Innehåll Olika slags projekt Projektmodeller Planeringsmodeller 1 En föränderlig värld Människor idag vill vara med och påverka sin situation Delaktighet i verksamheten Ökad konkurrens Osäkerhet på marknaden Nya sätt att driva affärsverksamhet genom nätverk Nya samarbetsformer Traditionella besluts och delegeringsformer ändras Arbetsmarknadens utveckling/förändring Tillfälliga jobb Egen företagare Hög flexibilitet 2 Vad är projekt? Diskutera i bikupa 2 minuter 3 1
Projekt är En arbetsform med starkt resultatfokus Del av ett större sammanhang Ett verktyg för att leverera verksamhetsoch affärsmål. 4 Flera definitioner på projekt Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat under en bestämd tid. En grupp av projektdeltagare utför under ledning av en projektledare en klart definierad uppgift, på en viss tid, med givna resurser. Resurserna kan vara i form av människor, maskiner, material, pengar eller lokaler. Projektet ska ha mätbara mål. Projektledaren är ansvarig för att projektet utförs och slutförs enligt givna direktiv. Formell definition finns den? En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst 5 Fem karaktärsdrag Temporär Avser att projektet har en viss varaktighet med tydlig start och ett tydligt slut. Resursfördelning Omfattande / komplext Innebär att organisationen tilldelar projektet resurser Skapa något nytt Unikt Det unika kan ligga i det slutliga resultatet eller det sätt som detta framställs på. Engångsuppgift Viktigt för verksamheten 6 2
Verksamhetsprocessen Verksamhetsledning Vilka beslut som ska tas Operativt arbete Hur arbetet ska genomföras Verksamhetsledning Operativt arbete 7 Projektledning i processen Cheferna leder det operativa arbetet indirekt dvs genom projektledaren Chefens perspektiv Avlastas ledningsarbetet Projektledarens perspektiv Ansvarar för att leda genomförandet Befogenheter att ta vissa beslut Projektdeltagarnas perspektiv Projektledaren tillfällig chef Verksamhetsledning Projektledning Operativt arbete 8 Risker Extra nivå i hierarkin Kommunikationen försvåras Ökar distansen mellan chef och det operativa arbetet Chefen tappar kontakt med operativa arbetet Verksamhetsledning Projektledning Operativt arbete 9 3
10 Projekt ska uppnå resultat Vision och affärsmål är styrande för arbetet Genom projekt kan ledningen styra mot affärsmålen Tydliga mål Synliga beställare Tillgång till resurser Stöd av organisationen 11 Lyckat projektresultat är beroende av Samarbete mellan linje och projekt Linjechefer som skapar nytta genom Utveckling av individer Utveckling av processer Projektledare som skapar nytta genom Leverera resultat Positiva förändringar 12 4
Organisationsteori Syfte med organisation Fördela ansvar och befogenheter Reglera förhållande chef och underställd Uppnå ökad effektivitet Optimera verksamhetens resurser Personal Pengar Tid Utrustning 13 14 Bra att känna till Internationellt håller man isär Project Management ledarskap Project Control metodik och planering I Sverige är projektledning Ledarskap Metodik Planering 15 5
Dags för fika! 16 Olika typer av projekt Ställer olika krav på projektledare Skillnader Intressenternas inflytande Hur kraven formuleras Strategival Projektplanen Aspekter på organiseringen Risker i projektet 17 Projekttyper Koppling till vision och strategi Vad ska vi erbjuda och varför man ska välja just oss Var vi ska agera och vem vi vänder oss till Hur vi ska arbeta Vad projektuppgiften innebär Utveckla produkter, dvs varor och tjänster Etablera verksamhet på ny marknad, bearbeta ny kundgrupp Omorganisation, införa nya rutiner, personalutbildningsinsatser Projekttyp Produktutvecklingsprojekt Marknadsprojekt Interna förändringsprojekt Operativ verksamhet Leverera varor och tjänster Kundorderprojekt Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 18 6
Projekttyper Projekttyp Produktutvecklingsprojekt Utveckla produkter Fokus teknik Effekter inom de flesta delarna av verksamheten. Marknadsföring Materialanskaffning Tillverkning Lagerhållning Försäljning Leverans Eftermarknad Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 19 Projekttyper Projekttyp Marknadsprojekt Vidga och förändra de yttre ramarna för verksamheten Fokus utåtriktad verksamhet Ny geografisk marknad Ny kundgrupp Nytt sätt att nå kunderna Ändrad affärsmodell Kampanjer inom marknad och sälj Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 20 Projekttyper Projekttyp Interna förändringsprojekt Fokus den egna organisationen Effektivisering Förändra och utveckla hur man genomför arbetet Organisera om Flytta verksamheten eller delar av den Införa nya arbetssätt Kompetenshöjning Nya IT-system Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 21 7
22 Projektmodellers komplexitet Enkla projektmodeller När övergår projektmodellen från att vara stödjande till hämmande? Regler Rutiner Måsten 23 Införande av arbetsmodell för projektverksamhet Påverkar: Beslutsprocesser Organisationen Ansvar Befogenheter Rutiner och processer berörs 24 8
Införande av modell innebär Förändring av Kultur Värdering Utvecklande av projektkultur 25 Alla faser syftar till att skapa förutsättningar för att nå effektmålen Varje fas har ett eget mål Du har inte tid att ha bråttom Viktigt att lägga tid på Tidiga faser Projektstart Benchmarking mellan projekt 26 Vad? Hur? Realisera! Klart! 27 9
Förstudie Analysera förutsättningarna för projektet Specificera uppdraget Tar fram underlag för beslut Dokument Uppdragsbeskrivning 28 Planering Producera planer för genomförandet Avgränsningar Bedöma handlingsalternativ Förbereda organisationen för projektarbetet Dokument Projektspecifikation Projektplan 29 Genomförande Realisering av projektet Rapportera delresultat avstämningar mot planer Införa resultat Överlämna resultat Dokument Resultatrapporter 30 10
Avslut Utvärdera Avveckla Stänga projektet Dokument Slutrapport 31 Projektdokument - Kärt barn har många namn Projektdirektiv Uppdragsbeskrivning Projektbeställning Projektspecifikation Projektplan Projektbeskrivning Delrapport Progressrapport Lägesrapport Avvikelserapport Resultatredovisning 32 33 11
Fem frågor innan start av projekt Vem är beställaren och vem är kunden? Varför ska uppdraget utföras? Vad ska göras? När ska uppdraget vara färdigt? Hur ska uppdraget utföras? 34 35 Bakgrundsbeskrivning Avgränsningar Syftet varför behövs projektet? Effektmål Mål vad ska projektet leverera? Projektmål Målformulering Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt 36 12
Avtal som styr projektarbetet Uppdragsbeskrivning projektets urkund Visar vilka fundament projektet vilar på Beställarens önskemål Kravspecifikation Definierar vad projektet ska leverera Direktiv projektförberedelser Reglerar vad som ska göras under förstudien och planering Projektplan Reglerar genomförandet och styrning Resurskontrakt Reglerar villkor för resurser Projektbudget Förkalkyl 37 Kartläggning av projekt Nulägesanalys ett effektivt verktyg Att lyfta fram fördelar i projektet Bli medveten om nackdelar Analysen är en viktig länk, utgör basen för Aktivitets- och resursplanering Organisation Bemanning Informationsplanering Riskanalys 38 Kartläggning av projektet SWOT kartläggning av nuläget Yttre förutsättningar Inre förutsättningar Existerande faktor Analys Identifiera gap Hitta matchningar 39 13
Intressenter Intressenter Alla som påverkar eller påverkas av projektet 40 Intressenter Kärnintressenter Beslutande och/eller drivande roller i projektet Primärintressenter Intressenter som i hög grad påverkas och vill påverka projektet Sekundärintressenter Intressenter med relativt lågt intresse. Påverkar inte projektet aktivt 41 14