Ny LiU Webb 2.0 Projektplan

2009-04-14 Projektplan Dnr LiU 2008/02805 Utgåva: 1.2 1(9) Ny LiU Webb 2.0 Projektplan Projektledare Fredrike Wagnsgård Filnamn: PP_NLW_2_0 Utvecklingsrådet

PP: Ny LiU Webb 2.0 Dnr LiU 2008/02805 2(9) Innehåll 1. Basfakta...3 1.1. Godkännande av projektplan och bilagor...3 1.1.1. Definitioner...3 1.1.2. Bilagor...3 1.2. Projektet, sammanfattning...3 2. Idé och mål...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Koppling till effektmål...4 2.3. Projektmål och målprioritering...4 2.3.1. Projektmål...4 2.3.2. Projektets prioritering...4 2.3.3. Avgränsningar...4 2.4. Förutsättningar och inberoenden...4 2.4.1. Förutsättningar...4 2.4.2. Inberoenden...4 3. Leverans och överlämning...5 3.1. Leveransobjekt och godkännande...5 3.1.1. Leveranser...5 3.1.2. Godkännandekriterier...5 3.2. Överlämning, procedur...5 4. Organisation...5 4.1. Projektorganisation...5 4.2. Bemanning...6 5. Tidsplan och resursbehov...7 5.1. Projekttidsplan...7 5.2. Beslutspunkter, milstolpar...7 5.3. Resursbehov...8 5.3.1. Personresurser...8 5.4. Inköp...8 6. Arbetsformer...8 6.1. Dokumenthantering...8 7. Projektkalkyl...8 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar 1.0 2009-02-16 Projektplan första utkastet 1.1 2009-03-05 1.2 2009-03-31 Uppdaterad tidsplan och kostnadsberäkning

1. Basfakta 1.1. Godkännande av projektplan och bilagor Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Joakim Nejdeby Fredrike Wagnsgård 1.1.1. Definitioner Ord/förkortning/akronym Förklaring NLW Ny LiU Webb P9 Polopoly version 9 P8 Polopoly version 8 1.1.2. Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Projektplan Valtech 3 Arbetsbeskrivning Valtech 1.2. Projektet, sammanfattning Detta projekt avser implementeringen av flerspråksstöd i Polopoly v. 9 och komplettering av viss funktionalitet som finns i Polopoly v. 8 och som måste finnas i v. 9 innan migrering kan ske (t.ex. diskussionsforum och uppladdning av filer till filarkiv från utsidan). Samt utveckling av ett verktyg för migrering från Polopoly v8 till v9. Projektet är indelat i följande etapper: Etapp 1. Förstudie externa konsulter sätter sig in i LiU:s Polopolymiljö och ramverket Pluris (som används till flerspråkstödet). Efter förstudien kan etapp 4 tidsbedömas. Övriga etapper kan konkretiseras ytterligare. Etapp 2. Implementering av flerspråksstöd Pluris flerspråksstöd anpassas till LiU:s P9 installation och införs. Flerspråksstödet innebär i korthet att vi väljer att hantera flera språk i ett gemensamt publiceringsträd. (som i P8). Varje webbplats har ett defaultspråk och därunder kan man sedan skapa nya språkversioner. Om en avdelning bara finns på engelska har den engelska som defaultspråk och vice versa. Etapp 3. Implementering av kompletterande funktioner funktionalitet som finns i Polopoly v. 8 och som måste finnas i v. 9 innan migrering implementeras (diskussionsforum och uppladdning av filer till filarkiv från utsidan). Etapp 4. Utveckling av migreringsverktyg verktyg för att utföra migrering från P8 till P9 tas fram. Pilotprojekt av migrering genomförs. Migreringsverktyget ska så långt det är möjligt bevara (eller förbättra) den funktionalitet och det utseende som sidorna har i P8 efter migrering till P9. Parallellt med detta arbete ska utbildningsmaterial för Polopoly 9 tas fram och testutbildning köras under våren. Materialet ska även revideras när språkstödet är implementerat.

2. Idé och mål 2.1. Bakgrund Projektet är en direkt fortsättning på projekten Ny LiU webb och Ny LiU webb 1.5. Till följd av att Polopoly inte levererat något flerspråkstöd i version 9 av produkten har beslutats att ett tredjepartsprogram, Pluris, som levereras av Polago, ska implementeras för detta ändamål. Målet är att slippa förvalta flera versioner av Polopoly och på så sätt frigöra resurser genom en effektivare och mer rationell webbhantering. 2.2. Koppling till effektmål Nr Effektmål Koppling till LiUs strategikarta E1 Skapa förutsättningar för en mer enhetlig webbmiljö (vi kan lämna Polopoly v8) Frigöra resurser till värdeskapande aktiviteter för studenter och forskning E2 Utbilda personal och höja kvalitén på webben Bygga LiU:s varumärke Frigöra resurser till värdeskapande aktiviteter för studenter och forskning 2.3. Projektmål och målprioritering 2.3.1. Projektmål Nr Projektmål Koppling till effektmål 1 Flerspråksstöd i P9 implementerat. E1 2 Nödvändiga funktioner som finns i P8 implementerat i P9 E1 3 Migreringsverktyg för P8 till P9 framtaget E1 4 Utbildningsmaterial och kursupplägg för P9 framtaget E2 2.3.2. Projektets prioritering Prioritering: 2 Kvalitet/ kvantitet 1 Tidpunkt 3 Kostnad 2.3.3. Avgränsningar Migreringen av webbplatser som nu ligger i P8 till P9 ingår inte i projektet. Vi kommer bara erbjuda ett verktyg för detta. Institutioner och liknande får sedan planera sin migreringsprocess med stöd ifrån förvaltningsorganisationen. Frivillig inst/avdelningen eller dylikt kan fungera som pilotprojekt och migreras inom ramen för projektet. Detta är lämpligt eftersom vi då får genomföra en skarp migrering av delmängd av webbstrukturen när externa konsulter fortfarande är på plats. Studentwebben har anmält intresse att vara pilotprojekt. 2.4. Förutsättningar och inberoenden 2.4.1. Förutsättningar Förutsättningarna för den tidsplan som presenteras är arbetet med förstudien kommer igång v.12. Under förstudien ska en bedömning göras av tidsåtgången för framtagande av migreringsverktyg. Denna tidsåtgång är ej fastställd och kommer att påverka slutdatumet. 2.4.2. Inberoenden Nr. Beskrivning Ansvarig Datum 1 Leverans av Pluris Fredrike 2009-02-23

3. Leverans och överlämning 3.1. Leveransobjekt och godkännande 3.1.1. Leveranser Lev. nr. Beskrivning Datum 1 Tidsplan för migreringsetappen v. 14 2 Detaljplan för etapp 1: införandet av Pluris v. 14 3 Språkstödet färdigt för test v. 17 4 Språkstödet färdigt för driftsättning v. 21 5 Diskussionsforum och filarkivsuppladdning v. 26 utvecklat och testat 6 Migreringsverktyg framtaget och sluttestat v. 36 7 Första skarpa migreringen genomförd v. 40 8 Slutrapport v. 42 3.1.2. Godkännandekriterier Vi kommer att behöva en referensgrupp som kan testa de genomförda förändringarna för att avgöra om de motsvarar behovet. Testmigreringar kommer att behöva granskas för att se om önskat resultat uppnås. Efter s tester tar sedan styrgruppen beslut om godkänd delleverans. 3.2. Överlämning, procedur Förvaltarna av Polopoly deltar i projektet vilket förenklar överlämningen till förvaltningsorganisationen. Innehållsmässiga förvaltare informeras löpande om projektets status via Förvaltningsrådet för Polopoly och får information om när migrering är möjlig så de kan planera arbetet på respektive fakultet/institution/avdelning. 4. Organisation 4.1. Projektorganisation Projektgruppen kommer att bestå av två externa konsulter och en intern utvecklare. Arbetet kommer delas upp mellan externa konsulter och intern utvecklare där merparten av utvecklingen läggs externt. Planen för uppdelningen internt/externt förtydligas i projektkalkylen. De externa konsulterna kommer huvudsakligen jobba på distans, men sitta hos oss ca 2 dagar varannan vecka. Om framtagande av utbildningsmaterial ingår i projektet är detta ett eget delprojekt som leds av CUL (Birgitta Piel). Utöver styrgruppen och projektgruppen behövs en referensgrupp. Patrick Moreau Raquin ingår i denna i funktion av sin roll som webbkoordinator, Teres Wramell som webbmaster för studentwebben och insidan, Robert Ericsson som övergripande webbansvarig på IEI. Patrick Moreau Raquin kommer även att ha en beslutande roll vad gäller designfrågor. Förvaltningsrådet för Polopoly, där webbansvariga från de institutioner som använder Polopoly idag (både P8 och P9) sitter kommer vid behov även fungera som referensgrupp och informeras fortlöpande om projektets status. Referensgruppens huvudsakliga uppgifter kommer bestå i att: * buggtesta språkstödsfunktionaliteten * testa ny funktionalitet som utvecklas till Polopoly 9, t.ex. diskussionsforum * undersöka genomförda testmigreringar så de ser ʺkorrektaʺ ut. * ha åsikter om lösningsalternativ i olika delmoment där vi behöver hjälp med beslut.

* Korrekturläsa utbildningsmaterial (om detta kommer ingå i projektet) styrgrupp referensgrupp projektgrupp 4.2. Bemanning Personal Projektroll Timmar Joakim Nejdeby, IT direktör Beställare, styrgruppsordförande Lars Holberg, Informationsdirektör styrgruppsmedlem Per Olof Bremer, prefekt IEI Susanne B Karlsson, informatör HU Caroline Westroos, informatör Fredrike Wagnsgård, systemförvaltare Erik Melkersson, systemförvaltare Björn Husberg, Konsult Alexi Rahman, Konsult Patrick Moreau Raquin, webbkoordinator Teres Wramell, Informatör Therese Winder, engelskspråkig redaktör Johan Svensson, Informatör Birgitta Piel, utbildare CUL Robert Ericsson, Institutionskoordinator IEI Förvaltningsrådet för Polopoly styrgruppsmedlem styrgruppsmedlem styrgruppsmedlem Projektledare Projektdeltagare Projektdeltagare Projektdeltagare

5. Tidsplan och resursbehov 5.1. Projekttidsplan Uppskattad sluttid utifrån rådande förutsättningar är början av okt 09. Delprojekt mars april maj juni juli aug sept okt Förstudie Flerspråksimpl. Forum och filuppladdning migreringsverktyg testmigreringar 5.2. Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar är definierade: Datum BP MS Beskrivning Feb 09 BP1 PDI färdig Mars 09 BP2 BP3 PP fastställd 09 02 23 MS1 Nyttjandeavtal med Polago skrivet och Pluris levererat (inom 2 dagar) 09 02 25 MS2 Avtal med Valtech påskrivet 09 03 03 MS3 Planeringsmöte hos Valtech, Sthlm 09 03 12 BP4 Beslut att starta genomförandet, första styrgruppsmötet v. 12 MS4 Konsulterna påbörjar arbetet med förstudien 09 04 02 BP5a Förstudien avslutad. Beslut om fortsatt arbete, godkännande av tidsplan för resterande etapper. v. 14 MS5 Utveckling av flerspråksstöd påbörjas (etapp 2) v. 17 MS6 Språkstöd färdigt för test. v. 18 MS7 Utveckling av diskussionsforum m.m påbörjas (etapp 3) och Utv. av migreringsverktyg påbörjas (etapp 4) v. 21 BP5b Språkstödet testat och färdigt för driftsättning. Beslut om driftsättning v. 26 MS8 Utveckling av disk. forum och filarkivsuppladdning klart för driftsättning v. 25 36 MS9 Testmigreringar genomförs löpande v. 36 BP5c Migreringsverktyg färdigt. Beslut om att genomföra skarp migrering. v. 40 41 BP6 7 Slutleverans och överlämning. Godkännande av genomförd pilotmigrering v. 42 BP8 Slutrapport

5.3. Resursbehov 5.3.1. Personresurser Projektet kommer vara beroende av Polopolys support och om större insatser behöver göras från deras sida kan kostnader tillkomma som inte är medräknade i budget. 5.4. Inköp Inköp av programvaran Pluris, leverantör Polago, är en förutsättning för utvecklingen av flerspråksstöd i P9. Pluris är det ramverk som flerspråksimplementationen bygger på. Engångskostnaden för nyttjanderätt av Pluris ligger på 75 000 kr. 6. Arbetsformer 6.1. Dokumenthantering Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Statusrapport tas fram i samband med styrgruppsmöten och skickas även till Utvecklingsrådet. Fastställda dokument (t ex projektdirektiv, projektplan, protokoll, leveranser och slutrapporter) inom projektet diarieförs. 7. Projektkalkyl Kostnadsslag Uppskattad kostnad Finansiering Etapp 1: Konsultkostnad Personalkostnad 120 * 873 h = 105 000 kr 120 * 539 kr internt = 65 000 kr Etapp 2: Konsultkostnad Personalkostnad Etapp 3: Konsultkostnad Personalkostnad Etapp 4: Konsultkostnad Personalkostnad Inköp av Pluris framtagandet av kursmaterial för polopoly 9 Övriga kostnader T ex resor Årskostnad för Siteimprove (SiteCheck) Totalt 240 konsulttimmar : 209 000 kr 26 h Internt: 14 000 kr 450 konsulttimmar: 395 000 kr 26 timmar Internt: 14 000 kr 260 konsulttimmar: 225 000 kr 52 h Internt: 28 000 kr 75 000 kr 2,5 3 mån = 150 000 kronor Utvecklingmedel ca 30 000 kr 38.692 kr Utveckling: 934 000 kr Projektledning: 121 000 kr Inköp: 75 000 kr Övrigt 30 000 kr Kursmaterial: 150 000 kr Siteimprove: 38.692 kr Totalt: 1348 000 kr