Sida 1
Om modell för projektledning PPS modell för projektledning beskriver de tre faserna; förberedelser, genomförande och avveckling. Syftet är att ge en övergripande bild av modellen, endast faser och steg med de mest tongivande stödet visas. Förberedelser avser arbetet mellan BP1 och BP3. Syftet är att definiera vad projektet ska åstadkomma för resultat, vilka projektets mål och avgränsningar är samt hur arbetet praktiskt ska genomföras. Genomförandet avser arbetet mellan BP4 och BP7. Då skapas de resultat som leder till att projektets mål uppfylls. Hur resultaten skapas och med vilken strategi arbetet genomförs kan variera, men styrmodellen kan alltid användas. En aktiv återkoppling av behov, åtaganden och resultat kompletteras med en ordnad hantering av ändringar. Avveckling innebär återlämning av de resurser projektet har använt. En summering av projektets förlopp och gjorda erfarenheter samlas i en slutrapport för att kunna återanvändas i framtida projekt. Projektet stängs i BP8. Praktiskt stöd för projektstyrningen finns i de olika färdighetsavsnitt som ingår i PPS. Projekt är olika, förutsättningarna och behovet av styrning varierar kraftigt. Allt som är beskrivet i PPS kan inte - och behöver inte - användas i alla projekt. Att göra medvetna val och behovsanpassa användningen av färdigheter är en nödvändig del av projektledningens vardag. I detta avsnitt beskrivs hur färdigheterna kan användas i olika steg vid en standardtillämpning av PPS. Sida 2
, syfte Visa hur projektets olika faser hanteras med fokus på att ge praktiskt stöd för projektledningen Modellen ger struktur genom hela projektet, med beslutspunkter och tydlig arbetsgång har färdiga dokumentmallar för olika behov har färdiga rollbeskrivningar för projektets organisation är en verktygslåda och källa att hämta begrepp, erfarenheter och tips ur sätter normer och spelregler för önskat agerande och beteende i olika situationer stödjer en likformig hantering av alla projekt, ökar organisationens projektmognad Sida 3
Leverans Slutrapport Överlämning Projektdirektiv Projektplan BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Förbereda Genomföra Avveckla Det resultat projektet ska leverera och hur arbetet ska genomföras beskrivs och överenskoms Arbetet mot projektets mål styrs med aktiv återkoppling och ordnad hantering av ändringar Resurser återlämnas och erfarenheter summeras Sida 4
, förberedelsefas Arbetssteg Projektdirektiv Projektplan BP1 BP2 BP3 Förbereda Genomföra Avveckla Formulera målet Planera, kalkylera Organisera, bemanna Beskriv arbetsformer Behandla risker Sammanställ projektplan Förbereda tydliggöra vad projektet ska bidra till definiera vilka projektets mål och avgränsningar är beskriva i projektplanen hur projektet ska genomföras Sida 5
Förberedelsefas, BP1-BP2 Arbetsstegens innehåll FORMULERA MÅLET Stäm av vem som är beställare (kundroll) och projektägare (leverantörsroll) Genomför Idé- och målformulering Gör en Intressentanalys Påbörja beskrivningen av kraven på resultatet, starta Kravdialog Beskriv övergripande strategi för framtagning av resultaten Klarlägg om förutsättningar finns för projektet, gör Riskhantering PLANERA, KALKYLERA Gör en första Projektplanering Beskriv projektets behov av Beslutspunkter Detaljplanera och följ upp från BP2 till BP3 Sammanställ beslutsunderlag för BP2 T Ä N K P Å Dokumentera under respektive rubrik i Projektplanen Sida 6
Förberedelsefas, BP2 till BP3 Arbetsstegens innehåll ORGANISERA, BEMANNA Färdigställ strategin för framtagning av resultatet Bearbeta Projektplaneringen Bestäm Projektorganisationen, påbörja bemanningen BESKRIV ARBETSFORMER Bestäm former för Kravdialog och Ändringshantering Bestäm former för Informationsspridning och Möten Bestäm former för Dokumenthantering Detaljplanera i närzon från BP4 BEHANDLA RISKER Gör en Riskhantering Gör en Projektanalys SAMMANSTÄLL PROJEKTPLANEN Färdigställ Projektplanen Granska och förankra projektplanen Sammanställ beslutsunderlag för BP3 Sida 7
, genomförandefas Arbetssteg Projektplan Leverans, överlämning Förbereda BP4 BP5 BP6 BP7 Genomföra Avveckla Led arbetet Återkoppla åtaganden Etablera åtaganden Hantera oförutsett Följ arbetsformer Leverera, överlämna Genomföra ta fram de resultat som leder till att projektets mål uppfylls tidigt hantera förändringsbehov genom aktiv återkoppling och ordnad ändringshantering Sida 8
Genomförandefas, BP4-BP7 Arbetsstegens innehåll LED ARBETET Genomför Startseminarium Styr mot närmaste överenskomna beslutspunkt; BP5, BP6 eller BP7 Ta fram och verifiera överenskommet resultat enligt Projektplaneringen ETABLERA ÅTAGANDEN Styr produktionen med rullande Detaljplanering ÅTERKOPPLA ÅTAGANDEN Genomför regelbunden Uppföljning på överenskommet sätt Säkerställ kundnytta med en aktiv Kravdialog Granska dokument enligt plan, Dokumenthantering HANTERA OFÖRUTSETT Säkerställ en ordnad Ändringshantering Gör Riskhantering FÖLJ ARBETSFORMER Skriv Statusrapporter, aktiv Informationsspridning och Dokumenthantering Genomför effektiva Möten Genomför Projektanalys vid överenskommet tillfälle LEVERERA OCH ÖVERLÄMNA Leverera och överlämna resultat Sida 9
, avvecklingsfas Arbetssteg Slutrapport BP8 Förbereda Genomföra Avveckla Avveckla summering av förlopp, måluppfyllelse och gjorda erfarenheter samlas i en slutrapport för att kunna återanvändas i kommande projekt återlämning av resurser, arkivera dokument och stänga konton Summera erfarenheter Stäng projekt Sida 10
Avvecklingsfas, BP8 Arbetsstegets innehåll SUMMERA ERFARENHETER Dokumentera erfarenheter löpande under hela projektet Återlämna ansvaret för personal och återkoppla till resurser och resursägare Genomföra Slutseminarium, ta fram och distribuera Slutrapport STÄNG PROJEKT Återlämna/avveckla utrustning och material Städa, rensa material Arkivera projektdokument Stäng/avsluta projektkonton T Ä N K P Å Avvecklingen startar så snart en resurs fasas ut från projektet Påverkan på kvarvarande resurser vid avvecklingen av en resurs Att dokumentera erfarenheter löpande förbättrar slutrapporten Sida 11