VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR 2014 7. Skapa kontrolluppgiftsregister Skapa register för kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgifter och skicka till Skatteverket Rätta kontrolluppgift Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna 50-56. Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast den 2 februari 2015. Skapa register för kontrolluppgifter Gå till menyn Verktyg - Kontrolluppgifter för att börja arbetet med att skapa ett register för kontrolluppgifter. Om du, vid första gången du skapar register för Kontrolluppgifter 2014, får meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta?, svarar du Ja. Det kan vara förra årets register som ligger kvar. Om du måste skapa ett nytt register, ytterligare en gång, under arbetet med 2014 års kontrolluppgifter och svarar Ja på ovanstående fråga, försvinner manuellt inlagda kommentarer och ändringar, som du gjort under Ändra/komplettera i det nya registret. Du kan skriva ut listor över dina ackumulatorer och en lista som visar vilka lönearter som är knutna till respektive ackumulator direkt från bilden där du skapar register för kontrolluppgifter genom att klicka på de blå understrukna texterna Ackumulatorlista och Lönearter per ackumulator. 1
Kontrollera inkomståret som anges högst upp till vänster i bilden. Står där 2014 angivet, vet du att du arbetar i korrekt databas. Står där 2015, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde, föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du anger rätt ackumulator till respektive ruta. Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12) eller 37 måste du i rutorna 65 eller 70 specificera vad som avses med en beskrivande text. I denna bild, för inställningar av kontrolluppgiften, har du dessutom möjlighet att lämna ett meddelande till inkomsttagarna. Meddelandet kan också kompletteras med uppgift om ett visst ackumulatorvärde. Du kan spara dina inställningar genom att trycka på knappen Spara mall. Då finns uppgifterna kvar när du går in på de anställda för att ändra och komplettera. Du får en kontrollfråga som upplyser dig om att kontrollera att de ackumulatorer, som finns med i underlaget, är de korrekta. Svarar du Nej på frågan kommer du tillbaka till samma bild och kan genomföra dina korrigeringar. Svarar du Ja, skapas registret. Du får även upp en lista över de anställda som har dubbla anställningar på bildskärmen. Denna lista kan du skriva ut om du vill och den ger dig en snabb överblick om specifikationsnummer saknas på någon anställning. Du får även följande meddelande, som vänder sig till dig som har anställda som ska lämna KU13 eller KU14. Ska du lämna kontrolluppgift KU13 kan du behöva ändra värdet i ruta 11 då samtliga kostnadsersättningar ska redovisas dit, även traktamente och milersättningar. Detta gäller dock inte anställda bosatta i ett annat EU/EES-land, vilket du kan läsa om i Skatteverkets broschyr SKV 304» 2
Ska du lämna kontrolluppgift KU14 måste du även komplettera med ett alternativ i ruta 92. Har du INTE anställda med KU13 eller KU14 kan du bortse från detta meddelande. Har du anställda som är födda 1937 eller tidigare, flyttas automatiskt deras värden från ackumulator 111 till ruta 31 vid skapandet av kontrolluppgiftsregistret. Detta gäller även eventuella förmåner. Allt enligt riktlinjer från Skatteverket. Idrottsutövare, dvs ideella föreningar, som har fått ersättningar och förmåner under inkomståret som understiger ett halvt basbelopp ska redovisas i ruta 31. Det innebär att även belopp som finns i rutor för förmåner (12, 13 och 18) flyttas till ruta 31. Däremot ska kryssen kvarstå i respektive ruta (41,42,43,44,45,47,48,49) samt text i ruta 65. Anställda med markering i rutan ½ basbelopp under arbetsgivaravgift i anställdaregistret och som har sammanlagda skattepliktiga ersättningar och förmåner understigande ½ basbelopp kan låta ruta 12 vara blank. Man ska då svara Nej på nedanstående fråga. Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket, du får följande meddelande: Den anställde får en kontrolluppgift med den negativa bruttolönen. 3
Har du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 15, Antal månader med bilförmån och lämnar ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, lägger programmet automatiskt 12 månader som förslag i ruta 15 på samtliga anställda som haft bilförmån under året. Skulle någon anställd inte haft bilförmån under hela året, ändrar du detta manuellt via funktionen Ändra/komplettera. Utskrift av kontrolluppgifter Nu är det dags att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen i laserpostformat. I fältet Blankettyp kan du välja mellan A4 standard, A4 Grafisk, Datapost direkt till port, Laserpost/Monomail, E-post, Postens ebrev, samt Payslip. Vill du skicka kontrolluppgiften via e-post väljer du Blankettyp E-post och klickar på Bildskärm. Programmet skickar då kontrolluppgiften via e-post till de anställda som har en markering i rutan KU Via E- post på fliken PA i registret Anställda. De anställda måste då ha en korrekt e-postadress ifylld på fliken Allmänt. Skulle du vilja skriva ut en kontrolluppgift på papper, för en anställd som har en markering i rutan KU Via E- post i anställdaregistret, behöver du markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post under Verktyg - Kontrolluppgifter - Utskrift av kontrolluppgifter. Har du anställda som saknar eller har en felaktig e-postadress kommer deras anställningsnummer att redovisas på en fellista, som du kan skriva ut. Stäng sedan ner bilden. Efter det kan du kontrollera kontrolluppgifterna för att sedan klicka på E-posthantering. Klicka sedan OK för att sända. Kontrolluppgiften kommer att sändas som en pdf-bilaga i mailet till mottagaren. Listan du skrev ut för de anställda som saknade eller hade felaktig e-postadress, kan du ha som underlag till att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. Du som har Hogia PBM (Portal) och licens för Hogia PBM Payslip kan skapa kontrolluppgifter som de anställda kan läsa på webben. Vid utskrift av kontrolluppgift väljer du Blankettyp Payslip. Skriv ut på Bildskärm. Klicka på knappen Generera webbrapporter. Kontrolluppgifterna sparas i PDF-format. Till varje PDF-fil skapas en kvittofil. Kvittofilen innehåller uppgifter om vilken person som har behörighet att läsa kontrolluppgiften i PBM (Portal). 4
Det går att sortera bort de anställda som tjänat under 100 kr vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras automatiskt bort vid skapande av KU-filen. Du kan även skicka kontrolluppgiften via Posten e-brev (välj under blankettyp). Detta kräver att du har ett befintligt avtal med Posten. Utskrift av summeringsunderlag På summeringsunderlaget får du en sammanställning av de värden som redovisas i ruta 01 t o m ruta 39 på kontrolluppgiften. Du kan välja att skriva ut summeringsunderlaget i samband med kontrolluppgifterna genom att markera rutan Inklusive summeringsunderlag när du markerat Utskrift av kontrolluppgifter eller att skriva ut enbart summeringsunderlaget genom att istället markera alternativet Utskrift av summeringsunderlag därunder. Vid utskrift av summeringsunderlag genom en markering för Utskrift av kontrolluppgifter på papper med en bock i rutan Inklusive summeringsunderlag, har du möjlighet att markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post. Du får då ett summeringsunderlag som motsvarar ditt urval av anställda. Skriver du enbart ut summeringsunderlaget genom en markering i Utskrift av summeringsunderlag inaktiveras rutan Skriv ut anställda markerade för E-post och kan inte markeras. Summeringsunderlaget motsvarar de utskrivna kontrolluppgifterna enligt urval av anställda. Skapa fil till Skatteverket Sista momentet är att skapa KU-filen som ska skickas till Skatteverket. Fyll i uppgifter avseende medie-/uppgiftslämnare. Med medie-/uppgiftslämnare avses det företag som skapar och skickar in KU-filen. Arbetar du på en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företags namn. Välj en sökväg på raden för Kontrolluppgift skrivs till, där du vill att filerna som skapas ska sparas. Det är viktigt att du har behörighet till den mapp du sparar ner filerna i. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på OK. 5
Du får en kvittens på att filerna KURED och INFO.KU har skapats och var de finns sparade. Det är enbart dessa två filer du ska sända till Skatteverket. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket. Däremot kommer den anställde att få en kontrolluppgift med negativt värde. På sidan 2, i rapporten Arbetsgivardeklaration för hela år 2014, visas summan för löntagare med negativ bruttolön. Samtidigt som filen skapas får du frågan om du vill skriva ut ett etikettunderlag. Skriv ut detta och använd uppgifterna som underlag när du märker mediet du använder dig av. På etikettunderlaget står det även vart du valt att spara dina filer. Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till Skatteverket. Var och hur ska kontrolluppgifterna lämnas? Skicka kontrolluppgifterna via internet med e-legitimation. Du bör i första hand skicka dina filer med kontrolluppgifter via Skatteverkets filöverföringstjänst. Då får du omgående en kvittens på att dina filer kommit fram. Om du inte har möjlighet att använda filöverföringstjänsten, kan du istället lägga filerna på en cd eller diskett som du skickar till Skatteverkets inläsningscentral. Ska du skicka kontrolluppgifterna på fil via internet behöver du en e-legitimation. Hur du skaffar en e- legitimation kan du läsa mer om på www.skatteverket.se/e-tjanster. Du för över dina kontrolluppgifter via www.skatteverket.se/e-tjanster/filoverforing. Skicka kontrolluppgifterna på CD-skiva, diskett m m. Ska du skicka kontrolluppgifterna på cd, diskett eller annat datamedium skickar du detta till Skatteverkets inläsningscentral oavsett var i landet du bor. Du ska förse datamediet med information om: Att innehållet är kontrolluppgifter (KU) Produktion eller test (Produktion) Namn, adress och telefonnummer till kontaktperson Person- eller organisationsnummer för medielämnaren När Skatteverket läst in uppgifterna får du en bekräftelse. Det är viktigt att kontrollera följande uppgifter: Är antalet kontrolluppgifter korrekt? Är organisationsnummer på uppgiftslämnaren korrekt? 6
Om du inte fått någon bekräftelse inom 10 dagar ska du kontakta ditt skattekontor. Datamediet skickas till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet 4300 839 86 Östersund Meddelanden till Skatteverket kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och frågor måste du skicka separat till ditt skattekontor. Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörda anställda. Det gör du under Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. När du lagt till ett rättelsedatum på någon anställd ska du skicka in en ny fil till Skatteverket. Den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget och inkludera även uppgift om rättelsedatum. Rättelsefilen ska endast innehålla anställda med rättelser. När du skapar filen gör du urval på dessa genom att ange rättelsedatum. 7
Samtidigt som du lägger in ett rättelsedatum tänds tre alternativ upp som kan hjälpa dig att nollställa värden i rutorna till KU 20, KU 25 eller KU 31 om det skulle behövas. Kontrollista fel till Skatteverket När du väl sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista för att enkelt kontrollera innehållet i filen. På listan skrivs en rad för varje person som finns med i filen. Det är enbart skatt och bruttolön som redovisas på kontrollistan, inte resterande uppgifter. Statusrapport Statusrapporten ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister. 8