Semesteravtal 21, Byggnads Plåt, månadsavlönade Det beräknas fram betalda dagar som den anställde tjänat in under intjänandeåret samt en semesterlön som utgör 13,2% på semesterlönegrundande rörlig lön exempelvis OB-tillägg och övertid. Semesterlönen om 13,2% räknas fram som ett engångsbelopp och betalas ut innan huvudsemestern. Vid semester har den anställde bibehållen månadslön samt får ett semestertillägg på 1,2 % av aktuell månadslön. Är den aktuella sysselsättningsgraden en annan än den som semestern tjänades in till, ska semestertillägg och semesterlön baseras enligt den sysselsättningsgraden som den tjänades in till. Semesterårsskifte 1. Definitiv avräkning av aprils löner med mars avvikelser När avvikelserna för mars är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när aprils lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. 2. Viktiga inställningar inför semesterberäkningen Det är viktigt att du är konsekvent hur du anger datum vid semesterberäkning. Ta fram underlagen från förra årets semesterberäkning och kontrollera vilka datum som användes då. Vill du läsa mer om datumangivelserna, klicka här» Det finns en hel del inställningar i programmet som påverkar semesterberäkningen. Vi har samlat alla inställningarna i separata dokument. Läs mer om inställningar på nedan länkar. Vill du läsa mer om inställningar under menyn Arkiv Inställningar, fliken Semester, klicka här» Vill du läsa mer om allmänna inställningar i semesterberäkningen, klicka här» 3. Semesterskuldlista för 2016-04-01-2017-03-31 Skriv ut en semesterskuldlista per 31 mars med datum 2016-04-01-2017-03-31 innan du börjar med semesterberäkningen. Beroende på om du har version 17.0/17.1 eller 17.2 skiljer sig semesterskulden åt. Observera dock att vi inte gjort några förändringar i beräkningarna utan endast gjort om rapportformuläret. Vill du läsa mer om rutinen Semesterskuld i version 17.0/17.1, klicka här» Vill du läsa mer om rutinen Semesterskuld i version 17.2, klicka här» 4. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia ska tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. Vill du läsa mer om inställningar för automatiska säkerhetskopior, klicka här» Vill du läsa mer om manuella säkerhetskopior, klicka här» 5. Semesterberäkning, Semesteravtal 21, Byggnads Plåt, månadsavlönade för 2016-04-01-2017-03-31 Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj Semesteravtal 21, Byggnads Plåt, månadsavlönade. Fyll i datum för Intjänandeperiod och Läs transaktioner. Det är viktigt att du anger datum på samma sätt som du gjorde vid föregående semesterårsskifte. 1
Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Observera att om du använder dig av brutna perioder, som inte överensstämmer med intjänandeåret, måste du justera intjänandeperiodens datum så att de överensstämmer med löneperioderna eftersom semesterlönegrundande frånvarotimmar kontrolleras mot intjänandeperiod trots att de handlar om transaktioner. Exempel Företaget har löneperioden 2016-03-13 2016-04-12 och vill ta med de avvikelser som löneberetts under den perioden. Intjänandeperioden är 2016-04-01 2017-03-31. För att få med frånvarotransaktionerna räcker det inte med att ange att transaktionerna ska läsas från 2016-03-13-2017-03-12. Du måste även ändra intjänandeperioden till samma datum för att semesterlönegrundande frånvarotransaktioner ska tas med. Semesterlön I rutan för Total rörlig semesterlön fyller du i procentsatsen 13,2%, vilket avser semesterlön som beräknas som ett engångsbelopp. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: 2
Utbetalning av semesterlönen Det är förvalt att den rörliga semesterlönen ska betalas ut vid ett tillfälle, det är vad avtalet säger. Om du skulle ha ett lokalt avtal som säger att den rörliga semesterlönen ska betalas ut som semesterlön per dag markerar du det alternativet istället. Semesterlön skrivs till Längst ner till höger i bilden ovan väljer du det P-fält som den framräknade rörliga delen ska skrivas till. Den framräknade semesterlönen sparas i det angivna P-fältet i anställdaregistret. Om det redan finns ett belopp i det fält du väljer, skrivs detta över eftersom P-fältet inte töms med automatik i anställdaregistret genom att du betalar ut den rörliga delen. För att beloppet i P-fältet ska tas bort och för att semesterskuldslistan ska bli korrekt, efter att du betalat ut den rörliga semesterlönen, måste du ta bort beloppet i P-fältet i anställdaregistret genom att gå in under menyn Register - Registervård och klicka på knappen Rensa under Personliga löneuppgifter. Tar du inte bort beloppet får du istället ta bort det valda P-fältet i beställningsbilden för semesterskuldslistan, alltså i rutan längst ner till höger i bilden ovan. På så sätt kommer det inte med på semesterskulden längre. Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda Om ej intjänad semester ska sparas som förskottsdagar för de anställda som anställts under intjänandeåret, markerar du rutan Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda. Exempelvis om en anställd hunnit tjäna in 17 betalda dagar, har en semesterrätt på 25 dagar och du vill att dagarna upp till 25, alltså 8 dagar, ska sparas som förskottsdagar. Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten Om en anställd inte tagit ut alla sina betalda semesterdagar kan du markera denna ruta om du vill att dessa ska ligga kvar i rutan Betalda dagar i anställdaregistret upp till semesterrätten. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum Om du markerar denna ruta kommer programmet i första hand använda sig av inmatat datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Har du inte löneberett med datum och då inte heller markerar ovanstående bockruta så delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Enbart lista Börja med att välja Enbart lista och stäm av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna de nya dagarna. 3
Semesterberäkningsurval Här har du möjlighet att göra vissa val, exempelvis hur semesterdagar ska avrundas, flytta kvarvarande betalda dagar till sparade etc. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Beräkning av antalet semesterdagar person för person När semesterdagarna beräknas utgår programmet från: Den anställdes anställningsdatum i förhållande till det intjänandeår man beräknar. Ej semesterlönegrundande frånvaro som beretts med datum. Infaller datumet inom intjänandeperioden reduceras antalet intjänande dagar. Den anställdes semesterrätt. Exempel: En anställd har varit föräldraledig från första februari till 15 juni. Programmet känner av att 135 dagar tagits ut, att de 120 dagar som är semestergrundande har passerats samt att det är 15 dagar som inte är semesterlönegrundande. I stället för 25 semesterdagar får den anställde 24 dagar med 25 dagars semesterrätt; 350/365*25 =23,97=24 semesterdagar. I den här bilden kan du korrigera manuellt om något skulle vara fel. Observera att korrigeringen ska göras i bilden ovan när du genomför punkten Kontrollera och godkänn varje person. 4
För att programmet ska känna av detta per automatik måste lönearten för frånvaron vara inställd på Typ av frånvaro Föräldraledighet (gräns:120). För att ha kontroll på när du ska sluta lönebereda semesterlönegrundande frånvarotimmar använder du dig av inställningen Kontrollera semestergrundande frånvaro under menyn Arkiv - Inställningar i löneberedningen. Varningen visas i löneberedningen när antalet semesterlönegrundande frånvarodagar har överskridits. Kontrollen sker semesterårsvis, det vill säga att kontrollen startar om när nytt semesterår påbörjas. Beräkning av rörlig semesterlön Lönearternas inställning för rörliga lönedelar För att programmet ska kunna räkna fram den rörliga lönen måste lönearternas inställning på semesterfliken vara Semlöngrundande ersättn - rörl lön vid fast månadslön i rutan Typ av inkomst: 5
Vilka lönearter som ingår i beräkningen för de rörliga delarna ser du om du sätter en bock i rutan Visa underlag: Så här kan den lista du får se ut: Om du tycker att någonting inte stämmer på den presenterade listan kan du, efter att du skrivit ut den, klicka på knappen Visa logg, i semesterberäkningens första beställningsbild, och undersöka vad som kan vara fel. Kontrollera och godkänn varje person När du har kontrollerat listan och godkänt den är det dags för semesterberäkningen. Det är vid semesterberäkningen som anställdaregistret uppdateras med nya semesterdagar. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person kan du göra fortfarande göra ändringar på varje person innan du godkänner genom att klicka på OK & Nästa. 6
Observera att du ska trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. Programmet talar om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på vad du har fyllt i för gränser under menyn Arkiv Inställningar, fliken Semester. Där anges hur många dagar per år som får sparas, hur många år dagarna får sparas, samt hur många dagar som får sparas totalt. Nästa kontroll är att se hur många semesterdagar som kan sparas per år. Du får ett meddelande om det finns dagar som sparats i fler år än du har ställt in och frågar då hur du vill göra med dessa. Om den anställde har betalda dagar kvar, får du frågan om de ska föras över till sparade. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut om du har lönearter för utbetalning av överskriden semester under menyn Arkiv Inställningar, fliken Semester. När du godkänt förslagen kan du se totalt antal sparade dagar fördelade per semesterår. Kvarvarande obetalda semesterdagar tas bort. 7
Till sist får du upp semesterberäkningsbilden per person, där du fortfarande kan göra manuella ändringar. Alla fält kan korrigeras om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdateringen av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. Semesterberäkningen presenteras i rapportformat. Spara rapporten. Uppdatera utan kontroll Har du många anställda tar det lång tid att välja alternativet Kontrollera och godkänn varje person. Då kan du istället välja alternativ Uppdatera utan kontroll. Det är viktigt att du då har tagit ut Enbart lista först och kontrollerat noga att allting stämmer. 6. Skriv ut och skicka lönespecifikationer Nu kan du skriva ut och skicka dina lönespecifikationer för aprils lön. Eftersom anställdaregistret har uppdaterats med de nya semesterdagarna kommer nu dessa ut på lönespecifikationen till de anställda. 7. Semesterskuldlista för 2017-04-01-2017-04-30 När du är klar med semesterberäkningen kan du skriva ut semesterskuldlistan per 30 april. Du anger då datum 2017-04-01 till 2017-04-30 för Intjänande period och Läs transaktioner. Beroende på om du har version 17.0/17.1 eller 17.2 skiljer sig semesterskulden åt. Observera dock att vi inte gjort några förändringar i beräkningarna utan endast gjort om rapportformuläret. Vill du läsa mer om rutinen Semesterskuld i version 17.0/17.1, klicka här» Vill du läsa mer om rutinen Semesterskuld i version 17.2, klicka här» Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Observera att du inte kan återskapa semesterskulden efteråt, det är alltså för sent att ta ut semesterskuldslistan per 2017-04-30 efter att du registrerat uttagen semester i maj eller senare. På semesterskuldens andra sida ska du ange datum och procentsatserna som programmet ska göra sina beräkningar med. 8
Dessa fält gäller för månadsavlönade: Dessa fält gäller för timavlönade: Beroende på om semestertillägg om 1,2% betalats ut anger du 4,6% eller 5,8%. Om du betalat ut semesterlön engångsbelopp ska du ta bort P-fältet för detta i rutan nedan, när du tar ut semesterskulden. 9
Till sist får du ut semesterskuldslistan. Plats för egna anteckningar: 10