Steg för steg Tid och Projekt

2017-01-13 1(30) Steg för steg Tid och Projekt LINKÖPINGS UNIVERSITET

2(30) Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Översikt projektprocessen från start till avslut... 4 1.2 Roller och behörigheter... 4 1.3 Statushantering i projektmodulen... 5 2 Planering, struktur administrera projekt...6 2.1 Skapa ett projekt (PRE)...6 2.2 Skapa en aktivitet eller ett projekt (PRA)... 8 2.2.1 Välj projekttyp... 8 2.2.2 Uppdatera status...9 2.2.3 Fördelning per gren eller finansieringsform... 10 2.3 Koppla projektnummer till projektgrupp och huvudprojekt... 12 2.3.1 Ny projektgrupp PRJGR i Ändra projekt... 12 2.4 Projektkalkyl... 14 2.4.1 Skapa projektkalkyl... 14 3 Löpande arbete... 19 3.1 Inkorg... 19 3.2 Uppföljning och rapportering... 19 3.3 Söka utfall... 19 3.4 Rekvirera/fakturera från projektportalen... 21 3.4.1 Intern faktura från projektportalen... 25 4 Händelser/påminnelser...26 4.1 Skapa påminnelser...26 5 Tid... 28 5.1 Registrera och attestera tid... 28 5.2 Följa upp tid... 28 6 Tabeller...29 6.1 Projekttyper och fält...29

3(30) 1 Inledning Raindance projektportal ger dig möjlighet att hantera och följa upp dina projekt. I projektportalen sätts förutsättningarna upp för hur redovisning och uppföljning av projektet styrs, här finns även funktioner för att rekvirera och fakturera såväl internt som externt. Till portalen finns en funktion för tidredovisning per projekt som kan användas för den som önskar följa nedlagd tid. Händelser som skapas i projektportalen bokförs automatiskt på aktivitets- /projektnummer i koddelen AKT (aktivitet) i huvudboken. Baserat på den kombinerade informationen från t.ex. huvudbok och projektmodul möjliggör att du kan följa upp ur olika perspektiv t.ex. per projekt, projektgrupp, projektledare, jämförelser med kalkyl, se vidare under rubrik uppföljning. I projektmodulen är aktiviteter/projekt indelade i olika projekttyper beroende på att de har olika behov av hantering och uppföljning, den grova indelningen är att typerna för aktivitet är till för de enklare aktiviteterna som inte är rena projekt med start och slutdatum, projektbudget, projektledare medan de mer avancerade typerna kallas projekt och kan hantera betydligt fler funktioner som periodisering, gruppering av projekt osv. När du lägger upp en ny aktivitet eller ett projekt kopplas information som kontraktsbelopp, start och sluttid, koppling till kostnadsställe, verksamhetsgren, finansieringsform, fakultet, LiU-dok nummer mm, dessa värden registreras i olika projektfält. I och med att varje enskilt aktivitets-/projektnummer är kopplat till KST (kostnadsställe), VSH (Verksamhetsgren och finansieringsform), fakultet och funktion kommer all kontering i Raindance alla moduler automatiskt att kompletteras s.k. kodkomplettering, med dessa objekt vid kontering. Du kan även bifoga egna dokument kopplade till ett projekt för att samla information om projektet på ett ställe. I projektmodulen kan du arbeta med påminnelsefunktioner för att ge dig själv ett bra stöd för när det är dags att leverera, rekvirera etc. Vilka påminnelser som läggs in i modulen är helt upp till projektledare och projektadministratör vilka är de två rollerna som kommer att få en signal om när en påminnelser förväntas starta och sluta.

4(30) 1.1 Översikt projektprocessen från start till avslut Start och slut startar med en idé och avslutas genom stängas och arkiveras Aktörer Verksamheten, finansiären och stöd (administratör, ekonom/controller) som håller ordning på administration och ekonomisk uppföljning Planering I planeringsfasen registrerar idén/projektet i diariet innan du går in i Raindance och räknar på en kalkyl. Ett internt beslut fattas om att göra en extern ansökan om finansiering Projektstart När finansieringen är beviljad och alla förutsättningar finns på plats, kompletterar projektledare och projektcontroller uppgifterna i PM samt justerar projektkalkylen för att fastställa det som blir den ursprungliga kalkylen. Löpande projektarbete Under det löpande arbetet finns stöd för att hålla ordning på aktiviteter genom att t.ex. skapa påminnelser, hålla ordning på nedlagd tid, bifoga dokument samt hålla ordning på projektets ekonomi. PM har koppling till såväl huvudbok, reskontror som anläggningsregistret. Projekten periodiseras löpande utifrån de villkor som är uppsatta i PM för det unika projektet. Uppföljning/rapportering Vid uppföljningstillfällena finns möjlighet att ta ut ekonomisk uppföljning. Slut/arkivering När projektet ska avslutas läses resultatet av och bokas därefter stängs projektet av projektcontrollern. 1.2 Roller och behörigheter Det finns två olika roller för att hantera projekt ute i verksamheten. 1. PRE (Projekt enkel) kan: a. Skapa ett projektnummer och en projektidé b. Registrera viss information i projektregistret c. Kan använda färdiga frågebilder för uppföljning 2. PRA (Projekt avancerad) kan:

5(30) a. Öppna och stänga projekt för bokföring b. Komplettera/revidera all information i projektregistret c. Skapa fakturaunderlag och rekvisitioner från projektmodulen 1.3 Statushantering i projektmodulen Det finns tre olika statusfält i PM för att signalera var i processen ett projekt befinner sig samt för att öppna och stänga projektet för bokföring. PRA kan uppdatera alla tre statusfälten medan PRE kan signalera till PRA med hjälp av status-fältet AKTSTAT när man önskar att projektet ska kompletteras, öppnas eller stängas. 1. Status - Kan vara öppen eller stängd. Öppen betyder att det går att bokföra på projektet. Projektet är stängt initialt innan allt är klart och efter när hela projektet är avslutat. 2. AKTSTAT Är verktyget för den som är PRE att signalera till PRA om att hen är klar för att ta projektet till nästa steg. 3. PRJSTAT Är verktyget för PRA att markera att nödvändiga kompletteringar är klara och att projektet är godkänt för nästa steg. T.ex. Att allt är klart fr att skicka iväg en ansökan. Projektet ligger då fortfarande stängt men kalkyl etc. är klara och man har fått ett internt godkännande för att gå vidare för att söka externa medel. Utöver Status begränsar även fälten start EK och slut EK om projektet är öppet för bokföring i EK. Fältet DISPDAG indikerar sista dispositionsdag och styr hur länge ett projekt omfattas i den automatiska periodiseringen

6(30) 2 Planering, struktur administrera projekt Planering, struktur, resurser, möjligheter, begränsningar: Vid projektinitiering skapas ett projekt i Projektportalen och projektledaren gör en projektkalkyl som ska godkännas av kostnadsställeansvarig. För att administrera projektdata går du till Administrera\Projekt här kan du lägga upp projekt, projektgrupper, huvudprojekt och ändra villkor för ett projekt, dvs. det är här all information om projektet samlas. Om projektet ska kopplas till en ny projektgrupp (PRJGR) och/eller nytt huvudprojekt (HPRJ) är det smidigare om du lägger upp PRJGR och HPRJ först, för att slippa gå fram och tillbaka, men det går att gå tillbaka och göra kopplingen senare, se avsnittet Koppla projektnummer till projektgrupp och huvudprojekt. 2.1 Skapa ett projekt (PRE) Som PRE kan du skapa ett projektnummer via en bild LiU00 Projektdata hantera projekt. Ett tips är att använda blanketten Redovisningsobjekt Nytt projekt som checklista för att samla upp den information du behöver för att skapa projekt. Blanketten hittar du på: http://liu.se/insidan/ekonomi/blanketter?l=sv Välj att gå in under Projekt\Projektuppföljning\LiU Adm projekt från den här bilden kan du som PRE: 1. Söka information om ett befintligt projekt 2. Registrera ett nytt projekt 3. Revidera projektinformation i ett befintligt projekt För att kunna skapa ett projekt måste du först få fram en träffbild, det spelar ingen roll vilken träffbild du utgår från.

7(30) Gör ett urval i radfältet Om det står Välj i ett fält måste du minst lägga ett urval i det fältet. 1. Högerklicka på vilket projekt som helst i kolumnen Projekt 2. Välj från menyn du får upp genom att peka på skapa projekt obs pekaren måste ta form av en hand för att valet ska gå igenom Välj vilken projekttyp du vill skapa, ångra genom att klicka på knappen Tillbaka Registrera projektinformationen i respektive fält, samtliga gula fält är obligatoriska och måste innehålla text eller tal beroende på fält. Du kan fortfarande ångra dig med Tillbaka knappen, men när du har sparat första gången har du skapat ett projektnummer som inte går kan tas bort, men revideras. Vissa fält är förifyllda och vissa fält är inte ändringsbara från detta läge utan uppdateras av PRA i ett senare skede. Registrera alla obligatoriska (gula) fält Sök kod med hjälp av förstoringsglaset Ångra genom att kicka på knappen Tillbaka

8(30) Skapa projektnummer genom att klicka på Spara Revidera Alla fält utom projektnumret och projekttyp kan revideras fram till dess att projektet sätts i status Öppen, därefter bör revideringar ske av PRA eller i överenskommelse med PRA. 2.2 Skapa en aktivitet eller ett projekt (PRA) Beroende på om du har PRE eller PRA behörighet har du olika ingångar för att hantera och kan uppdatera olika information kring ett projekt. För att skapa en aktivitet/projekt går du till Administrera\Projekt och klickar på knappen Skapa. För att revidera/uppdatera ett projekt söker du upp projektet genom att fylla i projektnumret i fältet ID nr och trycker Enter, dubbelklicka sedan på raden med projektet för att få upp formuläret, revidera önskade fält och klicka på Spara, backa Tillbaka. 2.2.1 Välj projekttyp Välj vilken typ av projekt du vill skapa därefter kommer bilden upp med de fält som ska fyllas i. Under rubriken tabeller, projekttyper och fält hittar du beskrivning av de olika projekttyperna.

9(30) Om du valde fel projekttyp går du tillbaka genom att klicka på knappen Tillbaka. Gula fält markerar att dessa fält är obligatoriska, AKTXXX och ProjXXXX nummer sätts automatiskt. Fält markerade med ett förstoringsglas indikerar att du kan söka och välja giltiga värden - klicka på förstoringsglaset. Spara genom att klicka på knappen Spara. Om du har missat att fylla i obligatoriska fält får du signal om detta. Komplettera fälten och klicka på spara igen. 2.2.2 Uppdatera status I Raindance PM finns tre olika fält för status, status ändras i samma bild som projektupplägg. Se vidare under rubrik Statushantering i projektmodulen.

10(30) 2.2.3 Fördelning per gren eller finansieringsform Samtliga projekt i typerna Aktivitet stöd och Projekt stöd ska märkas med fördelning per gren i procent mellan forskning och grundutbildning som tillsammans ska summera till 100 procent. Samtliga projekt i typerna Projekt samfinansiering och Projekt EU ska märkas med fördelning i procent mellan finansieringsformerna bidrag och anslag, som tillsammans ska summera till 100 procent. Projekttyperna Bidrag, Uppdrag, Samfinansierat och EU har en flik med faktureringsinformation som ska uppdateras. Informationen i denna flik styr kontering vid fakturering.

11(30) Information som Vår referens, Er referens, EXTREFID och Fakturatext följer med på rekvisitionen/fakturan som skapas från PM. Det är viktigt att kombinationen KundID, FIN, Konto och Kunds MOTP är korrekt enligt sambandskontrollerna, annars blir inte fakturan/rekvisitionen korrekt när den går över till kundreskontran. Om projektet ska rekvirera pengar istället för fakturera väljer du Kundens kundid för rekvisition, dessa är märkta med REKV. Fältet Prisgrupp är ej aktuellt för LiU.

12(30) 2.3 Koppla projektnummer till projektgrupp och huvudprojekt För följande projekttyper kan projekten grupperas i struktur till projektgrupp och huvudprojekt: Projekt stöd Projekt anslag Projekt uppdrag Projekt bidrag Projekt samfinansierade Projekt EU Ett eller flera projekt kan vara kopplade till en projektgrupp och en eller flera projektgrupper kan kopplas till huvudprojekt. De projekt som ingår i en projektgrupp kan vara kopplade till såväl olika projekttyper, kostnadsställen och bokslutsenheter. Samtliga projekt som är knutna till samma projektgrupp/huvudprojekt kan automatiskt periodiseras med hjälp av funktionen HPER, läs mer om det i delområde redovisning, bokslut och periodisering. För att knyta ett projektnummer till en befintlig projektgrupp anges projektgruppens kod i fältet PRJGR, befintliga projektgrupper kan sökas fram genom att klicka på förstoringsglaset. Om projektet inte ska knytas till en projektgrupp ange projektgrupp 99999 Ej PGR. 2.3.1 Ny projektgrupp PRJGR i Ändra projekt 1. Klicka på förstoringsglaset vid fält PRJGR i dialogrutan som kommer upp klickar du på knappen Skapa. 2. Fyll i Objektid och Benämning samt koppling till HPRJ (huvudprojekt). Om, projektgruppen inte ska knytas till ett huvudprojekt ange 9999 Ej HVP. 3. Använd förstoringsglaset för att leta fram aktuellt huvudprojekt. Välj genom att markera och klicka på OK.

13(30) 4. Om även HPRJ saknas, kontaktar du ekonomisystem@liu.se för att få hjälp. Till dess att du får numret på den nya huvudgruppen kan du koppla projektgruppen till huvudgrupp 9999.

14(30) Scrolla ner och se vilket sist tagna femställiga sifferkod är och Ange nästa nummer i ordning som nytt ObjektsID fyll i en Benämning För den nya projektgruppen samt datum för när det ska börja gälla. 2.4 Projektkalkyl 2.4.1 Skapa projektkalkyl För att skapa en projektkalkyl går du in under Projekt\Projektuppföljning\LiU Projektkalkyl välj LiU 00 Start projektkalkyl och klicka på knappen Öppna.

15(30) Fyll i Projektledare och även något annat fält om det är en projektledare som du vet har många projekt så får du ett smalare urval. Klicka på pilen i kolumnen Projektkalkyl för att komma till kalkylen. Projektkalkylen skapas i fyra steg, där varje steg finns i varsin flik. Observera att det är viktigt att spara innan du hoppar framåt eller bakåt i flikarna. Det går bra att spara en halvfärdig kalkyl för att gå tillbaka och komplettera eller revidera i ett senare skede. 1. Personal här registreras allt i kronor 2. Intäkter och kostnader här registreras allt i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal 3. OH beräkning här beräknas OH-kostnaderna för kärnverksamheten 4. Projektkalkyl här presenteras den färdiga kalkylen

16(30) Börja i fliken Personal. Klicka på knappen Ändra och infoga rad för att börja registrera resurser och lönekostnader, månadskostnad för fasta lokaler och IT-abonnemang. Du kan infoga flera rader på en gång om du ska registrera flera resurser. Klicka sedan på Infoga rad, du kan välja att infoga en eller flera rader på en gång genom att skriva in antalet. 1. Infoga rad 2. Välj resurs, genom att ställa dig på registreringsraden ochklicka på Resurs 3. Månadslön 4. Omfattning 5. Antal månader 6. Lokalkostnad/mån 7. IT-kostnad/mån Registrera på inmatningsraden i kronor, du kan använda funktionerna (knapparna) Fördela respektive Räkna om. Fördela: Du kan t.ex. registrera ett år och använda fördela för att föra över värden till ett annat år. Här kan du även lägga på en procentsats för uppräkning av värden. Räkna om: Nu beräknas sociala avgifter och årsvärdet syns för lön och Sociala avgifter. OBS! Klicka på Spara innan du går över till Intäkter och kostnader.

17(30) Fortsätt att registrera intäkter och kostnader i Tkr. Använd knappen Fördela på samma sätt som i fliken Personal för att föra över, räkna om värden från år till år om du inte vill registrera alla år manuellt.

18(30) Klicka på knappen Räkna om och sedan på knappen Spara innan du går vidare till fliken Total kalkyl för att kunna se din färdiga kalkyl. Du kan gå tillbaka i flikarna och revidera värden men glöm inte att spara om flikarna en efter en för att få ut en ny Total kalkyl. Kalkylen går att exportera till Excel eller PDF via ikonerna i huvudet.

19(30) 3 Löpande arbete 3.1 Inkorg När du loggar in kommer du automatiskt till din inkorg, här finns allt samlat som du förväntas bearbeta. För att komma tillbaka till inkorgen när du varit någon annan stans i systemet klickar du på stjärnan\inkorg. 3.2 Uppföljning och rapportering I projektportalen byggs bilder för uppföljning av projekt som stöd till projektledare, projektledare, och andra intressenter. Uppföljning av utfall kan ske jämfört med de sparade kalkylerna Ursprunglig kalkyl som är att jämställa med projektbudget och senast reviderad kalkyl som är att jämställa med projektprognos. Kalkylerna Ursprunglig kalkyl och senast reviderad kalkyl finns sparade i värderegister övriga kalkyler som gjorts skrivs över vid nästa uppdatering, men kan tas ut som excelfiler (innan revidering) och bifogas till projektet som dokument om informationen önskas sparas ihop med projektet. 3.3 Söka utfall Välj Projekt\projektuppföljning och flik Projekt uppf. Initialt finns här ett antal frågebilder för att följa projekt. Några exempel är: 1. Uppföljning utfall avd kst visar utfall. 2. Återstår att erhålla jämför erhållna medel jämfört med kontraktsbeloppet i projektregistret. 3. Projektkalkyl uppföljning jämför utfall mot sparad kalkyl.

20(30) 1. Uppföljning utfall per avdelning och kostnadsställe Bilden visar: Myndighetskapital Intäkter och kostnader Oförbrukade medel 2. Återstår att erhålla Bilden visar: Kontraktsbelopp Rekvirerat/fakturerat Återstår

21(30) 3. Projektkalkyl uppföljning Bilden visar ett projekts resultat jämfört med Total kalkyl, här finns även en kolumn som visar den ursprungliga kalkylen, vilken kan vara annorlunda om det tillkommit några tillägg eller andra förändringar under livstiden som uppdaterats i den Totala kalkylen (reviderad/aktuell kalkyl) För att begränsa eller söka på en koddel i Raindance kan nedanstående urval/filtreringar göras. Urval görs på samma sätt oavsett om du söker en koddel för kontering eller filtrera i en frågebild. Urval Resultat * Visar allt 1* Viar allt som börjar med 1 *1 Visar det som slutar på 1 *1* Visar allt som innehåller 1 10290, 10171, 12000 Visar ett splittat urval 30000-39999 Visar ett intervall av koder från 30000-39999 #1000 Visar allt utom koden 1000 #1000, 1001, 1008, 1009 Visar allt utom koderna 1000, 1001, 1008 och 1009 #1020-1171 Visar allt utom de koder som ligger i intervallet 1020-1171 " " Visar allt som bokats på blank kod "#" Visar allt som inte bokats på blank kod 3.4 Rekvirera/fakturera från projektportalen I normalfallet förekommer följande fakturering: Projekt anslag Fakturering i anslagskodade projekt kan omfatta många olika typer av fakturor. Tänk på momsreglerna i samband med fakturering! Följ länk till LiUs momsinformation: http://liu.se/insidan/ekonomi/redovisning/moms?l=sv

22(30) Projekt uppdrag Faktureras uppdragsgivaren. Tänk på momsreglerna i samband med fakturering! Följ länk till LiUs momsinformation: http://liu.se/insidan/ekonomi/redovisning/moms?l=sv Projekt bidrag och Projekt samfinansierat bidrag rekvireras från finansiären och är alltid utan moms. Såväl fakturering som rekvisition kan göras med fasta summor vid givna tillfällen (fastpris) som utifrån upparbetade kostnader (löpande). För avräkning mellan bokslutsenheter bör man istället använda internfakturamodulen. Kunden måste vara upplagd som en rekvisitionskund för att kunna rekvirera pengar. Sök i urval på REKV* för att hitta dessa kunder. Välj Administrera\Projekt\Projekt sök upp aktuellt projektnummer och markera 1. Alternativ 1 öppna projektet och granska faktureringsflik 2. Alternativ 2 granska faktureringsinformation från fakturaunderlag (allt går inte att revidera härifrån) Kund (REKV), konto, motpart, finansiär måste stämma. Rekommendationen är alternativ 1 eftersom du därifrån kan justera samtliga fält om du skulle behöva. Kunden är knuten till en fakturatyp, motpart, finansiär. Datumintervallet för att hämta upparbetade kostnader lika med det datum som verifikationerna är definitiv satta dvs. det är inte verifikationsdatumet. När du är säker på att all fakturainformation är korrekt registrerad i projektregistret sparar du och går tillbaka till bilden Projekt och klickar på knappen Fakturaunderlag

23(30) Här kommer du till bilden för att skapa fakturaunderlaget. Default visas Att fakturera och poster märkta Avvakta visas. Vill du även kunna se kostnader som tidigare märkts som faktureras ej får du bocka i den rutan också. Klicka på Hämta underlag Datum Indikerar att transaktioner tas med som har skapats inom angivet datumintervall. OBS! Skapats inte verifikationsdatum. Att fakturera Är upparbetade kostnader som inte tidigare är fakturerade Avvakta Är upparbetade kostnader som vid tidigare fakturering/rekvisition har strukits för senare fakturering. Faktureras ej Är upparbetade kostnader som någon tidigare markerat som att de ej ska faktureras. 1. Dubbelklicka på raden med upparbetade kostnader för att ändra status, du kan t.ex. markera raden som faktureras ej eller som avvakta. 2. Klicka på ny rad för att skapa en egen fakturapost

24(30) I nedanstående exempel kommer raden Enligt kontrak att faktureras medan raden Övriga kostnader är markerad som Avvakta och kommer inte gå med i denna faktura/rekvisition. Klicka på knappen Skapa faktura nu sänds en filöverföring till kundreskontran. Sök upp fakturan under Fakturor\Sök\Kundfaktura för att granska och sätta status till definitiv. Du får inget fakturanummer tillbaka till PM så du får söka upp din faktura med hjälp av andra kända uppgifter, t.ex. fakturadatum eller kund Status Fakturan/rekvisitionen har nu status PREL i kundreskontran, sätt den till definitiv genom att öppna den och godkänna. Här kan du förhandsgranska, kontera och ändra faktura. Välj 1. Ändra faktura 2. Kontera och 3 Godkänn Skriv ut för att sända till finansiär använd skrivare 3, utskriften kommer till din inkorg som en PDF och därifrån kan du sedan skriva ut den på papper.

25(30) Om fakturan fått status NY betyder det att något i faktureringsfliken i PM var felaktigt. Öppna fakturan i kundreskontran och rätta till konteringen härifrån, glöm inte att sedan gå in i PM och rätta till projektregistret så att det är korrekt till nästa fakturering/rekvisition. Mer information om hur du hanterar fakturor i kundreskontran finns i manualer för fakturering och kundreskontra. 3.4.1 Intern faktura från projektportalen För att hitta rätt mottagare på interna fakturor hämtas CMALL från fältet Er referens. Det är viktigt att man skriver in CMAll i de första positionerna och inte lämnar blanktecken.

26(30) 4 Händelser/påminnelser 4.1 Skapa påminnelser Påminnelser används för att påminna projektledare och eller projektadministratör att det är dags att vidta åtgärder. I påminnelsen sätter du ett start och slutdatum så att mottagaren får en rimlig tidsfrist att genomföra aktiviteten. Det finns ett antal förvalda kategorier av aktiviteter, använd den kategori som passar bäst för just den påminnelsen du vill skapa. 10 Ekonomisk rapport 11 Rekvirera/fakturera 12 Vetenskaplig rapport 13 Sista dispositionsdag 14 Transfereringar 15 Förnyelse av kontrakt 16 Övrigt Påminnelser/händelser hamnar i projektledarens och eller projektadministratörens inkorg. Användaren kan även ställa in att få påminnelsen per mail. För närvarandet går körningen med samtliga påminnelser en gång i veckan. När man genomfört sin påminnelse klar-markerar man den så att den inte dyker upp på nästa veckas lista igen. För att skapa påminnelsen väljer du Projekt\Projektuppföljning\Skapa projekt Klicka på Ändra för att skapa en ny händelse, välj kategori, fyll i önskade datum och skriv en notering genom att klicka på pennan. Pennan blir röd när det finns en notering. Ange hur många rader du vill infoga och klicka på knappen Infoga rad

27(30)

28(30) 5 Tid 5.1 Registrera och attestera tid Se film på insidan https://liuonline.sharepoint.com/portals/hub/_layouts/15/pointpublishing.asp x?app=video&p=c&chid=cdfdff7a-1b30-41a0-8247-33351ae70980&s=0&t=av 5.2 Följa upp tid Uppföljning av tid är samlad under fliken Projekt. Gå in under Projekt\Projektuppföljning. Här hittar du uppföljning av tid per dag, månad och år. I grundutförandet är analysen sorterad per Användare. Välj Period i Sidfältet Välj önskad filtrering, Bokslutsenhet, Avdelning osv i Radfältet Om du önskar uppföljningen sorterad på något av begreppen i Radfältet, högerklickar du på den blå rubriken, t.ex. Projekt, välj från menyn Dölj/visa kolumn. Du kan även flytta kolumner framåt och bakåt i ordningen genom att högerklicka på kolumnernas rubriker och välja från menyn.

29(30) 6 Tabeller 6.1 Projekttyper och fält Projekttyperna kan vara en aktivitet eller ett projekt. Typerna för aktivitet avser löpande verksamhet medan typerna för projekt ska hantera riktiga projekt med start och slutdatum, projekttyperna för riktiga projekt kan bl.a. hantera periodisering och grupperingar av projektnummer där flera delprojekt kan summeras till en gemensam grupp. Projekttyper Typ Exempel Beskrivning Aktivitet anslag Aktivitet stöd Aktivitet ofördelat Projekt stöd Projekt anslag Projekt uppdrag Projekt Bidrag Projekt samfinansiering Projekt EU Löpande Grundutbildning Ingen periodisering Löpande Stödverksamhet Ingen periodisering Löpande Ofördelad verksamhet Ingen periodisering Tidsatt stödverksamhet Ingen periodisering Tidsatt anslagsfinansierad verksamhet Ingen periodisering Tidsatt uppdragsfinansierad verksamhet Periodisering är möjlig Tidsatt bidragsfinansierad verksamhet Periodisering är möjlig Tidsatt samfinansierad verksamhet Periodisering är möjlig Tidsatt EU-finansierad verksamhet Samfinansiering är möjlig Periodisering är möjlig Stora delar av grundutbildningens verksamhet, då dessa ofta är löpande år efter år. Behöver ej periodiseras eller följas i projekthierarkier. Löpande stödverksamhet, ska ej periodiseras. Projekttyp som tillåter kodning på VSH och fakultet ofördelad. Stödverksamhet som bedrivs i projektform har start och slutdatum, projektledare etc. Anslagsfinansierad verksamhet som bedrivs i projektform har start och slutdatum, projektledare, uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. Uppdragsfinansierad verksamhet med start och slutdatum projektledare, uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. Projekt med start och slutdatum projektledare, uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. Projekt som finansieras av såväl bidrag som anslag. Projekttypen stödjer automatisk parallellförbrukning. Uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. EU-projekt. Projekt som finansieras av såväl bidrag som anslag. Projekttypen stödjer automatisk parallellförbrukning. Uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig.

30(30) Projektfält KOD Beskrivning Tecken AKTIVITETS NR Löpnummer för aktivitet (100000-299999) 6 PROJEKT NR Löpnummer för projekt (300000-999999) 6 Aktivitetsnamn Benämning på aktivitet/projekt 30 DIARIENR Fritext: Diarienummer registrerat i LiU-dok 30 DISPDATUM Sista dispositionsdag, styr även slutdatum för automatiskperiodisering ÅÅÅÅ-MM-DD EXTREFID Fritext: Finansiärens referensnummer, följer med på rekvisition/faktura 30 FAK Fakultet 1 Fakturatyp Fakturera/rekvirera finansiär FIN Finansiärskod 4 FÖRDFINANSANSL Andel som ska belasta anslag 3 FÖRDFINBIDR Andel som ska belasta bidrag 3 FÖRDFINUPPDR Andel som ska belasta uppdrag 3 FÖRDVSHFO Andel som ska belasta forskning 2 FÖRDVSHGU Andel som ska belasta grundutbildning 2 HISTREFID Fritext: Frivillig information om tidigare koppling 30 Hsök Huvudsökande Ja (J) eller nej (N) styr vem som ansvarar total ek. uppföljning 1 KOM Fritext: Kommentar 120 KONTO Intäktskonto för rekvisition/faktura 5 Kontrakt slut Information om kontraktsslut enligt finansiär ÅÅÅÅ-MM-DD Kontrakt start Information om kontraktsstart enligt finansiär ÅÅÅÅ-MM-DD KONTRBEL Externt finansierat belopp enligt kontrakt, avseende detta aktivtetsnummer KST Kostnadsställe för bokföring 5 KundID Kundnummer krävs för att rekvirera/fakturera 6 Kunds MOTP Kundens motpart, kan vara skilt från finansiär 4 Lev MOTP Den egna bokslutsenhetens interna motpartskod - används för intern fakturering 4 LiU-finansierat bel Belopp som LiU finansierar via anslagsmedel PMFOMR Forskningsområde enligt SCB:s struktur 3 PMFUNK Funktionsindelning av stödverksamhet 2 PRJBESKR Fritext: Beskrivning av aktivitet/projekt 120 PRJGR Projektgrupp, gruppering som i sin tur grupperar till huvudprojekt 5 Projektadministratör Administratör/ekonom/controller som administrerar projektet 7 Projektledare Projektledare för aktivitet/projekt 7 Projekttyp Aktiviteter och projekt är indelade i nio olika projekttyper baserat på informationsbehov PROPER Kod för periodiering eller ej periodisering 4 SLUT EK Datum då projektet ska stängas för all bokföring ÅÅÅÅ-MM-DD START EK Datum då projektet ska öppnas för bokföring ÅÅÅÅ-MM-DD VALBEL Kontraktsbelopp omräknat i kontraktets angivna valuta VALUTA Valutakod enligt kontrakt 3 VSH Verksamhetskod 2