Inrapportering av elevers höstterminsbetyg och beställning av inloggningsuppgifter. till elever som ska söka gymnasieutbildning läsåret 2019/2020

Transkript

1 Från Gymnasieantagningen Kristianstad Inrapportering av elevers höstterminsbetyg och beställning av inloggningsuppgifter till elever som ska söka gymnasieutbildning läsåret 2019/2020 Om du har frågor om innehållet i denna manual eller andra frågor inom Gymnasieantagningens område kontaktar du Antagningsansvarig. Telefon: E-post: antag@kristianstad.se

2 Innehållsförteckning Om innehållet i dokumentet och skolkommuner 3 Handläggning av elevers ansökningar via 3 Vem vänder sig denna information till? 3 Dag för inrapportering av höstterminsbetyg från skolkommunerna 3 Formulär och information för inrapportering av höstterminsbetyg och information om beställning av inloggningsuppgifter. 3 Tidplan för läsåret 2019/ Dag för import av höstterminsbetyg till antagningssystemet 4 Rättelse och/eller komplettering av betyg av enstaka betyg 4 Elevs hemkommun utanför Skåne och Västra Blekinges samverkansområde 4 Dag för beställning av inloggningsuppgifter till elever i årskurs 9 4 Dag för beställning av inloggningsuppgifter till IM-elever 4 Dag för beställning av inloggningsuppgifter till enskilda elever 4 Information och underlag för inrapportering av betygsfil 5 och klassvis betygssammanställning 5 Extens betygsfil och klassvis betygssammanställning 6 Infomentor betygsfil och klassvis betygssammanställning 7 Procapita betygsfil och klassvis betygssammanställning (EJ kommun 1290) 8 Skola utan elevregister inrapportering via Excel-fil 9 Eller med elevregister som inte kan skapa fil som kan importeras till antagningssystemet 9 Betyg och inloggningsuppgifter elever i kommunal skola i Kristianstads kommun 10 Betyg och inloggningsuppgifter till elev i en av våra skolkommuner, men som är folkbokförd i kommun utanför samverkansområdet Skåne och Västra Blekinge 10 Beställning av inloggningsuppgifter till IM-elever 11 Beställning av inloggningsuppgifter till elev med skyddad identitet/sekretessmarkering 11 Beställning av inloggningsuppgifter till elever som söker till gymnasiesärskolan 11 Beställning av inloggningsuppgifter till elever som planerar att söka till T4 11 Beställning av inloggningsuppgifter till enskild elev (inom samverkan) 12 Elever med TF-nummer/dossiernummer 12 Dossiernummer 12 TF-nummer 12 Asylsökande ungdomar 12 Särskolebetyg 12 Skyddad identitet 13 Betyg till elever med skyddad identitet 13 Utskick av inloggningsuppgifter till elever 13 Glömt användarnamn och/eller lösenord, men har e-legitimation 13 Glömt användarnamn och/eller lösenord, men saknar e-legitimation 13 Kontaktuppgifter till Gymnasieantagningen Kristianstad 13 2

3 3 Om innehållet i dokumentet och skolkommuner I detta dokument finns information om när och hur skolorna/skolkommunerna i Bromölla, Hässleholm, Kristianstad, Osby, Simrishamn, Sölvesborg och Östra Göinge senast ska skicka höstterminsbetygen. Samt på vilket sätt dessa betyg ska inkomma till Gymnasieantagningen. Handläggning av elevers ansökningar via Gymnasieantagningen Kristianstad handlägger elevers ansökningar via från elevers hem- och skolkommuner i Bromölla, Hässleholm, Kristianstad, Osby Simrishamn, Sölvesborg och Östra Göinge. Vem vänder sig denna information till? - Du som ansvarar för administrationen av grundskolebetyg årskurs 9 och inrapportering av dessa höstterminsbetyg till Gymnasieantagningen inför elevens ansökan till gymnasieutbildning. - Du som har elev som läser på IM-program och planerar/eventuellt planerar att göra en ansökan till en ny gymnasieutbildning. - Du som arbetar inom KAA och har elev som vill söka till gymnasieutbildning inom ungdomsgymnasiet. - Du som har elev med skyddad identitet/sekretessmarkering. - Du som har elev som ska söka/planerar att söka till Gymnasiesärskolan. - Du som har elev som ska söka/planerar att söka till T4/Fjärde tekniska året. Dag för inrapportering av höstterminsbetyg från skolkommunerna - Senast sista dagen på terminen: från Sölvesborgs, Osbys och Simrishamns grundskolor från Östra Göinges, Bromöllas och Hässleholms grundskolor från grundskolornas årskurs 9 i Kristianstads kommun exporteras betygsfilerna från Procapita av Antagningsansvarig på BUF. Formulär och information för inrapportering av höstterminsbetyg och information om beställning av inloggningsuppgifter. - Tidplan för läsåret 2019/

4 Dag för import av höstterminsbetyg till antagningssystemet 4 - Helgfri vardag i december och eventuellt i början på januari. Rättelse och/eller komplettering av betyg av enstaka betyg - ska ha inkommit senast för att kunna registreras innan ansökningswebben öppnar. Se även gäller för alla våra skolkommuner. Elevs hemkommun utanför Skåne och Västra Blekinges samverkansområde Om eleven går i skola i en av ovanstående skolkommuner, men är folkbokförd i en kommun utanför Skåne och Västra Blekinges samverkansområde ska eleven göra sin ansökan via sin hemkommuns gymnasieantagning Tänk på att det är mycket viktigt att skolkommunen meddelar till Gymnasieantagningen Kristianstad att eleven har en annan hemkommun så att elevens betyg kommer till rätt gymnasieantagning! Dag för beställning av inloggningsuppgifter till elever i årskurs 9 - elev som finns med i betygsfilerna som inkommer senast skolans sista höstterminsdag får inloggningsuppgifter till sin skola enligt uppgiften som framgår i tidplanen. Dag för beställning av inloggningsuppgifter till IM-elever - elev som finns med i Excel-filen som inkommer senast skolans sista höstterminsdag får inloggningsuppgifter till sin skola enligt uppgiften som framgår i tidplanen. Dag för beställning av inloggningsuppgifter till enskilda elever Senast sista dagen på höstterminen för att få inloggningsuppgifterna enligt tidplanen och gäller - elev som läser på IM-program och planerar/eventuellt planerar att göra en ansökan till en ny gymnasieutbildning. - arbetar inom KAA och har elev som vill söka till gymnasieutbildning inom ungdomsgymnasiet. - har elev med skyddad identitet/sekretessmarkering. - har elev som ska söka/planerar att söka till Gymnasiesärskolan. - har elev som planerar att söka till T4/Fjärde tekniska året.

5 Information och underlag för inrapportering av betygsfil och klassvis betygssammanställning 5 - Manual för inrapportering av betyg: - Formulär för inrapportering av betygsfil och klassvis betygssammanställning - Exempel på klassvis betygssammanställning - Mall för att fylla i elevuppgifter till elever med TF-nummer och dossiernummer. - Excel-fil för inrapportering av betyg om skolan inte har Extens, Infomentor eller Procapita. - Excel-fil för beställning av inloggningsuppgifter till IM-elever. Om ni har elevens betyg i grundskoleämnen registrerar ni de i Excel-filen till respektive ämne. I annat fall får ni skicka in betygen skolans sista terminsdag på vårterminen.

6 Extens betygsfil och klassvis betygssammanställning 6 - Döp betygsfilen till Skolans namn, antal elever som finns med i betygsfilen och HT18. // Exempel: GYantagningensgrundskola 545 elever HT18.txt // - Döp klassvis betygssammanställning (exkl. särskoleelevers betyg) till Skolans namn, antal klasser och HT18 // Exempel: GYantagningensgrundskola 4 klasser HT18.pdf // - Döp klassvis betygssammanställning med särskoleelevers betyg till Skolans namn, antal klasser och HT18 // Exempel: GYantagningensgrundskola särskoleelevers HT18.pdf // - Om ni har elever som har ett TF-nummer ska dessa laddas upp i en separat fil. Döp den på motsvarande sätt som ovan. // Exempel: GYantagningensgrundskola med TF-nummer HT18.txt // Samt Bifoga även ifyllt dokument GYantagningensgrundskola Elevuppgifter till elever med TF-nummer och dossiernummer HT18.pdf - Om ni har elever som har skyddad identitet/sekretessmarkering ska dessa laddas upp i en separat fil. Döp den på motsvarande sätt som ovan. // Exempel: GYantagningensgrundskola med SI SM HT18.txt // Samt Bifoga även ifyllt dokument GYantagningensgrundskola Elevuppgifter till elever med SI SM HT18.pdf - Klassbeteckning 9 i din betygsfil Det är mycket viktigt att klassbeteckningen i din fil från ert elevregister innehåller siffran 9 för att rätt skolbakgrund ska registreras i antagningssystemet. Om det inte framgår rätt klassbeteckning i betygsfilen hamnar elevens betyg i fel urvalsgrupp i antagningssystemet. - Fyll i formuläret och bifoga er betygsfil tillsammans med klassvis betygssammanställning. Och eventuellt dokument med betygsfil och elevuppgifter till elever med TF-nummer. - När du har fyllt i formuläret får du en bekräftelse via e-post att vi har mottagit formuläret med era elevers betyg så att elevuppgifter och betyg kan importeras till antagningssystemet.

7 Infomentor betygsfil och klassvis betygssammanställning 7 - Döp betygsfilen till Skolans namn, antal elever som finns med i betygsfilen och HT18. // Exempel: GYantagningensgrundskola 545 elever HT18.txt // - Döp klassvis betygssammanställning till Skolans namn, antal klasser och HT18 // Exempel: GYantagningensgrundskola 4 klasser HT18.pdf // - Döp klassvis betygssammanställning (exkl. särskoleelevers betyg) till Skolans namn, antal klasser och HT18 // Exempel: GYantagningensgrundskola 4 klasser HT18.pdf // - Döp klassvis betygssammanställning med särskoleelevers betyg till Skolans namn, antal klasser och HT18 // Exempel: GYantagningensgrundskola särskoleelever HT18.pdf // - Om ni har elever som har ett TF-nummer ska dessa laddas upp i en separat fil. Döp den på motsvarande sätt som ovan. // Exempel: GYantagningensgrundskola med TF-nummer HT18.pdf // Samt Bifoga även ifylld GYantagningensgrundskola Elevuppgifter till elever med TF-nummer och dossiernummer HT18 - Om ni har elever som har skyddad identitet/sekretessmarkering ska dessa laddas upp i en separat fil. Döp den på motsvarande sätt som ovan. // Exempel: GYantagningensgrundskola med SI SM HT18.txt // Samt Bifoga även ifyllt dokument GYantagningensgrundskola Elevuppgifter till elever med SI SM HT18.pdf - Klassbeteckning 9 i din betygsfil Det är mycket viktigt att klassbeteckningen i din fil från ert elevregister innehåller siffran 9 för att rätt skolbakgrund ska registreras i antagningssystemet. Om det inte framgår rätt klassbeteckning i betygsfilen hamnar elevens betyg i fel urvalsgrupp i antagningssystemet. - Fyll i formuläret och bifoga er betygsfil tillsammans med klassvis betygssammanställning. Och eventuellt dokument med betygsfil och elevuppgifter till elever med TF-nummer. - När du har fyllt i formuläret får du en bekräftelse via e-post att vi har mottagit formuläret med era elevers betyg så att elevuppgifter och betyg kan importeras till antagningssystemet.

8 Procapita betygsfil och klassvis betygssammanställning (EJ kommun 1290) Procapita skapar betygsfiler som har ett gammalt filformat som heter.dat På grund av detta äldre filformat går det inte att ladda upp det via vårt hemsideformulär. - Döp betygsfilen till Skolans namn, antal elever som finns med i betygsfilen och HT18. // Exempel: GYantagningensgrundskola 545 elever HT18.dat // - Döp klassvis betygssammanställning (exkl. särskoleelevers betyg) till Skolans namn, antal klasser och HT18 // Exempel: GYantagningensgrundskola 4 klasser HT18.pdf // - Döp klassvis betygssammanställning med särskoleelevers betyg till Skolans namn, antal klasser och HT18 // Exempel: GYantagningensgrundskola särskoleelever HT18.pdf // - Om ni har elever som har ett TF-nummer ska dessa laddas upp i en separat fil. Döp den på motsvarande sätt som ovan. // Exempel: GYantagningensgrundskola med TF-nummer HT18.pdf // Samt Bifoga även ifylld GYantagningensgrundskola Elevuppgifter till elever med TF-nummer och dossiernummer HT18 - Om ni har elever som har skyddad identitet/sekretessmarkering ska dessa laddas upp i en separat fil. Döp den på motsvarande sätt som ovan. // Exempel: GYantagningensgrundskola med SI SM HT18.dat // Samt Bifoga även ifyllt dokument GYantagningensgrundskola Elevuppgifter till elever med SI SM HT18.pdf - Klassbeteckning 9 i din betygsfil Det är mycket viktigt att klassbeteckningen i din fil från ert elevregister innehåller siffran 9 för att rätt skolbakgrund ska registreras i antagningssystemet. Om det inte framgår rätt klassbeteckning i betygsfilen hamnar elevens betyg i fel urvalsgrupp i antagningssystemet. Ni som har Procapita gör så här för att rapportera in era dokument och betygsfil: - Fyll i formuläret för inrapportering av betyg med er skolas uppgifter och bifoga klassvis betygssammanställning. Och eventuellt dokument med betygsfil och elevuppgifter till elever med TF-nummer. - När du har fått tillbaka bekräftelsen på att vi har mottagit ditt ifyllda formulär och betygssammanställningen till e-postadressen som du fyllde i väljer du att vidarebefordra bekräftelsemejlet till antag@kristianstad.se tillsammans med betygsfilen. - Vi kommer därefter att koppla ihop era båda mejl i vår digitala sammanställning som vi använder för att kontrollera att alla skolkommuners skolor har fått sina elevers betyg importerade till antagningssystemet. 8

9 Skola utan elevregister inrapportering via Excel-fil Eller med elevregister som inte kan skapa fil som kan importeras till antagningssystemet 9 - Spara ner Excel-filen som finns på till din egen dators hemkatalog och - Döp betygsfilen (Excel-filen) Skolans namn, antal elever som finns med i betygsfilen och HT18. // Exempel: GYantagningensgrundskola 545 elever HT18.xls // I anmärkning - anger du elevens dossiernummer till de elever som har TF-nummer. - anger du om det är en särskoleelev. - anger du SI/SM om det är en elev som har skyddad identitet/sekretessmarkering så framgår det att det är en elev som ska ha ett särskilt TF-nummer och särskilt namn i antagningssystemet. - MEN tänk på att spara ner i samma filformat som originalfilen för att vi ska kunna importera betygsfilen till antagningssystemet. - Klassbeteckning 9 i din Excel-fil Det är mycket viktigt att klassbeteckningen i din fil från ert elevregister innehåller siffran 9 för att rätt skolbakgrund ska registreras i antagningssystemet. Om det inte framgår rätt klassbeteckning i betygsfilen hamnar elevens betyg i fel urvalsgrupp i antagningssystemet. - Klassvis betygssammanställning = din skolas ifyllda Excel-fil - Fyll i formuläret och bifoga er betygsfil som också är er betygssammanställning - När du har fyllt i formuläret får du en bekräftelse via e-post att vi har mottagit formuläret med era elevers betyg så att elevuppgifter och betyg kan importeras till antagningssystemet.

10 Betyg och inloggningsuppgifter elever i kommunal skola i Kristianstads kommun 10 - Elevers betyg från årskurs 9, i kommunal grundskola i Kristianstads kommun, exporteras från Procapita till antagningssystemet höstterminens sista dag av antagningsansvarig på BUF. - Beställning av inloggningsuppgifter till elever som går på IM-program på kommunal gymnasieskola i Kristianstads kommun görs på det sätt som beskrivs i denna manual. - Beställning av inloggningsuppgifter till elever som går i kommunal grundskola i Kristianstads kommun och ska/planerar att söka till gymnasiesärskolan beställs av SYV via antagningsansvarig senast sista dagen på höstterminen. - Rättelse av betyg för elever som går på kommunal skola i Kristianstads kommun görs på det sätt som beskrivs i denna manual. - Beställning av enskild elevs inloggningsuppgifter till elever som inte tillhör särskola görs på det sätt som beskrivs i denna manual. Betyg och inloggningsuppgifter till elev i en av våra skolkommuner, men som är folkbokförd i kommun utanför samverkansområdet Skåne och Västra Blekinge - Eleven som är folkbokförd utanför samverkansområdet Skåne och Västra Blekinge beställer sina inloggningsuppgifter och gör sin ansökan via sin hemkommuns Gymnasieantagning Kontaktuppgifter finns via - Elevens skola meddelar till Gymnasieantagningen Kristianstad vilken elev de har som är folkbokförd utanför samverkansområdet Skåne och Västra Blekinge där betygen ska skickas vidare till en annan Gymnasieantagning. - Be även eleven bevaka att betygen blir inrapporterade i antagningssystemet i sin hemkommun

11 Beställning av inloggningsuppgifter till IM-elever 11 - Senast sista dagen på höstterminen för att få inloggningsuppgifterna enligt tidplanen - Fyll i Excel-filen som finns på med elevuppgifter som personnummer, namn, adress, hemkommun/vistelsekommun, telefonnummer. - Elever som har TF-nummer ska även uppgift om dossiernummer fyllas i kolumnen Anmärkning. Eller SI/SM om det är elev med skyddad identitet/sekretessmarkering alternativt om eleven har hemkommun utanför Skåne och Västra Blekinge. Beställning av inloggningsuppgifter till elev med skyddad identitet/sekretessmarkering - Senast sista dagen på höstterminen för att få inloggningsuppgifterna enligt tidplanen. - Ring till antagningsansvarig och meddela att det finns en elev som behöver ett TFnummer. Administratören som skickar in betygsfil fyller i uppgift om betyg enligt information i denna manual. Beställning av inloggningsuppgifter till elever som söker till gymnasiesärskolan - Senast sista dagen på höstterminen för att få inloggningsuppgifterna enligt tidplanen - Elever som ska söka till Gymnasiesärskolan får sina inloggningsuppgifter när skolans representant har meddelat elevuppgifterna till antagningsansvarig senast skolans sista dag på höstterminen. Elevernas särskolebetyg/blandbetyg kommer inte att publiceras i antagningssystemet då deras antagning grundar sig på andra parametrar. Beställning av inloggningsuppgifter till elever som planerar att söka till T4 - Senast sista dagen på höstterminen för att få inloggningsuppgifterna enligt tidplanen och gäller - Fyll i Excel-filen som finns på med elevuppgifter som personnummer, namn, adress, hemkommun/vistelsekommun, telefonnummer. Elever som har TF-nummer ska även uppgift om dossiernummer fyllas i kolumnen Anmärkning. - Eleven gör ansökan under omvalsperioden enligt tidplanen i april-maj.

12 Beställning av inloggningsuppgifter till enskild elev (inom samverkan) 12 - Senast sista dagen på höstterminen för att få inloggningsuppgifterna enligt tidplanen och gäller - Beställningsformulär för enskild elev finns via Elever med TF-nummer/dossiernummer Dossiernummer Dossier: Sammanhållna handlingar eller akter för en individ hos Migrationsverket Varje dossier har ett unikt dossiernummer. Samma dossiernummer följer utlänningen till dess han eller hon eventuellt blir svensk medborgare. Endast elever med dossiernummer och där regelverket är uppfyllt i övrigt kan antas via antagningssystemet. TF-nummer När eleven får sitt riktiga personnummer skall ni meddela detta till Gymnasieantagningen tillsammans med elevens tillfälliga personnummer. Vi ändrar då i antagningssystemet så att eleven har alla sina uppgifter och betyg till det riktiga personnumret. För att eleven med TF-personnummer ska kunna få sina inloggningsuppgifter behöver vi få elevens dossiernummer så att vi kan skapa elevkontot. De flesta skolorna har vanligtvis denna uppgift i sina elevregister. Asylsökande ungdomar Asylsökande ungdomar och vissa andra ungdomar som anges i 1 lagen (1994:137) om mottagande av asylsökande med flera (LMA), ungdomar med vissa tidsbegränsade uppehållstillstånd och ungdomar som är papperslösa, har rätt till utbildning i gymnasieskola, endast om de har påbörjat utbildningen på ett introduktionsprogram, eller på ett nationellt program, innan de har fyllt 18 år. Eleven har dock rätt att fullfölja påbörjad utbildning på ett introduktionsprogram eller ett nationellt program. Särskilt regelverk gäller för asylsökande elever. Aktuell information finns via Särskolebetyg Dessa betyg ska endast laddas upp med en betygssammanställning med elevernas namn, personnummer och individuella betyg till respektive klass på din skola.

13 Skyddad identitet 13 Skola, vanligtvis SYV, som har elever med skyddad identitet/sekretessmarkering ringer till antagningsansvarig för att meddela elevens uppgifter. SYV meddelar sin skolas administratör att det är meddelat att elevens betyg inkommer på det sätt som anges i detta dokument. Meddela i dokument för SI/SM-elever vem som är elevens SYV så att antagningsansvarig har en kontakt på elevens skola. Betyg till elever med skyddad identitet Skola, vanligtvis SYV, som har elever med skyddad identitet, skall meddela sin skolas administratör för att skicka in dessa elevers betyg till Antagningsansvarig på Gymnasieantagningen. Tänk på att på deras betyg skall ni skriva in det namn och TF-nummer som har lämnats till SYV inför ansökan till gymnasieutbildning. Utskick av inloggningsuppgifter till elever När elevernas betyg, gäller inte särskoleelevernas betyg, alternativt elevers personuppgifter är registrerade i antagningssystemet skapas det digitalt inloggningsuppgifter till elever. Elevernas inloggningsbrev skickas till skolorna, eller enskilda elever, enligt tidplanen som finns via Tidplanen för utskick av inloggningsbrev gäller även till enskilda elevers beställning av inloggningsuppgifter. Glömt användarnamn och/eller lösenord, men har e-legitimation Elev som har e-legitimation kan logga in i ansökningswebben via Skånegy Glömt användarnamn och/eller lösenord, men saknar e-legitimation Eleven kan beställa en kopia på inloggningsuppgifterna via Kontaktuppgifter till Gymnasieantagningen Kristianstad Hemsida: E-post: antag@kristianstad.se Telefonnummer: Adress: Kristianstads kommun, Barn- och utbildningsförvaltningen, Gymnasieantagningen Kristianstad, KRISTIANSTAD

14 14 Revideringar efter skapandet av dokumentet Datum: Vad: xxxx xxxxxx

15 10 Barn- och utbildningsförvaltningen Gymnasieantagningen Kristianstad Telefonnummer: E-post: Hemsida: