PLATINA 1(25) Grunderna i Platina



Relevanta dokument
PLATINA 1(12) Platina, för nya handläggare

E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

Digital handläggning i. Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE

Uppdaterad Lathund Synpunkten för handläggare och ansvarig chef

PLATINA 1(23) Platina, för nya nämndsekreterare

ekontrakt 9. Dokument, mallar och rapporter Innehåll

Skapa remissvar, skicka för godkännande, godkänn, diarieför och skicka remissvar

Kom igång. Readyonet Lathund för enkelt admin. Logga in Skriv in adressen till din webbsida följt av /login. Exempel:

PLATINA 1(24) Platina, för nya nämndsekreterare

Skapa rapport till regeringen, skicka för godkännande, godkänna och diarieföra och skicka rapport

Platon är samlingsnamnet för allt som har med ärendehantering att göra.

Välj bort om du vill. 96 Internet och e-post. 2. Mail-programmet finns i datorn. 1. Skriv mail i sökrutan. Windows Live Mail i Aktivitetsfältet.

ENTRÉ DOKUMENTHANTERING...

E-post. A. Windows Mail. Öppna alternativ. Placera ikonen på skrivbordet.

En guide till. FirstClass. i webbläsaren

2. Dels går det att klicka sig fram via appsamlingen (2a) (som liknar en rutig kvadrat). Klicka på E-post (2b). 2b.

Office 365 MB. Innehåll. Inledning / Inställningar Outlook (e-post) Kalender Personer (kontakter)... 5 OneDrive molnet... 5.

Snabbguide till First Class

HANTERA DOKUMENT I OFFICE FÖR LIVE@EDU (SKYDRIVE)

Office 365 Kompetens 2014 / MB

Arbetshäfte Office 365 en första introduktion

Användarmanual för Lagledning.se

Infobank kvickguide. Kom i gång med Infobank. Logga in till Infobank. Installationsguiden

LUVIT Utbildningsadministration Manual

APA för nybörjare. Innan du börjar. Översikt

Läsa dokument/information i advantum

Lathund W3D Diarieföring på Karolinska Institutet Liten lathund

PLATINA INSTRUKTION FÖR REGISTRERING FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET REVIDERAD

Mer om Outlook. Extratexter till kapitel 4 Mejla. I avsnittet lär du dig: vad Outlook idag är och kan användas till

Under IRMA finns förenklade versioner av IRMA, arbetsplatsregistret samt enhet. Dessa kommer du inte åt hemifrån om du inte har en koddosa.

Innehåll 1. Inloggning Inloggningsvy Sökfunktioner... 3

SORSELE KOMMUN. Handbok OEW. 28 sept 2012 Mari-Anne Englund Barbro Olofsson. Sorsele kommun Version , rev (19)

GroupWise 6.5 för Malmö Högskola av Mikael Carlsson

Kom igång med Riksbyggen Kundwebb

Outlook - Lägstanivå för användning av Outlook på Hedda Wisingskolan

Office365 for educations Snabbguide.

Sida 1 av (9) Instruktion Outlook

Lathund Office online

Grundkurs 1 IKT Filhantering

Övningsuppgifter med E-postklienten MS live Inloggning

Arbeta i Sharepoint dokumenthanteringssystem

Instruktioner för bineros webmail.

> Guide till Min webmail

First Class 9.1 Grunderna i First Class och vårt mail- och konferenssystem BUF On-Line

Manual för Aktiv Ungdoms e-post (Zimbra)

Frontermanual för Rektorsprogrammet

Handbok kundwebb för kunder Innehållsförteckning

FirstClass Hur du använder FirstClass.

Manual till Genomförandewebben. Treserva

Hur använder du som elev Fronter?

LUVIT Utbildningsadministration Manual

Dok nr SOF/AV-13:054,Ver I Treserva Genomfo randewebb. 1 Inloggning Växla användare Skrivbordet... 4

Lathund för webbmail (OWA) Innehåll:

PUBLIC 360 MANUAL. Registrera ärenden och dokument i Public 360 med SLU KS 2013:1-1

Användarguide. Sök och administrera dina volontärer på Volontärbyrån

Administration av lagets arbetsrum lathund

First Class uppgift 2

INSTALLATION AV VITEC MÄKLARSYSTEM

FIRSTCLASS. Innehåll:

E-post i webbläsaren Edge

SELLOUT. Version 2.5. eyescream information ab

Thomas Pihl Frontermanual. för studerande vid Forum Ystad

Återrapportering Ledsagarservice och avlösning i hemmet

LATHUND PA-WEBBEN REGISTRERING AV KOMPETENS. Version Sida 1 av 5

Itslearning introduktion

Använda Office 365 på en iphone eller en ipad

BluStar Agent IP telefon

Installationsanvisning för Su Officemallar 2013 För PC

Lathund Förskola och annan pedagogisk omsorg

Lathund Google Kalender (i webbläsare)

Arbetsinstruktion. Platina light. Syfte. Dokumenthistorik

IT-system. BUP Användarmanual

Lathund för fakturaspecifikation med rapportverktyget BusinessObjects, version 4.0. Version 1.0,

Lathund - system för tillbud och arbetsskador

Instruktion till. Genomförandewebben Treserva

Wordpress. Kom ihåg att spara sidan ofta, du sparar här. Skapa ny sida. + Nytt högst upp på sidan sida. Klistra in text lilla T

1. Enkel sökning Globalsökning Avancerad sökning Historik Söka via klassificeringsstruktur 14

BluStar Agent mobiltelefon (MEX)

E postutbildning för PRO riks Outlook webb. Kjell Hanson Mild och Gunilla Eriksson

Sandsbro AIK - Manual till redaktörer - IdrottOnline Klubb

ANVÄNDARMANUAL, INTERAXO

Kleos 6.5 (Mars 2019) Nya och förbättrade funktioner. Kleos Knowledge Center. Choose a building block.

IdrottOnline Klubb manual medlemsregistret

[MANUAL TILL LUVITS GRUNDFUNKTIONER]

ANVÄNDARBESKRIVNING FÖR PERSONAL

SENIORER SENIORER. Grundläggande IT för. Windows 7. Grundläggande IT för. Windows 7. Eva Ansell Marianne Ahlgren. Eva Ansell Marianne Ahlgren

manual interbook SKOLOR

Har du fått ett mail att du har fakturor som skall åtgärdas kan du klicka på länken i mailet. Ange användarnamn t ex 1464B. Företag BS.

LUVIT Utbildningsplanering Manual

Manual för. elektronisk fakturahantering AGRESSO EFH

Studentmanual (Bb Learn )

Introduktion av Quality Works 3.0

Komma igång med Learnify - snabbmanual

Kom i gång med PING PONG

Användarutbildning i SiteVision

Användarutbildning i SiteVision

ALEPH ver. 16 Introduktion

Transkript:

1(25) Grunderna i Platina

2(25) INNEHÅLLSFÖRTECKNING STARTA PLATINA------------------------------------------------------------------------------- 4 Genväg ----------------------------------------------------------------------------------------- 4 Behörighet Platina --------------------------------------------------------------------------- 4 IDAG-AREAN-------------------------------------------------------------------------------------- 4 Moduler ---------------------------------------------------------------------------------------- 5 Sortering av modulernas innehåll ---------------------------------------------------------- 6 HANTERA DOKUMENT ----------------------------------------------------------------------- 6 Checka in dokumentet ----------------------------------------------------------------------- 7 Behåll utcheckat ------------------------------------------------------------------------------ 7 Hur ser jag vilka dokument jag har utcheckade? ---------------------------------------- 7 Ångra utcheckning --------------------------------------------------------------------------- 8 PERSONLIGT EGENSKAPSKORT --------------------------------------------------------- 8 ATT SÖKA ------------------------------------------------------------------------------------------ 9 Söka dokument ------------------------------------------------------------------------------- 9 SÖK HANDLING I DIARIET ---------------------------------------------------------------- 10 Sök diariefört ärende ---------------------------------------------------------------------- 10 PLACERA DOKUMENT ---------------------------------------------------------------------- 11 Diariefört ärende --------------------------------------------------------------------------- 11 Privata dokument --------------------------------------------------------------------------- 11 Offentliga dokument ----------------------------------------------------------------------- 11 SKAPA NYA DOKUMENT ------------------------------------------------------------------- 11 Fliken Medlemmar ------------------------------------------------------------------------- 12 Checka ut och börja jobba i Word/ PowerPoint/ Excel ------------------------------- 13 Ladda upp befintliga dokument ---------------------------------------------------------- 13 DIARIEFÖRDA ÄRENDEN ------------------------------------------------------------------ 13 MEDLEMMAR ---------------------------------------------------------------------------------- 14 Välj Medlemmar --------------------------------------------------------------------------- 14 Medlemmar i Grupper --------------------------------------------------------------------- 15 LÄGG TILL I FAVORITER ----------------------------------------------------------------- 15 KOMMUNICERA DOKUMENT MED ANNAN PLATINA-ANVÄNDARE ----- 16 Kalenderpost för påminnelser ------------------------------------------------------------ 17 Skicka dokument till icke-platina-användare ------------------------------------------ 19 Skicka dokument till externt utanför kommunen -------------------------------------- 19 PUBLICERA DOKUMENT I PLATINA -------------------------------------------------- 19 E-POST VIA SYSTEMET (FRÅN ETT ÄRENDE) ------------------------------------- 20 Diarieföra e-postutskick ------------------------------------------------------------------- 22 Skicka ett dokument till diariet ----------------------------------------------------------- 23 Vidarebefordra e-post för diarieföring -------------------------------------------------- 24 Ärende från diariet ------------------------------------------------------------------------- 24

3(25) E-POSTADRESSER TILL PLATINA ------------------------------------------------------ 25 KONTAKT ---------------------------------------------------------------------------------------- 25

4(25) Starta Platina Platina hittar du via Windows-flaggan längst ner till vänster. Här kan du antingen söka på Platina och välja Platina Web Produktion eller så kan du klicka på Alla program Platina Platina Web Produktion. Genväg För att lägga till en genväg på skrivbordet börjar du med att starta Platina. Väl där öppnar du Arkiv i menyn sedan Skicka Genväg till skrivbordet. Nu har du skapat en genväg på skrivbordet. Behörighet Platina Om du inte kommer åt Platina kan det bero på att du saknar behörighet. Behöriget anmäler man via intranätet. Klicka på Stöd & service och IT. Sedan klickar du dig vidare via Behörighetsrutiner och väljer Databehörighet. Idag-arean När du loggar in i Platina möts du av Idag-arean där du hittar de dokument och ärenden som just nu är aktuella för dig. Observera att om det är första gången du loggar in i Platina så är Idag-arean tom. Läs nedan i avsnittet Moduler om hur du lägger till dessa i Idag-arean.

5(25) Du kan uppdatera Idag-arean genom att klicka på tangenten F5. Väl inne i Platina finns det två sätt att komma tillbaka till Idag-arean. Huset tar dig tillbaka både till Idag-arean och till dina egna dokument. Här kommer du till Idag-arean, men mappträdet i den vänstra delen av Platina byter inte innehåll. Dokument. Dubbelklicka på symbolen så kan du välja att visa eller checka ut (arbeta med) dokumentet. Ärende. Dubbelklicka på symbolen så får du läsa ärendekortet med information om ärendet. Genväg till objektets mapp. Dubbelklicka på pilen för att gå till den mapp där dokumentet eller ärendet ligger. Dokumentet är utcheckat för redigering i Word eller annat program. En av dokumentets medlemmar har lagt en uppgift till en annan medlem. Objektet är publicerat. Avfärda - ta bort en påminnelse eller dokument från din Idag-area. Det finns anteckningar knutet till dokumentet. Högerklicka och välj Anteckningar för att läsa. Moduler För att få fram information om uppgifter, ärenden mm på Idag-arean måste du ha moduler upplagda. Uppe till höger finner du rubriken symbolen Mina inställningar ( ) med listan över de moduler som finns. När du valt en modul, lägger den sig i informationsfönstret och listar de poster du har behörighet till.

6(25) De moduler du ska ha i din Idag-area är följande: Uppgifter Ärenden Dokument Påminnelse Publicerad information Om du har funktionen registrator eller nämndsekreterare ska du även ha modulen Möten. Sortering av modulernas innehåll Du kan sortera det som visas i dina moduler. Klicka på kolumnrubrikerna precis som i Windows så sorteras innehållet om. Välj om du vill visa innehållet i dina moduler, efter modifierat datum, vem som modifierat eller dokumentets titel osv. Hantera dokument När du vill arbeta med ett befintligt dokument dubbelklickar du på dokumentraden. Följande ruta visas: Om du väljer Visa öppnas dokumentet i det program det skapades i (dvs. Word-dokument öppnas i Word) men du får inte möjlighet att spara ändringar. Word känner av att du valt att endast titta på dokumentet och visar detta i ett åtgärdsfönster i högerkanten av Wordfönstret.

7(25) Om du väljer Checka ut öppnas också dokumentet i motsvarande program, men du har nu möjlighet att göra ändringar och spara dessa. Om knappen Checka ut inte är aktiv betyder det att du inte har rättighet att ändra i dokumentet. Om du har checkat ut ett dokument, gjort dina ändringar, sparat och sedan stänger programmet (till exempel Word) får du följande alternativ att välja mellan: Checka in dokumentet Att checka in ett dokument innebär att dina sparade ändringar överförs till Platina och blir synliga för alla som kan läsa dokumentet. Dokumentet kan nu checkas ut av någon annan. Behåll utcheckat Att behålla ett dokument utcheckat innebär att du behåller det du har skrivit i utcheckat läge. Det du har skrivit har inte förts tillbaka in i Platina och kan alltså inte ses av andra. Ingen annan kan heller checka ut dokumentet eller ändra i det. Om du väljer det senare alternativet måste du komma ihåg att checka in dokumentet vid ett senare tillfälle. Hur ser jag vilka dokument jag har utcheckade? Om du har några utcheckade dokument, ser du det längst upp till höger på Idag-arean. Du kan även se dina utcheckade dokument i Platina-klienten under Start (Windowsflaggan) Program Platina Client GUI. Då ser du dina utcheckade dokument, kan högerklicka på dessa och välja Checka in. Eller markera dem och klicka på knappen Checka in.

8(25) Ångra utcheckning Den som använder funktionen ångra utcheckning knappen som finns nere till höger i klienten, upptäcker snabbt en varningstext. Vill du ångra utcheckningen på detta dokument? All information som editerats i det utcheckade dokumentet kommer att förloras. I de fall du inte äger ett dokument men behöver åtkomst till/checka in dokumentet så kan systemansvarig hjälpa dig checka in dokumentet. Observera att all information som editerats i det utcheckade dokumentet kommer att förloras. Personligt egenskapskort Alla användare i Platina ska fylla i sitt eget egenskapskort så att det finns relevant information om dem. Högerklicka på ditt eget namn, och välj Egenskaper. Följande dialogruta visas. Fyll i önskad information.

9(25) De tre knapparna i det högra nedre hörnet, motsvarar den funktion som känns igen från Microsofts applikationer. Dvs: OK = spara och stäng, Avbryt = ångra allt och Verkställ = spara men stäng inte rutan. Kom ihåg att klicka på knappen OK (spara och stäng) när du är klar. Den information du skrivit in kan andra användare läsa men inte ändra. Informationen kommer att placeras i de dokument du skriver, så tänk på att skriva fullständigt och inte bara för internt bruk inom kommunen. Att söka En av grundtankarna med Platina är att det vi arbetar med ska vara återsökningsbart. Vid alla sökningar finns en stor mängd information du kan skriva in. Du behöver inte skriva i alla fält, skriv bara in sådant du är säker på och lämna övriga fält tomma. När det gäller rubrik, beskrivning osv behöver du bara skriva en del av hela texten. Söka dokument Dokumenten placeras på olika ställen (se kapitlet Placera dokument) och för att hitta ett dokument som du inte vet exakt var det ligger använder du funktionen Sök Dokument. Sökformuläret enligt nedan visas. Exempel på bra egenskaper man kan söka på: Dokumenttyp och Mall Dokumentrubrik

10(25) Fältet fritext ger dig en Googlesökning, dvs du söker efter ett speciellt ord i all text som förekommer kring och i ett dokument = många träffar. Skapare (finns under fliken Avancerat) Skapelsedatum (finns under fliken Avancerat) Sök handling i diariet Du kan söka efter alla diarieförda handlingar men även handlingar som registrerats men inte är kopplade till ett ärende. Sökningen baseras alltså på diariet. Välj i menyn Sök Handling så visas sökformuläret. Ett bra sätt att söka en handling på är att först välja rätt diarium, och sedan gå vidare med övriga egenskaper. Sök diariefört ärende Du kan också söka diarieförda ärenden i Platina. Välj i menyn Sök Diariefört ärende så visas sökformuläret. Fyll i formuläret på liknande sätt som för dokument.

11(25) Exempel: Om du vill söka på ett diariefört ärende Kommunstyrelsen 1/13 så kan du - vid diarienummer fylla i KS 1/13 - välja diarium Kommunstyrelsen och fylla i Nr 1 Placera dokument I Platina placeras endast arbetsrelaterade dokument. När du skapar dokument i Platina är det mycket viktigt var du sparar dokumentet. Diariefört ärende Om du vet att dokumentet ska diarieföras ber du din registrator att skapa upp ett diariefört ärende och sätta dig som handläggare för detta. I mappen Arbetsdokument skapar du alla dokument som har med ärendet att göra, både de som kommer att diarieföras, och de som kanske aldrig blir diarieförda. Privata dokument Privata dokument används för att spara de dokument som endast du själv ska ha åtkomst till. De är inte sökbara för övriga Platina-användare. Offentliga dokument De dokument som ligger i offentliga dokument är sökbara för alla Platinaanvändare. Observera att du inte ska skriva din tjänsteskrivelse här utan det gör du i arbetsmappen under ditt diarieförda ärende. Skapa nya dokument När du ska skapa ett nytt dokument i Platina måste du först bestämma var dokumentet ska placeras. Se kapitlet Placera dokument för att se vilka alternativ som finns. Du ställer dig sedan i den mapp du önskar lägga dokumentet och klickar på knappen Nytt dokument. Du får nu upp ett dokumentkort där du fyller i viktig information om ditt dokument. Välj först Dokumenttyp, beroende på vad du väljer här får du ett antal olika mallar att välja mellan.

12(25) Ge dokumentet en Rubrik som gör dokumentet återsökningsbart, dvs. se till att rubriken beskriver dokumentet. Du behöver bara fylla i de obligatoriska fälten som är markerade med röd ram. Beroende på vilken mall du väljer kan det också tillkomma extradata som du ska fylla i. Skulle du trots allt glömma döpa ditt dokument, eller att fylla i någon annan tvingande ruta på dokumentkortet så får du ett mycket tydligt felmeddelande. Klicka på OK och fyll i det du glömt. Fliken Medlemmar Dokumentet får samma medlemmar som den mapp där du placerar dokumentet. Om du i undantagsfall vill att dokumentet ska ha andra medlemmar än de andra dokumenten i mappen, kan du ändra det på fliken Medlemmar. Se avsnittet Medlemmar för hur man sätter medlemmar för ett dokument.

13(25) Checka ut och börja jobba i Word/ PowerPoint/ Excel När du är klar med ditt dokumentkort så kan du arbeta med ditt dokument direkt när du klickar på OK. Ladda upp befintliga dokument När du ska ladda upp ett befintligt dokument till Platina måste du först bestämma var i Platina dokumentet ska placeras. Se avsnittet Placera dokument för att se vilka alternativ som finns. Du ställer dig sedan i den mapp där du önskar lägga dokumentet och klickar på knappen Ladda upp. Ett fönster öppnas där du får leta bland dina befintliga dokument och markera vilket du vill ladda upp till Platina. När du valt dokument visas ett dokumentkort där du fyller i viktig information om ditt dokument på samma sätt som för ett nytt dokument, se föregående kapitel. När du väljer att ladda upp ett dokument som inte skapats i Platina måste du välja dokumenttyp och välja en specifik mall (detta för att kunna få upp ditt dokument när du söker efter dokument som skapats med en viss mall). När du trycker på Spara och Stäng laddas dokumentet upp till Platina. Om det är en stor fil kan det ta lite tid. Kontrollera gärna att dokumentet har placerats rätt genom att öppna det. Diarieförda ärenden Be din registrator lägga upp ett diariefört ärende där du står som handläggare. Du kommer få en indikation via mejl på att du registrerats som handläggare. Ärendet syns under Uppgifter på Idagarean. Du ska godkänna genom att klicka på OK och ärendet kommer då automatiskt flytta till

14(25) modulen Ärenden på Idag-arean. Markera ärendet och klicka på rull-listan längst upp till vänster fönster.. Välj alternativet Öppna i nytt Medlemmar Du kan bestämma vilka användare som har läs- respektive skrivrättigheter till olika objekt. Detta kallas för att bestämma objektets Medlemmar. Medlemmar kan sättas både för ett ärende, en mapp eller ett dokument. När du skapar ett underliggande objekt, till exempel en mapp i ett ärende eller ett dokument i en mapp, ärver detta objekt sina medlemmar från det överordnade. Om du i efterhand ändrar medlemmar för ett överordnat objekt och vill att denna ändring ska slå igenom på underliggande objekt, kryssa då i alternativet: Välj Medlemmar För att sätta medlemmar för ett ärende, mapp eller dokument utgår du från egenskapskortet. Detta syns när du skapar objektet och det är bäst att sätta Medlemmar samtidigt som man skapar objektet. För ett befintligt objekt får du fram kortet genom att högerklicka och välja Egenskaper. Gå in på fliken Medlemmar. Här ser du en lista på användare och grupper, samt vilka rättigheter de har till objektet.

15(25) Det finns tre rättighetskolumner för varje person/grupp: L läsrättighet S skrivrättighet FK full kontroll Du ändrar mellan rött kryss och grön bock genom att klicka på symbolen. Observera att du kan lägga rättigheter både på enskilda personer och på grupper. Använd grupper så långt som möjligt för att underlätta administrationen när personer byter arbetsuppgifter. På er enhet bör ni alltså tänka efter vilka personer som ofta har samma rättigheter, och placera dessa i en grupp. Vänd dig till din förvaltnings registrator. I det inringade området ovan väljer du vilken typ av medlem du vill lägga till, samt skriver in personens eller gruppens namn och klickar på Sök. Du får upp en lista på dem som matchar sökningen. Dubbelklicka på dem du vill lägga till som medlemmar, och välj med hjälp av röda och gröna kryss vilka rättigheter de får. Medlemmar i Grupper Du kan högerklicka på en grupp och se vilka som är medlemmar i den. Beskrivning av medlemmar finns nu med i alla sökfunktioner. Det innebär att du kan särskilja personer med samma namn. Lägg till i Favoriter När du står i ett ärende eller dokument som du vet att du lätt vill hitta tillbaka till kan du lägga upp den som favorit. Gå upp i Platinas övre högra hörn, klicka på den gula stjärnan och välj Lägg till i favoriter. En dialogruta visas. Ange ett lämpligt namn på favoriten och klicka på OK.

16(25) Dina favoriter sorteras automatisk i bokstavordning så du kan själv välja om du även vill använda siffror och förkortningar för att gruppera och sortera din egen favoritlista. Detta kan du alltid redigera i efterhand genom att välja alternativet Ändra i favoriter i stället för att lägga till. Nästa gång du ska besöka ärendet behöver du inte göra sökningen utan kan använda listan på favoriter som du når uppe i övre högra hörnet med hjälp av knappen som ser ut som ett ihoprullat papper. Kommunicera dokument med annan Platina-användare Istället för att använda Platinas mejlfunktion eller Outlook kan du använda följande funktion: Skicka till Om du vill att någon av dina kollegor ska arbeta med ett dokument, korrekturläsa eller godkänna ett dokument och är angelägen om att få ett svar högerklickar du och väljer skicka till. Då får din kollega en notering via e-post att du har fått ett dokument på remiss i Platina. Glöm inte att bocka i om du vill ha svar. Den som du skickar till då får en rad på sin Idag-area under Uppgifter. Funktionen Skicka till har fått en utvidgad möjlighet att föra en konversation kring ett dokument. Du kommer att se historiken vid svar och den som skickat från början kan fortsätta dialogen, behöver inte skicka om på nytt. Även historik över tidigare meddelanden visas när användaren väljer att fortsätta Skicka till flödet. Detta med hjälp av rullistan i högersidan av Skicka till dialogen.

17(25) Vill du i efterhand se vilka kommentarer som förts kring ett dokument (i skicka till funktionen) så ska du högerklicka på det aktuella dokumentet och välja egenskaper. På dokumentkortet ska du välja fliken Logg. På fliken framgår det att du har använt skickat till funktionen och om du klickar på den lilla knappen ute till höger så visas den aktuella kommentaren. Publicera Publicerafunktionen fungerar som en anslagstavla där man sätter upp färdiga dokument tillgängligt för en vald grupp. Se instruktion nedan. Aktiviteter Om du vill att någon annan ska arbeta med ett dokument, och är angelägen om att få en meddelandehistorik knuten till dokumenten, är det lämpligt att använda Aktiviteter. Den som ska utföra aktiviteten får en rad på Idag-arean under Påminnelser. Det du skriver i aktiviteter följer med till diariet vid registrering. Se instruktion i stycket om Diariet. Denna ruta visas. Fyll i Uppgift och välj Åtgärdsansvarig, samt sätt ett datum. Klicka på Spara. Du kan lägga flera aktiviteter på ett och samma dokument. Klicka på Ny och fyll i uppgift. OBS: Den som har fått en uppgift hittar denna under Påminnelser. När arbetet är gjort kan den åtgärdsansvarige fylla i återrapportering på den högra delen av kortet. Kalenderpost för påminnelser En bra funktion är att du kan skapa en kalenderpost för dina påminnelser i Outlook kalendern. Du gör detta på följande sätt.

18(25) Högerklicka på dokumentet i Modulen Påminnelser, välj sedan Påminnelser. Då dyker en dialogruta upp som visar påminnelserna på det aktuella objektet. Här ska du markera den påminnelse som du vill skapa en kalenderpost av. Nu finns knappen Kalender till höger. Klickar du på den så dyker lilla filhämtningsrutan upp, Välj Öppna.

19(25) Detta startar en kalenderaktivitet i Outlook som du sedan själv kan komplettera med mer information om du vill. Annars klickar du på Spara och Stäng. Nu har det skapats en ny kalenderpost i din kalender. Anteckningar Till varje dokument och ärende finns också en anteckningsyta där alla med skrivrättigheter kan lägga till anteckningar. För att lägga till en anteckning, högerklicka och välj alternativet Anteckningar. Det du skriver i aktiviteter följer inte med till diariet vid registrering. Skicka dokument till icke-platina-användare Använd Outlook för att bifoga filer och skicka till mottagare. Se instruktion om epost nedan. Skicka dokument till externt utanför kommunen Använd Outlook för att bifoga filer och skicka till mottagare. Se instruktion om epost nedan. Publicera dokument i Platina När du publicerar ett dokument blir dokumentet synligt på Idag-arean, under Publicerad Information, hos de personer du väljer som mottagare. För att publicera ett dokument högerklickar du på det och väljer Publicera dokument. När du väljer Publicera dokument i högerklick-menyn visas följande ruta. Du kan välja att visa dokumentet för personer eller grupper. De personer eller grupper som du valt att publicera för kommer under det angivna tidsintervallet att se dokumentet på

20(25) sin Idag-area på följande sätt. Här väljer du mellan vilka datum dokumentet ska visas på Idag-arean Observera att du även i denna vy kan högerklicka på grupp och se vilka som är medlemmar! Här söker och väljer du vilka som du vill publicera till. När du sökt dubbelklickar du på den utvalde och denne läggs till i den nedre rutan E-post via systemet (från ett ärende) Du måste vara inne i en dokumentmapp för att kunna e-posta. Börja med att öppna aktuellt ärendekort, fliken Information och klicka på den mapp där meddelandet ska ligga. Klicka sedan på knappen Post.

21(25) Fyll i adressat, rubrik och meddelande. Klicka sedan på knappen Verkställ. Meddelandet sparas och knappen Skicka blir valbar. För att bifoga ett objekt klickar du på fliken Relaterad information. Sök fram objekt genom att exempelvis fylla i identifierare, diarienummer eller dokumentnummer. Klicka på Sök. Välj objekt och klicka på Lägg till.

22(25) När du valt objekt går du tillbaka till fliken Egenskaper. Klicka på knappen Skicka. Meddelandet skickas till mottagaren med den relaterade informationen som en bilaga. Det skickade e-postmeddelandet lägger sig i den arbetsmapp du stod i när du skapade e- postmeddelandet. Kanske du måste klicka på knappen Uppdatera för att kunna se meddelandet. Diarieföra e-postutskick När du utfört stegen i avsnittet ovan (e-posta via systemet), ska det diarieföras. Öppna aktuellt ärende och informationsfliken. Öppna aktuell mapp, högerklicka på meddelandet och välj Diarieför. Ett nytt handlingskort öppnas och du fyller i relevant och obligatorisk information. Klicka på knappen OK, när du är klar. Om det är allra första gången du upprättar en handling, skapas den nya mappen Handlingar. I denna mapp samlas de handlingar som diarieförts. Det kan vara handlingar från inkorgen, manuellt

23(25) tillagda handlingar eller handlingar via arbetsdokument. Allt eftersom du diarieför olika typer av handlingar, fylls listan på. Skicka ett dokument till diariet När du som handläggare bedömer att ett dokument ska skickas till diariet, högerklickar du på dokumentet och väljer Diarieför. Observera att tjänsteskrivelser kan ha en annan rutin. Kontakta din nämndsekreterare eller registrator. När du klickat på alternativet Diarieför visas en dialogruta där du måste ange vilket diarium och vilken postlista du skickar dokumentet till. Klicka sedan på knappen Skicka till diariet. Dokumentet kommer nu att hamna på listan Att registrera hos registratorn. Det sker alltså inte någon automatisk registrering av dokumentet. Observera att du även måste skicka originalet, påskrivet, till registrator. Det är registrator som bestämmer om dokumentet ska diarieföras eller inte. Om registrator nekar att diarieföra dokumentet får du ett meddelande om detta.

24(25) Vidarebefordra e-post för diarieföring Om du får ett meddelande till din inkorg som ska diarieföras i Platina kan du vidarebefordra detta. Öppna e-post-meddelandet. Välj att vidarebefordra. Sök på förkortningen för nämnden eller utskottet. Välj platina-adressen. Om du vet vilket ärende som meddelandet ska tillhöra är det bra om du noterar detta. Observera att hela meddelandet kommer registreras i Platina. Ärende från diariet Du som handläggare kan få ett ärende från diariet genom att registratorn anger dig som handläggare. Då skickas ett mejl till dig med en länk till ärendet. Ärendet blir även synligt i din Idag-area, i modulen Uppgift. Du måste godkänna ärendet här genom att klicka på OK. Uppgiften kommer då lägga sig i modulen Ärenden. När du ska börja arbeta med ärendet markerar du ärendet och klickar på rull-listan längst upp till vänster. Välj alternativet Öppna i nytt fönster. I mappen Arbetsdokument sparar du de dokument du arbetar med i anslutning till ärendet. Här kan du som handläggare även skapa en egen mappstruktur. När ett dokument blir färdigt och ska diarieföras gör du som beskrivs i avsnittet Skicka dokument till diariet. När dokumentet diarieförts listas det i mappen Handlingar, och blir då sökbart för andra än dig själv, förutsatt att det inte är sekretessbelagt.

25(25) E-postadresser till Platina kfn.platina@molndal.se ks.platina@molndal.se ksu.platina@molndal.se mab.platina@molndal.se pu.platina@molndal.se rev.platina@molndal.se san.platina@molndal.se skn.platina@molndal.se ten.platina@molndal.se utn.platina@molndal.se von.platina@molndal.se Kultur- och fritidsnämnden Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens serviceutskott Mölndalsbostäder AB Kommunstyrelsens planeringsutskott Kommunens revisorer Social- och arbetsmarknadsnämnden Skolnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Kontakt Om du har några frågor vänder du dig till din förvaltnings registrator eller nämndsekreterare.