CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION

Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION

INNEHÅLL Semesterinstruktion... 1 När gör vi semersteromställningen i systemet?... 1 Varför ser mars konstig ut?... 1 Semesteromställningen... 1 Lönevarningar... 1 Lönevarningar i samband med semesteromställningen... 1 Färre betalda dagar än semesterrätten... 2 Flera betalda dagar än semesterrätten... 2 Varför beräknar vi antalet dagar på arbetade dagar och inte på anställningstiden?... 2 Justering av minsta värdet på dag balkongtillägget (kollektivanställda)... 3 Sparade semesterdagar år 5 som utgår... 3 Varför är frånvaron med när man räknar antalet dagar och inte när man räknar minsta värdet per semesterdag?... 3 Semestersteravstämning... 4 Betalda semesterdagar:... 4 Betalda semesterdagar efter korrigering:... 5 Balkongtillägg:... 5 Värde betald semesterdag... 5 Intjänad semesterersättning efter semesteromställningen... 5 Utbetalda/sparade dagar år 5:... 5 Kan man skapa en lista som visar på vilken lön och frånvaro den anställde har tjänat in sin semester?... 6 Semesterskuldslista... 7 Hur ser semestern ut på lönespecifikationen?... 8 Inställningar semester... 8 Semesterrätt... 8 Semesterersättning... 8 Semesterersättning inkluderat i lönen... 8 Arbetat... 9 Hur beräknar vi antalet dagar vid inställningen arbetat... 9 Jämt... 9 Hur beräknar vi antalet dagar vid inställningen jämt... 9 Spara semester/utbetala all intjänad semester/utbetala delbelopp... 9 Lägga ut semester i timrapporten... 9 Semester kollektivanställda... 9 Semester tjänstemän... 10 Tjänstemännens semester beräknas enligt nedan... 10 Timavlönad tjänsteman... 10 Uttag av semesterdagar ordning... 10

INNEHÅLL Betala ut sparade semesterdagar.... 11 Lönevarningar när man godkänner lön... 11 Ändring av månadslön tjänstemän och ägare... 11 Månadslön men inte stämplat... 12 Flytt av intjänade dagar till betalda... 12 Lönevarningar när man låser perioden... 13 Alla löner måste godkännas i mars.... 13 Om man godkänt och vill ändra sig... 13 Korrigera semester i mars månad... 14 Kollektivare... 14 Tjänstemän... 14 Betala ut semesterdagar i mars... 15 Slutlön I mars... 16 Kollektiv... 16 Tjänstemän... 16 Skatt på semester... 17 Betala ut semestertillägget... 17 Kollektivare... 17 Tjänstemän... 18 Använda intjänade semesterdagar innn april... 18 Kollektivare... 18 Tjänstemän... 21 Byte av avtal från kollektivare till tjänstemän... 21 Flytta semester mellan bolag inom samma koncern.... 1 Bokföring av semester... 3 Vår bokföringsprincip... 3 Olika bokföringsprinciper... 3 Vad är skillnaden?... 3 Hur kan jag stämma av detta?... 4

1 Semesterinstruktion Denna instruktion utgår från kollektivavtalet mellan HRF och Visita. För annat avtal ber vi er kontakta vår support. När gör vi semersteromställningen i systemet? Den gör vi i löneperiod mars, alltså lönerna som ska betalas ut i april. Varför ser mars konstig ut? I mars löneperiod visar vi hur semestern för april kommer att se ut, om den anställde tar ut semester tas det fortfarande från den anställdes betalda dagar för mars inte de dagarna som blir tillgängliga från och med 1 april. Semesteromställningen Som vi nämnt ovan görs semesteromställningen i mars löneperiod, vi visar hur resultatet av semesteromställningen kommer att se ut redan i mars. Den anställde kan inte ta ut sina dagar förrens den första april men på lönespecifikatiionen för april löneutbetalning kommer de få information om hur mycket semester de har att ta ut. När vi gör lönerna för mars löneperiod får man en del lönevarningar gällande semesteromställningen de förklaras nedan. Lönevarningar I systemet finns det ett antal lönevarningar som kan komma upp antingen när man godkänner lönen eller när man låser löneperioden. Dessa varningar är till för att påminna om vissa ändringar som kan behöva göras. Lönevarningar i samband med semesteromställningen

Färre betalda dagar än semesterrätten Om denna fråga kommer upp så har den anställde inte fått 25 semesterdagar. Det kan bero på att den anställde har jobbat deltid (snitt mindre än 5 dagar per vecka) under semesteråret eller inte varit anställd hela året. Väljer man ok får den anställde 16 dagar, väljer man nej får man en fråga om man vill justera antalet betalda semesterdagar till 25. Om man gör det kan man också få frågan om man vill justera värdet per dag beroende på om värdet per dag understiger minsta värdet per dag enligt kollektivavtalet. Man kan också ange antalet dagar manuellt. Antalet dagar räknar vi fram enligt denna beräkningsgrund: Antal arbetade dagar (inklusive frånvaro)/22 (genomsnittliga antalet arbetade dagar per år) * den anställdes semesterrätt/12 (månader per semesterår). Ett exempel: En anställd har arbetat 164 dagar under semesteråret, den anställde har 25 dagars semesterrätt. 164/22*25/12=15,53 dagar, den anställde kommer att få 16 dagar betald semester (semesterdagar avrundas alltid uppåt till hela dagar). Det finns också en spärr i Caspeco som begränsar antalet intjänande dagar per månad, man kan aldrig tjäna in ett större antal dagar under en månad än den semesterrätt den anställde har. Det kan innebära att en anställd som jobbar heltid får ett lägre antal betalda dagar, detta behöver man då justera i semesteromställningen. Flera betalda dagar än semesterrätten När ett bolag startar upp med oss kan det ibland bli att de anställda får för många dagar med sig in i systemet, detta justeras med automatik i systemet i samband med semesteromställningen. Det finns en spärr som begränsar de anställda från att tjäna in mera dagar än deras semesterrätt. För en kollektivare blir det ingen ekonomisk effekt då den anställde har sin intjänade semesterersättning som vi sedan delar med intjänade dagarna, exempel: Den anställde har 10 000 i intjänad semestererättning och har tjänat in 27 dagar semester men har en semesterrätt på 25 dagar. Systemet kapar då bort 2 dagar och delar den in tjänade semesterersättningen med 25 dagar. 10 000/25=400 kronor per betald semesterdag. För en tjänsteman blir det en ekonomisk effekt då dessa tjänar in semesterersättning baserat på månadslönen * 5,4 % * antalet dagar de tjänat in, exempel: Den anställde har tjänat in 27 dagar i intjänade semesterdagar men har 25 dagars semesterrätt, den anställde har en månadslön på 10 000. I bokföringen har vi bokat upp 10 000 * 5,4%= 540 kr per dag * 27 dagar vilket blir en semesterskuld på 14580 kronor, när vi då gör semesteromställningen så kapar vi bort 2 dagar då den anställde inte har rätt till mer än 25 dagar. I bokföringen bokar vi då bort 2 * 540 = 1080 kronor. Den anställde får korrekt semester och bokföringen stämmer. Varför beräknar vi antalet dagar på arbetade dagar och inte på anställningstiden? Då största delen av de anställda inom restaurang arbetar mycket oregelbundet blir det svårt att korrekt räkna antal dagar baserat på deras anställningstid, därför har man valt att basera detta på antalet arbetade dagar. Detta är också vad man kan kalla nettodagar, nettodagar är en förutsättning för att balkongtillägget ska ränkas korrket (se nedan). 2

3 Justering av minsta värdet på dag balkongtillägget (kollektivanställda) För kollektivanställda räknar man fram värdet på den betalda semesterdagen genom att ta den ackumulerade intjänade semesterersättningen delat med antalet semesterdagar den anställde har tjänat in. Om detta värde understiger det minsta värdet på betald semesterdag enligt kollektivavtalet bör detta justeras. I ovan exempel föreslår man att värdet ska justeras baserat på en genomsnittlig sysselsättningsgrad per dag, denna räknar man fram enligt nedan: Man tar antalet arbetade timmar/antalet arbetade dagar exklusive frånvaro/8 timmar (heltidsmåttet per dag enligt kollektivavtalet) Exempel: Den anställde har arbetat 1 274,24 timmar och 176 dagar exklusive frånvaro. 1 274,24/176= 0,905 * 100 blir 90,5% Man tar den genomsnittliga sysselsättningsgraden*minsta värdet per betald semesterdag enligt kollektivavtalet (1307 för semesteråret 2014/2015). 1307*90,5%=1 183,22 Detta värde jämförs sedan med det värdet man får fram när man delat den anställdes intjänade ackumulerade semesterersättning med de intjänade semesterdagarna. 10 416,32/16= 651,02 Beroende på de val man gör till vänster i rutan ovan så ser man de ekonomiska effekterna till höger, dessa sammanställs också på en avstämningsrapport (se längre ned i manualen) Sparade semesterdagar år 5 som utgår Här ska man välja om dagarna ska betalas ut eller sparas. Om man sparar dagarna flyttas de tillbaka till år 5. Finns dagar som flyttas från år 4 till år 5 justerar vi värdet på dagarna så att ett snitt beräknas baserat på värde per dag och antal dagar. Exempel: I semesteromställningen har den anställde 5 sparade semesterdagar i år 5 till ett värde av 100 kr per dag som ska betalas ut och 5 sparade semesterdagar i år 4 som flyttas till år 5 med ett värde av 200 per dag. Totala antalet dagar i år 5 blir 10st till ett värde av 150 kronor per dag. Varför är frånvaron med när man räknar antalet dagar och inte när man räknar minsta värdet per semesterdag? Frånvarodagarna är semestergrundande när vi räknar fram antalet intjänande dagar för den anställde men när vi räknar fram balkongtillägget baserar man på arbetade dagar.

4 Semestersteravstämning När man har godkänt alla löner och därmed svarat på samtliga lönevarningar kan man se resultatet av svaren i en sammanställd lista: Som sagt det är viktigt att man har godkänt alla löner innan så att denna lista stämmer. Denna lista är bara korrekt uppdaterad i mars månad när man gör semesteromstälningen, den ska bara användas i mars månad efter att lönerna är godkända och klara. Listan visar antalet betalda dagar, betalda dagar efter eventuella korrigeringar, snittarbetstid per dag (genomsnittlig sysselsättningsgrad per dag), balkongtillägg, värde per betald semesterdag, intjänad semesterersättning innan semesteromställningen och intjänad semesterersättning efter semesteromställningen. Det finns ett antal varningar i listan, det är varningar på vad som kan vara avvikelser att titta på (varningarna förklaras om man markerar muspekaren över den röda markeringen): Betalda semesterdagar: Här varnar vi om den anställde har intjänad semestersättning men inga dagar kopplade till den ersättningen.

5 Betalda semesterdagar efter korrigering: Vi visar om en korrigering av semesterdagarna har skett. Balkongtillägg: Här visar vi att den anställde har fått ett balkongtillägg. Värde betald semesterdag Här varnar vi om den anställdes värde per betald dag överskrider 1,5 av en värdet på en semesterdag för en heltidsanställd med den timlönen den anställde har. Här är det vanligaste felet att man har missat att räkna upp semesterdagar på den anställde. Denne får då för få dagar till ett för högt värde. Intjänad semesterersättning efter semesteromställningen Här varnar vi om värdet efter semesteromställningen har ökat mer än 20 %. Utbetalda/sparade dagar år 5: Vi markera också om den anställde har sparade semesterdagar år 5 som har sparats ett år till eller om den anställde har fått dessa utbetalda.

6 Kan man skapa en lista som visar på vilken lön och frånvaro den anställde har tjänat in sin semester? Detta går nästan att göra i systemet idag, om man väljer fliken, under låsta mallar finns det en lista som heter 03. Semesteravstämning. Den listan är tänkt att användas för att kunna stämma av semestertransaktionerna per månad. Men vill man bygga vidare på den kan man lägga till följande fält: Intjänad semesterersättning period Intjänad semesterdagar period Intjänat semestervärde per dag period Arbetade dagar Arbetade dagar exkl. frånvaro Arbetade timmar Stämplade timmar (används för de som har ej komp angivet på anställdafliken) Med denna lista får jag ett bra underlag om jag vill stämma av vad den anställde har tjänat in sin semester på.

7 Semesterskuldslista Man kan dra ut en kort eller lång semesterskuldslista från systemet, man väljer fliken listor och under sektionen låsta mallar bläddrar man ner till antingen kort eller lång semesterskuldslista: I dessa standard listor är inte den upplupna arbetsgivaravgiften med, om man vill ha det så markerar man bara det fältet innan man skapar listan. (Vill man spara sin lista som mall trycker man på spara mall under sektionen egna mallar). Observera att listorna redan är ackumulerade, de visar allstå den totala semesterskulden per den löneperiod man står i, man behöver inte ange period. Bilden ovan visar den långa semesterskuldslistan, den tar med samtlig information. Vi har valt att ha med förskottssemester i semesterskuldslistorna och vi visar den som en skuld på den anställde.

8 Hur ser semestern ut på lönespecifikationen? På lönespecifikationen kommunicerar vi ut all semester till den anställde, de betalda och sparade dagarna anger vi med belopp. De intjänade dagarna kommunicerar vi bara ut dagarna på då dessa dagar inte är tillgängliga i varken dagar eller pengar förrens nästa semesterår, samt kan värdet komma att justeras på grund av balkongtillägget. Inställningar semester Semesterrätt Semesterrätten på de anställde anger man under Semesterdagar/år, man anger antalet semesterdagar den anställde har rätt till. Det vanligaste antalet dagar är 25 respektive 30 (oftast om man har förhandlat bort sin övertidsersättning). Om man ändrar semesterrätten på en anställd börjar man tjäna in dessa från den månaden man gör ändringen i. Exempelvis om jag har tjänat in semester från april till september med semesterrätten 25 så har jag tjänat in 25/12=2,08*6=12,48 dagar. Från oktober till mars tjänar jag in dagar med semesterrätten 30 dagar 30/12=2,5*6=15 dagar. Total har jag tjänat in 12,48+15= 27,48 dagar vilket avrundas uppåt till 28 dagar. Semesterersättning Alla anställda ska ha Ja markerat i rutan semesterersättning, de enda som kan välja att inte räkna upp semester är ägare. Ägare har möjligheten att besluta om man vill räkna upp semester eller ej. Semesterersättning inkluderat i lönen Om ni har avtalat med en anställd att semesterlönen ska ingå I timlönen kan man slå av semesterersättningen i Caspeco, var dock noga med att notera timlönen är inklusive semesterersättningen i anställningsbeviset. Rekommendationen vi gör är att sätta timlönen exklusive semesterersättning och betala ut semesterersättningen löpande det blir samma effekt för den anställde.

Arbetat Inställningen arbetat har vi för att kuna räkna fram antalet exakta semesterdagar baserat på hur många dagar som den anställde har jobbat. Aven kallat nettosemester. Denna inställning är en förutsättning om man vill använda sig av den automatiska beräkningen av minsta värdet per semesterdag (balkongtillägg). En viktig sak att komma ihåg är att alla anställda har rätt till 5 veckors semester (6 veckor om man har förhandlat till sig detta). Anledningen till att man anger dem i dagar är för att vi enklare ska kunna räkna rätt antal dagar. Detta har betydelse när en anställd som jobbar 4 dagar i veckan bara tjänat in 20 dagars semester på ett år, de 20 dagarna motsvarar ju 5 veckors ledighet för den anställde. Hur beräknar vi antalet dagar vid inställningen arbetat Antal arbetade dagar (inklusive frånvaro)/22 (genomsnittliga antalet arbetade dagar per år) * den anställdes semesterrätt/12 (månader per semesterår). Jämt Inställningen jämt delar den anställdes semesterrätt med 12(månader) och tilldelar det antalet dagar per månad. Exempelvis 30 dagar/12 blir 2,5 dagar per månad. Denna inställning tar inte hänsyn till minsta värdet per betald semesterdag (balkongtillägget). Den tar heller inte hänsyn till någon form av semestergrundande eller ej semestergrundande frånvaro i systemet. Den används oftast på anställda som inte stämplar regelbundet i systemet, exempelvis resande säljare. Hur beräknar vi antalet dagar vid inställningen jämt Den anställdes semesterrätt/12 månader. Spara semester/utbetala all intjänad semester/utbetala delbelopp Är den anställde anställd för enstaka dagar rekommenderar vi att man betalar ut all intjänad semesterersättningen löpande då anställningen avslutas efter varje arbetspass. Om den anställdes anställning ämnar att vara längre än 3 månader är vi också som arbetsgivare skyldiga att lägga ut semester för den anställde, då rekommenderar vi att man sparar den anställdes semesterersättning. Lägga ut semester i timrapporten För både kollektivare och tjänstemän lägger man in frånvaron i timrapporten på de dagar och tider personen skulle ha arbetat. För mer information om hur man lägger in frånvaro, se manualen Timrapport under Hjälp. Semester kollektivanställda Dessa tjänar in semesterersättning på semesterlönegrundande lön varje månad baserat på nedanstående procentsatser (Timlön eller månadslön samt vissa tillägg minus eventuella avdrag, semesterlönen i sig är inte semesterlönegrundande). Detta samlas i fältet intjänad semesterersättning ackumulerad som vid mars lönekörning divideras med de antal intjänade semesterdagar och på så vis får de ett värde på sina semesterdagar. För HRF och Handels får inte värdet understiga en viss gräns (balkongtillägget) som nämnts tidigare. HRF - 12,72% Handels - 13% Fastighet - 12% 9

10 Avdraget baseras på timlönen * antal timmar. Är det en kollektivare med månadslön blir avdraget Månadslön/173 * antal timmar. Tar en kollektivare ut semester en månad så räknas semesterlönen ej som semesterlönegrundande lön. Semester tjänstemän Dessa tjänar in semesterdagar värderade utefter innevarande månadslön se nedan. Det är av stor vikt att sättet vi räknar dagar på är rätt inställda på tjänstemän eftersom det är de som räknar upp semestern och därmed semesterskulden. Tjänstemännens semester beräknas enligt nedan Månadslön *4,6% - Avdraget för varje semesterdag Månadslön * 5,4% - Semesterlön + semestertillägg. Månadslön * 0.8% - Semestertillägg Timavlönad tjänsteman Timavlönade tjänstemän tjänar in semester som en kollektivare. De får 12,72 % på intjänad bruttolön som sparas i intjänad semesterersättning ackumulerad, förutsatt att man valt att spara semesterersättningen. Vid semestersårsskiftet delas den intjänade semesterersättningen med antalet intjänade semesterdagar, detta blir de betalda semesterdagarna att ta ut från och med 1 april. Man tar ingen hänsyn till balkongtilläggsjusteringen för tjänstemän. Uttag av semesterdagar ordning När man har tagit ut de betalda semesterdagarna under semesteråret kan man sedan börja ta ut sina sparade semesterdagar, dessa tar man ut i den ordning man har tjänat in dem. Det innebär att man tar ut sparad semester från år 5, sedan år 4, år 3, år 2, år 1 och till sist obetald semester.

Betala ut sparade semesterdagar. Detta är inget problem om den anställde inte har några betalda dagar kvar, men om den anställde har det så får man göra detta manuellt. 11 Man drar av antalet dagar man vill betala ut, värdet av dagarna lägger man i fältet intjänad semesterersättning ackumulerad och sedan väljer man utbetala delbelopp och anger beloppet på dessa dagar. Lönevarningar när man godkänner lön Ändring av månadslön tjänstemän och ägare När man ändrar månadslönen på en tjänsteman eller en ägare får man följande varning: Enligt semesterlagen ska man på tjänstemän värdera all semester till innevarande månadslön, enligt kollektivavtalet ska man också ta hänsyn till den sysselsättningsgraden den anställde hade när denne tjänade in dagarna. Justeringen av värdet på betalda och sparade semesterdagar baserat på sysselsättningsgraden håller inte Caspeco reda på med automatik idag utan detta måste göras manuellt. Detta påvisas genom en varning i systemet. Man justerar sedan värdet på samtliga semesterdagar manuellt enligt nedan: Denna varning kommer inte bara upp under semesterårsskiftet utan varje gång man ändrar en tjänstemans lön. Vi justerar dock värdet per intjänad semesterdag när man uppdaterar månadslönen på den anställde.

12 Månadslön men inte stämplat Denna varning kommer upp om man har en anställd som får månadslön utbetald men ingen semester som räknas upp. Detta inträffar om den anställde har inställningen arbetat men ej stämplat. Det man ska göra då är att ändra inställningarna så att den anställde får semester (lägga in timmar eller ändra inställningen till jämt) eller korrigera semesterdagar manuellt. Flytt av intjänade dagar till betalda Om man flyttar intjänade semesterdagar till betalda kommer denna fråga upp. Det kan vara så att värdet på de betalda dagarna inte är det korrekta värdet vid den tidpunkten man flyttar de intjänade till betalda. Man justerar detta manuellt.

13 Lönevarningar när man låser perioden. När man låser perioden får man en del lönevarningar i systemet. Det finns en del varningar som är kopplade till semesteromställningen. Alla löner måste godkännas i mars. En av de vanligaste orsakerna är att man har anställda i systemet som inte har jobbat denna månad så vi tänker inte på att godkänna dem, men det måste man göra. Alla aktiva anställda måste godkännas i mars månad så att man kan göra en korrekt semesteromställning, Om man godkänt och vill ändra sig Om man har gjort fel val första gången man godkänt lönen och vill ändra sina val gör man enklast det genom att gå in på anställdafliken och ge den anställde 10 kronor i fältet extra lön och godkänna lönen. Sedan tar man bort de 10 kronor från fältet extra lön och godkänner lönen på nytt.

14 Korrigera semester i mars månad Den anställde har inte fått någon semester på grund av nej i fältet semesterersättning. Kollektivare Om man av någon anledning satt nej i fältet semesterersättning kan man räkna ut vad personen skulle ha tjänat in genom följande lista: Summa lön + sjuklön*0.2 (sjuklönen är semestergrundande för 100 %) - semesterlön (semesterlön är ej semestergrundande)* 12,72% = intjänad semesterersättning. Om den anställde har varit frånvarande längre än 15 dagar ber vi er kontakta vår support för hjälp med korrigeringen. Tjänstemän Om en tjänsteman inte har fått någon semester uppräknad beror det på att man har satt 0 i fältet semesterdagar/år. Om den anställde inte har haft någon ej semestergrundande frånvaro under perioden räknar man enkelt fram detta genom att ta semesterrätten/12 * antalet månader så får man fram rätt antal semesterdagar som behöver läggas in. Om den anställde har haft ej semestergrundande frånvaro ber vi er kontakta vår support för hjälp med korrigeringen.

15 Betala ut semesterdagar i mars Som vi nämner ovan kan man fortfarande ta ut, eller betala ut semester till den anställde i mars: Februari Här ser vi att den anställde har tjänat in 15,2 dagar samt att den anställde har 5 dagar betald semester kvar att använda. Mars Här har systemet gjort semesteromställningen och har räknat fram att den anställde kommer att få 16 betalda dagar från och med april månad. De 5 sparade dagarna kommer från april att läggas som sparade dagar år 1. Vi vill nu betalat ut 1 betald dag till den anställde vilket i detta fall vi gör genom att betala ut den från anställdafliken. Denna dag dras från sparad semesterdag år 1 vilket i mars fortfarande är de betalda dagarna den anställde har kvar att använda.

16 Slutlön I mars Kollektiv Välj Utbetala all sem.ers då betalas all intjänad semesterersättning ackumulerad ut. Betala ut alla sparade dagar genom att ange antalet dagar i fältet utbetala semesterdagar. Tjänstemän Flytta de intjänade dagarna (som specificeras som betalda i mars) genom att ange antalet dagar i fältet betalda dagar. Fyll i värdet på de betalda dagarna i fältet värde av betald semesterdag. Ange antalet dagar som ska betalas ut i fältet Utbetala semesterdagar.

Skatt på semester Enligt skatteverket drar man preliminärskatt enligt skattetabell om den anställde tar ut upp till 20 dagars semester. Tar den anställde ut flera semesterdagar än 20 drar man enligt engångsskattetabellen. Caspeco drar enligt den preliminära skattetabellen på samtliga semesterdagar den anställde tar ut. Man har gjort bedömningen att skillnaden mellan att dra enligt engångsskattetabell och den preliminära skattetabellen ör så liten när den slutliga skatten beräknas för den anställde. Betala ut semestertillägget Semestertillägget för den anställde betalar vi ut i samband med att den anställde har tagit ut semester, tar jag ut semester i juni så betalar vi ut semestertillägget i samband med juni lönen (utbetalas i juli). Det finns företag som vill betala ut detta vid ett tillfälle, detta behöver då göras manuellt: Kollektivare 17 Semestertillägget för en kollektivanställd är mellanskillnaden mellan den anställdes avdrag/dagslön för semester och värdet på betald semester. I ovan exempel är den anställdes dagslön 140 kr * 8 timmar = 1120 kronor, den anställdes värde per betald semesterdag är 1295. Man drar av mellanskillnaden (1295-1120=175 kr) från värdet på de betalda semesterdagarna, multiplicerar det värdet med antalet betalda semester dagar (16) och lägger det i fältet intjänad semesterersättning ackumulerad. Man völjer betala ut delbelopp och anger summan som ska betalas ut. Man kan också skriva en notis om detta till den anställde så de är informerade om att detta har gjorts.

18 Tjänstemän Semestertillägget för en tjänsteman är skillnaden mellan värdet per betald semesterdag (5,4% av månadslönen) samt avdraget för semester (4,6%). I ovan exempel är avdraget för semester 4,6% av 24 500 vilket blir 1127 kronor per dag. Värdet per betald semesterdag är 5,4% av 24 500 vilket blir 1323. Mellanskillnaden är 196 kronor per dag (0,8% av månadslönen) multiplicerat med antalet betalda dagar (25) blir 4900 kronor. Det värdet lägger man i fältet intjänad semesterersättning ackumulerad. Man völjer sedan betala ut delbelopp och anger summan som ska betalas ut. Man kan också skriva en notis om detta till den anställde så de är informerade om att detta har gjorts. Använda intjänade semesterdagar innn april Kollektivare I restaurang branschen är det vanligt att de anställda lånar semester från sin intjänade semester till sin betalda semester. För att göra det så anger man i fältet betald semester hur många dagar man vill låna från de intjänade semesterdagarna. När man har flyttat dessa uppmanas man att uppdatera värdet på de betalda dagarna. Under semestersaldon nedan ser det ut som att den anställde har 14 betalda dagar med ett värde på 1212,19 per dag.

19 Eftersom vi fortfarande är i mars har personen egentligen inte tillgång till dessa dagar. Vill vi ändå lägga ut exempelvis 3 dagar av dessa redan i mars får man göra följande: Lägg in antalet dagar den anställde vill ta ut i mars i fältet betalda smesterdagar, då dras det antalet dagar av från de betalda dagarna som blir tillgängliga som betalda dagar från och med 1 april. Lägg in värdet på de betalda dagarna i fältet värde av betald semesterdag så att den anställde får pengar för dessa dagar. Sedan drar man av värdet på dessa dagar i fältet intjänad semesterersättning ackumulerad. Som syns på bilden så har vi fått samma värde på de betalda dagarna som vi hade innan vi flyttade dem, det blir kontrollen på att vi har gjort rätt. För att kontrollera att det blir rätt bokföringsmässigt gör man enligt nedan: Visa/Avstämningar/bokföringsunderlag för anställd

I ovan bild ser man att 2129,6 på upplupen semester samt 1506,96 på semesterlön blir summan av de utbetalda semesterdagarna. 20

21 Tjänstemän Lägg in antalet dagar du vill flytta i fältet betalda semesterdagar. Lägg in värdet på de betalda dagarna i fältet värde av betalda semesterdagar. Man behöver alltså inte justera fältet intjänad semesterersättning ackumulerad för tjänstemännen pga. tjänstemännens semester beräknas per antalet dagar och värde baserat på månadslönen. Byte av avtal från kollektivare till tjänstemän Byter man avtal från HRF till tjänstemän måste man hantera semestern manuellt, då det är olika beräkningar för dessa avtal. Nedan anställd är HRF i augusti, vi ser att den anställde har tjänat in 10,1 dagar till ett värde av 14 380 kronor. När den anställde i september blir tjänsteman så ändrar vi avtalet på den anställde. Det som händer då är att semesterdagarna börjar räknas som tjänsteman. Det innebär att de intjänade dagarna blir värderade till 5,4 % av den anställdes månadslön. Som syns nedan så görs detta genom att den anställde får ett värde i värde av intjänad semesterdag. Nu har den anställde fått värdet på sina intjänade dagar som tjänsteman och vi måste korrigera bort kollektiv delen så att den anställde inte får dubbel semester.

22 Här har vi korrigerat bort det intjänade värdet per den sista augusti eftersom i september tjänar den anställde in semester som tjänsteman. Resterande intjänad semesterersättning kan man betala ut eller spara till ett senare tillfälle.

1 Flytta semester mellan bolag inom samma koncern. Om man har anställda inom samma koncern som byter anställning mellan bolagen har den anställde rätten att ta med sig sin semester mellan bolagen. I Caspeco flyttar vi semestern genom att boka bort den totala intjänade semestern i det bolaget vi flyttar semestern från, och bokar in den totala intjänade semestern i det bolaget vi flyttar semestern till. Det finns olika principer på hur man kan göra detta, vi använder den ovan nämnda. För att flytta semester mellan bolag gör man följande: Välj funktioner nolla semestersaldon. Detta nollar alla semestersaldon, det bokar också bort all semesterkostnad på den anställde.

2 Sedan lägger man in dagarna och värdena på det nya bolaget. När flytten sedan är gjord är det upp till bolagen att fakturera mellan dem. Alternativt boka upp det som skuld mellan bolaget men det är helt upp till bolagen hur man löser den biten. Det vanligaste är att de fakturerar mellan bolagen.

3 Bokföring av semester Vår bokföringsprincip Den semester som tjänas in bokför man som en kostnad för semester (7080), den delen av semestern som inte betalas ut till den anställde bokas mot ett upplupet konto (2920). Olika bokföringsprinciper Det finns en annan princip som vissa kunder använder sig av som vi inte stödjer ännu i Caspeco. Där bokför man utbetald semester (7080) på ett separat konto och den semester som sparas (7090) bokas på ett annat separat konto. Vad är skillnaden? Skillnaden mellan dessa två bokföringsprinciper är att den sistnämnda visar just den utbetalda semesterlönen på ett separat konto vilket gör det något enklare att stämma av arbetsgivardeklarationen. För att se hur man stämmer av arbetsgivardeklarationen ber vi er att titta under Hjälp/Manualer/Arbetsgivardeklaration i systemet där en detaljerad manual för detta finns.

4 Hur kan jag stämma av detta? Vill man ändå stämma av sin bokföring enligt den andra principen så kan man skapa en lista där detta syns: Listan visar fältet semesterlön som är den utbetalda semestern i ovan exempel.

POSTADRESS: 753 21, Uppsala BESÖKSADRESS: S:t Olofsgatan 9 TELEFON: 018-10 00 18 info@caspeco.se www.caspeco.se POSTADRESS: 753 21, Uppsala BESÖKSADRESS: S:t Olofsgatan 9 TELEFON: 018-10 00 18 info@caspeco.se www.caspeco.se