LAGER
Innehållsförteckning 1. Artiklar... 3 1.1 Artikelregister... 3 2. Artikeljournal... 10 3. Inventering... 11 3.1 Inventeringsjournal... 12 4. Lageruppdateringar... 15 5. Rapporten Lagervärdering... 16 6. Omvärdering av artiklar... 20 6.1 Omvärderingsjournal... 20 7. Vanliga flöden vid lagertransaktioner... 24 7.1 Inköpsorder... 24 7.2 Kontering Inköp... 25 7.3 Försäljningsorder... 26 7.4 Kontering Försäljning... 27 7.5 Försäljningskreditnota... 27 8 Vanliga lagerproblem... 28 2
1. Artiklar 1.1 Artikelregister Hitta funktionen Avdelningar Lager Planering och utförande Artiklar Använda funktionen För att lägga upp en ny artikel, klicka på Ny. Ett nytt tomt artikelkort öppnas. Fyll i de fält som berör era funktioner. Exempelvis om ni inte kör monteringsorder, lagermodul, eller produktionsmodul, lämnas de blanka. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Beskrivning Basenhet Monteringsstruktur Hyllnr Extra textrader Funktion Fältet tilldelas ett ledigt nummer från nummerserien när du trycker Enter i fältet Artikelns beskrivning Den enhet som systemet använder för att räkna ut artikelns ekonomiska värden. Alla artiklar måste ha en basenhet angiven på artikelkortet. Anger om artikeln har en monteringsstruktur, dvs är monterad med olika komponenter. Anger var att hitta artikeln i distributionslagret, i en manuell miljö när lagerstyrning ej används. Anger att en extratext som du har angett automatiskt läggs till i 3
Skapad av ej lagerförd artikel Artikelkategorikod Produktgruppkod Serviceartikelgrupp Lager Antal på inköpsorder Prod.orderantal Antal på komponentrader Antal på förs.order Spärrad Varning negativt lagersaldo försäljnings- och inköpsdokument för artikeln. Markeras om artikeln är skapad av ej lagerförd artikel. Används för att gruppera standardinställningsvärden för artiklar för att skapa nya artiklar enklare Kan användas för att bestämma vilken typ av produkt en artikel tillhör Anger grupper med artiklar som hör ihop med avseende på reparation och underhåll Fältet visar hur många som finns i lager av artikeln Fältet visar hur många som finns på inköpsorder. Genom att klicka på siffran kan du se vilka inköpsorder som innehåller artikeln. Fältet visar hur många enheter av artikeln som ska produceras enligt planeringen, d.v.s. hur många enheter som står upptagna i listan över utestående produktionsorderrader. Genom att klicka på siffran kan du se vilka enheter det är. Fältet visar hur många enheter av artikeln som behövs för produktionen, d.v.s. hur många artiklar som återstår i listorna över utestående produktionsorderkomponenter. Fältet visar hur många som finns på försäljningsorder. Genom att klicka på siffran kan du se vilka försäljningsorder som innehåller artikeln. Om artikeln spärras kan inga händelser på artikeln ske. Ex kan artikeln inte inventeras, registreras på inköpsorder osv. Anger, om en varning visas, när du anger ett antal i ett försäljningsdokument som får artikelns lagerstatus att underskrida noll. Beräkningen omfattar alla försäljningsdokumentrader som ännu inte har bokförts. 4
Fältförklaring för fliken Fakturering: Fält Värderingsprincip Standardkostnad Styckkostnad Omkostnad Indirekt kostnad % Senaste direkt kostnad A-pris Produktbokföringsmall Moms produktbokföringsmall Lagerbokföringsmall Enhet i försäljning Funktion Här kan du välja mellan värderingsprinciperna FIFO, LIFO, Serienr, Genomsnitt och Standard. För mer information klicka F1 i fältet. FIFO sätts som standard. Fältet anger artikelns standardkostnad. Standardkostnaden är ett manuellt framräknat värde som kan ändras när man vill. Fungerar bara ihop med värderingsprincipen Standard. När en ny artikel läggs upp ska kostnaden för en artikel läggas in. Styckkostnaden ska registreras för den basenhet som angavs på fliken Allmänt. När en transaktion registrerats på artikeln så kan värdet ej längre ändras utan uppdateras av systemet. Fältet användes om du vill lägga på ett fast belopp på artikeln. Tänk på att beloppet relaterar till basenheten. Fältet används om du vill göra ett procentuellt påslag på inköpspriset. Innehåller det senaste inköpspriset för artikeln. Fältet uppdateras vid bokföring av inköp, positiv journalbokföring och produktionsutflöde. Här anges artikelns försäljningspris. Om systemet inte hittar något annat pris i någon prislista så är det detta pris som gäller. Anges i relation till Baseneheten. Välj den mall som du önskar för artikeln. Denna mall är knuten till konton i bokföringen som används när man bokför försäljningar och inköp. Välj den momsmall som skall användas för artikeln. Denna mall styr vilken momssats som skall användas. Denna mall styr till vilket konto i redovisningen som lagervärdet bokförs till. Välj den enheten som skall användas som standard när en order registreras. Fältet Styckkostnad används också vid lagervärdering. När du lägger upp en artikel första gången ska du fylla i den kostnad som artikeln ska värderas till. Kostnaden kan vara inköpspriset eller inköpspriset + hemtagningskostnader. Tänk på att styckkostnaden ska registreras i SEK och för den basenhet som angavs på fliken Allmänt. Har du valt basenhet KG så skall styckkostnaden anges för 1 KG. Om ni värderar era artiklar till inköpspriset behöver du inte ta hänsyn till fälten Omkostnad och Indirekt kostnad %. Dessa fält används bara om du vill värdera artikeln till inköpspris + hemtagningskostnad. Fältet Omkostnad använder du om du vill lägga på ett fast belopp på artikeln. Tänk på att beloppet relaterar till basenheten och ska anges i SEK. Fältet Indirekt kostnad % används om du vill göra ett procentuellt påslag på inköpspriset. 5
Exempel på omkostnad: Artikeln köps in för 38,46 kr och har en omkostnad på 3 kr. I lagret kommer artikeln att få värdet 41,46 kr. Exempel på Indirekt kostnad %: Artikeln köps in för 38,46 kr och har en indirekt omkostnad % på 5,5 %. Artikelns värde i lagret blir då 40,58 kr. Fältförklaring för fliken Återanskaffning: Fält Återanskaffningssystem Ledtidsberäkning Leverantörsnr Leverantörens artikelnr Enhet i inköp Produktionsprincip Funktion Fältet anger hur artikeln återanskaffas. Du kan välja mellan Inköp, Prod.order och Montering Fältet anger en datumformel för den tid det tar att fylla på artikeln. Fältet används för beräkning av datumfält på orderoch orderförslagsrader. Om fältet Ledtidsberäkning har fyllts i från flera fönster prioriteras de så här: 1 Artikelns leverantörskort 2 Lagerställeenhetskort 3 Artikelkort Anger koden för den leverantör som artikeln levereras från som standard. Anger det artikelnummer som leverantören använder för denna artikel. Du kan ange högst 20 tecken, både siffror och bokstäver. Innehåller den enhetskod programmet ska använda när du köper artikeln. Det fylls i automatiskt när du fyller i Basenhet. Ändra fältet om du köper artikeln i andra enheter än koden i fältet Basenhet. I så fall måste du också ange lämplig faktor i tabellen Artikelenhet. Anger om artikeln produceras från produktionsorder och om 6
Operationsföljdsnr Prod.strukturnr Avrundning Bokföringsmetod Kassation Partistorlek Monteringsmetod eventuella relaterade komponenter beräknas eller inte. Alternativen i rullisten är Tillverka-mot-lager och Tillverka-motorder. Det här numret används för att identifiera den operationsföljd som produktionen av artikeln baseras på. Numret används för att identifiera den produktionsstruktur som produktionen av artikeln baseras på. Definierar hur den beräknade förbrukningskvantiteter avrundas när de registreras på förbrukning journalrader. Anger den metod som används för att beräkna och hanterar förbrukningen av artikeln, som en komponent i produktionsprocesser. Anger den procentandel av artiklarna som du tror kommer att behöva kasseras under produktionsprocessen. Den används för att beräkna a-priset och nettobehov. Anger hur många enheter av artikeln som hanteras som standard i en produktionsoperation. Anger vilket standardorderflöde som används vid leveranser på det här monteringsartikeln. Följande alternativ är tillgängliga: Montering mot lager samt Montering mot kundorder. Fältförklaring för fliken Planering: Fält Partiformningsmetod Reservera Orderspårningsprincip Funktion Anger partiformningsmetoden. När antalet måste fyllas på används partiformningsmetoden för att beräkna partistorleken per planeringsperiod. Anger om det ska vara tillåtet att reservera artikeln. Anger om och hur orderspårningsposter skapas mellan och 7
Lagerställeenhet finns Max. avvikelsekvantitet Kritiskt Säkerhetsledtid Säkerhetslager underhålls mellan tillgång och motsvarande efterfrågan. Anger att det finns en lagerställeenhet för artikeln. Du kan öppna kortet för lagerställeenheten genom att klicka på Artikel, Lagerställeenheter, Lagerställeenhet, Kort. Anger ett dämparantal för att spärra oansenliga ändringsförslag för en befintlig leverans, om antalet, som leveransen skulle ändras med, är lägre än dämparens antal. Om den föreslagna förändringen i antalet är större än dämparantalet, spärras förslag inte. Välj Kritiskt i kryssrutan, om artikeln är en komponent som ska tas med i orderlöfteberäkningar för den överordnade artikeln, till exempel, eftersom en komponent tar lång tid att tillhandahålla. Definierar en datumformel för en säkerhetsledtid som kan användas som buffertperiod för förseningar i produktionen, monteringen eller inköpsåteranskaffningsledtiden. Om till exempel en leverantör ofta levererar för sent, kan du definiera en säkerhetsledtid för artiklar från leverantören så kan planeringssystemet kompensera för rader. Definierar lagerkvantitet som skydd mot förändringar i tillgång och efterfrågan under återanskaffningsledtiden för artikeln. Om fältet lämnas tomt anges säkerhetslagret för artikeln automatiskt som noll. Om du skriver ett negativt tal i fältet ignoreras värdet. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn EU tull statistiknr Kod för tillverkningsland/-region Nettovikt Bruttovikt Funktion Anger koden för artikelns EU-tullnummer. Fältet måste fyllas i om du rapporterar intrastat i NAV. Anger en kod för artikelns tillverkningsland/-region. Fältet används för att rapportera INTRASTAT. Anger artikelns nettovikt. Du kan ha behov av nettovikten för att fylla i tullhandlingar, fraktsedlar o.s.v. Visar bruttovikten för en enhet av artikeln. Du kan ha behov av bruttovikten för att kunna fylla i tullhandlingar, fraktsedlar o.s.v. 8
Fältförklaring fliken Artikelspårning: Fältnamn Artikelspårningskod Serie nr-serie Parti nr-serie Utgångsberäkning Funktion Innehåller koden som anger hur programmet ska spåra artikeln i lagret. Beroende på hur du har definierat artikelspårningskoder, kan programmet spåra artiklar med partinummer eller serienummer, och spåra artiklarna antingen i alla transaktioner eller bara i vissa typer av transaktioner. Anger en nummerseriekod så att programmet automatiskt tilldelar de producerade artiklarna serienummer i ordningsföljd. Serienumren tillverkas när du bokförs artiklarna från en utflödesjournal. Innehåller koden för den nummerserie som ska användas för att tilldela partinummer. Innehåller den formel som används för att beräkna utgångsdatumet på artikelspårningsraden. Det måste finnas en artikelspårningskod för artikeln om du vill använda fältet. Dokumentdatumet används som grund för beräkningen av utgångsdatum. Fältförklaring fliken Dist.lager: 9
Fältnamn Funktion Specialutrustning kod Innehåller koden för den utrustning som personalen måste använda när artikeln hanteras. Artikelinförsel mallkod Innehåller koden för den artikelinförselmall som används för att bestämma den zon och lagerplats som passar bäst för förvaring av artikeln efter inleverans. Om du inte har skapat någon artikelinförselmall för artikeln eller lagerställeenheten används lagerställets artikelinförselmall. Artikelinförselenhet kod Innehåller koden för den enhet som artikeln lagerhålls i. Inventering cyklisk inv.period kod Innehåller koden för den cykliska inventeringsperiod som anger hur ofta du vill inventera artikeln. Senaste inventeringsdatum Innehåller det datum då du senast bokförde resultatet av en inventering av artikeln som artikeltransaktioner. Senaste uppd. cyklisk inv.period Innehåller det senaste datum då du beräknade den cykliska inventeringsperioden. Det uppdateras när du använder funktionen Beräkna cyklisk inventeringsperiod. Nästa cykliska inv.period kod Innehåller nästa period när den här artikel ska inventeras. Fältet uppdateras när en inventering har utförts och registrerats för artikeln i föregående cykliska inventeringsperiod eller när du använder funktionen Beräkna cyklisk inventeringsperiod. Identitetskod Innehåller en unik kod för artikeln i termer som kan användas vid automatisk datainsamling. Du kan ange en identitetskod för varje kombination av artikel, variantkod och enhetskod. Använd direktutleverans Anger om artikeln kan direktutlevereras. 2. Artikeljournal Artikeljournalen används för att göra justeringar av lagersaldot och/eller värdet. Genom att använda typerna Negativ- och Positiv justering kan man ändra på sitt lagersaldo mellan inventeringarna. Detta sätt kan också användas för att göra uttag i form av kassation, egna uttag, prover mm. Hitta funktionen Avdelningar ->Lager ->Lagerjournaler ->Artikeljournaler Använda funktionen 10
I fältet Bokföringsdatum, ange det datum som förändringen ska ske. Välj sedan Transaktionstyp. Välj Positiv justering för att öka ditt lagersaldo och Negativ justering för att minska ditt lagersaldo. Fältet Verifikationsnr är redan ifyllt per automatik om en nummerserie är kopplad till journalen. I fältet Artikelnr väljer ni den artikel som ska justeras. Fältet Beskrivning hämtas från artikelkortet och fylls i automatiskt. Ange det lagerställe som ska justeras i fältet Lagerställekod. I fältet Antal anges det antal som ska justeras. Observera: Inga negativa tal. Journalen tar hänsyn till det genom den transaktionstyp du valt. Fältet Enhet hämtas från artikelkortet, men kan ändras vid behov. Även fältet A-pris hämtas från artikelkortet. Vilket värde som hämtas beror på om transaktionen är negativ eller positiv. Läs mer under hjälpen, genom att klicka F1. Fältet Belopp beräknas automatiskt genom antal x a-pris. Värdet i fältet styckkostnad har stor betydelse för positiva justeringar, men har ingen betydelse för negativa. Det värdet som anges för den positiva justeringen blir artikelns värde i bokföringen. När du är klar med dina justeringsrader väljer du att bokföra genom att trycka Bokför eller F9. 3. Inventering När du inventerar är det viktigt att ha arbetsgången klar för sig så att inventeringen visar rätt. Innan inventeringen aktiveras i NAV ska följande moment vara klara: - Allt gods som ankommit fram till inventeringen ska vara inlevererade - Allt gods som lämnat lagret fram till inventeringen ska vara utlevererade. - Eventuella andra antalsjusteringar för kassationer, egna uttag osv ska vara bokade i artikeljournalen, om de inte ska gå som inventeringsdifferenser. - Har du spärrade artiklar som ska inventeras ska du spärra upp dem före inventeringen. Det är inte nödvändigt för den fysiska inventeringen att fakturor för inleveranser och utleveranser är bokförda när inventeringen startas. För att kunna göra en ekonomisk avstämning av lagret i samband med inventeringen måste även fakturor vara bokade i rätt period. 11
Viktigt! Du får inte börja utleverera eller inleverera för perioden efter inventeringen förrän du har genererat upp din inventeringsjournal med funktionen Beräkna Lagersaldo. Om du följer nedanstående schema brukar det bli rätt med inventeringen: 1. Bestäm ett datum när inventeringen ska äga rum (t.ex. 31 augusti). 2. Bestäm ett klockslag för när inga varor får tas emot eller lämna lagret (t.ex. kl. 16.00 den 30 augusti). 3. Kommunicera datum och tid till alla som är berörda av artikelhanteringen. 4. Färdigställ alla produktionsorder som är slutförda före kl.16.00 den 30/8. 5. Leverera ut alla försäljningsorder som har skickats före kl.16.00 den 30/8. 6. Leverera in alla varor som ankommit före kl.16.00 den 30/8. 7. Generera upp inventeringsjournalen (OBS! Kritiskt moment som måste ske exakt i detta läge) 8. Skriv ut inventeringsunderlaget 9. Räkna lagret fysiskt 10. Återrapportera räknat antal 11. Kontrollera eventuella differenser 12. Bokför inventeringsjournalen 13. Kör lageruppdateringsjobbet. 3.1 Inventeringsjournal Hitta funktionen Avdelningar ->Lager ->Lagerjournaler-> Inventeringsjournaler Använda funktionen När du startar inventeringen ska inventeringsjournalen vara tom. För att påbörja inventeringen väljer du Beräkna lagersaldo i menyn. 12
Ett nytt fönster öppnas. I fältet Bokföringsdatum (1) anger du det datum inventeringen ska bokföras på. Markera Artiklar inte i lager (2) om du vill ta med artiklar som har lagersaldo 0 i inventeringen. 13
Verifikationsnummer fylls i automatiskt från journalens nummerserie. På fliken Artikel har du möjlighet att göra urval om du inte vill inventera alla artiklar (3). Finns där flera lagerställen ska du alltid inventera per lagerställe. Välj upp det lagerställe du vill inventera (4). Klicka på OK. Inventeringsjournalen fylls nu upp med de artiklar som passade med ditt urval. I fältet Lagersaldo (beräknat) (1) anges det lagersaldo som systemet räknat fram. Nästa steg är att ta fram en inventeringslista som stöd för inventeringen. Hitta funktionen Avdelningar ->Ekonomihantering ->Lager ->Rapporter ->Inventeringslista 14
Använda funktionen På fliken Alternativ väljer du om rapporten ska visa det lagersaldo systemet räknat fram eller inte genom att markera Visa antal (beräknat) (1). Om du arbetar med flera inventeringsjournaler samtidigt kan du sätta filter på Mallnamn för journal och Namn (2), annars lämnar du fälten blanka. Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten. Rapporten har utrymme för att fylla i inventerat antal. När den fysiska räkningen av lagret är klar är det dags att återrapportera resultatet. Återrapporteringen sker i inventeringsjournalen du tidigare genererade upp. I fältet Antal inventerat (1) ska du se till att de räknade antalen står. Systemet föreslår att du hittar exakt antal och om antalet avviker från det beräknade lagersaldot skriver du in det rätta antalet. I fältet Antal (2) hamnar de avvikande antalen. Har du hittat mindre än beräknat får raden transaktionstyp Negativ och har du hittat fler får raden transaktionstypen Positiv. När du är klar med återrapporteringen bokför du din inventeringsjournal med F9 eller klicka på Bokför i menyn (3). I samband med bokföringen uppdateras lagersaldot för de artiklar där avvikelser fanns. 4. Lageruppdateringar I och med att det är möjligt att hantera negativa lagersaldon i NAV och det är möjligt att fakturera kunden innan alla kostnader kommit in och bokförts så måste du regelbundet köra ett jobb för att uppdatera lagervärdet med efterjusteringar. Du kan köra jobbet hur ofta du vill, men du rekommenderas att köra det minst en gång i månaden innan du gör sitt månadsbokslut. Jobbet som ska köras regelbundet heter Justera kost. artikeltrans. Hitta funktionen Avdelningar Ekonomihantering Lager Justera kost. artikeltrans 15
Använda funktionen När justeringarna bokförs kommer uppdateringen få samma datum som den ursprungliga transaktionen om det är tillåtet att bokföra på den perioden. Om perioden som den ursprungliga transaktionen bokfördes i är stängd kommer systemet att välja det datum som står är ifyllt i fältet Tillåt bokföring fr.o.m. i redovisningsinställningarna. När detta jobb är kört så har alla transaktioner uppdaterats med aktuella värden. Dessutom så har artikelstatistiken uppdaterats. Det finns i fönstret ovan möjlighet att välja vissa artiklar eller viss artikelkategori när körningen görs. 5. Rapporten Lagervärdering Rapporten Lagervärdering använder du för att stämma av lagret. På listan framgår både antalet i lager samt värdet i lagerboken och värdet i huvudboken. Du kan också få med förväntade värden. Ett förväntat värde uppstår när du gjort en utleverans som ej har fakturerats eller om du gjort en inleverans som inte du har bokat in en faktura för. Hitta funktionen Avdelningar Ekonomihantering Lager Rapporter Lagervärdering 16
Använda funktionen När du skriver ut rapporten kan du ange ett startdatum och ett slutdatum. Vanligast är att du kör listan utan startdatum. Om du bara anger ett slutdatum får du ut listan från lagerstart till det datum du angivit. Anger du både ett slutdatum och ett startdatum så får du ut en lagerlista med förändringar inom den perioden som du angivit. Markerar du fältet Ta med förväntad kostnad fångar du upp de artiklar där du inte bokat in leverantörsfaktura eller inte fakturerat kunden. Nedan beskrivs hur du ska tolka rapporten Lagervärdering. 17
Den första kolumnen (1) visar antal och värden som gällde dagen före startdatumet. Om du inte valt något startdatum kommer dessa siffror alltid att vara noll. Om du valt ett startdatum kan du säga att dessa siffror och värden är ingående värden för vad som hänt innan startdatumet. 18
Den andra kolumnen (2) visar ökningar som skett på artikeln under angivet tidsperiod. Ökningarna visas i antal och i värde. Med ökningar menas allt som plussat på lagret, d.v.s. inköp, returer från kund, positiva justeringar i artikeljournalen, positiva inventeringsdifferenser och utflöde från produktionen. Tredje kolumnen (3) visar minskningarna av lagret i antal och värde. Med minskningar avses försäljningar, returer till leverantören, negativa justeringar i artikeljournal, negativa inventeringsdifferenser och uttag av komponenter till produktionen. Fjärde kolumnen (4) visar summan av kolumn 1, 2 och 3. Antal och värde i denna kolumn visar således det aktuella antalet och värdet som gäller för rapportens slutdatum. I femte kolumnen (5) visas det värde som bokats upp i huvudboken. Om alla värden bokats in i huvudboken ska värdet i kolumn 4 stämma med värdet i kolumn 5. Om dessa skiljer sig åt kan det bero på att du inte har kört lageruppdateringsjobbet. Den gula raden i bilden ovan visar en förväntad rad för artikel 1952-W. Raden ovanför visar artikelns status utan att systemet tagit hänsyn till det som är inlevererat men ej fakturerat eller utlevererat men ej fakturerat. Om du tittar i kolumn 2 visar rapporten ett antal på 17 styck och ett värde på 16 048 kr. På raden under visar rapporten att om du tar hänsyn till det som är inlagt på lagret men inte ekonomiskt reglerat så skulle antalet vara 67 styck och värdet 63 248 kr istället. Skillnaden kan bestå av att det finns en inköpsorder som är inlevererad men där fakturan inte är bokförd. På rapportens sista sida får du en total för hela rapporten (1). De två sista kolumnerna visar det totala värdet i lagerboken och värdet i huvudboken. På sista raden (2) ser du den förväntade kostnaden. Här kan du se att det finns en differens mellan vad som är bokfört i huvudboken och i lagerboken, vilket kan bero på att lageruppdateringsjobbet (Justera kost. - artikeltrans) inte körts. 19
Det är värdet som står i kolumnen Kostnad bokförd i redov. för totalraden som ska jämföras med saldot i huvudboken när man stämmer av sitt lager. Exempel 6. Omvärdering av artiklar En inleverans är gjord på 100 styck med datum 140915, där det har kopplats en inköpsfaktura till ett värde av 120 kr/st. En positiv antalsjustering görs även på 10 styck med datum 140901 till ett värde av 120 kr/st. Om du fått ett felaktigt värde på artikeln och vill omvärdera den gör du det i en omvärderingsjournal. 6.1 Omvärderingsjournal Hitta funktionen Avdelningar Ekonomihantering Lager Lagerjournaler Omvärderingsjournaler Använd funktionen 20
Klicka på Beräkna lagervärde. Ett meddelande kommer upp enligt nedan, klicka Ja. 21
Systemet föreslår omvärdering på dagens datum (1). Det går att ange ett äldre datum förutsatt att perioden är öppen och att det finns en kopplad inköpsfaktura det datumet. Välj sedan att beräkna per artikel (2) Markera Uppdatera standardkostnad (3) Sätt beräkningsbas till Senaste inköpspris (4) Välj önskad artikel (5) Klicka på OK I omvärderingsjournalen har du sedan möjlighet att ändra Styckkostnad (omvärderad) till det korrekta värdet för antalet 1200 kr/st. Styckkostnad (Beräknad) visar nuvarande värde 120 kr/st. Efter att du bokfört Omvärderingsjournalen ser du rader i artikelns värdetransaktion med transaktionstyp Omvärdering. När du sedan kör lagerbatchen igen justerar systemet även värdet på direkt kostnad som var kopplad till en försäljningsfaktura. 22
I redovisningstransaktionerna kan du även se de preliminära KSV på 6 000 kr och sedan en tilläggsjustering på 54 000 kr = totalt 60 000 kr. (Exemplet har 0 kr i förs.pris för att enklare visa kontering) Notera! 1. En omvärderingskörning för ett visst datum justerar inneliggande lager + alla transar gjorda efter detta datum. Förs. Transaktioner som är gjorda före datumet för omvärderingen påverkas inte. 2. När lagerbatchen körs för att göra justering efter omvärdering försöker de att justera på det ursprungliga datumet 140920, men om första tillåtna bokföringsdatum i redovisningsinställningarna är 141001 så bokförs justeringen på det datumet. Även om lagerbatchen är schemalagd och körs av en NASSERVICE med bokföringsdatum t o m fr o m som är <Blankt> så går de på datumet i Redovisningsinställningar. 23
7. Vanliga flöden vid lagertransaktioner Dessa flöden gäller om värderingsprincipen FIFO används i systemet. 7.1 Inköpsorder Det är viktigt att köpa in artiklarna på rätt sätt för att både antal och värde ska stämma i huvudboken. Om jag på en inköpsorder anger ett antal om 10 st och har en styckkostnad på 41,46 kr så kommer lagersaldot att öka med 10 st och lagerkontot i huvudboken kommer öka med 414,60 kr. Det är alltså inte ok att man istället för 10 st och 41,46 kr skriver 1 st och 414,60 kr för då kommer värdet per styck på artikeln vara fel liksom antalet i lager. När ni får hem varorna som ni beställt ska en inleverans göras av inköpet. I samband med inleveransen uppdateras lagersaldot på artikeln. Det inköpspris och den styckkostnad som finns på inköpsordern vid inleveranstillfället är bara preliminära värden. Det definitiva värdet på artikeln sätts när man hanterar inköpsfakturan. Viktigt att tänka på är dock att inleveransen görs på rätt bokföringsdatum. När inköpsfakturan ankommer ska den kvittas mot den inköpsorder som levererats in. Det är jätteviktigt att du kopplar ihop fakturan mot inköpsordern, annars kommer lagervärdet inte kopplas ihop med lagersaldot och då får ni problem med lagervärderingen. Det är viktigt att ni anger ett bokföringsdatum på inköpsfakturan som är i samma redovisningsperiod som inleveransen. Har ni bokfört inleveransen i augusti så ska fakturan också bokföras i augusti för att ni ska kunna stämma av att antal och värde på artikeln stämmer. Speciellt viktigt är detta när ni ska göra bokslut. Om ni lagt inleveransen på året 2011 och inköpsfakturan bokförs under 2012 kommer inte lagervärdeslistorna stämma. Skulle priserna på inköpsordern inte vara rätt vid inleveranstillfället kan ni justera dessa på fakturan. Priserna på inköpsordern är preliminära och fastställs först när ni bokför fakturan. 24
Om leverantören gjort något fel avseende priserna och ni ska få en kredit från leverantören så ska ni inte ändra priserna till de felaktiga beloppen på artikelraden, då blir ert eget lagervärde felaktigt. Exempel: En vara ska kosta 25 kr kilot men er leverantör har debiterat er 28 kr kilot. Ni ska få en kreditering på 3 kr per kilo från leverantören. Ni får ingen ny faktura utan en delkredit av beloppet som är felaktigt. På första raden ser vi artikeln och där måste man lägga in rätt pris (i exemplet 25 kr per kilo). De 3 kronorna som leverantören debiterat för mycket läggs på en egen rad mot ett redovisningskonto. När man erhåller kreditnotan från leverantören så läggs den mot samma konto för att nollställa beloppet. Om man lagt 28 kronor på artikelraden hade man lagt in artiklarna för detta värde. Värdet på lagret blir fel så länge varan finns kvar i lagret och när den tas ut så kommer kostnaden på försäljningen/produktionen som förbrukar varan blivit fel. Detta leder i sin tur till felaktiga konteringar och felaktig statistik. Om man lägger fel pris på artikeln när man ökar lagersaldot är det oftast väldigt svårt att ångra det. 7.2 Kontering Inköp Vilka konton som används vid konteringen vid inköp, hämtar systemet från bokföringsinställningarna. Med hjälp av mallarna Produktbokföringsmall och Lagerbokföringsmall letar systemet upp vilka konton som ska användas. Vi rekommenderar en inställning under Lagerinställningar som heter Automatisk kostnadsbokföring. Om du använder den här funktionen när du bokför artiklar på ett artikelkonto kommer programmet automatiskt att bokföra på lagerkontot, kontot för lagerjusteringar och kontot avseende kostnad för sålda varor i redovisningen. Om du använder den här funktionen, behöver du ändå fortfarande regelbundet köra batch-jobben Justera kost. - artikeltrans. Som du kan läsa mer om i punkt 3 Lageruppdateringar. 25
När du bokför en leverantörsfaktura med artikelinköp på kommer följande att bokföras (beroende på vilka konton som används i bokföringsinställningarna, kan det skilja sig något): Skillnaden mellan att ha Automatisk kostnadsbokföring markerad eller ej, är att de två första konteringsraderna (1, 2) bokas upp när du använder dig av Automatisk kostnadsbokföring. Med hjälp av dessa två rader så flyttar du upp inköpskostnaden på balansräkningen genom att motboka det mot kontot 4091. Rad 3 visar nettokostnaden på inköpet som läggs på redovisningskonto Inköp av varor inom Sverige. Rad 4 visar bokningen av ingående moms. Rad 5 visar bokningen av leverantörsskulden. I detta scenario på konto 2441. 7.3 Försäljningsorder På en försäljningsorder registreras en eller flera artiklar. Den styckkostnad som finns på artikelkortet vid registreringen blir orderns preliminära kostnad. När du levererar varan till kunden görs en utleverans. Momentet utleverans uppdaterar lagersaldot med ett lageruttag. Om artikeln finns på lagret vid utleveranstillfället kommer systemet i detta läge koppla ihop orderraden med den artikelrad som ska förbrukas enligt FIFO-metoden. När du fakturerar en order innehållande artiklar görs det ekonomiska uttaget från lagret via konteringen. Det är alltså i detta läge som man uppdaterar lagervärdet i huvudboken. Utleveransen uppdaterar 26
lagersaldot och letar upp vilken transaktion som skall kopplas ihop med ordern medan fakturan uppdaterar värdet. Om metoden Leverera och fakturera används på en order sker både uppdatering av lagret och uppdateringen av värdet i samma steg. 7.4 Kontering Försäljning Vilka konton som ska användas för konteringen vid en försäljning hämtar systemet från bokföringsinställningarna. Med hjälp av mallarna Produktbokföringsmall och Lagerbokföringsmall letar systemet upp vilka konton som ska användas. När en försäljningsfaktura bokförs med artiklar på kommer följande att bokföras: Skillnaden mellan att använda Automatisk kostnadsbokföring under Lagerinställningar är de två första konteringsraderna (1, 2). Med hjälp av dessa två rader tas kostnaden ut för artikeln från balansräkningens lagerkonto och flyttar ner det på kontot Kostnad såld vara. Rad 3 bokar en intäkt på kontot Försäljning varor inom Sverige, rad 4 visar bokningen av moms på konto 2610, i detta scenario Utgående moms 25%. Rad 5 visar bokningen av kundfordringen på konto 1510. 7.5 Försäljningskreditnota När en kund krediteras för en varufaktura och man lägger in artikeln på en kreditnota kommer artikeln att läggas tillbaka in i lagret och öka lagersaldo och lagervärdet. Exempel retur av artikel Besöksstol Oslo: En kund köper 5 st besöksstolar Oslo av er och kommer sedan på att denne beställde fel färg. De skickar därför tillbaka stolarna till er och ni ska lägga tillbaka det in i lagret. Registrera en artikelrad och ange antal som kunden returnerat samt det pris som skall krediteras kunden i fältet A-pris Exkl. moms. Det är viktigt att tänka på att när man krediterar en kund för en vara på detta sätt kommer vi lägga in 5 st i lagret och då är det viktigt att värdet blir rätt. Tänk därför alltid på att kontrollera vad som står i fältet Styckkostnad (BVA) på kreditnotan. Detta värde kopieras från artikelkortet när registrering sker. Om värdet inte är korrekt uppdaterat på artikelkortet kommer fel värde att läggas på kreditnotan och då får ni ett felaktigt värde i bokföringen. Om värdet i fältet Styckkostnad (BVA) är felaktigt ändra det till det rätta värdet före bokföring. 27
Exempel kreditering av lackering: En kund har fått en faktura på en lackering som blivit felaktigt utförd. Kunden vill därför ha en kreditnota på detta jobb. I detta fall så skall inte lagret eller lagervärdet uppdateras då ni inte erhåller någon vara i retur. Gör då på följande sätt: Registrera kreditnotan mot ett redovisningskonto istället för mot en artikel. Ange antal och A-pris Exkl. moms. Styckkostnaden är inte relevant för redovisningskonto så det behöver inte fyllas i. 8 Vanliga lagerproblem När man jobbar med lager så kan det alltid uppstå fel. Om vi vet om de vanligaste felen kan vi försöka undvika att de inträffar. Värde Vi kan förhindra att värdet på en artikel blir fel genom följande sätt: Kontrollera att antal, enhet och styckkostnad är rätt på positiva transaktioner. Kontrollera att man angivit rätt valutakurs Att vi alltid lägger rätt pris på artikelrader även om leverantören gjort fel. Kör lagerjusteringsjobbet regelbundet. Se till att ha ett så korrekt antal som möjligt. När en ny artikel läggs upp ska kostnaden (registreras i basvaluta, vanligtvis i SEK) för en artikel läggas in i fältet styckkostnad. Datum Att vi är noggranna med bokföringsdatum på inleveranser, utleveranser, fakturor och kreditnotor. Se till att inleveranser kommer i samma period som fakturan Se till att fakturering görs i samma period som utleveransen. Se till att rätt perioder är öppna/stängda när man kör lagerjusteringsjobbet så att kostnader bokas upp i rätt period. Framför allt tänk på att all användning av artiklar skapar lagerrörelser och därmed påverkar både antal och värde! 28