Manual för schemaläggning av operationssal. 2017-03-10 Manual för schemaläggning av operationssal. Manualen beskriver först hur man lägger ett grundschema och sedan hur man infogar en schemaperiod då ett tillfälligt schema ska gälla, t ex under juleller sommarperioden Välj Schemaläggning bland symbolerna längst ner till vänster för att komma till schemaläggning. Välj Schemalägg opsalar. 1
Denna bild visas när du först valt schemaläggning operationssalar. Den öppnar sig för din standardoperationsavdelning automatiskt, dvs. den operationsavdelning som du normalt arbetar på och som är inställd i systemet. Denna bild är skrivskyddad om startdatum för schemaperioden passerats och man måste aktivt göra ett val för nytt schema eller ny period för att kunna göra ändringar. 2
NYTT SCHEMA (GRUNDSCHEMA) Välj Ny och en ruta öppnas med möjlighet att välja startdatum för schemat som ska läggas. Dagens datum är förvalt men genom att klicka på pilen så öppnas en kalender där du väljer önskad startdag. Schemalägg helgdagar är detsamma som Schemalägg helg dvs. lördag, söndag och röda dagar mitt i veckan. Är inte denna i bockad så kommer systemet automatiskt inte schemalägga röda dagar som infaller mitt i veckan, därför behöver man inte manuellt justera och tänka på detta. Om den bockas i räknas alla dagar som en vanlig dag och alla dagar kommer att se ut som de gör i schemat här oavsett helgdag eller ej. 3
Kalenderperiod: Visad kalender - Den period du ser datum för är den period vars schema du ser. Här kan du öppna rullgardinen och se tidigare eller kommande perioder. 1 2 3 4 5 6 7 8 9+10+11 Infoga kalenderperiod används då du ska göra en ändring i ett pågående schema för en eller flera veckor (t ex sommaren). Används som mall - om du önskar kunna använda en schemaperiod som mall i framtiden. Ägande openhet - Den opererande enhet man schemalägger salen för. För de operationsavdelningar som önskar precisera vilken enhet som opererar på salen. Schema Här väljer du: 1. Hur många veckor som schemat ska vara på. Denna vecka/dessa veckor rullar sedan tills man gör en ny schemaperiod. 2. Om du önskar startveckan (då schemat börjar rulla) att vara annan vecka än den första i schemat. 3. Om helgen ska schemaläggas så bockar du i den rutan (valde du den i föregående steg så är den redan i bockad). Layout (endast i denna vy, sparas inte) Här ställer du in (för denna vy du arbetar i, detta berör inte det färdiga schemat): 4. Om du önskar se lördag och söndag i översikten. 5. Hur många salar du vill se samtidigt. 6. Hur många veckor du vill se samtidigt. 7. Vilken vecka du vill se. Är schemat på fyra veckor och du önskar se en vecka i taget så kan du här bläddra mellan veckorna 1-4. 8. Mellan vilket tidsspann på dygnet du önskar se. Det finns två val- 06-19 (förvalt) eller 00-24 Aktivitet (endast denna vy, sparas inte) 9. Skiftnyckeln - när du står på en markerad tid i schemat kan du här öppna och redigera den tiden. Du kan även byta openhet för denna tid. 10. Soptunnan - raderar tiden du markerat 11. Färgsnurra - ändrar bakgrundsfärg på schemat. Detta sparas inte. 4
Nu vill jag schemalägga för 4 veckor som ska rulla på tillsvidare. Jag vill inte schemalägga helger då avdelningen är stängd och jag vill inte se helger. Jag vill se de 6 salar som är operationssalar och väljer därför 6 synliga salar och jag vill se två veckor samtidigt. Sal 1-5 är ortopedens salar och sal 6 är kirurgens och detta vill jag se i operationsprogrammet och jag schemalägger därför det genom att välja Ägande openhet. Jag börjar därför med Sal 1-5 och ställer in VO ortopedi Kryh som ägande openhet. 5
Tiderna som ligger till vänster drar du sedan till respektive sal och dag genom att sätta muspekaren på önskad tid, hålla ner vänster musknapp, dra till önskad plats och släpp. Här har man öppet 7-18 på sal 1-5 utom fredag då man stänger 15.00. 7-15 finns dock inte i tabellen så jag lägger 7-16, öppnar varje fredagspass med Skiftnyckeln och redigerar tiden. Denna ruta öppnas för korrigering av tid. Markera tiden, högerklickaöppna eller markera och öppna med Skiftnyckeln 6
När jag gjort de för sal 1-5 den fredagen så ändrar jag Ägande openhet till VO kirurgi Kryh för att schemalägga sal 6. De har på denna sal verksamhet måndag torsdag 7-18. Fredagar stängt, den lämnar jag tom. Nu är jag färdig med vecka 1 i detta 4 veckors schema. Fredagen hålls tom. 7
Genom att ha denna vecka markerad (den veckan man står på är markerad och gul där veckonumret står) kan jag kopiera den till nästa vecka som ska se likadan ut. Klicka på Kopiera markerad vecka till nästa Nu är schemat klart även för vecka 2. Genom att markera vecka 2 kan du kopiera den till vecka 3 osv. Det går också bra att lägga det manuellt som man gjorde med vecka 1. Om man inte önskar att salarna ska tillhöra en openhet så gör man inget val i rutan för Ägande openhet alternativt väljer Alla. Schemat får då samma färg på alla salar dessa färger följer med till Gant schemat i operationsprogrammet om valet Visa färgbeskrivningar görs där. 8
Jag kopierar schemat till vecka 3 och 4. På denna enhet har man måndag var fjärde vecka APT 17.00 18.00 och de infaller på schemavecka 2. Jag raderar tiderna på måndagen. Markera- soptunnan alt. högerklicka- välj radera. Jag hittar Utbildning/möte till höger i listan bland tider och drar den till varje sal på måndagen i vecka 2, öppnar den ( skiftnyckeln ) och redigerar till önskad tid. I detta fall 17-18. Här går det också att lägga en anteckning t ex APT. Jag lägger på operationstid igen. Denna gång väljer jag 7-17 På måndagen vecka 2 syns nu en liten ruta som representerar möte/utbildning. 9
Så här ser det sedan ut i Gant schemat. Texten med vilket VO som äger salen försvinner/läggs till genom att markera Visa färgbeskrivningar. 10
Var fjärde vecka på måndagen kommer det att vara streckat för möte. Har du skrivit en anteckning (t ex APT) syns den i tooltippen när du för muspekaren över mötet. Dagar som är röda i almanackan (t ex 1/5, Långfredagen är inte schemalagda). 11
Förnyat grundschema Tiderna har förändrats och schemat behöver läggas om. Denna gång är förändringen inte så stor att jag vill ha ett helt nytt schema (då hade jag följt ovanstående). Se till att den aktuella perioden är den som visas och välj Infoga kalenderperiod Välj startdatum. 12
Precis som tidigare har jag nu möjlighet att radera tider och dra fram nya tider. Skillnaden är att jag har det schema som ska sluta gälla som grund/mall och ändringen jag ska göra är endast att jag ska stänga alla salar på fredagar. Jag raderar fredagstiderna och sparar mitt schema. Nu har jag ett nytt grundschema som rullar på 4 veckor med stängda fredagar. 13
TILLFÄLLIG SCHEMAFÖRÄNDRING Inför tillfälliga förändringar t ex sommaren ser jag till att rätt period är den som visas. Väljer Infoga kalenderperiod Bockar ur Tillsvidare och sätter slutdatum. Den period som jag infogat detta tillfälliga i kommer per automatik att börja rulla igen dagen efter slutdatum. På denna avdelning har man sommarneddragning vecka 25-34 och datum väljs efter det. 14
Du har nu en exakt kopia av det pågående schemat. Gör dina förändringar. Är det stora förändringar kan man välja att tömma schemat för att sedan lägga tiderna och kopiera till kommande veckor. Har man olika öppettider under sommarveckorna kan man utöka antalet veckor till det antalet man har stängt och lägga för varje vecka olika tider. I detta fall ska sal 4,5 och 6 vara stängda. Ortopeden kommer att operera på sal 1,2 och 3 mellan 7-16 måndag torsdag. Fredagar stängt. Denna ändring var så stor att det var enklast att tömma schemat, lägga till tider på vecka 1 och kopiera. Spara schemat. 15
Schemat som rullat före den tillfälliga förändringen är den som sedan rullar efter förändringens slut. Pilen pekar på före och efter och dessa schema är identiska utan att du behöver göra något. Nu rullar detta schema på mellan de datum jag valt och efter det återgår det automatiskt till det schema som låg tillsvidare innan denna tillfälliga period. 16
ÄNDRING AV SCHEMA FÖR EN DAG ELLER TVÅ (STÄNGNING TILLFÄLLIGT VIA GANT) Det finns möjlighet att via Gant schemat spärra en sal för en kortare tid utan att påverka schemat framåt. Användbart t ex vid personalbrist en dag, utbildningar etc. Högerklicka i ganten på den sal du önskar spärra. Det öppnas då en ruta med valet Spärra tid i schemat. Klicka på den. 17
En ruta där det är möjligt att välja tidsspann öppnas. Välj mellan vilka tider salen ska vara stängd och eventuellt anledningen till stängningen. Du kan också välja vilka salar det gäller. 18
Så här ser det ut i ganten. Behöver man ändra på detta går det bra genom att högerklicka och Redigera spärrning alternativt Ta bort spärrning. 19
TIPS Möjligheten finns att göra mallar av sina schemaperioder. Kan vara bra vid en tillfällig neddragning då man inte vet slutdatum men önskar kunna återfå det gällande schemat enkelt vid behov. Stå på önskad period i Visad kalender, tryck på Använd som mall En ruta kommer upp där du döper mallen. Nästa gång du väljer Infoga kalenderperiod eller Ny så kan du genom att bocka i Kopiera tidigare kalender välja bland de perioder som du gjort till mallar. 20