifter Första fliken innehåller kundens adressuppgifter, där finns bl.a plats för såväl leveranssadress som postadress. I servicesammanhang används kundens leveransadress när du väljer att returnera servicen med post eftersom större paket inte skall skickas till en boxadress. Postadress Postnr Leverans till Leveransadress Postnr Portkod Kundens post eller box adress Ange postnumret utan mellanslag Föreslås vara lika med kunden. Kan användas för att ange en alternativ mottagare av färdiga service t.ex gatuadress Postnumret till leveransadressen Ange en ev portkod DMS Sweden AB 2001 sid 6
Distrikt Anträffbar Säljare Leveransmetod Organisationsnummer Anteckningar E-postadress Du kan dela in dina kunder i geografiska områden eller logiska zoner. Distrikt '0' är standardvärde om inget annat anges. Vill du använda automatiken 1 för att skapa besöks-avgifter skall du använda distrikt 47, 48 och 49 lika med zone 1,2 och 3 Välj från listan när kunden är anträffbar Koppla en säljare till en kund Ange hur kunden i förekommande fall får tillbaka sina servicegods Kundens personnummer eller företagsnummer Dina kommentarer om kunden, visas inte på någon utskrift till kunden Kundens e-postadress Spara ändringar Om du gör en ändring i en befintlig kundpost kommer programmet att känna av ändringen och fråga dig om du vill spara ändringen när du försöker att stänga eller byta till en annan kundpost. Om du vill slippa frågan skall du klicka på 'Spara post' knappen när du har gjort ändringen. 1 Läs mer om detta i systeminställningar / produktgrupper / arbetskoder DMS Sweden AB 2001 sid 7
Flik 2 - Fakturauppgifter I denna flik bestämmer du villkoren för kundens fakturering; Valuta Betalningsvillkor Kreditsaldo Fakturabetalare Räntefaktureras Samlingsfaktureras Fakturaavgift Visa gar.kostnader Momsregistrerad Välj kundens valuta från dropplistan. Vid omutskrift av en faktura konverteras alla belopp till denna valuta enligt den aktuella kursen som skall finnas i valutatabellen Ange kredittid Visar kundens aktuella skuld Vem som skall betala kundens faktura, normalt betalar kunden sina egna fakturor. Dubbelklicka i fältet för att kunna söka i kundlistan efter en annan fakturabetalare Markera om kunden skall debiteras dröjsmålsränta eller ej Markeras om du vill föra samman alla klara order till en faktura för kunden. Markeras om kunden skall betala en faktureringsavgift Markera om du vill att kunden skall se servicekostnaderna på följesedlarna när servicen utförs som garanti och kunden inte är garantimottagaren. Markera för att debitera moms DMS Sweden AB 2001 sid 8
Spärrad Fakturatyp Kreditgräns Varna när Markera för att förhindra att nya order skrivs för denna kund. Kunden visas i söklistor men kan inte väljas. Välj specificerad eller ospecificerad fakturautskrift. Ospecificerad fungerar bäst tillsammans med samlingsfaktureringen. Ange en kreditgräns för kunden Låt programmet varna när en viss procent av kundens kredit är förbrukad DMS Sweden AB 2001 sid 9
Flik 3 - Aktuella service Ett enkelt sätt att se vilka serviceorder som tillhör en viss kund är att titta i denna flik där alla aktuella, dvs order t.o.m status 'Klar Följesedel', visas. Du kan använda högerklickmenyn för att söka / filterar order i listan. DMS Sweden AB 2001 sid 10
Flik 4 - Servicehistorik Under denna flik kan du se alla färdiga order som tillhör denna kund vilket inkluderar alla order med status 'Klar' eller senare. Detta innebär förstås att vissa order kommer att synas under både 'Aktuella order' som under 'Servicehistorik' DMS Sweden AB 2001 sid 11
Flik 5 - Kunder När du använder kikaren för att söka efter kunder kommer resultatet av din sökning att läggas i denna flik som en eller flera rader där varje rad är en del av en kundpost. Avsikten är att du kan söka efter alla poster som innehåller ordet 'expert*' och få fram samtliga Expert butikerna i din kundlista; När du vill 'ladda' en kund i listan behöver du bara dubbelklicka på den raden som innehåller kunden och programmet hämtar hela kundposten för denna kund och växlar till flik 'Adressuppgifter'. Sökning i flik 'kunder' Flik 'Kunder' har en egen sökruta som låter dig söka på kundnamnet eller en del därav. Genom att t.ex skriva in 'ab' och trycka Enter kommer programmet att plocka fram alla kunder vars namn börjar med 'AB'. Du kan även söka efter delar av ett kundnamn genom att använda '*' tecknet t.ex '*pert*' skulle plocka fram alla 'expert' kunder samt övriga där bokstavskombinationen förekommer, denna type av sökning kan dock ta längre tid. Det går även bra att använda '?' istället för enskilda bokstäver t.ex '?arlsson' finner såväl 'Karlsson' som 'Carlsson'. DMS Sweden AB 2001 sid 12
Flik 6 - Garantiavtal Garantiavtal innebär att kunden är troligtvis en butik och har ett avtal med en eller flera leverantörer som gör att de produkter som säljes från den leverantören täcks av ett garantiåtagande från leverantören. Genom att du kan specificiera ett eller flera avtal för varje kund kan programmet automatiskt välja de rätta villkoren för en reparation i samband med registreringen. De parametrar du kan använda för att definera ett avtal är Märkeskod, Produktgrupp, Debiteringskonto, startdatum för avtalet och antalet månader som avtalet gäller för. Startdatum i detta sammanhang används för att kontrollera apparatens köpdatum för att se om den täcks av avtalet eller inte. När en serviceorder skapas för den här kunden kontrollera programmet om den aktuella produkten har ett köpdatum som ligger innanför ett ev giltigt serviceavtal och väljer i så fall det rätta debiteringskontot till serviceordern. DMS Sweden AB 2001 sid 13
Flik 7 - Försäljning Om du vill se vilka produkter en kund har köpt kan du söka fram kunden och sedan välja flik 'Försäljning'. Här visas alla direktorder som tillhör denna kund med uppgift om vad som han köpte och när samt vilket pris som debiterades. Eftersom rutan inte har plats för all information som visas kan du skrolla bilden åt höger för att se den övriga informationen. DMS Sweden AB 2001 sid 14
Flik 8 - Reskontra Här kan du se samtliga fakturor till en kund, ändringar är dock inte tillåtna. Dubbelklicka på en faktura för att visa fakturan i Fakturakontrollen DMS Sweden AB 2001 sid 15
Flik 9 - Rabatter I rabattfliken kan du bestämma vilka rabatter och/eller avtal som skall styra kundens prissättning. Kom ihåg att priset för material och delar kan vara beroende av vilken kundkategori kunden tillhör. Avtalsnummer Rabatt på material Rabatt på arbete Välj ett avtalnummer från dropplistan. Ett avtal kan bestämma priset på arbete, smådelar, grundavgift och frakt. Har kunden dessutom rabatter enligt nästa fält kommer de ovanpå ett det avtalade priset. Ange en rabatsats, påslag anges med '-' minustecken Ange en rabatsats, påslag anges med '-' minustecken Övriga rabatter Till sist kan du välja att ge kunden rabatter på försäljningskonton och/eller enskilda artikelnummer. Kontorabatter innebär att kunden får en viss rabatt eller påslag på priset om artikeln tillhör ett specifikt försäljningskonto. Särskilda rabatter innebär att kunden får en rabatt eller påslag för ett eller flera namngivna artiklar. DMS Sweden AB 2001 sid 16
Flik 10 - Kontaktpersoner Här kan du lägga in uppgifter om de kontaktpersoner som finns på kundens företag. De som finns i denna lista visas i dropplistan för 'Beställare' i såväl serviceorder som direktorder formuläret. Vid registrering av en ny serviceorder föreslår programmet den första kontaktpersonen i listan dvs den som ligger överst. Avdelning 'Ekonomi' Finns en kontaktperson till avdelningen 'Ekonomi' kommer programmet att använda denna person för kontaktperson i alla ärenden rörande reskontra t.ex påminnelser. Avdelning 'E-Invoice' Detta är en särskild uppgift som om den finns, skall innehålla e-postadressen till din kunds ekonomiavdelning så att du kan skicka dina fakturor till dem via e-post i Microsoft Snapshot formatet. Lämpligtvis finns ett särskilt e-post konto hos kunden för detta ändamål, e-post som skickas på detta sätt markeras med högsta prioritet och kvittens begärs av mottagaren 2. 2 om funktionen stöds av deras e-post system DMS Sweden AB 2001 sid 17
Utskrifter Utskrifter från kundregistret kan göras dels från utskriftsmenyn i kundregistret och dels från 'Rapportcentralen'. Utskrifter från kundregistret Förutsatt att det finns en kund i kundregisterformuläret kan du dubbelklicka på en utskrift i utskriftsmenyn för att skriva ut. De utskrifter du kan välja bland är;?? Adressetikett?? Adressetikett - (avery 4146)?? Aktuella serviceorder?? Försäljningshistorik?? Kundreskontra -endast obetalda?? Postens företagspaket?? Postens företagspaket utan avsändare?? Servicehistorik Kundutskrifter från Rapportcentralen Följande kundutskrifter är tillgängliga via Rapportcentralen;?? Adressetikett?? Adressetikett - (avery 4146)?? Adressetiketter -laserark?? Adressetiketter -matris?? Aktuella serviceorder?? Bästa 30 kunder?? Försäljningshistorik?? Kund paketavi?? Kundlista A-Ö?? Kundlista i nummerordning?? Postens företagspaket?? Postens företagspaket utan avsändare?? Servicehistorik?? Telefon & Faxlista DMS Sweden AB 2001 sid 18