ORBIT 5 SCHEMALÄGGNING AV OPERATIONSSALAR Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 1
KALENDERAKTIVITETER För att kunna schemalägga lägger man upp kalenderaktiviteter för salar, personal och besök. För salar lägger man oftast bara en aktivitet för operationstid, som gäller för alla kliniker. Vid schemaläggningen knyter man kliniker till aktiviteterna. Färgen till aktiviteterna hämtas då från organisationsenhetstabellen. Salarnas stapel kan inte gå över dygnsgränsen. Besök schemaläggs som salar. Men färgen på staplarna hämtas från kalenderaktiviteten. För personal knyter man sina aktiviteter till klinik: Under varje kalenderaktivitet kan man lägga upp ett antal rader som definierar tidsblocken: Fälten innehåller: ConnToWork00132! Färg Text* Planeringsbar för Organisationsenhet Text Längd i minuter Starttid Sortera Färgen som knyts till aktiviteten visas i operationsprogrammet, gantten som bakgrundsfärg (transparent) på personal som är schemalagd på den. Den visas också i schemaläggningen Benämning på aktiviteten ex Ort op Här väljer man om aktiviteten gäller operation, vårdbesök eller om den inte är planeringsbar (t.ex. när läkare är på avdelning) Organisationsenhet som använder aktiviteten Talar om vad stapeln betyder, ex Op heldag Stapelns längd. För salar gäller att stapeln kan vara max 1440 minuter lång (24 tim) och inte längre än att den får plats inom dygnet Den starttid stapeln lägger sig på vid schemaläggning. Man kan göra en aktivitetsrad där man låter bli att lägga in starttid för att på så sätt få en mer flexibel och flyttbar stapel För att få staplarna i rätt ordning vid schemaläggning Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 2
SCHEMALÄGGNING AV OPERATIONSSALAR Operationssalar schemaläggs för en hel operationsavdelning på en gång. Schemat kan vara ett eller fler-veckors och gäller tills vidare. Varje opererande enhet kan tilldelas en färg och staplarna får då denna färg. I operationsprogrammet visas samma färg i bakgrunden, fast transparent. Salarnas schema kan även ändras direkt i operationsprogrammets gantt om man är behörig till detta. Öppna Schemaläggning Schemalägg opsalar. Användarens standardoperationsavdelning öppnas (eller den opavdelning som är knuten till användarens opererande enhet). Överst i bilden står nu namnet på den operationsavdelning som visas. Det går att byta opavdelning med menyvalet Schemalägg för annan avdelning. Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 3
Bilden innehåller: Kalenderperiod: Visad kalender Infoga kalenderperiod Använd som mall/ta bort som mall Kalenderperiodens startdatum visas uppe till vänster. Den senaste kalendern gäller alltid tills vidare. Vill man ändra kalendern får man välja knappen Ny i menyraden och lägga upp ett nytt startdatum framåt i tiden. Detta startdatum kan flyttas så länge det inte passerats. I listan ligger samtliga kalendrar för opavdelningen. Här hittar man även de som sparats som grundmallar om man vill ta bort dem Används när tillsvidareschemat ligger framåt i tiden och man vill ändra i pågående schema. Man väljer först den kalenderperiod som man vill infoga det nya schemat i Används när man har lagt en eller flera grundmallar för salarna som man vill basera framtida ändringar på. Om man inte har en mall kan man kopiera vilket schema som helst. Om man har en eller flera mallar blir de valbara för kopiering: Om man vill ta bort en grundmall så väljer man den under Visad kalender och tar bort med denna knapp som då ändrat namn till Ta bort som mall Ändra datum Start/Slut Används för att flytta ett start eller slutdatum på en period. Kalendern visar vilka datum det är möjligt att ändra till Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 4
Ägande openhet Aktiviteter Är den opererande enhet som man schemalägger salen för. Valbara är alla opererande enheter från organisationsstrukturen Till vänster ligger de aktiviteter som lagts upp för salar under Kalenderaktiviteter i Underhåll. Färgerna kommer från organisationsstrukturen beroende på vilken Ägande openhet som visas Schema: Antal veckor Startvecka Schemalägg helg Töm vecka Anger för hur många veckor kalendern gäller. Om man har samma schema varje vecka lägger man upp en 1-veckas kalender. Om man har olika varannan vecka lägger man upp en 2-veckors kalender osv Vilken vecka som ska kopieras först då man sparar/startar kopiering i kalendertid. Vid årsskifte fortsätter schemat att läggas ut, dvs ingen omstart på veckonr Om den är ibockad kopieras schemat även till helgdagar (ex påsk, midsommar etc). Det är också möjligt att ändra inställningen på scheman som inte pågår. Används för att tömma markerad vecka på skärmen Kopiera markerad vecka till nästa Knappen är tillgänglig om det finns en vecka att kopiera till. Kopierar markerad vecka till nästa vecka Layout: Dölj helg Synliga salar Synliga veckor Visad vecka Tid För att ta bort visning av lördag-söndag i schemat Antal salar som visas samtidigt i schemat Antal veckor som visas samtidigt i schemat Veckor som är synliga i schemat Vilken tidsperiod på dagen som ska visas. Det finns två alternativ, Hela dygnet och 6-19. Default är 6-19 Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 5
Aktivitet: Redigera markerad stapel i schemat. Kan även göras på stapeln via höger musmeny Ta bort markerad stapel i schemat. Kan även göras på stapeln via höger musmeny Andra bakgrundsfärg på schemat. Sparas inte Schemat: Salarna schemaläggs över tiden vecka för vecka. När man sparar läggs schemat ut i kalendertid ett år framåt. Håll muspekaren över en veckodag och alla datum som är schemalagda med schemat för veckodagen visas i tooltip. Staplarna visar hur salarna är schemalagda och för vilken aktivitet. Med tooltip kan man få en förklaring till färg. Den styrs av opererande enhet. Via höger musmeny på stapeln kan man redigera och ta bort en aktivitet (stapel) Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 6
NYUPPLÄGG För att lägga upp en kalender eller ändra i en befintlig så klickar man på Ny i menyraden. Följande dialog öppnas: Här anger man startdatum för den nya kalendern. Det kan ligga framåt i tiden. Då gäller nuvarande kalender fram till detta datum. Vill man kopiera in en gammal kalender för att förändra den ska man kryssa i Kopiera tidigare kalender. Om man har lagt upp grundmallar visas endast dessa. Vill man även schemalägga helgdagar, dvs jul, påsk osv så klickar man i Schemalägg helgdagar. Klicka OK Välj under rubriken Schema om det ska vara ett en- eller flerveckorsschema och justera visning av bilden efter detta under rubriken Layout/Synliga veckor Se till att alla salar på opavdelningen är synliga eller scrolla ner efterhand Salarna ska fördelas mellan olika opererande enheter. Börja med att välja opererande enhet under rubriken Ägande openhet längst till vänster i bilden. Om man vill ha salstiden tillgänglig för flera opererande enheter så väljer man Alla överst i comboboxen Dra in aktiviteterna på respektive sal. Håller man Ctrl-knappen nere kan samma stapel klistras in flera gånger. Staplarna kan justeras i längd dels genom att dra i stapeln, dels genom att välja Redigera på höger musmeny och ändra tiderna där Om det ska vara ett flerveckors schema så schemalägg första veckan för alla salarna först. Kopiera sedan hela avdelningen på en gång till vecka 2 (genom att markera kolumnrubriken Vecka 1 och sedan klicka på knappen Kopiera markerad vecka till nästa) och justera de salar som har annat schema denna veckan Om tider ska reserveras för särskilda aktiviteter på salen så kan man ange detta genom att välja Redigera på stapelns högermus meny (även knapp under Aktivitet). Se bild och beskrivning nedan. Genom att designa ett reservationsurval som filtrerar fram dessa aktiviteter (ex ryggoperationer) så kan salen reserveras för dessa. Kontrollera att startdatum för kalendern är det som önskas Spara. Då rullas schemat ut för ett år framåt Notera! En stapel kan bara gå från midnatt till midnatt, dvs inte över dygnsgränser. Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 7
Fördelning av tiderna visas under schemat. Här kan man grafiskt se hur tiderna fördelas mellan de olika opererande enheterna. REDIGERA AKTIVITET En aktivitet är en dags schema eller del av schema en dag ifall man delar upp schemaläggningen på t.ex. förmiddag och eftermiddag, Klick på plustecknet är en genväg till listdesignern för att bygga ett reservationsurval Openhet Vecka Dag Heldag Starttid/Sluttid Den opererande enhet som ska ha salen Vecka, Alltid 1 om enveckasschema. Om flerveckorsschema visas veckan som stapeln tillhör Veckodag Om Heldag är ikryssat så anges inga tider. Då gäller schemat från midnatt till midnatt Om inte heldag är ikryssat anges stapelns längd dvs mellan vilka tider salen är schemalagd Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 8
Reserverad för Kalenderaktivitet Man kan reservera salen för en speciell typ av operationer. Det innebär att andra operationer inte kan läggas in på salen utan att regler bryts. Operationerna styrs dock inte automatiskt till en reserverad sal. Man väljer ett reservationsurval (som byggs i listdesignern, se designmanual) och salens kalender blir rödmarkerad i operationsprogrammet. Med krysset tas urvalet bort Operationstid innebär att man kan planera på salen denna tid. Man kan planera för att salen ska vara stängd genom att sätta en ickeplaneringsbar aktivitet. Normalt använder man dock spärra-funktionen i operationsprogrammet för att tillfälligt markera att salen inte är planeringsbar SCHEMALÄGG VIA OPPROGRAMMET Om man bara vill ändra en enstaka dag och sal i schemat så gör man det enklast via operationsprogrammets gantt. Man pekar på den dag och sal man vill ändra och väljer Ändra schemalagd tid på höger musmeny. Man kan också ta bort ett schema på detta sätt eller får en genväg in till schemaläggningen via Gå till schemaläggning Dialogen för att ange klinik och öppnas Går man in och ändrar på en dag så skapas samtidigt en period i själva schemaläggningen. Denna period redovisas i schemaläggningsfunktionen på följande sätt: Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 9
Gå till schemaläggningen och ta fram den ändrade dagen (i exemplet är det 2012-07-16). I schemat till höger är alla dagar gråade utom måndagen. Genom att peka på rubriken kan man se vilka dagar schemat gäller för. Om det gäller för flera veckor så läggs alla datum ut i en lista SCHEMALÄGG BESÖKSRESURSER Här schemalägger man rum för mottagningar. Schemaläggningen går till på samma sätt som för opavdelningar. I Operationsprogrammet visas däremot kalenderaktiviteternas färger i bakgrunden (och inte org. enhetens). Dessa färger kan man använda för att symbolisera bokningstyper. Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 10
För mer beskrivning om upplägg av aktiviteter mm, se designhandboken, kapitel Hur man ställer in Orbit 5 Schemaläggning samt avsnittet om Kalenderaktiviteter under Grundtabeller - Kalenderaktiviteter. Ur Evry s användarmanual för Orbit 5.4 11