Sidan 1 (13) SLUTRAPPORT. Syftet med slutrapporten är att redovisa måluppfyllelse, erfarenheter och rekommendation till ett förbättrat arbetssätt. SLUTRAPPORT Basdatorarbetsplatstjänst på Chalmers fas 1 BAT
Sidan 2 (13) INNEHÅLL 1. BAKGRUND... 3 1.1 Allmänt...3 1.2 Uppdragsgivare och uppdragstagare...3 1.3 Projektperiod...3 2. MÅLUPPFYLLELSE... 4 2.1 Projektidé och mål...4 2.2 Efterkalkyl...5 3. PROJEKTFÖRLOPP... 7 4. ERFARENHETSÅTERMATNING... 8 4.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning...8 4.2 Projektanalys...9 4.3 Produktionsmodeller...9 4.4 Utbildning i projektet...10 4.5 Ändringshantering...10 4.6 Utrustning och lokalisering...10 4.7 Resultat- och dokumenthantering...10 4.8 Leverans, överlämning och godkännande...10 4.9 Informationsspridning...10 4.10 Sekretess och säkerhet...10 4.11 Nyckeltal...10 5 PROJEKTETS OCH KUNDENS UPPLEVDA KVALITET... 11 5.1 Styrgruppens kommentarer...11 5.2 Projektledningens kommentarer...11 5.3 Rekommendation till fortsatt arbete...12 6 REFERENSLISTA... 13
Sidan 3 (13) 1. BAKGRUND Här beskriver Du kortfattat bakgrunden till projektet. 1.1 Allmänt Denna slutrapport beskriver projektet Basdatorarbetsplatstjänst (BAT) fas 1 och de erfarenheter som projektet och projektmedlemmarna vill förmedla till kommande projekt. Projektet hade till sin uppgift att ta fram ett förslag över genomförandet av en testperiod (fas 2) av Basdatorarbetsplatstjänsten på Chalmers. 1.2 Uppdragsgivare och uppdragstagare Uppdragsgivare var Jan-Martin Löwendahl, CIO. Uppdragstagare var, Chalmers IT-avdelning. 1.3 Projektperiod 2001-09-15 - - 2002-01-15.
Sidan 4 (13) 2. MÅLUPPFYLLELSE Här redovisar Du måluppfyllelsen för projektet avseende idé och mål, tid och kostnad. 2.1 Projektidé och mål Projektidé - Citat ur projektdefinitionen: Utforma de tjänster samt beräkna dess kostnader som kan ingå i baspaketen för Chalmers basdatorarbetsplatstjänst. Projektet skall i fas 1 ta fram förslag på innehåll och ett underlag för test. Därefter skall tjänsten testas i fas 2 genom att köra en pilotinstallation med ca 100 användare. Fas 3 kommer att vara ett leveransprojekt av basdatorarbetsplatstjänsten där implementering ingår i stor skala. Mål - Citat ur projektdefinitionen BAT-projektets mål är att enligt tidplan och budget ta fram en basdatorarbetsplatstjänst som är skalbar till minst tusen användare på Chalmers. Tjänsten skall erbjuda en användare olika baspaket för att nå maximal efterfrågan. Effektmålet skall vara billigare drift, högre säkerhet (uppgraderad programvara, rekommenderade patchningar etc.) och stabilare miljö. Målet med basdatorarbetsplatstjänsten fas 1 är att ta fram underlag för godkännande så att tjänsten kan testas hos max 100 användare under våren 2002. Måluppfyllelse Krav- och Lösningsbeskrivning Uppfyllda mål Projeket har: - tagit fram en pilotmiljö för basdatorarbetsplatstjänsten, bilaga 1. - tagit fram en support- och helpdesk-lösning för pilotprojektet, bilaga 2. - tagit fram regler och vilkor för programvaror samt licenser, bilaga 3. Ej uppfyllda mål Projektet har inte: - kunnat lämna in en rapport för delprojeket Central e-post pga. oväntade händelser som fördröjde slutrapportering. Måluppfyllelse funktion Ej aktuell. Måluppfyllelse beslutsunderlag Beslutsunderlaget presenteras vid styrgruppsmöte den 15 jan.
Sidan 5 (13) 2.2 Efterkalkyl Här redovisar Du verkligt utfall jämfört med kalkylen. Aktiviteterna är de som definierades i projektdefinitionen. Utfallet av budgeten syns nedan och kommentarer till detta. Budget 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Resurs A B C D E F G H Budget Budget Budget Budget Utfall Utfall tom dec-2000 Saldo Upparb. timmar i Extern Intern Ej debiterbar Kostn tom Utfall prognos Saldo xx-xxxx projektet kostnad kostnad kostnad 01-12-18 timmar tom 01-12-18 Person resurser Projektledning (Peter S) 75 48 750 48 750 Projektadministration (Henrietta W) 75 48 750 48 750 Riskseminarium 21 9 750 2 600 0 12 350 Projektgruppsmedlemmar 130 84 500 0 130 84 500 Styrgruppsmedlemmar 18 11 700 11 700 Referensgruppsmedlemmar 0 Summa interna resurser 319 0 94 250 111 800 0 130 206 050 Omkostnader PPS kurs för projektledaren 0 lokalkostnad vid möten 0 Lokalkostnad riskseminarium 0 Reserv 50 000 50 000 Hårdvara Servers 2st 59 630 59 630 Licenskostnad MetaFrame 40 licenser 108 000 108 000 Hub, Skärmswitch 2 340 2 340 Licenskostnad Adobe Acrobat 5.0 10 licenser 2 700 2 700 Summa intern overhead 0 172 670 50 000 0 0 0 222 670 Totalsumma resurser 172 670 144 250 111 800 0 130 428 720 40% 34% 26% Projektkostnad-total 428 720 Varav debiterade kostnader 316 920 Projektbudget 500 000 Varav debiterade kostnader 316 920 Resultat 183 080
Sidan 6 (13) Utfall 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Resurs A B C D E F G H Budget Budget Budget Budget Utfall Utfall tom jan-2002 Saldo Upparb. timmar i Extern Intern Ej debiterbar Kostn tom Utfall prognos Saldo 02-01- projektet kostnad kostnad kostnad 02-01-11 timmar tom 02-01-11 11 Person resurser Projektledning (Peter S) 75 48 750 48 750 Projektadministration (Henrietta W) 75 48 750 48 750 Riskseminarium 21 9 750 2 600 0 12 350 Projektgruppsmedlemmar 160 104 000 0 160 104 000 Styrgruppsmedlemmar 18 11 700 11 700 Referensgruppsmedlemmar 0 Summa interna resurser 349 0 113 750 111 800 0 160 225 550 Omkostnader PPS kurs för projektledaren 0 lokalkostnad vid möten 0 Lokalkostnad riskseminarium 0 Reserv 50 000 50 000 Hårdvara Servers 2st 59 630 59 630 Licenskostnad MetaFrame 40 licenser 107 976 107 976 Hub, Skärmswitch 2 340 2 340 Licenskostnad Adobe Acrobat 5.0 10 licenser 2 690 2 690 Windows Advanced Server 2000 2 st 7 824 7 824 Summa intern overhead 0 180 460 50 000 0 0 0 230 460 Totalsumma resurser 180 460 163 750 111 800 0 160 456 010 40% 36% 25% Projektkostnad-total 456 010 Varav debiterade kostnader 344 210 Projektbudget 500 000 Varav debiterade kostnader 344 210 Resultat 155 790 Kommentarer Ej debiterbar kostnad är internt tid för projektledaren och projektadministratören, samt styrgruppsmedlemmar. Beräknade timmar för delprojekten räcker inte. Delprojekt Tunn klient behöver uppskattningsvis ytterligare 30 timmar.
Sidan 7 (13) 3. PROJEKTFÖRLOPP Här redovisar Du hur projektet följde uppställda planer i form av tidsplan och bemanningsplan. Du beskriver och vid behov kommenterar risker som blivit verklighet samt andra viktiga händelser och beslut som har påverkat projektets mål. Projektet följde i stort de uppställda planerna. Följande justeringar har gjorts vid styrgruppsmöten: Beslutet att skjuta på koppling mot DCE togs pga. tidsbrist. Istället kommer det att gå parallellt med pilotprojektet fas 2. Pilotprojektet skall starta upp med ett fåtal användare, 5-10 stycken. Anledningen är att det i inledningsfasen är lättare att åtgärda och kartlägga problem som kan uppstå i tjänsten med ett fåtal användare. Fas 1 tog endast fram ett baspaket som riktar sig mot den administrativa användaren. Förslag på ytterligare programpaket och grupperingar av användare flyttas till fas 2. För detaljerad information hänvisas till projektrapporten i bilaga 1.
Sidan 8 (13) 4. ERFARENHETSÅTERMATNING Här redovisar Du rekommendationer och förslag till förbättring i arbetsformerna för kommande projekt. Du följer i stort den rubrikindelning som finns i Din projektdefinition. 4.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning Här redovisar Du hur organisationen har förändrats under projektets löptid och hur samarbetet mellan de olika organisatoriska enheterna har fungerat. Styrgrupp Jan-Martin Löwendahl Projektledare Projektadministratör Henrietta Wictorsson Referensgrupp Delprojekt Tunn klient Kristoffer Johansson Delprojekt E-post Viktor Fougstedt Huvudprojekt Bemanning Styrgrupp: PL: PA: Jan-Martin Löwendahl (ordförande) Börje Sennung Görgen Olofsson Björn O. Eriksson Paul Waserbrot Michael Morin Henrietta Wictorsson Referensgrupp: (ordförande) Erik Eliasson (ständig medlem) Ann-Louise Augustsson (ständig medlem) Delprojekt: Huvudprojekt - (ordförande) Tunn klient - Kristoffer Johansson, Delprojektledare ( ständig medlem) E-post Viktor - Fougsted, Delprojektledare ( ständig medlem)
Sidan 9 (13) 4.2 Projektanalys Projektet har följt projektdefinitionen. Referensgruppen sammankallades inte i fas 1 utan kommer att startas upp under fas 2. Två protokollförda möten (beslutsmöten) med styrgruppen har genomförts. Projektmöten, både med styrgrupper och projektledning, har fungerat bra genom givande diskussioner och snabba beslut. Nästan 100% deltagande vid styrgruppsmöten trots kort varsel. Fungerade bra - att rekommendera: Inga gemensamma möten för avstämning mellan delprojekten har genomförts utan kontakt har skett mellan projektledaren och enskilda delprojektledare. Att alla nyttjar kalendersystemet har bidragit till möjlig mötesplanering även om tiden ibland har varit knapp. Delprojektledarna har varit rätt man på rätt plats och bidragit med kunskaper och erfarenheter vilket har givit gott resultat av fas 1 trots tidspressat schema. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Dokumentering och versionshantering bör bli bättre. Informationsspridning inom och utanför projektet bör bli bättre inför fas 2. Att tänka på till nästa projekt: Mötesplanering bör skötas bättre för att medlemmarna skall få möjlighet att läsa igenom protokoll och agendor i tid för att kunna ta beslut vid mötet. Gruppsammansättningen till styrgrupp-, referens- och teknikgrupp, bör tänkas igenom till fas 2. Det är viktigt att få med slutanvändare och driftpersonal i grupperingarna. Det är viktigt att varje förändring/beslut dokumenteras, därav bör alla möten protokollföras. Detta skall även gälla avstämningar via telefon eller e-post. Genomföra noggrann riskanalys. Namnge medlemmarna i testgruppen och ge dem nödvändig utbildning. Förankring inom organisationen innan införandet av tjänsten sker. Förankring hos externa leverantörer, tex. kundstöd. 4.3 Produktionsmodeller Arbetsformen för projektet har varit möten med styrgrupp och projektledning för uppföljning/avstämning och beslutstaganden. Samt avstämningar mot delprojekten via ett möte, e-post och telefonkontakt vilket har fungerat bra och bidragit till ett gott resultat.
Sidan 10 (13) 4.4 Utbildning i projektet Här redovisar Du dels om den genomförda utbildningen motsvarade uppställda mål, dels om det identifierade utbildningsbehovet var tillräckligt till sin omfattning och innehåll. Ingen utbildning har genomförts. 4.5 Ändringshantering Ej aktuell. 4.6 Utrustning och lokalisering Projektet har hittills nyttjat befintliga lokaler och utrustning. 4.7 Resultat- och dokumenthantering Projektets dokument finns på Livelink, http://www.ita.chalmers.se/ita/bat.html. 4.8 Leverans, överlämning och godkännande Överlämning och godkännande har skett planenligt vid styrgruppsmöten. 4.9 Informationsspridning Informationsspridning har skett genom utskick av protokollförda möten via e-post till projektoch styrgruppsmedlemmar samt så har all dokumentation även funnits att tillgå via Livelink och insidan. 4.10 Sekretess och säkerhet Ej aktuellt. 4.11 Nyckeltal Ej aktuellt.
Sidan 11 (13) 5 PROJEKTETS OCH KUNDENS UPPLEVDA KVALITET Här redovisar styrgruppen och projektledningen sina kommentarer till måluppfyllelsen, erfarenhetsåtermatningen och projektgenomförandet. 5.1 Styrgruppens kommentarer Fungerade bra - att rekommendera: Samarbetet mellan olika enheter på Chalmers har fungerat mycket bra. Styrgruppens sammansättning i denna första fas varit bra. Alla har kunnat bidra med relevant information. Möjligen skall sammansättningen ses över inför beslut om införande av BAT-tjänsten. Införande av beslutsmallen för styrgruppsarbetet fungerar bra. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Förankring och information är ett område som kan förbättras. Användningen av PPS har varit medvetet rudimentärt pga tidbrist. Detta får dock konsekvenser för belutsunderlag och ger viss ökad risk vid genomförandet. Det är önskvärt att ökad tid ges till hantering av projektet. Rutin för redovisning av det ekonomiska läget måste förbättras ytterligare för en mer kontinuerlig uppföljning. Mallen skall utvecklas. Tid från organisationen var återigen ett visst problem. Att jobba deltid i ett projekt innebär oftast att projektarbetet nedprioriteras till förmån för löpande drift. Vi måste erbeta med att ge bättre förutsättningar för projektarbete. Att tänka på till nästa projekt: Att tidigt klargöra förväntningarna från ledningen. Framförallt vad gäller tidplan och ekonomiskt resultat. Ett sådant här projekt kanske skall stämmas av med HLG? (ITB avgör naturligtvis). Almänna kommentarer Med tanke på tidspressen under vilket projektet skapats och körs så är leveranserna helt i enlighet med förväntan. 5.2 Projektledningens kommentarer Projektledningen tycker att projektet i stort har fungerat bra detta har bland annat berott på: Möten med styrgruppen ungefär en gång i månaden med hög närvaro och kunnighet. Att fördela projektledningen mellan en projektledare och en projektadministratör. Nyttja en förbestämd modell för projektdokumentation. Bra delprojektledare som bidragit med kunskap och erfarenhet. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt/fas: Kort (snabbt) projekt gav lite tid för projektdokumentation som då har blivit åsidosatt. Svårt att hinna få in synpunkter från berörda grupperingar inom organisationen då projektet pågick under en kort period.
Sidan 12 (13) Att tänka på till nästa projekt: En tydlig projektdefinition. Tydligare projektplan vid ett mindre tidspressat projekt. Att inte påskynda projektet så att funktionalitet och resultatet påverkas negativt. Att man borde lyfta ut delprojekt som efter uppstart visar att de inte behövs/är genomtänkta tillräckligt för att ingå i den nuvarande projektfasen. 5.3 Rekommendation till fortsatt arbete Här redovisar styrgruppen och projektledningen sina rekommendationer avseende dels eventuell fortsättning i form av nya projekt, dels förslag till förbättringar under kommande samarbete. Projektet BAT fas 1 ger följande rekommendationer: Fortsätta med fas 2 Att Chalmers väljer extern first-line helpdesk/support. Ärenden som inte löses i firstline går vidare till Chalmers, Fysikdatorn. Att projektets önskade resultat förankras inom Chalmers för att säkerställa intresset inom organisationen. Löpande resultat bör redovisas för berörda inom organisationen, tex. genom ITchefsringen och ledningsgrupper samt andra grupperingar som väntas bli inblandade.
Sidan 13 (13) 6 REFERENSLISTA Här förtecknar Du personer som kan ge ytterligare information om projektet. Namn Hänvisning