Johan Aldén Sida 1 av 12 Rapport Förstudie Elevadministration och schemaläggning Sambruk
Johan Aldén Sida 2 av 12 Innehållsförteckning Inledning... 4 Deltagande kommuner... 4 Sammanfattning... 5 Förstudiens arbetssätt... 6 Process/Arbetssätt... 7 Dokumentation... 8 Utbildning... 8 Systemen... 8 Generella problem för samtliga system... 8 Extens... 9 Procapita... 9 Novaschem... 9 Förslag på åtgärder... 10 Process/Arbetssätt... 10 Utbildning/Dokumentation... 10 Åtgärder på Systemen... 11 Åtgärder i ett längre perspektiv... 12 Bilaga 1.1: Sambruk, 20110407, Intervjusvar Botkyrka1 Bilaga 1.2: Sambruk, 20110331, Intervjusvar Botkyrka2 Bilaga 1.3: Sambruk, 20110406, Intervjusvar Jönköping1 Bilaga 1.4: Sambruk, 20110406, Intervjusvar Jönköping2 Bilaga 1.5: Sambruk, 20110405, Intervjusvar Karlstad Bilaga 1.6: Sambruk, 20110330, Intervjusvar Luleå1 Bilaga 1.7: Sambruk, 20110405, Intervjusvar Luleå2 Bilaga 1.8: Sambruk, 20110405, Intervjusvar Söderhamn Bilaga 1.9: Sambruk, 20110406, Intervjusvar Umeå
Johan Aldén Sida 3 av 12
Johan Aldén Sida 4 av 12 Inledning Sambruk driver sedan ett par år tillbaka ett projekt för att skapa öppna verksamhetssystem för skolan. 18 kommuner medverkar för närvarande i projektet som sker i nära samverkan med leverantörerna av verksamhetssystem för skolan i Sverige, nämligen IST respektive Tieto. Att uppnå en fullständig öppenhet gentemot andra programvaror från andra leverantörer är en mycket lång process, varför vi i projektet valt att ta det i flera steg. Ett första steg är att hitta en bättre integration än dagens mot schemaläggningsprogrammet Novaschem, vilket är det schemaprogram som de flesta av deltagande kommuner använder. Detta har också skett i överenskommelse med Tieto och IST. Tillsammans med representanter från några av de deltagande kommunerna har en förstudie genomförts. Förstudien pekar på de upplevda brister som integrationen har idag samt lämnar förslag på åtgärder för att förbättra detta. En utgångspunkt i detta arbete ska vara att beskriva processen av det nuvarande arbetsflödet. Vi vet redan idag att dessa processer kan se olika ut i olika kommuner. Grundprocessen, att koppla ihop ett schema med elev, lärare och lokaler, är dock densamma i alla kommuner. Det är denna process vi vill effektivisera och förenkla genom en förbättrad automatisering. Deltagande kommuner De kommuner som deltagit i denna förstudie är: Grundskola Grundskola och Gymnasieskola Grundskola Grundskola och gymnasieskola Grundskola Gymnasieskola Botkyrka kommun, Jönköping kommun, Karlstad kommun, Luleå kommun, Söderhamn kommun, Umeå Kommun,
Johan Aldén Sida 5 av 12 Sammanfattning En förstudie för att identifiera brister och problem i skolans verksamhetssystem och arbetssätt i samband med schemaläggning inför nytt läsår har genomförts. Förstudien har genomförts genom möten med verksamhetspersonal i skolorna samt ett antal telefonintervjuer. Detta har skett med skolor utspridda på flera kommuner i Sverige. Det har visats sig att arbetssätten för att hantera administration inför nytt läsår samt schemaläggning har nästan lika många varianter som det finns skolor. Här finns mycket att vinna på att etablera gemensamma processer/arbetssätt, i första hand inom respektive kommun och i förlängningen mellan kommunerna i Sambruk. I dag gör nästan varje skola sin egen lösning för hur detta ska gå till. Även systemen, för de är flera olika, som används i denna process kommer från olika leverantörer. Samtliga system har sina egna databaser vilket medför att information mångfaldigas då hanteringen sker i flera system. Detta är en orsak till att många fel uppstår och framför allt då olika personer (roller) arbetar i de olika systemen. Om kommunikationen brister mellan de inblandade personerna så skapas många fel och onödig tid får läggas på rättningar. De åtgärder som bör göras är dels att försöka etablera gemensam process för hur schemaläggning ska gå till inom en kommun, ännu hellre samtliga kommuner inom Sambruk. Då skapas tydligare krav på hur system bör utformas för att uppfylla kommunernas krav. Systemen å sin sida bör öppnas upp så data inte ska behöva mångfaldigas i flera databaser, enklare hantering en dagens import/export funktioner för att flytta data. Systemen brister även i automatiserade kontroller och varningar vilket leder till mycket onödig manuell hantering.
Johan Aldén Sida 6 av 12 Förstudiens arbetssätt Denna förstudie är uppdelad i två delar. Den första delen avser att kartlägga den administrativa processen (administrativ process för att förbereda ett nytt läsår) samt schemaläggningsprocessen. I fortsättning av denna förstudie har jag valt att slå ihop detta till en process och kallar det för schemaläggningsprocessen. Anledningen till detta är att arbetet genom båda dessa processer är starkt integrerade och ingen anledning finns att dessa separeras. Kartläggningen av processen har skett genom möten med berörd personal (administrativ personal och schemaläggare) från två olika skolor i två olika kommuner, dessutom har från ytterligare skolor inhämtats processbeskrivningar där så funnits. Vid kartläggning av schemaläggningsprocessen har arbetet utgått från hur det faktiskt går till utifrån att ett nytt läsår förbereds till dess att schemat når sin slutliga form inför nytt läsår. I detta arbete har även de problem som uppstår belysts. För att identifiera problem som finns idag kring hela denna hantering inför ett nytt läsår har ett antal intervjuer genomförts. Totalt är det nio intervjuer genomförda där sex olika kommuner finns representerade. Dessa sex kommuner är fördelade så att tre av dem använder Extens som elevadministrativt system och tre använder Procapita. Huvudfokus för denna förstudie har varit att belysa problemen mellan elevadministrativt system och schemaläggningssystem, dock har även andra system berörts ytligt eftersom starka beroenden finns mellan samtliga system inom hela lär-plattformen. Exempel på översiktlig system karta:
Johan Aldén Sida 7 av 12 Process/Arbetssätt Då vi i detalj har kartlagt schemaläggningsprocessen för två olika skolor visade det sig att det inte fanns många likheter. Det är flera faktorer som påverkar hur man valt att arbeta med schemaläggningen inom en skola. Den största skillnaden är den mellan grundskola och gymnasieskola då man i grunden arbetar på olika sätt. I grundskola är betydelsen av klass större, i gymnasieskolan är undervisningsgrupp mer central och klass används endast för att hålla ihop en grupp elever ur ett mentor perspektiv. Det var ganska tydligt att det är två olika processer mellan grundskola och gymnasieskola. Då vi kompletterade de två kartlagda processerna med processbeskrivningar från andra skolor visade det sig att i stort sätt alla skolor hade unika processer. Det är även så att skolor inom en och samma kommun har olika processer. Anledningen till alla variationerna i processen är att man använder system olika och/eller att man har väldigt olika sätt att fördela arbetsuppgifterna på inom processen. Vissa använder t.ex. MS Excel som applikation för att hantera tjänstefördelningen, andra använder enbart Novaschem, en del nyttjar både Novaschem och elevadministrativa systemet för detta. Exempel på Schemaläggningsprocess: En annan viktig faktor som bör beröras här är att kommunikationen mellan de inblandade i schemaläggningsprocessen är mycket viktig. De inblandade bör även ha fått en övergripande utbildning i hela processen så att förståelsen för helheten finns hos samtliga. Detta är en förutsättning för att processen ska fungera fullt. Trots detta är det oftast ett stort personberoende hos de inblandade i processen.
Johan Aldén Sida 8 av 12 Problemen är som störst för de skolor där kommunikationen och förståelsen för hela processen är minst. Detta leder oftast till större arbetsinsatser och mer tid får läggas ner för att få schemaläggningen på plats. En iakttagelse som gjorts är att de skolor som har en större rörlighet i lärarkåren har större problem vid höstterminstarten då tjänstefördelningen kräver en större arbetsinsats. Dokumentation Den dokumentation som finns att tillgå för alla är den som systemleverantörerna tillhandhåller. Utöver detta är variationen stor mellan skolorna. De flesta skolor har själva kompletterat med processbeskrivning/rutinbeskrivning för hur hela schemaläggningen går till. Systemdokumentationen som finns att tillgå är idag funktionellt utformad. Det som saknas är handbok som beskriver hur system ska användas ur ett tänkt arbetsflöde. Det behövs även en bättre beskrivning över hur export/import funktionerna är tänkta att användas mellan de elevadministrativa systemen och schemaläggningssystemen. Utbildning Utbildningarna som leverantörerna tillhandahåller följer samma mönster som dokumentationen, dvs. den är funktionellt utformad. Här skulle det behövas mer utbildning utifrån hur systemen är tänkta att användas ur ett processorienterat arbetssätt. En del skolor har egna utbildningar utifrån en egen processbeskrivning där helheten belyses. Denna utbildning används då för alla som är involverade i hela schemaläggningsprocessen. De skolor som har en sådan egen utbildning har oftast en bättre fungerande schemaläggningsprocess. Det framkom även att den utbildning som avser tjänstefördelning i Novaschem är ganska dyr och gör att många skolor inte använder funktionen i systemet. Systemen Generella problem för samtliga system Det största problemet är att samma data mångfaldigas och hanteras i flera olika system och därmed också i flera olika databaser. Informationen förädlas i de olika system för att sedan exporteras och importeras mellan systemen i flera steg. Då system är utvecklade var för sig och av olika leverantörer så är integrationen mellan systemen ett problem. Ett av skälen till problemen är att de centrala objekten som förekommer i samtliga system har olika regelverk/definitioner i de olika systemen. Det som försvårar integrationen ytterligare är det oftast är olika roller (personer) som arbetar i de olika systemen. Förutsättning för att det skall fungera är att de involverade rollerna har en mycket tät dialog/kommunikation.
Johan Aldén Sida 9 av 12 Då ovanstående vållar många skolor problem har man valt en annan lösning och det är att manuellt mata in informationen i de olika systemen (elevadministrativa system och Novaschem), här blir det då ett dubbelarbete med risk för att fel smyger sig in. Det många skolor ogillar är att vid varje schemaändring så måste alltid nya kompletta överföringar göras, borde gå att endast överföra förändringar. Inga av de intervjuade skolorna upplever att någotdera av system upplevs ha ett intuitivt användargränssnitt. De elevadministrativa systemen Extens och Procapita upplevs sakna felmeddelanden som är begripliga, oftast är det direkta felmeddelanden från databasen som visas och dessa är av teknisk karaktär. Även kontroller vid import borde kunna vara mer automatiserade, som det är i dag så får användarna själva slå i listor för att göra manuella kontroller. Här borde felmeddelanden och kontroller kunna ges och genomföras med automatik av systemen. Båda de elevadministrativa systemen Extens och procapita har begränsningar i hur en period hanteras. Det finns önskemål om att kunna hantera flera läsår samt att kunna hantera flera perioder i samma fil. Utöver ovan nämnda system har vi även identifierat ett antal andra system som ingår i lärplattformen. Även dessa system har integrationer som berörs. B.la hanteras frånvarorapportering samt kommunikationen lärare-elev via portal lösningar. Extens Extens användare klagar över hanteringen med mellan-databasen, osäkerhet råder om det endast är de som kör Extens i en Citrix lösning eller inte. De som har störst problem med mellan-databasen är de som behöver hantera flera skolor och mellan-databasen kan endast hantera en skola i taget. I Extens är inte antalet tillåtna tecken i gruppnamn lika många som det är i Novaschem, här uppstår då fel vid export/import. Extens upplevs vara krångligt att hantera vid import. Procapita Inga övriga synpunkter än de som upptagits ovan under generella problem har uppkommit. Novaschem Har inte samma regelverk för hanteringen av centrala begrepp som de elevadministrativa systemen. Det system som är mest lämpat för att hantera tjänstefördelningen
Johan Aldén Sida 10 av 12 Förslag på åtgärder Process/Arbetssätt Som vi konstaterade tidigare i denna rapport så är det två olika schemaläggningsprocesser som måste tas fram, en för grundskola och för gymnasieskola. Då arbetssätt idag väsentligt skiljer sig åt mellan skolor inom en kommun så finns mycket att göra på den kommunala nivån. I dag har varje skola var för sig fått skapa sin egen process för hur schemaläggningen ska hanteras. Här borde det inte vara någon skillnad i process om vi t.ex. tittar på samtliga kommunala grundskolor inom en och samma kommun. Här borde en gemensam arbetsgrupp som representerar grundskolor, respektive gymnasieskolor, inom kommunen påbörja ett gemensamt arbete med att ta fram en gemensam processbeskrivning. I en förlängning av detta arbete kan man utreda möjligheten att lyfta detta gemensamma arbete till Sambruk nivå (En schemaläggningsprocess för samtliga grundskolor, gymnasieskolor mellan kommunerna som omfattas av Sambruk). När man ser över processen kring schemaläggning bör man inte begränsa den till att omfatta endast elevadministration och schemaläggning. I detta arbete bör man åtminstone i ett övergripande perspektiv belysa hela lär-plattformen. Ett tydligare arbetssätt ger bättre möjligheter för en mera entydig kravbild på vad man vill att systemen inom schemaläggningsprocessen skall göra. Som det är idag så finns alltför många arbetssätt vilket göra att kraven ser olika ut från varje skola. Här borde det finnas en besparingspotential då flera skolor inom en kommun kan dela utvecklingskostnad av interna utbildningar samt framtagning av gemensam dokumentation. Utbildning/Dokumentation Om Arbetssättet/processen blir gemensam mellan skolor så blir det enklare att ta fram utbildningar som följer en process. Övergripande utbildningspaket som beskriver arbetssätt och hur systemsamband ska hanteras kan genomföras gemensamt för skolor inom en hel kommun. Detta förenklar och sparar kostnader för respektive skola som i dag gör allt detta på egen hand för den egna verksamheten. Dessutom bör samtliga som är involverade i schemaläggningsprocessen ta del av en sådan övergripande utbildning. I dag skapas många problem endast därför att förståelse för helheten saknas. På motsvarande sätt kan även gemensam dokumentation/rutinbeskrivningar/lathundar mm skapas. Varje skola ska inte behöva skapa sina egna utbildningar eller egen dokumentation.
Johan Aldén Sida 11 av 12 De specifika utbildningarna i systemen (Extens/Procapita/Novaschem) bör göras om så att de istället för att fokusera på funktion utgår från scenarier över hur system är tänkta att användas. Exempel på Utbildningspaket: Åtgärder på Systemen Att anpassa systemen med en enhetlig tolkning av hur centrala objekt (t.ex. Grupp, Elev, Lärare) ska användas förutsätter att krav tas fram. För att underlätta för leverantörerna att förstå hur centrala objekt används av skolorna bör ett inledande arbetsmöte genomföras. Detta arbetsmöte behöver identifiera de objekt som är centrala och används i båda systemen (elevadministrativa systemet och Novaschem). Vidare behöver dessa begrepp beskrivas och definieras med ett enhetligt regelverk, så att samtliga system kan anpassas och hantera dessa objekt enhetligt. Här skulle många av dagens problem lösas. Då systemen (Extens/Procapita och Novaschem) idag har bristfälliga kontroller bör de förbättras med flera automatiska kontroller och varningar vid import och export av data. Med detta avser vi inte enbart att kontrollera mot fel utan att även ge varningar med automatik. T.ex. bör systemen kunna varna för att det finns grupp(er) som lästs in men ej går att koppla. Då det idag upplevs som att felmeddelanden saknas eller att de som visas är helt obegripliga bör de omarbetas så att de är tydliga och begripliga för en användare. Dokumentation och utbildning i systemen bör utformas över hur det är tänkt att systemen skall användas, ett upplägg baserat på olika scenarier ur en tänkt schemaläggningsprocess är att föredra. Det har även framkommit att det saknats utbildning för hur det är tänkt att import/export rutinerna ska fungera och framförallt samverka med andra system. Uppdatera med ett förbättrat användargränssnitt, i denna förstudie visade sig alltför många klagomål röra ett icke intuitivt användargränssnitt, krångliga system. Mycket skulle underlättas av en större öppenhet i systemen så att information inte behöver mångfaldigas bara för att flera system är involverade.
Johan Aldén Sida 12 av 12 Åtgärder i ett längre perspektiv Om en övergripande gemensam process för schemaläggning tas fram för grundskola respektive gymnasieskola så finns förutsättningar för att realisera tydliga verksamhetskrav. Gemensamma schemaläggningsprocesser (grundskola och gymnasieskola), utgör grunden för att ta fram nya verksamhetskrav på systemlösning för schemaläggning. Kan detta ske genom ett gemensamt arbete mellan de kommuner som ingår i Sambruk så är detta mycket intressant ur ett leverantörsperspektiv, det är ju i dagsläget 18 kommuner. Kan samtliga dessa kommuner och deras skolor ha en ensad kravbild över hela schemaläggningsprocessen (administrativa delen samt schemaläggning) så blir dialogen med leverantörer bättre och tydligare.