Manual för tidrapportering Vid inloggning kommer man till startsidan, där finns information för dig som Uniflex anställd, ta gärna någon minut för att se om vi lagt upp någon viktig information. Överst finns fem menyrader, för att komma in på dessa klicka på respektive menyrad. Personligauppgifter I rubriken med ditt namn, hittar du dina personuppgifter, där kan du ändra adress, telefonnummer, kontonummer, och även lägga upp en personlig bild. När du lägger in ditt bankkontonummer var extra nog med att det blir rätt siffror så att du får in din lön på rätt konto. Fyll i ditt kontonummer på raden Bankkonto (utan mellanrum, punkter eller streck) i den undre raden Bank/clearingnr skriver du endast ditt clearing nummer ( 4 siffor) har du Swedbank fyller du inte i den femte checksiffran.
Klicka på pennan i högra hörnan så öppnas alla ändringsbara fält. När du ändrat klart sparar du uppgifterna med bocken (krysset om du ångrat dig, och inte vill spara det du lagt in. )
Passförfrågningar I menyn Passförfrågningar ser du de passförfrågningar som skickats till dig och du kan visa intresse för passen eller tacka nej för att avböja passförfrågningen. Klicka på nedåt pilen som är vid den aktuella veckan så kommer alla passförfrågningar upp. Visa intresse genom att markera ett eller flera pass och sedan klicka på knappen Intresserad. Avböj förfrågan genom att markera ett eller flera pass och sedan klicka på knappen Inte intresserad. Vill du visa intresse för alla dagarna, klicka på den högra sidan vid den vita runda ringen (vid Markera alla pass ) så den blir blå, då har du markerat alla passen. Välj sedan om du är intresserad eller ej.
Schema I detta schema ser du det mesta som händer i portalen. Du ser dina inbokade pass, om du har någon frånvaro inlagd. När du tackat ja eller nej till en förfrågan på ett pass, samt om du inte besvarat en förfrågan för ett pass. Här kan du lägga till pass, lägga till frånvaro (välj typ av frånvaro t.ex. sjuk, sem, vab osv ) (Om du är frånvarande måste du fortfarande meddela din personalansvarige i vissa fall kunden, det räcker inte med att endast tid rapportera in din frånvaro) OBS!! Lägg endast in kortare typ av frånvaro i portalen, längre frånvaro som t.ex. semester eller föräldraledighet) måste godkännas av din personalansvarige och registreras av denne. Om du har fått en Tillgänglighet aktiverad så kan du även visa vilka dagar du är tillgänglig att arbeta, välj Skapa tillgänglighet (där väljer du datum och tid som du är tillgänglig för arbete) du kan även ta bort tillgänglighet genom att klicka på Rensa tillgänglighet Om du inte har en tillgänglighet aktiverad så ser du endast dessa två val, Längst ned i schemat ser du dom olika färgernas betydelse.
Lägg till pass (i schema fliken) Du lägger till ett pass genom att klicka på Lägg till pass Då kommer passrutan upp, du väljer uppdrag i rullistan. Startdatum för passet under Första dag i perioden och slutdatum under Sista dag i perioden, klicka på kalenderikonerna för att få upp kalendern där du kan välja datum. Start och sluttid på passet genom att trycka på pilarna upp och ned, du kan även lägga in tid för rast. Glöm inte att SPARA Lägga till frånvaro (i schema fliken) För att lägga till en frånvaro i schema fliken, stå på den aktuella dagen i kalendern och klicka på Lägg till frånvaro, då kommer det datum du stått på att bil datum för frånvarodagen. Välj typ av frånvaro i rullistan, samt start och sluttid för passet. ( om du inte stått på den aktuella dagen i kalendern, välj datum på kalenderikonerna.
Om du får ett Error meddelande Betyder det Dubbelbokning med annat arbetspass eller frånvaro" Se över dom pass/frånvaro som ligger, det går att ändra tider och lägga in frånvaro i ett befintligt pass. ( Felmeddelandet Error, ska så småningom bytas ut till en mer förklarande felmeddelande. ) Tillgänglighet (i schema fliken) Om du har fått en Tillgänglighet aktiverad, så kan du även visa vilka dagar du är tillgänglig att arbeta, detta är något du kommit överens om innan med din personalansvarige att du ska göra. Detta sker oftast för anställda som jobbar vid behov. Välj Skapa tillgänglighet Rutan för att ange när du är tillgänglig för arbete kommer upp. Du fyller i den på samma sätt som ett nytt pass eller frånvaro, med tid och datum.
Tidrapport I menyraden tidrapport så rapporterar du dina tider, det uppdraget/ uppdragen du går på ska finns synligt att välja. ( har du inte varit på ett uppdrag det senaste 6 veckorna kommer inga uppdrag att visas i portalen. Prata då med din Personalansvarige som får börja med att lägga upp ett pass, sedan kan du själv ta vid. ) Du kan välja att se hela månaden och även per vecka. Att lägga till ett pass i Tidrapporten går till på samma sätt som i schemat; Välj datum och tid/rast och uppdrag, även om du vill lägga en kommentar till din Personalansvarige.
Så här ser det ut om hela månaden är valt. ( scrolla ned så kommer alla månadens dagar) Om allt ser ok ut så kan du Okeja hela månaden (samma gäller per vecka) genom att trycka OK MÅNAD Under Ej klarrapporterade veckor: ser du hur många veckor som du inte godkänt för den aktuella månaden. På bilden är det 4 veckor som ej är godkända. Om du vill sätt ett ok på en enskild dag klicka knappen OK på den aktuella dagen, då blir knappen en bock. Om du vill ändra något i en dag som du redan godkänt, går det bra så länge din personalansvarige inte attesterat dagen. Klicka på bocken så kommer den tillbaka till ursprungsläge (OK) klicka på passet och ändra det som är felaktigt, godkänn dagen igen genom att klicka på (OK) så kommer godkänna bocken tillbaka. Du kan härifrån lägga till både frånvaro och ett nytt pass genom att klicka på dom valen. Men pilarna kan du gå fram och tillbaka i veckorna. OBS!! Lägg endast in kortare typ av frånvaro i portalen, längre frånvaro som t.ex. semester eller föräldraledighet) måste godkännas av din personalansvarige och registreras av denne.
Om du vill ändra något i ett befintligt pass. Klicka varsomhelst på dagen du vill ändra, då kommer rutan upp för den aktuella dagen Här kan du ändra tid, rast, lägga till frånvaro och t.o.m radera passet. För att ändra tid klicka i rutorna för tiden, eller välj upp & ned pliarna, eller skriv själv in den tid som gäller i ruterna för tid. Pilarna gäller även för att lägga in tid för rast. Om du vill ändra en hel vecka från arbete till någon typ av frånvaro, klicka på lägg till frånvaro OBS! då måste start och slutdatum för passen vara samma för hela veckan!
Fyll i datum/tid för hela veckan, samt välj typ av frånvaro. Klicka på SPARA Då är hela veckan låst för den frånvaro du valt. För att låsa upp en frånvaro du själv lagt in, måste du kontakta din personalansvarige. Denne låser upp frånvaron inne i systemet. Skulle det vara del av dag du vill ändra så väljer du tiden antingen med pilarna eller skriver in tiden i rutorna för tid. Du kan även välja Hela passet genom att klicka på den runda ringen, då blir det blå, och lägger sig på andra sidan.
Du kan få dina tider utskrivna i en PDF fil, klicka på SPARA PDF Välj sedan mellan vilka datum du vill ha i rapporten, och vilket uppdrag (om du haft flera) klicka sedan på LADDA NED Klicka sedan på ÖPPNA och då kommer rapporten upp:
Om du har frågor över din tidrapportering hör av dig till din personalansvarige!