T1 Administrativa föreskrifter Upphandling 2014 Webbportal för biblioteken i Norrbotten Diarienummer: 409-14 Ansvarig: Erik Björklund
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄN ORIENTERING 3 1.1 UPPHANDLINGENS OMFATTNING 3 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET 3 1.3 UPPLYSNINGAR AV PRAKTISKT KARAKTÄR UNDER ANBUDSTIDEN 4 1.4 KOMPLETTERANDE UPPLYSNINGAR AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 4 1.5 LANDSTINGETS MILJÖARBETE 4 1.6 SEKRETESS 5 1.7 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT 5 1.8 UPPHANDLINGSKONTRAKT 5 1.9 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING 5 1.10 ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD 6 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 6 2.1 UPPHANDLINGSFORM 6 2.2 OBLIGATORISKA KRAV 6 2.3 ELEKTRONISKA ANBUD 6 2.4 ANBUDETS FORM, INNEHÅLL SAMT AVLÄMNANDE 7 2.5 ANBUDSTIDENS UTGÅNG 7 2.6 ANBUDETS GILTIGHETSTID 7 2.7 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD 8 2.7.1 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE 8 2.7.2 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE 8 2.7.3 PRÖVNING AV OBLIGATORISKA KRAV 8 2.7.4 UTVÄRDERING AV ANBUD 8 3 KONTROLL AV LEVERANTÖRERS LÄMPLIGHET 8 3.1 INTYG FRÅN MYNDIGHETER 8 3.2 ANBUDSGIVARENS EKONOMISKA STÄLLNING 9 4 KOMMERSIELLA VILLKOR 9 4.1 AVTAL 9 4.2 ANBUDSPRISER 9 4.3 MALL FÖR UPPHANDLINGSKONTRAKT 10 4.4 GARANTITID 10 4.5 FÖRSKOTTSBETALNING 10 5 BILAGOR 10
1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 UPPHANDLINGENS OMFATTNING Denna upphandling avser en webbportal enligt beskrivning i Kravspecifikation och Mall för upphandlingskontrakt med bilagor till Piteå kommun, Älvsbyn kommun, Arvidsjaur kommun, Arjeplog kommun, Luleå kommun, Boden kommun, Kalix kommun, Haparanda kommun, Överkalix kommun, Pajala kommun, Gällivare kommun, Kiruna kommun, Jokkmokks kommun, Övertorneå kommun och Norrbottens läns landsting, nedan kallad Landstinget. Dessa upphandlande myndigheter genomför denna upphandling gemensamt. Deltagande upphandlande myndigheter har genom fullmakt uppdragit åt Norrbottens läns landsting att genomföra denna upphandling. Detta innefattar bland annat att, i samråd med en upphandlingsgrupp upprätta förfrågningsunderlag, utvärdera inkomna anbud samt upprätta förslag till tilldelningsbeslut. Då fullmakten inte omfattar rätt att fatta tilldelningsbeslut åligger det deltagande upphandlande myndigheter att självständigt fatta ett likalydande tilldelningsbeslut. Upphandlingen omfattar även: Dokumentation för handhavande samt teknisk dokumentation Utbildning av redaktörer och administratörer samt option på utbildning Uppdateringar, licenser, hosting och support under webbportalens livslängd Option om ytterligare konsulttimmar och utbildning OBS! Beräknad tidpunkt för implementering framgår bifogad tidsplan (bilaga 1). Biblioteken i Norrbottens gemensamma webbportal Bibblo.se som funnits sedan 2007 är utvecklad med Joomla, ett open source-cms. På webbplatsen finns bl.a. en gemensam evenemangskalender, boktips och reportage. Kommunerna ingår fr. o m 2013 i ett gemensamt bibliotekssystem och katalog, gemensamt lånekort och gemensamt bestånd samt fritt medieflöde. Det gemensamma biblioteksdatasystemet är Mikromarc till vilket portalen ska vara kopplad. OBS! I bilaga 5 finns dokumentation för dom nödvändiga API:er som krävs för att koppla bibliotekssystemet mot ett CMS, vid förfrågan kan NLL tillhandahålla nödvändiga filer och uppkopplingsuppgifter för att testa dessa mot en testdatabas. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är: Norrbottens Läns Landsting Organisationsnummer: 232100-0230 För information om Norrbottens Läns Landsting, se hemsida: www.nll.se 3
1.3 UPPLYSNINGAR AV PRAKTISKT KARAKTÄR UNDER ANBUDSTIDEN Ansvarig handläggare är: Erik Björklund, upphandlingsjurist, Norrbottens läns landsting. Rörande kompletterande upplysningar av förfrågningsunderlag, se under 1.4. Eventuella allmänna frågor sker till ansvarig handläggare enligt följande kontaktvägar: Adress: Övriga kontaktvägar: Norrbottens läns landsting Tfn: 072 218 90 40 Division Service/Upphandling Mobil: 072 218 90 40 971 89 LULEÅ Växel: 0920 28 40 00 Fax: 0920 28 43 86 E-post erik.bjorklund@nll.se 1.4 KOMPLETTERANDE UPPLYSNINGAR AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Skriftlig begäran om kompletterande upplysningar ska vara upphandlande myndighet tillhanda tionde kalenderdagen före sista anbudsdag. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget sex (6) kalenderdagar före sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Begäran om kompletterande upplysningar senare än tionde kalenderdagar innan sista anbudsdag kommer inte att besvaras. Norrbottens läns landsting uppmanar anbudssökanden att begära kompletterande upplysningar via funktionen frågor och svar på www.nllplus.se/upphandlingar under befintlig upphandling. Eventuella kompletteringar eller förtydliganden kommer att publiceras där. Anbudssökande som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några kompletterande upplysningar distribuerats. Anbudssökande kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.5 LANDSTINGETS MILJÖARBETE Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Norrbottens läns landsting har antagit ett miljöpolitiskt program som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom landstinget. I detta följer att bedriva ett miljöanpassat upphandlingsarbete, där landstinget bl. a tar hänsyn till relevanta miljökrav från Miljöstyrningsrådet. 4
1.6 SEKRETESS Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört rekommenderas skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle drabba anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Det är Landstinget som beslutar och avgör om uppgifterna kan sekretessbeläggas. 1.7 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT Underrättelse om vilken anbudsgivare som tilldelats den aktuella tjänsten, kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Detta genom att landstinget publicerar underrättelse om tilldelningsbeslut på www.nllplus.se/tilldelningar samt meddelar alla anbudsgivare om när underrättelsen finns tillgänglig. Från det att underrättelse om tilldelningsbeslutet publicerats enligt ovan samt ett meddelande om publiceringen skickats till alla anbudsgivare inträder en avtalsspärr om minst 10 dagar. Detta innebär att landstinget inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller. 1.8 UPPHANDLINGSKONTRAKT Upphandlingskontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalet ska vara bindande är att detta upphandlingskontrakt undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat avtalet. 1.9 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas varvid skäl kommer att anges. 5
1.10 ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 UPPHANDLINGSFORM Upphandlingen genomförs enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling så som ett öppet förfarande. 2.2 OBLIGATORISKA KRAV Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav. Dessa är markerade med fetstil skall. Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att de obligatoriska kraven är uppfyllda. Om inget annat framgår så ska ställda krav på upphandlingsobjektet vara uppfyllda senast vid sista leveransdag enligt mallen för kontrakt. 2.3 ELEKTRONISKA ANBUD Norrbottens läns landsting har implementerat ett upphandlingssystem benämnd ATC. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt LOU 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webb-sida för avlämnande av E-anbud. Denna sida presenteras även genom webb-adressen www.nllplus.se/upphandlingar och länken E-anbud för specifik upphandling. Denna webb-sida beskriver förfarandet för att kunna avlämna ett elektroniskt anbud. Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mappstruktur går inte att ta emot). Storleken på varje enskild fil som skickas in i systemet är begränsad till 50 Mb. Ett meddelande genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har sparats och mottagits av systemet ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I ATC sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering går inte att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker i öppningsförfarandet. I ATC upphandling loggas e-postadress och datum samt tidpunkt för anbudslämnande. Se även bifogad lathund i bilaga 6. 6
2.4 ANBUDETS FORM, INNEHÅLL SAMT AVLÄMNANDE Ert anbud skall inlämnas i digital form (E-anbud). Med inlämnat avses att det är fullständigt inlämnat via Norrbottens läns landstings upphandlingssystem. Anbud skall vara avfattat på svenska. De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud skall följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, skall sådan information avlägsnas från inskickade filer. Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smidigt som möjligt. Anbudssvarets dokument skall vara sparade i allmänt kända format så som exempelvis; doc, xls, pdf, ppt, txt, jpg, tif, mm. Filformatet.zip tillåts inte. Detta på grund av att vid anbudsöppningen registreras.zip-filen och inte de i.zip-filen enskilda filerna. Om hänvisning till annat dokument görs är det viktigt att det tydligt framgår under vilken punkt eller rubrik i detta dokument informationen finns. Avvikelser från angivna skall krav skall framgå i anbudet. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas. Observera att följande ifyllda delar av förfrågningsunderlaget skall medfölja anbudssvaret: Svarsbilaga OBS! Villkor, i av leverantören bifogade avtal, som strider mot villkoren i förfrågningsunderlaget eller avtalet innebär att Landstinget enligt LOU är skyldig att förkasta det anbudet. Detta gäller exempelvis klausuler om prisjustering och liknande som strider mot de angivna klausulerna i huvudavtalet. Landstinget uppmanar därför anbudsgivarna att noga läsa igenom sina egna avtal och jämföra det med förfrågningsunderlaget före anbud skickas in. 2.5 ANBUDSTIDENS UTGÅNG Anbud skall vara angiven adress tillhanda senast 2014-05-12. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 2.6 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbudet skall vara bindande i fyra månader efter sista anbudsdag. Vid eventuell överprövning förlängs anbudets giltighetstid automatiskt med ytterligare fyra månader. 7
2.7 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden enligt nedan. 2.7.1 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE Anbudsgivaren kommer att uteslutas om någon av punkterna enligt 10 kap. 1 LOU föreligger. Uteslutning av anbudsgivare kan komma att ske om någon omständighet enligt 10 kap. 2 LOU föreligger. 2.7.2 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE Anbudsgivaren prövas mot de kvalificeringskrav som ställs i avsnitt 3 nedan. Om kraven ej uppfylls utesluts anbudsgivaren. 2.7.3 PRÖVNING AV OBLIGATORISKA KRAV Kvalificerad anbudsgivare prövas avseende obligatoriska krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Prövning av punkterna i kravspecifikationen 1.1-7 görs via webb och skall kunna göras direkt efter anbudstiden löpt ut. Anbudsgivaren skall i svarsbilagan ange på vilket sätt som prövningen kan göras. Anbudsgivaren skall i svarsbilagan ange huruvida samtliga obligatoriska krav uppfylls. 2.7.4 UTVÄRDERING AV ANBUD Landstinget kommer att anta det anbud som innehåller det lägsta priset. Med pris avses mellan anbuden jämförbar LCC (Livscykelkostnad) för investeringskostnad, kapitalkostnad, hosting-, support- och licenskostnader under en period om fem år. Kostander för hosting, support och licens kommer att räknas från år 2 i kalkylen. LCC-kostnaden över en fem års period kommer att beräknas. Konstanter som ingår i LCCkalkylen är nusummefaktorn på 4,36 som är baserad på Landstingets internränta 4,75 %. Se även bifogad LCC-kalkyl. Det anbud som erhåller det lägsta priset enligt LCC-kalkylen kommer att väljas i enlighet med reglerna i LOU. 3 KONTROLL AV LEVERANTÖRERS LÄMPLIGHET 3.1 INTYG FRÅN MYNDIGHETER Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Skatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV 4820. 8
Anbudsgivare skall, på anmodan av landstinget, kunna översända kopia på företagets Registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvaras i Sverige av Bolagsverket), under förutsättning att registreringsskyldighet föreligger. Intyg ska inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Ovanstående förfarande är endast tillämpbart i Sverige. Utländsk anbudsgivare skall insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 3.2 ANBUDSGIVARENS EKONOMISKA STÄLLNING Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk ställning. Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet AB göra en kontroll av leverantörens nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och anbudsgivarens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses anbudsgivaren ändå uppfylla ovanstående krav om anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Leverantörer som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller årsbokslut skall på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning. 4 KOMMERSIELLA VILLKOR 4.1 AVTAL Avtal kommer att tecknas efter avslutad upphandling med företag i enlighet med de avtalsvillkor som framgår av T3 Mall för upphandlingskontrakt. Viss anpassning och eventuella förtydligande av avtalstexten kan komma att göras vid avtalsslutande, utifrån övriga delar av anbudsunderlaget och aktuellt anbud. Avtalen för hosting, support och licens tecknas utanför huvudavtalet. OBS! De senare avtalen kan bifogas i som ett stort avtal eller flera olika så länge det uppfyller samtliga krav som ställs i upphandlingen. Dessa avtal ska vara på svenska så som hela anbudet i övrigt. 4.2 ANBUDSPRISER Priset skall vara ett totalpris och anges i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och inkludera implementering, utbildning samt övriga kostnader hänförliga till driftsättande av portalen. Inga övriga kostnader skall tillkomma under systemets livslängd förutom för hosting, support, licenser och eventuell ytterligare utbildning. 9
Priser skall lämnas i svarsbilagan. Detta gäller även eventuella utgifter för hosting, support, licens och ytterligare utbildning. I det fall priser inte lämnats i svarsbilagan utgår ingen ersättning för den tjänsten. 4.3 MALL FÖR UPPHANDLINGSKONTRAKT Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i mall för upphandlingskontrakt i sin helhet. Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i mall för upphandlingskontrakt, kommer inte att beaktas. 4.4 GARANTITID Garantitiden skall vara ett år efter att portalen godkänts och övertagits. Under garantitiden skall hosting och support ingå kostnadsfritt. 4.5 FÖRSKOTTSBETALNING Om köparen skall erlägga förskottsbetalning för vilken säkerhet saknas, skall leverantören lämna bankgaranti eller motsvarande säkerhet för denna summa. Samtliga kostnader för detta skall bekostas av leverantören. 5 BILAGOR 1. Tidslinje 2. Svarsbilaga 3. Mallar 4. Elektronisk fakturering 5. Beskrivning av API:er 6. Lathund för inlämnande av E-anbud 7. LCC-kalkyl 10