WEBaccess Webbaserad lösning för administrering av kommunernas brukare
FÖRORD Välkommen att ta del av vår utbildning i CareTech WEBaccess. Med hjälp av den här manualen får du kunskap i hur weblösningen WEBaccess fungerar och vilka möjligheter den ger. CareTech WEBaccess fungerar som ett administrationsverktyg för kommunerna att registrera sina brukare på ett enkelt och säkert sätt. Behörig personal på kommunen kan logga in sig på en databas och få tillgång till information om sina brukare. Kommunen kan själv registrera, ändra och arkivera uppgifter om sina brukare och på så vis ha full kontroll. Det finns möjlighet till olika behörighetsnivåer för att anpassa information utifrån de behov som kommunens personal önskar. Tillgång till statistik ger möjlighet att följa upp händelseförlopp och planera framtida arbetsresurser. CareTech WEBaccess uppfyller rådande lagar och säkerhetsföreskrifter vad det gäller PUL och tvåfaktorsinloggning. Vi önskar dig en positiv och givande utbildning i CareTech WEBaccess. * * * Innehållsförteckning Logga in... s.3 Öppna och filtrera... s.4 Programinnehåll... s.5 Registrera ny klient... s.6 Redigera adress... s.17 Ändra larmkod... s.18 Registrera akutlarm... s.19 Registrera medsökande... s.20 Avsluta klient... s.21 Utbildningsmaterial WEBaccess 2015 CareTech AB
Logga in Öppna din webläsare och gå till adressen: https://remoteapp.umo.caretech.se. Logga in med ditt användarnamn Domain\Username: umordp\användarnamn (umordp\ skall alltid stå före användarnamnet vid inloggningar) Password: lösenord Följande fönster öppnas. Klicka på ikonen»proalert«alternativt»proalert lokala skrivare«. Välj den senare om du ska göra utskrifter. ProAlert-appen laddas ned i nederkanten av webläsaren. Öppna den. Ett nytt fönster öppnas, klicka på»anslut«. * Dialogruta enligt bild visas beroende på era säkerhetsinställningar. Tips! Bocka i»fråga inte...«för att slippa denna dialogruta nästa gång. Fyll i uppgifterna en gång till enligt föregående punkt. Login öppnas, fyll i dina personliga uppgifter. ProAlert CRM öppnas. Bra, nu kan du börja din registrering! Ps. Vid eventuella anslutningsproblem kontakta er egen it-avdelning. Delge dem denna instruktion samt den tekniska beskrivningen. 3
Öppna och filtrera Vid lyckad inloggning visas följande startvy. Klicka på ikonen»klienter«. Fönstret»Filtrera Klienter«öppnas. Här söker du efter personer via namn, adress, larmkod och/eller hemtjänstområde m.m. Du kan välja att endast visa aktiva klienter genom att flytta alternativ»connected«till den högra spalten, se bild. Med alternativet»archived«visas även avslutade klienter. Klicka på Verkställ, resultatet visas. Nu kan du lägga till eller redigera klienter! 4
Programinnehall o Välkommen till WEBaccess och ProAlert CRM. Här presenterar vi de flikar som är aktuella för dig. Administrationsverktyget har ett antal flikar som du kommer att använda dig av för att lägga till nya klienter samt redigera befintliga: Klient Status Enheter Anteckningar Privata kontakter Sökrutin Klient: Personuppgifter och adress Status: Anger klientens aktuella larmstatus samt rapport-/hemtjänstgrupp Enheter: Administration av larmkod Anteckningar: Viktig information om klienten Privata Kontakter: Uppgifter på klientens anhöriga Sökrutin: Anger aktuell utförare, ex. hemtjänstgrupp eller nattpatrull 5
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin Registrera ny klient 1 Öppna ProAlert CRM och klicka på»klienter«till vänster i menyn. Klicka på»verkställ«i filtreringsrutan. Bilden till vänster visas. Klicka på»lägg till«för att lägga till en klient. 2 I fliken Klient, klicka på»ny fastighet«för att påbörja registrering av adress. 6
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin 3 Registrera uppgifter enligt bild. I rutan för Enhet gör du inget.»verkställ«. Exempel på anmärkning: Portkod, huslarm och information om fastigheten. 4 Registrera övriga klientuppgifter enligt bilden. Klicka på de tre prickarna till höger i fältet för att kunna skriva namn. Födelsedatum: År-månad-dag ex: 1936-02-02 Anmärkning: Kort text! Längre anteckningar görs under fliken Anteckningar Personnummer: År Månad Dag-fyra sista siffror ex: 360202-1234 Telefonnummer: Endast siffror (inga tecken/ mellanslag) 7
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin 5 Gå till nästa flik,»status«. Registrera klientens status och HV-grupp (rapportgrupp). Klienten ska ha status Connected (om larmet sätts ut samma dag, har blivit utplacerad eller ligger aktiv mot Larmcentralen och kan larma) alternativt Amending (då larmet inte sätts ut samma dag, då kommer det inte med på listan för Uteblivna Testlarm). Välj rapport- hemtjänstsgrupp, klicka på ikonen»+«för att välja grupp. Gå vidare till flik 3»Enheter«. 6 I fliken»enheter«väljer du»koppla in enhet«och bilden till vänster dyker upp. Skriv in larmkoden som brukaren ska få och välj»sök«. Du får upp träff enligt nästa bild på om larmkoden finns ledig att använda. Gå till punkt 9. Saknar du larmkod? Klicka på»ny«och gå vidare till nästa sida. 8
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin Lägg till en enhet med ny larmkod Gå till punkt 7 om ni har SIM-kort från Maingate eller till punkt 8 om ni har SIM-kort från CSL (Vodafone). 7 Maingate: Lägg till en ny larmkod. Öppna fliken»enheter«och fyll i uppgifter enligt bilden till vänster, d.v.s. de fält som är markerade med pilar. Lägg till siffrorna 00 före telefonnumret. Enhetstyp, SCAIP. Enhetsstatus, ledig. Välj Rapportgrupp genom att klicka på ikonen för»+«.»verkställ«och gå vidare till punkt 9. 8 CSL (Vodafone): Lägg till en ny larmkod. Öppna fliken»enheter«och fyll i uppgifter enligt bilden till vänster, d.v.s. de fält som är markerade med pilar. Telefonnumrets första siffror, 88, ersätts med 00! Enhetstyp, SCAIP. Enhetsstatus, ledig. Välj Rapportgrupp genom att klicka på ikonen för»+«.»verkställ«och gå vidare till punkt 9. 9
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin 9 Dubbelklicka på larmkoden du vill koppla till klienten. Nästa bild visas. 10 Du får en fråga om du vill koppla in denna larmkod till Fastighet. Välj»Verkställ«utan ändringar. Du har nu lagt till larmkoden. På raden för larmkoden ser du en bock som bekräftar att detta är den förvalda larmkoden till klienten. Gå vidare till flik 4»Anteckningar«. 10
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin 11 I fliken Anteckningar fyller du i hälsotillstånd, ev. vägbeskrivning och annan viktig information. Fritt fält lämnas oftast tomt eller som information om att klienten är avslutad eller återaktiverad. Särskilt viktig information kan läggas som pop upfönster. Klicka på»lägg till anteckningar«. Se punkt 12. 12 Bilden till vänster öppnas. Fyll i ämne och information. Bocka i»pop up i Alarmpost«om du vill aktivera Pop up-funktionen. Gå vidare till flik 5»Privata kontakter«. 11
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin 13 Välj»Lägg till«om klienten har anhöriga som ska läggas till. 14 Skriv in namn på anhöriga, relation och telefonnummer enligt bild.»verkställ«. Om det finns fler anhöriga upprepar du proceduren för samtliga. Gå till flik 6»Sökrutin«. 12
Klient Status Enheter Anteckningar Privata Kontakter Sökrutin 15 När anhörig lagts till kommer denna bild upp. Då du har lagt in alla anhöriga, gå till flik 6»Sökrutin«. 16 I fliken»sökrutin«klickar du på»lägg till«för att registrera trygghetslarmen till klienten. Bilden till vänster kommer upp. Skriv namnet på rapportgruppen enligt ovan och välj»sök«. Du får de träffar som passar in på ditt val. Se nästa bild. 13
17 Dubbelklicka på sökrutinen för dag/kväll för att lägga till den. Nästa bild dyker upp. 18 Välj»Verkställ«utan att göra ändringar och gör samma process enligt ovan, steg 16-18, för att lägga till övriga sökrutiner. Obs! Var noga med att alla rutiner för dag/kväll och natt finns så att operatören kan ringa ut larmet oavsett tid på dygnet. 14
19 När alla sökrutiner är tillagda ser det ut enligt bilden till vänster. 20 Gå igenom flikarna 1-6 (6-1) och kontrollera att allt är rätt.»verkställ«. Bra. Registrering av ny klient är nu klar! 15
Anteckningar:
Redigera adress Om klienten har flyttat eller ska flytta måste adressen ändras. Nedan följer en beskrivning på hur ändringen görs både vid flytt inom samma vårdområde samt vid byte av vårdgrupp. Flytt inom samma vårdområde Sök klient, markera och klicka på»ändra«. Du får upp bilden till vänster. Klicka på»ändra fastighet«. Du ser nu aktuell adressinformation. Redigera adress om klienten har flyttat.»verkställ«. Ps. Om klienten inte har flyttat kan den informationen läggas till i anteckningar. Ex: Ska flytta till Malmögatan 2 1/8 2015. Ändra informationen i systemet när klienten har flyttat. Flytt till ett nytt vårdområde Sök klient, markera och klicka på»ändra«. Klicka på»ändra fastighet«. Redigera adress om klienten har flyttat. Ändra vårdgrupp i fliken»status«och»sökrutin«. Om klienten behåller samma larmkod, klicka på»ändra enhet«och ändra rapportgrupp till den nya gruppen. Om klienten byter larmkod se nästa kapitel, Ändring av larmkod. 17
Ändra larmkod När man byter larmkod är det viktigt att tiden från att den gamla koden kopplas från till att den nya blir påkopplad är så kort som möjligt. Om klienten larmar under perioden däremellan kan larmcentralen inte se vem som larmar. Sök klient i ProAlert CRM. Gå till fliken»koppla in enhet«. Sök upp larmkoden som du ska använda och välj den i i listan. (Om den inte finns sökbar klicka på»ny«och registrera den.) När den är registrerad klicka på»välj«. Du får frågan om du vill knyta denna kod till klienten och göra den andra koden ledig. Den gamla koden ersätts med en ny. Dialogrutan till vänster visas. Välj»Yes«om du vill koppla ifrån den andra koden. *Behåll båda koderna om tidpunkten för installationen hos klienten inte är bestämd. Koppla bort den gamla koden när installationen är utförd. Kontrollera att rätt kod är registrerad på klienten, om det är rätt,»verkställ«18
Registrera akutlarm Sök kund i ProAlert CRM. Markera den aktuella klienten och klicka på»ändra«. Gå till fliken»enheter«. Klicka på»koppla in enhet«till höger. Sök akutlarmets larmkod. Larmkoden måste vara ledig, markera den och klicka på»välj«. *Om den inte är ledig: gå ut från klientbilden och sök upp akutlarmskoden, den kan vara knuten till en klient som tidigare har haft samma akutlarm. Koppla ifrån den. Du får en dialogruta med frågan Koppla även loss enheter från klienter? Välj»No«om klienten kommer att få tillbaka koden när larmet är lagat. Du har nu två larmkoder, oavsett vilken larmkod kunden larmar med, kommer larmcentralen få upp klientens uppgifter»verkställ«. Obs! Den larmkod som är knuten till klienten och som EJ används kommer att skicka ett uteblivet testlarm varje dag. 19
Registrera medsökande Sök klient i ProAlert CRM. Klicka på»hitta fastighet«. Skriv huvudsökandes adress och»sök«. Kontrollera att du väljer rätt adress genom att kolla telefonnummer. Välj den adress som huvudsökande bor på. Adressen kopplas ihop med den klientbild du registrerar nu. Fortsätt med registreringen som vanligt. 20
Avsluta klient Sök klient i ProAlert CRM. Markera klieten och klicka på»ändra«. Gå till flik 2,»Status«, ändra status till arkiverad/archived. Gå till flik 3»Enhet«och klicka på»koppla från enhet«. Gå till flik 4,»Anteckningar«och skriv i Fritt fält: Makulerad samt datum och signatur.»verkställ«21
Anteckningar: