Manual - Storegate Team med synk Om tjänsten Med Storegate Team får du full kontroll över företagets viktiga digitala information. Du kan enkelt lagra, dela och synkronisera filer med högsta säkerhet inom ditt företag. Du kan dessutom dela mappar och filer externt till kunder, leverantörer, konsulter och andra partners. Att arbeta i Storegate Team Dela internt i teamet Storegate Team innehåller två delar: Gemensamma filer Här lägger ni de filer och mappar som skall delas internt i teamet. I teamet kan man sedan sätta behörigheter för olika medlemmar i teamet, t.ex. om man skall få synka en mapp eller inte. (läs mer under Behörigheter ) Mina filer Här sparas information som endast du ska ha tillgång till. Så när ni skall dela filer som enbart skall nås av teamets medlemmar så gör man detta under Gemensamma filer Dela externt Om man vill dela filer och mappar externt till någon utanför teamet så använder man Dela-knappen som visas om man för musen över önskad fil eller mapp. Man kan dela externt både från Gemensamma filer och Mina filer. Väljer man att dela en mapp finns dessutom ett antal inställningar att tillgå (läs mer under Dela mapp externt ).
Kom igång Nedan finner du en snabbguide om hur du kommer igång med tjänsten. 1. Installera synk-klient Om du inte redan har installerat Storegate Sync rekommenderar vi att du gör det nu genom att logga in på ditt konto och klicka Nedladdningar. Du kommer då ha två nya mappar i din dator; Gemensamma filer och Mina filer (se bild 1). Bild 1. 2. Skapa mappar I mappen Gemensamma filer på din dator för du över den mappstruktur du vill dela internt med dina kollegor. Om ni inte har någon befintlig mappstruktur så kan du självklart skapa nya mappar under Gemensamma filer. 3. Skapa underanvändare Logga in på ditt konto via www.storegate.com och klicka på ikonen för att skapa underanvändare. Bild 2.
Efter att du angivit uppgifter kommer dina underanvändare få ett e-postmeddelande där de kan slutföra registreringen av sitt underanvändarkonto. 4. Sätt behörigheter a. Gå till Konto/Inställningar (Konto finner du i dropdown-menyn under ditt användarnamn uppe till höger). Under Global behörighet i Gemensamma filer ändra till Läs/Skriv/Synk. b. Klicka sedan på Gemensamma filer i webbgränssnittet. För att sätta behörighet: markera en mapp och välj meny Behörigheter, sedan väljer du alternativet Läs/Skriv/Synk för de användare som skall kunna synka denna mapp. Nu kan ditt team börja dela filer säkert, läs gärna igenom resten av detta dokument för att få mer information om tjänsten och om din roll som administratör.
Behörigheter Genom att sätta behörigheter på mappar kan alla i teamet styra vem som ska få tillgång till informationen (se bild 3). Bild 3 Behörigheter finns endast för mappar under Gemensamma filer och sätts enbart i roten (på så kallad toppnivå, dvs. ej på underliggande mappar). När du skapar en ny mapp på webben kan du samtidigt sätta behörighet på mappen. Om en mapp synkas eller lagras upp från din lokala dator till Gemensamma filer eller om en mapp kopieras eller flyttas från Mina filer till Gemensamma filer, sätts Ingen behörighet som standard. Detta görs av säkerhetsskäl så att ingen annan än du kan se mappen innan behörigheterna ändrats. Det finns 5 nivåer av behörigheter: Ingen behörighet användare som helt saknar behörighet till en mapp ser inte denna överhuvudtaget, inte på webben, i appar eller i synkmapp. Läs användare kan (via webb och appar) se mapp och öppna och ladda ner dess innehåll men inte flytta, radera eller ändra mappen eller innehållet Läs/Skriv användare kan (via webb och appar) se, läsa, ändra, ta bort, kopiera eller flytta mapp och dess innehåll men inte synka Läs/Skriv/Synk användare kan dessutom synka mappen Full behörighet Samma behörigheter som Läs/Skriv/Synk plus rätt att dela ut behörigheter till de andra. Full behörighet får den som skapar mappen (Administratören har alltid Full behörighet på alla mappar och kan även ta över denna rättighet från en underanvändare). Alla behörigheter på mappar i roten syns i webbgränssnittet (se bild 4).
Bild 4 Sätta eller ändra behörigheter på mapp: 1. Gå in under Gemensamma filer på webben 2. Markera mappen som du vill sätta/ändra behörighet på 3. Välj Redigera behörigheter i menyn 4. I fönstret som kommer upp markerar du vilka behörigheter användarna och/eller grupperna skall ha till mappen 5. Avsluta genom att klicka Ok Bra att veta om behörigheter För enkelhetens skull sätts behörighet endast i rotkatalogen på Gemensamma filer (vill du ändra till behörighet även i undermappar se avsnitt Inställningar ). Detta innebär att en underanvändare som har fått behörighet att synkronisera en mapp har synkbehörighet till hela mappen inklusive dess undermappar. Om man skapar en mapp i sin dator i roten under Gemensamma filer så får den av säkerhetsskäl ingen behörighet. Dvs. det är enbart den användaren som skapat mappen som kan se och synkronisera den. För att göra den tillgänglig till andra i gruppen ändras behörigheten när du är inloggad på webbgränssnittet. Detta gäller enbart mappar i roten. Om man ändrar behörighet från Läs/Skriv/Synk till Ingen behörighet så kommer denna mapp att synkas bort från användarens dator.
Dela externt Om man vill dela filer och mappar externt till någon utanför teamet så använder man Dela-knappen som visas om man för musen över önskad fil eller mapp (se bild 5). Bild 5. Man kan dela externt både från Gemensamma filer och Mina filer. Väljer man att dela en mapp finns dessutom ett antal inställningar att tillgå (se bild 6). Bild 6. Genom att kryssa i Tillåt uppladdning i mappen kan andra som inte är medlemmar i teamet enkelt ladda upp filer via en webbsida utan att behöva installera någon specifik programvara.
Administratörens roll Som administratör för kontot är det du som lägger upp användare och bestämmer vilka regler som ska gälla för dessa. Exempel på regler kan vara: Om användaren skall ha en reserverad del av lagringsytan och i så fall hur stor denna skall vara Vilka användare som skall kunna se vilka mappar på Gemensamma filer (se stycke Behörigheter ovan) Antal versioner som skall sparas Om Papperskorg skall användas på kontot (rekommendationen är alltid påslagen) Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma Filer (se stycke nedan) Då det är administratören som står som betalningsansvarig för tjänsten är det endast han/hon som kan uppgradera kontot, både vad gäller antal användare och hur stor den totala lagringsytan skall vara (alla kostnader hamnar på samma faktura). Administratören har även möjlighet att komma åt innehållet på samtliga användares konton genom funktionen Logga in som (se stycke nedan). Lägga till användare: 1. Logga in på kontot och klicka på ikonen Hantera underanvändare (se bild 2.) överst på sidan (det är bara administratören som den är synlig för) 2. Klicka på Skapa ny användare 3. Fyll i namn och mailadress på den som skall bjudas in att dela kontot. 4. Reservera yta Sätt reserverad yta om så önskas, väljer man att sätta 0 GB så fördelas tillgänglig yta dynamiskt mellan användarna. 5. Avancerade inställningar Här kan du ange särskild behörighet för denna användare i rot-mappen på Gemensamma filer. Läs mer under stycket Begränsa användare från att skriva i roten Gemensamma filer. 6. Klicka Spara Personen som du precis har lagt till får nu ett mail med en inbjudan till kontot från dig. Mailet innehåller även en länk för att slutföra registreringen. Vid registreringen behöver användaren endast ange ett användarnamn, ett lösenord samt en lösenordsfråga. När du klickat Spara (punkt 6 ovan) visas en lista på kontots användare och här kan du bland annat se status på dem som du har bjudit in, om de till exempel har slutfört sin registrering. Ändra användarinställningar: 1. Klicka på Konto och välj Användare i högermenyn 2. Klicka på förnamnet på den användare som du vill ändra (alternativt markera i kryssrutan framför namnet och välj sedan Ändra ifrån Hantera -menyn) 3. Du kan nu göra dina ändringar. 4. Välj Spara när du är klar med ändringarna. Grupper Genom att skapa grupper kan du förenkla administrationen av behörigheterna. När en grupp är skapad så listas den överst i listan i Behörighetsfönstret.
Skapa grupp: 1. Klicka på Admin -ikonen (övre delen av sidan) och därefter på Grupper i vänsterfältet 2. Välj Skapa ny grupp 3. Ange gruppens namn och avsluta med att spara Lägg till användare i grupp: 1. Klicka på Admin -ikonen (övre delen av sidan) 2. Markera vilka användare i listan som du vill lägga till i en grupp 3. Klicka på Lägg till i grupp i menyraden ovanför 4. Välj vilken grupp som användarna skall ingå i (du kan även skapa en ny grupp med de valda användarna i detta läge) 5. En bekräftelse visas på att de valda användarna är tillagda i gruppen Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma filer Du som administratör kan begränsa möjligheten för dina underanvändare att ladda upp filer och skapa mappar i roten på Gemensamma filer. Detta kan göras på hela kontot eller individuellt under varje användare. Hela kontot Detta gör du under Inställningar och Global behörighet i Gemensamma filer, här kan du välja mellan följande alternativ: Läs Med denna inställning kan användaren (via webb och appar) enbart läsa, dvs. ladda ner, filer och mappar under roten i Gemensamma filer. Läs/Skriv (default) Med denna inställning kan användaren (via webb och appar) läsa och skriva, dvs. ladda ner och upp, filer och mappar under roten i Gemensamma filer. Denna inställning är default så att inte användare börjar synka mappar innan du som Admin har gett behörighet till detta. Läs/Skriv/Synk Samma som ovanstående men användaren kan dessutom synka i roten. Sedan kan du som Admin även sätta detta individuellt per användare. Det görs under varje användare, se stycke Ändra användare ovan. Följ kontots inställningar Följer inställning enligt ovan, dvs kontots globala inställning. Läs Med denna inställning kan användaren (via webb och appar) enbart läsa, dvs. ladda ner, filer och mappar under roten i Gemensamma filer. Läs/Skriv (default) Med denna inställning kan användaren (via webb och appar) läsa och skriva, dvs. ladda ner och upp, filer och mappar under roten i Gemensamma filer. Läs/Skriv/Synk Samma som ovanstående men användaren kan dessutom synka i roten.
Inställningar Inställningar finner du under Konto som ligger i dropdown-menyn under ditt användarnamn uppe till höger. Versionshantering Här ställer du in hur många versioner av varje fil som skall sparas. 1 innebär att inga extra versioner av filen sparas. Hur många versioner som finns av varje fil syns i en ikon i fillistan. Genom att klicka på ikonen får man upp en dialogbox som gör det möjligt att hantera äldre versioner. Papperskorg Allt som raderas ifrån ditt och övriga användares konton hamnar i papperskorgen och kan återställas genom att gå in i papperskorgen, markera fil (-er) och/eller mapp(-ar) och välja Återställ ifrån Hantera -menyn. Observera att allting som raderas ifrån Gemensamma filer hamnar i administratörens papperskorg och kan bara återställas ifrån detta konto. Om övriga användare raderar filer/mappar ifrån sina egna lagringsytor (Mina filer) hamnar dessa i respektives egen papperskorg. Papperskorgen är aktiv som standard på alla konton, om du väljer att inaktivera den kommer mappar och filer ifrån alla konton att hädanefter att raderas permanent utan möjlighet till återställning. En inaktivering innebär även att allt som redan finns i samtliga användares papperskorgar raderas permanent. Global behörighet i Gemensamma filer Se avsnitt ovan Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma filer Startsida Välj vilken sida du önskar ha som startsida i webbgränssnittet. Filinställningar Här kan du välja att visa dolda filer (filer flaggade som dolda av operativsystemet) i webbgränssnittet.
Övrigt Öka lagringsyta/öka antal användare 1. Klicka på Konto högst upp till höger på sidan (under ditt användarnamn) 2. Under Välj tillval, välj ny storlek på lagring och/eller nytt antal användare 3. Klicka bekräfta Översikt lagringsyta Klicka på Konto och därefter Lagringsyta till vänster. Här visas en översikt på hur kontots lagringsyta är disponerat uppdelat på dem som du satt reserverat yta på och dem som delar på den resterande tillgängliga ytan. Logga in som Det kan finnas tillfällen då administratören kan behöva komma åt lagrat material som ligger på medarbetarnas egna lagringsytor. Som en extra säkerhet skickas det automatiskt ett mail till den användare vars konto administratören loggat in på. För att logga in på annan användares konto: 1. Klicka på Admin -ikonen 2. Klicka på förnamnet på den användare som du vill logga in som 3. Du kommer nu till Redigera användare -vyn, här väljer du Hantera i övre menyn och därefter Logga in som. 4. En ny flik öppnas i din webbläsare och du är inloggad som vald användare Support Har du frågor eller funderingar om tjänsten så är du välkommen att kontakta oss på support@storegate.com