Miljö- och byggnämndens Bokslut

Ekonomi Arbetssätt Kund/Brukar e Hållbart samhälle Medarbetare Miljö och byggnämndens Bokslut Diarienummer: 25

Innehållsförteckning 1. EKONOMISK REDOVISNING FÖR MILJÖ OCH BYGGNÄMNDEN... 3 1.1 DRIFTSREDOVISNING... 3 1.2 VERKSAMHETSOMRÅDEN... 3 1.3 INTÄKTS OCH KOSTNADSREDOVISNING 2009... 4 2 INVESTERINGAR... 4 3. UPPFÖLJNING AV MÅL OCH MÅTT... 5 3.1. STYRKORT FÖR MILJÖ OCH BYGGNÄMNDEN... 6 3.2 UPPFÖLJNING AV STYRKORT... 7 3.3 UPPFÖLJNING AV MÅTT... 12 4. VIKTIGA HÄNDELSER UNDER ÅRET... 12 5. FRAMTID... 12 2

Kund/Brukar e Ekonomi Arbetssätt e Hållbart samhälle Medarbetar 1. Ekonomisk redovisning för Miljö och byggnämnden 1.1 Driftsredovisning Resultaträkning (tkr) Utfall Årsbudget Resultat Utfall Utfall 2010 2009 Verksamhetens intäkter 2 962 2 730 232 2 709 2 671 Verksamhetens kostnader 5 411 5 306 106 4 945 4 951 Nettokostnader 2 450 2 576 127 2 236 2 280 Kommunbidrag 2 599 2 599 0 2 738 2 766 Res efter kommunbidrag 150 23 127 502 486 Kapitalkostnad 23 23 0 26 0 Årets resultat 127 0 127 476 486 Kommentar: Miljö och byggnämnden redovisar ett resultat för på +127 tkr. 1.2 Verksamhetsområden tkr Verksamhetsområden Netto Kommunbidrag Resultat Nämnd 176 260 84 Administration 1 066 1 130 64 Miljö 1 125 1 257 132 Bygg 105 48 153 Summa 2 472 2 599 127 Driftsredovisning Miljö och byggnämnden redovisar ett resultat av +127 tkr. Nämnd: Redovisar ett resultat på +84 tkr. Något färre sammanträden och utbildningar samt liten extern utbildningsverksamhet gör att det totalt blir plusresultat. 3

Administration: Redovisar ett resultat på +64 tkr, där lägre kostnader för lön, kurser och konferenser samt allmän sparsamhet är orsak till överskottet. Miljöenhet: Redovisar för perioden ett resultat på +132 tkr, vilket främst beror på ökade tillsynsintäkter jämfört med budget. Bygg: Redovisar ett resultat på 153 tkr, där underskottet beror på lägre intäkter för bygglov som en följd av konjunkturen. Under har en ny lagstiftning och byggtaxa införts samt nyanställning skett, vilket medfört extraordinära effekter. 1.3 Intäkts och kostnadsredovisning 2009 tkr Intäktsutveckling 2010 2009 Externa intäkter 2 832 2 494 2 523 Interna intäkter 130 215 148 Kommunbidrag 2 599 2 738 2 766 Summa intäkter 5 561 5 447 5 437 Kommunbidraget har för miljö och byggenheten i stort sett varit oförändrat. Den externa intäktssidan har ökat något pga. ökade tillsynsavgifter. En fortsatt ökning av intäktsavgifter inom miljö förväntas under 2012. Byggintäkterna beror främst av byggkonjunkturen och är därmed mer svårbedömda. tkr Kostnadsutveckling 2010 2009 Personalkostnad 3 285 2 713 3 067 Övr verksamhetskostnader 2 149 2 258 1 884 Summa kostnader 5 434 4 971 4 951 Kostnadsutvecklingen styrs nästan uteslutande av personalkostnaderna, vilka pga. personalomsättning har varierat. En utökning av tjänster har skett under året, vilket ger ökade personalkostnader. Dessa kostnader förväntas att stabiliseras under 2012. I övriga verksamhetskostnader ingår kalkning 875 tkr samt debitering av enhetschef halvtidstjänst från annan kommun 370 tkr. 2 Investeringar Investeringsbudgeten för Miljö och byggnämnden är en resultatöverföring från 2010 på totalt 45 tkr för år. Investeringen avsåg inköp och införande av ett nytt handläggarsystem. Delar av investeringen genomfördes under 2010 och resterande kostnader har belastat. Kvarvarande medel är 1 tkr. tkr Redovisning Årsbudget Avvikelse mot årsbudget Miljö och byggenheten 44 45 1 Äskande om resultatöverföring Investeringen är avslutad. 4

3. Uppföljning av mål och mått I styrkortet motsvaras siffrorna 13 enligt nedan: 1 målet är inte uppnått målet kommer inte att uppnås 2 målet är delvis uppnått 3 målet är uppnått Status: hur långt nämnden har kommit med respektive mål utifrån förvaltningens styrkort. Statuskommentar: varför målet är rött eller gult. Helhetsstatus: en sammanlagd bedömning av respektive fokusområde. 5

3.1. Styrkort för Miljö och byggnämnden MBN Budgetår En hållbart växande kommun med engagerade invånare som tar sig an framtidens utmaningar tillsammans! Fokus Ekonomi Kund/brukare Arbetssätt Medarbetare Hållbart samhälle Mål God ekonomisk resurshållning Nöjda kunder och brukare Effektivt resursutnyttjande Ökat invånarantal Helhetssyn och samverkan Arbetsglädje Kompetenta, nöjda och stolta medarbetare Gott värdskap Behålla kunnig/välutbildad personal Nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en god livsmiljö och livskvalitet Strategi Utnyttja kommunens hemsida Tydligt och kompetent ledarskap Arbeta fram miljömål för kommunen Ökat samarbete och samverkan Tillgängliga och sakkunniga och positiva handläggare Enkelt, korrekt och positivt bemötande Social gemenskap Mått Utveckla användning av verksamhetssystem Bokslut/ Budgetuppföljning (budgetramen) köpta/sålda timmar kontra grannkommuner Höjd täckningsgrad Förbättra komunikationen mellan nämnder Mer omfattande möten med företagare (miljö/livs/näringsliv) Möten med företagare (miljö/livs/näringsliv) Bättre nöjdmedborgarindex Utöka samarbetet/samverkan med andra nämnderna/andra kommuner Kompetensutveckling Utveckla info om energisnåla hus, allergifritt byggande, ekologiskt byggande Korta bygglovsprocessen/ handläggningstid Friskvård Sunda och säkra miljöer Utnyttja nytt handläggarsystem Antalet samarbetsprojekt Hälsotal Andel miljöbilar Resultat i egna enkäter Genomsnittlig handläggningstid Medarbetarenkät på förvaltningen Färre ej godkända avlopp

3.2 Uppföljning av styrkort Bokslut Sammanställning Miljö och byggnämnden Aktiviteter per fokusområde Tid Status 1 Status 2 Status helår Avvikelsekommentar (inkl. förslag till åtgärd/lösning) Ekonomi Mål: God och effektiv resurshållning inom tilldelad ram. Aktiviteter Samverkan: På ev. uppdrag utveckla förutsättningar för Samverkan NBO Fortsätta deltagande i angelägna samverkansformer / grupper Specificera och fördela administrativa arbetsuppgifter optimalt mellan Miljö och byggenheten och Administrativa avdelningen 3 2 2 3 Samverkansförslag presenterat för politiskt inriktningsbeslut för samverkan mellan Sotenäs, Lysekil och Munkedal. Utbyte av handläggartjänster mellan Munkedal och Lysekils kommuner pågår inom flera tillsynsområden. Avtal genomfört mellan miljö och byggenheten och administrativa enheten. Utnyttja egen kompetens: Prioritera personalens kompetens Ta fram en kompetensutvecklingsplan Öka interna samverkan handläggnings och kompetensmässigt. Upprätta checklista för nyanställda. Utveckla verksamhetssystem: Verka för ökad digital teknik vid handläggning Utveckla effektiviteten genom skrivrutiner, 2 2 3 Kompetenskartläggning för samverkan mellan kommunerna enligt ovan klar. Genomförande av gemensam kompetensplan avvaktas map. politiskt beslut om fortsatt samverkan. Information till nyanställda inkl. checklista klar. 2 2 23 I samband med införandet av handläggarsystemet Miljö och byggreda har 7

nya mallar, gemensam struktur på mallar, PM m.m. Utveckla rutiner för debitering och fakturering. Nyttja Virtuella kontoret. Kund/Brukare Mål: Fler nöjda och trygga kunder. Aktiviteter Tillgänglighet: Hänvisa till växeln / nyttja frånvarohanterare i Prio, använda röstbrevlåda Verka för ökad information via växeln Utreda förutsättningarna för att införa fasta telefontider, backup, telefonkedja, lista, telefonjour Optimera tillgängligheten gentemot eventuella motverkande faktorer, t.ex. förkortad handläggningstid, administrativt arbete, egeninitierad tillsyn, projekt, etc. Sakkunnighet: Prioritera personalens kompetens Ta fram en kompetensutvecklingsplan Positiv förvaltning: Utveckla hemsidan fortlöpande information, länkar Informera växeln om vad vi gör för snabbare besked till kunderna Öka interna samverkan handläggnings och kompetensmässigt. 3 mallar m.m. setts över. Reda utvecklas avseende tidsredovisning, fakturering, verksamhetsplaneringoch uppföljning, samverkan mellan kommunerna enlig ovan. Virtuella kontoret är avvecklat och ersatt med Länsstyrelsens TVLportal. Prenumeration sker av Kunskapsbanken 1 2 3 Planering av aktiviteter pågår. 2 2 2 På gång, se punkt ovan. 1 2 3 Bygglovsguiden, ett lätthanterligt infosystem för hemsidan har köpts in. Information och blanketter har uppdaterats på hemsidan (speciellt nya PBL). En ansvarslista är klar för information via växeln. Rutiner för handläggning tas kontinuerligt fram. Förbättrad kommunikation internt inom kommunen 1 2 2 Ansvarslista enligt ovan, 8

genom: Redovisa MBN:s verksamhetsområde, vem gör vad, behov av samverkan Verka för att korta Praon genomförs mellan förvaltningar / enheter Mer omfattande möten med företagare: Delta vid behov i anordnade arrangemang, möten, etc. Arbetssätt Mål: 1 Arbeta förebyggande 2 God servicenivå Aktiviteter 1. Extern information/utbildning: Ge riktad information vid tillsyn Genomföra utbildning för MBN i samband med möten 2a. Utnyttja kommunens hemsida: Utveckla hemsidan fortlöpande information, länkar, elektroniska blanketter 2b. Utnyttja bra teknik: Utveckla verksamhetsstyrning och uppföljning utifrån nya registersystemet Miljö och ByggReda. Nyttja Virtuella kontoret Verka för ökad digital teknik vid handläggning 2c. Bemötande: Verka för att växeln sköter utskick av / hänvisar till blanketter, info på hemsidan Verka för att växeln hänvisar till registrator för utlämnande av handling Informera växeln om vad vi gör för snabbare besked till kunderna 2d. Utöka samarbete/samverkan: På ev. uppdrag utveckla förutsättningar för Samverkan NBO Fortsätta deltagande i befintliga etablerade samverkansformer / grupper att lägga på Insidan. Praon har inte utförts och är tveksamt om det är möjligt. 1 1 3 Planeras i mån av tid. Deltagande har skett. 3 2 3 3 Utbildningsdag ang. vindkraftsplan, nya PBL är genomförd. Extern utbildning i nya PBL har erbjudits och flera ledamöter har deltagit. Vindkraftsutbildning med studiebesök är genomförd under hösten. 2 2 3 Pågår. Elektroniska blanketter ej aktuellt för närvarande. 2 2 3 Se ovan 1 2 3 Arbetet pågår fortlöpande. 2 2 3 Se ovan 9

Redovisa MBN:s verksamhetsområde, vem gör vad, behov av samverkan Verka för att korta Praon genomförs mellan förvaltningar / enheter Specificera och fördela administrativa arbetsuppgifter optimalt mellan Miljö och byggenheten och Administrativa avdelningen 2e. Korta bygglovsprocess / handläggningstid: Utveckla effektiviteten fortlöpande genom skrivrutiner, nya mallar, gemensam struktur på mallar, PM m.m. Vi följer fastställda handläggningstider Optimera gentemot eventuella motverkande faktorer, t.ex. ökad tillgänglighet, administrativt arbete, egeninitierad tillsyn, projekt, etc. Medarbetare Mål: 1 Idétillåtande arbetsklimat 2 Arbetsglädje 3 Kunnig/välutbildad personal Aktiviteter 1. Tydligt och kompetent ledarskap: Genomföra återkommande, fasta (effektiva) personalmöten veckomöte, APT Genomföra medarbetarsamtal varje år Genomföra genomgång av personalenkäter Prioritera chefernas kompetensutveckling i ledarskap Arbeta aktivt med personalutveckling, kompetensförsörjning, etc. 2a. Tolerans och bekräftelse: Utveckla ledarskapet Utveckla medarbetarskapet 2b. Social gemenskap: Genomföra gemensamma aktiviteter inom och utom arbetet Utveckla den sociala kompetensen genom föreläsningar, etc. bl.a. i samband med APT 1 3 3 Nyanställning av bygglovshandläggare genomfört. Handläggningstider följs (reglerat i PBL). Utveckling av ByggReda har genomförts. 3 2 3 3 EnhetsAPT genomförs månadsvis. Medarbetarsamtal genomförs 1 g/år. Genomförda enkäter hanteras på enhetsapt. Kompetensutveckling av chef och personal pågår fortlöpande. 1 2 3 Internt pågår processen. 2 2 3 Gemensamma aktiviteter genomförs med personalen i Lysekil. Friskvårdsaktiviteter inom Samhällsbyggnadssektionen har genomförts. Föreläsningar har inte genomförts och planeras inte för närvarande pga. 10

2c. Friskvård: Genomföra gemensamma friskvårdsaktivitet (främst utnyttja friskvårdstimman) 3. Kompetensutveckling: Prioritera personalens kompetens Ta fram en kompetensutvecklingsplan Återkoppla och redovisa genomförda kurser / seminarier för erfarenhetsåterföring till kollegorna Hållbart samhälle Mål: Sunda och säkra miljöer och produkter Aktiviteter Allergiförebyggande arbete: Ge riktad information vid tillsyn och i samband med bygglovshantering Nyttja hemsidan: Utveckla hemsidan Prioritering av miljöfordon: Leasa och hyra endast miljöfordon Bättre information vid byggande: Ge riktad information i samband med bygglovshantering kostnadsbesparingskrav. 2 3 3 Se ovan. 2 2 23 Se ovan. 3 1 12 3 Planerad hälsotillsyn har inte genomförts pga. personalbrist. Vid bygglovshantering ges information vid behov. 2 3 3 Pågår fortlöpande. 2 2 3 Leasing sker via upphandling, med inriktningen att endast miljöfordon ska förekomma. Behovet av biltyp motverkar dock målet. Vid bilhyra hyrs endast miljöfordon om det är möjligt. 1 3 3 Utförs fortlöpande. 11

3.3 Uppföljning av mått Sjuktalet är lågt för verksamheten. Ingen frånvaro har varit arbetsrelaterad. 4. Viktiga händelser under året En ny Plan och bygglag har införts. Besök av inspektörer under byggtiden har återinförts som ett led i ökad kvalitet. Organisationen har förstärkts med en bygglovsinspektör och en miljöhandläggare för att korta handläggningstider och utföra mer tillsyn. 5. Framtid Samverkan med andra kommuner för att kunna skapa en mer attraktiv, effektiv och slagkraftig organisation har pågått under några år. Förslag för politiskt beslut lämnas under våren 2012. Arbetet med miljömål för Munkedals kommun har påbörjats. Förslag till mål och åtgärder kommer att presenteras under 2012. Mats Tillander Samhällsbyggnadschef 12