Upphandling av konsulttjänster för modernisering av myndighetens webbplats

2015-06-03 040/2015-2.2.2. 1(7) Ert datum Ert dnr Upphandlingen avser: Konsulttjänster för modernisering och underhåll av webbplats Upphandlingsförfarande: Förenklad upphandling Anbudsmärkning: Dnr 040/2015-2.2.2 Sista anbudsdag: 2015-08-12 kl. 15.30 Anbudets bindningstid: Minst till 2015-11-12 Hur anbud lämnas: Se punkt 10 Upphandling av konsulttjänster för modernisering av myndighetens webbplats 1 Inbjudan Gentekniknämnden har för avsikt att upphandla konsulttjänster för modernisering och underhåll av nämndens webbplats genteknik.se. Nämnden bjuder in leverantörer att lämna anbud enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag. 2 Upphandlande myndighet Gentekniknämnden Organisationsnr 202100-4813 c/o KI Science Park Fogdevreten 2A, Solna 171 65 Solna e-post genteknik@genteknik.se www.genteknik.se Kontaktuppgifter: Kanslisekreterare Birgit Postol 08-508 846 32 birgit.postol@genteknik.se Kanslichef Marie Nyman 08-508 846 31 marie.nyman@genteknik.se 3 Beskrivning av myndigheten Gentekniknämnden är en statlig myndighet. Dess organisation består en nämnd med 17 ledamöter samt personliga ersättare. Nämnden har ett kansli som bereder alla ärenden och ansvarar för administrationen även i övrigt. Vid kansliet finns det tre anställda. Myndighetens huvudsakliga uppgift är att följa och informera regeringen och allmänheten om forskning och utveckling inom genteknikens område. Vi informerar om genteknisk forskning på webbplatsen genteknik.se. På webbplatsen genteknik.nu finns mer grundläggande information om vad genteknik och genetik är. Myndigheten har också en rådgivande funktion där nämnden bl.a. yttrar sig vid ansökningar om tillstånd att få importera genmodifierade grödor. 4 Uppdraget Uppdraget omfattar förstudie, konstruktion, införande, support och underhåll av webbplatsen. Post- och besöksadress: Webb/E-post: Telefonnummer: c/o Karolinska Institutet Science Park www.genteknik.se Växel: 08-508 846 30 Fogdevreten 2A, 171 65 Solna genteknik@genteknik.se Fax: 08-508 846 33

2015-06-03 040/2015-2.2.2. 2(7) Det finns möjlighet för leverantören lägga till funktionalitet som kan behövas men som inte är omnämnt i detta förfrågningsunderlag. Det kan göras i anbudet men även under arbetet med förstudien. Kravet är att förslaget ska vara inom ramen för anbudets totalkostnad. 5 Krav och förutsättningar för webbkonstruktionen Allmänt Nämndens uppdrag är att informera om genteknisk forskning till en bred allmänhet och vara rådgivande i frågan. Den information som finns på webbplatsen ska därför i huvudsak vara kvar men vi är öppna för förbättringar och omstruktureringar. Publiceringsverktyg Nämnden föredrar Wordpress som publiceringsverktyg. Leverantören får dock, om det är lämpligare för att få bäst funktionalitet på webbplatsen, föreslå annat publiceringsverktyg. Kravet är att verktyget ska vara skrivet i öppen källkod (opensource). Riktlinjer för webbutveckling Den nya webbplatsen ska kodas i en av de senaste standardiserade HTMLkoderna, företrädesvis HTML5. Leverantören ska i lämplig omfattning följa de internationella standarder och riktlinjer för webbutveckling som finns framtagna av världskonsortiet W3C, närmare bestämt utgå från WCAG 2.0 nivå AA. Användning av enheter och webbläsare Den nya webbplatsen ska utvecklas för att fungera väl i olika typer av enheter och webbläsare, dvs. enligt termen responsive web design. Bevarande av redan publicerad information Sådan information som redan är publicerad ska bevaras och föras över till den nya webbplatsen. Anbudsgivaren ges därför i uppdrag att ge förslag i anbudet på hur anbudsgivaren kan utföra uppdraget. Statistik Google Analytics används på den befintliga webbplatsen och bör följa med till den nya. Leverantören ska åta sig detta. Leverantören får föreslå annat statistikverktyg. I uppdraget ingår även att ta fram anpassade rapporter för nämndens behov. Under förstudiearbetet diskuteras detta närmare med kansliet. Bilder/foton på webbplatsen Vi använder i dag företrädesvis egna foton eller sådana foton som får användas fritt på nätet. Den nya webbplatsen kan behöva förses med egna nytagna foton. Anbudsgivaren får inkludera pris för fotografiska tjänster i offerten. Tjänster I uppdraget ingår att införa vissa webbplatstjänster, typ RSS och Twitter m.m. Drift och support av webbplatsen Vår nuvarande webbyrå sköter drift och support av genteknik.se. Vi har egen serverleverantör som kan anlitas i stället.

2015-06-03 040/2015-2.2.2. 3(7) Anbudsgivaren ska offerera support och får inkludera drift av webbplatsen. Det senare är dock inte ett krav. Med support menas att anbudsgivaren ska åta sig att löpande besvara frågor om publiceringsverktyget, lösa uppkomna fel och buggar, göra mindre justeringar, lägga till tjänster på webbplatsen m.m. 6 Krav på leveranstider, genomförande och leveranskontroll Merparten av uppdraget ska utföras under hösten och bör vara klart december 2015, eller senast februari/mars 2016. Av anbudet ska det framgå under vilken tidsperiod anbudsgivaren kan utföra uppdraget. Den detaljerade tidsplanen kan diskuteras före kontrakt tecknas men först efter det att tilldelningsbeslut har meddelats. Tjänsten för support och eventuell drift tar vid när uppdraget är godkänt och klart, dvs. någon gång i början av 2016. Denna del av kontraktet är tänkt att gälla i två år för att sedan vara möjligt att förnya i ytterligare två år. Förstudien bör starta så snart kontrakt har tecknats. Leverantören ska i samråd med kansliet: ta fram en skiss på en mall/ram/struktur/design för webbplatsen föreslå lämpligt publiceringsverktyg ta fram förslag på standardiserad information enligt webbriktlinjerna som ska finnas på webbplatser specificera nödvändiga kompetenser, programvaror, tilläggsprogram eller annat som kan behövas ta fram en tidsplan för konstruktion, överföring och justering av befintlig textmassa, införande, systemdokumentation och förvaltning med förslag på lämplig underhållsplan avsätta tid för utbildning av kansliets personal samt skapa en enklare användarhandledning av verktyget Resultatet av förstudien ska dokumenteras i en projektplan. Förstudien ska vara klar och godkänd av kansliet före konstruktionen av webbplatsen påbörjas. Kansliets personal skriver ny text vid behov och bistår med justering av överförd textmassa. Leverantören ska utföra uppdraget i egna lokaler och med egen testutrustning. Anbudsgivaren får efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden anlita underkonsult för att utföra viss del av uppdraget. Anbudsgivaren ansvarar för underkonsults arbete som för eget arbete. Avtalat pris ska täcka sådana kostnader. 7 Krav på yrkesmässig kompetens Anbudsgivaren ska styrka att företaget har tillräcklig erfarenhet och förmåga att utföra uppdraget. Med det menas att anbudsgivaren ska presentera företaget och informera om relevanta avslutade uppdrag som utförts för tidigare uppdragsgivare under de senaste två åren samt bifoga kontaktuppgifter till minst två av dessa

2015-06-03 040/2015-2.2.2. 4(7) uppdragsgivare. Med avslutade uppdrag avses även avslutade deluppdrag i pågående projekt. 8 Kommersiella villkor Pris Anbudsgivaren ska dela upp offererade priser i anbudet i två avsnitt. En del som avser förstudie samt konstruktion av webbplatsen fram till skarp drift och en del som avser support och underhåll av webbplatsen efter konstruktionsfasen är levererad. Pris anges i svenska kronor exklusive moms. Anbudsgivaren får offerera uppdraget i löpande timpris. Kostnaden för uppdraget, undantaget support och underhåll, får inte uppgå till mer än 300 000 kr, vilket anbudsgivaren ska kunna garantera i anbudet. Betalning och betalningsvillkor Ersättning för uppdraget bör ske enligt följande modell: 1) När förstudien är klar och godkänd av kansliet. 2) När webbplatsen är färdigkonstruerad och godkänd för skarp drift. 3) Support, månadsvis eller enligt överenskommelse Fakturering kan göras antingen elektroniskt eller med post. Betalningsvillkor 30 dagar netto. Av fakturan ska det tydligt framgå vad som avses, tidsperiod samt med hänvisning till avtalets diarienummer. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller liknande avgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta Om nämnden inte betalar i rätt tid betalar nämnden dröjsmålsränta enligt svensk räntelag, vilket är gällande referensränta plus åtta (8) procent. Immateriella rättigheter etc. Nämnden har exklusiv rättighet till webbplatsen. Handlingarnas inbördes ordning Följande handlingar betraktas som ingående delar i ett avtal. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa skulle visa sig vara motsägelsefulla gäller de i denna ordning: 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till upprättat avtal, undertecknat av båda parter 2. Upprättat avtal inklusive eventuella bilagor 3. Eventuellt kompletterande skriftliga uppgifter till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Anbud Bekräftelse av kommersiella villkor Anbudsgivaren bekräftar i sitt anbud att denne accepterar uppställda kommersiella villkor i avtalsutkastet, under samtliga punkter.

2015-06-03 040/2015-2.2.2. 5(7) Om anbudsgivaren vill komplettera med ytterligare kommersiella villkor som inte är kommenterade i detta förfrågningsunderlag ska villkoren anges i anbudet för att kunna utvärderas av nämnden. 9 Upphandlingsprocessen Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Förfarandet innebär att alla anbudsgivare har rätt att lämna anbud. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Frågor, svar och kompletteringar I upphandlingsärenden ska alla anbudsgivare behandlas lika. Frågor bör skickas skriftligen med e-post helst till myndighetens centrala e-postlåda genteknik@genteknik.se. Övriga kontaktpersoners angivna e-postlådor möter inget hinder men viss fördröjning kan uppstå. Svar på frågor, kompletteringar av förfrågningsunderlaget m.m. publiceras fortlöpande på nämndens webbplats genteknik.se. Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Sekretess Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver information för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. Kommersiell sekretess Anbudsgivare har i sitt anbud möjlighet att begära att delar av anbudet ska sekretessbeläggas även efter att upphandlingen har avslutats. Tydliga skäl för sekretess ska specificeras i anbudet för uppgifter som rör affärs- eller driftförhållanden. Observera att Gentekniknämnden i enlighet med offentlighetsprincipen inte kan garantera sekretess. Avbrytande av upphandling Gentekniknämnden har rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen har ett pris som överstiger takpriset i detta förfrågningsunderlag eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. Underrättelse om tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av Gentekniknämnden och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare med e-post innan upphandlingskontrakt tecknas.

2015-06-03 040/2015-2.2.2. 6(7) 10 Viktiga formella krav för att lämna anbud Tidsfrister och giltighetstid Anbud ska lämnas in till Gentekniknämndens kansli senast 2015-08-12 kl. 15.30. Anbudet ska vara bindande till 2015-11-12. I händelse av överprövning bör anbudsgivaren ange förlängd tidsfrist i anbudet. Hur anbud ska lämnas och märkas Anbud ska märkas Anbud och skickas i neutralt omslag till följande adress: Gentekniknämnden c/o KI Science Park Fogdevreten 2A 171 65 Solna Lämpligast är att leverera anbud personligen eller med bud till nämnda adress. För att säkra tillgänglighet ska budet kontakta kansliet per telefon före leverans. Gentekniknämnden godkänner inte anbud inlämnade genom e-postmeddelande eller via fax. Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas på hela uppdraget. Med det menas att ska-kraven i förfrågningsunderlaget ska vara uppfyllda. Erbjudande om andra tjänster än de efterfrågade kan antas endast om förfrågningsunderlagets krav är uppfyllda. Anbudet ska lämnas skriftligen på svenska I anbudet ska följande uppgifter finnas om anbudsgivaren: Företagets namn och adress och kontaktuppgifter till ansvarig för upphandlingen Person-/organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller VATnummer Presentation av anbudsgivaren/företaget med referenser och/eller beskrivning av tidigare liknande uppdrag 11 Prövning, kontroll, utvärdering och tilldelning För att anbudsgivaren ska komma ifråga för en utvärdering prövas anbudet i följande steg: 1. Prövning att anbud inkommit i rätt tid och på rätt sätt. 3. Prövning av att anbudets form och innehåll motsvaras av uppgifterna i förfrågningsunderlaget 4. Prövning att anbudet innehåller efterfrågade ska-krav 5. Kontroll och prövning av uteslutningsgrunder Därefter utvärderar kansliet anbuden. En sammantagen bedömning görs med hänsyn tagen till 1. Yrkesmässig kompetens

2015-06-03 040/2015-2.2.2. 7(7) 2. Förmåga att utföra uppdraget inom efterfrågad tid 3. Pris Gentekniknämnden kommer att anta det anbud som bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt. Tidpunkt för kravuppfyllelse Om inget annat angivits förutsätts att krav är uppfyllda när anbudet avlämnas, med undantag för kontraktskrav som ska vara uppfyllda vid avtalets tecknande. Uteslutningsgrunder Anbud som inkommer efter den tidpunkt då anbudet senast ska vara inlämnat får enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling inte prövas och kommer därför att uteslutas från vidare kvalificering och utvärdering. Om anbudsgivaren inte följer anvisningarna om hur anbud ska lämnas kan det leda till att den absoluta sekretessen bryts på grund av att inkommen brevförsändelse inte går att identifiera som anbud och därmed måste öppnas för att identifiera innehållet. Gentekniknämnden ansvarar inte för handling som inte inkommit. Gentekniknämnden ska utesluta en anbudsgivare från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott, enligt 10 kap 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, som sammanfattningsvis innefattar minst en av följande: 1. deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning 3. bedrägeri eller 4. penningtvätt Nämnden kan även utesluta den anbudsgivare som är föremål för konkurs, har betalningsanmärkningar eller inte betalat skatter och sociala avgifter m.m. (10 kap. 2 LOU). Om det finns betalningsanmärkningar kan nämnden ändå anta en anbudsgivare som leverantör under förutsättning att det finns en godtagbar förklaring. Anbudsgivaren bör därför om det är aktuellt, antingen bifoga en skriftlig godtagbar förklaring i anbudet, som bilaga till anbudet eller på kansliets uppmaning omedelbart skicka in en sådan. För svenska anbudsgivare gör nämnden nödvändiga kontroller hos behöriga myndigheter. Anbudsgivare med hemvist utanför Sverige ska i anbudet bifoga motsvarande bevis från register som förs i hemlandet.