Projektnamn ProjektID Versionsnr på dokument Förberett (datum) Kommunikationsavdelningen. Marie Fors

Transkript

1 Projektdirektiv Projektnamn ProjektID Versionsnr på dokument Förberett (datum) Ny webb Beställare Institution / Avdelning Förberett av Institution / Avdelning Ingrid Persson Kommunikationsavdelningen Linda Sohlberg Kom- avd Marie Fors IT- avd Conny Wilkens IT- avd Bilagor Bilaga1. Klarvillkor, Bilaga2. Tidplan, eg3hseeiyzq/pubhtml Historik Version Datum Kommentar Ändrad av Kompletteringar utifrån styrgruppsmöte 14/ Marie Fors/Linda Sohlberg Kompletteringar efter inkomna synpunkter från utvecklare Marie Fors/Linda Sohlberg Kompletteringar Marie Fors/Linda Sohlberg Justeringar av resurser Marie Fors/Linda Sohlberg Tillägg till resursen testledare Linda Sohlberg Projektnamn Ny webb 2016 Bakgrund Under våren 2014 har det pågått en förstudie med syfte att ta fram beslutsunderlag för en ny webbplats för Linnéuniversitetet. I förstudien har ingått att: Ta fram koncept med övergripande struktur baserat på behovs- och webbanalyser Att utifrån de behov som universitetet har ta fram underlag så att man kan välja ett hållbart webbpubliceringssystem med möjlighet att möta framtida utvecklingsbehov. I förstudien ingick också att upprätta en plan för det fortsatta arbetet med att etablera en ny sajt Det framtagna konceptet för en ny sajt är godkänt och beslut är taget att köpa in webbpubliceringsverktyget EPiServer. Syfte Syftet med projektet är att ta fram en ny webbplats för Linnéuniversitetet som är: Anpassad efter målgruppernas behov. Utveckling av innehåll och funktionalitet ska ha stort användarfokus. Framtidssäkrad t ex med tanke på kommande förvaltningsarbete Mall: PUK-Projektdirektiv-Mall-v3.1.dotx

2 2 (5) Tillgänglighetsanpassad enligt framtagna klarvillkor, se bilaga 1 Den nya webbplatsen ska följa fastställda policys och riktlinjer vid Linnéuniversitetet. När det gäller tillgänglighet ska projektet följa de lagar och direktiv som finns att tillgå. Målformulering Effektmål för den nya webbplatsen: Högt antal sökande till utbildningar på grund och avancerad nivå. Forskare och forskningsmiljöer som syns lokalt, nationellt och internationellt. Webbplatsen ska bidra till att hjälpa studenter att slutföra sin utbildning med goda resultat. Underlätta för våra medarbetare att samarbeta och utföra sitt arbete med hög kvalitet. Målet för projektet är att leverera följande: En sajt för Lnu.se som ska innehålla: Nytt koncept (övergripande koncept redan beslutat) Ny design Ny struktur (navigation, roller, mallar, sidtyper) Nytt innehåll (ta fram nytt innehåll samt se över dagens innehåll inför överflyttning) Nytt CMS- verktyg (EPiServer) Nödvändig funktionalitet för såväl redaktörer som användare av Lnu.se Befintliga integrationerna ska vara genomgångna (se över behoven utifrån konceptet), ombyggda och kvalitetssäkrade. Befintliga integrationer listas nedan. Övriga nödvändiga integrationer utifrån konceptet Utveckla befintlig söklösning Sajten ska vara: Framtidssäkrad förvaltningsmässigt och konceptuellt Tillgänglighetsanpassad enligt framtagna klarvillkor Anpassad efter målgruppernas behov (internationell) Sajten ska ha en servermiljö som är driftsäker och skalbar. Servermiljön ska innefatta även utvecklings-, test- och demomiljö. I projektet ingår att arbeta för hög ranking på externa sökmotorer. Befintliga integrationer I projektet ingår att flytta över befintlig Lnu.se/Student till nya webben, både vad det gäller Polopolyinnehåll och övrig befintlig funktionalitet. Det ingår även att flytta över befintliga sociala delar på Medarbetare. Kursinfo (NyA) Information om nya kurser och Program etc, liknande den koppling som idag finns med KursInfo. Antagning.se Liknande den koppling som idag finns med Antagning.se t ex Sen anmälan. Studentwebben (kurslista, schemavisning, registrering mm) TimeEdit Kurs- och programstart Kurs- och utbildningsplansarkiv dagens lösning ska behållas Kartfunktion Forskningsdatabasen

3 3 (5) Personalsök Lediga jobb Befintlig koppling Kalendarium- funktion som hämtar kalenderhändelser från Microsoft Outlook Integrationsarbetet ska ske i samarbete med de förvaltningsobjekt som äger systemet som ska integreras t ex integrationerna med Personalsök, Forskningsdatabasen, KursInfo samt Kurs- och utbildningsplansarkiv. Vissa nya sidtyper kan komma att lösa en del av de behov som finns i dagens integrationer. Det ska övervägas i integrationsarbetet. Avveckling av befintliga webbplatser Det befintliga CMS- verktyget Polopoly ska vara utbytt till EPiServer för Lnu.se, Lnu.se/Student, Medarbetare. När de nya webbplatserna Lnu.se, Lnu.se/Student, Medarbetare har lanserats, ska de tidigare webbplatserna på dessa domänadresser avvecklas. De tidigare versionerna av webbplatserna, Lnu.se, Lnu.se/Student, Medarbetare ska vara avvecklade. Rapporter och dokumentation Projektet ska ta fram projektplan och kommunikationsplan. Teststrategi ska tas fram för projektet. Projektet ska leverera en slutrapport och lägesrapporter i överenskommelse med styrgruppen. Problemformulering Vid bildandet av Linnéuniversitetet byggdes webbplatsen Lnu.se upp med hjälp av ett sedan tidigare valt publiceringssystem (CMS), Polopoly. För att bl a kunna hantera språkversioner var ytterligare ett annat system tvunget att integreras i CMSet, Pluris. Beroendet av två system för webbpublicering samt några andra faktorer har gjort att det varit mycket svårt att uppgradera Polopoly. Driftsmiljön bakom CMS:et behöver hålla ungefär samma uppgraderingstakt som själva CMS:et vilket gör att driftmiljön inte heller har kunnat uppgraderas i den takt den borde. Inom ett par år måste driftsmiljön uppgraderas för att garantera sajtens prestanda och då behöver även CMS:et vara på samma nivå. Försök har gjorts att uppgradera CMS:et men det har visat sig mycket komplicerat pga kopplingen mellan CMS:et och Pluris. Till detta kommer att utvecklingskostnaderna för ny funktionalitet är hög och utvecklingen är komplicerad vilket gör att vi har svårt att hålla kompetensen inom universitetet och att det är svårt att få tag i konsulter som kan hjälp oss till rimlig kostnad. Redigeringsmiljön för redaktörerna är både komplex och bristfällig. Snabba beräkningar visar att vi lägger mycket tid på enkel webbredigering. Ovanstående ligger till grund för varför förstudien initierades. Avgränsningar Det ingår inte i projektet att byta ut befintliga sociala delar (Ruby on Rails) på Medarbetare. Integrationer i inloggade delen på studentwebben Lnu.se/Student, som visar studentens personliga information, ingår inte i projektet. Resurser Konsulter

4 4 (5) Infrastruktur- konsultation 20 konsulttimma (EPiServer) á 1000 kr, kr Utvecklingsstöd för EPiServer 480 konsulttimmar á 1000 kr, kr Interaktionsdesigner och SEO- konsult (sökoptimering) 400 konsulttimmar á 1000 kr, kr Tillgänglighetsstöd från timbank med Funka Nu c:a kr Utbildning för projektdeltagare Utbildning för utvecklare Utbildning i webbanalys, fördjupad och grundläggande för webbredaktörer Utbildning i samband med överlämning från projekt till förvaltning Utbildning för support- och driftpersonal Utbildning för webbredaktörer och anställda Interna resurser Projektledning: Verksamhet 70 %, IT 25 % 2 interna utvecklare 70 % vardera under hela projekttiden 1 utvecklare från Universitetsbiblioteket i 6 månader 2-3 driftstekniker (500h) 1 huvudredaktör på 50 % under hela projekttiden 2 grafiker på ca 60 % under hela projekttiden Testledare deltid under hela projekttiden Tid för de 9 arbetsgrupperna som ska bereda underlag för projektet tillkommer. Licenskostnad för EPiServer c:a kr inklusive bildarkiv. Kostnad för servermiljö tillkommer. Tidplan Se bilaga 2 Projektorganisation Beställare: Kommunikationschef Ingrid Persson Styrgrupp: Förvaltningsstyrgruppen för Gemensamma webbkanaler Referensgrupp: (förslagsvis bestående av lärare, forskare, studenter, studievägledare, samverkansperson, International office, UB) Projektledare: Linda Sohlberg (70 %), Kommunikationsavdelningen och Conny Wilkens (25 %), IT- avdelningen Projektgrupp Karl Hermansson, Patrik Granlöv, Peter Brodèrus, Andreas Ekeroth, Michael Liedström, Martin Gustavsson, utvecklare 2 personer åt gången à 70 % samt 1 konsult under 9-12 veckor. Andreas Westin, utvecklare från UB, 6 månader Emma Rydh innehåll och kommunikation 50 % Övriga resurser Tillgänglighetsexpert från Funka Nu 70 h Konsult interaktionsdesign/sökoptimering 200 h

5 5 (5) Grafiker på Kommunikationsavdelningen 60% under projekttiden Drifttekniker 500 h fördelat på 2-3 personer Ulrica Billberg testledare Arbetsgrupper Arbetsgrupp - Grafisk form Arbetsgrupp - Innehåll och koncept Arbetsgrupp - Utbildning (kurser och program) Arbetsgrupp - Forskning Arbetsgrupp - Söklösning och SEO Arbetsgrupp - Studentwebben Arbetsgrupp - Medarbetare Arbetsgrupp - Support Arbetsgrupp - Drift Arbetsgruppernas uppdrag finns i separata dokument. Intressenter Dialog/samråd är önskvärt med följande intressenter: Prioriterade målgrupper/användare av webbplatsen: Presumtiva studenter, befintliga studenter, forskare vid andra lärosäten, företag och organisationer, press. Nuvarande webbredaktörer Kommunikatörer och informatörer Förvaltningswebbgrupp Lärare Studievägledare Växel International Office/ER Förvaltningsledare för berörda förvaltningsobjekt IT- support därutöver ska följande informeras: Alla personal Kanslichefer, avdelningschefer Övrigt Avrapportering från projektet ska ske till styrgruppen för Gemensamma webbkanaler muntligen varannan vecka.