Granskning av intern kontroll Arbetsmarknadscentrum Revisionsrapport 2011-05-24 Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 5 2.1 Bakgrund... 5 2.2 Revisionsfråga och metod... 5 3 Granskningsresultat... 6 3.1 Verksamhet och organisation... 6 3.2 Ekonomi... 6 3.3 Kontant- och transportrutiner vid butiken... 7 3.3.1 Intern kontroll... 9 3.4 Vår bedömning... 9
1 Sammanfattning Kommunen hanterar kontanta medel i sin butik inom arbetsmarknadscentrums regi. Det är viktigt att ha rutiner för hantering av kontanter så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Kommunens revisorer har i sin väsentlighets- och riskbedömning valt att granska intern kontroll vid arbetsmarknadscentrum. PwC har fått i uppdrag att genomföra granskningen. Utifrån revisionsfrågan samt kontrollmål visar granskningen följande resultat: Har kommunstyrelsen en väl fungerande intern kontroll i butiks- och transportverksamheten inom arbetsmarknadscentrum? Granskningen visar att kommunstyrelsen och sektor arbete och lärande delvis har en god intern kontroll avseende butiks- och transportverksamheten. Vi bedömer att utveckling bör ske avseende dokumenterade rutiner, information samt kontroller och uppföljning. Utifrån antagna kontrollmål görs följande bedömningar: i Finns fungerande och säkra kontanthanteringsrutiner för butiks- och transportverksamheten? Vi bedömer att kontanthanteringsrutinerna i butiken i allt väsentligt är fungerande och säkra. Samtidigt bedömer vi att dokumentationen av dessa ska utvecklas och årliga kontroller bör göras. Rutinerna avseende inlämnande och inhämtning av gåvor genom transportverksamheten bör dokumenteras. Dessutom bör kontroller och signering genomföras av inlämnade gåvor som transportverksamheten fått i uppdrag att hämta till butiken. i Är enhetens intäkts- och kostnadsredovisning heltäckande? Nej. Butikens resultaträkning innehåller nästan enbart intäkter samt kapitalkostnader och bankningsavgifter. Kostnaderna för verksamheten bokförs direkt på arbetsmarknadscentrum centralt och fördelas ej. i Uppfyller enhetens kontanthantering och den ekonomiska redovisningen av intäkter och kostnader lagens krav? 3
Ja. Av granskade stickprov och kontroll av löpande insättningar och bokföring av intäkter med de uppgifter som framkommer av underlagen bedöms att kontanthantering och ekonomisk redovisning i allt väsentligt uppfyller lagens krav. i Har enheten fungerande rutiner för prissättning och försäljning av varor? Delvis. Mot bakgrund av verksamhetens art och inslag av sociala aspekter bedöms att enheten har fungerande rutiner för prissättning och försäljning av varor. Flera arbetsledare och arbetstagare är delaktiga och finns tillgängliga i butiken. Vi föreslår dock att man beslutar om och dokumenterar vilken prispolicy som gäller och antar generella nivåer för vanliga produkter som säljs. När mer ovanliga produkter erhålls bör det också framgå ansvariga och tillvägagångssätt för prissättningen. Utifrån granskningens resultat föreslås att kommunstyrelsen genomför en översyn gällande kontanthanteringen i kommunen och i Utarbetar kommungemensamma riktlinjer för kontanthantering och försäljning. Inventera samtlig försäljning och kontanthantering i kommunen och tydliggör rätt momshantering i Utvecklar och kompletterar riktlinjer för butiken och transporthanteringen och säkerställ att de är kända i organisationen i Genomför internkontroller i syfte att förebygga eventuella oegentligheter i Utvecklar ekonomisk uppföljning med mer systematisk uppföljning av intäkter och kostnader för respektive försäljningsställe i kommunen i Beslutar om och ger direktiv om vilken prispolicy som gäller för respektive försäljningsområde i Förvarar räkenskapsmaterial centralt i kommunen 4
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommunen hanterar kontanta medel i sin butik inom arbetsmarknadscentrums regi. Det är viktigt att ha rutiner för hantering av kontanter så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Lagen föreskriver bl.a. att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästföljande arbetsdag. 2.2 Revisionsfråga och metod Revisionsfrågan i granskningen är Har kommunstyrelsen en väl fungerande intern kontroll i butiks- och transportverksamheten inom arbetsmarknadscentrum? I granskningen har följande kontrollmål valts ut för att besvara revisionsfrågan. Kontrollmål/granskningsmål i Finns fungerande och säkra kontanthanteringsrutiner för butiks- och transportverksamheten? i Är enhetens intäkts- och kostnadsredovisning heltäckande? i Uppfyller enhetens kontanthantering och den ekonomiska redovisningen av intäkter och kostnader lagens krav? i Har enheten fungerande rutiner för prissättning och försäljning av varor? Granskningen har utförts genom: i Intervjuer med ansvariga arbetsledare inom arbetsmarknadscentrum samt ekonom för sektor arbete och lärande samt kassahandläggare. i Granskning av kontanthanteringsrutiner i Granskning av intäkts- och kostnadsredovisning i Stickprov bland verifikationer 5
3 Granskningsresultat 3.1 Verksamhet och organisation s Arbetsmarknadscentrum(AMC) riktar sig till arbetslösa personer som genomför arbetsträning och arbetspraktik. Det övergripande målet är att den som deltar i verksamheterna ges förutsättningar till utbildning eller egen försörjning på den öppna arbetsmarknaden. Flera verksamheter bedrivs bl.a. trädgård, biltvätt, måleri, verkstad och tvätteri. På AMC finns en butik som säljer skänkt material (t ex möbler, husgeråd, mm). De som arbetstränar där gör det bl.a. inom försäljningsverksamhet. Inom butikens verksamhet finns också en transportavdelning. De hämtar skänkt material om så önskas. De som önskar kan även få sina inköpta varor hemkörda mot en mindre avgift. De som arbetstränar på transportavdelningen får erfarenhet och en inblick i transportarbete. Innehållet i arbetet skall i första hand erbjuda personliga utvecklingsmöjligheter och ökad självkänsla. Detta försöker man uppnå genom att arbeta som ett vanligt företag men utan kvantitetskrav på produktionen. Allt sker i egen takt och efter egen förmåga. Stor vikt läggs på den sociala gemenskapen där man eftersträvar ett mycket stort ansvar för trivseln av var och en som arbetar på arbetsmarknadscentrum. För verksamheten arbetsmarknadscentrum finns två enhetschefer samt två arbetsledare som är ansvariga för butik och transport. De senare tillträdde som ansvariga 2009. Organisatoriskt tillhör verksamheten sektor arbete och lärande och ansvarig nämnd/styrelse är kommunstyrelsen. 3.2 Ekonomi Försäljningsnivåerna avseende butiken har enligt resultatrapporter varit enligt nedan. 2009 705 tkr 2010 764 tkr 2011 710 tkr (budgeterad nivå för 2011) Övervägande del av försäljningen är till privatpersoner men intäkter finns också från företag, föreningar, kommunala bolag och kommunen (skola och individ- och familjeomsorg). 6
Av resultatrapporter och analyslistor kan konstateras att kontantinsättningar sker löpande under året (varje vecka). Av resultatrapporterna kan också konstateras att personalkostnaderna, lokal och driftkostnader för butik mm inte belastar butiksenheten. Dessa belastar den övergripande enheten arbetsmarknadscentrum. De kostnader som har bokförts på verksamhetskoden för butiken är mindre kostnader såsom bankavgifter samt kapitalkostnader för byggnation av lada i enlighet med tidigare beslut. Någon heltäckande intäkts- och kostnadsredovisning för butiken finns därmed inte. Anledningen är enligt de intervjuade svårigheterna med fördelning av lokalkostnader, driftkostnader och personalkostnader. Ekonomisk uppföljning sker enligt de intervjuade inte specifikt för butiken utan mer övergripande för sektor arbete och lärande och på arbetsmarknadscentrumnivå. Denna sker månadsvis och kvartalsvis med prognos. Ekonomisk information på övergripande nivå lämnas enligt uppgift vid stormöte som hålls månadsvis för arbetsmarknadscentrum. En gång i månaden genomförs också butiksmöten där frågor tas upp gällande verksamheten butik och transport. Minnesanteckningar förs i samband med dessa möten. Vid butiksmötena deltar de som arbetar i butik, transport och arbetsledare. De intervjuade beskriver att agendan kan kompletteras med ekonomiuppföljning och kassafrågor för att förbättra informationen till berörda. 3.3 Kontant- och transportrutiner vid butiken Riktlinjer har inga övergripande riktlinjer för kontanthantering som gäller för samtliga verksamheter. För butiken har arbetsledarna utarbetat dokumenterade riktlinjer och rutiner för kassahantering. Dessa utarbetades under 2009 då nuvarande arbetsledare tillträdde vid butiken. I riktlinjerna framgår bl.a. rutiner för hantering av dagskassa, hur ofta insättningar sker i bank, hur många som ska delta vid räkning av dagskassa, vilka som har behörighet till kassavalv. Vidare anges hur felslag skall hanteras, förvaring av kassarullar, växelkassanivå och larmhantering. Arbetssätt och rutiner i butiken. I butiken sker försäljning av gåvor som inlämnats eller hämtats till butiken. Gåvorna är till stora delar husgeråd, köksartiklar, utemöbler, böcker, spel mm. 7
När varor överlämnas som gåva till butiken sker det antingen genom att gåvor överlämnas direkt till butikens inlämning, att butikens transportörer får i uppgift att hämta gåvorna eller att arbetsledare åker ut på plats och hämtar och bedömer om gåvan kan tas emot och säljas. Enligt de intervjuade skall all anmälan om hämtning alltid ske via butiken. I butiken skall anmälan registreras i kalender/orderbok och transportsedel utarbetas. I denna framgår vad som skall hämtas och när. Dessa överlämnas sedan dagligen till transportörerna som utför transport, hämtning och inlämning i butik. Inlämnade varor signeras dock ej av mottagare på transportsedel och varorna registreras inte i något varulager/register oavsett hur varorna har inkommit till butiken. Prissättning av inkomna gåvor sker av arbetsledare i samråd med arbetstagare i butiken. Någon dokumenterad prispolicy finns ej framtagen för olika varor. Prisdiskussioner förs om inkomna gåvor, man gör en omvärldsanalys och jämför med andra priser för motsvarande varor i liknande butiker, på blocket mm. Om inte varorna sålts inom en till två veckor sänks priset i allmänhet. Enligt uppgift har arbetstagarna inte rabatt på inkomna varor. De har möjlighet att handla varorna till utsatt pris om det inte sålts efter en vecka. I butiken sker försäljning där kassaapparat med möjlighet till kvitto används. Betalning med kort går för närvarade inte men skall enligt de intervjuade övervägas och ev införas. Moms framgår av kvitton och av dagskassarapport (Z1) och veckovisa Z2- utdrag. Avstämning av kassa sker dagligen där arbetsledare och kassahandläggare deltar och som också signerar. Dessa dagskassarapporter förvaras i kassaskåp. Vid felslag ska kvitto redovisas med underskrift av berörd person. Förvaring sker av kontanter i kassaskåp. Veckovis avstämning sker och Z2- rapport tas fram ur kassaregistret. Avstämning sker mot kontanter och bankinsättning sker av de två arbetsledarna. Förvaring av kassatransaktioner sker i kassaskåp. Förvaring av insättningsunderlag, Z2- kvitton och bankningsunderlag (loomis) sker centralt i kommunen. Stickprov I granskningen har stickprov gjorts av ekonomiska transaktioner (kassainsättningar) under 2010 och 2011. Antalet stickprov var totalt 20 st. 8
Kontrollerna har avsett att i Kassarapporten innehåller tillräckliga uppgifter i Betalningsmedel redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål i Det vid bankinsättning inte finns differenser mellan angivet belopp på kassarapport och verkligt insatt belopp. Granskningen visar att samtliga stickprov uppfyller gjorda kontroller. Kassarapporterna innehåller rapport ur kassasystem, påskriven av två personer, underlag från Loomis om inlämnade kontanter, moms, depositionsunderlag samt underlag för bokföring. Insättning har skett veckovis i enlighet med egna riktlinjer. Bankinsättningarna visar inga differenser mellan angivet belopp på kassarapport och verkligt insatt belopp. 3.3.1 Intern kontroll Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet, ekonomi och att den interna kontrollen är tillräcklig. Detta innebär att det är styrelser och nämnder själva, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner, som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. I samband med granskningen har frågor ställts om kommunstyrelsen, sektor arbete och lärande eller social sektor de senaste två åren genomfört några kontroller avseende kontanthanteringen i kommunen eller vid butiken. Enligt de intervjuade har detta ej skett. I sektor arbete och lärande antagna internkontrollplan för 2011 finns inte kontroller avseende kontanthantering med. Kommunstyrelsen har i sin gemensamma kontrollplan för kommunen med kontroller avseende hand- respektive dagkassor. 3.4 Vår bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen och sektor arbete och lärande delvis har en god intern kontroll avseende butiks och transportverksamheten. Vi bedömer att utveckling bör ske avseende dokumenterade rutiner, information samt kontroller och uppföljning. Utifrån antagna kontrollmål görs följande bedömning 9
i Finns fungerande och säkra kontanthanteringsrutiner för butiks- och transportverksamheten? Vi bedömer att kontanthanteringsrutinerna i butiken i allt väsentligt är fungerande och säkra. Samtidigt bedömer vi att dokumentationen av dessa bör kompletteras och årliga kontroller bör kompletteras. Eventuella differenser bör också bokföras separat. Rutinerna avseende inlämnande och inhämtning av gåvor genom transportverksamheten bör dokumenteras. Dessutom bör kontroller och signering genomföras av inlämnade gåvor som transportverksamheten fått i uppdrag att hämta till butiken. i Är enhetens intäkts- och kostnadsredovisning heltäckande? Nej. Butikens resultaträkning innehåller nästan enbart intäkter samt kapitalkostnader och bankningsavgifter. Kostnaderna för verksamheten bokförs direkt på arbetsmarknadscentrum centralt och fördelas ej. i Uppfyller enhetens kontanthantering och den ekonomiska redovisningen av intäkter och kostnader lagens krav? Ja. Av granskade stickprov och kontroll av löpande insättning aroch bokföring av intäkter med de uppgifter som framkommer av underlagen bedöms att kontanthantering och ekonomisk redovisning i allt väsentligt uppfyller lagens krav. i Har enheten fungerande rutiner för prissättning och försäljning av varor? Delvis. Mot bakgrund av verksamhetens art och inslag av sociala aspekter bedöms att enheten har fungerande rutiner för prissättning och försäljning av varor. Flera arbetsledare och arbetstagare är delaktiga och finns tillgängliga i butiken. Vi föreslår dock att man beslutar om och dokumenterar vilken prispolicy som gäller och antar generella nivåer för vanliga produkter som säljs. När mer ovanliga produkter erhålls bör det också framgå ansvariga och tillvägagångssätt för prissättningen. 10
2011-05-24 Karin Jäderbrink (projektledare) Matti Leskelä (kundansvarig) 11