Sammanställning enkät

Transkript

1 Sammanställning enkät Exempel på goda rutiner och samarbetsformer. Antal utskick:140 Antal svar: 56 Svarsfrekvens: 40% Antal LAG som svarat: 33 Antal länsstyrelser som svarat: 23 Nedan framgår de olika sätt som LAG och länsstyrelser har lyft som goda exempel för en framgångsrik kommunikation. LAG har löpande mail- och telefonkontakt med länsstyrelsen som alltid är lätt att nå. Någon länsstyrelse har jämt en person tillgänglig som LAG eller leaderkontoret kan kontakta för snabba lösningar till enkla problem i LB och andra. Länsstyrelsen och LAG samarrangerar olika utbildningar (för projektägare, projektledare, rekvisitioner) och anordnar erfarenhetsträffar där frågor kan diskuteras, vilket betyder att alla får samma information samtidigt. Länsstyrelsen och den enskilda verksamhetsledaren träffas regelbundet, t.ex. inför varje beslutsmöte. Vissa länsstyrelser gör besök på leaderkontoren för regelbunden avstämning. Länsstyrelsen har regelbundet möte med alla verksamhetsledarna samlade. Syftet med dessa möten kan vara att: Ge verksamhetsledarna en genomgång av övriga stödformer som länsstyrelsen förfogar över (regionalpolitiska medel och dylikt), Visa hur övriga projektansökningar inom landsbygdsprogrammet hanteras av länsstyrelsen Ge information kring offentlighet/sekretess, miljömål, kulturmiljöbidrag etc., Ha gemensam problemlösning Skapa gemensamma rutiner Ha kontinuerliga möten med mål2 och den regionala utvecklingsenheten på kommunen. Länsstyrelsen har träffar varje LAG. Det kan ske genom att: Länsstyrelsen deltar i ett LAG-möte. Länsstyrelsen sitter med som adjungerad i styrelsen i inledningsfasen. Länsstyrelsen har regelbundna möten med alla verksamhetsledare och ordförande/alla leaderområden i länet. Länsstyrelse och LAG etablerar nätverk mellan leaderområden och länsstyrelser över länsgränserna. Handläggningsprocesser När det gäller handläggningen har LAG och länsstyrelser framhållit exemplen nedan som goda exempel på hur man kan samarbeta samt smarta rutiner för det dagliga arbetet.

2 Verksamhetsledare och länsstyrelse samarbetar kring att slussa sökanden mellan Leader och övriga åtgärder i landsbygdsprogrammet. Länsstyrelsen deltar i inledningsfasen i beredningsarbetet i AU, vilket även ger en snabb hantering av besluten. Verksamhetsledare och handläggare på länsstyrelsen går igenom projekten ihop map kompletteringar/justeringar/avgränsningar. Benämns lite olika: förhandsdiskussioner, samråd, informella diskussioner. Länsstyrelsen har tidsbestämt hur lång tid det längst får ta att fatta beslut om LAGs beslut. Båda parter har kommit överens om vem som kontrollerar vad så att ansökningar inte behöver granskas två gånger. Det finns alltid en person tillgänglig på länsstyrelsen för snabba frågor i den dagliga hanteringen. Det finns gemensamma mallar som LAG/länsstyrelse har tagit fram (exempelvis för projektplansmallar, checklistor, budgetuppföljning). Om någon hittar mallar för en typ av dokument så förser man alla med dem. Svar på frågor från en LAG skickas ut till samtliga LAG i länet, så att alla får samma information. Attityder Vilken attityd, eller förhållningssätt, som parterna har verkar ha stor betydelse för hur samarbetet känns. Ett exempel kan vara att handläggaren på länsstyrelsen inte vet svaret på en fråga, men har ansträngt sig för att ta reda på svaret och återkomma snabbt. Att känna att man arbetar mot gemensamma mål bidrar också till ett positivt samarbetsklimat. Det är många både länsstyrelser och LAG som säger att samarbetet fungerar mycket bra därför att: - Vi har en bra dialog. - Jag får ett trevligt bemötande. - LAG och länsstyrelse arbetar för en gemensam sak; landsbygdsutveckling. - Vi kan dra nytta av varandras erfarenheter. - Det finns en öppenhet för att föra diskussioner. - Personerna jag arbetar med är hjälpsamma, prestigelösa, flexibla, lösningsorienterade.

3 Rutiner och samarbetsformer saknas eller behöver förbättras Envägskommunikation, sena besked, oklarheter över vem som vet vad och snårigt språk är några av utmaningarna för att få till en bättre kommunikation. - en består endast av att LAG får ta kontakt med länsstyrelsen för information och det är svårt att få tag i personalen. - Otydlig ansvarsfördelning mellan Jordbruksverket och länsstyrelsen. Det har varit svårt att veta vilken information som Jordbruksverket ansvarar för och vilken information som länsstyrelsen ansvarar för gentemot LAG. Ibland har Jordbruksverket gått ut direkt till LAG, vilket har fått till följd att länsstyrelsen inte vet vad som har sagts mellan dessa parter. - Sena besked om t.ex. ekonomiska ramar försvårar arbetet. - Det är svårt att förstå språket i anvisningar och blanketter. - Utbildning/information Nya handläggare inom Leader har fått utbildning för sent. Utbildning för nya LAG-medlemmar saknas. Länsstyrelsen har inte kunskap om Leader så LAG vänder sig direkt till Jordbruksverket. Handläggningsprocessen Det finns ett antal olika brister i handläggningsprocessen som behöver rättas till. Otydlig ansvarsfördelning inom ett antal områden: - Hjälp till de sökande när det gäller rekvisitioner. - Rutinerna vid utbetalning. - Tillsyn så att LAG verkligen fungerar. Det saknas samsyn om varandras roller och kring genomförandet av handläggningen, t.ex.: Länsstyrelsens beslut kontra LAGs beslut om projekt, vem bestämmer? - Tidsfördröjningen mellan LAGs beslut och länsstyrelsens beslut. - Hur noga länsstyrelsen ska gå igenom projekt. - Hur en komplett ansökan ser ut. - Vem som har tolkningsföreträde när det gäller regelverket. Övrigt: - Rutiner för ombeslut saknas. - Tjänsteanteckningar i akterna eller systemen över leaderkontorens bedömningar mm saknas. - Tydligare instruktioner i GAR och rutinbeskrivning. - Handläggarstödet används inte tillräckligt av verksamhetsledarna.

4 Hjälpmedel Generella material saknas, t.ex. - Mallar för projektplaner, ekonomikalkyler etc. - Information av allmän karaktär som rör leaderområden i ett län eller alla leaderområden i Sverige. LB-systemet är inte anpassat efter de behov som finns. - LAG kan inte ta ut rapporter. - LAG kan inte se hur beslut, motiveringar etc. ser ut sammantaget efter att det har förts in i LBsystemet. Regelverket Landsbygdsprogrammet är otydligt, vilket leder till olika tolkningar av regelverket. Olika tolkningar av regelverket försvårar för leaderområden som går över flera län. Förslag på hur samarbetet kan förbättras De förslag som LAG och länsstyrelse tror kan förbättra samarbetet och rutinerna redovisas nedan. - Länsstyrelserna behöver också träffas för att lära av varandra. - Lägg en del utbildningar på nätet för att tidsspara. - Landsbygdsnätverket kan bjuda in länsstyrelsen nästa gång de anordnar möten för verksamhetsledare och LAG. Handläggningsprocessen - Parterna har förståelse och ger förtroende till varandras roller, t.ex. att länsstyrelsen litar till LAGs bedömning av projekt. - Länsstyrelse och LAG tar gemensamt ansvar för information till t.ex. projektägare. - Länsstyrelse och LAG har en samsyn kring vad som är ett komplett respektive ofullständigt ärende. - Det finns tydligare rutinbeskrivningar och instruktioner kring handläggningen. - Rekvisitionshanteringen; LAG skickar in checklistor som garanti för att kontroller har genomförts. Hjälpmedel - Mer resurser till Länsstyrelsen/LAG. - Förbättrade funktioner i LB-systemet. - Länsstyrelsen behöver mer stöttning av Jordbruksverket. - Kontaktcenter dit både länsstyrelse och LAG kan vända sig med frågor. Ansvarsfördelning/rollfördelning - Tydliggör vem som har vilket ansvar när det gäller information till olika grupper och rekvisitionshantering. Ansvaret kan vara delat men då måste en medvetenhet finnas om detta hos bägge parter. Generellt behövs tydlig gränsdragning mellan LAGs arbetsuppgifter och länsstyrelsens. - Kunskap om varandras roller/ansvar.

5 Regelverk - Det behövs ett regelverk som är bättre anpassat till Leader, dvs är mer flexibelt. - Förenkla administrationen och reglerna, t.ex. kring projekten som rör leaderkontorens drift. - Gör det lätt att göra rätt.