Sid 1 (13) Projektnamn Nya Växmanland II ansökan 2 Slutrapport genomförande Sammanfattning Ge en sammanfattande beskrivning av projektidé och framkomna resultat. Sammanfattning Vi upplever att vi har genomfört projektet i linje med projektplanen och uppnått merparten av de uppsatta målen. Vi känner starkt att projektet har gjort skillnad för de deltagande företagarna och deras medarbetare. Vid starten av projektet hade vi en lång erfarenhet av att arbeta med småföretag, vi tyckte oss känna till de problem som både företagaren och medarbetare dagligen ställs inför, vi visste hur deras behov av utveckling och stöd såg ut. Allt detta har bekräftats och utkristalliserats under projektets genomförande och vi har fått en djupare bild, men också kunnat se orsaker och kopplingar till bakomliggande faktorer som inte företagarna själva kan avhjälpa. Avsnittet Våra reflektioner under rubriken kommentarer och tips handlar om detta. Vi visste också att det inte var lätt att hitta lämpliga, gärna anpassade utbildningar och utvecklingsinsatser för målgruppen. Det finns en uppsjö av kurser, inte minst inom ledarskap, men det gick inte hitta något koncept som skulle kunna användas för hela företaget, framför allt inte något som passade för ett litet företag. Vi har därför tagit fram, prövat, utvecklat och spridit vårt eget koncept Medvetet entreprenörskap och Aktivt medarbetarskap och även paketerat detta till ett verktyg som blir ett konkret resultat av projektet. Vi har breddat vår projektplan att omfatta även transnationella aktiviteter. Projektets resultat FRIRPT v.1 [1343040228321] d.frirpt v.1 - Redogör kortfattat för det problem och de behov som projektet avsåg att fokusera kring. - Redogör för projektets ambitioner att göra skillnad, det vill säga hur lösa problemet på ett bättre sätt. Ta utgångspunkt i den eller de programkriterier (lärande miljöer, samverkan, innovativ verksamhet, strategisk påverkan) som projektet valt, men också där så är aktuellt hur aktiviteterna av transnationell och regionalfondskaraktär bidragit. - Vilka resultat och förslag till goda lösningar har projektet lett fram till? - Vilken påverkan och genomslag har projektet åstadkommit på individnivå, organisationsnivå och system- och strukturnivå? Problem och behov De problem och behov som vi upplevde tydligast i förprojekteringen var de uppenbara bristerna i företagens organisation och ledarskap. Brister i planering, delegering, kommunikation, ekonomisk uppföljning, kompetensförsörjning m m. Parallellt med dessa upplevde vi en stor okunskap och brist på information bland medarbetare gällande företagens verksamhet och medarbetares egen roll i den. Vår övertygelse var att det krävdes en längre och djupare, hela företaget omfattande, utvecklingsprocess för att kunna skapa bestående förbättringar som i sin tur säkerställer företagens framtid, ökar deras lönsamhet och konkurrenskraft. Det hjälpte inte att skicka VDn till en kurs i ledarskap utan de anställdas parallella utveckling var lika viktig.
Sid 2 (13) Enkäten från analysen visade att ca 80% av medarbetare tyckte sig ha mycket liten kunskap om företagets affärsidé och mål, om lönsamhet och om framtidsplaner, men över 95% ville samtidigt veta och kunna mera och var också beredda på att ta mera ansvar om de fick rätta förutsättningar, t ex mer utbildning. Utifrån detta skapade vi vårt koncept till huvudprocessen som i praktiken var en direkt fortsättning till analysarbetet och utgick ifrån samma grundmaterial. Parallellt med huvudprocessen skulle de individuella, mera behovs- och yrkesrelaterade, utbildningsinsatserna genomföras. Som leverantör till huvudprocessen valdes Lövudden Akademien, som hade en flexibilitet och stor förståelse när det gällde genomförandet. Deras Agerus-metod blev viktig komplement till vårt koncept med sin möjlighet att mäta resultat. Koncetet heter Medvetet entreprenörskap och aktivt medarbetarskap. Innehåll, se rubriken Arbetssätt. Lärande miljöer Vi ville skapa och utveckla lärande miljöer dels i varje företag men även genom gemensamma utbildningsinsatser där både ledarna och medarbetarna fick träffa andra för erfarenhetsbyte. Detta har vi gjort med t ex hemuppgifter och dialogmöten i företagens huvudprocess, gemensam planering och genomförande av aktiviteter på hemmaplan samt införande av medarbetarsamtalen. Vi gjorde en medveten satsning på internutbildning, och ordnade också gemensamma sälj- och ekonomiutbildningar. Allt detta har vidgat bilden på den egna yrkesrollen. Innovativ verksamhet Vårt arbetssätt att integrera hela verksamhetens utveckling i en gemensam process är innovativt. Vårt koncept är innovativt då det utgår ifrån målgruppen, småföretagen, och deras speciella problematik. Att fortsätta med breda utvecklingsinsatser som grundar sig på behovsanalysen är innovativt, att inte enbart nöja sig med enskilda utbildningsinsatser. Att projektledningen deltog aktivt i processen och därigenom sänkte konsultkostnader var innovativt men vi skulle ändå satsa på mera konsulttid om vi skulle starta ett nytt projekt. Detta är lärdomar som vi har tagit med oss till Östhammar. Vår medvetna satsning på internutbildning har varit både innovativ och lyckad, däremot har vi inte lyckats med kontakterna med skolorna, se mera under rubriken mål, punkt 6. Samverkan Samverkan i projektet skulle ske på flera olika nivåer. Den viktigaste har varit kontakterna och utbytet mellan de deltagande företagen, både på lednings- och medarbetarnivå. Vi har också exempel på hur företagen har hjälpt och tipsat varandra i processen. Samverkan med gymnasieskolorna blev inte aktuellt, mest p g a att det fanns inget intresse hos företagen. Samverkan med Företagarna har varit aktuellt och och fortsätter under sommaren 2012. Gemensamma insatser med andra projekt blev inte aktuella beroende på vår ändrade satsning på jämställdhet och tillgänglighet. Vi har haft samverkan med andra PO1-projekt, i Flen, Östhammar, Tierp och Norrköping för information och spridning av resultat. Vi har inlett samarbete/samverkan med ett antal politiker, yrkeshögskolemyndigheten, säkerhetsbranschen och ett antal företag för att kunna plantera intresse för det finska läroavtalssystemet. Under sommaren fortsätter dessa kontakter i syfte att lämna detta arbete som ett arv till andra. Transnationalitet Under projektet upplevde vi starkt att det finska läroavtalsystemet som vi väl kände till, var något vi ville titta närmare på. Vi saknade en systematisering när det gäller olika yrken och befattningar, kompetenskraven på olika nivåer, möjligheter till validering, intyg, betyg. Detta var en stor brist när vi planerade interna utbildningar. Vi fick uppfinna nya hjul hela tiden. Vi hade nära kontakt med säkerhetsbranschen tack vare all internutbildning i Protect You och
Sid 3 (13) ville gärna utveckla våra tankar om ett system för ett läroavtal. När det gäller den branschen så finns det idag ett utbildningssystem lärling-gesäll-mästare, men det saknas koppling till ett avtalssystem, möjlighet till ett längre och kontinuerligt ömsesidigt åtagande mellan lärling och företag. I syfte att lära oss mera av det finska systemet och undersöka intresset för detta i Sverige gjorde vi en ändringsansökan till ESF-rådet som beviljades och vi tog kontakt med både Laurea Yrkeshögskola och Utbildningsverket hos Helsingfors stad. I slutet av november 2011 kunde vi åka på en studieresa till Finland, se rapport, bilaga 1. I slutet av mars 2012 var det dags för våra finska partners att göra ett studiebesök till Västerås, se bilaga 2. Det mest konkreta är att Protect You har anställt två lärlingar som också har en utbildningsplan för att kunna ta sina gesäll- och mästarbrev. Detta blev möjligt då företaget först höjde sin kompetens genom att en medarbetare tog sitt gesällbrev och en sitt mästarbrev genom interutbildningar i projektet. Som följd av detta pågår även diskussioner med Säkerhetsbranschen kring en ansökan om en säkerhetsutbildning som kommer att lämnas in i september till Yrkeshögskolemyndigheten. Besöket hos Yrkeshögskolemyndigheten ledde till att ett studiebesök till Finland står på deras program och även riksdagsledamoten Roger Haddad planerar en resa till Helsingsfors för att närmare studera just läroavtalssystemet. Vi har kontinuerlig kontakt med Roger i utbildningsfrågor, framför allt när det gäller lärlingssystem. Vi, projektledningen och utvärderaren, fortsätter också med våra kontakter med Finland, bl a med att följa upp starten av ett stora utvecklingsprojekt med Helsingfors företagarförening. Vi fortsätter även samarbetet med Handelskammaren. Vilka resultat och goda lösningar har projektet lett till? Vilken påverkan har det haft på individ-, organisations- och system- och strukturnivå? Vi kan på företagsnivå urskilja ett stort antal bra resultat och goda lösningar som är direkt kopplade till huvudprocessen och som har en avgörande betydelse för många företagare och deras medarbetare. En del av dessa har framkommit av våra månadsrapporter och en del finns också redovisade företagsvis i utvärderarens slutrapport, se bilaga 3. De Agerus-mätningar som gjordes visar en tydlig påverkan på individ- och arbetsgruppsnivå, det har varit en positiv utveckling av en enskildes uppfattning om sin arbetssituation och möjligheten att påverka den. Vidare visar samma mätning tydlig förbättring när det gäller ledarskap och organisation. Se bilaga 4. Dessa resultat bekräftas av den enkätundersökning som utvärderaren gjorde. Se bilaga 5. När det gäller påverkan på system- och strukturnivå kan vi inte läsa av något av detta idag, men vårt arbete med att sprida vårt arbetssätt till andra projekt, och även till Finland, kan ge resultat då det både i Östhammar och Tierp finns en uttalad ambition att deras projekt ska lämna efter sig en mera etablerad och kontinuerlig kompetensutveckling för regionens småföretag. Vidare vill vi gärna delta i ett arbete som har påbörjats med syfte att arbeta konkret med utveckling av lärlingsutbildningar. I detta arbete deltar bl a ESF och Förtagarna. Där ser vi en möjlighet till en betydande struktur- och systempåverkan om vi skulle lyckas med att på något sätt införa och tillämpa det finska läroavtalssystemet i Sverige. Syfte och mål med projektet - Redogör för projektets syfte/projektmål, delmål och avsedda resultat. - Vad har projektet uppnått i förhållande till mål och planerat upplägg? Redogör dels med kvantitativa mått, dels kvalitativt i form av till exempel erhållna kunskaper och förändringar i attityder, riktlinjer, beteende etc. - Vilket lärande åstadkom ni i projektet såväl internt som externt? - Redogör för orsaker till avvikelser i förhållande till planerad verksamhet i projektansökan och hur detta har påverkat projektbudgeten. 1 Genom en alla i företaget omfattande huvudprocess utveckla och bredda förtagarnas
Sid 4 (13) entreprenörskap och strategiskt tänkande samt att utveckla medarbetare till ett större ansvarstagande och aktivare medarbetarskap genom en ökad delaktighet. Parallellt skulle medarbetare bredda sin kompetens och öka sin anställningsbarhet genom individuella utbildningsinsatser. Vi uppnått syftet väl. Alla företag har deltagit i processen även om den delvis har varierat till innehållet och anpassats till företags aktuella situation. 100% rekommenderar andra att delta i ett liknande projekt. Vi ser klart att företagarna har utvecklat sitt entreprenörskap och blivit tydligare och stärkta i sitt ledarskap. Många har insett värdet av att delegera mera ansvar till medarbetare, t ex genom att bilda ledningsgrupper och bredda medarbetarnas ansvar och koppla till tydliga befogenheter. I medarbetarnas utveckling har processen bidragit till att många har fått en ny, bredare yrkesroll med större ansvar och mod för att våga axla detta. Parallellt har ett stort antal individutbildningar genomförts, se bil 6. Där har medarbetare väsentligt förbättrat sin anställningsbarhet och höjt kompetensen och statusen för hela företaget. 2 Utveckla och pröva konceptet och samverkan samt skapa vana och rutiner för kontinuerligt lärande. Vi har haft samverkan med andra ESF-projekt, Yrkeshögskolemyndigheten, Handelskammaren, Företagarna, Säkerhetsbranschen, Helsingfors stad, Laurea Yrkeshögskola, Linköpings universitet. Företagslyftet i Östhammar använder konceptet med 10-tal företag. Konceptet har utvecklats och anpassats efter våra erfarenheter och även efter lokala behov. I Tierp pågår ett projekt som utgår från konceptet och vi har erbjudit samarbete till projektet i Flen. Vi har bidragit till en lärande miljö i företagen genom medveten satsning på internutbildning men även genom huvudprocessen som integrerades till företagens vardag med kontinuerliga möten, aktiviteter, hemuppgifter o s v. Vi har paketerat konceptet till ett verktyg som kan användas som arbetsmaterial i utveckling av målgruppen, se bil 7. 3 Det primära syftet med projektet var att göra ESF tillgänglig för småföretag, då ett enskilt företag själv inte kunde lämna in en ansökan. Det fanns ett enormt intresse från ett stort antal småföretag för att vara med i liknande projekt men vi insåg snart att våra resurser inte räckte till att starta flera parallella projekt. Däremot har vi, formellt utanför projektet, bidragit till ansökan Företagsracet i Tierp utifrån vårt koncept. Vi har tillsammans med Work for You AB lämnat in en PO1-ansökan i Gävle men den fick avslag. Tillsammans med Work for You AB formade vi en PO2 ansökan DU-lärling 2.0 med syfte att utveckla lärlingsutbildning som arbetsmarknadsåtgärd. Även denna ansökan avslogs. Mål 1 Mätbart öka företagens lönsamhet och konkurrenskraft Vi har konkreta resultat från mätningar samt utvärderarens enkätundersökning, merparten av företagen upplever att de har nått en bättre lönsamhet. De flesta mäter nu sina resultat med ett antal nyckeltal och det finns klart större medvetenhet om ekonomi och lönsamhet även bland medarbetarna.. 2 Öka delaktigheten hos medarbetare med ökat ansvar och större befogenheter. Vi har resultaten från genomförda Agerus-mätningar. I praktiken har detta skett t ex med att flera företag har startat/breddat befintliga ledningsgrupper. Se bil 4. 3 Öka anställningsbarheten hos indvid genom utbildning De ursprungliga planerna fick revideras, p g a försening av projektet men även p g a ändrad
Sid 5 (13) syn på verksamhet och på dess kompetensbehov under huvudprocessen. Vi har haft en mycket god hjälp av ESF-rådet som har visat stor förståelse och flexibilitet för de ändringar som värkte fram under processen. Se bil 6. 4 Pröva och utveckla vårt koncept, se punkt 2 under syfte 5 Plattform för lärandet i företagen för en kontinuerlig kompetensutveckling. Vi har arbetat med internutbildning som modell för att skapa detta. Vi har infört medarbetarsamtal vilket bidrar till att kompetensutveckling lyfts fram. 6 Skapa kontakter mellan företagen och praktiska gymnasieskolor. Detta lyckades inte, då många av företagen inte hade så goda erfarenheter av kontakter med skolan. Under tiden beslutade ett företag att sluta helt med att erbjuda praktik- och lärlingsplatser till lärlingsgymnasium. De uppfattade eleverna som omogna, ointresserade och ofta direkt olämpliga för det valda yrket. Vidare upplevde företaget att skolan förberedde och följde upp praktikperioden dåligt. Vi hade inte resurser för att nå detta mål och gjorde ett försök att arbeta vidare med frågan i det ansökta PO2-projektet DU-lärling 2.0 som tyvärr fick ett avslag. 7 Samarbeta med PO2-projekt för att hitta lämpliga kandidater till vakanser Detta var inte aktuellt, de nyanställningar som har skett under projektet har inte kunnat lösas på det här sättet. 8 Starta flera projekt, se punkt 3 under syfte 9 Genom lärande utvärdering mäta och synliggöra effekter av projekt Vi har haft en engagerad utvärderare som har följt projektet mycket nära, se rapport, bil 3. 10 Arbeta aktivt med jämställdhetsintegrering och tillgänglighetsintegrering genom att göra detta till en del i processen. Vi hade under analysen en utbildning då vi lyfte fram båda områden på ett bra sätt. Under projektet var tillgängligheten praktiskt närvarande med Accessum ek för med medarbetare som har ett eller flera funktionshinder. Detta gjorde att projektledning, utbildare och andra deltagare, fick en tydlig bild av deras förutsättningar. Vi tvingades till att noga fundera över hur vi ska förmedla vårt budskap för att nå alla. Tillgängligheten finns med verktyget. Även med jämställdheten har vi arbetat på en mycket praktisk nivå. Vi har t ex sett till att de kvinnliga företagare som har deltagit har fått individanpassade och breddade stödinsatser kopplade till deras aktuella situation. Vidare har vi medvetet arbetat med att lyfta fram kvinnorna i företagen genom en plats i ledningsgruppen och även med breddade arbetsuppgfiter. Jämställdhet är med i verktyget. Lärandet i projektet Lärandet i företagen, både interna och externa insatserna, framgår av bilagorna. Utveckling som skedde i organisationen är påtaglig och framgår av mätningar, se bil 4, 5 och 6. Vi har lärt mycket i våra kontakter med företagen och kunnat utveckla och anpassa konceptet till att bättre möta den enskilde företagaren och skapa mera individuell och träffsäker process. Kontakten med utvärderaren har varit värdefull och lärorik för alla inblandade. Hans reflektioner har hjälpt oss att rätta till och rikta om när något inte har varit bra Orsaker till avvikelser och påverkan i projektbudgeten Vi hade inga avgörande avvikelser, det mesta var en del av den naturliga utvecklingen i
Sid 6 (13) företagen huvudprocessen och handlade om revidering eller omdisponering av deras planer. Detta hade ingen stor betydelse för budgeten, en viss omfördelning mellan företagen skedde dock. En svår avvikelsen var skatteverkets nya beslut om vårt rätt till momsavdrag. P g a detta minskade vår budget med ca 300 000 Detta var det mest slitsamma i hela projektet och tog både tid och energi i anspråk. En tydlig och gemensam linje mellan myndigheterna i denna fråga vore bra. En avvikelse är förlängning av projektet med totalt 4 månader, p g a transnationella aktiviteter men framför allt att skatteverket tog nästan ett kvartal på sig att komma med ett slutgiltigt beslut om momsen. Under den tiden vågade vi inte agera när vi inte visste vilka medel vi hade att röra oss med. Denna förlängning har i sin tur inneburit att lönekostnaden för projektledningen har ökat, likaså blev utvärderarens arbete mycket längre i kalendertid. Projektet har också varit mera tidskrävande för oss i projektledningen när det gäller posten Aktiviteter för målgruppen, vi har arbetat mycket mera konsultativt än vi räknade med när vi planerade ansökan. Arbetssätt Vad var ert huvudsakliga arbetssätt? Beskriv kortfattat vilka metoder, utbildningar och andra aktiviteter som användes. Vad i metoderna och aktiviteterna var det som gjorde skillnad, d.v.s. som ledde fram till det önskade resultatet? Beskriv eventuellt nya metoder eller material som tagits fram i projektet. Vår ambition redan i förprojekteringen var att göra en ordentlig, heltäckande analys av utvecklingsbehoven i företagen och hade lika stark fokus på verksamhetens utveckling som på kompetensutveckling bland de anställda. Vi kopplade huvudprocessen direkt till analysen och utgick från samma 8 huvudområden Affärsidé, vision, kort- och långsiktiga mål, SWOT-analys, värdegrunder, strategier Marknad, försäljning, varumärke, kunder och konkurrenter Ekonomi och lönsamhet Produkter/tjänster Organisation, ledarskap, intern kommunikation, delaktighet = Medvetet enreprenörskap Arbetsuppgifter, kompetenskrav och kompetensinventering, ansvar och befogenheter = Aktivt medarbetarskap Personalfrågor, kompetensförsörjning och utveckling, tillgänglighet, jämställdhet, mångfald Ledningssystem för kvalitet och miljö, IT-företaget, Krishantering Upplägget sträckte sig på 18 månaders tid och bestod i 7 utbildningstillfällen för VDar, ledare och nyckelpersoner (t ex försäljnings-, marknads-, eller ekonomiansvarig, arbets- och verksamhetsledare o s v) 3 utbildningstillfällen för samliga medarbetare Hemuppgifter som integrerar utbildningsinnehållet till den egna verksamheten Projektledaren följer upp företagens arbete på hemmaplan och bistår vid behov, t ex med tyda, implementera, dokumentera och rapportera.
Sid 7 (13) Ett tydligt mål för denna gemensamma huvudprocess i företagen var att genom ökade kunskaper på alla nivåer, allas delaktighet och bättre och långsiktigare planering av verksamheten, skapa mera hållbara, konkurrenskraftiga och framför allt mera lönsamma företag. Agerus-metoden som mätinstrument - nyckeltal För att synliggöra och kunna mäta resultat av förändringsarbetet kopplade vi till denna process Agerus-modellen som ett mätinstrument. Mycket kortfattat handlar det om att i början av processen göra en mätning i organisationer för att få fram ett nuläge, hur ser det ut idag? Mätningarna görs via nätet och handlar alltså subjektiv upplevelse för varje medarbetare som sedan jämförs och samkörs med andras för att få fram ett resultat, ett nulägesvärde, för t ex en avdelning eller verksamhetsområde. Mätningen utgår ifrån fem områden: vill - vad vill jag med mitt jobb vet - information, vet jag tillräckligt för att kunna utföra mitt jobb kan - har jag rätt kompetens för att göra det och används min kompetens fullt ut får - vilka befogenheter har jag bör - vilket ansvar har jag Efter mätningen förtolkas resultaten av ledningen och sedan genomförs ett dialogmöte, eller flera, för att tillsammans med alla medarbetare analysera mätningsresultaten och enas om de förbättringar som behövs, mål och aktiviteter för att nå dessa. Aktiviteter tidsatts och det utses en ansvarig för genomförandet. Företagen enas om ett antal egna nyckeltal för att uppnå sina mål, lägre sjukfrånvaro, ökad trivsel, mindre personalomsättning, nöjdare kunde, större marknadsandelar, mindre svinn, o s v. Det kan variera stort vad man vill mäta och handlar inte enbart ekonomiska nyckeltal. Mätningen kopplas alltså till en ständig förbättringsprocess som utgår ifrån att man mäter förtolkar för en dialog, enas om åtgärder/aktivitet följer upp och mäter igen Alltså en kedja för en ständigt pågående utveckling och förbättring som alla är delaktiga i och som ska bli en naturlig del av företagets verksamhet och leva vidare även när projektet är över. Individuella utbildningsinsatser Parallellt med huvudprocessen och i linje med företagets utbildningsplan genomfördes de individuella utbildningarna med tydlig yrkes-/branschinriktning med syfte att öka och bredda den enskildes yrkesroll och kompetens, men även att höja företagets totala kompetens. Här försökte vi i möjligaste mån att hitta flexibla utbildningslösningar för att kunna möta företagens specifika behov. Några utbildningar, t ex utbildning i småföretagarekonomi och säljutbildningar har vi anordnat gemensamt inom projektets ram. Stark fokus på interna utbildningar Vi arbetade medvetet med att utveckla metoder för intern utbildning som ett alternativ eller komplement till externa utbildningar. I samband med pensionsavgångar kan intern utbildning, att gå bredvid, vara ett utmärkt sätt att behålla kompetens i företaget. Likaså upplevde vi att internutbildning var perfekt att använda för att bredda arbetsuppgifterna. Så alla typer av lärlingsupplägg, att ta gesäll- eller mästarbrev, att bredda arbetsuppgifter t ex med hjälp av viss arbetsrotation, allt detta ingick i vårt upplägg.
Sid 8 (13) Andra insatser Vi arbetade också aktivt med att starta, bredda och utveckla ledningsgrupper i företagen, uppmuntra och hjälpa till att bilda en styrelse, införa kontinuerliga planerings- och veckomöten. Arbete med företagets affärsplan påbörjades redan under förprojekteringen och under genomförande-fasen tog vi fram en mall för en affärsplan som är anpassad för målgruppen då vi inte hittade något som passade. Mall för en årsarbetsplan togs fram och företagen fick hjälp med att upprätta sina planer. Budgetarbete infördes där det inte fanns. Säljorganisation diskuterades och utbildningar i sälj genomfördes. Vi hade föreläsningar i personalfrågor och bidrog aktivt t ex vid förhandlingar med facken. Vidare införde vi medarbetarsamtal och även där tog vi fram mallar för både chefen och medarbetaren. Alla mallar finns med i verktyget. Deltagande aktörer i projektet Redogör för vilka aktörer (organisationer, företag, myndigheter) som ingick i projektet, samt vad de konkret bidrog med, både vad gäller engagemang, ekonomiska resurser och påverkansarbete. Redovisa dessutom arbete i projektgrupp, styrgrupp och/eller referensgrupp samt gruppernas sammansättning. Hur har grupperna fungerat? Deltagande aktörer Utöver de deltagande företagen har vi haft samarbete med: Lövudden Akademien, som utbildare i huvudprocessen, ledarskap och försäljning LRF Konsult som utbildare Rasmus Rossi Consulting, som utvärderare Work for You AB, som samarbetspartner i nya ansökningar till ESF i spridningsskyfte Företagarna Helsingfors stad, utbildningsverket Laurea Yrkeshögskola Linköpings Universitet Säkerhetsbranschen, Lars Asklöf Ett stort antal utbildare och konsulter Kirsi Mikkonen, Företagslyftet i arbete med verktyget Futzi KB i arbete med verktyget Under genomförandet har vi haft regelbundna planerings- och uppföljningsmöten med utbildarna på Lövudden och en mycket tät kontakt med utvärderaren. Jämställdhetsintegrering Redogör för hur ni arbetat med jämställdhetsintegrering i ert projekt. Relatera till projektplan och utmaningar under arbetets gång. Vi har arbetat på ett konkret sätt med jämställdheten i projektet, se mål 10. Många kvinnor har fått breddade arbetsuppgifter, en del ingår numera i företagets ledningsgrupp. En har fått en position som ställföreträdare i VDs frånvaro. Det finns många goda exempel på liknande utveckling. När det gäller merparten av alla deltagande företag finns också en uttalad strävan att ha en mera jämn könsfördelning i verksamheten. Många ser detta som en ren konkurrensfördel, t ex Aurells tryckeri har sedan flera år tillbaka praktiserat 50/50 fördelning just för att bättre kunna bemöta marknaden.
Sid 9 (13) Floristutbildarna skulle mer än gärna få in flera killar/män till sina utbildningar, men det är inte tillåtet att t ex kvotera för att lyckas med detta. Både Protect You och Rörbolaget se gärna att kvinnor söker till deras verksamheter och är övertygade om att i många arbetsuppgifter är kvinnor mera lämpade. Både IT-hantverkarna och IL Recykling har en medveten strategi att anställa kvinnliga tekniker/säljare. IT-hantverkarna har gjort flera försök som dock har inte blivit långsiktiga lösningar. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Redogör för hur projektet arbetat för att förverkliga visionerna vad gäller tillgänglighet i projekt. Relatera till projektplan och utmaningar under arbetets gång. Projektet har varit tillgängligt för alla och vi har vidtagit erforderliga åtgärder för att samtliga deltagare har kunnat ta till sig projektets innehåll. Vi hade ett bra seminarium under förprojekteringen och vi har på ett konkret och praktiskt sätt arbetet med och berört tillgängligheten på projektet, se mål 10. De flesta företag har t ex någon eller några anställda med lönebidrag så många anse att de har god kännedom om personer med funktionshinder och även de krav som ställt på t ex arbetsmiljön, utrustning och inte minst bemötande. Reflektioner och utmaningar projektplan kontra verkliget När det gäller projektplanens planerade konkreta insatser i form av t ex utbildning och seminarier inom både jämställdhet och tillgänglihet har vi inte haft någon gehör för detta hos de deltagande företagen. Företagen har inte känt sig ha behov av mera teorier, utan har mera konkreta behov och önskemål. Undertecknad har besökt seminarier som ESF har ordnat och träffat och lyssnat både på Agneta Lundqvist och Åsa Trotsig i olika sammanhang och på så sätt själv kunnat relatera till det som hände i vårt projekt. Regionala prioriteringar Redogör för de eventuella regionala prioriteringar som ni arbetat med. Här kan vi inte se att vi har gjort några. Spridning och påverkansarbete Redogör för hur ni arbetat med spridning och påverkansarbete. - Vilka personer/organisationer har ni riktat er till? - Hur kan projektets idéer och erfarenheter omsättas i annan verksamhet? - Vilka ytterligare insatser för påverkansarbetet skulle behövas för att nå dit ni vill? Vem/vilka bör göra det? Här har satsat mest att sprida våra resultat och erfarenheter till andra liknande projekt. I detta arbete har projektgruppen varit engagerad men även utvärderaren, konsulterna och företagarna har bidragit. Vi har haft information i Flen till en grupp på ca 50 småföretagare innan deras ansökan lämnades in. Där deltog projektledningen och utvärderaren. Vidare har vi haft en information i Gimo till ett 20-tal företagare som deltar i Företagslyftet och då deltog även ett projekt från Strängnäs. Vi som informerade var projektledaren, utvärderaren och en företagare från Nya Växmanland II. Efter detta möte valde 10-tal företag att arbeta efter konceptet för huvudprocessen. Vi har, utanför projektet, hjälpt till att skriva ett förslag till ansökan i Tierp, Företagsracet. När det projekt blev beviljat informerade vi, projektledningen och utvärderaren, först styrgruppen
Sid 10 (13) och personalen i projektet och deltog sedan på deras Kick-off där alla deltagande företag var med. Deras upplägg utgår ifrån huvudprocessen. Vi har också med upprepade tillfällen haft kontakt med projektledaren i Flen för att höra oss för hur det går, och han, tillsammans med projektledarna i Östhammar och Tierp, deltog på programmet med det finska studiebesöket i mars. Här har vi en liten förhoppning att dessa projekt vill fortsätta kontakten med Finland och vet att Östhammar är intresserad. Vi har kontaktat Knuff i Norrköping och ska under sommaren, tillsammans med Ove Jansson från Företagarna (han sitter i styrgruppen i Knuff) besöka deras projektledning och berätta om vårt koncept och verktyg. I det transnationella arbetet blev vi positivt överraskade när det visade sig att det finns ett stort intresse i Finland för vårt arbetssätt och metoder, huvudprocessens helhetstanke var någonting som de upplevde saknades där. Detta innebar att det arbete som vi trodde skulle vara ensidigt kunskapshämtning för oss, blev istället ett utbyte. Vi har deltagit i ett arbete kring en projektansökan inom PO1 i Gävle med syfte att även där få pröva på huvudprocessen, men denna ansökan avslogs. Vi också initierat en ansökan inom PO2 som skulle bära vidare erfarenheter från flera tidigare projekt och utveckla lärlingsutbildningar. Även denna ansökan avslogs. Vi har varit generösa och delat med oss av utbildningsmaterial och mallar till andra projekt för att undvika dubbelarbete. Hur kan våra idéer och erfarenheter omsättas i annan verksamhet? Vi känner att vårt koncept är mycket tydligt, anpassningsbart, och väl motsvarar målgruppens behov. Vi vet att det fungerar i en utvecklingsprocess och garanterar goda resultat. Vi har paketerat konceptet till ett verktyg som är lätt att följa och som innehåller för processen erforderliga mallar. Därför kan detta användas och omsättas till alla små- och medelstora företag som behöver/vill utvecklas. Ytterligare insatser Vi kommer att söka olika vägar att sprida vårt verktyg. Där har vi redan kontakter med Företagarna och räknar med en viss spridning via Lövudden Akademien och Agerus-gruppen. Vi hoppas naturligtvis också att några av de nu pågående projekt som befinner sig i förprojekteringen och som vi har haft kontakt med ser konceptet som ett bra hjälpmedel i genomförandefasen. Vi ser också olika företagarföreningar som möjliga mottagare och men även Handelskammaren och ALMI Företagspartner. Temagruppen för entreprenörskap och arbetsplatslärande kanske kan ha intresse för våra resultat. Extern utvärdering Redogör för hur den externa utvärderaren (om det är aktuellt) konkret bidragit i projektarbetet. Vilket stöd har det varit för projektledningen och hela projektet? Vi anlitade, enligt projektplanen, en extern utvärderare, dock tog det ca 3 månader innan han började. Det hade varit bättre om han hade kommit in tidigare, men vi upplever dock att det har gått bra. Han har varit mycket engagerad och deltagit på våra gemensamma utbildningar vid flera tillfällen. Han har haft kontakter med företagen och även tagit del av våra månadsrapporter. Han har aktivt deltagit i spridnings-arbetet och transnationella aktiviteter. Det var mycket tack vare honom vi ansökte om att ha en transnationell del med mot slutet av projektet, han såg tydligt behovet av att på något sätt systematisera utbildningsinsatser även i Sverige.
Sid 11 (13) Vi har haft en mycket tät kontakt under hela projekttiden och det har känts tryggt att veta att man kan kontakta honom och berätta som det är, utan att behöva känna sig misslyckad. Han har hjälpt till att analysera när något inte har känts bra, och detta har lett till att vi har kunnat ändra och rikta om delar i projektet. T ex när vi bestämde att låta Personstöd har en egen process, utanför den andra gruppen, eftersom deras problematik var så speciell. Han har gjort enkätundersökningar och telefonintervjuer samt besökt ett antal företag. Han har skrivit 2 rapporter under projekttiden samt en slutrapport. Vi kommer att tillsammans fortsätta med projektets arbete, bl a kontakten med Finland, läroavtals-frågorna, samarbetet med säkerhetsbranschen, utveckling av lärlingssystem och utbildning, kontakter med skolpolitikerna, kontakten med Yrkeshögskolemyndigheten. Egenutvärdering Redogör för hur ni själva arbetat med att utvärdera ert arbete. Vilket stöd har det varit för projektledningen och hela projektet? Vi har levt med projektet nära inpå under en lång tid, haft hela tiden täta kontakter med företagen och med utbildarna, med utvärderaren och ESF-rådet. Vi har redovisat varje månad och även skrivit en verksamhetsrapport och detta har gjort att vi har haft bra kontroll över projektet hela tiden. Vi har stämt av budgeten, vi har haft koll på företagens utbildningsplaner och diskuterat revideringar och omfördelningar. Vi har letat lämpliga utbildningar och ibland satt ihop egna när det inte har funnits bra alternativ. Vi har peppat och stöttat, vi jagat och tjatat. Vi känner att vi har haft en god övergripande kontroll över hur projektet framskrider. Vi har varit medvetna om att vi inte kommer att lyckas med vissa mål t ex men också insett att vi inte kan påverka allt. Vi känner att det viktigaste är projektets resultat i det enskilda företaget och hos den enskilda deltagaren, det är det som bär frukt och bidrar till socialfondens mål med programmet. Kommentarer och tips Vilka tips skulle Du vilja delge framtida projekt? Vad gick bra och varför? Vad gick mindre bra och varför? Våra reflektioner småföretagens stöttestenar 1 Brist på lämplig arbetskraft hindrar tillväxten Vi har ca 1 miljon företag i Sverige. Den största gruppen är enmansföretag, över 75 % men cirka 21 %, eller hela 210 000 totalt, är småföretag med 1 9 anställda. Cirka 0,45 % är medelstora med 10 249 anställda och endast 0,1 % är storföretag med 250 eller flera anställda. Tillsammans är alltså projektets målgrupp en stor arbetsgivare och en viktig tillväxtfaktor i Sverige. Enligt Småföretagsbarometern hösten 2011 hade 30 % av småföretagen nyanställt under det senaste året och vart 4e planerade att nyanställa under de kommande 12 månaderna. Detta är dock inte alltid så lått, ca 25% av småföretagen har under snart 10 års tid angett bristen på lämplig arbetskraft som största hindret för tillväxten. I höstens upplaga av barometern anger 42% av de mindre företagen inom varuförmedlande och tjänsteproducerande sektorn att rekryteringssvårigheter har inneburit att man har tvingats tacka nej till order. Detta parallellt när vi har över 150 000 arbetslösa ungdomar 15 24 år. Med enkel matematik kan man snabbt räkna att om alla dessa småföretag hittar en lämplig person som de vill anställa skulle det ge ca 52 000 nya jobb. Även våra företag var överens om att det inte är lätt att anställa. I små organisationer är det extra viktigt att rekryteringen blir rätt. Företagen var också överens om att ett fungerande lärlingssystem är det absolut bästa sättet att rekrytera, där finns en möjlighet för båda parter att lära känna varandra.
Sid 12 (13) Tyvärr får de nya lärlingsgymnasierna mördande kritik från våra företag. Det efterlyses ett större engagemang från skolans sida och större intresse och bättre lämplighet till yrkesvalet när det gäller eleverna. Småföretagen tar gärna ta emot praktikanter och lärlingar, men då måste eleven ha ett intresse och anlag, vara föreredd av skolan, veta hur man beter sig på en arbetsplats. En småföretagare klarar inte av att axla en del av hemmets och skolans uppfostrande roll. I väntan på att lärlingsgymnasierna utvecklas och höjer sin status så att företagen upplever att det fungerar och lönar sig att ta in gymnasieelever som lärlingar bör lärlingssystemet återinföras som en arbetsmarknadsåtgärd, och gärna med delfinansiering av ESF för spridning och påverkan i hela landet. Inom ramen för denna satsning bör man studera det finska läroavtalssystemet och föra in och utveckla detta branschvis som en komplettering till lärlingsgymnasier och yrkeslinjer. 1999 2007 genomfördes det på flera håll i landet många mycket lyckade lärlingssatsningar. Västerås-lärling av en av de bästa med placeringsgrad upp till 95% så modellen finns redan. Vår PO2-ansökan DU-lärling 2.0 var ett försök till en vidareutveckling av denna modell. 2 Generationsskiften risk att företagen läggs ner och arbetstillfällen försvinner Idag räknar man att så många som upp till 60% av alla privatägda företag behöver skifta ägare under de närmaste åren. Över 200 000 personer är idag sysselsatta i företag där ägaren är över 60 år. Misslyckas man med dessa skiften och verksamheter läggs ner, berörs många fler än om hela Saab ska försvinna. Här finns ett stort utrymme för traineeutbildningar, gärna med någon typ av läroavtal för att förbereda och planera för skiften. 3 Stora pensionsavgångar viktig kompetens går förlorad och verksamheter får svårt att hitta lämplig arbetskraft Enligt AFs prognos ska 36% av de 4 240 000 som är sysselsatta idag gå i ålderspension t o m 2015. Detta innebär att en hel del viktig kompetens försvinner från verksamheterna. Här finns det ett stort utrymme för lärlingsutbildningar och gå-bredvid - insatser, återigen med ett läroavtal. 3 Inte så lätt med jämställdhet Vi har också reflekterat på dessa företags uttalade strävan att i sina organisationer ha en mera jämn könsfördelning. Även här tycker vi att ansvaret bör ligga någon annanstans när det inte finns kvinnliga säkerhetstekniker, datatekniker, rörmokare m fl. Inte manliga florister heller för den delen. Små och medelstora företag hinner inte med informationsinsatser och rekryteringskampanjer för att väcka intresse för otraditionella yrkesval. Där har både skolan och branschorganisationerna mycket kvar att göra. 4 Satsas det tillräckligt på denna typ företag? Dessa företagare är sin ort och sin region trogna. De stannar kvar när stora företag flyttar sina verksamheter i jakt på ännu högre vinster. Det borde vara viktigt att mera systematiskt och kontinuerligt satsa på dessa företags utveckling och möjliggöra och underlätta för deras expansion. Därför reagerade vi när vi upptäckte att just denna grupp fick det mycket svårt att komma åt stödet från ESF under denna programperiod. Dessutom var deras andel av de befintliga medlen tämligen begränsad och minskade ytterligare under resan gång p g a regeringens prioriteringar. Idag kan man konstatera att resultatet av dessa prioriteringar är mycket svåra att mäta eller avläsa. Vi upptäckte ett stort utvecklingsbehov under förprojekteringen, men även en vilja att utvecklas och en stor utvecklings-potential. Detta gällde såväl företagarna som medarbetarna. De flesta småföretagare upplever att det finns behov och utrymme för utveckling och förbättring, men att konkret förmå att göra något åt det varierar och är beroende hur öppen och förändringsbenägen ägaren/vdn är. Svårast är det i en organisation där medaretare vill
Sid 13 (13) mera än ledningen. Vi upplevde exempel om detta i projektet, och då då fick vi helt enkelt backa och ta itu med ledningen först. När vi nu tittar på våra resultat i projektet blir vi häpna över vilken skillnad denna satsning har inneburit för företagen och den enskilde. Vi har under 18 månader erbjudit tre (!) halvdagars utbildningstillfällen till medarbetare och kan se så märkbara effekter. Vad hade hänt om vi hade haft 13 halvdagar, eller 30? Tanken svindlar. För oss känns det att denna viktiga grupp behandlas litet styvmoderligt på många sätt. Vi skulle gärna se mera riktade satsningar, och på en bred frond, för dessa företag. Kommentarer och tips Vi vill först och främst uppmana flera att starta och genomföra utvecklingsprojekt med målgruppen, gärna inom ramen för ESF, om det i framtiden kommer att finnas utrymme för det. Vi vill också tacka våra kontakter på ESF-rådet för ett starkt stöd, stort intresse och engagemang. Vi har inte upplevt att något har varit krångligt utan mött en stor förståelse och flexibilitet. Vi har upplevt hela projekttiden som oerhörd givande och lärorik även för oss i projektledningen. Vi har fått en djupare och en mera nyanserad bild på en småföretagarens vardag, vilket gör att vi känner en ännu större respekt för dessa kämpar. Konkreta råd: Gör alltid en ordentlig analys av företagets nuläge Var lyhörd i kontakten med både företagaren och medarbetarna, lär dig att läsa mellan raderna Var noga med att anpassa nivån och innehållet i insatsen så att du kommer rätt in i verksamheten. Anlita kompetenta konsulter med mycket god kännedom om och förståelse för målgruppen och dess problematik Anordna utbildningarna helst på samma plats, så deltagarna känner igen sig och är trygga Anlita en extern utvärderare från starten Ha tät kontakt med ESF-rådet och dra dig inte för att ta upp problem som kan uppstå När det gäller rapporteringen till ESF-rådet, fråga hur det ska vara och gör sedan så I alla kontakter med Skatteverket, begär skriftliga beslut och svar Använd gärna vårt koncept Medvetet entreprenörskap och Aktivt medarbetarskap samt vårt nya verktyg i utvecklingsprocessen. Kontaktpersoner Vilka personer kan den som är intresserad av ytterligare information kontakta? Kontaktpersoner Saara Nordin, projektledare saara.nordin@telia.com Hans Nordin, ekonomiansvarig hans.nordin@telia.com Rasmus Rossi, utvärderare rasmus.rossi@gmail.com