Dokumentloggning i Rebus 2009-08-06 Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson Senast reviderad 2009-10-13 Inledning Från och med version 173 av Rebus finns det möjlighet att spara information om varenda e-post sändning och utskrift man gör från Rebus. Vem som gjorde det och när, samt till vem man skickat e- posten eller på vilken skrivare man skrev ut. Grund-modulen: Inställning I rutinen Arkiv/Generella data ställer man in om dokumentinformationen ska loggas eller inte. Markera om det ska loggas. Om även de fysiska dokumenten ska sparas måste en sökväg skrivas in. De fysiska utskrifterna som gjorts på skrivare kan tyvärr inte sparas men alla filer som skickats via e- post kan sparas om man vill. Se då till att katalogen/mappen man anger för att spara dokumenten i verkligen finns på datorn och att alla användare kommer åt att skriva och läsa i katalogen. Sida 1 av 7
Resebyrå-modulen: Skapa/Visa dokumentlogg När man tar fram en beställning finns det en ny flik som heter Dokument. Motsvarande flikar finns även i Arrangörs-modulen och Buss-modulen. Välj den fliken så ser man alla dokument som skrivits ut eller e-postats från beställningen. Datum, tid och användare visas samt hur utskriften gjorts ( E-post eller Skrivare ). Rubriken MediaID visar e-post adressen eller skrivarnamnet där utskriften gjordes. Därefter visas vem man skickade utskriften till. Det kan vara kund, leverantör eller egna användare. Informationsfältet visar Sida 2 av 7
vilken utskrift som gjordes. Sista fältet visar hur många dokument som skickades med i e-posten som medskickade filer. Dubbelklickar man på en dokumentrad visas information om den utskriften/e-posten. I detta fall var det en e-post. Man ser vilken användare som sände den, till vem, vilket datum och vilken tid. Man ser också till vem eller vilka man skickat en eventuell kopia och blindkopia. Ärende/subject-raden och hela meddelandet i e-posten visas också. En grön bock på de filer som var medskickade i e-posten innebär att dokumenten är sparade på hårddisken och kan visas genom att dubbelklicka på dem. Gör man det så visas dokumentet i motsvarande program, t.ex. startas Adobe Acrobat Reader för PDF-filer, Excel för XLS-filer etc. Sida 3 av 7
Om dokumentraden man dubbelklickade på gällde utskrift på en skrivare, och inte en skickad e-post, kommer detta fönster upp. Tyvärr kan inte utskrifter som skickats till en skrivare sparas fysiskt på hårddisken, därför visas en röd bock framför dokumentet. Den röda bocken visar att man inte kan dubbelklicka på dokumentet för att visa det igen. Sida 4 av 7
Grund-modulen: Visa dokumentlogg För att titta på alla loggningar för dokumentutskrifter, välj rutinen Arkiv/Dokumentlogg. Här kan man välja vad man vill se. Från/Till datum, sänt eller utskrivet av en viss användare samt om man vill se logg på sänt via e-post och/eller utskrivet på skrivare. Även här kan man dubbelklicka på en dokumentrad om man t.ex. vill läsa hela e-postmeddelandet och titta på de dokument man skickade med. Är man inloggad som SYS (Systemanvändare) kan man välja att se vilken användare som helst eller välja blankt för att se alla användare. Är man inte inloggad som SYS och man har behörighet att gå in i den här rutinen kan man ändå bara se vad man själv har gjort för utskrifter och e-post sändningar. Sida 5 av 7
Man kan även radera gamla loggar genom att först söka fram det intervall man vill radera och sedan klicka på Radera-knappen. Endast SYS kan radera tidigare loggar och sparade dokument. Dubbelklickar man på en rad som gäller en skickad e-post dyker följande fönster upp. Precis som i bokningsmodulernas dokumentflik kan man se all information om e-posten som skickats samt vilka filer man bifogade. Är det gröna bockar framför de bifogade filerna betyder det att de är sparade i sin helhet och dubbelklickar man på någon av dem så visas de. Är det t.ex. en PDF-fil så startas Adobe Acrobat Reader som visar dokumentet. Sida 6 av 7
Vill man inte visa loggen i datumordning utan man är först och främst intresserad av vem som senast har skrivit ut eller skickat en viss lista väljer du sökordning Lista/Datum. Då visas följande fönster. I vänsterdelen visas alla valbara listor och rapporter. Klickar du på RB01 Bekräftelse som i exemplet visas det i högra delen vilka resebyråbekräftelser som skickats/skrivits ut inom det valda datumintervallet. Med detta val är det enkelt att leta efter senaste utskrift av en viss lista eller rapport. Sida 7 av 7