Deltagaradministrationssystem



Relevanta dokument
Axaco Air. Avancerad programvara för affärsmedvetna

Manual för publicering och administration av gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet, uppdaterad

Forskarstuderande. 1. Inloggning

Version: Datum: DynaMaster 5 Golf Övergripande manual

Dinkurs startguide ger förklaring på hur ett nytt arrangemang läggs upp steg för steg och lättfattat beskriver de olika funktionerna.

ASTRAKAN COURSEPLAN. Programmet som sparar tid och förenklar kursadministrationen! ASTRAKAN COURSEPLAN BESTÅR AV TVÅ DELAR:

hypernet Direkt Användarmanual för Personal Version 1.0

Forskare & Handledare. 1. Inloggning

LUVIT Utbildningsadministration Manual

Frågor och Svar - myteam

LEGA ONLINE. Bli lönsammare med Lega Online. - Sveriges största internetbaserade bokningssystem.

Uppdaterad: Lathund. Arbetsrum

Sammanställning. Innehållsförteckning. 1 Struktur. för ledare

DIBS Manager. En introduktion till ditt administrationsverktyg på Internet

Manual. It s learning. Målgruppen: externa utförare inom Vård och Omsorg

Uppdaterad: För dig som är Gruppadministratör

Kurshantering i webcrm

DENACODE NUDDIS DIGITALT NÄRVAROSYSTEM. Denacode AB!

För dig som. administrerar kurser, utbildningar, seminarier, event och konferenser. Produktinformation

Guide till Elektronisk Följesedel

Användarmanual. UPS Billing Center

Uppdaterad: Lathund Klubbmedlem

Svenska Skyttesportförbundets tävlingsadministrativa system på IdrottOnline (IndTA)

ASTRAKAN KURSPLAN ESF Edition

Använda Limesurvey. Efter inloggning kommer du till startsidan för Limesurvey. Nedan visas en bild på de val som kan göras från startsidan.

LUVIT Utbildningsadministration Manual

Manual: Anmälan till tävling

Manual IndTA2.0. För tävlingsarrangörer. IndTA2.0 Svenska Konståkningsförbundet.

Wikinggruppen Föreningssystem 3.0

DIBS Manager. En introduktion till ditt administrationsverktyg på Internet

GPDR personuppgifter i Artologik EZbooking

Instruktioner. Innehåll: 1. Vad är Kimsoft Control (SIDA 2) 3. Hem (SIDA 2)

Vi önskar att du ger oss några minuter att berätta om fördelarna med att anlita oss!

Manual TMG isave. Version 1.1

Login...1 Utskick av ett nytt meddelande...2 Nytt utskick Skicka med kartval... 3

SAFE WORK. Instruktioner till Företagets egen sida - för dig som är chef/kontaktperson på ett entreprenadföretag

Sammanställning. Innehållsförteckning. för ledare

Kom igång med TIS-Office

Åtkomst Du kommer till ditt system via en webblänk som erhålles från oss. Via denna länk ges tillgång till sökning i bibliotekets katalog.

I tidigare Fronter-versioner fanns det tre så kallade organisationsenheter; noder, grupper och korridorer

lokalnytt.se Manual kundadministration

elib 2.0 Bibliotekssystem för e-böcker

IndTA. Tävlingsadministrativt system för konståkning på IdrottOnline. Manual: Administrera evenemang - Test

Så här fungerar registreringen i Malmö stads Odlingsslottskö

Fakturaportal för Leverantörer

Hemsida. Lathund för medlemsföreningar. Funktioner för medlemsföreningar på hemsidan. Syfte med medlemsföreningens sidor

ANVÄNDARMANUAL FÖR KURRE

Lathund Avgiftshantering

WISEflow Guide för Administratör

För dig som lärare har vi placerat nya inkomna svar från elever under Följ upp uppgifter medan elev på samma ställer ser alla sina aktiva Uppgifter.

RemoteX Applications Manual för Resurs Login

Mina Sidor kursmanual

Övergång från gamla till nya systemet

Användarhandledning Nordea Swish Företag Admin

Fakturaportalen Axfood Administrationsgränssnittet

Notera att flertalet av fälten är markerade med * vilket innebär obligatoriska fält att fylla i för att komma vidare i formuläret.

Användarguide för hantering av MySE

Inloggningsuppgifter till Skola24

Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer

WISEflow Guide för Administratör

Instruktion

Handledning. Biträdessidan - E-tjänst för offentliga biträden. Handledning till Biträdessidan, 2017 version 1.4 :

Information från Svenska Cheerleadingförbundet

RemoteX Applications Manual för Partner Login

Manual. It s learning. Målgruppen: privata utförare inom Vård och Omsorg

Handledning. Biträdessidan. Handledning till Biträdessidan, 2013 version 1.0 :

Omsorgen Användarhandledning

NyA-webben. Användarmanual för Listor och Statistik

Skapa cupsida i CuMap. Steg-för-steg manual

Manual Utbildningsmodulen

Kleos 6.5 (Mars 2019) Nya och förbättrade funktioner. Kleos Knowledge Center. Choose a building block.

Förnyad konkurrensutsättning. Manual för leverantör

Startguide för Administratör Kom igång med Microsoft Office 365

Rebus är uppbyggt av olika moduler och grundpaketet i Rebus Bussbokning innehåller flera av dessa. En funktion för avståndsberäkning.

Regler och anvisningar för ansökan om bidrag till organisation, samverkan och nätverkande

Manual IndTA2.0. För tävlingsarrangörer. IndTA2.0 Svenska Konståkningsförbundet. Version

Guide till Elektroniska Fakturaunderlag ELIN 2.0. ver

Manual - Storegate Team

Manual IndTA2.0. Skapa evenemang och tävling. IndTA2.0 Svenska Konståkningsförbundet. Versin

Uppdaterad: Lathund skapa grupper

Handledning hantera förfrågan och lämna offert i IBX Quote

Under Kurser visas dina kurser som kort och om där finns nya uppgifter eller anslag visas antalet i kurskortet.

elib Bas Bibliotekssystem för e-böcker

Autogiro Online för betalningsmottagare Webbtjänst för dig som erbjuder dina kunder Autogiro

Fortnox. För att aktivera bokföring genom Fortnox för er förening finns dessa krav:

ekontrakt 9. Dokument, mallar och rapporter Innehåll

KAPITEL 8 MEDLEMSHANTERING, HEMSIDA OCH E- POST

SLUNIK manual. SLUNIK version

INFORMATION FRÅN VITEC

Lathund: 25. Hantering av anmälningar till event Sida 1 av 17

Klicka på Skapa Kontakter. Välj sedan om du vill skapa en organisation eller endast en fristående kontakt.

e-line automatisk e-post

Manual Nationell- och systemadministratör

Garantianspråk. Manual

Hemsida. Lathund för medlemsföreningar. Funktioner för medlemsföreningar på hemsidan. Syfte med medlemsföreningens sidor

Bankgirots Autogiro en helt elektronisk tjänst

Adra Match Accounts Användarmanual Förenklad

En guide till Sign On Blankettarkiv

LEGA ONLINE. Du blir lönsammare med Lega Online. - Sveriges största bokningssystem. Kraftfullt och enkelt att använda

Axalon Office Connector

Transkript:

Reachem deltagaradministrationssystem är en webbaserad lösning (DMS) från Delegia för att bygga en webbplats och administrera deltagare till en konferens eller ett event. Systemet är fullt skalbart med funktioner och moduler, och kan användas till såväl små som stora arrangemang. Reachem har användarlicenser för Delegias system och vi administrerar det med egna systemtekniker/produktionsledare. Systemet utvecklas kontinuerligt och vi utbildar oss löpande på nya systemlösningar och funktioner. I DMS hanteras anmälan till evenemanget direkt som en tjänst över Internet och tjänsten kan enkelt länkas till en befintlig webbplats. Webbsidan kan anpassas med mallar för att passa den grafiska profilen för företaget eller projektet. Publiceringsverktyg I anmälningssystemet kan man lätt bygga och administrera eventets hemsida. Systemet består av ett publiceringsverktyg (CMS) för att hantera eventets grafiska profil, menyer, och sidor på hemsidan. Den grafiska layouten kan helt kundanpassas utifrån kundens grafiska profil, typsnitt, färg, placering etc. All innehållshantering för seminarier, aktiviteter, hotell, event mm kan hanteras med bilder, texter, tabeller etc. Parametrar som datum, tid, max antal platser, priser, m.m. kan lätt ställas in och justeras. Direktaccess All administration sker i ett administrationsgränssnitt som är webbaserat. Ingen mjukvara behöver installeras. Arrangören och berörd personal hos slutkunden kommer enkelt åt systemet med en inloggning via sin webb browser på Internet. Behörighetsnivå/rättigheter för all information kan sättas på individnivå, administrera i systemet, bevaka anmälningsstatus, access till deltagarinformation, ta ut statistik, rapporter, enbart titt-funktion etc. Inloggningen kan lösenordsskyddas om så önskas. Uppstart Vid uppstart av en ny registreringssida för kund så börjar vi med ett uppstartsmöte för att gå igenom behov och önskemål, därefter presenterar vi exempel på registreringssidor med likande innehåll för att ha som utgångsläge för produktionen. Vi samlar löpande in information och ändringar från kund och genomför korrigeringar och avstämningar tills önskat resultat uppnåtts. Se nedan beskrivning av systemets funktioner Till systemet kan kopplas olika lösningar såsom, Web App, sms funktion, Sociala media funktioner, Matchmaking mm. (se bilagor) Reachem telefonsupport och e-post support ingår i deltagaradministrationsavgiften och är öppen vardagar kl. 08.00-17.00.

Internetregistrering Deltagaren kan i Internetformulär hantera sin registrering inför evenemanget. Registreringen kan vara på en eller fler sidor och bestå av olika fält och frågor som deltagaren fyller i vid anmälan. Flera registreringsformulär kan läggas upp i samma projekt för att kunna hantera olika typer av anmälningar. Exempelvis för att man har olika målgrupper, deltagarna deltar olika antal dagar på konferensen, en del ska gå kostnadsfritt, andra betala deltagaravgift mm. Detta styrs upp på första sidan med olika knappar för valen som sedan tar deltagaren till rätt underliggande sida för fortsatt registrering. Till detta kan man koppla en hotellbokningsmodul där deltagaren väljer hotell, antal nätter mm och betalar direkt i samband med registreringen eller så väljer man att deltagaren klickar på en länk för att komma till hotellets bokning och där anger en bokningskod och betalar login vid utcheckning.

Bekräftelse När anmälan är klar produceras en bekräftelse på bokningen direkt på skärmen. På bekräftelsesidan finns även information om de olika aktiviteterna som man har anmält sig till. Samma information skickas som bekräftelse via E-post. Bekräftelsesidan kan vid behov innehålla en badge med streckkod.

Onsiteregistrering Funktioner för att pricka av personer på plats i Mobil/iPad samt med streckkodsläsare finns. I Helpdeskfunktionen hanteras alla personer som behöver hjälp på plats med efterregistrering. Har man glömt sin badge kan ny skrivas ut på en badgeskrivare kopplad till systemet.

Helpdesk Manuella bokningar samt information och ändringar kring anmälda personer hanteras i systemets helpdesk på Internet. Vid manuella bokningar och ändringar skickas det ut nya bekräftelser direkt från systemet. Bilden visar Helpdesk funktionen.

Rapporter och statistik Under pågående projekt kan man när som helst gå in i anmälningssystemet och titta på/ta ut olika rapporter och statistik över de anmälda deltagarna. Rapporter kan tas ut i XML, Word, Excel och PDF. Alla ingående värden kan tas ut som rapport. Dvs allt som deltagaren svarat på är nyckelord för att bygga en för aktiviteten anpassad rapport. Samtliga grundkrav på rapport som Kunden efterfrågar kan uppfyllas. Efter avslutad konferens kan slutrapporter med samtlig statistik tas ut för att användas för vidare utvärderingsarbete. På samma sätt som registreringsformulär byggs upp, bygger man upp ett utvärderingsformulär. Detta skicka elektroniskt till alla deltagare och statistik, sammanställning kan göras både som excel eller i diagramform. Exempel 1 på underlag i Excel. Bilden visar statistikfunktion på deltagarnivå. Deltagarkategori Pris Antal reg. deltagare Totala intäkter/aktiviteter Member ICSEI 5500 142 781 000 Non-member registration fee 6000 217 1 302 000 Student 3000 40 120 000 ICSEI board 0 22 0 Follow up seminar - January 6 500 25 12 500 Follow up seminar - January 7 500 30 15 000 Follow up seminar - January 8 500 50 25 000 State of the Art 1 300 19 5 700 Pre-conference 150 15 2 250 State of the Art 2 300 10 3 000 Gala Dinner 900 312 280 800 Accompanying person full conference 6000 5 30 000 Accompanying person for dinner 500 12 6 000

Exempel 2. på underlag i Excel. Bilden visar statistikfunktion på konferensnivå Projekt Datum Ort Antal delt. Typ av konferens Boknings arvode Kostnad mat Kostnad logi Kostnad lokal Deltagaradmin Kostnad/delt. Totalkostnad Konferens 12 Konferens 1 2012-10-04 Göteborg 853 Endagskonferens 400 kr 298 550 kr 0 kr 122 000 kr 9 500 kr 505 kr 430 450 kr Konferens 2 2012-10-05 Göteborg 45 Endagskonferens 400 kr 15 750 kr 0 kr 12 000 kr 1 980 kr 670 kr 30 130 kr Konferens 3 2012-10-06 Luleå 57 Endagskonferens 400 kr 16 530 kr 0 kr 13 000 kr 1 980 kr 560 kr 31 910 kr Konferens 4 2012-10-11 Sundsvall 85 Endagskonferens 400 kr 26 350 kr 0 kr 27 500 kr 5 760 kr 706 kr 60 010 kr Konferens 5 2012-10-12 Stockholm 10 Endagskonferens 400 kr 3 950 kr 0 kr 6 000 kr 0 kr 1 035 kr 10 350 kr Konferens 6 2012-10-13 Stockholm 650 Endagskonferens 400 kr 256 750 kr 0 kr 97 500 kr 1 980 kr 549 kr 356 630 kr Konferens 7 2012-10-18 Karlstad 20 Endagskonferens 400 kr 7 200 kr 0 kr 7 000 kr 1 980 kr 829 kr 16 580 kr Konferens 8 2012-10-19 Linköping 35 Endagskonferens 400 kr 11 550 kr 0 kr 44 000 kr 1 980 kr 1 655 kr 57 930 kr Konferens 9 2012-10-25 Malmö 27 Endagskonferens 400 kr 7 425 kr 0 kr 30 000 kr 1 980 kr 1 474 kr 39 805 kr Konferens 10 2012-10-26 Växjö 85 Endagskonferens 400 kr 26 775 kr 0 kr 22 000 kr 5 760 kr 646 kr 54 935 kr Konferens 11 2012-10-25-26 Stockholm 177 Flerdagskonf. inkl logi 500 kr 183 195 kr 336 300 kr 147 000 kr 5 400 kr 3 799 kr 672 395 kr 2012-11-01-02 Linköping 150 Flerdagskonf. inkl logi 500 kr 66 750 kr 224 250 kr 76 000 kr 5 400 kr 2 486 kr 372 900 kr Kampanjhantering I systemet går det lätt att välja ut grupper av deltagare och skicka E-post eller SMS. Tjänsten kan användas för att nå grupper av registrerade med olika meddelande t.ex Välkommen till evenemanget nästa vecka! eller Seminariets tid är ändrad till.

Utvärdering En utvärdering byggs upp som en vanlig aktivitet och kan helt kundanspassas till antal frågor och grafiks profil. Utvärderingen kan redovisas i excel och diagram

Inbjudan En inbjudan produceras i systemet på samma sätt som ett formulär och kan enkelt anpassas till kundens grafiska profil, färger, loggor etc. Inbjudan länkas till en importerad adresslista och skickas som e-post till mottagarna. Bilden nedan visar funktion för utskick av inbjudan via systemet. Ekonomimodul Faktureringsmodul Fakturering av deltagarnas avgifter kan enkelt hanteras i DMS Faktureringsmodul. Faktureringsmodulen hanterar fakturering, kreditering och fakturapåminnelser. Faktureringsmallar läggs upp i systemet med layout och betalinformation. Fakturanummerserie bestäms för varje projekt för att kunna hålla isär olika projekts inbetalningar. Ekonomirapporter kan tas ut för t.ex bokföringsunderlag till det egna ekonomisystemet. Kortbetalningsmodul Betalning för evenemang kan göras med kort i DMS. Det säkerställer att betalning sker när deltagarna registrerar sig och man slipper sköta fakturering eller annan typ av betalning. Reachem har en integrerad tjänst mot Dibs. Systemet har ett tydligt och transparant system för att föra över anmälningsavgifter. Banktransfer. I de fall inte kort eller faktura kan hanteras av delegater kan banktransfer infor läggas upp på registreringssidan

Delegia Abstracts Hantering av abstractbidrag Delegia Abstracts är en modul i Delegia Meeting System som ger möjlighet för deltagare på en kongress eller annat möte att anmäla sig och sitt bidrag. Nedan moduler erbjuder ett smidigt förfarande för hantering av abstracts vid vetenskapliga konferenser. Systemet kan utvecklas med fler kundanpassade moduler om så önskas Inlämning Inlämning av abstract (ett eller flera per inlämnare) konfigurera inlämning med olika frågor Bekräftelse på inlämning Administration av inlämnade abstracts Kunna skriva ut ett eller flera abstracts Ändra status Kunna göra mailutskick Granskare/reviewers Lägga upp/registrera granskare Hantera granskare Tilldela abstracts till granskare Reviewers area Se översikt över sina abstract Titta på flera abstract och skriva ut Poängbedömning Administration Titta på bedömningsrapporter Exportera till fil

För deltagare som lämnar in bidrag Deltagaren registrerar sina kontaktuppgifter i ett formulär Deltagaren registrera bidragets titel samt beskriver sitt bidrag i löpande text Deltagaren kan även bifoga filer (Office, PDF, bilder) Deltagaren kan logga in med egen påloggning och redigera och göra ändringar i sitt abstract Deltagaren får en automatisk kvittens via e-post på att bidraget ha mottagits För kommittén som bedömer inlämnade bidrag Medlemmarna i den bedömande kommittén tilldelas individuell inloggning och kan Därefter: Logga in och läsa samtliga bidrag Klicka på bifogade filer/bilder för att komma åt dokument eller bilder Markera favoriter så att de endast markerade som favoriterna syns Spara övriga bidrag en annan mapp. Dessa finns dock kvar för att kunna ses igen och eventuellt åter plockas in på favoritlistan Skicka e-post till författaren med bekräftelse eller avslag

Krav på systemets funktionalitet Flera samtidiga användare Som arrangör i systemet kan obegränsat antal användare sättas upp som administratörer. Som registrerande deltagare kan ca 1000 registreringar per timme hanteras i nuläget. Spårning av förändringar Systemet loggar tid, datum, person och händelse för tillägg, ändringar och borttag vad gäller registrerade deltagare och deras orders. Sökfunktion I systemet kan personer och information sökas på ett antal olika sätt. I sökning av personer kan man tex söka på förnamn, efternamn, ordernummer, fakturanummer etc. Engelsk version Systemet finns både på engelska och svenska, både den sk Organizer Area där man arbetar som administratör samt Attendee Area där deltagare registrerar sig. Automatiska svar Efter registrering skickas automatiskt ett epost-meddelande baserat på det språk samt registrering som är aktuell. Maxgräns För varje aktivitet och delaktivitet finns möjlighet till maxgräns för antal deltagare. Maxgränsen kontrollerar även om det finns pågående och ej avslutade registreringar. Webbgränssnitt Samtliga parter kan nå systemet via webben från såväl PC som mac. Vidare utveckling Systemet är öppet för vidare utveckling och tillägg av funktioner i samråd med kund. Säkerhet och back-up lösning Delegia Organizer webbaserade applikationsserver är driftad av Amazon.com, nedan är länkar till dokument som beskriver Service Level Agreement, backup-lösningar och säkerhetsgarantier för systemet och dess tillgänglighet http://aws.amazon.com/ec2/sla/ http://aws.amazon.com/compliance/ https://cert.webtrust.org/pdfs/soc3_amazon_web_services.pdf http://aws.amazon.com/security/