Om du inte hittar svar på din fråga nedan, kontakta

Transkript

1 Frågor och svar Om du inte hittar svar på din fråga nedan, kontakta ELIN elevinformation.se i punkter ELIN är Göteborgsregionens gemensamma elevinformationssystem, med tillhörande modul KAA. Syfte ett regiongemensamt system med gemensamma regler som utgör ett underlag för interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor samt för att kommunerna ska kunna uppfylla det kommunala aktivitetsansvaret. Kommer att ersätta och komplettera GRUUS. Statistik (avidentifierad information) kommer med ELIN att kunna tas fram som underlag för att regionalt följa upp GRs samverkansavtal. Gymnasieskolor inom GR rapporterar till ELIN. Integrationer systemet hämtar (och i vissa fall lämnar) elevinformation från skolornas egna elevadministrativa system, antagningssystemet Indra2, KAA, nationellt befolkningsregister samt nationell betygsdatabas. Tas i bruk innan sommaren 2017 och kommer att ge ett säkrare underlag för interkommunala ersättningar (IKE), bidrag till fristående skolor, samt kommunalt aktivitetsansvar för ungdomar som står utanför gymnasieskolan. Användare är gymnasieekonomer, gymnasieskolans administratörer, rektorer och chefer från fristående och kommunala skolor, utbildningschefsnätverket mfl har varit referenter under utvecklingen. Rekommenderas att automatisk integration med skolornas elevregistreringssystem upprättas. Kontaktuppgift: elevinformation@grkom.se Övergripande om systemet 1. När ska systemet sättas igång? a. Produktionsstart är innan sommaren. Datum fastställs av ELINSstyrgrupp den 31 mars. 2. När stängs GRUUS? a. GRUUS stängs i samband med start av ELIN, då läses också all information från GRUUS över till ELIN. 3. Vilken skyldighet har skolorna att lämna uppgifterna till ELIN? a. Rapportering till hemkommun regleras i samverkansavtalet, samt i

2 de etiska reglerna för gymnasieantagning. b. Kommunerna efterfrågar den information som är nödvändig för att uppfylla de lagkrav som gäller för interkommunala ersättningar samt bidrag till fristående skolor vilket regleras i Skollagen 2010:800 kap 15, 16, 17, 19 och 29. c. Kommunerna efterfrågar den information som är nödvändig för att kommunen ska kunna uppfylla det kommunala aktivitetsansvaret enligt Skollagen kap 29, 9. Personuppgiftsbehandling rörande detta regleras i förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunens aktivitetsansvar för ungdomar. 4. Vilka kommer att ha tillgång till informationen i systemet? a. ELIN är precis som antagningssystemet Indra2 uppbyggt på roller och behörighet och i det behörighetsbegränsad i vem som har tillgång till vad. Åtkomst utgår ifrån att skola/hemkommun bara ska nå information kring egna elever som ska hanteras inom ramen för KAA och för ekonomisk ersättning. b. Se vidare dokument: Roller och behörigheter 5. Hur stämmer insamlingen av data med PuL och de nya EU-direktiven? a. En risk och säkerhetsanalys har genomförts av extern risk- och säkerhetskonsult gällande ELIN. Syfte har varit att tillse att ITsystemet följer lagstiftning i enlighet med PuL och i detta har tillräckligt med rutiner och säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna som systemet handhar. 6. Hur hänger ELIN och KKA-modulen ihop? a. Elevinformation.se innefattar ELIN-systemet som innehåller underlag för IKE och bidrag till fristående skola samt tillhörande modul för KAA. ELIN och KAA delar på viss information. Om en användare har uppdrag och därmed behörighet för både ELIN och KAA kommer den att ha en flik med ungdomar - dvs de ungdomar som omfattas av KAA och som står utanför utbildningssystemet, och en flik med elever som innehåller elever på skola. b. Det går att söka på samtliga ungdomar/elever i systemet, vid exempelvis antagning till gymnasieskola. c. KAA kommunala aktivitetsansvaret. Varje kommun har en eller flera ansvariga för det kommunala aktivitetsansvaret. Ungdom upp

3 till 20 år som står utanför gymnasiet och är utan examen ska inom ramen för KAA följas upp och bli erbjuden aktivitet. d. Samtliga kommuner inom Göteborgsregionen förutom Göteborg använder sig av KAA-modulen, dock utbyts information mellan ELIN och Göteborgs KAA-system dagligen. Filöverföring 7. Vilka system skickar information till ELIN? a. Gymnasieskolornas egna elevadministrativa system skickar automatiskt information till ELIN förutsatt att skola/skolhuvudman beställt automatisk filöverföring/integration. Andra system som tillhandahåller information till ELIN är antagningssystemet Indra2, KAA, nationellt befolkningsregister samt UHRs betygsdatabas BEDA (uppgift om examen). 8. Hur går överföringen till? a. Informationen om antagningen från Indra2 läses över till ELIN. Informationen som ligger i GRUUS idag läses över till ELIN inför uppstart. b. För de som har automatisk filöverföring kommer uppdaterad information att läsas över varje natt. c. För de som inte har nattlig överföring ska ELIN-filen läsas över så fort en utbildningshändelse eller förändring i ELIN-information sker (se fråga 14); d. För de som inte har någon överföring alls får man registrera alla förändringar manuellt i systemet så fort en utbildningshändelse eller förändring i ELIN-information sker (se fråga 14). e. Kan inte all information läsas över via fil behöver fält registreras manuellt för eleverna manuellt (se fråga 14). 9. Hur ofta ska informationen rapporteras till ELIN? a. Daglig automatisk överföring av utbildningshändelser (avbrott, antagen, studievägsbyten, förlängd studietid, betyg) från sitt elevregistreringssystem till IT-systemet (ELIN-fil). Detta rapporteringssätt förordas eftersom det säkerställer daglig rapportering. b. Finns ingen automatisk överföring, skall ELIN-filen läsas in i ITsystemet så fort en utbildningshändelse har uppkommit. c. Finns ingen möjlighet till att skapa en ELIN-fil, skall utbildningshändelsen registreras manuellt i IT-systemet när utbildningshändelsen har uppkommit.

4 d. Avklarade kurs/ämnesbetyg, kopia på betygskatalogen, ska läsas över till IT-systemet när elev lämnar skolan d.v.s. vid avbrott, skolbyte, intyg samt examen, vilket görs med hjälp av UHR-filen. e. Dessa regler har beslutats av Utbildningschefsnätverket 10. Om gymnasieskola väljer att läsa över CSN-filer (istället för automatisk överföring) måste då alla administratörer vara filexportansvarig eller kan även registreringsansvarig läsa in CSN-filer? a. Alla som läser över filen måste vara filexportsansvariga 11. Om gymnasieskola har automatisk överföring, behöver det då finnas en filexportansvarig? a. Ja, även den automatiska filöverföringen behöver ha en avsändare, det är denna användare som är avsändare. 12. Vad gäller med filöverföring av betygsfilen? a. Det är enbart rollen filexportansvarig som har behörighet att läsa in betygsfilen (UHR-filen) via gränssnittet. 13. I dagsläget kan gymnasieskolan inte skapa en fil för överföring av utdrag ur betygskatalog. Kommer det finnas möjlighet att bifoga en inscannad kopia? a. Nej, det finns inte möjlighet att bifoga en inscannad kopia. 14. Är ELIN-fil samma som CSN-fil? a. Nej, det är en utökad CSN-fil med följande tillägg i. <GrEluExtraInfo> ii. <DossierNr> iii. <Samordningsnummer> iv. <ModersmalKod> v. <ModersmalText> vi. <IndividIntSarskola> vii. <Idrott> viii. <VardhavNamn> ix. <VardhavTel> x. <VardhavEpost> 15. Hur detaljerad är informationen? a. Den är på personnivå, eftersom det är uppgifter för enskild individ som ligger till grund för ersättningar och det kommunala

5 aktivitetsansvaret. 16. Om vi inte har de extra uppgifterna i vårt elevregistreringssystem, hur gör vi då? a. Det går att läsa över CSN-filen och sedan komplettera med de tillkommande posterna. Alla fält förutom Idrott går att registrera manuellt. 17. Vet vår leverantör av elevregistreringssystem om hur filen ska se ut? a. Såväl Intraservice (Gerda), Tieto Enator (Procapita), IST (Extens), Schoolsoft (Schoolsoft), Tersus (Adela) och samtliga leverantörer informerades under 2016 om hur filen ska se ut. Flertalet leverantörer har återkopplat att de kan leverera filen. Kontakta din leverantör för information. 18. Vem ser till att filöverföringen sker automatiskt? a. Det är skolhuvudman som beställer filöverföring till ELIN. Eftersom GR inte är kund hos elevregistreringssystemsleverantörerna kan inte GR göra beställningen. Däremot är GR vara behjälpliga med vad som ska ingå och tillhandahålla kontaktpersoner hos leverantörerna. 19. Om gymnasieskola inte vill/har möjlighet till automatisk överföring, hur ofta ska CSN-fil då läsas över? a. Enligt de principer som är antagna inom Göteborgsregionen, av Utbildningschefsnätverket ska: Finns ingen automatisk överföring, skall ELIN-filen läsas in i ITsystemet så fort en utbildningshändelse har uppkommit. 20. Hur rimligt är det att uppdatera elevfiler under reservantagningen när det ändå är antagningssystemet Indra2 som kommer att bestämma vem som har rätt och fel? a. Elevfilerna läses in under reservantagningen, men hanteras inte i ELIN förrän i slutet av augusti för åk 1:or. Konflikter som uppstår innan dess kommer således inte att synas i systemet. b. Elevfilerna som rör åk 2 och 3 kommer däremot att hanteras i systemet under reservantagningen. Information i systemet 21. Vem har bestämt vilken information som ska finnas i systemet? a. Informationsinnehållet styrs av vilken information som krävs för

6 att få ett korrekt elevunderlag för IKE och bidrag till fristående skolor samt ett korrekt underlag för att kunna uppfylla det kommunala aktivitetsansvaret. Vilken information det är har definierats via omfattande förstudier med berörda GR nätverk och grupper samt med referenspersoner från kommuner och skolhuvudmän. Förstudie har dels genomförts inför upphandling av nytt system och dels inför framtagande av kravspecifikation och lösningsförslag för utvecklandet av ELINsystemet. Nätverk som har varit involverade i processen är Utbildningschefsnätverket, Gymnasieekonomnätverket, Gymnasiechefsnätverket, Gruppen för fristående skolor, Särskolenätverket och GRAA-gruppen (arbetsgrupp för det kommunala aktivitetsansvaret). 22. Om det är konflikt mellan ELIN och något av de andra systemen, exempelvis gällande antagningsdatum, vad händer då? a. Registreringsansvarig på skola får meddelande om att konflikt föreligger, samt arbetsuppgift för att lösa densamma. b. Registreringsansvarig kontaktar vid oklarheter registreringsansvarig på berörd gymnasieskola. 23. Om elev är registrerad på två gymnasieskolor samtidigt, vad händer då? a. Registreringansvarig på de båda skolorna får arbetsuppgift att justera avbrott/antagning så att konflikt inte föreligger. Kontakt mellan skolorna tas. b. Om elev är registrerad på två skolor samtidigt vid avstämningsdatum får ingen av skolorna ersättning för eleven. c. När konflikten är löst justeras det i avstämningen. 24. Ska gymnasiesärskoleeleverna hanteras i ELIN? a. Ja, gymnasiesärskoleelever hanteras i ELIN. 25. Vad är tanken kring rapportering av Betydande frånvaro? a. Kommunerna har rätt att begära in underlag för betydande frånvaro enligt Skollagen 15 kap 15, samt 18 kap 15. I de allmänna råden står det att "hemkommun bör se till att det finns ändamålsenliga rutiner för att ta emot information" kring detta och huvudman "att det finns ändamålsenliga rutiner för att informera hemkommun" det är det som ELIN förbereder för. MEN Skolverkets riktlinjer är luddiga (det finns ingen definition av

7 betydande frånvaro) och GR har inte fått något tydligt besked från skolhuvudmän och hemkommuner om hur man arbetar med detta. Därför har GR i samråd med kommunerna valt att avvakta utveckling av funktionalitet och visuell visning av frånvaro. Däremot samlas datan in som förberedelse på anvisningar från Skolverket. Vi har nära kontakt både med kommunerna och Skolverket och följer ärendet noga. Om det inte i dagsläget går att rapportera in frånvaro får vi hantera detta, dock behövs rutiner för när kravet kommer. 26. Varför ska vårdnadshavare föras över till systemet när koppling finns till folkbokföringen? Kan ni koppla ihop elev med vårdnadshavare hos er istället för att det ska gå omvägen via skolorna? a. Det finns inte uppgifter om telefonnummer samt mailadress i folkbokföringen. Denna info kommer från Indra2 (som fått det av grundskolesystemen) b. I förlängningen kommer ELIN kunna hantera flera typer tex kontaktperson samt God man. 27. Hur gör vi om vi inte har samordningsnummer eller dossiernummer i våra elevregistreringssystem? a. Om informationen inte finns behöver ni inte lägga in den. Samordnings- och dossiernummer används för att underlätta matchningen när en elev med tillfälligt personnummer får nationellt personnummer; det vill säga när vi får en information om att en elev är inflyttad kan vi matcha den mot tidigare uppgifter, så att informationen följer med eleven. Förhoppningen är att det ska bli nationella samordningsnummer f o m den 1 juli (Skatteverket har fått detta i uppdrag), eftersom de tillfälliga personnumren inte är unika kommer det att underlätta hanteringen av elever som inte fått personnummer. 28. Kommer en skola få ta del av data om en elev söker till skolan? a. Ja, men informationen är begränsad till att omfatta sådan information som skolan har behov av, exempelvis aktuella kontaktuppgifter, hemkommun, grundskolebetyg (behörighet) samt avslutade gymnasiebetyg från avlämnande skola. 29. Kan betygsfilen justeras om ett fel har gjorts? a. Ny filinläsning läser över gamla betyg.

8 Roller och behörigheter 30. Vad innefattar rollen analys kommun? a. I denna roll ser man allt som administratör i kommun ser, men kan inte göra något i systemet mer än att ta ut underlag. Rollen analys får således inga arbetsuppgifter i systemet. 31. Vilken roll har rektorer i systemet? I manualen står en del uppgifter till dem? a. Rektorer har endast tittarbehörighet i systemet, det vill säga att de kan se alla förändringar och de elever som rektor har ansvar för, men inte får några arbetsuppgifter. Vissa uppgifter måste dock beslutas av rektor innan de kan registreras i systemet, exempelvis förlängd studietid. Se vidare i manualen. Systemet hanterar inte avtal eller beslut, däremot resultatet av dessa ska registreras i systemet. Elever med tillfälligt personnummer (TF) 32. Är elever med TF med i systemet? a. Ja 33. Hur hanteras elever som har samma TF-nummer som i annan kommun? a. TF läses in i systemet, om ett TF-nummer redan finns i systemet kommer systemet att reagera och uppdra åt användaren att ändra TF-nummer. 34. Finns det någon TF som har företräde, dvs skol- eller hemkommun? a. Nej 35. Hur gör man med TF-ungdomar som går på skola utanför GR? a. Administratör(kommun) kan skapa TF-ungdom som går på skola utanför GR 36. Vad händer när en TF-ungdom får nationellt personnummer? a. Vid avisering från befolkningsregistret skickas arbetsuppgift till administratör (kommun) om invandrad ungdom. ELIN undersöker om det finns någon TF-elev med koppling till uppgiften om invandrad ungdom genom att kontrollera om namn, samordningsnummer, dossiernummer, adress etc redan finns i systemet. Administratör(kommun) avgör om matchning ska göras mot en befintlig TF-ungdom eller om den ska matchas mot sig själv, det vill säga att den inte funnits i systemet innan. b. Om ungdomen matchas mot sig själv och den inte är antagen på

9 skola visas den i KAA, om den är antagen visas den i ELIN. c. Om administratören på hemkommunen matchar ungdomen mot befintlig elev kommer den att få med sig historik, uppgift om antagning, betyg etc.