Nilex Inventarie 1. Logga in i Nilex... 2 2. Personliga inställningar... 3 2.1. Meny Visa... 3 2.2. Inventarielistan... 5 2.3. Inställningar för fält... 6 2.3.1. Fliken Sortering/Visning... 7 2.3.2. Fliken Filter... 8 3. Skapa inventariepost...10 3.1. Extern inmatningshjälp...13 4. Massuppdatering...14 5. Rapportgeneratorn...15 6. Snabbtangenter...16
1. Logga in i Nilex Användarnamn och lösenord får du av systemadministratören Typ av databas är MSSQL Alias = namn som skapades av systemadministratören och som pekar ut databasen på servern. Efter inloggningen kommer du till applikationens huvudfönster I applikationen finns en del inställningar som styrs av systemadministratören, men även en del personliga inställningar som endast inloggad person kan påverka. 2
2. Personliga inställningar I Användarprofilen görs eventuella val för snabbtangenter, rekommenderas att markera valen under Alternativ, rekommenderas att markera valet Förhandsgranskning av utskrifter, under flik Rapporter. 2.1. Meny Visa Val av alla tre alternativen rekommenderas. Testa att avmarkera och se hur applikationsfönstret förändras. Ordna fönsterstorlek automatiskt innebär att varje du öppnar ett nytt fönster så anpassas fönsterstorleken till huvudapplikationens storlek. Visa verktygsraden knappval till olika delar av applikationen. 3
Visa aktiva fönster i nedre delen av applikationsfönstret kan du se hur många fönster du har öppnat. Du kan pendla mellan de olika fönstren genom att klicka på ikonerna. Om du sätter en bock framför Visa anslagstavlan så öppnas fönstret för anslagstavlan alltid när Du loggar in i programmet. 4
2.2. Inventarielistan Genom att klicka på knappen Inventarier i verktygsraden öppnar du inventarielistan. Även här har vi en del personliga inställningar som du kan påverka. För att veta vad du kan påverka måste vi först lära oss några begrepp som används för att navigera i inventariesystemet. Fönstrets vänstra sida registrerade har grupperats i olika mappar. Defaultgruppering ska ske i mapp (mappnamnet är en kombination av områdets namn samt produkttyp, registreras av huvudinventariekoordinatorn). Ovanför mappnamnet finns även en rullgardinslista där man kan välja mappnamn. Vilka mappar du har tillgång till bestäms av huvudinventariekoordinatorn. Fönstrets högra sida här syns registrerade inventarier (en rad = en inventarie) per markerad mapp som kallas inventarielista. I inventarielistan bestämmer du själv vilka fält som ska visas. Se Inställningar för fält. Ovanför inventarielistan finns ännu en rullgardinslista med olika val av inventariestatus. Mer om detta under Skapa inventariepost. 5
2.3. Inställningar för fält Klicka på knappen i verktygsraden. Här presenteras fält som kan användas i inventarielistan efter eget önskemål. Välj fält från listan Ej valda fält genom att markera fältnamnet och använd pilknappen för att flytta fältet till listan i Valda fält. På samma sätt kan du ta bort fält från listan Valda fält. När du är färdig med urvalet kan du bestämma visningsordningen i valda fält genom att markera ett fält och flytta det med hjälp av pilarna till höger. Tryck på OK och se vad som hänt med inventarielistan. 6
2.3.1. Fliken Sortering/Visning Genom olika val i den här fliken kan du påverka visning av inventarier grupperat på olika fält. Som sades tidigare så är fält mapp en defaultgruppering, men är du intresserad av att gruppera om inventarierna på t ex Varutyp eller något annat fält så väljer du fältnamnet vid sidan om Gruppera inventarier på. Prova och se vad som händer med inventarielistan när du ändrar till olika fält. Listan kan alltid återställas igen och påverkar endast listan för inloggad person. Även sorteringen i inventarielistan kan bestämmas genom att välja fältnamnet du vill sortera efter. Det finns två möjligheter för sortering antingen stigande eller fallande. Sorteringsordningen är en permanent inställning och gäller alltid vid inloggning. En snabbsortering eller s.k. temporär sortering kan användas när man jobbar direkt i inventarielistan. Genom att klicka på kolumnnamnet kan du sortera stigande eller fallande. 7
2.3.2. Fliken Filter Ibland så vill man jobba med ett urval av inventarieposter i listan eller man vill skriva ut eller exportera ett urval av poster. Då kan man använda s.k. filter i listan genom att välja ut ett fält för urvalet och sedan ett villkor som sätts på det valda fältet. Markera fältnamnet Fabrikat och klicka på knappen Lägg till. Därefter väljer du villkorstyp och klickar sedan på sökknappen för att välja ett villkorsvärde. 8
I inventarielistan presenteras nu endast posterna som är av fabrikat Hewlett Packard. Den röda triangeln i nederkanten visar att en filtrering är aktiv. Om du klickar på den visas villkorets innehåll. I samma dialogruta kan du också ta bort filtret. Du återfår då inventarielistan i sin helhet. Du kan också ta bort filtret genom klicka på knappen verktygsraden. i Inventarierna kan skrivas ut eller exporteras till Excel om så önskas. 9
3. Skapa inventariepost Klicka på den mapp där inventarien skall placeras. Klicka på knappen Ny post eller välj Arkiv/Ny inventariepost. 10
Hämta användare ur det gemensamma underhållsregistret. Klicka här Välj Varutyp (sätt bock i rutan Leta i alla mappar ) 11
Välj Fabrikat (sätt bock i rutan Inkludera Extern inmatningshjälp ). Ta bort bocken ur rutan Leta i alla mappar. Välj Modell. Det är väsentligt att rätt modellbeteckning anges. På G:\bit\nilex\dokument\extern inmatningshjälp\modellbeteckning.xls finns många av de modeller som används listade. Var noga med stavningen då extern inmatningshjälp ej finns i detta fält. Finns inte modellen förtecknad, fyll då på denna i excel-listan. Du kan välja att bocka i Leta i alla mappar. Välj Stöldmärkesnummer. Fyll i korrekt nummer. Välj Serienummer. Fyll i om sådant finns. Välj produktnummer. Fyll i om sådant finns. Fyll i IP, MAC adress och Datornamn om sådant finns. Fyll i Inköpsår, Inköpsmånad, Pris, Fakturadatum, Fakturanummer (Mah:s löpnr) om sådant finns. Välj JA i fältet Stöld beg <10000 12
Avsluta med att ge inventarien status Saknar Fnr. Så fort inventarien kopplats mot leverantörsfakturan skall fakturanumret som erhållits från Raindance fyllas i inventarien. Detta för att en avstämning mellan systemen skall kunna ske. Status Saknar Fnr är en temporär status som skall tas bort när inventarien fyllts i med värde i fältet Fakturanummer. Detta görs genom att klicka på knappen till höger om fältet. 3.1. Extern inmatningshjälp Extern inmatningshjälp är en hjälpfunktion som innebär att Nilex hämtar ett värde från en befintlig lista. Detta medför minimerad risk för felinmatning. Vid Mah använder vi inmatningshjälpen i fälten Användare, Varutyp, Fabrikat, Inköpsår samt Stöld beg <10000. 13
4. Massuppdatering När du är klar med din registrering av inventarieposter upptäcker du att modellbeteckningen är felstavat på vissa poster eller du vill ändra i ett fält på flera poster samtidigt. Du kan då använda en funktion benämnd massuppdatering. Markera minst två, max alla poster i listan och klicka på öppna i verktygsraden eller högerklicka i de markerade inventarieposterna och välj Öppna. Massuppdateringsdialogrutan visas och här anges de nya värdena på de fält som ska ändras. 14
5. Rapportgeneratorn Rapportgeneratorn är liksom filtrering ett sätt att söka ut specifik information. Rapportgeneratorn är dock mera detaljerad och mer explicita urval gör du i rapportgeneratorn som fungerar på en mer övergripande nivå. När du ditt urval klickan på ikonen Kör fråga varpå resultatet presenteras. 15
6. Snabbtangenter Allmänt F1 = Hjälp F5 = Uppdatera fönstret CTRL+TAB = Pendlar mellan olika öppna fönster F3, F4, F6, CTRL + bokstav = Ställs in via personliga inställningar Inventarier CTRL+O = CTRL + N = CTRL + A = CTRL + S = CTRL + R = Sök/öppna inventariepost Ny post Markerar alla inventarieposter i vald map Spara Återgår till trädstrukturen (utforska) 16