Tjänsteställe, handläggare Landstingsservice Inköp och 2014-05-07 14LS3212 1(10) Kim Gustavsson Distribution kim.gustavsson@lvn.se U 1 UPPHANDLINGSFÖRUTSÄTTNINGAR Taldiktering 2014
2014-05-07 14LS3212 2(10) Innehåll 1. ALLMÄN ORIENTERING... 3 1.1. sföremål... 3 1.2. Förfrågningsunderlag... 3 1.3. Förutsättningar... 3 1.4. sförfarande... 3 1.5. Upphandlande myndighet... 4 1.6. Upplysningar under anbudstiden... 4 1.7. Förtydligande m.m. av förfrågningsunderlag... 4 1.8. Sekretess... 5 1.9. Företag under bildande... 5 1.10. Tilldelningsbeslut... 5 1.11. skontrakt... 5 1.12. Avbrytande av upphandling... 6 1.13. Ersättning för kostnader... 6 1.14. Landstingets miljöarbete... 6 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 7 2.1. Obligatoriska krav ( ska-krav )... 7 2.2. Tilldelningskriterier ( bör-krav )... 7 2.3. Krav på produkt/tjänst... 7 2.4. Anbudets form, innehåll och format... 7 2.5. Helt eller delat anbud... 8 2.6. Anbudets giltighetstid... 8 2.7. Avlämnande av anbud... 8 2.8. Sista datum för inlämnande av anbud... 8 2.9. Öppning av anbud... 9 2.10. Tidsplan... 9 3. PRÖVNING AV ANBUD... 9 3.1. Uteslutning enligt LOU... 9 3.2. Kvalificering av leverantör... 9 3.3. Kvalificering avseende obligatoriska krav ( ska-krav )... 9 3.4. Utvärdering av anbud... 10 3.5. Muntlig presentation av anbud... 10
2014-05-07 14LS3212 3(10) 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1. sföremål Denna upphandling omfattar köp av enligt beskrivning i bilaga U3, Kravspecifikation och bilaga U5, Mall för upphandlingskontrakt. en omfattar utrustningen som användas i primärvården och slutenvården inom Landstinget Västernorrland. 1.2. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget utgörs av följande handlingar jämte eventuella förtydliganden och kompletteringar av handlingarna under anbudstiden: U1 sförutsättningar U2 Krav på leverantör U3 Kravspecifikation U4 Prisbilaga U5 Mall för upphandlingskontrakt U6 Allmänna villkor U7 Uppförandekod 1.3. Förutsättningar en avser ett ramavtal för inköp av hårdvara för taldiktering och nyttjanderätt för managemenet programvara för hårdvara. Ramavtalet är giltigt 3 år från och med avtalssignering med möjlighet till ytterligare 36 månaders förlängning fördelat på tre perioder. 1.4. sförfarande Öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. sformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och förutsättningar enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet.
2014-05-07 14LS3212 4(10) 1.5. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet: Landstinget Västernorrland Organisationsnummer: 232100-0206 För information om Landstinget Västernorrland, se hemsida: http://www.lvn.se 1.6. Upplysningar under anbudstiden Eventuella frågor sker skriftligen genom e-post till ansvarig handläggare med följande kontaktuppgifter: Ansvarig handläggare: Adress Kim Gustavsson Landstinget Västernorrland Landstingsservice Inköp och 871 85 Härnösand Telefon: 0611 80450 E-post: kim.gustavsson@lvn.se 1.7. Förtydligande m.m. av förfrågningsunderlag Landstingets ambition är att all information och alla förutsättningar som anbudsgivarna behöver för att kunna lämna ett konkurrenskraftigt anbud ska framgå och följa av förfrågningsunderlaget. Om förfrågningsunderlaget uppfattas som otydligt eller de ställda kraven som orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att detta kommer till Landstingets kännedom på ett så tidigt stadium som möjligt. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering/ändring ( modifiering ) måste, för att ett svar ska kunna garanteras, ha inkommit till ansvarig handläggare hos Landstinget senast tio (10) dagar före anbudstidens utgång. Om Landstinget bedömer att en modifiering av förfrågningsunderlaget är nödvändig, kommer detta att ske skriftligen senast sex (6) dagar före angiven sista anbudsdag. Modifieringen kommer att distribueras till alla som begärt ut förfrågningsunderlaget. Leverantör som inte rekvirerat förfrågningsunderlaget direkt från Landstinget måste själv kontrollera om några modifieringar av förfrågningsunderlaget distribuerats under anbudstiden. Leverantör kan endast stödja sig på sådana modifieringar av förfrågningsunderlaget som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare hos Landstinget.
2014-05-07 14LS3212 5(10) 1.8. Sekretess Absolut sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till dess alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Affärssekretess Uppgifter i ett anbud kan på begäran av anbudsgivaren omfattas av sekretess även efter att upphandlingen har avslutats. I den situationen prövas sekretessfrågan från fall till fall. En leverantör som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen har upphört måste tillsammans med anbudet ge in en skriftlig begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt en konkretisering av vilken skada som skulle drabba leverantören om uppgifterna röjs. De uppgifter som leverantören vill ha sekretessbelagda måste därtill lämnas i separata bilagor som enkelt kan avskiljas från anbudet i övrigt. En anbudsgivare som inte preciserat och konkretiserat sin sekretessbegäran och separerat de uppgifter som han önskar sekretessbelagda måste räkna med att det görs en endast summarisk prövning av sekretessbegäran med utgångspunkten att skäl för sekretess saknas. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna, t.ex. priser, endast undantagsvis är av sådant slag att de kan sekretessbeläggas. Om landstinget gör bedömningen att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. 1.9. Företag under bildande Anbud kan lämnas av företag under bildande. Krav på företag under bildande återfinns i bilaga U2, Krav på leverantör. 1.10. Tilldelningsbeslut Underrättelse om vilken leverantör som tilldelats kontraktet (Tilldelningsbeslut) kommer att lämnas till samtliga leverantörer som har inkommit med anbud i upphandlingen. Tilldelningsbeslutet är inte att betrakta som en accept i Avtalslagens mening. 1.11. skontrakt Efter tilldelningsbeslut och iakttagande av tid för avtalsspärr kommer Landstinget att teckna avtal med den leverantör som tilldelats kontrakt. Detta gäller under
2014-05-07 14LS3212 6(10) förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande beslutat att upphandlingen tills vidare inte får avslutas eller, efter överprövning av upphandlingen, ålagt Landstinget att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. skontraktet utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i förfrågningsunderlaget och antaget anbud. Avtalet är bindande först när det undertecknats av Landstinget och antagen leverantör. 1.12. Avbrytande av upphandling en kan komma att avbrytas och samtliga anbud förkastas: Om inget anbud motsvarar ställda krav. Om anbuden innebär för höga priser eller anbuden på annat sätt är oförmånliga för Landstinget. Om omorganisationer, politiska beslut, ändrad medelstilldelning eller andra omständigheter av sådant slag förändrar förutsättningarna för upphandlingen. Om anbud från egenregin, i förekommande fall, är att anse som ekonomiskt mest fördelaktigt. Om det föreligger beaktansvärda omständigheter i övrigt som motiverar det. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om det, med angivande av skälen för avbrytandet. 1.13. Ersättning för kostnader Ingen ersättning utgår för kostnader till exempel kostnader för upprättande av anbud som blir onyttiga på grund av att upphandlingen avbryts. Inte heller medges ersättning för eventuella rättegångskostnader på grund av upphandlingen. 1.14. Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för Landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Se www.lvn.se för utförligare information. I detta förfrågningsunderlag med bilagor redovisas i förekommande fall de miljökrav som ställs på leverantören och efterfrågade tjänster.
2014-05-07 14LS3212 7(10) 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1. Obligatoriska krav ( ska-krav ) Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav ( ska-krav ). Krav av angivet slag kan avse såväl leverantören själv som föremålet för upphandlingen. Huvudregeln är att ska-kraven måste vara uppfyllda redan när anbudet ges in. 2.2. Tilldelningskriterier ( bör-krav ) Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal tilldelningskriterier som kommer att bedömas vid utvärderingen av anbuden ( bör-krav ). Uppfyllandet av dessa kriterier kan förutsätta att leverantören anger eller beskriver något. Ett tilldelningskriterium innehåller i allmänhet ordet bör åtföljt av vad som ska besvaras/beskrivas/verifieras av leverantören. Utvärderingen av tilldelningskriterierna görs utifrån leverantörens svar/beskrivningar/verifieringar. 2.3. Krav på produkt/tjänst De krav som gäller för produkten/tjänsten ska redovisas i bilaga U3, Kravspecifikation. 2.4. Anbudets form, innehåll och format 1. Anbudet ska vara skriftligt, avfattat på svenska och ges in av behörig företrädare för leverantören. För bilagor till anbudet, såsom produktblad och CV:n, medges dock material avfattat på engelska. 2. Efterfrågade uppgifter besvaras direkt i förfrågningsunderlagets dokument (inklusive bilagor) eller, där så medges, i särskilda bilagor. De ifyllda dokumenten och bilagorna utgör en del av anbudet. 3. Vid utvärdering av anbud kommer arbetet att fördelas mellan flera personer inom en utvärderingsgrupp, alternativt flera utvärderingsgrupper. Det är därför extra viktigt att all information som rör ett visst avsnitt presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt. 4. Landstiget förutsätter att samtliga numrerade punkter i förfrågningsunderlaget besvaras punkt för punkt. Om hänvisning görs till annat dokument, är det viktigt att det tydligt framgår var (under punkt eller rubrik) i detta andra dokument som informationen återfinns. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller helt saknas. 5. Innehållet under respektive flik/rubrik i anbudet har utformats så att
2014-05-07 14LS3212 8(10) det går lätt att hitta i materialet, är uppbyggt med en logisk indelning och har en tydlig innehållsförteckning och sidnumrering. 6. Rutor i förfrågningsunderlaget är kryssrutor som kryssas i för att markera svarsalternativ. 7. Fältet Anmärkning/kommentar (någon gång också Motivering eller Beskrivning ) används för svar och kommentarer och redogörelser. Utrymmet är inte begränsat utan expanderar normalt efter utrymmesbehov. Räcker inte textfältet till, kan redovisning ske i separat bilaga med hänvisning till bilage- och sidnummer. Svarsrutor och fält kan se ut som enligt följande: Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls. Ja Anmärkning/kommentar: Nej 2.5. Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas för hela uppdraget. 2.6. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande i sex (6) månader efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för överprövning ska anbudens giltighetstid förlängas fram till dess att avtal kan tecknas, dock i högst tolv (12) månader efter anbudstidens utgång. 2.7. Avlämnande av anbud Anbud ska lämnas elektroniskt (e-anbud) via Landstinget Västernorrlands leverantörsportal http://www.lvn.se/aktuella-upphandlingar. Här kan anbudsgivaren ladda upp dokument, filer, med mera, för att vid önskat tillfälle lämna in anbudet. Tänk på att uppladdning och inlämning kan ta en stund, så var ute i god tid före sista anbudstid. Support för leverantörsportalen kan endast lämnas under kontorstid 08.00 16.00. 2.8. Sista datum för inlämnande av anbud
2014-05-07 14LS3212 9(10) Anbud ska vara ankommet till den plats som anges i punkt 2.7 senast 2014-06-19 23:59:59. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång kan inte prövas. 2.9. Öppning av anbud Anbudsöppning äger rum så snart som möjligt efter anbudstidens slut. Anbudsöppningen är inte offentlig. På anbudsgivares begäran och bekostnad kan en representant för handelskammare dock få närvara. Om sådan representation önskas meddelas detta till ansvarig handläggare senast sju (7) dagar före sista anbudsdag. 2.10. Tidsplan Syftet med tidsplanen är att ge anbudslämnarna insikt i kommande tidsåtgång för det arbete som specificeras i kap. 3 nedan. v. 25 sista anbudsdag v.25 35 utvärdering (inkl. semesterperiod) v.27 skicka testutrustning v.35 anbudsgenomgång v.37-38 avtalsspärr v.39 avtalstecknande 3. PRÖVNING AV ANBUD Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden i enlighet med vad som beskrivs nedan. Ett anbud måste uppfylla kraven i 3.1 3.3 för att gå vidare till punkt 3.4, Utvärdering av anbud. 3.1. Uteslutning enligt LOU Landstinget ska utesluta en leverantör från att delta i offentlig upphandling om sådan omständighet föreligger som avses i 10 kap. 1 LOU och får utesluta en leverantör om sådan omständighet som avses i 10 kap. 2 LOU är för handen. Föreligger omständigheter enligt 10 kap. 2 LOU som får medföra uteslutning, kommer detta att ske först efter särskild prövning. 3.2. Kvalificering av leverantör Prövning mot uppställda kvalificeringskrav avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet. 3.3. Kvalificering avseende obligatoriska krav ( ska-krav )
2014-05-07 14LS3212 10(10) Anbud från leverantör som kvalificerat sig enligt punkt 3.1 och 3.2 prövas mot obligatoriska krav avseende efterfrågad produkt/tjänst enligt bilaga U3, Kravspecifikation. 3.4. Utvärdering av anbud På uppmaning av landstinget skickar anbudslämnaren testutrustning till landstinget för utvärdering, utrustningen ska vara landstinget tillhanda v.26. Utrustnings skickas till adressen Sundsvalls sjukhus Vårdsystem IT, vån. 1, Gult H5 Att. Göran Källberg 856 43 Sundsvall Reduktion Det anbud som kommer att antas är det för Landstinget ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som framgår av U3, Kravspecifikation, där mervärdet för varje utvärderingskriterium framgår. Vid utvärderingen av U3, Kravspecifikation poängsätts varje kriterium utifrån en skala på hur väl respektive anbud uppfyller det aktuella kriteriet. Skalan finns definierad i varje krav och är differentierad dvs skalan är inte lika för varje krav. Reduktion bedöms i förhållande till grundläggande/gängse/förväntade funktioner, teknik, servicenivå etc. ( basnivå ) hos upphandlingsföremålet. Den totala reduktionen uppnås genom erhålla maxpoäng. Jämförelsevärde uppnås genom att ta uppnådd reduktionsvärde minus anbudspris enligt prisbilaga. Anbudet som får det lägsta jämförelsevärdet är det för Landstinget ekonomiskt mest fördelaktiga och därmed tilldeas kontraktet. 3.5. Muntlig presentation av anbud Leverantör ska på begäran av Landstinget vara beredd att muntligen presentera och verifiera sitt svar i anbudet under v. 35 enligt tidsplan.