Lync 2013
1 Innehåll LYNC - EN KORT INTRODUKTION... 2 STARTA OCH AVSLUTA LYNC... 2 HITTA EN KONTAKT... 3 FÄSTA EN KONTAKT... 3 Skapa en grupp... 3 Lägga till en kontakt i en grupp... 4 CHATTA... 4 Gruppkonversation - Chatta med flera personer... 5 Avsluta en chatt... 5 TA EMOT EN CHATT... 6 SPARADE KONVERSATIONER... 6 CHATTETIKETT... 6 PLANERA ETT ONLINEMÖTE... 7 ATT DELTA I ETT ONLINEMÖTE... 7 Vilka kan delta?... 8 VIDEOCHATT... 8 Starta en videochatt... 8 Ta emot en videochatt... 9 Videochatt med flera personer... 10 DELA SKÄRM ELLER PROGRAM... 10 MER OM DELNING... 13 Status på delning... 13 Ge kontroll... 13 Avsluta delning... 13 TILLGÄNGLIGHET... 13 Ändra tillgänglighet manuellt... 14 Lync, Office och SharePoint... 14 FORTLÖPANDE CHATTRUM OCH ÄMNESFEEDS... 15 INSTÄLLNINGAR... 16 Visa Lync vid start av Windows... 16 Spara konversationer... 16 Min bild... 16 Dölja Lync... 16 KORTKOMMANDON... 17
2 Lync - en kort introduktion Lync är ett program för intern snabbkommunikation inom en organisation. Det finns möjligheter att kommunicera med personer utanför den egna organisationen. Om detta är tillgängligt eller inte bestäms på Lyncs server. Lync är inte en del av Office-paketen men introducerades ungefär samtidigt som Office 2010 och är tätt integrerat med delar av Office, främst Outlook. En stor skillnad jämfört med andra chattprogram, t.ex. MSN är att man inte behöver ha någon lista med vänner. Alla som är inloggade på sin dator (i organisationen) är tillgängliga i Lync. Med Lync kan man bl. a göra: Starta och avsluta Lync Chatta snabba textmeddelanden Röst och videochatta Dela skärm och programfönster Normalt så startas Lync automatiskt när man loggar in i Windows. Man behöver inte heller tänka på avsluta Lync. Skulle man behöva avsluta Lync, t.ex. för en uppdatering så är det inte Stäng-krysset utan den lilla pilen bredvid kugghjulet och sedan Arkiv Avsluta I Lync har Stäng-krysset och Minimera-knappen samma funktion, båda minimerar. Tips har man avslutat Lync behöver man inte logga ut och sedan logga in för att starta det. Sök efter Lync, tryck en gång på Windows-tangent och skriv Lync
3 Hitta en kontakt I Lyncs sökruta, klicka och skriv namnet på personen du söker. Sökning påbörjas så fort du börjar skriva. Beroende på inställningar i Lyncs serverdel så kan sökningen ske på olika ställen. Dock alltid inom organisationen. Fästa en kontakt För att slippa söka efter en kontakt gång på gång kan man lägga till en kontakt i en så kallad grupp. Skapa en grupp Klicka på den lilla figuren under sökrutan. Välj Skapa ny grupp och skriv ett namn på den nya gruppen.
4 Lägga till en kontakt i en grupp Sök efter en kontakt och högerklicka på kontakten Välj Lägg till i kontaktlistan Välj en grupp att fästa kontakten i Chatta För att textchatta med någon är det enklast att dubbelklicka på personen. Antigen i en grupp eller direkt i träfflistan efter en sökning. När man har dubbelklickat så öppnas ett chattfönster och väntar på att man skall skriva. För att skicka meddelandet tryck Enter. Tips Radbrytning i meddelandet? Använd Alt+Enter.
5 Gruppkonversation - Chatta med flera personer Under en pågående chatt kan man enkelt bjuda in flera personer. Klicka på knappen Deltagare och välj Bjud in fler Bjud in någon genom att a) Söka efter en kontakt b) Dubbelklicka på en befintlig kontakt Alla deltagare i chatten kan läsa alla meddelanden. Tips Man kan också dra in en kontakt i chattfönstret från en grupp eller sökning för att bjuda in till pågående chatt. Avsluta en chatt Stänger du fönstret så avslutas chatten för din del. Konversationen sparas i Outlook i mappen Konversationshistorik
6 Ta emot en chatt Om någon annan startar en chatt med dig, så visas en avisering nere till höger på skärmen. Klicka var som helst i bilden för att acceptera. Eller tryck Win+A Rutan visas i några sekunder och försvinner sedan. Att du har fått ett meddelande visas sedan genom att Lyncs ikon i aktivitetsfältet pulserar med gul bakgrund. Även ett chattfönster öppnas. Sparade konversationer Chattetikett Konversationer, d.v.s. textchatt, sparas automatiskt i Outlook och är sökbara där. Dom sparade konversationerna finns i Outlookmappen Konversationshistorik. Att Lync-chatten sparas kan vara praktiskt om man behöver gå tillbaka för att kontrollera något. Det kan också vara negativt om man har känslig information i chatten, arbetar i offentlig sektor eller använder en lånad dator. Detta går att stänga av, se Inställningar i Lync sidan xx. Men tänk på att du stänger endast av för dig själv, du har ingen kontroll över hur andra gör med sparade konversationer. Etiketten i chatt är ungefär densamma som man bör ha i mejl. Att chatta i Lync kan upplevas som mer privat än andra typer av kommunikation och man kanske utrycker sig mer fritt än vad man hade
7 gjort i andra sammanhang. Speciellt men tanke på sparade konversationer (hos andra) så bör man tänka på vad man skriver. Planera ett onlinemöte För att planera ett onlinemöte använder man Outlooks kalender. Att bjuda in till ett onlinemöte går till på samma sätt i Outlook som om det var ett vanligt möte. I Outlooks kalender, klicka på knappen Nytt Lync-möte Lägg till dom personer som skall få inbjudan. Det kan vara både interna och externa. För interna kontakter kan man kontrollera deras tillgängligt för onlinemötet med knappen Schemaläggningsassistenten. Man behöver inte ha Lync på sin dator för att kunna delta i ett Lync-möte man kan delta via en webb-version av Lync. Att delta i ett onlinemöte En inbjudan till ett onlinemöte skiljer sig inte mycket från en inbjudan till ett vanligt möte det är platsen som är annorlunda. Man accepterar eller avböjer, precis som med vanliga mötet. Om man accepterar så läggs tid och plats (länk) in i kalendern. Öppnar man mötet i kalendern så hittar man länken till mötet.
8 Videochatt Vilka kan delta? I princip alla, har man inte Lync så kan finns det en webb-version av Lync. Detta sköta automatiskt av länken i inbjudan. Man kan t.o.m. delta från en läsplatta eller smartphone dock bara med text, ej video och ljud. Ofta kan det vara bekvämt att en textchatt övergår till en videochatt. Starta en videochatt Man kan starta en videochatt på två sätt: a) I kontaktlistan eller bland sökträffarna högerklicka på kontakten och välj Starta ett videosamtal b) I en redan pågående textchatt, peka på kameraikonen under textfönstret. Medan man pekar på kameraikonen får man en liten förhandsgranskning av sin egen video. Välj Starta min video. För att sätta igång videochatten Man ser sig själv i ett litet fönster i nederkant. Den andre personens profilbild visas innan den andre personen svarar.
9 När den andre personen har godkänt videosamtalet så är videochatten igång. Skillnaden mellan de två sätten att starta en videochatt är om man startar från en textchatt så ligger det textfönstret kvar så man kan skriva samtidigt. Tips ser man inte sin egen miniatyrbild, så sänder man inget från sin egen kamera. Ta emot en videochatt När någon annan startar en videochatt med dig så är det två moment som du måste göra. Dels svara på själva chatten. Att det är en videochatt ser man på kameraikonen i hörnet på bilden Precis som vid textchatt dyker det upp ett fönster nere till höger på skärmen. Klicka var som helst på profilbilden för att svara på samtalet. Man måste även accepetera att video används. Klicka på den gula knappen Acceptera videosamtal.
10 Kom ihåg ser du inte dig själv i en liten bildruta så sänder du ingen video. Videochatt med flera personer Starta en videochatt enligt ovan. Lägg sedan till fler personer genom att klicka på knappen Deltagare och välj Bjud in fler Den person som är mest aktiv får fokus, som visas med en blå rand i underkant på bilden. Är man fler än fem personer så visas dom mest aktiva personers videofönster på en rad och övriga personers profilbild på raden under. Dela skärm eller program Man kan när som helst under pågående chatt, text eller video dela sin skärm med de andra deltagarna i chatten. Klicka på knappen med skärmikonen bestäm vad och hur du vill dela.
11 Skärm, man delar ut sin skärm och allt som syns på den. Har man flera skärmar kopplat till sin dator måste man välja vilken skärm, eller alla, man vill dela. Program, man delar ut ett specifikt programfönster. Programmet måste vara öppet innan man väljer att dela Program. Ofta är detta att föredra framför skärm (risken med skärmdelning är att man kanske visar lite mer än vad man har tänkt sig). OBS varje dokument i Office är att betrakta som ett program i detta avseende. Så bara för att du delar t.ex. Budget 2014 i Word så betyder det inte att du också delar Budget 2015 även om det är öppet. Man kan inte dela alla program, t.ex. kan man inte dela Utforskaren (Den här datorn) eller själva Lync. Vill man visa dessa program så får man välja att dela skärm istället. PowerPoint en speciell delning för bara PowerPoint. PowerPoint dokumentet behöver inte vara öppet när man startar delningen. Man kan naturligtvis även dela PowerPoint via Skärm eller Program, men att presentera via dessa läget blir inte bra. Whiteboard, en yta öppnas för alla deltagare där man fritt kan skriva och rita. Omröstning, skapa snabbt en omröstning bland deltagarna och visa resultatet i diagramform.
12 Skriv alternativ för omröstningen och klicka på Skapa När deltagarna sedan röstar så visas resultaten löpande. Normalt visas inte resultaten för dom andra deltagarna, det ändrar man på Omröstningsåtgärder
13 Mer om delning Status på delning Att man delar eller presenterar något till andra syns i en list högst upp på skärmen. Ge kontroll Medan man delar kan det ibland vara praktiskt att någon annan har kontrollen och fjärrstyr din dator. (Återigen att dela program är at föredra över att dela skärm. Delar du skärm kan den som har kontrollen över din dator kanske ställa till det innan du hinner ta tillbaka kontrollen.) Man ger någon annan kontroll genom att klicka på knappen Ge kontroll högst upp på skärmen. Avsluta delning För att avsluta en presentation eller delning, klicka på det röda krysset. Tillgänglighet Lync visar din tillgänglighet för andra med färger och text. Grön tillgänglig Röd med vita streck Upptagen Röd med vitt streck Stör ej Gul Inte vid datorn Gråblå - Offline Vid alla statusar kan man kontakta personen, även vid Upptagen. Dock inte, vid Stör ej. Vill man inte bli störd behöver man alltså inte stänga av Lync välj tillgängligheten Stör ej. Tillgängligheten Tillgänglig och Upptagen hämtas automatisk från Outlooks kalender.
14 Ändra tillgänglighet manuellt I Lyncs huvudfönster, bredvid din egen bild högst upp klicka på aktuell status (nedanför ditt namn, i bilden nedan Tillgänglig ) och välj en status. Lync, Office och SharePoint Tillgänglighet visas även i Officeprogram och i SharePoint. T ex i Outlook när man skriver eller läser mejl så visas tillgängligheten som en liten färgprick framför namnet. Outlook I bilden ovan när man läste mejlet var: Helene och Olof upptagna, Andreas och Emmelie tillgängliga och Malins status var okänd. SharePoint I bilden ovan ser man att Helene Inte var vid datorn Klickar man på Tillgängligheten kan man denna väg starta en Lynckonversation.
15 Fortlöpande chattrum och ämnesfeeds I Lync 2013 ingår fortlöpande chattrum där man kan föra pågående diskussioner med de vänner och medarbetare du väljer. Klicka på knappen Chattrum om du vill söka efter chattrum, bevaka aktiviteter i chattrum och läsa eller skicka meddelanden. När du skapar ett chattrum kan du ange sekretessnivån till: Öppen, som vem som helst kan hitta, läsa, eller skicka meddelanden i. Inget medlemskap krävs. Stängd, som vem som helst kan hitta, men endast medlemmar kan läsa eller skicka meddelanden i. (Standard). Hemlig, som endast medlemmar kan se. När du går in i ett chattrum visas bilder högst upp på medlemmarna och deras statusar. Du kan till också skapa ämnesfeeds så att du blir meddelad om någon i något av dina chattrum publicerar ett inlägg som innehåller vissa ord. I alternativfönstret Fortlöpande chatt kan du ange aviseringar och ljud som ska spelas upp när meddelanden läggs till i något av dina chattrum.
16 Inställningar Det finns en hel del inställningar i Lync. Dom allra flesta är bra från början och behöver inte ändras. Nedan kommer några inställningar som kan vara bra att känna till. För att komma åt inställningarna klicka på din egen profilbild i Lyncs huvudfönster eller det lilla kugghjulet. Visa Lync vid start av Windows Personlig information Visa Lync i förgrunden vid start Dom flesta vill ha denna avstängd Lync skall gå igång med automatik, men inte visas. Är på som standard. Spara konversationer Personlig information Spara samtalsloggar i e-postmappen Konversationshistorik Är på som standard. Min bild Om din bild inte hämtas automatiskt från AD-servern eller SharePoint kan du här lägga in en egen bild. Min bild knappen Redigera eller Ta bort bild Dölja Lync Dölja Lync från Aktivitetsfältet, många tycker att eftersom Lync är igång hela tiden så behöver man inte se det i Aktivitetsfältet. Allmänt Minimera till meddelandefältet istället för Aktivitetsfältet För att få fram Lync - klicka på trekanten nere till höger vid klockan, klicka på Lync-ikonen. Eller använd kortkommandot Win+Y.
17 Kortkommandon Ett kortkommando man absolut skall lära sig att använda är Win+Y, detta tar fram Lyncs huvudfönster. Tangent Win+Y Win+A Win+Esc Win+F4 Win+F5 Ctrl+Alt+Blanksteg Ctrl+Skift+S Funktion Öppna huvudfönstret och flytta fokus till sökrutan. Acceptera en inkommande inbjudan. Avvisa en inkommande inbjudan. Stäng av/sätt på ljud. Stäng av/sätt på kamera. Återta kontrollen när du delar din skärm. Sluta dela din skärm. Fler kortkommandon finns på http://korta.nu/lync-kortkommandon.