WebitRental Uthyrningssystem WebIT Design i Kalmar HB www.webit.se
Instruktioner INSTALLATION... 3 FRÅN CD... 3 FRÅN NÄTET... 3 KOMMA IGÅNG... 4 FÖRETAGSUPPGIFTER... 4 HYRTIDER... 4 SJÄLVRISKREDUCERING... 4 ÖVRIGT... 4 LÖSENORD... 5 REGISTRERA... 5 ANVÄNDANDE... 6 HYRESOBJEKT... 6 Lägg till... 6 Ändra... 6 Ta bort... 6 KUNDREGISTER... 7 Lägg till... 7 Ändra... 7 Ta bort... 7 Söka... 7 BOKNINGAR... 8 Boka... 8 Hyr ut... 8 Återlämna... 9 Ändra... 9 Makulera... 9 Ta bort ej uthyrda... 9 LISTOR... 9 Statistik... 9 Bokningar/uthyrda... 9 Återlämnade/makulerade... 9
Installation Från CD Från startknappen väljer du kör. Bläddra sedan fram till filen setup.exe och välj Öppna och sedan OK. Installationsprogrammet kommer nu att köras. Det är dock väldigt viktigt att ni installerar programmet på enhet C (Hårddisken med betäckningen C) för att det skall fungera. Från Nätet Ladda ner den packade filen från vår hemsida och placera den på ett lämpligt temporärt ställe på hårddisken. Packa upp den med ett uppackningsprogram eller genom att högerklicka på den zipp-filen och välj Extrahera alla. Sedan är det bara att köra filen Setup.exe för att installera programmet.
Komma igång Företagsuppgifter När programmet startas första gången skall ni börja med att fylla företagsuppgifterna för det aktuella företaget. Rutan för detta kommer upp automatiskt. För att kunna göra det så låser ni upp genom att klicka på ändra och sedan trycker in koden fyra nollor (0000) och klickar på OK. Därefter kan ni skriva in företagsuppgifterna. Fyll i det företagsnamn och den adress som ni vill ha på kontraktet. Dessa uppgifter ligger även till grund för registreringen. Hyrtider Här har ni möjlighet att välja upp till tio olika hyresintervall. Ni kombinerar dessa genom att skriva in en siffra i vita rutan till vänster och sedan välja timma, dygn eller vecka. Börja med det kortaste hyresintervallet. Tips! Ju fler olika intervall ni har ju lättare är det att kunna hyra ut ett objekt flera gånger på samma dag och där med göra fler kunder nöjda och tjäna mer på samma gång. Självriskreducering Här ställer ni in priset för självriskreduceringen med grundpris och följedygnspris, om det skulle vara billigare efter ett visst antal dygn. Övrigt Här kan ni bl.a. ställa in vilken typ av hyreskontrakt som ni vill använda. Det finns två alternativ att välja mellan. Det ena skriver två kontrakt på ett A4 som sedan kan delas på mitten. Det andra alternativet skriver ut ett kontrakt på halva A4 och med avtalstext under detta. Radera återlämnade/makulerade innebär att databasen töms på gamla bokningar efter den tiden.
Skrivare Under Alternativ/Skrivare kan ni välja vilken skrivare som ni vill använda om ni har flera skrivare kopplade till datorn. Lösenord Boka, lägga till kunder osv. kräver ingen unik behörighet i programmet. Däremot om ni vill ändra företagsuppgifter eller hyresobjekt så måste man skriva in ett lösenord för att låsa upp dessa funktioner. Från början är denna koden 0000 (fyra nollor) och kan ändras under Alternativ/Lösenord i menyn. Registrera När programmet installerats så är det till en början oregistrerat vilket framgår av en gul text uppe i vänstra hörnet. Detta innebär vissa begränsningar i programmet men det går att använda samtliga funktioner i det. Detta för att ni skall kunna testa programmet ordentligt innan ni väljer att köpa det. När ni registrerat programmet så försvinner texten Oregistrerad version på skärmen och på kontrakten samt ni kan göra fler än fem bokningar. För att registrera ert användande av programmet så går ni in på www.webit.se och surfar in på sidan för registrering. Där fyller ni i formuläret med era företagsuppgifter samt en kundkod. Kundkoden får ni fram genom att under Alternativ i menyn klicka på Registrera. I den dialogen får ni upp en kod som heter kundkod. (Denna koden är unik för era företagsuppgifter och ändras om företagsuppgifterna ändras.) När ni fyllt i alla uppgifter klickar ni på skicka. En faktura kommer då upp på skärmen som rekommenderas att ni skriver ut. När vi mottagit er betalning så kommer en registreringskod att skickas till den e-postadress ni angivit i registreringsformuläret. Därefter kan ni låsa upp programmet under genom att skriva in den koden under Alternativ/Registrera i menyn. Skulle koden vara felaktig ber vi er se över de företagsuppgifter ni skrivit in i programmet och skicka dem till oss för kontroll.
Användande Hyresobjekt Programmet är till en början anpassat för att hyra ut släpvagnar men det går bra att även hyra ut andra objekt med programmet. Efter att ni fyllt i alla företagsuppgifter etc. så är det lämplig att börja med att lägga till sina hyresobjekt. Här finns inga begränsningar på hur många objekt som kan läggas till. För varje hyresobjekt kan man följa hur många uthyrningar som gjorts och till vilken omsättning samt vem som senast hyrt objektet. En lista över samtliga objekts hyresomsättning kan också skrivas ut, se Listor. All administration av hyresobjekt sker på fjärde fliken i huvudfönstret Hyresobjekt. För att kunna administrera hyresobjekt så krävs det att sidan låses upp med ett lösenord (0000 i grundinställningen). Lägg till Klicka på Nytt objekt. Fyll i samtliga uppgifter för hyresobjektet inklusive priserna för de olika tidsalternativ som är inskrivna. Under typ finns det några förinställda alternativ att välja på men det går bra att skriva in en egen typ. Typnamnet är begränsat till 10 tecken. Klicka på spara när allt är inlagt och därefter kan proceduren upprepas om fler objekt skall läggas till. Ändra Stega fram till det aktuella objektet med pilarna och klicka på Ändra. Nu kan ni ändra uppgifter, nollställa räknare osv. När detta är klart så glöm inte att klicka på spara. Ta bort Stega fram till det aktuella objektet med pilarna och klicka på Ändra. Nu är det bra att klicka på Ta bort objekt för att radera den ur databasen. Det går dock inte att radera ett objekt som är bokat för uthyrning eller är uthyrt.
Kundregister Kundadministreringen ligger på tredje fliken Kundregister. Kunder som hyrt tidigare sparas i registret så länge ni eller kunden vill finnas att denne skall finnas med där. Observera att enligt PUL (Personuppgiftslagen) så har kunden rätt att kräva att ni tar bort kunden ur registret efter kontraktstiden. För mer information om PUL hänvisas till www.pul.nu För varje kund kan man se dess omsättning samt när denne senast hyrt ett objekt. I inforutan kan man även skriva om man t.ex. brukar ge kunden rabatt el.dyl. Lägg till Det vanligaste förfarandet när man skall lägga till en ny kund sker från bokningen när man har angivit ett personnummer och programmet inte hittar denna i databasen. Men det går även att lägga till personen direkt i kundregisterfliken. Börja med att skriva in ett personnummer i sökrutan för personnummer ( översta sökrutan). Klicka på Enter och programmet gör en sökning i databasen. Om kunden inte finns med kommer det att komma upp en fråga om kunden skall läggas till. Klicka på OK om ni vill detta. Nu kan resten av kunduppgifterna fyllas i. Glöm inte att klicka på spara. Ändra För att ändra en kunds uppgifter så söker ni efter kunden enligt ovan och när programmet hittat kunden klickar ni på Ändra och därefter kan uppgifterna ändras. Klicka på Spara efteråt för att spara dessa. Ta bort För att ta bort en kund så söker ni först reda på den enligt ovan och därefter klickar ni på Ta bort, där ni får bekräfta borttagningen. Söka Det går att söka kund på personnummer, namn och företag. Skriv söktexten i ngn av sökrutorna och tryck Enter. Det går bra att söka på del av namn; t.ex. sök på Jonas och även de som heter Jonasson hittas. Finns det flera Jonas så går det att stega fram och tillbaka med pilarna.
Bokningar Kärnan i programmet, boka och hyra ut objekten, är kalendern som finns på första fliken. Här ifrån startas en bokning lättast och systemet visar bokade samt uthyrda objekt. Systemet tillåter inte några dubbelbokningar utan en varning dyker upp om tiderna för den nya bokningen överlappar en befintlig bokning. För att kunna boka ett objekt så krävs det att det objektet är inlagt i databasen, läs hur man gör det under rubriken hyresobjekt. Bokningar och uthyrda objekt visas genom att dagarna blir rödmarkerade och tidsintervallet visas i timkalendern till höger. Boka Lättaste sättet att boka ett hyresobjekt är att utgå från kalendern. Välj det objekt som önskas ovanför kalendern. Klicka på den dag som bokningen avser. Nu kan ni klicka i timkalendern till höger för det klockslag som bokningen skall börja vid. Tiden dyker upp i en ruta för Ut strax under timkalendern. Nu finns det två alternativ att välja återlämningstiden på. Det ena är att klicka en gång till i timkalendern ( det går bra att välja en senare dag också först om det behövs) och då kommer återlämningstiden upp vid In. Detta är att föredra om kunden vill ha en unik tid som inte stämmer överens med de tidsintervall som är förutbestämda. Priset för bokningen kommer då att beräknas till det närmaste överliggande tidsintervallet. Det andra är att inte välja någon återlämningstid utan klicka direkt på Överför under timkalendern. Nu kommer ett meddelande upp om en ny bokning skall påbörjas, klicka på Ok. Nu är tiden starttiden för uthyrningen överförd till en bokning och en ny bokning kan påbörjas. Välj nu vilket hyresintervall som önskas i Uthyrningstid. Priset kommer nu att beräknas och en återlämningstid visas. Fyll nu i personnumret på hyresmannen och tryck Enter. Finns kunden med i databasen så kommer den att visas annars hoppar programmet automatiskt över till kundregistret och ni kan fylla i kunduppgifterna. Spara kunden och klicka på Överför till bokning så får ni över kunduppgifterna till bokningen. I rutan för övrigt kan ni lägga till en text om t.ex. kunden lånat något tillbehör. Denna texten kommer upp vid återlämnandet i en liten inforuta. Välj betalningsalternativ och klicka på spara. Hyr ut När man skall hyra ut ett objekt så krävs det att den först är bokad, se ovan. Under kalendern så finns en ruta som heter Objekt som skall hyras ut aktuell dag, som visas de objekt som skall hyras ut den aktuella dagen som är markerad i kalendern. För att hyra ut ett objekt så måste dagens datum visas i kalendern, det går inte att hyra ut ett objekt som är bokat på ett annat datum. Klicka på Idag för att hamna på dagens datum.
Nu visas en i listan de objekt som skall hyras ut. Markera den som är aktuell och klicka sedan på knappen under som heter Hyr ut. En bekräftelse på betalningsalternativ kommer att komma upp samt möjligheten att skriva ut ett kontrakt eller om det inte önskas (Kontrakt är dock att föredra). Återlämna När kunden kommer tillbaka med hyresobjektet är det dags att markera objektet som återlämnat i datorn. Detta kan göras på två sätt. Markera bokningen i listrutan för Objekt som skall ut aktuell dag och klicka sedan på återlämna. Bokningsnumret kommer automatiskt att visas i rutan för återlämning. Klicka på OK. Alternativt är att klicka på Återlämna direkt och skriva in bokningsnumret som kan hittas på kontraktet. När man klickat på OK för återlämnandet kommer en liten inforuta upp om kunden har betalt, är försenad och om det är något skrivet i rutan för övrigt på bokningen. Ändra Ibland kan det behöva ändras tid för uthyrningen eller om kunden ringer och blir försenad. Markera bokningen i kalendern och klicka på ändra. Nu kommer bokningen att visas under bokningsfliken och det går bra att ändra tid eller vad som behövs. Klicka på Spara ändringar när ändringen är gjord. Om kunden är försenad och tiden för återlämningen ändras så kan tett tips vara att man skriver i övrigt rutan att kunden är försenad och ev. skall göra en tilläggsbetalning. Makulera En kund ringer och vill avboka en tidigare bokning. Markera bokningen i kalendern och klicka på Makulera. Bokningen makuleras. Ta bort ej uthyrda Klicka på Radera ej uthyrda för att ta bort bokningar som inte blivit uthämtade. En dialogruta kommer upp där antalet timmar tillbaka i tiden som gäller för raderingen. Listor Statistik Under listor i huvudmenyn kan ni välja denna lista. Här kan ni se alla objekts omsättning samt antal uthyrningar. Det går att nollställa samtliga härifrån alternativt nollställa dem under fliken hyresobjekt, var för sig. Bokningar/uthyrda I denna lista kan ni välja mellan att se de bokade objekten eller de som redan är uthyrda. Här kan man finna objekt som inte blivit återlämnade eller uthyrda som måste raderas från bokningen eller bli markerade som återlämnade. Återlämnade/makulerade Här kan ni gå tillbaka och se vilka som hyrt den senaste tiden. Det går att sortera genom att klicka på de olika kolumnrubrikerna.