Revisionsrapport Uppföljning av genomförda granskningar från 2008 Februari 2010 Håkan Lindahl
Innehållsförteckning Inledning... 3 Granskning av flyktingmottagandet... 4 Granskning av bildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll... 4 Granskning av fakturahantering och mervärdesskatt... 5 Granskning av kommunens arbete med att söka och hantera EU-bidrag... 7 Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll... 8 Granskning av missbruksvården... 9 2
Inledning En viktig del i revisorernas arbete är att efter viss tid följa upp de granskningar som tidigare genomförts. Syftet är dels att följa upp att de åtgärder som nämnderna angett i sina svar på granskningsrapporterna genomförs i praktiken, dels att få ett underlag för sin årliga bedömning av nämndernas ansvarsutövande. I denna PM har inte samtliga granskningar som genomförts under 2008 följts upp. Motivet är att inte alla granskningar visat på behov av konkreta åtgärder, att nämnden i sitt svar inte lyft fram några särskilda åtgärder eller att typen av åtgärder varit av enklare slag så att nämnden redan i sitt svar på granskningsrapporten visat att man vidtagit förändringar. De granskningar som följts upp från 2008 är följande: Granskning av flyktingmottagandet Granskning av bildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Granskning av fakturahantering och mervärdesskatt Granskning av kommunens arbete med att söka och hantera EU-bidrag Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Granskning av missbruksvården Uppföljningen har skett genom att förvaltningschef eller andra ansvariga tjänstemän skriftligen fått besvara vilka åtgärder man konkret har vidtagit beträffande de punkter som lyfts fram i de olika granskningsrapporterna. 3
Granskning av flyktingmottagandet Bildningsförvaltningens svar Nämnden konstaterar i sitt svar på revisionsrapporten att: Ett arbete kommer att påbörjas där resultatmålen ses över En särskild arbetsgrupp kommer att arbeta med detta och redovisa förslag och synpunkter till nämnden. Revisorernas fråga i uppföljningen: Har översynen slutförts? Har nämnden fattat något beslut i frågan? Förvaltningens svar: Ett arbete har genomförts tillsammans med nämnden och förvaltningen med att ta fram mätbara resultatmål för 2010. Enheten kommer nu att arbeta vidare med att bryta ner resultatmål och verksamhetsplan på enhetsnivå. Nämnden konstaterar i sitt svar på revisionsrapporten att: Kvalitetsarbetet med bl.a. utvärderingsklockan omfattar inte all verksamhet, däribland flyktingmottagningen. Den nya förvaltningsorganisationen innebär att möjligheterna att utveckla resultatredovisningen av flyktingmottagandet och introduktionen av nyanlända flyktingar, kommer att öka. Revisorernas fråga i uppföljningen: Vilka åtgärder har vidtagits? Sker i dag en resultatredovisning för de aktuella verksamheterna? Förvaltningens svar: Enheten har istället för utvärderingsklockan tagit fram en årsplan där det anges när mätning ska ske. Detta för att säkerställa att mätningar genomförs. Eftersom enheten inte hade ett tillfredsställande datorsystem har ett nytt system köpts in. Detta verkställdes vid årsskiftet 2010. Rutiner tas nu fram för hanteringen av datorsystemet för att kunna ta fram relevant och kvalitetssäkrad statistik. Granskning av bildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Bildningsförvaltningens svar Nämnden konstaterar i sitt svar på revisionsrapporten att: I den nya organisationen med bl.a. verksamhetschefer för fritids- och kulturverksamheterna och centrala stödfunktioner finns nu förutsättningar att komma till rätta med detta så att samma måluppföljning ska kunna gälla för hela bildningsnämndens verksamhet. Revisorernas fråga i uppföljningen: Har nämnden nu skapat rutiner så att uppföljningen inom fritids- och kulturverksamheterna sker på ett likartat sätt som inom förskola och skola? Förvaltningens svar: Bildningsnämnden fastställde nya resultatmål för verksamheten den 16/12 2009. 4
Nämnden konstaterar i sitt svar på revisionsrapporten att: Ett av uppdragen för den nya verksamhetscontrollern blir att ta fram relevanta och användbara nyckeltal och verksamhetsmått. Revisorernas fråga i uppföljningen: Har verksamhetsmått och nyckeltal tagits fram och hur används dessa i så fall? Förvaltningens svar: Nämnden har fastställt nya resultatmål för alla verksamheter som bidrar till större möjligheter för uppföljning. Dessa resultatmål är avsevärt färre till antal och i större grad än tidigare utformade för att kunna utvärderas och följas upp. Nämnden konstaterar i sitt svar på revisionsrapporten att: Nämnden instämmer i att mer tid bör läggas på dessa frågor (omvärldsbevakning) som revisionen föreslår, en halvdag årligen. Revisorernas fråga i uppföljningen: Har detta blivit verklighet? Förvaltningens svar : Utifrån nämndens omformulerade resultatmål kommer en verksamhetsplan att formuleras med aktiviteter med tillhörande verksamhetsmål som skall informeras om och diskuteras på Bildningsnämndens sammanträde i mars 2010. Granskning av fakturahantering och mervärdesskatt Kommunledningskontorets svar I KS svar på revisionsrapporten sägs bl.a. följande: Det som måste förbättras är den interna informationen och kunskapen hos personalen som sköter konteringen av momsen inom respektive verksamhetsområde. Kommunikationsvägarna till personalen måste förbättras samt att tillgänglig information tydliggörs. Detta kan ske genom intern momsutbildning samt förbättrad information på kommunens intranät. Revisorernas fråga i uppföljningen: Har den interna informationen förbättrats hur i så fall? Har någon internutbildning genomförts eller planeras någon? Har andra åtgärder vidtagits för att förbättra hanteringen av momsen eller planeras någon? Har andra åtgärder vidtagits för att förbättra hanteringen av momsen? Kommunledningskontorets svar: Vi är väl medvetna om att den interna informationen måste ske fortlöpande för att kunskapen ska vara uppdaterad hos alla medarbetare. Med den decentraliserade organisationen som vi har så innebär det att det är många medarbetare som hanterar moms. Vår information på kommunens intranät, Kanalen, har setts över och förbättrats. På ekonommöten har punkten moms varit återkommande. Uppmaningar har skett via ekonomer och ekonomiassistenter att föra vidare informationen. 5
Under vintern har Skatteverket från Linköping och Jönköping varit hos oss och informerat en halv dag om skatte- och momsfrågor. Deltagare var samtliga ekonomer samt flera andra medarbetare som kommer i kontakt med moms. Vi har även tagit hjälp av Lars Edgren för att granska tidigare års momsredovisning och med hjälp av detta har vi återsökt moms för tidigare år. Bildningsförvaltningens svar I nämndens svar på revisionsrapporten lyftes tre förbättringsområden fram: Ytterligare information om vilka regler som gäller ska spridas till berörda, stickprovskontroller ska utföras minst en gång per år kring konteringen av representation respektive leasing/hyra av personbilar samt att stickprovskontroller av ansökan om momskompensation ska utföras minst en gång per kvartal. Revisorernas fråga i uppföljningen: har de tre föreslagna förändringarna genomförts? Förvaltningens svar: Förvaltningskontoret har löpande informationsträffar med administrativa assistenter som arbetar ute i verksamheten. Vid dessa träffar har under de senaste åren informations lämnats om vilka regler som gäller vid ex leasing och representation. Under 2009 har förvaltningskontoret informerat om dessa regler ännu en gång. Förvaltningskontoret har granskat fakturor gällande representation i enlighet med vad internkontrollplanen kräver dvs. kontroll av samtliga fakturor gällande representation bokförda januari -juni 2009. Kontrollen av hur momsen hanteras vid billeasing har utförts i det löpande arbetet. Stickprovskontroller av fakturor och utbetalningar till fristående skolor och förskolor har granskats vid två tillfällen under 2009. Från och med 2010 är kontrollerna av momskompensation, representation och billeasing inskrivna i förvaltningens interkontrollplan. I mars, juni, sept och december ska kontroller göras av hur momskompensationen hanterats gällande köpt utbildning. I april och oktober ska fakturor som avser billeasing och representation kontrolleras. Ansvaret för kontroller enligt internkontrollplan har förvaltningens controller, de utförs och rapporteras av ekonomiassistent vid förvaltningen. Tekniska kontorets svar I nämndens svar på revisionsrapporten sägs bl.a. följande: Information bör spridas i organisationen om vilka momsregler som gäller och att rätt kontoslag används när det gäller punkt 2,4 och 5. När det gäller punkt 1 och 3 föreslås tekniska nämnden att tillsammans med kommunens ekonomienhet utreda vilka regler som gäller och om kommunen ska göra några förändringar i sina rutiner. Revisorernas fråga: Vilka åtgärder har vidtagits kring de frågor som lyfts fram i nämndens svar? Vad återstår att göra? 6
Förvaltningens svar: Utöver information som finns på kommunens ekonomisidor på Kanalen, kommunens intranät, har information av momsregler getts till medarbetare i organisationen som konterar/attesterar leasing eller köp av fordon och representation. När det gäller kommunala andelstal i samfällighetsföreningar så är dessa enligt uppgift mycket små. Kommunen betalar frivilligt ut bidrag till vägsamfällighetsföreningar utan att något andelstal finns i dessa. Kommunen begär idag frivilligt momsinträde vid investeringstillfället alternativt nytt hyresinträde i de fall där det är aktuellt. Kontakt har tagits med revisorerna för att ta del av underlaget de grundar sin rapport på och ser över de specifika objekten, om det ska begäras frivilligt momsinträde och om det är möjligt att göra det. Socialförvaltningens svar Nämnden konstaterar i sitt svar: Med anledning av att förvaltningen inte utnyttjat möjligheterna till momskompensation fullt ut, kommer förvaltningens rutiner att ses över, vilket bl.a. innebär att förvaltningen vid tjänsteköp kommer att ställa krav på att eventuella lokalkostnader skall redovisas på fakturan. Revisorernas fråga: Har detta genomförts och fungerar det i praktiken? Förvaltningens svar: Med anledning av att socialförvaltningen inte utnyttjat möjligheterna till momskompensation fullt ut har rutinerna för momshantering diskuterats med berörd personal, och personalen har uppmanats att tillämpa de möjligheter till momsavdrag som finns. En kontroll visar att möjligheterna till momsavdrag utnyttjas bättre idag men att det fortfarande finns brister inom vissa områden. Vid köp av externa tjänster inom äldreomsorgen eller vid LSS-boenden uppfylls nästan alltid kravet på särredovisning av boendekostnaden, medan förhållandet är det omvända när det gäller placeringar på behandlingshem (HVB). Med anledning av detta kommer en ytterligare genomgång av rutinerna vid överenskommelser med HVB att göras med berörda handläggare på socialkontoret tillsammans med ekonomienheten. Granskning av kommunens arbete med att söka och hantera EU-bidrag Kommunledningskontorets svar I KS svar till revisorerna sägs bl.a. följande: Det uppdras åt kommunledningsförvaltningen att i arbetet med revidering av kommunens internationella strategi beakta de synpunkter som kommit fram i revisionsrapporten. Revisorernas fråga i uppföljningen: Har den internationella strategin reviderats? På vilket sätt har man i revideringen i så fall beaktat synpunkterna i revisionsrapporten? 7
Kommunledningskontorets svar: Den nationella strategin har reviderats och föreslås i sin nya form bli en Policy för internationell samverkan. Arbetet med revideringen har skett i utvecklings- och omvärldsberedningen. Förslaget ska underställas KF under våren 2010. Av policyn framgår att särskilda anvisningar ska utarbetas på området. Anvisningarna ska utgöra en lättläst kunskapsöversikt och ge den kommunala organisationen praktisk vägledning när det gäller EU:s fonder och program. Arbetet med anvisningarna sker på kommunledningsförvaltningen och beräknas vara klart under innevarande år. Genom policy och tillhörande anvisningar beaktar kommunen revisionens synpunkter och bedömning. Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Nämnden konstaterar i sitt svar: Användandet av verksamhetsmått och nyckeltal kan utvecklas ytterligare. Revisorernas fråga i uppföljningen: Vad har skett på detta område? Hur används verksamhetsmått i dag av nämnden? Förvaltningens svar: Under 2009 har arbetet mot en prestationsstyrning förstärkts. Äldreomsorgen har gått först. Här finns sedan tidigare en flerårig vana med resursfördelning efter utförda insatser. Upphandlad driftsentreprenad och beslut om införande av valfrihetssystem med stöd av lag om valfrihet (LOV) har påskyndat denna process ytterligare. Utgångspunkt är precisering av innehållet i aktuella tjänster och att fastställa en rimlig kostnad (ersättning) för dessa. I förlängningen kan man räkna med att detta kommer att överföras allt mer också för andra områden. Närmaste finns stort behov av detta inom LSS- verksamheten för att få en bättre redovisning av vad som presteras genom produktionsstatistik som både utgår från volymer och kostnader och därigenom också speglar kostnadseffektivitet/produktivitet för olika typer av tjänster. Det är ovan nämnda tankegångar som ligger bakom det refererade innehållet i vårt tidigare yttrande. Det område där verksamhetsmått utvecklats med störst systematik är äldreomsorgen. Här sker månatligen uppföljningar med genomgång av varje enhets produktion och ekonomi. Ett annat område är personallogistik utifrån vakanshantering som sker genom förvaltningens Bemanningscentrum. Inom detta område har vi också arbetat med uppsatta mål mot vilka resultaten kunnat redovisas och följas månad för månad. Vi har kunnat konstatera att en stor del av det goda ekonomiska resultatet för äldreomsorgen under 2009 har haft samband med en effektiv bemannings- och personalhantering. 8
Vi har således tagit några steg i rätt riktning men en hel del återstår. I samband med årets bokslutsarbete har detta aktualiserats på nytt. Vi behöver verksamhetsmått för olika ändamål och på olika nivåer i organisationen och vi producerar också en stor andel av sådana mått. Vad som närmast kommer att göras är att fastställa vilka mått som är relevanta på olika informationsnivåer i organisationen (arbetsplats, enhet, förvaltning, nämnd och vidare ks/kf). Viktigt i det interna förvaltningsarbetet är att måtten får betydelse som information för planering likväl som den signalerar förändringar av kostnadsbilden och även förklarar dessa förändringar. Med stöd av sådana mått ges också nämnden ett underlag för prioriteringar i budgetarbetet. Nämnden skriver även i sitt svar: Socialnämndens ambition under de senaste åren har varit att ta fram konkreta verktyg för uppföljning av kvalitet... Revisorernas fråga: Har förvaltningen nu fungerande verktyg för uppföljning av kvaliteten i olika delar av verksamheten? Förvaltningens svar: Socialnämnden har under 2009 upprättat ett ledningssystem för kvalitet för socialtjänsten och Lss-verksamheten. Innehållet i detta konkretiseras i form av en årsagenda som preciserar de aktiviteter för uppföljning och kontroll i enlighet med de punkter som ingår i det upprättade ledningssystemet. Det praktiska arbetet med ledningssystemet sker genom understöd från förvaltningens kvalitetsgrupp. I arbetsgången ingår månadsvis rapport och avstämning i förvaltningens ledningsgrupp. Genom detta arbetssätt fastställs och utvecklas de praktiska redskapen för olika former av uppföljning som behövs. Socialnämnden har i januari 2010 beslutat att uppdra till förvaltningen att ta fram ett motsvarande underlag för ledningssystem för kvalitet inom hälso- och sjukvården. Granskning av missbruksvården I socialnämndens svar från 2008-08-20 sägs bl.a. följande som svar på synpunkter i granskningsrapporten: Inrätta en ny tjänst som drogsamordnare med uttalad inriktning mot prevention och förebyggande arbete Revisorernas fråga i uppföljningen: Har tjänsten inrättats? Har det gett något resultat hittills? Förvaltningens svar: Tjänsten som samordnare av drogförebyggande arbete inrättades fr o m 2009-01-01. Samordnaren fungerar som kommunens kontakt gentemot Länsstyrelsens handläggare som ansvarar för drogförebyggande arbete och därmed regeringens ANTD-sekretariat (Alkohol, Narkotika, Tobak, Doping) och Folkhälsoinstitutet. Samordnaren har bedrivit informationsarbete gentemot elever i både grund- och gymnasieskola enligt ÖPP (Örebro preventionsprogram), AAS (Ansvarsfull alkoholservering). Tillsammans med kommunens handläggare för serveringstillstånd har vissa tillsynsaktiviteter genomförts. Nämnden konstaterar vidare i sitt svar att : det saknas uppsökande verksamhet gentemot gruppen avancerade missbrukare som ej är villiga till vård. Avtal har funnits med RIA att sköta detta. 9
Revisorernas fråga i uppföljningen: Finns en uppsökande verksamhet i dag och vem bedriver den? Förvaltningens svar: Fortfarande finns brister avseende uppsökande verksamhet. Vid Socialnämndens sammanträde 2009-06-10 fick förvaltningen i uppdrag att göra en samlad översyn som omfattar kommunens mål, utbud, målgrupper och prioriteringar. En första delrapport lämnades på decembersammanträdet, i det fortsatta arbetet kommer bl a behovet av uppsökande arbete för olika målgrupper att tydliggöras och vilka utförare som kommer att anlitas för uppdragen. Nämnden konstaterar i sitt svar: Det finns brist på interna rutiner och utredningen som ett eget dokument kommer att åtgärdas. Revisorernas fråga i uppföljningen: Har detta åtgärdats? Förvaltningens svar: Vad gäller bristerna i interna rutiner och utredningen som eget dokument är detta inte åtgärdat fullt ut. Ambitionen är självklart att utredningar om bistånd till öppenvård skall vara ett självständigt dokument, åtskilt från journalanteckningen, ibland slarvas det dock med detta och förklaringen, enligt ansvarig arbetsledare, är att öppenvårdsbehandling på Navet även ges som service. 10