KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 11. Tid 2014-03-11, kl. 13.30 Plats C-salen, Växjö kommun Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C) Åsa Karlsson Björkmarker (S) Ulf Hedin (M) Anna Hultstein (M) Martin Edberg (S) Ersättare René Jaramillo (KD) Anders Mårtensson (V) Catharina Winberg (M) Annika Stacke (FP) Tony Lundstedt (S) Tjänstemän Kommunchefen Personal- och förhandlingschefen Upphandlingschefen 1 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 Förteckning över kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts ärenden den 11 mars 2014 1 Justering 2 Information om forskningsprojektet om där man undersökt vad som utmärker organisationer med låg sjukfrånvaro 3 Information om regler för tjänstledighet för att prova annat jobb m.m. 4 Information om nya arvodesbestämmelser för förtroendevalda 5 Nominering av beredningsgrupp för arbetet med nya pensionsbestämmelser för förtroendevalda i Växjö kommun 6 Skrivelse om rekrytering av deltidsbrandmän - Charlotta Svanberg (S) 7 Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion i Växjö kommun 2014-2015 8 Motion om meddelarfrihet vid upphandling 9 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro 10 Redovisning av aktuella upphandlingar 11 Övrigt 2 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 1 Justering 3 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 2 Information om forskningsprojektet om där man undersökt vad som utmärker organisationer med låg sjukfrånvaro 4 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 3 Information om regler för tjänstledighet för att prova annat jobb m.m. 5 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 4 Information om nya arvodesbestämmelser för förtroendevalda 6 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 5 Nominering av beredningsgrupp för arbetet med nya pensionsbestämmelser för förtroendevalda i Växjö kommun Bakgrund Kommunfullmäktige har 4 2013-01-22 uppdragit åt kommunchefen att se över Växjö kommuns pensionsbestämmelser för förtroendevalda. I detta arbete ska utredningar som pågår på central nivå beaktas. I syfte att underlätta processen och förankra olika förslag ska organisations- och personalutskottet utse två förtroendevalda att delta i arbetet med att ta fram ett förslag till nya pensionsbestämmelser för förtroendevalda i Växjö kommun. 7 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 6 Skrivelse om rekrytering av deltidsbrandmän - Charlotta Svanberg (S) Dnr KS/2014:84 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag Kommunstyrelsen besvarar skrivelsen med att Värends Räddningstjänstförbund redan arbetar med att rekrytera deltidsbrandmän från de kommunala förvaltningarna i enlighet med skrivelsen intentioner. Bakgrund Charlotta Svanberg (S) har i en skrivelse den 4 februari 2014 föreslagit att kommunstyrelsen ska ge kommunchefen i uppdrag att utreda möjligheterna till att anställda inom Växjö kommun ska kunna bli deltidsbrandmän hos Värends Räddningstjänstförbund, parallellt med sin ordinarie anställning. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 10 februari 2014 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att kommunledningsförvaltningen varit i kontakt med Värends Räddningstjänstförbund i frågan. Av deras svar framgår att man redan arbetar aktivt med att försöka rekrytera personer från de kommunala förvaltningarna. Förbundet har haft överläggningar med både tekniska förvaltningen och omsorgsförvaltningen, som båda har lämnat sitt samtycke till en sådan lösning när en anställd visar intresse. Det föreligger inte heller några juridiska hinder för ovan nämnda lösning av den anledningen att Växjö kommun och Värends Räddningstjänstförbund räknas som två skilda arbetsgivare. 8 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 7 Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion i Växjö kommun 2014-2015 Dnr KS/2014:51 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner målsättningen och handlingsplanen för den offentliga etiska konsumtionen 2014 2015 med den ändringen att målsättningen under punkten 1 i förslaget ändras till: Växjö kommuns offentliga etiska konsumtion ökar. 2. Organisations- och personalutskottet anmäler beslutet till kommunstyrelsen. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i 73/2008 att kommunen ska verka för en årlig ökning av offentlig etisk konsumtion av produkter som har producerats i enlighet med ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, Rättvisemärkt eller motsvarande. I 132/2005 beslutade kommunfullmäktige att när tekniken successivt byts ut är målet att 100 % av det inhandlade kaffet och teet ska uppfylla specifikationen för krav och rättvisemärkta produkter. För att fullfölja målet i Växjö kommuns internationella strategi att bidra till ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar utveckling, lokalt och globalt, behöver besluten från 2005 och 2008 revideras. Många nya etiskt märkta produkter tillkommit på marknaden och Växjö kommun behöver bl.a. utvidga sin målsättning till att omfatta även andra produkter förutom livsmedel. Mycket av arbetet görs redan idag på upphandlingsenheten men det behöver formaliseras genom en målsättning och handlingsplan för den offentliga etiska konsumtionen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 24 januari redogjort för ärendet och lämnat förslag till målsättningar och handlingsplan. Tillsammans innebär målsättningarna, så långt det är möjligt, att varor som Växjö kommun köper in bidrar till att människor som tillverkat produkterna lever ett drägligt liv med schyssta arbetsvillkor och utvecklar sina närsamhällen på ett positivt sätt. 9 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 8 Motion om meddelarfrihet vid upphandling Dnr KS/2014:120 Bakgrund Åsa Karlsson Björkmarker (S) föreslår i en motion den 13 februari 2014 att Växjö kommuns upphandlingar ska omfattas av krav på meddelarfrihet i de fall då det är relevant. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 3 mars 2014 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att krav på meddelarfrihet kan i relevanta (tjänste)upphandlingar ställas förutsatt att meddelarfriheten är proportionerlig genom ett naturligt samband och att det endast omfattas av den del av leverantörens verksamhet som utför uppdraget. Begreppet meddelarfrihet bör också förtydligas enligt följande så att det blir transparent: leverantör ska tillförsäkra meddelarfrihet till de medarbetare som arbetar med de tjänster som omfattas av upphandlingen och därför inte vidta arbetsrättslig disciplinåtgärd enbart för att en medarbetare som nu omnämns utnyttjar sin rätt att meddela sig till media eller liknande inom ramen för dennes arbetsuppgifter där kommunen är beställare. 10 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 9 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro för november. 11 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 10 Redovisning av aktuella upphandlingar Dnr KS/2014:88 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat upphandlingsplanen för 2014. 12 (13)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-03-05 11 Övrigt 13 (13)
ÄRENDE Dnr KS/2014:84 2014-02-10 Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Tel. 0470-41234 Kommunstyrelsen Rekrytering av deltidsbrandmän Bakgrund Charlotta Svanberg (S) har i en skrivelse den 4 februari 2014 föreslagit att kommunstyrelsen ska ge kommunchefen i uppdrag att utreda möjligheterna till att anställda inom Växjö kommun ska kunna bli deltidsbrandmän hos Värends Räddningstjänstförbund, parallellt med sin ordinarie anställning. Ärendet Kommunledningsförvaltningen har varit i kontakt med Värends Räddningstjänstförbund i frågan. Av deras svar framgår att man redan arbetar aktivt med att försöka rekrytera personer från de kommunala förvaltningarna. Förbundet har haft överläggningar med både tekniska förvaltningen och omsorgsförvaltningen, som båda har lämnat sitt samtycke till en sådan lösning när en anställd visar intresse. Det föreligger inte heller några juridiska hinder för ovan nämnda lösning av den anledningen att Växjö kommun och Värends Räddningstjänstförbund räknas som två skilda arbetsgivare. Ove Dahl kommunchef Martin Fransson t.f. kanslichef Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 1 (1) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41234 Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax 0470-256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr KS/2014:51 2014-01-24 Helen Karlsson Jacobsson utredningssekreterare Tel. 0470-414 93 Kommunstyrelsen Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänner målsättningen och handlingsplanen för den offentliga etiska konsumtionen 2014-2015. 2. Ärendet anmäls till kommunstyrelsen. Bakgrund Växjö har varit en Fairtrade City sedan 2008 och behöver nu revidera sina målsättningar för den etiska konsumtionen inför omdiplomeringsansökan. En målsättning med tillhörande handlingsplan för 2014-2015 föreslås. Se bilaga. Tillsammans innebär målsättningarna, så långt det är möjligt, att varor som Växjö kommun köper in bidrar till att människor som tillverkat produkterna lever ett drägligt liv med schyssta arbetsvillkor och utvecklar sina närsamhällen på ett positivt sätt. Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Kommunchef (kanslichef och upphandlingschef) För kännedom Styrgruppen för Fairtrade City Växjö Ove Dahl kommunchef Martin Fransson t.f. kanslichef KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-414 93 Fax 0470-256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post helen.karlssonjacobsson@vaxjo.se www.vaxjo.se
Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion i Växjö kommun 2014-2015 1 2 3 4 5 Målsättning Växjö omdiplomeras som en Fairtrade City 2014 och 2015. Andelen av Växjö kommuns offentliga inköp av automatkaffe är 100 % etiskt märkt vid 2014 års slut. Andelen av Växjö kommuns offentliga inköp av produktgruppen te ska vara 100 % etiskt märkt vid slutet av 2015. Andelen för Växjö kommuns offentliga inköp av produktgrupperna choklad och bananer ska öka till 75 % etiskt märkt vid slutet av 2014. 2015-12-31 är inköpet av choklad och bananer 100 % etiskt märkt. Andelen för Växjö kommuns offentliga inköp av kakao ska öka till 75 % etiskt märkt vid slutet av 2015. Handlingsplan Växjös etiska konsumtion ökar 2014 och 2015. Växjö kommun har tecknat nya avtal om kaffeautomaterna. Till dessa kan bara etiskt märkt kaffe köpas in. Allt eftersom kaffeautomaterna byts ut, vilket sker under 2014, nås målsättningen 100 % etiskt märkt kaffe. Växjö kommun informerar anställda om att det kaffe som serveras i automaterna är etiskt märkt och att det ska beställas via inköpssystemet för att få en tillförlitlig uppföljning. Inköp som görs via inköpssystemet. Dagsläge 78%. I kommande upphandling av bananer med avtalsstart 1 april 2015 ställs endast etiska krav. På så sätt når vi målsättningen 100% etiskt märkta bananer vid utgången av 2015. Vid kommande upphandlingar av konfektyr där chokladkakor ingår ställs endast etiska krav. Avtalsstart november 2015. Vid kommande upphandling av grossistavtal där kakao ingår efterfrågas etiska krav. Avtalsstart april 2016. 6 7 Alla offentligt etiskt märkta varor som köps in utanför inköpssystemet INES ska komma med i inköpsstatistiken inför inventeringen vid omdiplomeringsansökan 2016. Det är enkelt och tydligt för offentliga inköpare att välja etiskt märkta varor via inköpssystemet INES. Kodplanen kompletteras med koder för etiskt märkta varor. Alla fakturamottagare och konterare informeras om detta så att inköpen kan följas upp på ett tillförlitligt och korrekt sätt. Vid inköp via systemet konteras automatiskt alla fakturor rätt varför man bör köpa in så många varor som möjligt via inköpssystemet. Etiska produkter märks upp på ett tydligt sätt i inköpssystemet
8 9 Ett system för budgetuppföljning av etiskt märkta varor finns vid 2014-12-31. Växjö kommun ska till 2015-12-31 öka den offentliga etiska konsumtionen av andra produkter än livsmedel som har producerats i enlighet med ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, Fairtrade eller motsvarande. Växjö kommun inför ett system för budgetuppföljning av offentligt etiskt märkta varor. Växjö kommun ställer sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor bör vara möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun är för närvarande med i SKL Kommentus upphandlingar av auditörer där löpande stickprovskontroller hos leverantörer sker för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav vilket även inbegriper ILO:s 8 kärnkonventioner. Leverantörer ska i samband med anbud även generellt lämna sanningsförsäkran om att anbudslämnaren följer reglerna i FN:s barnkonvention. I upphandling arbetskläder för kök, städ och omsorg ingår t-shirt och pikétröja som är etiskt märkt. I upphandling om idrottsmaterial har efterfrågats etiskt märkta bollar. Upphandlingen är ej klar.
PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-02-11 15 Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion i samband med omdiplomering av Växjö kommun som en Fair Trade City (KS/2014:51) Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet bordlägger ärendet till nästkommande sammanträde. Bakgrund Växjö har varit en Fairtrade City sedan 2008 och behöver nu revidera sina målsättningar för den etiska konsumtionen inför omdiplomeringsansökan. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 24 januari redogjort för ärendet och lämnat förslag till målsättningar och handlingsplan. Tillsammans innebär målsättningarna, så långt det är möjligt, att varor som Växjö kommun köper in bidrar till att människor som tillverkat produkterna lever ett drägligt liv med schyssta arbetsvillkor och utvecklar sina närsamhällen på ett positivt sätt. Yrkanden Per Schöldberg (C): Organisations- och personalutskottet bordlägger ärendet till nästkommande sammanträde. Beslutsordning Ordförande Schöldberg frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. Beslutet skickas till Styrgruppen för Fairtrade City Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
ÄRENDE Dnr KS/2014:120 2014-03-03 Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Tel. 0470-41234 Kommunstyrelsen Yttrande över motion om meddelarfrihet vid upphandling - Åsa Karlsson Björkmarker (S) Bakgrund Åsa Karlsson Björkmarker (S) föreslår i en motion den 13 februari 2014 att Växjö kommuns upphandlingar ska omfattas av krav på meddelarfrihet i de fall då det är relevant. Ärendet Krav på meddelarfrihet kan i relevanta (tjänste)upphandlingar ställas förutsatt att meddelarfriheten är proportionerlig genom ett naturligt samband och att det endast omfattas av den del av leverantörens verksamhet som utför uppdraget. Begreppet meddelarfrihet bör också förtydligas enligt följande så att det blir transparent: leverantör ska tillförsäkra meddelarfrihet till de medarbetare som arbetar med de tjänster som omfattas av upphandlingen och därför inte vidta arbetsrättslig disciplinåtgärd enbart för att en medarbetare som nu omnämns utnyttjar sin rätt att meddela sig till media eller liknande inom ramen för dennes arbetsuppgifter där kommunen är beställare. Ove Dahl kommunchef Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 1 (1) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41234 Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax 0470-256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se www.vaxjo.se
Upphandlingar (Övriga) AV-produkter Belysningsartiklar Blommor Cyklar o cyklar hedersbelöning Drift av Växjö bowlinghall Drift av Växjö simhall Drivmedel stationstankning Drogtester Eco-driving Fastighetsmäklartjänster VKAB Fika avtal Gestaltningsuppdrag Kungsmadskolan Glas för representation och gåvor Hjälpmedel Dynor Hjälpmedel, gånghjälpmedel Hjälpmedel, manuella rullstolar Hygienhjälpmedel Konfektyr Kontorsmaterial Kopieringspapper Köksutensilier Laboratorietjänster Lekmaterial Litteratur och media Livsmedel läsk och lättöl Livsmedel, bryggeri Livsmedel, färsk fisk Livsmedel, färsk frukt och grönsaker Livsmedel, färskt bröd Livsmedel, färskt kött och charkuteriprodukter Livsmedel, mejeriprodukter Livsmedel, vilt kött Lokalvård SoB 2014 Lokalvård Vöfab Marknadsundersökningar Miljödiplomering Möbler Kungsmad Organisationskonsulter Profilprodukter Recipientundersökningar Mörrumsån Rehabiliteringstjänster Rekryteringskonsulter Resekortsämnen Sjukvårdsmaterial? Skadedjurssanering Skyltar Slutberedningsugnar o distrubutionsskåp kyld mat Transport av glaskonst
Transporter av mat Tre bostäder med särskild service, enligt LSS Tvätt och textilservice Webbsändningar Vikarieförmedling (Gymnasiet) Upphandling (Tekniska förvaltningen) Alkolås inkl. installation och kalibrering Avstängningsmtrl tunga skydd Betongrör, stenmaterial Bilar - reservdelar, service Byggtjänst-Byggservice/snickeri Byggtjänst-Besiktning lekredskap Byggtjänst-Kyla Byggtjänst-OVK Byggtjänst-Ventilation Elbilar, park Flisningsentreprenad Förorenad jord Grovavfall - förbehandling Grus och fyllnadsmaterial Hissbesiktning Hissserv. Hyresavtal P-anläggning Kalkningstjänster Kärl - Renhållningen Lekplatsutrustning Liftar, bodar, små maskiner, tillf stängs. Lut Fällningskemikalier, polymerer Maskiner - reservdelar, service Maskiner, park - nya, reservdel, service Matjord, barkmull parkeringsautomater pellets plantskoleväxter Plåtslageri Rsk rör Råkantsten, hällar, trappor, granitmur Skadedjurssanering, lgh-sanering osv. Skogsentreprenad Skrotavfall - omhändertagande Smides/svets Städning gator/torg Städning offentliga toaletter Trafiksignaler - Nyetabl. Service Tryckt trä VA TV-inspektion Vitvaror Vägmärken
Yrkeskläder Upphandlingar (IT) Outsorcing IT drift Personalverksamhetssystem Ekonomisystem Service och supporttjänster smartphones och surfplattor Telefonplattform Programvaror Arkivsystem- labbmiljö EPI server- service och support Konsulttjänster * Konsulttjänster Microsoft säkerhet spets (Onevinn) * Konsulttjänster Microsoft migrering * Konsulttjänster Microsoft System Center * Utveckling serviceportalen * Konsulttjänster Microsoft Exchange * Konsulttjänster Microsoft Lynch * Konsulttjänster IT-säkerhet (systemsäkerhetssystem)